Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch - LIPINSKI TELEKOM GmbH

Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch 

SPEECH DESIGN GmbH 

Industriestraße 1 

D-82110 Germering 

Germany 

Tel. 089 / 89458 - 0 

Fax 089 / 89458 - 359 

www.speech-design.de 

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12.09.00 

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(sj-bz-df) 

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SPEECH DESIGN - INFORMATIONEN UND HILFESTELLUNGEN 

Vielen Dank für Ihr Vertrauen und den Kauf eines SPEECH DESIGN Produktes. Zusammen mit dem 

vorliegenden Produkt erhalten Sie einige Unterstützungsdienste bzw. Hilfestellungen. Unsere externen 

Partner, sowie unser internes Team helfen Ihnen gerne bei der Realisierung eines telefonischen Erscheinungsbildes 

der Extraklasse - schnell und professionell. 

Unterstützung vor Ort 

Ihre Ansprechpartner vor Ort (Telefonanlagenhersteller, Telefonfachhändler) erhalten laufend von 

SPEECH DESIGN die neuesten Informationen zu Produkten und Dienstleistungen. Wenn Sie Hilfe 

benötigen, wenden Sie sich bitte zunächst an Ihren Lieferanten. 

SPEECH DESIGN Hotline 

Selbstverständlich können Sie sich mit Ihren Fragen direkt an SPEECH DESIGN in Germering wenden: 

089 / 89458 - 140 

Die Hotline ist von Montag bis Donnerstag von 08:00 Uhr bis 17:30 Uhr und Freitags von 08:00 Uhr bis 

17:00 Uhr erreichbar. Außerhalb dieser Geschäftszeit oder im Besetztfall, steht Ihnen die 

SPEECH DESIGN Helpbox zur Verfügung, die zuverlässig abgehört wird. Hinterlassen Sie dort Ihren 

Namen, Ihre Rufnummer sowie Ihren Rückrufwunsch - Sie werden umgehend zurückgerufen! 

SPEECH DESIGN im Internet 

Einen Überblick über alle Produkte und Anwendungen finden Sie unter: 

www.speech-design.de 

Per Mausklick können Sie von dort aus Informationen zu allen SPEECH DESIGN Produkten anfordern.


INHALTSVERZEICHNIS 

1 SO ARBEITEN SIE MIT DIESEM HANDBUCH ........................................... 5 

2 HINWEISE ZUR GERÄTESICHERHEIT ...................................................... 7 

3 WAS IST TELESERVER MEMO PRO? ......................................................... 9 

3.1 Kurze Einführung .............................................................................................................9 

3.2 Überblick über die Funktionen ...................................................................................10 

3.2.1 Funktionen am Vermittlungsplatz (Telefonzentrale) ..................................................... 10 

3.2.2 Zusatzfunktion Wartemusik- und Informationseinspielung (optional) ............................. 11 

3.2.3 Funktionen am einzelnen Arbeitsplatz (Nebenstelle) ................................................... 12 

3.3 Ausstattungsmerkmale und Erweiterungsoptionen .................................................14 

4 DIE BEDIENUNG AM VERMITTLUNGSPLATZ......................................... 15 

4.1 Erste Berührung mit dem Touchscreen .....................................................................15 

4.2 Datum und Uhrzeit einstellen ......................................................................................17 

4.3 Das Menü ' ZENTRALE '.............................................................................................19 

4.3.1 Ansagetexte hören und aufnehmen (Tag-, Mittag-, Nacht- und ....................................... 

Sonderansagen) ........................................................................................................ 20 

4.3.2 Ansagewechsel (manuell und automatisch) ................................................................ 25 

4.3.3 Vermittlungsziele überprüfen und ändern .................................................................... 33 

4.3.4 Nachrichtenaufzeichnung überprüfen und ändern........................................................ 38 

4.4 Das Menü ' WARTEMUSIK '........................................................................................40 

4.4.1 Eigene Musiktitel und Ansagen aufnehmen................................................................. 41 

4.4.2 Ein eigenes Warteprogramm zusammenstellen.......................................................... 45 

4.5 Das Menü ' VOICE MAIL ' ............................................................................................49 

4.5.1 Mailboxen einrichten, verwalten und löschen............................................................... 49 

4.5.2 Mailboxenstatistik anzeigen........................................................................................ 54 

4.5.3 Systemauslastung analysieren................................................................................... 57 

5 BEDIENUNG DURCH DEN EINZELNEN MAILBOX-NUTZER................ 59 

5.1 Mailbox einrichten ........................................................................................................61 

5.2 Persönlichen Begrüßungstext aufnehmen ................................................................63 

5.3 Nachrichten anhören / löschen / weiterleiten ...........................................................65 

5.4 Interne Mitteilungen versenden ..................................................................................67 

5.5 Privatmitteilung aufsprechen / anhören ....................................................................68 

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5.6 Nachrichtenaufzeichnung ein-/ausschalten .............................................................70 

5.7 Benachrichtigungsruf aktivieren / deaktivieren .......................................................71 

5.8 Vertreterfunktion aktivieren / deaktivieren ...............................................................73 

5.9 Codenummer für Fernabfrage ändern .......................................................................74 

5.10 Benutzersprache einstellen ........................................................................................75 

6 INSTALLATION DURCH DEN SERVICETECHNIKER ............................. 76 

6.1 Lieferumfang ..................................................................................................................76 

6.2 Allgemeine Systemvoraussetzungen ........................................................................77 

6.3 Anschaltung an die TK-Anlage ...................................................................................79 

6.3.1 Installation der Module ............................................................................................... 79 

6.3.2 Installation der analogen Ports ................................................................................... 81 

6.3.3 Installation der V.24-Schnittstelle (COM 2) ................................................................... 81 

6.3.4 Installation des Wartemusik-Ports ............................................................................... 82 

6.4 Das Menü ' TECHNIK '.................................................................................................83 

6.4.1 Inbetriebnahme des Teleserver Memo Pro ................................................................ 83 

6.4.2 Ändern von Standardeinstellungen ............................................................................. 87 

6.5 Nach der Installation ....................................................................................................90 

7 TECHNISCHE DATEN.................................................................................... 91 

8 ANHANG........................................................................................................... 93 

8.1 Ansagebeispiele ..........................................................................................................93 

