Modernes Recruiting in der Anwaltskanzlei - Praktischer Leitfaden für die Mitarbeitersuche
In Zeiten des Fachkräftemangels wird die Suche nach guten Kanzleimitarbeitern immer schwieriger. Die neue Fachinfo-Broschüre „Modernes Recruiting in der Anwaltskanzlei“ ist ein kompakter Leitfaden, der alle Schritte eines Recruiting-Prozesses abdeckt – von der Stellenanzeige bis zur Einarbeitung. Die Fachinfo-Broschüre beantwortet Fragen wie: • Wie entwickle ich ein Stellenprofil, das die vorgesehenen Aufgaben ausfüllt? • Welche Schritte umfasst ein professioneller Bewerbungsprozess? • Wie arbeite ich neue Mitarbeiter*innen ein und integriere sie/ihn in die Kanzlei? • Wie gehe ich mit Personalengpässen um? • Mit welchen Methoden kann ich meine Mitarbeiter*innen motivieren? Der Leitfaden wird ergänzt durch praktische Checklisten, die helfen, den Überblick in aufwendigen Bewerbungsprozessen zu bewahren. Darüber hinaus geben die Autorinnen Ronja Tietje und Sina Töpfer einen Überblick, der Kanäle, über die sich gute Mitarbeiter*innen finden lassen, und erklären, wie gutes Personal langfristig gehalten werden kann. Die Fachinfo-Broschüre ist ein praktischer Begleiter, sowohl für junge als auch erfahrene Anwaltskanzleien. Über die Autorinnen Ronja Tietje ist Kanzleiberaterin bei Tietje & Schrader oHG Kanzlei-Consulting und Dozentin für Kanzleimanagement. Die geprüfte Rechtsfachwirtin und Notarfachwirtin ist Vorstandsmitglied des Dachverbandes der Berufsvereinigung (Reno-Bundesverband) und Vorsitzende der örtlichen Berufsvereinigung (Reno Bremen e.V.). Zudem ist sie ehrenamtlich in der Kammer Bremen Vorsitzende des Berufsbildungsausschusses und eines Prüfungsausschusses. Sina Töpfer ist Inhaberin des Unternehmens TÖPFER-KANZLEIMANAGEMENT. Der Kanzleialltag mit all seinen Facetten begleitet sie schon ihr gesamtes Berufsleben. Seit einigen Jahren ist sie hier im Bereich Recruiting tätig. Passgenauigkeit in der Besetzung einer Stelle zu realisieren, geht für sie mit dem Verständnis einher, dass sich die Suche nach etwaigen Persönlichkeiten verändert hat.
In Zeiten des Fachkräftemangels wird die Suche nach guten Kanzleimitarbeitern immer schwieriger. Die neue Fachinfo-Broschüre „Modernes Recruiting in der Anwaltskanzlei“ ist ein kompakter Leitfaden, der alle Schritte eines Recruiting-Prozesses abdeckt – von der Stellenanzeige bis zur Einarbeitung.
Die Fachinfo-Broschüre beantwortet Fragen wie:
• Wie entwickle ich ein Stellenprofil, das die vorgesehenen Aufgaben ausfüllt?
• Welche Schritte umfasst ein professioneller Bewerbungsprozess?
• Wie arbeite ich neue Mitarbeiter*innen ein und integriere sie/ihn in die Kanzlei?
• Wie gehe ich mit Personalengpässen um?
• Mit welchen Methoden kann ich meine Mitarbeiter*innen motivieren?
Der Leitfaden wird ergänzt durch praktische Checklisten, die helfen, den Überblick in aufwendigen Bewerbungsprozessen zu bewahren. Darüber hinaus geben die Autorinnen Ronja Tietje und Sina Töpfer einen Überblick, der Kanäle, über die sich gute Mitarbeiter*innen finden lassen, und erklären, wie gutes Personal langfristig gehalten werden kann.
Die Fachinfo-Broschüre ist ein praktischer Begleiter, sowohl für junge als auch erfahrene Anwaltskanzleien.
Über die Autorinnen
Ronja Tietje ist Kanzleiberaterin bei Tietje & Schrader oHG Kanzlei-Consulting und Dozentin für Kanzleimanagement. Die geprüfte Rechtsfachwirtin und Notarfachwirtin ist Vorstandsmitglied des Dachverbandes der Berufsvereinigung (Reno-Bundesverband) und Vorsitzende der örtlichen Berufsvereinigung (Reno Bremen e.V.). Zudem ist sie ehrenamtlich in der Kammer Bremen Vorsitzende des Berufsbildungsausschusses und eines Prüfungsausschusses.
Sina Töpfer ist Inhaberin des Unternehmens TÖPFER-KANZLEIMANAGEMENT. Der Kanzleialltag mit all seinen Facetten begleitet sie schon ihr gesamtes Berufsleben. Seit einigen Jahren ist sie hier im Bereich Recruiting tätig. Passgenauigkeit in der Besetzung einer Stelle zu realisieren, geht für sie mit dem Verständnis einher, dass sich die Suche nach etwaigen Persönlichkeiten verändert hat.
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Fach<strong>in</strong>fo-Broschüre<br />
© Adobe Stock/Robert Przybysz<br />
Ronja Tietje/S<strong>in</strong>a Töpfer<br />
<strong>Mo<strong>der</strong>nes</strong> <strong>Recruit<strong>in</strong>g</strong><br />
<strong>in</strong> <strong>der</strong> <strong>Anwaltskanzlei</strong><br />
<strong>Praktischer</strong> <strong>Leitfaden</strong> <strong>für</strong> <strong>die</strong> <strong>Mitarbeitersuche</strong><br />
Partnerunternehmen
<strong>Mo<strong>der</strong>nes</strong> <strong>Recruit<strong>in</strong>g</strong><br />
<strong>in</strong> <strong>der</strong> <strong>Anwaltskanzlei</strong><br />
<strong>Praktischer</strong> <strong>Leitfaden</strong><br />
<strong>für</strong> <strong>die</strong> <strong>Mitarbeitersuche</strong><br />
Inhalt<br />
E<strong>in</strong>führung: Den Kanzleien geht <strong>der</strong> Nachwuchs aus 3<br />
Ronja Tietje ist Kanzleiberater<strong>in</strong> bei Tietje &<br />
Schra<strong>der</strong> oHG Kanzlei-Consult<strong>in</strong>g und Dozent<strong>in</strong><br />
<strong>für</strong> Kanzleimanagement; u. a. <strong>in</strong> Fachwirtkursen.<br />
Die geprüfte Rechtsfachwirt<strong>in</strong> und Notarfachwirt<strong>in</strong><br />
ist Vorstandsmitglied des Dachverbandes<br />
<strong>der</strong> Berufsvere<strong>in</strong>igung (Reno-Bundesverband)<br />
und Vorsitzende <strong>der</strong> örtlichen Berufsvere<strong>in</strong>igung<br />
(Reno Bremen e.V.). Zudem ist sie ehrenamtlich<br />
<strong>in</strong> <strong>der</strong> Kammer Bremen Vorsitzende des<br />
Berufs bildungsausschusses und e<strong>in</strong>es Prüfungsausschusses.<br />
tietje-schra<strong>der</strong>.de<br />
So läuft e<strong>in</strong> professioneller <strong>Recruit<strong>in</strong>g</strong>-Prozess ab 4<br />
Ausschreibung 4<br />
Profil des Arbeitgebers 5<br />
Profil des Arbeitnehmers: Wen will ich <strong>für</strong> <strong>die</strong>sen Job? 5<br />
Ablauf des Prozesses: Setzen Sie <strong>die</strong> Hürden so niedrig wie möglich 5<br />
Kanäle: Wo f<strong>in</strong>de ich me<strong>in</strong>e Wunschmitarbeiter? 6<br />
Bewerbungsverfahren: Zügig und professionell reagieren 6<br />
Vorstellungsgespräche: Den ersten E<strong>in</strong>druck festhalten 6<br />
Entscheidungsphase 8<br />
Integration e<strong>in</strong>es neuen Mitarbeiters 8<br />
Checkliste – E<strong>in</strong>arbeitung e<strong>in</strong>es neuen Mitarbeiters 9<br />
Fachliche E<strong>in</strong>arbeitung: E<strong>in</strong> Mentor lohnt sich 10<br />
Personalengpässe als Teil des Ganzen begreifen und<br />
<strong>in</strong>terne Lösungen suchen 11<br />
Ruhe bewahren und Prozess anschieben! 11<br />
Stimmt me<strong>in</strong>e Struktur? 11<br />
Assistenzkräfte mit Potential för<strong>der</strong>n und tiefer e<strong>in</strong>b<strong>in</strong>den 12<br />
Rahmenbed<strong>in</strong>gungen überarbeiten 12<br />
Störfaktoren identifizieren und elim<strong>in</strong>ieren 14<br />
Ausbildung 15<br />
Arbeitgebermarke herausarbeiten, stärken und kommunizieren 15<br />
Innovationswerkstatt etablieren bzw. Entwicklung vorantreiben 16<br />
Abschluss/Ausblick/Unterstützung 17<br />
S<strong>in</strong>a Töpfer, Jahrgang 1977, seit 2005 selbstständig<br />
tätig, Inhaber<strong>in</strong> des Unternehmens<br />
TÖPFER-KANZLEIMANAGEMENT<br />
Der Kanzleialltag mit all se<strong>in</strong>en Facetten begleitet<br />
mich me<strong>in</strong> gesamtes Berufsleben über. Allerd<strong>in</strong>gs<br />
arbeite ich seit e<strong>in</strong>igen Jahren an e<strong>in</strong>em Punkt,<br />
an dem ich me<strong>in</strong>e Erfahrungen und Ausbildungen<br />
sehr gezielt e<strong>in</strong>br<strong>in</strong>gen kann: nämlich im<br />
<strong>Recruit<strong>in</strong>g</strong>. Passgenauigkeit <strong>in</strong> <strong>der</strong> Besetzung<br />
e<strong>in</strong>er Stelle zu realisieren, geht <strong>für</strong> mich mit dem<br />
Verständnis e<strong>in</strong>her, dass sich <strong>die</strong> Suche nach<br />
etwaigen Persönlichkeiten verän<strong>der</strong>t hat. Mit<br />
an<strong>der</strong>en Worten: <strong>die</strong> Persönlichkeiten, <strong>die</strong> zu<br />
e<strong>in</strong>em Arbeitgeber passen, wollen heute an<strong>der</strong>s<br />
erreicht werden. Die Durchführung solcher<br />
Prozesse, <strong>die</strong> mit e<strong>in</strong>er erfolgreichen Besetzung<br />
abschließen, ist me<strong>in</strong>e tägliche Arbeit.<br />
toepfer-km.de<br />
Impressum<br />
Copyright 2019 by<br />
Freie Fach<strong>in</strong>formationen GmbH<br />
Leyboldstr. 12<br />
50354 Hürth<br />
Anregungen und Kritik zu <strong>die</strong>sem Werk<br />
senden Sie bitte an <strong>in</strong>fo@ffi-verlag.de.<br />
Autoren und Verlag freuen sich auf Ihre<br />
Rückmeldung.<br />
Haftungsausschluss<br />
Die hier enthaltenen Informationen wurden<br />
sorgfältig recherchiert und geprüft.<br />
Für <strong>die</strong> Richtigkeit <strong>der</strong> Angaben sowie <strong>die</strong><br />
Befolgung von Ratschlägen und Empfehlungen<br />
kann <strong>der</strong> Verlag dennoch ke<strong>in</strong>e Haftung<br />
übernehmen.<br />
ISBN: 978-3-96225-033-1<br />
