Pumpen-Weltmarktführer KSB setzt auf PDFmailer im Konzern
Pumpen-Weltmarktführer KSB setzt auf PDFmailer im Konzern
Pumpen-Weltmarktführer KSB setzt auf PDFmailer im Konzern
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SoftENGINE.<br />
Die <strong>KSB</strong> AG, einer der<br />
weltweit größten<br />
Hersteller vom <strong>Pumpen</strong><br />
und Armaturen, <strong>setzt</strong> in<br />
der IT unter anderem das<br />
Portable Document Format<br />
(PDF) von Adobe Systems<br />
konzernweit ein.<br />
Eine Schlüsselrolle spielt<br />
dabei die PDF-Software<br />
<strong>PDFmailer</strong> der<br />
Gotomaxx Software GmbH.<br />
Firmengebäude<br />
in Frankenthal<br />
maxx PDFMAILER<br />
<strong>Pumpen</strong>-<strong>Weltmarktführer</strong> <strong>KSB</strong><br />
<strong>setzt</strong> <strong>auf</strong> <strong>PDFmailer</strong> <strong>im</strong> <strong>Konzern</strong><br />
Der exakt fokussierte Funktionsumfang von <strong>PDFmailer</strong> <strong>auf</strong> die Erzeugung<br />
von PDF-Dokumenten aus jeder Anwendung heraus und<br />
das damit verbundene gut Kosten-/Nutzenverhältnis haben <strong>KSB</strong><br />
den breitflächigen Einsatz von PDF ermöglicht. „Wir haben mit<br />
<strong>PDFmailer</strong> das richtige Produkt gefunden, um die Vorteile des Adobe-Formats<br />
<strong>im</strong> ganzen <strong>Konzern</strong> nutzen zu können”, sind sich Adalbert<br />
Béla Gehl, Leiter der europäischen Zentralabteilung für IT-Instruktur<br />
bei <strong>KSB</strong>, und sein Kollege Thomas Michael Holl, in Gehls<br />
Abteilung für den Bereich Software zuständig, einig.<br />
Mit Produktionswerken in Deutschland und Frankreich sowie<br />
Vertriebsniederlassungen in ganz Europa trägt Adalbert Gehl die<br />
Verantwortung für ein weit verzweigtes Netzwerk. Rund 4.500<br />
PC-Arbeitsplätze sind per Local Area Network (LAN) und Wide<br />
Area Network (WAN) miteinander vernetzt. Als Betriebssystem<br />
kommt durchweg Windows zum Einsatz. Der Umstieg <strong>auf</strong> Linux<br />
wurde geprüft – und als unpraktikabel verworfen, weil viele für<br />
<strong>KSB</strong> wichtige Anwendungen unter dem Unix-Betriebssystem einfach<br />
nicht verfügbar sind.<br />
Indes fällte IT-Infrastrukturchef Adalbert Gehl vor gut vier Jahren<br />
eine andere weit reichende Entscheidung: Der Betrieb der IT wurde<br />
als Outsourcing-Auftrag an Siemens Business Services (SBS)<br />
vergeben. Damit einher ging das Konzept, bei Hardware, Software<br />
und Betriebsprozessen konzernweite Standards zu setzen. Gehl<br />
gelang es, die ehrgeizige Strategie bis heute schon zu gut 80 Prozent<br />
umzusetzen. Von Einzelbereichen abgesehen gibt es mittlerweile<br />
für jede gängige IT-Anforderung nur noch jeweils ein einziges<br />
Produkt, das bei Bedarf zum Einsatz kommt. Hierzu entwickelte<br />
<strong>KSB</strong> ein firmenweites Software-Portfolio. Zu diesem gehören beispielsweise<br />
Microsoft Office, eine Reihe von <strong>KSB</strong>-spezifischen<br />
Vertriebsapplikationen und eben auch <strong>PDFmailer</strong>.