8.2 Liste zum Eintrag firmenspezifischer Ansagen und Vermittlungsziele .................95 

8.3 Liste der mitgelieferten gebührenfreien Musiktitel ..................................................97 

8.4 Informationen zum Urheberschutz ..............................................................................98 

8.5 Kontaktaufnahme mit ProEmotion ..............................................................................99 

8.6 Faxanforderung für weitere Kurzbedienkarten ...................................................... 100


1 SO ARBEITEN SIE MIT DIESEM HANDBUCH 

Dieses Handbuch wendet sich an Endanwender (Mitarbeiter in der Organisation), Einsatzverantwortliche 

(Geschäftsführer, Systemadministratoren, EDV- oder Organisationsleiter, etc.) sowie Telefontechniker, 

die das System an die TK-Anlage anschalten. 

a) An Sie, die zukünftigen Benutzer 

Das Handbuch informiert Sie, egal ob Sie am Vermittlungsplatz direkt tätig sind, in einem Telefonteam, 

z.B. einer Hotline arbeiten oder über Ihre Nebenstelle als Benutzer teilnehmen. Zum schnellen 

Einstieg dient die Kurzeinweisung " Erste Schritte mit Teleserver Memo Pro ", an die auch eine 

Kurzbedienkarte angeheftet ist. 

b) An Sie, die Systemverantwortlichen in der Organisation 

Mit Sicherheit sind Sie die erste Anlaufstation für die Anwender in Ihrer Organisation. Sie haben also 

großen Einfluß auf die rasche Akzeptanz des Systems und den sicheren Umgang mit ihm. 

Bitte sorgen Sie für die sorgfältige und schnelle Verteilung der Kurzeinweisungen in Ihrem Hause. 

Sollten Sie mehr als einhundert Anwender betreuen, so fordern Sie weitere Kurzeinweisungen bei 

SPEECH DESIGN an (siehe Faxanforderung im Anhang) oder drucken Sie diese von beiliegender 

CD-ROM aus. Auf dieser CD-ROM ist das Systemhandbuch in elektronischer Form als pdf.Datei 

enthalten. 

Um sich anfänglich mit Teleserver Memo Pro vertraut zu machen, ist es sinnvoll, den Bedienungsteil 

des Systemhandbuches einmal komplett durchzulesen. Nachdem Sie schon einige praktische 

Erfahrungen mit der Bedienung gesammelt haben, können Sie das Handbuch als Nachschlagewerk 

für spezielle Informationen verwenden. 

c) An Sie, die Telefon- und Systemtechniker 

Bitte geben Sie Ihrem Ansprechpartner in der Organisation eine kurze Einweisung in das System und 

übergeben Sie die gesamte Dokumentation, bevor Sie die Organisation wieder verlassen. 

Mit dem Teleserver Memo Pro sind vielfältigste Anwendungen und kundenspezifische Einstellungen 

möglich. Deshalb ist es ratsam, vor der Erstinstallation das gesamte Systemhandbuch einmal 

durchzulesen. Widmen Sie Insbesondere dem Installationsteil große Aufmerksamkeit. Eine sehr 

detaillierte Hilfestellung bietet Ihnen die beiliegende Anschaltanweisung, die TK-anlagenspezifische 

Informationen gibt. Sollten Sie während der Installation Fragen haben, die Sie mit Hilfe beiliegender 

Dokumentation nicht klären können, so wenden Sie sich bitte an die SPEECH DESIGN Hotline. 

Unser Tip: 

Plazieren Sie dieses Handbuch dort, wo Sie Teleserver Memo Pro aufstellen. In der 

Regel ist dies der Vermittlungsplatz bzw. die Telefonzentrale. 

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Allgemein: 

Mit ACHTUNG: sind in diesem Handbuch besonders wichtige Informationen gekennzeichnet. Ihre 

Beachtung beugt dem unwiederbringlichen Verlust von Daten oder Konfigurationen vor. 

Unter HINWEIS: finden Sie Information, die das Installieren von und das Arbeiten mit Teleserver 

Memo Pro erleichtern. 

Weitere Tips und Informationen finden Sie in den Hilfedateien der einzelnen Menüs und 

Displayansichten. 

Unser Tip: 

Vertrauen Sie einfach den Aufforderungen von Teleserver Memo Pro. Das System ist 

sprachgeführt und damit selbsterklärend. Beiliegende Kurzeinweisung " Erste Schritte mit 

Teleserver Memo Pro " und die angeheftete Kurzbedienkarte unterstützen den schnellen 

Einstieg zusätzlich.


2 HINWEISE ZUR GERÄTESICHERHEIT 

Teleserver Memo Pro ist ein modular erweiterbares Telefonzusatzsystem und nur als solches einzusetzen. 

Bei anderer Verwendung oder bei eigenmächtigen Änderungen am Gerät verliert es seine Betriebserlaubnis. 

Das System wurde mit großer Sorgfalt hergestellt und geprüft. Dennoch wird dort, wo bei Fehlfunktionen 

Schäden und Folgeschäden auftreten können, ein Einsatz nicht empfohlen. Der Hersteller haftet nicht 

über den Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen hinaus. 

Bitte beachten Sie folgende Warnhinweise: 

Setzen Sie das System nicht unmittelbar der Wärme aus (Sonneneinstrahlung, Heizkörper). 

Der Kontakt mit Wasser und Chemikalien ist ebenso zu verhindern, wie starke Erschütterungen. 

Andernfalls kann es zur Zerstörung des Systems kommen. 

Die Gehäuse dürfen nur von einem geschulten Service-Techniker geöffnet werden. 

Vor jedem Öffnen ist der Netzstecker zu ziehen. 

ACHTUNG: 

Bei Nichteinhaltung besteht Lebensgefahr! 

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Verwenden Sie nur das mitgelieferte Netzteil! 

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Die Steckdose muß nahe der Einrichtung angebracht und leicht zugänglich sein. 

An den Line-Eingang sowie an die MOH-Schnittstelle dürfen nur Geräte angeschlossen werden, die die 

Anforderungen an "SELV" nach EN 60950 erfüllen! 