Alle Rechte vorbehalten. Abdruck, Nachdruck,<br />
datentechnische Vervielfältigung<br />
und Wie<strong>der</strong>gabe (auch auszugsweise) o<strong>der</strong><br />
Verän<strong>der</strong>ung über den vertragsgemäßen<br />
Gebrauch h<strong>in</strong>aus bedürfen <strong>der</strong> schriftlichen<br />
Zustimmung des Verlages.<br />
Satz<br />
Helmut Rohde, Euskirchen<br />
Bildquellennachweis<br />
Cover: © Adobe Stock/Robert Przybysz
EINFÜHRUNG<br />
E<strong>in</strong>führung: Den Kanzleien geht <strong>der</strong> Nachwuchs aus<br />
In Zeiten des dramatisch ansteigenden Fachkräftemangels<br />
wird <strong>für</strong> Kanzleien <strong>die</strong> professionelle Mitarbeiterakquise<br />
immer wichtiger werden. Vielfach stehen<br />
Kanzleien aber gerade hier vor e<strong>in</strong>em Rätsel, wie und<br />
auf welchen Wegen sie <strong>in</strong> <strong>der</strong> heutigen Zeit Mitarbeiter<br />
f<strong>in</strong>den. Diese Broschüre soll <strong>Anwaltskanzlei</strong>en bei<br />
<strong>die</strong>sem Prozess unterstützen und setzt sich mit Fragen<br />
<strong>der</strong> treffsicheren Kandidatenansprache, den passenden<br />
Suchkanälen und dem 1x1 e<strong>in</strong>es <strong>Recruit<strong>in</strong>g</strong>-Prozesses<br />
ause<strong>in</strong>an<strong>der</strong>.<br />
Doch vorab e<strong>in</strong> paar Worte, warum <strong>der</strong> Mitarbeitermarkt<br />
sich so verän<strong>der</strong>t hat. Die Fakten s<strong>in</strong>d vielschichtig<br />
und lassen sich nicht so leicht e<strong>in</strong>grenzen. E<strong>in</strong>es<br />
aber ist sicher – <strong>der</strong> Nachwuchs kommt nicht mehr<br />
ohne Weiteres <strong>in</strong> <strong>die</strong> Kanzleien. E<strong>in</strong>e Statistik soll hier<br />
kurz E<strong>in</strong>blick geben:<br />
Quelle: BRAK<br />
So ist aus <strong>der</strong> Statistik ersichtlich, dass immer weniger<br />
junge Menschen den Weg <strong>in</strong> <strong>die</strong> Ausbildung zur<br />
Rechtsanwalts- und/o<strong>der</strong> Notarfachangestellten wählen.<br />
Das heißt, dass letztendlich immer weniger Fachkräfte<br />
dem Arbeitsmarkt zur Verfügung stehen. Und<br />
das bedeutet wie<strong>der</strong>um, dass sich ke<strong>in</strong>e Kanzlei e<strong>in</strong>en<br />
Fehlgriff bei <strong>der</strong> Personalauswahl leisten darf und sich<br />
entsprechend sorgfältig auf <strong>die</strong> Personalsuche vorbereiten<br />
sollte. E<strong>in</strong> Teil <strong>der</strong> Vorbereitung ist, sich bewusst<br />
zu machen, welche Persönlichkeit mit welchen Fähigkeiten<br />
und welchem Erfahrungshorizont Sie <strong>für</strong> Ihre<br />
Kanzlei f<strong>in</strong>den möchten.<br />
Aber <strong>der</strong> Reihe nach.<br />
Wir hoffen, Ihnen mit <strong>die</strong>ser Broschüre e<strong>in</strong>e kle<strong>in</strong>e<br />
Übersicht zu liefern, <strong>die</strong> Ihnen bei <strong>der</strong> Personalsuche<br />
hilfreich zur Seite steht.<br />
S<strong>in</strong>a Töpfer<br />
TÖPFER Kanzleimanagement<br />
Ronja Tietje<br />
Tietje & Schra<strong>der</strong> Kanzlei-Consult<strong>in</strong>g<br />
Tietje/Töpfer | <strong>Mo<strong>der</strong>nes</strong> <strong>Recruit<strong>in</strong>g</strong> <strong>in</strong> <strong>der</strong> <strong>Anwaltskanzlei</strong> 3
SO LÄUFT EIN PROFESSIONELLER RECRUITING-PROZESS AB<br />
<strong>Mo<strong>der</strong>nes</strong> <strong>Recruit<strong>in</strong>g</strong> <strong>in</strong> <strong>der</strong> <strong>Anwaltskanzlei</strong><br />
<strong>Praktischer</strong> <strong>Leitfaden</strong> <strong>für</strong> <strong>die</strong> <strong>Mitarbeitersuche</strong><br />
So läuft e<strong>in</strong> professioneller <strong>Recruit<strong>in</strong>g</strong>-Prozess ab<br />
Wir wollen Ihnen im Folgenden e<strong>in</strong>en Überblick darüber<br />
geben, welche e<strong>in</strong>zelnen Phasen es <strong>in</strong>nerhalb<br />
e<strong>in</strong>es <strong>Recruit<strong>in</strong>g</strong>-Prozesses gibt und an welchen Stellen<br />
Obacht geboten ist.<br />
Ausschreibung<br />
„Durch e<strong>in</strong>e authentische, ausdrucksstarke und reizvolle<br />
Stellenanzeige, <strong>die</strong> <strong>die</strong> Bedürfnisse <strong>der</strong> Zielgruppe klar<br />
anspricht, kann es dem Arbeitgeber gel<strong>in</strong>gen, Menschen zu<br />
begeistern und zu gew<strong>in</strong>nen.“ <br />
Dr. Jan Witter, Bremen<br />
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Tietje/Töpfer | <strong>Mo<strong>der</strong>nes</strong> <strong>Recruit<strong>in</strong>g</strong> <strong>in</strong> <strong>der</strong> <strong>Anwaltskanzlei</strong> 4
SO LÄUFT EIN PROFESSIONELLER RECRUITING-PROZESS AB<br />
E<strong>in</strong>e gute Ausschreibung ist <strong>der</strong> Kö<strong>der</strong> an <strong>der</strong> Angel: Je<br />
authentischer (!), desto höher <strong>die</strong> Wahrsche<strong>in</strong>lichkeit<br />
potentiell guter Rückmeldungen. Dabei ist vor allem<br />
auch das Allgeme<strong>in</strong>e Gleichbehandlungsgesetz, kurz<br />
AGG, im Blick zu behalten – und deshalb wollen Formulierungen<br />
auch gut bedacht werden. Darauf gehen<br />
wir an an<strong>der</strong>er Stelle noch e<strong>in</strong>mal e<strong>in</strong> wenig näher e<strong>in</strong>.<br />
Gedanklich wird <strong>die</strong> Ausschreibung <strong>in</strong> drei Abschnitte<br />
unterteilt:<br />
1. Profil des Arbeitgebers<br />
2. Profil des Arbeitnehmers<br />
3. Ablauf des Verfahrens<br />
Profil des Arbeitgebers<br />
E<strong>in</strong>ige Denkanstöße dazu:<br />
– Weshalb arbeiten Sie <strong>in</strong> Ihrer Kanzlei?<br />
– Was gefällt Ihnen beson<strong>der</strong>s gut?<br />
– Was bietet Ihre Kanzlei, was an<strong>der</strong>swo nicht zu f<strong>in</strong>den<br />
ist?<br />
– Was ist jetzt besser als z. B. bei Ihrer vorherigen<br />
Kanzlei?<br />
– Weshalb würden Sie wechseln?<br />
– Was macht Ihre Kanzlei speziell?<br />
– Was können/konnten Sie hier lernen?<br />
Die Antworten auf <strong>die</strong>se Fragen fließen <strong>in</strong> den Teil <strong>der</strong><br />
Ausschreibung e<strong>in</strong>, <strong>der</strong> den Arbeitgeber vorstellt. Sie<br />
zielen auf Formulierungen ab, <strong>die</strong> weggehen von den<br />
üblichen Beschreibungen, <strong>die</strong> sich häufig auf je<strong>der</strong><br />
Website als Vorstellungstext f<strong>in</strong>den lassen und meistens<br />
<strong>in</strong> <strong>der</strong> Ausschreibung auch überlesen werden. Aus<br />
unserer Sicht wird <strong>die</strong>ser Teil häufig vernachlässigt<br />
und <strong>in</strong> se<strong>in</strong>em Potenzial nicht ausgeschöpft. Arbeitgeber<br />
konzentrieren sich stattdessen sehr stark auf <strong>die</strong><br />
Punkte, <strong>die</strong> e<strong>in</strong> Kandidat erfüllen muss.<br />
Profil des Arbeitnehmers:<br />
Wen will ich <strong>für</strong> <strong>die</strong>sen Job?<br />
E<strong>in</strong>ige Gedankenanstöße dazu:<br />
– Berufserfahrung<br />
– Sprachen<br />
– Sonstige Ausbildungen<br />
– Be<strong>die</strong>nung <strong>der</strong> gängigen Anwaltsprogramme (aus<br />
unserer Sicht irrelevant, man kann alles lernen und<br />
limitiert nur unnötig!)<br />
– Alter<br />
– Geschlecht<br />
Das wenigste davon würden Sie tatsächlich ausschreiben,<br />
weil es den AGG-Kriterien nicht standhält. ABER<br />
es ist wichtig, dass Ihnen klar ist, welchen Persönlichkeitstyp<br />
mit welchen Merkmalen Sie vor Ihrem geistigen<br />
Auge als Wunschkandidaten sehen, damit Sie<br />
authentische, gute Formulierungen f<strong>in</strong>den.<br />
Ablauf des Prozesses: Setzen Sie <strong>die</strong><br />
Hürden so niedrig wie möglich<br />
Bewerber brauchen e<strong>in</strong>en Ansprechpartner mit E-Mail<br />
und Durchwahl und e<strong>in</strong>, zwei erklärende Worte, was<br />
nach E<strong>in</strong>gang <strong>der</strong> Unterlagen passiert und worauf sie<br />
sich e<strong>in</strong>stellen können. Daneben sollte <strong>die</strong> Hürde <strong>der</strong><br />
Erreichbarkeit möglichst niedrig gesetzt werden. Vermerken<br />
Sie <strong>in</strong> <strong>der</strong> Stellenanzeige z. B. ausdrücklich,<br />
dass potentielle Bewerber auch gerne vorab telefonisch<br />
mit dem entsprechenden Ansprechpartner über das<br />
Stellenangebot sprechen können. Gerade Mitarbeiter<br />
(m/w/d) <strong>in</strong> ungekündigter Anstellung scheuen oft den<br />
Aufwand e<strong>in</strong>er schriftlichen Bewerbung, wenn sie sich<br />
nicht ganz sicher s<strong>in</strong>d, ob <strong>die</strong> angebotene Stelle auch zu<br />
ihnen passt. E<strong>in</strong> Telefonat kann hier aufschlussreich <strong>für</strong><br />
beide Seiten se<strong>in</strong>. (Und bietet Ihnen <strong>die</strong> Chance e<strong>in</strong>es<br />
zusätzlichen Kontaktes mit e<strong>in</strong>em potentiellen Kandidaten<br />
[m/w/d]).<br />
Tietje/Töpfer | <strong>Mo<strong>der</strong>nes</strong> <strong>Recruit<strong>in</strong>g</strong> <strong>in</strong> <strong>der</strong> <strong>Anwaltskanzlei</strong> 5
SO LÄUFT EIN PROFESSIONELLER RECRUITING-PROZESS AB<br />
Kanäle: Wo f<strong>in</strong>de ich me<strong>in</strong>e<br />