Fachbereiche verlangten<br />
nach PDF<br />
Der erste Anstoß zu PDF kam indes gar<br />
nicht aus der IT-Zentrale, sondern aus<br />
den einzelnen Fachbereichen. Lange vor<br />
dem Einsatz von <strong>PDFmailer</strong> erkannten<br />
<strong>im</strong>mer mehr Abteilungen die Vorteile<br />
des PDF-Formats. Die Palette der PDF-<br />
Dateien reichte von der Produktdokumentation<br />
(Handbücher) über Vertriebsunterlagen<br />
(Angebote, Kalkulationen)<br />
bis hin zu Marketingmaterialien<br />
(Broschüren). Zunächst bewilligte die<br />
IT-Zentrale den Bereichen den Einsatz<br />
der Software Adobe Acrobat zum Erstellen<br />
von PDF-Dokumenten. Bald<br />
stellte sich jedoch heraus, dass das<br />
Leistungsspektrum von Acrobat den von<br />
den meisten Mitarbeitern benötigten<br />
Funktionsumfang bei weitem übersteigt.<br />
Die Mehrzahl der Beschäftigten in<br />
fast allen Abteilungen benötigt nämlich<br />
in diesem Zusammenhang nur eine einzige<br />
Funktion: aus beliebigen Anwendungen<br />
heraus Dokumente <strong>im</strong> PDF-Format<br />
erzeugen. Adobe Acrobat hat viel<br />
mehr zu bieten – und überforderte damit<br />
die meisten Mitarbeiter. Die Adobe-<br />
Software erwies sich in der Praxis <strong>auf</strong>grund<br />
ihres ausufernden Funktionsumfangs<br />
als viel zu kompliziert, um<br />
lediglich PDF-Dokumente zu erstellen.<br />
Zudem war es für <strong>KSB</strong> <strong>auf</strong> Dauer zu teuer,<br />
alle Beschäftigten, die nur PDF erzeugen<br />
wollen, mit einem Acrobat-Paket<br />
auszustatten.<br />
„Von den etwa 4.500 PC-Benutzern <strong>im</strong><br />
Unternehmen wollten plötzlich 30 Prozent<br />
Adobe Acrobat haben”, erinnert<br />
sich Adalbert Gehl: „Sobald eine Abteilung<br />
Acrobat <strong>im</strong> Einsatz hatte, verlangte<br />
die Nachbarabteilung, die davon<br />
Wind bekommen hatte, ebenfalls nach<br />
der Adobe-Software – ob sie nun wirklich<br />
benötigt wurde oder nicht. Hätten<br />
wir dem Bedarf nachgegeben, wären<br />
www.gotomaxx.com<br />
T. Holl und A. Gehl vor einer<br />
historischen Pumpe von <strong>KSB</strong><br />
wir vermutlich bei über 4.000 Installationen<br />
herausgekommen. Das hätte jeden<br />
vernünftigen Kostenrahmen bei<br />
weitem gesprengt.”<br />
Gehl war schlauer – und sah sich nach<br />
Alternativen um. Er schickte Thomas<br />
Holl, in der IT-Zentrale von <strong>KSB</strong> für Software<br />
zuständig, <strong>auf</strong> die Suche nach<br />
PDF-Generatorprogrammen. Gesucht<br />
wurde ein einfach zu bedienendes und<br />
kostengünstiges Tool, mit dem man aus<br />
jeder Anwendung heraus das PDF-Format<br />
erzeugen kann. Holl verschaffte<br />
sich zunächst einen umfassenden<br />
Überblick über alle relevanten Produkte,<br />
bevor er eine Vorauswahl für drei Programme<br />
fällte. Diese drei PDF-Tools,<br />
darunter <strong>PDFmailer</strong>, wurden von der IT-<br />
Abteilung in der Praxis <strong>auf</strong> Herz und<br />
Nieren getestet. Kriterien waren die Begrenzung<br />
des Funktionsumfangs <strong>auf</strong><br />
das Erzeugen von PDF-Dateien, die einfache<br />
Bedienung, die Integration mit<br />
Lotus Notes, das Preis-/Leistungsverhältnis<br />
und nicht zuletzt der Support<br />
durch den Hersteller. „Einige Anbieter<br />
schieden sehr rasch aus der Kandidatenliste<br />
aus, weil einfach niemand den<br />
Telefonhörer der Hotline-Nummer abhob<br />
oder Anfragen per E-Mail unbeantwortet<br />
blieben”, wundert sich Thomas<br />
Holl noch heute über das Support-Verständnis<br />
mancher Anbieter. Anders Gotomaxx:<br />
<strong>PDFmailer</strong> erwies sich nicht nur<br />
als das in Leistung und Preis richtige<br />
Produkt, sondern auch der Support<br />
funktioniert seit Anfang an zur vollsten<br />
Zufriedenheit von <strong>KSB</strong>.<br />
<strong>PDFmailer</strong> seit<br />
Frühjahr 2002 <strong>im</strong> Einsatz<br />
Im Frühjahr 2002 begann <strong>KSB</strong> mit der<br />
