Pumpen-Weltmarktführer KSB setzt auf PDFmailer im Konzern

Softwarelösungen von gotomaxx und
SoftENGINE.
Die KSB AG, einer der
weltweit größten
Hersteller vom Pumpen
und Armaturen, setzt in
der IT unter anderem das
Portable Document Format
(PDF) von Adobe Systems
konzernweit ein.
Eine Schlüsselrolle spielt
dabei die PDF-Software
PDFmailer der
Gotomaxx Software GmbH.
Firmengebäude
in Frankenthal
maxx PDFMAILER
Pumpen-Weltmarktführer KSB
setzt auf PDFmailer im Konzern
Der exakt fokussierte Funktionsumfang von PDFmailer auf die Erzeugung
von PDF-Dokumenten aus jeder Anwendung heraus und
das damit verbundene gut Kosten-/Nutzenverhältnis haben KSB
den breitflächigen Einsatz von PDF ermöglicht. „Wir haben mit
PDFmailer das richtige Produkt gefunden, um die Vorteile des Adobe-Formats
im ganzen Konzern nutzen zu können”, sind sich Adalbert
Béla Gehl, Leiter der europäischen Zentralabteilung für IT-Instruktur
bei KSB, und sein Kollege Thomas Michael Holl, in Gehls
Abteilung für den Bereich Software zuständig, einig.
Mit Produktionswerken in Deutschland und Frankreich sowie
Vertriebsniederlassungen in ganz Europa trägt Adalbert Gehl die
Verantwortung für ein weit verzweigtes Netzwerk. Rund 4.500
PC-Arbeitsplätze sind per Local Area Network (LAN) und Wide
Area Network (WAN) miteinander vernetzt. Als Betriebssystem
kommt durchweg Windows zum Einsatz. Der Umstieg auf Linux
wurde geprüft – und als unpraktikabel verworfen, weil viele für
KSB wichtige Anwendungen unter dem Unix-Betriebssystem einfach
nicht verfügbar sind.
Indes fällte IT-Infrastrukturchef Adalbert Gehl vor gut vier Jahren
eine andere weit reichende Entscheidung: Der Betrieb der IT wurde
als Outsourcing-Auftrag an Siemens Business Services (SBS)
vergeben. Damit einher ging das Konzept, bei Hardware, Software
und Betriebsprozessen konzernweite Standards zu setzen. Gehl
gelang es, die ehrgeizige Strategie bis heute schon zu gut 80 Prozent
umzusetzen. Von Einzelbereichen abgesehen gibt es mittlerweile
für jede gängige IT-Anforderung nur noch jeweils ein einziges
Produkt, das bei Bedarf zum Einsatz kommt. Hierzu entwickelte
KSB ein firmenweites Software-Portfolio. Zu diesem gehören beispielsweise
Microsoft Office, eine Reihe von KSB-spezifischen
Vertriebsapplikationen und eben auch PDFmailer.

Fachbereiche verlangten
nach PDF
Der erste Anstoß zu PDF kam indes gar
nicht aus der IT-Zentrale, sondern aus
den einzelnen Fachbereichen. Lange vor
dem Einsatz von PDFmailer erkannten
immer mehr Abteilungen die Vorteile
des PDF-Formats. Die Palette der PDF-
Dateien reichte von der Produktdokumentation
(Handbücher) über Vertriebsunterlagen
(Angebote, Kalkulationen)
bis hin zu Marketingmaterialien
(Broschüren). Zunächst bewilligte die
IT-Zentrale den Bereichen den Einsatz
der Software Adobe Acrobat zum Erstellen
von PDF-Dokumenten. Bald
stellte sich jedoch heraus, dass das
Leistungsspektrum von Acrobat den von
den meisten Mitarbeitern benötigten
Funktionsumfang bei weitem übersteigt.
Die Mehrzahl der Beschäftigten in
fast allen Abteilungen benötigt nämlich
in diesem Zusammenhang nur eine einzige
Funktion: aus beliebigen Anwendungen
heraus Dokumente im PDF-Format
erzeugen. Adobe Acrobat hat viel
mehr zu bieten – und überforderte damit
die meisten Mitarbeiter. Die Adobe-
Software erwies sich in der Praxis aufgrund
ihres ausufernden Funktionsumfangs
als viel zu kompliziert, um
lediglich PDF-Dokumente zu erstellen.
Zudem war es für KSB auf Dauer zu teuer,
alle Beschäftigten, die nur PDF erzeugen
wollen, mit einem Acrobat-Paket
auszustatten.