Wunschmitarbeiter?<br />
Bewerbungsverfahren:<br />
Zügig und professionell reagieren<br />
Nachfolgend e<strong>in</strong>ige Impulse zu den möglichen Kanälen,<br />
<strong>die</strong> Sie <strong>für</strong> Ihre Ausschreibung nutzen können:<br />
– Wen suchen Sie? (Beruflicher H<strong>in</strong>tergrund)<br />
– Welche Me<strong>die</strong>n/Kanäle nutzen Menschen <strong>in</strong> dem<br />
Alter und dem beruflichen H<strong>in</strong>tergrund, <strong>die</strong> Sie<br />
ansprechen möchten? (Lesen sie Zeitung? Welche?<br />
Stadtteilzeitungen? Magaz<strong>in</strong>e? Fachzeitungen?<br />
Wohnen sie eher außerhalb? S<strong>in</strong>d sie <strong>in</strong> sozialen<br />
Netzwerken aktiv?)<br />
– Wie steht’s mit dem eigenen Netzwerk? (Kontakte<br />
aus <strong>der</strong> Berufsschule, Ausbildung, an<strong>der</strong>en Kanzleien,<br />
Vere<strong>in</strong>igungen, Kontakte von Kontakten)<br />
– Wann ist <strong>die</strong> nächste Fortbildung im nichtjuristischen<br />
Bereich? (Können Sie hier vielleicht gezielt<br />
<strong>die</strong> Pausen zum Netzwerken und Streuen Ihres<br />
Gesuchs nutzen?)<br />
– Welche ungewöhnlichen, kreativen Ideen haben Sie,<br />
um neue Bewerber an Land zu ziehen? (Häufig s<strong>in</strong>d<br />
<strong>die</strong> Wege, <strong>die</strong> ungewöhnlich s<strong>in</strong>d, <strong>die</strong> erfolgreichsten!)<br />
Wenn Sie jemanden <strong>für</strong> den Empfangsbereich suchen,<br />
lohnt sich e<strong>in</strong>e Ausschreibung bei <strong>der</strong> Bundesagentur<br />
<strong>für</strong> Arbeit (BA) sicherlich immer, denn hier brauchen Sie<br />
jemanden, <strong>der</strong> im Servicebereich Erfahrungen gesammelt<br />
hat und da fallen uns an<strong>der</strong>e Berufsbil<strong>der</strong> e<strong>in</strong>, als<br />
des/<strong>der</strong> Rechtsanwaltsfachangestellten. E<strong>in</strong>e/n ReFa<br />
h<strong>in</strong>gegen brauchen Sie nicht über <strong>die</strong> BA zu suchen,<br />
darüber wird eher nichts kommen, hier lohnen sich:<br />
– e<strong>in</strong>schlägige Gruppen bei Facebook,<br />
– das Nutzen <strong>der</strong> nächsten Fachveranstaltung <strong>für</strong><br />
ReFas,<br />
– das Ansprechen von Kammern und Vere<strong>in</strong>en,<br />
– das Anzapfen des eigenen Netzwerkes,<br />
– <strong>die</strong> Ausschreibung <strong>in</strong> berufsspezifischen Onl<strong>in</strong>e-Foren<br />
usw.<br />
Ab dem Zeitpunkt, an dem e<strong>in</strong>e Stelle ausgeschrieben<br />
ist, ist Sorgfalt und Tempo angesagt. Sorgfalt (Postfach<br />
immer im Blick haben! Auf bereitung <strong>der</strong> Daten)<br />
und Tempo (Check, ob <strong>in</strong>teressant, Zwischenbescheid,<br />
sofort Term<strong>in</strong> vere<strong>in</strong>baren) s<strong>in</strong>d <strong>die</strong> entscheidenden<br />
Erfolgsfaktoren im Prozess.<br />
Nachfolgend Ideen zum Umgang mit e<strong>in</strong>gehenden<br />
Bewerbungen per E-Mail:<br />
– Inwieweit erfüllt <strong>die</strong> Bewerbung <strong>die</strong> MUSS-Kriterien?<br />
– Große Übere<strong>in</strong>stimmung: Zwischenbescheid + Term<strong>in</strong>vorschlag<br />
(eventuell vorgeschaltet Telefon-Interview,<br />
Skype, Facetime)<br />
– Wenig Übere<strong>in</strong>stimmung: Zwischenbescheid und<br />
Ausblick über e<strong>in</strong>e nächste Rückmeldung<br />
– Übersicht anlegen (Name, E<strong>in</strong>gang, Kontaktdaten,<br />
Qualifikation, Zwischenbescheid, Telefon-Interview,<br />
Term<strong>in</strong> Vorstellungsgespräch)<br />
MERKE: Der E<strong>in</strong>gang e<strong>in</strong>er Bewerbung und <strong>der</strong> Umgang<br />
damit muss absolute Priorität haben. Wir hören immer<br />
wie<strong>der</strong> Sätze von Kandidaten (m/w/d), <strong>die</strong> da lauten:<br />
„Ich habe noch nichts gehört./Die haben sich gar nicht<br />
gemeldet.“ Jede e<strong>in</strong>gehende Bewerbung muss sofort mit<br />
e<strong>in</strong>er kurzen E<strong>in</strong>gangsbestätigung beantwortet werden!<br />
Kandidaten (m/w/d) steigen oft aus Prozessen aus,<br />
weil ihnen <strong>die</strong> Verb<strong>in</strong>dlichkeit und Wertschätzung <strong>in</strong><br />
e<strong>in</strong>em Prozess fehlt. Sie gehen davon aus, dass sich <strong>die</strong>s<br />
auch im beruflichen Mite<strong>in</strong>an<strong>der</strong> fortsetzen würde wie<br />
e<strong>in</strong> roter Faden.<br />
Vorstellungsgespräche:<br />
Den ersten E<strong>in</strong>druck festhalten<br />
Grundsätzlich gilt, <strong>die</strong> Bewerbungsunterlagen so gut<br />
aufzubereiten, dass Sie – ohne lange zu blättern – wissen,<br />
was <strong>in</strong> <strong>die</strong>sen Unterlagen steht. Ihr Gegenüber<br />
Tietje/Töpfer | <strong>Mo<strong>der</strong>nes</strong> <strong>Recruit<strong>in</strong>g</strong> <strong>in</strong> <strong>der</strong> <strong>Anwaltskanzlei</strong> 6
SO LÄUFT EIN PROFESSIONELLER RECRUITING-PROZESS AB<br />
sollte den E<strong>in</strong>druck haben, dass Sie sich mit <strong>der</strong> Bewerbung<br />
ause<strong>in</strong>an<strong>der</strong>gesetzt haben. Machen Sie sich Stichpunkte<br />
zu etwaigen Ungereimtheiten, damit Sie <strong>die</strong>se<br />
im Laufe des Gespräches klären können. Nach dem<br />
Gespräch unbed<strong>in</strong>gt Notizen machen, wie Sie <strong>die</strong>ses<br />
Gespräch empfunden haben: Was hat Ihnen gefallen,<br />
was hat Sie stutzig gemacht, was ist <strong>für</strong> Sie im Nachh<strong>in</strong>e<strong>in</strong><br />
unklar, was hat Sie gestört … Dies wird Ihnen<br />
dabei helfen, e<strong>in</strong>e Entscheidung zu treffen, wenn <strong>die</strong><br />
Zeit da<strong>für</strong> gekommen ist.<br />
Nachfolgend e<strong>in</strong>ige Hilfestellungen <strong>für</strong> das Vorstellungsgespräch:<br />
Phase 1 – Begrüßung und Gesprächseröffnung<br />
Welchen ersten E<strong>in</strong>druck macht Ihr Gegenüber?<br />
Phase 2 – Vorstellung des Bewerbers<br />
Lebenslauf schil<strong>der</strong>n lassen (wichtige Passagen, <strong>die</strong><br />
<strong>für</strong> <strong>die</strong> berufliche Weiterentwicklung entscheidend<br />
waren)<br />
Beschreibung Umgang mit Entwicklungsschritten,<br />
Herausfor<strong>der</strong>ungen<br />
Phase 7 – Gesprächsabschluss<br />
Sprechen Sie Rahmenbed<strong>in</strong>gungen (soziale Leistungen,<br />
Arbeitsvertrag, Gehaltsrahmen, E<strong>in</strong>trittsterm<strong>in</strong>)<br />
und <strong>die</strong> weitere Vorgehensweise (Entscheidung,<br />
2. Term<strong>in</strong>, Probearbeiten) an.<br />
Bekundet Ihr Gegenüber Interesse?<br />
Lassen Persönlichkeit, Fähigkeiten und Interesse<br />
<strong>die</strong> optimale Besetzung <strong>der</strong> Position erwarten?<br />
MERKE: Die Phasen können und dürfen variieren;<br />
Phase 5 kann charmant e<strong>in</strong>gebaut werden, wenn man<br />
sich zum zweiten Mal trifft und e<strong>in</strong>en Kandidaten<br />
(m/w/d) e<strong>in</strong>mal <strong>in</strong>s Tagesgeschäft schnuppern lässt!<br />
Abraten würden wir davon, <strong>die</strong>s als „Probearbeitszeit“<br />
zu betiteln. Die Idee dah<strong>in</strong>ter, sich näher kennenzulernen<br />
und vielleicht e<strong>in</strong> gegenseitiges Alltagsgefühl<br />
zu bekommen, lässt sich auch an<strong>der</strong>s benennen. Letztlich<br />
gibt es e<strong>in</strong>e Probezeit und sehr gute Kandidaten<br />
(m/w/d) verschreckt es eher! Im Übrigen zeigen unsere<br />
Erfahrungswerte, dass solche Tests meistens Druck<br />
erzeugen und wenig brauchbare Ergebnisse liefern.<br />
Unzulässige Fragen<br />
Phase 3 – Vertiefungsphase<br />
Fragen nach <strong>der</strong> Motivation, sich gerade <strong>in</strong> <strong>die</strong>ser<br />
Kanzlei zu bewerben<br />
Phase 4 – Vorstellung des Unternehmens<br />
und <strong>der</strong> Position<br />
Wirkt Ihr Gegenüber <strong>in</strong>teressiert?<br />
Positive E<strong>in</strong>stellung zur Kanzlei, zur Branche, zur<br />
wirtschaftlichen Ausrichtung <strong>der</strong> Kanzlei?<br />
Fragen zur familiären Situation (Partnerschaft, Schwangerschaft,<br />
Heirat etc.), Privatleben, zu Me<strong>in</strong>ungen, Religion,<br />
Gesundheit, sexueller Neigung, Partei, Gewerkschaft,<br />
dem letzten Gehalt s<strong>in</strong>d unzulässig. Wenn sie<br />
doch gestellt werden, haben Kandidaten (m/w/d) <strong>die</strong><br />
Möglichkeit, nicht wahrheitsgemäß zu antworten.<br />
Interessante Fragen <strong>für</strong> e<strong>in</strong><br />
Vorstellungsgespräch<br />
Phase 5 – Prüfen von Verhaltensweisen<br />
und Fallbeispielen<br />
Konfrontation mit typischen Alltagssituationen<br />
Phase 6 – Fragen Ihres Gegenübers?<br />
Wie gut ist sie/er vorbereitet? / S<strong>in</strong>d <strong>die</strong> Fragen zielführend?<br />
– Woher wissen Sie, dass Sie e<strong>in</strong>en guten Job gemacht<br />
haben?<br />
– Was können Ihre neuen Kollegen von Ihnen lernen?<br />
– Wie würden Sie sich <strong>in</strong> e<strong>in</strong>em Satz beschreiben?<br />
– Was <strong>in</strong>teressiert Sie an <strong>die</strong>sem Job vor allem, das sich<br />
zugleich von Ihrem bisherigen unterscheidet?<br />
– Wann haben Sie das letzte Mal <strong>die</strong> Regeln gebrochen<br />