Sicherheitsnormen und Zulassungen 

Teleserver Memo Pro erfüllt die Sicherheitsbestimmungen EN60950, EN41003. 

Teleserver Memo Pro ist für den Anschluß an das öffentliche Telekommunikationsnetz geeignet. 

Vorgesehen ist das Gerät für den Betrieb an analogen Nebenstellenanschlüssen einer Telefonanlage. 

Es werden Um- und Weiterleitungsfunktionen verwendet, die in öffentlichen Netzen üblicherweise nicht 

zur Verfügung stehen. Ohne diese Funktionen ist nur ein eingeschränkter Betrieb möglich!


3 WAS IST TELESERVER MEMO PRO? 

3.1 Kurze Einführung 

Teleserver Memo Pro basiert auf SPEECH DESIGNS neuester Ansage- und Voice Mail Technologie. Es 

dient als Basis professioneller Anruferbetreuung, ist leicht erweiterbar, komfortabel und vielseitig. 

Ob an der Telefonzentrale oder am einzelnen Arbeitsplatz, ob an der telefonischen Bestellannahme oder 

der technischen Hotline - Der Teleserver bietet immer die richtige Lösung für ein telefonisches Erscheinungsbild 

der Spitzenklasse. 

Durch die Verwendung verschiedener Einsteckmodule und der Möglichkeit, Software über ein integriertes 

CD-ROM-Laufwerk zu laden, paßt sich Teleserver Memo Pro rasch an jedes Kommunikationserfordernis 

an. Dank seines Plattformcharakters wächst das System mit einem Unternehmen und seinen Herausforderungen 

mit und bietet ein Höchstmaß an FlexibiIität und Investitionssicherheit. 

Bewährte Touchscreen-Technologie machen die Bedienung von Teleserver Memo Pro spielend einfach: Ein 

leichter Fingerdruck auf die entsprechenden Bildschirmsymbole reicht aus, um die gewünschten Einstellungen 

vorzunehmen. Das Audioscroll-Verfahren unterstützt die Fernbedienung des Systems, vom Telefonapparat 

aus, akustisch: Sprachhinweise führen die Mitarbeiter durch die einzelnen Funktionen hin zum 

richtigen Tastendruck am Telefon. 

Abb. 1: Teleserver Memo Pro Front- und Rückansicht 

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3.2 Überblick über die Funktionen 

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3.2.1 Funktionen am Vermittlungsplatz (Telefonzentrale) 

Ist die Telefonzentrale überlastet oder nicht besetzt, vermeidet Teleserver Memo Pro Frei- und Besetztzeichen 

und damit vorzeitiges Auflegen. Bis zu acht Anrufer gleichzeitig werden automatisch angenommen, 

begrüßt und weitervermittelt. Anrufer mit einem MFV-(Tonwahl)Telefon können sich selbst weiterverbinden. 

Sie erhalten mit dem Begrüßungstext beispielsweise die Aufforderung, entweder die für 

den Vertrieb oder die für den Service zu wählen. 

Die automatische Anrufannahme tritt dann in Aktion, wenn der Vermittlungsplatz angewählt wird, dieser 

jedoch auf Teleserver Memo Pro umgeleitet oder "nach Zeit" weitergeschaltet ist (außer im Nacht- und 

Feiertagbetrieb). Sie ist ebenfalls aktiv, wenn ein Anrufer auf eine nicht vorhandene Mailbox weitergeleitet 

wird. Die automatische Anrufannahme trägt erheblich zu einer Entlastung des Vermittlungspersonals 

bei. 

Abb. 2: Zentrale Anrufannahme im Tag-, Nacht- oder Feiertagbetrieb 

Folgende Merkmale zeichnen Teleserver Memo Pro aus: 

"Ansage vor dem Melden" begrüßt Anrufer und vermittelt an den Vermittlungsplatz oder einen 

Sammelanschluß 

Vermittlungsziel jederzeit änderbar 

"Automatische Telefonzentrale": Anrufer mit MFV- (Tonwahl-)Telefon können sich selbst vermitteln 

Freie Besprechbarkeit: Einfache Aufnahme der Ansagen über den integrierten Hörer, das CD-ROM- 

Laufwerk oder den LINE-Eingang 

Fernbespielung und Umschaltung der Ansagen möglich 

Manuelle oder automatische (Wochenkalender) Umschaltung auf Tag-, Mittag-, Nacht- oder 

Feiertagansage, Vorausprogrammierung von Feiertagen bis zu 24 Monate im voraus 

Völlig voneinander unabhängige Anrufbehandlung der Kanäle: Jeder Anrufer erhält die Ansage 

"von Anfang an" 

Höchste Wiedergabequalität durch ISDN-Digitalisierungsverfahren 

Statistik über Nutzungs- und Auslastungsgrad


3.2.2 Zusatzfunktion Wartemusik- und Informationseinspielung (optional) 

Teleserver Memo Pro nutzt die vermittlungsbedingte Wartezeit zur Einspielung von Musik und Informationen 

(z.B. Werbung, Änderung der Öffnungszeiten, etc.). Der Ungeduld und dem Verlust von Anrufern wird 

entgegengewirkt. Darüberhinaus wird ein positives Aushängeschild für die "telefonische Eingangstür" 

realisiert. 

Abb. 3: Nutzung der vermittlungsbedingten Wartezeit für Musik- und Infoeinspielung 

Die Merkmale im Einzelnen: 

Eingebautes CD-ROM-Laufwerk zum Aufnehmen von Musik und Informationstexten in den 

Wiedergabespeicher 

24 GEMA-freie Musiktitel in Teleserver Memo Pro gespeichert 

Verschleißfreie Dauerwiedergabe von beliebiger Musik und frei aufsprechbaren Texten 

Separater Wiedergabespeicher für Texte und Musik (2 Spur-Technik) ermöglicht getrennte 

Aufnahme/Änderung und Wiedergabe von Musik und Text 

Automatische Mischung von Musik und Text bei der Wiedergabe (Tonstudiofunktion) 

Aufnahme von Musik und Texten über CD, integrierten Hörer oder Line-Eingang 

Wartetexte in verschiedenen Landessprachen zuschaltbar; freie Kombinierbarkeit von Texten und 

Musikstücken 

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3.2.3 Funktionen am einzelnen Arbeitsplatz (Nebenstelle) 

Mit Teleserver Memo Pro sind Sie für anrufende Kunden und Gesprächspartner immer auf Empfang, 

auch wenn Sie nicht im Büro sind, oder gerade telefonieren. Statt einem Frei- oder Besetztzeichen erhalten 

diese die Möglichkeit, in Ihrer Mailbox eine Nachicht für Sie zu hinterlassen oder gelangen alternativ 

zur Zentrale oder einem internen Vetreter ihrer Wahl. 