ersten firmenweiten Installationsrunde<br />
von <strong>PDFmailer</strong>. Die damalige Version erfüllte<br />
bereits alle Anforderungen des<br />
<strong>Pumpen</strong>- und Armaturen-Herstellers.<br />
Ein Manko trat allerdings in der Praxis<br />
<strong>auf</strong>: Die Software war dar<strong>auf</strong> ausgelegt,<br />
PDF-Dateien per E-Mail zu verschicken,<br />
nicht einfach nur <strong>auf</strong> einer Festplatte<br />
abzulegen. Das verursachte hin und<br />
wieder Probleme, wenn die Mail-Datenbank<br />
<strong>auf</strong>grund einer Vielzahl von<br />
E-Mails überquoll. Daher entschloss sich<br />
IT-Leiter Adalbert Gehl zum Umstieg <strong>auf</strong><br />
die jüngste Version von <strong>PDFmailer</strong>, mit<br />
der sich PDF-Dokumente auch ohne<br />
E-Mail einfach nur speichern lassen. Die<br />
Entscheidung ist gefällt, bis zum Herbst<br />
2003 sollen alle 4.500 firmenweit einge<strong>setzt</strong>en<br />
PCs standardmäßig mit der<br />
neuen <strong>PDFmailer</strong>-Software ausgestattet<br />
werden. Der Umstieg ist verknüpft mit<br />
der Aufrüstung <strong>auf</strong> Windows XP.<br />
Während allerdings nur ausgewählte<br />
PCs <strong>auf</strong> XP umgestellt werden, erhalten<br />
ausnahmslos alle Rechner <strong>PDFmailer</strong>.<br />
Acrobat ist nach wie vor bei <strong>KSB</strong> <strong>im</strong> Einsatz<br />
– aber nur an ca. 150 Arbeitsplätzen,<br />
an denen die Adobe-Software<br />
<strong>auf</strong>grund ihres großen Leistungsumfangs<br />
tatsächlich benötigt wird. Dazu<br />
gehören beispielsweise die Marketingabteilung<br />
und die technische Dokumentation.<br />
In Zukunft will IT-Leiter Adalbert<br />
Gehl be<strong>im</strong> „Finetuning” noch nachbessern:<br />
Wer die Leistungsbreite von Acrobat<br />
nicht benötigt, soll stattdessen mit<br />
<strong>PDFmailer</strong> arbeiten.
Seit <strong>PDFmailer</strong> <strong>auf</strong> allen PCs installiert<br />
ist, hat die Nutzung des PDF-Format bei<br />
<strong>KSB</strong> rapide zugenommen. „Man kann<br />
sagen, dass PDF erst mit <strong>PDFmailer</strong> zu<br />
einem firmenweiten Standard bei <strong>KSB</strong><br />
wurde”, erklärt Adalbert Gehl. Diese<br />
Entwicklung kommt dem europäischen<br />
IT-Infrastrukturchef sehr gelegen, der<br />
schon seit Jahren soweit wie möglicht<br />
<strong>auf</strong> Standards <strong>setzt</strong>, um die Effizienz in<br />
der IT zu erhöhen und die Kosten <strong>im</strong><br />
Zaum zu halten.<br />
Bei <strong>KSB</strong> haben Innovationen<br />
eine lange Tradition<br />
<strong>KSB</strong> wurde <strong>im</strong> Jahre 1871 von Johannes<br />
Klein, Friedrich Schanzlin und August<br />
Becker gegründet. Der Firmenname <strong>KSB</strong><br />
leitet sich aus den Anfangsbuchstaben<br />
der Nachnamen der drei Gründer her.<br />
Seit 1895 ist das Unternehmen an der<br />
Börse notiert. Heute ist die <strong>KSB</strong> AG ein<br />
weltweit führender Hersteller von <strong>Pumpen</strong><br />
und Armaturen sowie Komplettlösungen<br />
für den Transport von Flüssigkeiten.<br />
In Europa ist <strong>KSB</strong> die Nummer 1<br />
in seinem Markt. Die knapp 12.000 Beschäftigten<br />
des <strong>Konzern</strong>s erwirtschafteten<br />
<strong>im</strong> Geschäftsjahr 2002 rund<br />
1,2 Mrd Euro Umsatz und 26 Mio Euro<br />
Gewinn. Das Unternehmen ist mit mehr<br />
als 80 Fertigungsstätten, Vertriebsniederlassungen<br />
und Servicezentralen<br />
rund um den Globus präsent. Mit einem<br />
breiten Produktspektrum und umfassenden<br />
Dienstleistungen adressiert <strong>KSB</strong><br />
die Märkte für Gebäudetechnik, Industrie-<br />
und Verfahrenstechnik, Wasserund<br />
Abwassertechnik, Energietechnik<br />
und Mining. Zu den Kunden gehören<br />
Anlagenbauer, Kraftwerksbetreiber,<br />
Industriefirmen, Wasserversorger und<br />
Entsorgungsbetriebe einschließlich<br />
Kommunen, Ausrüster und Betreiber <strong>im</strong><br />