und weshalb?<br />
Tietje/Töpfer | <strong>Mo<strong>der</strong>nes</strong> <strong>Recruit<strong>in</strong>g</strong> <strong>in</strong> <strong>der</strong> <strong>Anwaltskanzlei</strong> 7
SO LÄUFT EIN PROFESSIONELLER RECRUITING-PROZESS AB<br />
– Wenn Sie e<strong>in</strong>en Job selbst gestalten könnten, wie<br />
würde er aussehen?<br />
– Erzählen Sie mir etwas von sich, was nicht im<br />
Lebenslauf steht.<br />
– Wenn wir Sie jetzt e<strong>in</strong>stellen, was würden Sie <strong>in</strong> den<br />
ersten Monaten tun?<br />
– Was bedeutet <strong>für</strong> Sie Integrität?<br />
– Was erwarten Sie von e<strong>in</strong>em Unternehmen, <strong>in</strong> das<br />
Sie Ihre Zeit und Ihr Wissen <strong>in</strong>vestieren wollen?<br />
– In welchen Ihrer Eigenschaften fühlen Sie sich von<br />
Ihren Mitmenschen missverstanden?<br />
– Was ist Ihre größte Sorge <strong>die</strong>sen Job betreffend?<br />
– Wie würden Sie Ihr aktuelles Interesse <strong>für</strong> <strong>die</strong>sen<br />
Job auf e<strong>in</strong>er Skala von 1 bis 10 e<strong>in</strong>ordnen?<br />
MERKE: Königsklasse <strong>in</strong> <strong>der</strong> Vorbereitung: Über spannende<br />
und <strong>in</strong>teressante Fragestellungen kann es gel<strong>in</strong>gen,<br />
schnell e<strong>in</strong>en Draht herzustellen und mehr über<br />
e<strong>in</strong>en Kandidaten (m/w/d) zu erfahren. Abraten würden<br />
wir davon, <strong>der</strong> Versuchung nachzugeben, unzulässige<br />
Fragen zu stellen. Auch hier zeigen unsere Erfahrungswerte,<br />
dass Kandidaten (m/w/d) an <strong>die</strong>ser Stelle aus<br />
e<strong>in</strong>em Prozess steigen.<br />
Entscheidungsphase<br />
– Mündliche Zusage<br />
– Den ersten Entwurf des Arbeitsvertrags 1 aufsetzen,<br />
vorab per Mail – kurzfristige Rücksprache, Orig<strong>in</strong>al<br />
am besten persönlich im Büro unterschreiben lassen,<br />
das beschleunigt den Prozess<br />
– Möglicherweise noch e<strong>in</strong>mal e<strong>in</strong>e kurze Nachricht<br />
an den Kandidaten (m/w/d), <strong>der</strong> vielleicht auch noch<br />
auf e<strong>in</strong>e Zusage wartet, dass sich <strong>die</strong> Entscheidung<br />
e<strong>in</strong>en Augenblick verzögert<br />
– Wenn <strong>der</strong> unterschriebene Vertrag vorliegt: Absage<br />
an mögliche optionale Bewerber<br />
MERKE: In <strong>die</strong>ser Phase bedarf es Tempo, denn <strong>der</strong> Sack<br />
soll so schnell wie möglich zugemacht werden. An<strong>der</strong>erseits,<br />
sofern Ihre erste Wahl nicht möchte, muss<br />
Ihre zweite Wahl gehalten werden und darf bestenfalls<br />
nichts davon mitbekommen, nur zweite Wahl zu se<strong>in</strong>.<br />
Integration e<strong>in</strong>es neuen<br />
Mitarbeiters (m/w/d)<br />
Nachfolgend e<strong>in</strong>e Checkliste mit möglichen Punkten,<br />
<strong>die</strong> es bis zum Start zu erledigen gilt. Je umfassen<strong>der</strong><br />
<strong>die</strong>ser Schritt <strong>in</strong> <strong>die</strong> Organisation e<strong>in</strong>fließt, umso willkommener<br />
wird sich e<strong>in</strong> neuer Mitarbeiter fühlen. Es<br />
erleichtert den Start <strong>für</strong> alle <strong>in</strong> <strong>der</strong> Organisation.<br />
1 Name und Anschrift <strong>der</strong> Vertragsparteien, Beg<strong>in</strong>n und Dauer des Arbeitsverhältnisses, Probezeit, Tätigkeit des Arbeitnehmers – Versetzungsklausel!,<br />
Arbeitsort, Arbeitszeit, Überstunden, Vergütung, Urlaub, Arbeitsunfähigkeit wg. Krankheit, Nebentätigkeit, Dienstwagen, Schweigepflicht, Datenschutzerklärung,<br />
Wettbewerbsverbot, Beendigung, Kündigung. Der Arbeitsvertrag sollte <strong>in</strong> jedem E<strong>in</strong>zelfall von e<strong>in</strong>em Juristen geprüft werden;<br />
Musterverträge machen <strong>in</strong> <strong>die</strong>sem Zusammenhang ke<strong>in</strong>en S<strong>in</strong>n. Macht es S<strong>in</strong>n, <strong>die</strong>s <strong>in</strong> <strong>die</strong> Fußnote zu packen? Das sche<strong>in</strong>t mir zu wichtig zu se<strong>in</strong>.<br />
Tietje/Töpfer | <strong>Mo<strong>der</strong>nes</strong> <strong>Recruit<strong>in</strong>g</strong> <strong>in</strong> <strong>der</strong> <strong>Anwaltskanzlei</strong> 8
SO LÄUFT EIN PROFESSIONELLER RECRUITING-PROZESS AB<br />
Checkliste – E<strong>in</strong>arbeitung e<strong>in</strong>es neuen Mitarbeiters<br />
Vorbereitung auf e<strong>in</strong>en neuen Mitarbeiter (m/w/d)<br />
DONE<br />
E-Mail-/Intranet-Ankündigung <strong>in</strong> <strong>der</strong> Kanzlei über den Start<br />
Absprache mit direkten Kollegen/<strong>in</strong>nen, Übergabe, E<strong>in</strong>arbeitung<br />
IT-Absprache (neuen User h<strong>in</strong>terlegen, E-Mail-Adresse, Zugriffsrechte, Telefondurchwahl,<br />
Signatur etc., E<strong>in</strong>führung am ersten Tag)<br />
Haustechnik, Türschild<br />
Schlüssel und Übergabeprotokoll bereitlegen<br />
Willkommensmappe zusammenstellen<br />
Klären, wer den Empfang des neuen Mitarbeiters (m/w/d) übernimmt<br />
Klären, wer zum Mittagessen am 1. Arbeitstag mit dem neuen Mitarbeiter (m/w/d) bereit ist<br />
Wer übernimmt Vorstellungsrunde <strong>in</strong>nerhalb <strong>der</strong> Kanzlei?<br />
E<strong>in</strong>ladung Betriebsausflug/Weihnachtsfeier per E-Mail<br />
Aktualisierung <strong>der</strong> <strong>in</strong>ternen Telefonliste, Urlaubsliste usw.<br />
Aktualisierung <strong>der</strong> Website<br />
Meldung an Lohn-Buchhaltung (wg. Abrechnung, Steuerberater, Versicherungen)<br />
Meldung an Nahverkehr, wenn darüber Kanzleioptionen abgeschlossen s<strong>in</strong>d<br />
Anlegen e<strong>in</strong>er Personalakte<br />
WV 1. Arbeitstag: Hat Mitarbeiter (m/w/d) Lohnsteuerkarte, Gesundheitszeugnis, Arbeitserlaubnis<br />
abgegeben?<br />
WV 1. Arbeitstag: Meldepflicht nachkommen<br />
Begleitung <strong>in</strong> den ersten Tagen: Grundste<strong>in</strong><br />
<strong>für</strong> e<strong>in</strong> gutes Mite<strong>in</strong>an<strong>der</strong> legen!<br />
E<strong>in</strong>e Begleitung <strong>in</strong> den ersten Tagen bedeutet, dass Sie<br />
hier Präsenz zeigen, z. B. sich bei dem neuen Mitarbeiter<br />
(m/w/d) erkundigen, ob alles <strong>in</strong> Ordnung ist, ob Hilfestellung<br />
benötigt wird, aber auch Feedback von den<br />
Kollegen (m/w/d) und den juristischen Mitarbeitern<br />
(m/w/d) zu sammeln, so dass Sie sich über Ihren persönlichen<br />
E<strong>in</strong>druck h<strong>in</strong>aus e<strong>in</strong> Bild verschaffen können.<br />
Fragen Sie den neuen Mitarbeiter (m/w/d) unbed<strong>in</strong>gt<br />
nach positiven/negativen E<strong>in</strong>drücken und gehen Sie<br />
<strong>die</strong>sen D<strong>in</strong>gen anschließend nach.<br />
Innerhalb <strong>der</strong> Probezeit sollte <strong>in</strong> jedem Fall e<strong>in</strong> Term<strong>in</strong><br />
– z. B. zum Mittagessen – stattf<strong>in</strong>den. Dieser Term<strong>in</strong> wird<br />
da<strong>für</strong> genutzt, Feedback zu geben und natürlich auch,<br />
sich Feedback geben zu lassen. Sprechen Sie <strong>in</strong> <strong>die</strong>sem<br />
Term<strong>in</strong> offen an, dass sich <strong>die</strong> Probezeit dem Ende<br />
zuneigt. Wenn bis zu <strong>die</strong>sem Zeitpunkt e<strong>in</strong>e Zufriedenheit<br />
vorhanden ist, ist <strong>die</strong>ses Gespräch im Rahmen<br />
e<strong>in</strong>es Mittagessens e<strong>in</strong>e Art Formalie, <strong>die</strong> Ihnen allenfalls<br />
hilft, herauszuf<strong>in</strong>den, ob <strong>der</strong> Mitarbeiter (m/w/d)<br />
auch an e<strong>in</strong>er Fortführung des Arbeitsverhältnisses<br />
<strong>in</strong>teressiert ist. An<strong>der</strong>enfalls sollte – wenn Sie ke<strong>in</strong>e Veranlassung<br />
<strong>für</strong> e<strong>in</strong>e Fortführung des Arbeitsverhältnisses<br />
sehen – <strong>die</strong>ses Gespräch <strong>in</strong> <strong>der</strong> Probezeit <strong>in</strong> e<strong>in</strong>em<br />
an<strong>der</strong>en Rahmen stattf<strong>in</strong>den, z. B. im Büro unter vier<br />
Augen.<br />
MERKE: Es geht darum, jemanden „Willkommen“ zu<br />
heißen und <strong>die</strong> Arbeit e<strong>in</strong>es <strong>Recruit<strong>in</strong>g</strong>-Prozesses an<br />
<strong>der</strong> Stelle <strong>der</strong> Unterschrift nicht als beendet zu sehen.<br />
Die Integration neuer Mitarbeiter (m/w/d) trägt ganz<br />
wesentlich zu e<strong>in</strong>er gel<strong>in</strong>genden Zusammenarbeit bei.<br />
Menschen schw<strong>in</strong>gen sich nicht e<strong>in</strong>fach aufe<strong>in</strong>an<strong>der</strong><br />
e<strong>in</strong>, weil sie ab Tag X zusammenarbeiten. Hier liegt<br />
viel Potenzial <strong>für</strong> e<strong>in</strong>e Kanzlei, was erfahrungsgemäß<br />
Tietje/Töpfer | <strong>Mo<strong>der</strong>nes</strong> <strong>Recruit<strong>in</strong>g</strong> <strong>in</strong> <strong>der</strong> <strong>Anwaltskanzlei</strong> 9
SO LÄUFT EIN PROFESSIONELLER RECRUITING-PROZESS AB<br />
häufig ungenutzt bleibt. Möglicherweise häufig aus<br />