Sofort werden Sie über eingegangene Nachrichten informiert - am Platz, zu Hause oder unterwegs. Mit 

Eingabe der entsprechenden Rufnummer - beispielsweise Ihrer Privatnummer - legen Sie fest, wo Sie 

benachrichtigt werden. Von jedem Ort aus können Sie auf das System zugreifen und alle Funktionen Ihrer 

Mailbox nutzen. So können Sie zum Beispiel Ihren Ansagetext flexibel jeder Situation anpassen. 

Per Tastendruck leiten Sie empfangene Nachrichten kommentiert weiter oder versenden eigene Mitteilungen. 

Anstatt unleserlicher Notizzettel erhalten die Adressaten klar verständliche Handlungsanweisungen. 

Abb. 4: Anrufbeantwortung durch eine persönliche Mailbox 

Abb. 5: Fernabfrage und Fernsteuermöglichkeit


Die Merkmale im Einzelnen: 

komplette Bedienung über Anruf bei Teleserver Memo Pro 

Bedienerführung (Audioscroll) in verschiedenen Landessprachen 

Anrufbeantwortung mit Standard- oder persönlichem Begrüßungstext 

Bis zu drei persönliche Ansagetexte (Begrüßungsansagen) je Box 

Beantwortung auch bei "besetzt". Der zweite Anrufer kommt direkt in die Mailbox, wenn dies 

gewünscht wird 

Nachrichtenaufzeichnung mit Datum- und Uhrzeit-Ansage 

Automatische Benachrichtigung bei Nachrichteneingang (auch durch externen Anruf, z.B. zum Handy) 

Fernabfrage /-steuerung 

Kommentiertes Weitersenden erhaltener Nachrichten an einen oder mehrere andere 

Mailboxteilnehmer 

Ankündigen und Einrichten eines Stellvertreters (zum Beispiel eines Kollegen), der in Abwesenheit 

weitergeleitete Anrufe persönlich entgegennimmt 

Versenden eigener Mitteilungen an einen oder mehrere andere Mailboxteilnehmer 

Eine Privatmitteilung je Mailbox (persönliche Mitteilung des Mailbox-Inhabers für einen 

ausgewählten Anruferkreis) 

Fernbespielung und -umschaltung von Ansagen und Musiktiteln möglich 

Mailboxen auch für Ansagedienste verwendbar, da Ansagedauer 8 Minuten 

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3.3 Ausstattungsmerkmale und Erweiterungsoptionen 

Mit Hilfe verschiedener Einsteckmodule (AAAuto Attendant, VMVoice Mail, MOHMusic on Hold) und der Möglichkeit 

Software per CD-ROM-Laufwerk einzuspielen, können mit dem Teleserver-Grundgerät 

vielfältigste Anforderungen erfüllt werden. 

Bis zu vier Module mit jeweils 2 analogen (a/b) Ports und ein MOH-Modul sind steckbar. 

Anhand der nachfolgenden Tabelle können Sie die Konfigurationsmöglichkeiten ersehen. 

Beispiel: 

Ihr Unternehmen hat 430 Mitarbeiter, die eine persönliche Mailbox erhalten sollen und Sie 

möchten bis zu 6 Anrufer zeitgleich bedienen, d.h. annehmen, begrüßen und weitervermitteln. 

Sie sehen, daß Sie dazu neben dem Teleserver-Grundgerät drei VM-Module benötigen. 

Sollen Ihre Anrufer zudem unterhalten und informiert werden, während sie auf die 

Weitervermittlung warten, brauchen sie zudem ein MOH-Modul. 

Lösung Grundgerät 

für bis zu 8 Anrufer 

zeitgleich 


zeitgleich 


zeitgleich 


zeitgleich 

Verfügbare Steckmodule 

(mögliche Anzahl) 

AA 

Auto Attendant, 

Ansage vor dem 

Melden 

VM 

Voice 

Mail 

MOH 

Music on 

Hold 

Anzahl 

a/b Ports 

Anzahl 

Mailboxen 

Speicher 

(h) 

Teleserver + 1 ) 4 1 8 1000 37 




Tab.1: Ausstattungsvarianten Teleserver Grundgerät und mögliche Steckmodule 

1 ) Teleserver Memo Pro wird serienmäßig mit Auto Attendant Funktionalität (Automatische 

Anrufannahme, Begrüßung und Vermittlung) geliefert. 

Mit Hilfe des CD-ROM-Laufwerks können sehr einfach Software-Updates vorgenommen und weitere 

Landessprachen nachgeladen werden. Sprechen Sie darüber mit Ihrem Telefonpartner oder direkt mit 

SPEECH DESIGN.


4 DIE BEDIENUNG AM VERMITTLUNGSPLATZ 

4.1 Erste Berührung mit dem Touchscreen 

HINWEIS: 

Alle Mailboxübergreifenden Funktionen sind lokal am System zu bedienen, alle Funktionen 

der einzelnen Mailboxen werden mittels Anruf von einem Telefon aus ferngesteuert. 

Nach dem Einschalten, im normalen Betriebszustand und nachdem längere Zeit kein Bedienschritt 

ausgeführt wurde, zeigt das System die Hauptfunktionsauswahl an. Durch einzugebende Kennwörter sind 

alle Funktionen gegen irrtümliche und unberechtigte Bedienung geschützt. 

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Regeln zur Bedienung: 

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Der in einem Tastenfeld angezeigte Wert ist jeweils aktuell gültig. 

Bei alternativ zu betätigenden Tasten gilt jeweils die invers dargestellte Taste als gedrückt 

(Tastenfläche ist dunkel). 