„Von den etwa 4.500 PC-Benutzern im
Unternehmen wollten plötzlich 30 Prozent
Adobe Acrobat haben”, erinnert
sich Adalbert Gehl: „Sobald eine Abteilung
Acrobat im Einsatz hatte, verlangte
die Nachbarabteilung, die davon
Wind bekommen hatte, ebenfalls nach
der Adobe-Software – ob sie nun wirklich
benötigt wurde oder nicht. Hätten
wir dem Bedarf nachgegeben, wären
www.gotomaxx.com
T. Holl und A. Gehl vor einer
historischen Pumpe von KSB
wir vermutlich bei über 4.000 Installationen
herausgekommen. Das hätte jeden
vernünftigen Kostenrahmen bei
weitem gesprengt.”
Gehl war schlauer – und sah sich nach
Alternativen um. Er schickte Thomas
Holl, in der IT-Zentrale von KSB für Software
zuständig, auf die Suche nach
PDF-Generatorprogrammen. Gesucht
wurde ein einfach zu bedienendes und
kostengünstiges Tool, mit dem man aus
jeder Anwendung heraus das PDF-Format
erzeugen kann. Holl verschaffte
sich zunächst einen umfassenden
Überblick über alle relevanten Produkte,
bevor er eine Vorauswahl für drei Programme
fällte. Diese drei PDF-Tools,
darunter PDFmailer, wurden von der IT-
Abteilung in der Praxis auf Herz und
Nieren getestet. Kriterien waren die Begrenzung
des Funktionsumfangs auf
das Erzeugen von PDF-Dateien, die einfache
Bedienung, die Integration mit
Lotus Notes, das Preis-/Leistungsverhältnis
und nicht zuletzt der Support
durch den Hersteller. „Einige Anbieter
schieden sehr rasch aus der Kandidatenliste
aus, weil einfach niemand den
Telefonhörer der Hotline-Nummer abhob
oder Anfragen per E-Mail unbeantwortet
blieben”, wundert sich Thomas
Holl noch heute über das Support-Verständnis
mancher Anbieter. Anders Gotomaxx:
PDFmailer erwies sich nicht nur
als das in Leistung und Preis richtige
Produkt, sondern auch der Support
funktioniert seit Anfang an zur vollsten
Zufriedenheit von KSB.
PDFmailer seit
Frühjahr 2002 im Einsatz
Im Frühjahr 2002 begann KSB mit der
ersten firmenweiten Installationsrunde
von PDFmailer. Die damalige Version erfüllte
bereits alle Anforderungen des
Pumpen- und Armaturen-Herstellers.
Ein Manko trat allerdings in der Praxis
auf: Die Software war darauf ausgelegt,
PDF-Dateien per E-Mail zu verschicken,
nicht einfach nur auf einer Festplatte
abzulegen. Das verursachte hin und
wieder Probleme, wenn die Mail-Datenbank
aufgrund einer Vielzahl von
E-Mails überquoll. Daher entschloss sich
IT-Leiter Adalbert Gehl zum Umstieg auf
die jüngste Version von PDFmailer, mit
der sich PDF-Dokumente auch ohne
E-Mail einfach nur speichern lassen. Die
Entscheidung ist gefällt, bis zum Herbst
2003 sollen alle 4.500 firmenweit eingesetzten
PCs standardmäßig mit der
neuen PDFmailer-Software ausgestattet
werden. Der Umstieg ist verknüpft mit
der Aufrüstung auf Windows XP.
Während allerdings nur ausgewählte
PCs auf XP umgestellt werden, erhalten
ausnahmslos alle Rechner PDFmailer.
Acrobat ist nach wie vor bei KSB im Einsatz
– aber nur an ca. 150 Arbeitsplätzen,
an denen die Adobe-Software
aufgrund ihres großen Leistungsumfangs
tatsächlich benötigt wird. Dazu
gehören beispielsweise die Marketingabteilung
und die technische Dokumentation.
In Zukunft will IT-Leiter Adalbert
Gehl beim „Finetuning” noch nachbessern:
Wer die Leistungsbreite von Acrobat
nicht benötigt, soll stattdessen mit
PDFmailer arbeiten.

Seit PDFmailer auf allen PCs installiert
ist, hat die Nutzung des PDF-Format bei
KSB rapide zugenommen. „Man kann
sagen, dass PDF erst mit PDFmailer zu
einem firmenweiten Standard bei KSB
wurde”, erklärt Adalbert Gehl. Diese
Entwicklung kommt dem europäischen
IT-Infrastrukturchef sehr gelegen, der
schon seit Jahren soweit wie möglicht
auf Standards setzt, um die Effizienz in
der IT zu erhöhen und die Kosten im
Zaum zu halten.
Bei KSB haben Innovationen
eine lange Tradition
KSB wurde im Jahre 1871 von Johannes
Klein, Friedrich Schanzlin und August
Becker gegründet. Der Firmenname KSB
leitet sich aus den Anfangsbuchstaben
der Nachnamen der drei Gründer her.