Zeitgründen, denn <strong>für</strong> jemanden Ansprechpartner <strong>in</strong><br />
e<strong>in</strong>er E<strong>in</strong>arbeitungszeit zu se<strong>in</strong>, bedeutet, den eigenen<br />
Arbeitsalltag trotzdem auf <strong>die</strong> Reihe bekommen zu<br />
müssen. Dem könnte e<strong>in</strong>e Kanzlei mit Anreizen begegnen,<br />
z. B. über e<strong>in</strong>en Son<strong>der</strong>-Bonus (zusätzliche Freizeit,<br />
Vergütung, Gutsche<strong>in</strong>e etc.). Letztlich ist <strong>die</strong>s e<strong>in</strong>fach<br />
gut <strong>in</strong>vestierte Zeit, denn <strong>die</strong> Probezeit gilt auch beidseitig<br />
und <strong>die</strong> Hemmschwelle bei Mitarbeitern (m/w/d),<br />
auf dem Absatz kehrt zu machen und sich woan<strong>der</strong>s zu<br />
bewerben, ist sehr ger<strong>in</strong>g!<br />
Fachliche E<strong>in</strong>arbeitung:<br />
E<strong>in</strong> Mentor lohnt sich<br />
Hierzu ist es empfehlenswert, eigene Standards zu<br />
entwickeln, d. h. sich Gedanken darüber zu machen,<br />
<strong>in</strong> welchen Bereichen je<strong>der</strong> Mitarbeiter (m/w/d) e<strong>in</strong>en<br />
gleichen Kenntnisstand haben sollte, so z. B.<br />
– Programm<br />
– Telefon<br />
– Formatierung<br />
– Signaturen<br />
– E-Mail-Korrespondenz<br />
– usw.<br />
Der Vorteil eigener Standards zeigt sich dar<strong>in</strong>, dass<br />
Mitarbeiter (m/w/d) <strong>in</strong> e<strong>in</strong>er Organisation nicht rechts<br />
o<strong>der</strong> l<strong>in</strong>ks herumgehen, son<strong>der</strong>n unabhängig von <strong>der</strong><br />
Person z. B. Akten immer nach dem gleichen Schema<br />
angelegt werden.<br />
Die praktische Ausarbeitung könnte im Ergebnis e<strong>in</strong><br />
Organisationshandbuch se<strong>in</strong>. Das hat den Vorteil, dass<br />
sich e<strong>in</strong>erseits <strong>für</strong> <strong>die</strong> Arbeit <strong>in</strong>nerhalb <strong>der</strong> Kanzlei Qualitätsstandards<br />
erschließen und an<strong>der</strong>erseits Mitarbeiter<br />
(m/w/d) e<strong>in</strong>en <strong>Leitfaden</strong> an <strong>die</strong> Hand bekommen.<br />
Gerade <strong>für</strong> neue Mitarbeiter (m/w/d) ist das e<strong>in</strong>e große<br />
Orientierungshilfe.<br />
E<strong>in</strong>e Job-Beschreibung könnte hier als Checkliste <strong>die</strong>nen,<br />
an <strong>der</strong> sich <strong>die</strong> umfassende Tätigkeit erklären und<br />
zeigen lässt.<br />
Darüber h<strong>in</strong>aus gibt es sicherlich <strong>in</strong> jedem Bereich<br />
„Spezialitäten“, <strong>die</strong> e<strong>in</strong> neuer Mitarbeiter (m/w/d) nicht<br />
wissen kann und wo „alte Hasen“ gefor<strong>der</strong>t s<strong>in</strong>d, <strong>für</strong><br />
Aufklärung zu sorgen. Bewährt hat sich hier, <strong>in</strong> <strong>der</strong><br />
E<strong>in</strong>arbeitungsphase neben <strong>der</strong> Übergabe von Organisationshandbüchern<br />
auch jemanden „abzustellen“, <strong>der</strong><br />
sich als Mentor kümmern kann und mag (!). So gesehen<br />
e<strong>in</strong> Pate <strong>für</strong> <strong>die</strong> erste Zeit.<br />
Das könnte Sie auch<br />
<strong>in</strong>teressieren:<br />
Artikel auf mkg-onl<strong>in</strong>e.de<br />
Kanzlei-Kapital Mitarbeiter: So motivieren und<br />
führen Sie richtig<br />
von Ronja Tietje<br />
© Adobe Stock/bnen<strong>in</strong><br />
Tietje/Töpfer | <strong>Mo<strong>der</strong>nes</strong> <strong>Recruit<strong>in</strong>g</strong> <strong>in</strong> <strong>der</strong> <strong>Anwaltskanzlei</strong> 10
PERSONALENGPÄSSE ALS TEIL DES GANZEN BEGREIFEN UND INTERNE LÖSUNGEN SUCHEN<br />
Personalengpässe als Teil des Ganzen begreifen<br />
und <strong>in</strong>terne Lösungen suchen<br />
Kurzfristige Lösungen <strong>für</strong> e<strong>in</strong>en Personalengpass zu<br />
f<strong>in</strong>den, ist nicht <strong>die</strong> beste Ausgangssituation. Insofern<br />
wäre hier <strong>die</strong> erste Empfehlung, sich zu überlegen,<br />
wie Sie solche Situationen bestmöglich <strong>in</strong> den Griff<br />
bekommen können (Kündigungsfristen <strong>in</strong> Verträgen<br />
anpassen, Personalplanung, Freelancer <strong>für</strong> unvorhergesehene<br />
Engpässe e<strong>in</strong>arbeiten, Prämien <strong>für</strong> solche Zeiten<br />
ausloben, damit wegen Überlastung nicht an<strong>der</strong>e<br />
Mitarbeiter wegbrechen etc.). Dennoch kann es auch<br />
bei <strong>der</strong> besten Planung immer zu e<strong>in</strong>er solchen Situation<br />
kommen.<br />
Ruhe bewahren und<br />
Prozess anschieben!<br />
Schieben Sie den Prozess an, <strong>in</strong>dem Sie ausschreiben<br />
und <strong>die</strong>se Ausschreibung dann parallel <strong>in</strong> all Ihren<br />
erarbeiteten Kanälen bekannt machten. Hier bietet sich<br />
zum strukturieren Abarbeiten immer e<strong>in</strong>e Checkliste<br />
an, <strong>die</strong> Sie Punkt <strong>für</strong> Punkt erledigen. Parallel würden<br />
wir Ihnen empfehlen, über externe Dienstleistungen<br />
nachzudenken, z. B. Personalvermittlungen und Recruiter<br />
anzusprechen. Personalvermittlungen reagieren <strong>in</strong><br />
<strong>der</strong> Regel relativ rasch, weil <strong>die</strong>se eher rudimentär auf<br />
das zu liefernde Profil achten, dennoch kann man über<br />
<strong>die</strong>sen Weg e<strong>in</strong>en Erfolg erzielen. Recruiter arbeiten<br />
an<strong>der</strong>s. Sie machen sich nach Profilerstellung gezielt<br />
auf <strong>die</strong> Suche. Auch hier können Sie unter Umständen<br />
auch relativ schnell Erfolg haben.<br />
Parallel entwerfen Sie unbed<strong>in</strong>gt e<strong>in</strong> Übergangsszenario:<br />
– Wie wird <strong>die</strong> Arbeit <strong>in</strong> e<strong>in</strong>er noch nicht besetzten<br />
Zeit abgefe<strong>der</strong>t?<br />
– Kann es übergangsweise e<strong>in</strong>e Umverteilung im<br />
Team geben?<br />
– Besteht hierüber Transparenz und E<strong>in</strong>igkeit <strong>in</strong> <strong>der</strong><br />
Partnerschaft und im Sekretariatsteam?<br />
– Muss möglicherweise e<strong>in</strong> Freelancer engagiert werden?<br />
MERKE: Auch wenn Eile <strong>in</strong> <strong>der</strong> Besetzung geboten ist,<br />
lassen Sie niemals Ihren erarbeiteten Prozess (siehe<br />
unter Punkt Ablauf!) schleifen. Auch <strong>die</strong>se Besetzung,<br />
selbst wenn sie kurzfristig realisiert werden muss, sollte<br />
„sitzen“. Umso besonnener Sie hier voranschreiten – das<br />
setzt voraus, dass Sie vorher schon e<strong>in</strong>mal e<strong>in</strong>en Prozess<br />
zum<strong>in</strong>dest theoretisch durchgespielt haben und Ihnen<br />
klar ist, welches ihre e<strong>in</strong>zelnen Schritte s<strong>in</strong>d –, umso<br />
treffsicherer wird <strong>die</strong> Lösung se<strong>in</strong>.<br />
Mit mittelfristigen Lösungen me<strong>in</strong>en wir, dass anhand<br />
von e<strong>in</strong>em absehbaren und planbaren Personalbedarf<br />
Lösungsszenarien entworfen werden, z. B.:<br />
– Neu- und Restrukturierung <strong>in</strong> <strong>der</strong> Organisation<br />
und <strong>der</strong> damit verbundenen Aufgaben e<strong>in</strong>zelner<br />
Mitarbeiter (m/w/d)<br />
– Assistenzkräfte mit Potential stärker e<strong>in</strong>b<strong>in</strong>den<br />
– Rahmenbed<strong>in</strong>gungen überarbeiten<br />
– Störfaktoren identifizieren und elim<strong>in</strong>ieren<br />
Stimmt me<strong>in</strong>e Struktur?<br />
Grundsätzlich sollte sich jede Kanzlei über ihre eigene<br />
Organisationsstruktur Gedanken machen und <strong>die</strong>se<br />
bestenfalls auch schriftlich nie<strong>der</strong>legen. Die Neu- bzw.<br />
Re-Strukturierung sämtlicher vorhandener wie<strong>der</strong>kehren<strong>der</strong><br />
Prozessabläufe ist e<strong>in</strong> wichtiges Organisationsmittel<br />
und wird häufig <strong>in</strong> Kanzleien vernachlässigt. Zu<br />
oft hören wir <strong>die</strong> Aussage „das haben wir schon immer<br />
so gemacht“. Aber ist immer so auch immer noch gut?<br />
Hier sollte Obacht geboten se<strong>in</strong>. Aber <strong>die</strong> Organisationsstruktur<br />
ist e<strong>in</strong> eigenes Thema und gehört nicht<br />
im eigentlichen S<strong>in</strong>ne zu e<strong>in</strong>em <strong>Recruit<strong>in</strong>g</strong>-Prozess,<br />
so dass sie an <strong>die</strong>ser Stelle nur kurz genannt se<strong>in</strong> soll.<br />
Tietje/Töpfer | <strong>Mo<strong>der</strong>nes</strong> <strong>Recruit<strong>in</strong>g</strong> <strong>in</strong> <strong>der</strong> <strong>Anwaltskanzlei</strong> 11
PERSONALENGPÄSSE ALS TEIL DES GANZEN BEGREIFEN UND INTERNE LÖSUNGEN SUCHEN<br />
Assistenzkräfte mit Potential<br />
för<strong>der</strong>n und tiefer e<strong>in</strong>b<strong>in</strong>den<br />
So kann <strong>die</strong> Unterfor<strong>der</strong>ung von Mitarbeitern<br />
(m/w/d) zum Dauerproblem werden<br />
E<strong>in</strong>er <strong>der</strong> häufigsten Wechselgründe <strong>für</strong> Kandidaten<br />
(m/w/d) ist, dass sie <strong>in</strong> dem, was sie mitbr<strong>in</strong>gen an<br />
Erfahrungen und Know-how, nicht ausreichend angesprochen<br />