Bei ausgeschalteter Hintergrundbeleuchtung führt der erste Tastendruck nur zum Einschalten der 

Hintergrundbeleuchtung. 

Jede der Hauptfunktionen ist gegen unbeabsichtigte Bedienung durch ein Kennwort geschützt. 

Die Kennwörter sind unmittelbar nach Aufruf einer Funktion einzugeben. 

Kennwörter sind nicht änderbar. 

Tastenfelder in der Menüfußzeile: 

Wechsel zur vorherigen Funktionsauswahl 

Wechsel zur nächsten Funktionsauswahl 

Zurück zur Hauptfunktionsauswahl 

Hilfemenü zur aktuellen Funktionsauswahl 

Die Kopfzeile eines jeden Menüs enthält wichtige Informationen für die Bedienung.


4.2 Datum und Uhrzeit einstellen 

Die korrekte Einstellung von Datum und Uhrzeit ist entscheidend für die zeitgerechte Steuerung der 

Ansagen (Tag-, Mittag-, Nacht-, Feiertagansage). Zudem ist sie die Voraussetzung für den richtigen 

Datum/Uhrzeitstempel einer aufgezeichnten Nachricht in der Mailbox. 

Vorgehensweise: 

Datum und Uhrzeit einstellen 

Wählen Sie 

Im Datum / Zeit-Menü nehmen Sie mit die erforderlichen Einstellungen vor. 

ACHTUNG: 

Die Änderung der Jahresangabe hat Folgen für das Kalenderprogramm und damit auf die 

Steuerung der Ansagen (insbesondere der Feiertagansagen): Die im Kalenderprogramm 

erstellte Kalender-Tabelle, die möglicherweise die bereits von Ihnen eingegebenen 

Feiertage des aktuellen sowie des folgenden Jahres enthält, wird gelöscht. Deshalb 

erhalten Sie vor der Bestätigung einen entsprechenden Hinweis. 

Bei Änderung von " Tag " , " Monat " , " Std " , " Min " wird die Tagesstatistik (Statistikfeld 

"24h") gelöscht. Bei Änderung von " Jahr " werden alle Statistiken (Statistikfelder " 24h ", 

" 7 Tage " , " 30 Tage ") gelöscht (Siehe Kap. 4.5.2) 

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Mit gelangen Sie ins Menü Zeit Kalibrierung. 

Warnhinweis vor unbeabsichtigtem 

Löschen der Kalendertabelle 

oder 

vor unbeabsichtigtem Löschen 

von Statistikfeldern 

Hier kann eine eventuelle Abweichung der Systemuhr korrigiert werden. Die Korrektur erfolgt dabei in 

Schritten zu drei Sekunden pro Woche. Die maximale Korrektur beträgt +/- 1 Min pro Woche. 

Mit stellen Sie die Uhr gegebenenfalls vor, mit stellen Sie sie nach. 

Indem Sie zweimal drücken, gelangen Sie wieder zurück zum Hauptmenü.


4.3 Das Menü ' ZENTRALE ' 

Die automatische Anrufannahme tritt in Aktion, wenn: 

1. Der Apparat des Vermittlungsplatzes oder, 

2. Ein Apparat, für den keine Mailbox existiert, von extern angewählt wird, 

und dieser auf Teleserver Memo Pro umgeleitet oder weitergeschaltet ist. 

Dabei 

unterscheidet Teleserver Memo Pro Tag-, Mittag-, Nacht- und Sonderbetriebsart, wobei die Umschaltung 

der Betriebsart über ein Wochenprogramm automatisch erfolgen kann. 

verbindet Teleserver Memo Pro im Tagbetrieb nach der Tagansage mit einer festen internen 

Nebenstelle, typischerweise dem Vermittlungsplatz. Alternativ dazu kann sich ein Anrufer mittels 

MFV- (Tonwahl-) Telefon zu einem ausgewählten Ziel selbst vermitteln. 

verbindet Teleserver Memo Pro im Mittags-, Nacht- und Feiertagbetrieb, nach entsprechender 

Ansage mit der Mittag-, Nacht- oder der Feiertag-Mailbox. 

Ausnahme: Der Anrufer hat mittels MFV- (Tonwahl- ) Telefon ein anderes Ziel 

angewählt. 

In den folgenden Kapiteln erfahren Sie, wie Sie Teleserver Memo Pro zu einer Stütze Ihres Vermittlungspersonals 

machen und Ihrem Unternehmen ein telefonisches Erscheinungsbild der Extraklasse geben: 

1. siehe Kapitel 4.3.1 




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4.3.1 Ansagetexte hören und aufnehmen (Tag-, Mittag-, Nacht- und 

Sonderansagen) 


Ansagen über den integrierten Hörer aufnehmen 

Drücken Sie ' ZENTRALE '. 

Geben Sie als Kennwort Zentrale ' 1 2 3 4 ' ein. 

Wählen Sie Ansagetexte .


Im Menü ' Zentrale/Ansagetexte ' können Sie nun die Tag-, Mittag-, Nacht- und die Feiertag- bzw. 

Sonderansage aufnehmen. Als Aufnahmequelle dienen der integrierte Hörer, das eingebaute CD-ROM- 

Laufwerk, oder der Line- /externer Eingang. 

Nehmen Sie den integrierten Hörer ab. 

Wählen Sie aus, welche Ansage Sie aufnehmen möchten (Tag-, Mittag-, Nacht- oder 

Feiertagansage). 

Wählen Sie als Aufnahmemedium. 

Starten Sie die Aufnahme mit . Sprechen Sie in den Hörer. 

Beenden Sie die Aufnahme mit . 

Zur Kontrolle hören Sie die aufgenommene Ansage im Hörer. 

Sie können nun die Aufnahme wiederholen, weitere Ansagen auf die gleiche Weise aufnehmen 

oder diese Funktionsübersicht mit oder verlassen. 

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Ansagen über das integrierte CD-ROM-Laufwerk einspielen 

Wählen Sie aus, welche Ansage Sie aufnehmen wollen, z.B. . 

Drücken Sie . 

Wenn die Schublade ganz geöffnet ist, legen Sie Ihre CD mit den gewünschten 

Ansagen ein. Drücken Sie . 