Seit 1895 ist das Unternehmen an der
Börse notiert. Heute ist die KSB AG ein
weltweit führender Hersteller von Pumpen
und Armaturen sowie Komplettlösungen
für den Transport von Flüssigkeiten.
In Europa ist KSB die Nummer 1
in seinem Markt. Die knapp 12.000 Beschäftigten
des Konzerns erwirtschafteten
im Geschäftsjahr 2002 rund
1,2 Mrd Euro Umsatz und 26 Mio Euro
Gewinn. Das Unternehmen ist mit mehr
als 80 Fertigungsstätten, Vertriebsniederlassungen
und Servicezentralen
rund um den Globus präsent. Mit einem
breiten Produktspektrum und umfassenden
Dienstleistungen adressiert KSB
die Märkte für Gebäudetechnik, Industrie-
und Verfahrenstechnik, Wasserund
Abwassertechnik, Energietechnik
und Mining. Zu den Kunden gehören
Anlagenbauer, Kraftwerksbetreiber,
Industriefirmen, Wasserversorger und
Entsorgungsbetriebe einschließlich
Kommunen, Ausrüster und Betreiber im
Bergbau sowie Installateure und der
Großhandel. Die Produkte von KSB arbeiten
unter anderem in Hotels, Banken,
Sportstadien, Flughäfen, Industrieanla-
www.gotomaxx.com
W IRTSCHAFTLICHKEIT · SICHERHEIT · SERVICE
gen, Trinkwassergewinnungssystemen,
Kläranlagen und Kraftwerken. KSB liefert
nicht nur einzelne Komponenten,
sondern übernimmt bei Bedarf auch die
hydraulische und elektrotechnische
Komplettausrüstung von Anlagen einschließlich
Systemengineering und kümmert
sich auf Wunsch auch um den Betrieb
und die Wartung. KSB versteht sich
seit der Firmengründung als ein Technologieführer
– auf den Kerngebieten
Pumpen und Armaturen, aber auch beim
Einsatz von Informationstechnologie
wie die Nutzung der Software PDFmailer
von Gotomaxx beispielhaft zeigt.
PDFmailer:
PDF auf die einfache Art
Die Software PDFmailer von Gotomaxx
ermöglicht es, mit jedem Anwendungsprogramm
Dokumente direkt im PDF-
Format zu erstellen und beispielsweise
per E-Mail zu versenden. Im Unterschied
zum herkömmlichen E-Mail
bleibt bei PDFmailer das Aussehen eines
Schriftstückes bei der elektronischen
Übermittlung genauso erhalten,
wie es auf Papier gedruckt beim Empfänger
ankäme. Dank unverändertem
Layout ist PDFmailer auch für die Zustellung
von Dokumenten geeignet, bei
denen es auf das Aussehen ankommt –
vom Angebote bis zum Auftragsformular.
Auch Bilder und Grafiken werden
wie beim Papierausdruck an den richtigen
Positionen korrekt dargestellt. Farben,
die beim Ausdrucken verloren
gehen, wenn man keinen Farbdrucker
einsetzt, erreichen den Empfänger unverfälscht.
Die Installation und Nutzung von PDFmailer
ist denkbar einfach. Das Programm
wird wie ein Druckertreiber installiert.
Es funktioniert ebenso einfach:
Beim Ausdrucken wählt man statt eines
Druckers einfach PDFmailer und schon
wird das PDF-Dokument erzeugt.
Alte Bundensstraße 10/16 · 76846 Hauenstein · Telefon (06392) 995230
Nutznießer von PDFmailer sind vor
allem Firmen, die mit geringem Aufwand
den Versand von Geschäftsdokumenten
vom Postweg auf die elektronische
Verteilung umstellen können. Da
das Layout erhalten bleibt, erreichen
Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen
und die weitere Geschäftskorrespondenz
den Empfänger
„wie gedruckt”, nur viel schneller und
kostengünstiger. Nach Erfahrungen von
Gotomaxx-Anwendern lassen sich die
Versandkosten durch die Umstellung
von herkömmlicher Post auf E-Mail in
etwa halbieren. Hinzu kommt: Der elektronische
Versand als PDF ist deutlich
sicherer als in den Ursprungsformaten
wie beispielsweise Word oder Excel. Bei
den Originalformaten kann man nämlich
nie sicher sein, ob nicht noch ein
Makrobefehl oder eine Formel versehentlich
den Empfänger erreicht, die
man lieber für sich behalten will. Durch
die Umwandlung in PDF werden solche
potenziellen Sicherheitslücken geschlossen,
weil Makros, Formeln & Co.
bei der Konvertierung weggenommen
werden.
KSB hat sich mit PDFmailer
für eine Standardsoftware
entschieden.
PDFmailer ist mehr als
eine Million Mal im Einsatz.