werden. Kanzleien haben gerne Mitarbeiter<br />
(m/w/d), <strong>die</strong> <strong>die</strong> ganze Klaviatur ihres Fachs be<strong>die</strong>nen<br />
können, e<strong>in</strong>schließlich Englisch- und Assistenzfähigkeiten.<br />
Manchmal frei nach dem Motto „Was wir haben,<br />
haben wir!“ und übersehen dabei, dass auch <strong>die</strong>se sehr<br />
gut ausgebildeten Mitarbeiter (m/w/d) konkrete Vorstellungen<br />
von ihrer Arbeit und <strong>der</strong>en Entwicklung<br />
haben. Der Wunsch, viel näher an den Mandaten zu<br />
arbeiten, als E-Mails <strong>in</strong> <strong>die</strong> Akten zu sortieren und Term<strong>in</strong>e<br />
zu koord<strong>in</strong>ieren, ist <strong>für</strong> e<strong>in</strong>e Arbeitsorganisation<br />
sicherlich e<strong>in</strong>e Herausfor<strong>der</strong>ung, aber auch e<strong>in</strong>e große<br />
Chance! Ich er<strong>in</strong>nere mich an e<strong>in</strong> Gespräch <strong>in</strong> den<br />
letzten Wochen mit e<strong>in</strong>er sehr guten Assistenzkraft <strong>in</strong><br />
e<strong>in</strong>er Großkanzlei, <strong>die</strong> davon berichtete, dass sie <strong>in</strong> das<br />
Projekt, das Ihre Chef<strong>in</strong> betreut, so tief h<strong>in</strong>e<strong>in</strong>geholt<br />
wurde, dass sie <strong>in</strong>zwischen Teile von Präsentationen<br />
hält (nämlich <strong>die</strong>, <strong>die</strong> sie vorher selber erstellt hat), <strong>die</strong><br />
Teammitglie<strong>der</strong> auf Mandantenseite persönlich kennt,<br />
obwohl <strong>die</strong>se im Ausland sitzen, und sie <strong>die</strong> Frage nach<br />
ihrer Funktion nicht mehr stellt. Sie ist e<strong>in</strong>gebunden<br />
und wird <strong>in</strong> ihren Fähigkeiten angesprochen und<br />
gleichzeitig gel<strong>in</strong>gt es hier ganz offensichtlich, <strong>die</strong>se<br />
Mitarbeiter<strong>in</strong> zu entwickeln.<br />
Dieses Beispiel lässt sich nicht auf jede Organisation<br />
übertragen und gleichzeitig ist <strong>die</strong>se Tätigkeit auch<br />
nicht <strong>für</strong> jeden Mitarbeiter (m/w/d) etwas.<br />
Ich er<strong>in</strong>nere mich <strong>in</strong> <strong>die</strong>sem Zusammenhang an noch<br />
e<strong>in</strong> Beispiel: E<strong>in</strong>e Teilzeitkraft arbeitet aktuell <strong>in</strong> <strong>der</strong><br />
Probezeit <strong>für</strong> e<strong>in</strong>en Partner. Nach E<strong>in</strong>arbeitung usw.<br />
war schnell klar, dass sie mehr Fokus auf <strong>die</strong> Inhalte<br />
braucht. Sie heftet E-Mails ab und verbr<strong>in</strong>gt den Anfang<br />
des Monats damit, Abrechnungen zu erstellen. Das ist<br />
ihr Aufgabenfeld. Sie hat ihre Unterfor<strong>der</strong>ung thematisiert<br />
und <strong>die</strong> Rückmeldung bekommen, ja, <strong>die</strong>s sei<br />
bekannt und auch e<strong>in</strong> Grund, weshalb <strong>die</strong> Vorgänger<strong>in</strong><br />
gegangen sei. Mit an<strong>der</strong>en Worten: Entwe<strong>der</strong> <strong>die</strong>se<br />
Mitarbeiter<strong>in</strong> bleibt und nimmt es so, wie es ist, o<strong>der</strong><br />
sie sucht sich etwas Neues.<br />
Die Frage, <strong>die</strong> mir <strong>in</strong> <strong>die</strong>sem Zusammenhang unter den<br />
Nägeln brennt, lautet: Liebe Kanzlei, ist dir <strong>der</strong> Schaden<br />
bewusst, den du damit anrichtest?<br />
Diese sehr gute Mitarbeiter<strong>in</strong> ziehen zu lassen, ist nur<br />
<strong>die</strong> e<strong>in</strong>e Seite <strong>der</strong> Medaille – e<strong>in</strong> kosten<strong>in</strong>tensiver <strong>Recruit<strong>in</strong>g</strong>-Prozess,<br />
etwaige Mehrarbeit von an<strong>der</strong>en Mitarbeitern<br />
(m/w/d) bei erneutem Weggang und Gerede<br />
über Dich als Arbeitgeber <strong>die</strong> an<strong>der</strong>e!<br />
Im Ergebnis: E<strong>in</strong>e verpasste Chance, ganz klar!<br />
Rahmenbed<strong>in</strong>gungen überarbeiten<br />
Für uns gehören zum Thema Rahmenbed<strong>in</strong>gungen<br />
folgende Punkte:<br />
Es geht darum, e<strong>in</strong>e etwaige Unterfor<strong>der</strong>ung von Mitarbeitern<br />
(m/w/d) als Chance <strong>für</strong> den eigenen Kanzleiablauf<br />
zu begreifen.<br />
Gehalt<br />
Ob Mitarbeiter (m/w/d) aufgrund e<strong>in</strong>es niedrigen<br />
Gehaltes den Arbeitgeber wechseln, hängt sicherlich<br />
von <strong>der</strong> Region ab, <strong>in</strong> <strong>der</strong> sie arbeiten und leben. Das<br />
Gehaltsgefüge <strong>in</strong> den Großstädten ist e<strong>in</strong> deutlich<br />
Tietje/Töpfer | <strong>Mo<strong>der</strong>nes</strong> <strong>Recruit<strong>in</strong>g</strong> <strong>in</strong> <strong>der</strong> <strong>Anwaltskanzlei</strong> 12
PERSONALENGPÄSSE ALS TEIL DES GANZEN BEGREIFEN UND INTERNE LÖSUNGEN SUCHEN<br />
an<strong>der</strong>es als <strong>in</strong> den ländlichen Gegenden. Hierzu lässt<br />
sich ke<strong>in</strong>e pauschale Aussage treffen, denn <strong>die</strong> Höhe<br />
des Gehaltes hängt von vielen Faktoren ab.<br />
– Verträge, <strong>in</strong> <strong>die</strong> zu günstigeren Konditionen e<strong>in</strong>getreten<br />
werden kann (Sportstudios, KFZ-Versicherung<br />
etc.)<br />
Die Erfahrung zeigt aber deutlich, dass Mitarbeiter<br />
(m/w/d) <strong>in</strong> <strong>der</strong> Regel nicht über e<strong>in</strong> (über-)hohes Gehalt<br />
zu bekommen s<strong>in</strong>d. Gleichzeitig sollten Sie als Kanzlei<br />
darauf achten, dass es e<strong>in</strong> e<strong>in</strong>heitliches Gefüge gibt,<br />
was marktüblich ist.<br />
Bonus (Umsatz Partner)<br />
Wird vertraglich nicht vere<strong>in</strong>bart und nach Erfüllung<br />
bestimmter Parameter am Ende des Jahres an Mitarbeiter<br />
(m/w/d) ausgezahlt. Üblich <strong>in</strong> den großen E<strong>in</strong>heiten;<br />
e<strong>in</strong> <strong>in</strong>teressanter Ansatz <strong>für</strong> <strong>die</strong> Kanzleien, <strong>in</strong><br />
denen Mitarbeiter (m/w/d) <strong>in</strong> bestimmten Bereichen<br />
(Inkasso, Verkehr etc.) erheblich am Kanzleiumsatz<br />
beteiligt s<strong>in</strong>d.<br />
Bonus (Krankenstand, Überstunden etc.)<br />
Wir f<strong>in</strong>den den Ansatz, ke<strong>in</strong>en Krankheitstag und massig<br />
Überstunden pro Jahr zu honorieren, nicht richtig.<br />
Richtig f<strong>in</strong>den wir allerd<strong>in</strong>gs, e<strong>in</strong> System zu etablieren,<br />
<strong>in</strong> dem Mitarbeiter (m/w/d), <strong>die</strong> aufgrund personeller<br />
Engpässe Mehrarbeit leisten, nicht als selbstverständlicher<br />
Faktor betrachtet werden, son<strong>der</strong>n <strong>die</strong>se Extra-Zeit<br />
honoriert wird.<br />
Extraleistungen, <strong>die</strong> <strong>für</strong> e<strong>in</strong>en<br />
Arbeitgeber steuerlich berücksichtigt<br />
werden können, wie z. B.<br />
– Firmenwagen<br />
– Firmentelefon<br />
– Nah- und Fernverkehr<br />
– Tankkarte,<br />
– Kita-Zuschüsse<br />
– Essens-Gutsche<strong>in</strong>e<br />
– Geburtstagszuwendungen<br />
– Parkplätze Mitarbeiter (m/w/d)<br />
Arbeitszeiten: Mut zur Flexibilität<br />
E<strong>in</strong> großer Wunsch vieler Kandidaten (m/w/d) <strong>in</strong> den<br />
letzten Jahren ist es, flexibler arbeiten zu können. Nicht<br />
stereotyp von 09:00 – 18:00 Uhr (plus, m<strong>in</strong>us e<strong>in</strong>e halbe<br />
Stunde), montags bis freitags, 40 Stunden.<br />
Son<strong>der</strong>n: 30–35 Stunden, weitestgehend selbstbestimmt<br />
und <strong>in</strong> Abstimmung mit den Erfor<strong>der</strong>nissen<br />
des Tagesgeschäftes.<br />
Themen, <strong>die</strong> dagegen sprechen, wie Besetzung <strong>der</strong> Telefonzentrale,<br />
Mandantenempfang, Service rund um e<strong>in</strong><br />
Meet<strong>in</strong>g, lassen sich aufweichen und s<strong>in</strong>d organisatorische<br />
H<strong>in</strong><strong>der</strong>nisse. Telefone lassen sich umstellen, entwe<strong>der</strong><br />
auf e<strong>in</strong>en Telefonservice o<strong>der</strong> das Handy e<strong>in</strong>es<br />
Mitarbeiters (m/w/d), und flexible Arbeitszeiten heißen<br />
deshalb so, weil sie ke<strong>in</strong>er Regelmäßigkeit unterliegen:<br />
Wenn e<strong>in</strong> Meet<strong>in</strong>g ansteht, ist e<strong>in</strong> Mitarbeiter (m/w/d)<br />
da.<br />
Unsere Erfahrung zeigt, dass das Thema Arbeitszeit<br />
e<strong>in</strong>er <strong>der</strong> wesentlichen Stellschrauben <strong>für</strong> <strong>die</strong> Gew<strong>in</strong>nung<br />
von potentiellen Mitarbeitern (m/w/d) ist.<br />
Anwesenheitszeiten:<br />
Über das Büro h<strong>in</strong>aus denken<br />
Die Digitalisierung bee<strong>in</strong>flusst auch das Thema Personal,<br />
denn wenn wir zukünftig überwiegend digitalisiert<br />
arbeiten, brauchen wir ke<strong>in</strong>en festen Arbeitsplatz<br />
mehr <strong>für</strong> fünf Tage <strong>die</strong> Woche. Was wir brauchen, ist<br />
gutes Equipment, durchdachte IT-Lösungen und strukturiere<br />
Organisationsabläufe. Kritiker sagen jetzt vielleicht,<br />
ja aber, dann hat man gar nicht mehr das Gefühl,<br />