Teleserver Memo Pro zeigt Ihnen den CD-Typ, die Tracknummer des Titels bzw. der 

Ansage, sowie die Gesamtlänge der eingelegten CD an . 

Warten Sie kurz und wählen Sie als Aufnahmemedium. 

Über den integrierten Hörer können Sie die Ansagen hören. Mit oder blättern 

Sie gegebenenfalls durch die Reihenfolge der Ansagen und wählen die gewünschte 

Ansage aus. 

Die aktuelle Titelnummer, sowie die Laufzeit des Titels werden Ihnen ebenfalls 

angezeigt. 

Bevor die ausgesuchte Ansage beginnt, drücken Sie .


Mit beenden Sie die Aufnahme. 

Sie können nun die Aufnahme wiederholen, weiter Ansagen auf die gleiche Weise aufneh- 

men oder diese Funktionsübersicht mit oder verlassen. 

HINWEIS: 

Wird die maximale Aufzeichnungskapazität erreicht, so blinkt die Taste ' Aufnahme Stop '. 

Sie haben dann noch fünfzehn Sekunden, bevor die Aufnahme automatisch gestoppt wird. 

Falls Sie von einer externen Quelle (z.B. Tonband, CD-Player, ...) aufnehmen möchten, 

schließen sie diese über den Line-Eingang an und wählen sie vor dem Start der Aufnahme 

' ' als Quelle aus. Beachten Sie dabei die Warnhinweise am Anfang dieses 

Systemhandbuches und die Angabe der Empfindlichekeit des Line-Einganges in den 

technischen Daten (siehe Kap. 7). Die Aufnahmen werden automatisch ausgesteuert. 

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Tips für die Ansagengestaltung: 

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Stimmen Sie je nach Nutzung Ihre Ansage und die Vermittlungsziele aufeinander ab. Vermeiden Sie in 

der Tagesansage Formulierungen, die den Eindruck erwecken, ein Anrufbeantworter sei eingeschaltet. 

Versuchen Sie, die Ansage kurz zu halten (siehe auch Kap. 8.1). 

Beispiele: 

Falsch 

"Guten Tag, hier..." oder " Hier Firma..." 

Richtig 

"Willkommen bei..." oder "Telefonzentrale..., herzlich willkommen,..." 

Nutzung als... Tag-Ansage 

Ansage vor 

dem Melden 

Automatische 

Vermittlung 

einzugebende 

Vermittlungsziele 

Begrüßung und Wartehinweis (z.B.): Rufnummer des 

Vermittlungsplatzes 

"Willkommen bei ... . 

Wir nehmen Ihren Anruf gleich 

entgegen. Bitte haben Sie einen 

Augenblick Geduld." 

Begrüßung, Zielangebote 

und Wartehinweis (z.B.): 

"Willkommen bei ... . 

Bei uns können Sie sich selbst 

verbinden. Bitte wählen Sie 

1 für den Verkauf,, 

2 für den Service,... , 9 für ... 

oder warten Sie auf die Zentrale." 

Vermittlungsplatz: ... 

Rufnummer des 

Vermittlungsplatzes 

und andere Ziele 

Vermittlungsplatz: ... 

Ziel 1: ... 

Ziel 2: ... 

usw. 

Tab.2: Ansagebeispiele Firmenbegrüßung / Ansage vor dem Melden 

HINWEIS: 

Weitere Ansagebeispiele finden Sie im entsprechenden Hilfemenü sowie auf der mitgelieferten 

CD von ProEmotion, einem Partnerunternehmen von SPEECH DESIGN. 

Ein entsprechendes Formular zum Eintragen Ihrer Ansage und Ihrer Ziele befindet sich im 

Anhang (siehe Kap. 8.2). Möchten Sie ein professionelles Textkonzept, wenden Sie sich 

an ProEmotion. Für die Kontaktaufnahme finden Sie im Anhang eine Faxvorlage.


4.3.2 Ansagewechsel (manuell und automatisch) 

Nach Aufruf der Funktion ' ZENTRALE ' im Hauptmenü, der Eingabe des Kennwortes erhalten Sie 

folgende Ansicht: 


Ansagen manuell wechseln 

Drücken Sie . Sie erhalten nun folgende Ansicht: 

Kontrollieren Sie, ob die Ansagewechsel-Automatik ausgeschaltet ist . 

Nun wechseln Sie in den gewünschten Modus, z.B. . 

Mit gelangen Sie wieder zum Zentrale-Menü. 

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Ansagenwechsel-Automatik aktivieren 


Drücken Sie um die Ansagewechsel-Automatik einzuschalten. 

Gehen Sie nun auf , um für Ihr Unternehmen die passende Ansage 

für jeden Tag der Woche festzulegen. 

Rufen Sie nun mit die verschiedenen Tage der Woche auf, um 

den Ansagewechsel zu definieren. Sie können mit den Pfeiltasten beliebig durch die 

Wochentage blättern. 

Wählen Sie ,um die Tagesgeschäftszeit einzugeben. In dem Zeitintervall 

das Sie gleich festlegen, hören Ihre Anrufer die zuvor von Ihnen aufgenommene Tagansage. 

Mit den vier Pfeiltasten geben Sie nun die Uhrzeiten ein, an denen die Ansage 

beginnt und aufhört, bzw. in den Nacht- oder Mittagsbetrieb wechselt. In der Standardeinstellung 

meldet sich Teleserver Memo Pro von Montag bis Donnerstag von 8:00 bis 

17:30 und Freitag 8:00 bis 17:00 mit der Tagansage. 

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Wiederholen Sie Schritt 4. und 5. um die Uhrzeiten die Mittagansage einzustellen. 

Das Zeitintervall der Nachtansage wird abhängig von der Tagzeit automatisch 

eingestellt. 

Sie können die Mittags- oder auch die Tagansage ausschalten. 

Drücken Sie dazu und . 

Mit bestätigen Sie alle Eingaben und gelangen erneut in das vorherige Menü. 

HINWEIS: 

Ist die Tagansage und die Mittagsansage ausgeschaltet, so ist automatisch die Nachtansage 

(von 00:00 bis 23:59) aktiv! 