Bergbau sowie Installateure und der<br />
Großhandel. Die Produkte von <strong>KSB</strong> arbeiten<br />
unter anderem in Hotels, Banken,<br />
Sportstadien, Flughäfen, Industrieanla-<br />
www.gotomaxx.com<br />
W IRTSCHAFTLICHKEIT · SICHERHEIT · SERVICE<br />
gen, Trinkwassergewinnungssystemen,<br />
Kläranlagen und Kraftwerken. <strong>KSB</strong> liefert<br />
nicht nur einzelne Komponenten,<br />
sondern übern<strong>im</strong>mt bei Bedarf auch die<br />
hydraulische und elektrotechnische<br />
Komplettausrüstung von Anlagen einschließlich<br />
Systemengineering und kümmert<br />
sich <strong>auf</strong> Wunsch auch um den Betrieb<br />
und die Wartung. <strong>KSB</strong> versteht sich<br />
seit der Firmengründung als ein Technologieführer<br />
– <strong>auf</strong> den Kerngebieten<br />
<strong>Pumpen</strong> und Armaturen, aber auch be<strong>im</strong><br />
Einsatz von Informationstechnologie<br />
wie die Nutzung der Software <strong>PDFmailer</strong><br />
von Gotomaxx beispielhaft zeigt.<br />
<strong>PDFmailer</strong>:<br />
PDF <strong>auf</strong> die einfache Art<br />
Die Software <strong>PDFmailer</strong> von Gotomaxx<br />
ermöglicht es, mit jedem Anwendungsprogramm<br />
Dokumente direkt <strong>im</strong> PDF-<br />
Format zu erstellen und beispielsweise<br />
per E-Mail zu versenden. Im Unterschied<br />
zum herkömmlichen E-Mail<br />
bleibt bei <strong>PDFmailer</strong> das Aussehen eines<br />
Schriftstückes bei der elektronischen<br />
Übermittlung genauso erhalten,<br />
wie es <strong>auf</strong> Papier gedruckt be<strong>im</strong> Empfänger<br />
ankäme. Dank unverändertem<br />
Layout ist <strong>PDFmailer</strong> auch für die Zustellung<br />
von Dokumenten geeignet, bei<br />
denen es <strong>auf</strong> das Aussehen ankommt –<br />
vom Angebote bis zum Auftragsformular.<br />
Auch Bilder und Grafiken werden<br />
wie be<strong>im</strong> Papierausdruck an den richtigen<br />
Positionen korrekt dargestellt. Farben,<br />
die be<strong>im</strong> Ausdrucken verloren<br />
gehen, wenn man keinen Farbdrucker<br />
ein<strong>setzt</strong>, erreichen den Empfänger unverfälscht.<br />
Die Installation und Nutzung von <strong>PDFmailer</strong><br />
ist denkbar einfach. Das Programm<br />
wird wie ein Druckertreiber installiert.<br />
Es funktioniert ebenso einfach:<br />
Be<strong>im</strong> Ausdrucken wählt man statt eines<br />
Druckers einfach <strong>PDFmailer</strong> und schon<br />
wird das PDF-Dokument erzeugt.<br />
Alte Bundensstraße 10/16 · 76846 Hauenstein · Telefon (06392) 995230<br />
Nutznießer von <strong>PDFmailer</strong> sind vor<br />
allem Firmen, die mit geringem Aufwand<br />
den Versand von Geschäftsdokumenten<br />
vom Postweg <strong>auf</strong> die elektronische<br />
Verteilung umstellen können. Da<br />
das Layout erhalten bleibt, erreichen<br />
Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen<br />
und die weitere Geschäftskorrespondenz<br />
den Empfänger<br />
„wie gedruckt”, nur viel schneller und<br />
kostengünstiger. Nach Erfahrungen von<br />
Gotomaxx-Anwendern lassen sich die<br />
Versandkosten durch die Umstellung<br />
von herkömmlicher Post <strong>auf</strong> E-Mail in<br />
etwa halbieren. Hinzu kommt: Der elektronische<br />
Versand als PDF ist deutlich<br />
sicherer als in den Ursprungsformaten<br />
wie beispielsweise Word oder Excel. Bei<br />
den Originalformaten kann man nämlich<br />
nie sicher sein, ob nicht noch ein<br />
Makrobefehl oder eine Formel versehentlich<br />
den Empfänger erreicht, die<br />
man lieber für sich behalten will. Durch<br />
die Umwandlung in PDF werden solche<br />
potenziellen Sicherheitslücken geschlossen,<br />
weil Makros, Formeln & Co.<br />
bei der Konvertierung weggenommen<br />
werden.<br />
<strong>KSB</strong> hat sich mit <strong>PDFmailer</strong><br />
für eine Standardsoftware<br />
entschieden.<br />
<strong>PDFmailer</strong> ist mehr als<br />
eine Million Mal <strong>im</strong> Einsatz.