dass man irgendwo dazugehört. Wir persönlich glauben,<br />
dass ganz an<strong>der</strong>e Faktoren zu e<strong>in</strong>em Wir-Gefühl<br />
beitragen als <strong>der</strong> Büroraum, <strong>der</strong> fünf Tage <strong>die</strong> Woche<br />
geme<strong>in</strong>sam betreten wird.<br />
Tietje/Töpfer | <strong>Mo<strong>der</strong>nes</strong> <strong>Recruit<strong>in</strong>g</strong> <strong>in</strong> <strong>der</strong> <strong>Anwaltskanzlei</strong> 13
PERSONALENGPÄSSE ALS TEIL DES GANZEN BEGREIFEN UND INTERNE LÖSUNGEN SUCHEN<br />
Und bitte bedenken Sie e<strong>in</strong>mal daran, welche Lösungen<br />
Ihrer Kanzlei damit offenstehen würden: Sie könnten<br />
Mitarbeiter (m/w/d) <strong>in</strong> <strong>der</strong> ganzen Republik beschäftigen,<br />
e<strong>in</strong>fach nur aufgrund <strong>der</strong> Digitalisierung. Diese<br />
könnten viel ortsunabhängiger arbeiten und würden<br />
<strong>der</strong> Kanzlei möglicherweise auch hier – aufgrund <strong>der</strong><br />
überregionalen digitalen Zusammenarbeit – noch viele<br />
weitere Tore öffnen.<br />
E<strong>in</strong> kle<strong>in</strong>erer Schritt <strong>in</strong> <strong>die</strong>se Richtung ist sicherlich,<br />
dass Mitarbeiter (m/w/d) heute ganz selbstverständlich<br />
im Home-Office arbeiten sollen dürfen, wenn es sie aufgrund<br />
<strong>der</strong> Entfernung zum Arbeitsplatz entlastet und<br />
sie so vielleicht überhaupt erst <strong>die</strong> Möglichkeit haben<br />
zu arbeiten.<br />
Das klassische Modell des Arbeitens und <strong>der</strong> Arbeitszeiten<br />
ist überholt. Aus unserer Sicht limitieren sich<br />
Kanzleien hier im <strong>Recruit<strong>in</strong>g</strong>-Prozess, wenn sie starr an<br />
alten Gewohnheiten festhalten. Dann wird <strong>die</strong> Besetzung<br />
aus unserer Sicht zum Glücksspiel.<br />
Um es fassbarer zu machen, zwei Beispiele aus dem<br />
Alltag:<br />
1. Beispiel<br />
Da gibt es e<strong>in</strong> hochmotiviertes Team <strong>in</strong> e<strong>in</strong>er mittelständischen<br />
E<strong>in</strong>heit. In <strong>die</strong>sem Team arbeiten drei<br />
Assistent<strong>in</strong>nen, wovon e<strong>in</strong>e seit 15 Jahren dabei ist,<br />
tagsüber im Internet surft, Spiele spielt, regelmäßig<br />
<strong>die</strong> haus<strong>in</strong>terne IT beschäftigt, weil Viren auf dem<br />
Arbeitsplatz s<strong>in</strong>d, und – während <strong>die</strong> an<strong>der</strong>en beiden<br />
rotieren – F<strong>in</strong>gernägel feilt.<br />
Verständnislos machen mich an <strong>die</strong>sem Beispiel mehrere<br />
Punkte: Die Akzeptanz <strong>der</strong> Partner, <strong>die</strong> Bonuszahlung<br />
an <strong>die</strong>se Mitarbeiter<strong>in</strong> am Ende des Jahres sowie<br />
<strong>die</strong> mangelnde Fachlichkeit.<br />
Sehenden Auges wird hier etwas akzeptiert, was <strong>für</strong> <strong>die</strong><br />
guten Mitarbeiter (m/w/d) häufig als <strong>in</strong>terne Regeln<br />
wahrgenommen wird:<br />
Störfaktoren identifizieren<br />
und elim<strong>in</strong>ieren<br />
Unter <strong>die</strong>sem Punkt möchten wir e<strong>in</strong> Thema aufgreifen,<br />
das uns häufig sowohl aus Mitarbeiter- (m/w/d) als<br />
auch aus Kanzleisicht geschil<strong>der</strong>t wird. Die Rede ist von<br />
Mitarbeitern (m/w/d), <strong>die</strong> teilweise jahrzehntelang bei<br />
e<strong>in</strong>em Arbeitgeber beschäftigt s<strong>in</strong>d und sich sowohl <strong>in</strong><br />
menschlicher als auch <strong>in</strong> organisatorischer H<strong>in</strong>sicht<br />
nicht vom Fleck bewegt haben bzw. bewegen. Sie werden<br />
vor<strong>der</strong>gründig zur Heiligen Kuh stilisiert, aber nur<br />
deshalb, weil sich selbst Partner nicht trauen, Konflikte<br />
anzusprechen. Es ist dann e<strong>in</strong>facher zu sagen: „Ohne<br />
Frau o<strong>der</strong> ohne Herrn XY geht hier gar nichts mehr!“.<br />
Lieber werden alle Neue<strong>in</strong>stellungen verbrannt und<br />
stigmatisiert mit „Kann nichts!“, als e<strong>in</strong>mal zu benennen,<br />
dass es Konflikte gibt, <strong>die</strong> nicht selten <strong>in</strong> solchen<br />
Fällen von alte<strong>in</strong>gesessenen Mitarbeitern ausgehen<br />
(m/w/d).<br />
– Anwälte gehen nicht <strong>in</strong> Personalkonflikte.<br />
– Kollegen, <strong>die</strong> seit Jahr und Tag da s<strong>in</strong>d, dürfen alles.<br />
– Wir müssen <strong>für</strong> an<strong>der</strong>e mitarbeiten, <strong>die</strong> auch noch<br />
mehr Geld ver<strong>die</strong>nen.<br />
2. Beispiel<br />
In e<strong>in</strong>er <strong>in</strong> ihrer Mitarbeitergröße überschaubaren<br />
Kanzleie<strong>in</strong>heit gibt es e<strong>in</strong>e Bürovorsteher<strong>in</strong> mit e<strong>in</strong>em<br />
immensen Fachwissen und Können. In absehbarer Zeit<br />
wird <strong>die</strong>se Mitarbeiter<strong>in</strong> <strong>in</strong> Rente gehen. Nach e<strong>in</strong>em<br />
aufwendigen Prozess wurde mit langer Vorlaufzeit<br />
jemand Neues gesucht und gefunden. Ihr fachliches<br />
Können h<strong>in</strong>terfragend und völlig desillusioniert hat<br />
<strong>die</strong>se Mitarbeiter<strong>in</strong> sich nach zwei Jahren E<strong>in</strong>arbeitung<br />
und Übergang e<strong>in</strong>en neuen Wirkungskreis gesucht. Die<br />
Bürovorsteher<strong>in</strong> hat sie zwei Jahre lang auflaufen lassen<br />
und ke<strong>in</strong>e Gelegenheit ausgelassen, <strong>die</strong>se Mitarbeiter<strong>in</strong><br />
zu denunzieren.<br />
Tietje/Töpfer | <strong>Mo<strong>der</strong>nes</strong> <strong>Recruit<strong>in</strong>g</strong> <strong>in</strong> <strong>der</strong> <strong>Anwaltskanzlei</strong> 14
PERSONALENGPÄSSE ALS TEIL DES GANZEN BEGREIFEN UND INTERNE LÖSUNGEN SUCHEN<br />
Auch <strong>in</strong> <strong>die</strong>sem Beispiel ist es versäumt worden, etwas<br />
Wesentliches zu thematisieren. Diese Organisation<br />
hängt ihr Gedeih und Ver<strong>der</strong>b an e<strong>in</strong>e Kraft, <strong>die</strong> <strong>in</strong><br />
e<strong>in</strong>igen Monaten <strong>in</strong> <strong>die</strong> Rente geht, und lässt e<strong>in</strong>en<br />
E<strong>in</strong>arbeitungsprozess von über zwei Jahren e<strong>in</strong>fach so<br />
los. Wieviel Macht hier jemandem e<strong>in</strong>geräumt wird<br />
und wie sehr <strong>die</strong>s <strong>der</strong> Organisation <strong>in</strong> ihrem Fortbestand<br />
schadet, brauchen wir bestimmt nicht weiter<br />
ausführen.<br />
Die Lösung hieraus kann aus unserer Sicht immer nur<br />
über den Weg <strong>der</strong> Kommunikation gehen. Häufig ist es<br />
<strong>die</strong> Phantasie des absoluten Worst-Case-Szenarios, <strong>die</strong><br />
e<strong>in</strong>en hier taub, stumm und bl<strong>in</strong>d werden lässt.<br />
Bestehende Missstände <strong>in</strong>nerhalb e<strong>in</strong>er Personalstruktur<br />
müssen angesprochen werden. Es ist gegenüber den<br />
guten Mitarbeitern (m/w/d) e<strong>in</strong>e verpasste Chance, <strong>die</strong>s<br />
nicht zu tun, und wirkt nachhaltig!<br />
Langfristige Lösungsansätze betreffen aus unserer<br />
Sicht all <strong>die</strong>jenigen Überlegungen, <strong>die</strong> <strong>in</strong> <strong>der</strong> Dauerschleife<br />
unter <strong>der</strong> Überschrift „Mitarbeiter-Gew<strong>in</strong>nung“<br />
laufen.<br />
Ausbildung<br />
Das Thema Ausbildung sche<strong>in</strong>t <strong>in</strong> vielen Kanzleien eher<br />
beiläufig erledigt zu werden. Dies spiegelt sich dar<strong>in</strong><br />
wi<strong>der</strong>, dass sich beispielsweise nicht rechtzeitig um<br />
e<strong>in</strong>en Auszubildenden <strong>für</strong> das neue Ausbildungsjahr<br />
gekümmert wird und/o<strong>der</strong> es ke<strong>in</strong>en festen Ansprechpartner<br />
<strong>für</strong> und während <strong>der</strong> Ausbildung gibt.<br />
– Rechtzeitige Suche me<strong>in</strong>t e<strong>in</strong> bis e<strong>in</strong> halbes Jahr<br />
vor Beg<strong>in</strong>n <strong>der</strong> Ausbildung, z. B. Präsentation <strong>der</strong><br />
Kanzlei <strong>in</strong> den Schulen an sog. „Berufsvorstellungstagen“,<br />
<strong>in</strong> <strong>der</strong> örtlichen Handelskammer „Lehrstellenbörse“,<br />
Ausschreibung bei <strong>der</strong> Kammer, bei den<br />
Gerichten usw.<br />
– Setzen Sie hier Standards: Notendurchschnitt festlegen,<br />
Persönlichkeitstyp, Auf bau von neuen Mitarbeitern<br />
durch <strong>die</strong> Ausbildung <strong>für</strong> welche Bereiche<br />
usw.<br />
– Planen Sie <strong>die</strong> Ausbildung anhand des Berufsschulplans,<br />
optimalerweise sollte <strong>der</strong> Auszubildende<br />
parallel zum theoretischen Berufsschulbesuch den<br />
praktischen Teil <strong>in</strong> <strong>der</strong> Kanzlei erfahren (Was kann<br />
<strong>die</strong> Kanzlei praktisch tatsächlich abbilden? Wie<br />
werden Defizite aufgefangen?)<br />
– Bestimmen Sie e<strong>in</strong>en hauptverantwortlichen<br />
Ansprechpartner, und zwar jemanden, <strong>der</strong> Geduld<br />
<strong>für</strong> junge Menschen mitbr<strong>in</strong>gt und gleichzeitig enthusiastisch<br />