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Feiertag- oder Sonderansage 

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Um auch an Feiertagen die richtige Ansage parat zu haben oder aber wenn Sie eine Sonderansage (z.B. 

eine Werbeaussage) brauchen, können Sie in Teleserver Memo Pro das Kalenderprogramm aktivieren. 

Für das aktuelle sowie das nachfolgende Jahr geben Sie dann lediglich das Datum aller Feiertage oder 

sonstigen Spezialanlässe ein und das System meldet sich dann kalender- und uhrzeitgesteuert mit der 

von Ihnen zuvor aufgenommenen Ansage. 


Kalenderprogramm definieren und aktivieren 

Vergewissern Sie sich, daß die Automatik eingeschaltet ist. 

Drücken Sie . 

Sie sind nun im Kalenderprogramm. Wo jetzt die große weiße Fläche ist, wird die 

Tabelle der von Ihnen eingegebenen Feiertage entstehen. Wählen Sie zunächst 

.


Mit wählen Sie das Jahr aus, dessen Feiertage Sie in die Kalendertabelle 

schreiben wollen. 

Bestätigen Sie mit , um ins Monats-Menü zu kommen. 

Wählen Sie den Monat aus, der den Feiertag (bzw. mehrere Feiertage) hat, zum Beispiel 

Dezember. 

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Im darauffolgenden Tages-Menü geben Sie den Feiertag ein. In unserem Beispiel den 

zweiten Weihnachtsfeiertag . 

Taste blinkt. Nach dem Drücken von , erhalten Sie folgendes Menü: 

Mit den vier Pfeiltasten im folgenden Menü legen Sie fest, in welchem Zeitraum 

die Feiertag- oder Sonderansage (hier Feiertagansage Weihnachten) wiedergegeben 

werden soll. Hier von 08:00 bis 18:00 Uhr. 

Mit bestätigen Sie die Eingabe und gelangen erneut in das Tages-Menü, 

wo Sie einen weiteren Feiertag eingeben können oder einen bereits eingegebenen 

Feiertag wieder löschen können.


Wollen Sie nun die, in der Kalender-Tabelle festgehaltene, Zeitdauer der 

Feiertagansage ändern, drücken Sie zunächst den zu ändernden Tag, hier . 

Die Taste beginnt nun zu blinken. Ein Zeichen dafür, daß Sie jetzt ändern oder löschenkönnen. 

Nach Drücken von kommen Sie wieder in das folgende Menü, indem Sie 

nun die gewünschten Korrekturen der Uhrzeit vornehmen können. Mit bestäti- 

gen. 

Mit wird der Eintrag aus der Kalender-Tabelle gelöscht. 

Durch dreimaliges Drücken von gelangen Sie zur Kalender-Tabelle, die jetzt 

die von Ihnen eingegebenen Feiertage beinhaltet. 

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Seite 32 


Ist die erste Tabellen-Seite 

mit Feiertagen vollgeschrieben, 

steht in diesem Feld "Nächste Seite" 

und Sie können auf die zweite Seite 

wechseln 

HINWEIS: 

Sie können die Feiertag- oder Sonderansage jederzeit mit ausschalten.


4.3.3 Vermittlungsziele überprüfen und ändern 

Um Teleserver Memo Pro mitzuteilen, an welche Ziele nach der automatischen Anrufannahme vermittelt 

werden soll, sind die Rufnummern der Ziele einzugeben. 

Für jede der Betriebsarten (Tag-, Mittag-, Nacht-, Feiertagbetrieb) kann ein Vermittlungsziel bestimmt 

werden. Das Vermittlungsziel kann eine Rufnummer (Mitarbeiter) oder eine Mailbox sein. 


Vermittlungsziele eingeben, überprüfen und ändern 

Nach Aufruf der Funktion ' ZENTRALE ' im Hauptmenü, der Eingabe des Kennwortes 

erhalten Sie folgende Ansicht: 

Wählen Sie Vermittlungsziele . 

Nun können Sie für jede Betriebsart (Tag-, Mittag-, Nacht- und Feiertag) ein 

Vermittlungsziel eingeben. 

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Seite 34 


Um das Vermittlungsziel einzugeben, an welches Anrufer tagsüber vermittelt werden 

sollen, drücken Sie das Bedienfeld rechts neben Tag. 

Sie sind nun im Vermittlungsziel-Eingabe-Menü und können jetzt das gewünschte Vermittlungsziel, zum 

Beispiel Rufnummer 30 festlegen, unter der beispielsweise ein Mitglied der Telefonzentrale erreichbar 

ist. 

Drücken Sie die gewünschte Rufnummer, beispielsweise ' 3 ' und ' 0 ' und bestätigen 

Sie mit . 

Sollten Sie sich vor der Bestätigung vertippt haben, so können Sie Ihre Wahl mit 

rückgängig machen. 

Das Tag-Vermittlungsziel ist nun definiert und als solches im Tag-Bedienfeld sichtbar. 

HINWEIS: 

Sie können eingetragene Vermittlungsziele jederzeit ändern, indem Sie nochmals auf das 

Bedienfeld tippen und dann im Vermittlungsziel-Eingabe-Menü ein neues Ziel eingeben.


Da die Telefonzentrale in unserem Beispielunternehmen während der Mittagspause nicht besetzt ist, 

geben wir nun eine Mittagsmailbox ein. Hier können Anrufer nach der Ihrer firmenindividuellen 

Begrüßungsansage eine Nachricht hinterlassen. 

Wählen Sie dazu das Bedienfeld rechts neben Mittag aus. 

Sie sind erneut im Vermittlungsziel-Eingabe-Menü. 

Drücken Sie nun und geben Sie nun die Nummer der Mailbox an, in der Nachrichten 

der Anrufer aufgezeichnet werden sollen, zum Beispiel 41. 

Wählen Sie dazu beispielsweise ' 4 ' und ' 1 ' und bestätigen Sie mit . 

HINWEIS: 

Mit der Auswahl einer Box als Vermittlungsziel, ist noch keine Mailbox eingerichtet. Stellen 

Sie sicher, daß zuvor eine Mailbox (Im Beispiel: Mailbox 41) eingerichtet wurde. Das 

Einrichten einer Mailbox ist ausführlich in Kapitel 4.5.1 beschrieben. 