se<strong>in</strong>en Beruf ausübt und <strong>die</strong> Gabe des<br />
Teilens von Kenntnissen und Fähigkeiten hat.<br />
Ausbildung ist e<strong>in</strong> Investment, das bestenfalls eigenen<br />
Nachwuchs e<strong>in</strong>br<strong>in</strong>gt. Dieser braucht jedoch Zeit zum<br />
Reifen!<br />
Arbeitgebermarke herausarbeiten,<br />
stärken und kommunizieren<br />
Wir haben weiter oben schon angesprochen, wie wichtig<br />
es ist, bei <strong>der</strong> Stellenausschreibung <strong>die</strong> Identität <strong>der</strong><br />
Kanzlei herauszuarbeiten. Das, was e<strong>in</strong>e Kanzlei e<strong>in</strong>zigartig<br />
<strong>für</strong> ihre Mitarbeiter (m/w/d) macht, lässt sich gut<br />
als Basis verwenden <strong>für</strong> e<strong>in</strong>en weiteren Markenauf bau.<br />
Vielleicht hilft hier e<strong>in</strong> gedankliches Beispiel:<br />
Möglicherweise hat unsere Beispielkanzlei sehr gute<br />
Erfahrungen mit Müttern <strong>in</strong> Teilzeit gemacht und<br />
besetzt überwiegend Stellen am liebsten im Job-Shar<strong>in</strong>g,<br />
d. h. zwei Mütter teilen sich e<strong>in</strong>e Stelle. Dann<br />
könnte man überlegen, wie man <strong>die</strong>ses Arbeitgebermerkmal<br />
noch stärker herausstellt:<br />
Man könnte z. B. e<strong>in</strong>en Blog starten und über Erfahrungswerte<br />
<strong>in</strong> <strong>die</strong>sem Arbeitsmodell berichten.<br />
Komb<strong>in</strong>ieren ließe sich das Ganze mit weiteren Social-Media-Kanälen,<br />
wie Facebook, Instagram, P<strong>in</strong>terest<br />
etc.<br />
Tietje/Töpfer | <strong>Mo<strong>der</strong>nes</strong> <strong>Recruit<strong>in</strong>g</strong> <strong>in</strong> <strong>der</strong> <strong>Anwaltskanzlei</strong> 15
PERSONALENGPÄSSE ALS TEIL DES GANZEN BEGREIFEN UND INTERNE LÖSUNGEN SUCHEN<br />
Vielleicht denkt man e<strong>in</strong>mal über e<strong>in</strong>e Kooperation mit<br />
dem Oma-Hilfs<strong>die</strong>nst o<strong>der</strong> mit e<strong>in</strong>em Nanny-Netzwerk<br />
nach, um <strong>die</strong> Mütter auch bei Betreuungsengpässen zu<br />
unterstützen etc.<br />
Unsere Beispielkanzlei lässt sich <strong>in</strong> unterschiedliche<br />
Richtungen entwickeln. Das Ziel ist, dass <strong>die</strong>se Kanzlei<br />
im Markt als Arbeitgeber wahrgenommen wird, <strong>der</strong> <strong>für</strong><br />
Familienfreundlichkeit steht. Für Elternteile, <strong>die</strong> aus<br />
<strong>der</strong> Elternzeit zurückkehren bzw. Teilzeit mit K<strong>in</strong><strong>der</strong>n<br />
arbeiten, ist <strong>die</strong>s e<strong>in</strong> entscheiden<strong>der</strong> Grund, sich <strong>für</strong><br />
e<strong>in</strong>en Arbeitgeber zu entscheiden.<br />
„Ich bevorzuge People-Kampagnen mit echten Persönlichkeiten.<br />
Die Bildsprache muss allerd<strong>in</strong>gs authentisch und<br />
spannend se<strong>in</strong>. Jedes Bild sollte e<strong>in</strong>e Geschichte erzählen<br />
und wenigstens e<strong>in</strong>en USP <strong>der</strong> Marke transportieren. Egal,<br />
ob Stockfootage o<strong>der</strong> Shoot<strong>in</strong>g.“ <br />
Joachim Löw, Market<strong>in</strong>g Manager Germany<br />
Fieldfisher (Germany) LLP<br />
Innovationswerkstatt etablieren<br />
bzw. Entwicklung vorantreiben<br />
Bei <strong>die</strong>sem Lösungsansatz geht es darum, kle<strong>in</strong>ere Weiterentwicklungsprojekte<br />
voranzutreiben, <strong>die</strong> ihren<br />
S<strong>in</strong>n und Zweck dar<strong>in</strong> haben, als Organisation proaktiv<br />
Prozesse des Wachstums zu etablieren und Mitarbeiter<br />
(m/w/d) durch Visionsarbeit bzw. <strong>die</strong> Umsetzung neuer<br />
Ideen zu b<strong>in</strong>den.<br />
Als Beispiel fällt mir dazu e<strong>in</strong>e Kanzlei e<strong>in</strong>, <strong>die</strong> über<br />
e<strong>in</strong>en Mitarbeiter e<strong>in</strong>en Tra<strong>in</strong><strong>in</strong>gsworkshop entwickelt<br />
hat, wo es um <strong>die</strong> 25 e<strong>in</strong>fachsten Tricks <strong>für</strong> <strong>die</strong><br />
Erstellung e<strong>in</strong>er PowerPo<strong>in</strong>t-Präsentation g<strong>in</strong>g. Dieses<br />
Tra<strong>in</strong><strong>in</strong>gsprogramm wurde von <strong>der</strong> Kanzlei prämiert,<br />
d. h. je<strong>der</strong> Mitarbeiter, <strong>der</strong> mitgemacht hat, hat e<strong>in</strong>e<br />
Prämie erhalten.<br />
Nach Ende <strong>der</strong> Schulungsmaßnahme wurden <strong>die</strong> Mitarbeiter<br />
(m/w/d) gefragt, wer von ihnen <strong>in</strong> e<strong>in</strong>en Verteiler<br />
aufgenommen werden wollte. Dieser Verteiler hat e<strong>in</strong>e<br />
eigene E-Mail-Adresse erhalten, an welche Anfragen<br />
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Tietje/Töpfer | <strong>Mo<strong>der</strong>nes</strong> <strong>Recruit<strong>in</strong>g</strong> <strong>in</strong> <strong>der</strong> <strong>Anwaltskanzlei</strong> 16
ABSCHLUSS/AUSBLICK/UNTERSTÜTZUNG<br />
zur Erstellung e<strong>in</strong>er PowerPo<strong>in</strong>t-Präsentation aus den<br />
e<strong>in</strong>zelnen Dezernaten gestellt werden. Die Mitarbeiter<br />
(m/w/d) erhielten also so <strong>die</strong> Möglichkeit des Tra<strong>in</strong><strong>in</strong>gs<br />
und gleichzeitig wurden anfallende Aufträge erledigt.<br />
Die Anzahl <strong>der</strong> erledigten Präsentationen pro Mitarbeiter<br />
(m/w/d) wurde über das Jahr ebenfalls honoriert.<br />
Diese Maßnahme hat bewirkt, dass Mitarbeiter (m/w/d)<br />
den gleichen Kenntnisstand im Umgang mit Power-<br />
Po<strong>in</strong>t haben, es gleiche Standards gab und über <strong>die</strong><br />
Honorierung sicherlich auch e<strong>in</strong>e höhere B<strong>in</strong>dung<br />
an <strong>die</strong>sen Arbeitgeber entwickelt wurde. Was ich fast<br />
am <strong>in</strong>teressantesten an <strong>die</strong>sem Ansatz fand, war <strong>die</strong><br />
Rückmeldung, dass <strong>die</strong>ses Thema bei <strong>die</strong>ser Kanzlei<br />
<strong>in</strong>zwischen mit e<strong>in</strong>em hohen Spaßfaktor belegt ist. Aus<br />
<strong>der</strong> Erfahrung und mit Blick <strong>in</strong> an<strong>der</strong>e Kanzleien weiß<br />
ich, dass das Erstellen von PowerPo<strong>in</strong>t-Präsentationen<br />
zu den unbeliebten Punkten im Tagesgeschäft gehört<br />
(möglicherweise aber auch, weil es hier an Wissen und<br />
e<strong>in</strong>em proaktiven Umgang damit fehlt).<br />
Abschluss/Ausblick/Unterstützung<br />
Fazit: Nebenbei-<strong>Recruit<strong>in</strong>g</strong><br />
funktioniert nicht mehr!<br />
<strong>Recruit<strong>in</strong>g</strong>-Prozesse erfolgreich durchzuführen, hat<br />
aus unserer Sicht auch, aber nicht nur mit dem immer<br />
wie<strong>der</strong> zitierten Fachkräftemangel zu tun. Letztlich<br />
zw<strong>in</strong>gt <strong>die</strong>ser e<strong>in</strong>fach dazu, sich viel stärker mit Fragen<br />
ause<strong>in</strong>an<strong>der</strong>zusetzen, <strong>die</strong> <strong>die</strong> Kanzlei-Identität betreffen<br />
und <strong>die</strong> hier<strong>für</strong> passenden Mitarbeiter (m/w/d) zu<br />
identifizieren, anzusprechen und <strong>in</strong> <strong>der</strong> Entwicklung<br />
zu halten.<br />
Kanzleien müssen als Arbeitgeber sichtbarer werden<br />
und <strong>für</strong> sich identifizieren, wo<strong>für</strong> sie stehen (Stichwort<br />
Werte, Ethik, Haltung), und <strong>die</strong>s auch transportieren,<br />
damit Mitarbeiter (m/w/d) sich <strong>in</strong> dem Dschungel aus<br />
Angeboten orientieren können. Mitarbeiter (m/w/d)<br />
suchen Arbeitgeber, <strong>die</strong> <strong>in</strong> ihr „Weltbild“ passen und<br />
an<strong>der</strong>sherum brauchen Arbeitsorganisationen neben<br />
Fachlichkeit mehr denn je Persönlichkeiten, <strong>die</strong> das<br />
Leitbild <strong>der</strong> Kanzlei verkörpern.<br />
Früher funktionierte es, das Thema Personal nebenbei<br />
laufen zu lassen. Man schaltete e<strong>in</strong>e Anzeige <strong>in</strong> <strong>der</strong> Zeitung,<br />
<strong>die</strong> samstags erschienen ist und – schwupps – <strong>in</strong><br />
den kommenden zwei Wochen trudelten haufenweise<br />
Bewerbungen e<strong>in</strong>. Heute bedarf es eigens da<strong>für</strong> e<strong>in</strong>geplante<br />
Kapazität und Sorgfalt im Prozess. Verbunden<br />
damit s<strong>in</strong>d strategische und visionäre Überlegungen<br />
sowie das Ansteuern an<strong>der</strong>er Ausschreibungskanäle,<br />
<strong>die</strong> <strong>in</strong> Zeiten des Internets verschoben s<strong>in</strong>d. Es gibt sie<br />
da draußen, <strong>die</strong> guten Kandidaten (m/w/d). Sie tummeln<br />
sich heute aber nicht mehr zeitungslesend samstags<br />
beim Frühstück über Stellenausschreibungen, son<strong>der</strong>n<br />
s<strong>in</strong>d (nonstop) digital erreichbar.<br />
Tietje/Töpfer | <strong>Mo<strong>der</strong>nes</strong> <strong>Recruit<strong>in</strong>g</strong> <strong>in</strong> <strong>der</strong> <strong>Anwaltskanzlei</strong> 17
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