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Sollten Anrufer mit MFV- (Tonwahl-) Telefon die Möglichkeit erhalten, sich durch Wahl einer Taste ('1...9' 

auch selbst mit der gewünschten Abteilung oder dem gewünschten Gesprächspartner zu vermitteln, so 

sind die Rufnummern dieser Ziele zusätzlich einzugeben. 


Kurzwahlziele eingeben 

Nach Aufruf der Funktion ' ZENTRALE ' im Hauptmenü, der Eingabe des Kennwortes 

erhalten Sie folgende Ansicht: 

Wählen Sie Vermittlungsziele . 

Durch Drücken von gelangen Sie in folgendes Menü: 

Wählen Sie das Bedienfeld rechts neben Kurzwahl '1' aus.


Sie gelangen in das Vermittlungsziel-Eingabe-Menü und können jetzt das Vermittlungsziel für die Kurzwahl-Nummer 

1 eingeben. 

Drücken Sie zum Beispiel ' 3 ' und ' 0 ' und bestätigen Sie mit . Sollten 

Sie sich vor der Bestätigung vertippt haben, so können Sie Ihre Wahl mit rück- 

gängig machen. 

Das Kurzwahl-Vermittlungsziel ist nun definiert. Ein Anrufer, der über ein MFV- (Tonwahl-) Telefon verfügt, 

kann nun mit Taste ' 1 ' die Telefonzentrale (In unserem Beispiel) erreichen. Bis zu zehn solcher Kurzwahl- 

Ziele können Sie festlegen. 

Mit gelangen Sie wieder zurück zum Zentrale-Menü. 

HINWEIS: 

Sie können eingetragene Kurzwahl-Vermittlungsziele jederzeit ändern und korrigieren, 

indem Sie nochmals auf das Bedienfeld, das jetzt ' 30 ' anzeigt tippen und dann im 

Vermittlungsziel-Eingabe-Menü ein neues Ziel eingeben. 

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4.3.4 Nachrichtenaufzeichnung überprüfen und ändern 

Im Nachrichtenaufzeichnung-Menü bekommen Sie einen schnellen Überblick, welche Mailboxen im 

Tag-, Mittag-, Nacht- und Feiertagbetrieb aktiviert sind. Bei Bedarf können Sie hier die Nachrichtenaufzeichnung 

der einzelnen Mailboxen aus- und gegebenenfalls wieder einschalten. 

HINWEIS: 

Voraussetzung dafür ist, daß Sie zuvor Mailboxen eingerichtet haben. Das Einrichten von 

Mailboxen ist ausführlich in Kapitel 4.5.1 dargestellt. 


Nachrichtenaufzeichnung ein- und ausschalten 

Nach Aufruf der Funktion 'ZENTRALE ' im Hauptmenü, der Eingabe des Kennwortes 

' 1 ' , ' 2 ' , ' 3 ' , ' 4 ' erhalten Sie folgende Ansicht: 

Wählen Sie Nachrichtenaufzeichnung . 

Sie sehen, daß die zuvor als Vermittlungsziel angegebene Mittag-Mailbox 41 angegeben und eingeschaltet 

ist.


Durch Drücken auf schalten Sie die Nachrichtenaufzeichnung der Box 41 aus. 

Auch bei den Mailboxen, die Sie eventuell als Kurzwahl-Vermittlungsziel eingegeben haben, läßt sich die 

Nachrichtenaufzeichnung aus- und gegebenenfalls wieder einschalten. In diesem Beispiel wurde als 

Kurzwahl-Vermittlungsziel die Mailbox 10 eingegeben. 

Indem Sie drücken, gelangen Sie in folgendes Menü: 

Was bedeuten die verschiedenen Feldinhalte? 

Nachrichtenaufzeichnung ausgeschaltet 

Nachrichtenaufzeichnung eingeschaltet 

Es ist keine Mailbox eingerichtet 

(Siehe Kapitel 4.5.1) 

Durch Drücken auf das entsprechende Bedienfeld schalten Sie die Nachrichtenaufzeichnung 

aus- oder ein. 

Durch mehrmaliges Drücken von gelangen Sie zurück zum Zentrale- 

Menü und zum Hauptmenü. 

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4.4 Das Menü ' WARTEMUSIK ' 

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Mit Teleserver Memo Pro wird vermittlungsbedingte Wartezeit Ihrer Anrufer durch individuelle Wartemusik 

und aktuelle Ansagen zum Entertainment. Wartemusik und -text können von Ihnen jederzeit individuell 

aufgenommen und zusammengestellt werden. Hierfür stehen Ihnen 24 vorprogrammierte GEMAfreie 

Musiktitel zur Verfügung. Zudem können eigene Musiktitel mit Hilfe des integrierten CD-ROM-Laufwerks 

oder einem externen Abspielgerät (CD-Player, Kassetten- oder DAT-Recorder) aufgenommen 

werden. 

Ein von Ihnen zusammengestelltes Potpourri (Musik und Ansagen) kann manuell, d.h. per Tastendruck 

ausgewählt werden oder wird durch einen Zufallsgenerator gesteuert. 

Für die Gestaltung des Wartetextes können Sie zwischen Standardtexten in mehreren Sprachen wählen. 

Zusätzlich zu den Standardtexten können Sie eigene Wartetexte unabhängig voneinander 

aufnehmen. 

Musikauswahl: 

Eigene Musik 1 





Musiktitel 1 

... 

Musiktitel 24 

Textauswahl: 

Eigener Text 1 





Standardext D 

Standardtext UK 

Standardtext F 

... 

HINWEIS: 

Eine ausführliche Liste der GEMA-freien Musikstücke, die in Memo Pro fest gespeichert 

sind und Hinweise zur GEMA sowie zur professionellen Warteschleifengestaltung finden 

Sie im Anhang (Siehe Kap. 8).


4.4.1 Eigene Musiktitel und Ansagen aufnehmen 


Eigene Musiktitel über das integrierte CD-ROM-Laufwerk einspielen 

Drücken Sie ' WARTEMUSIK ' . 


Wählen Sie Eigene Musik, Texte . 

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Im Menü ' Wartemusik / Eigene Musik, Texte ' können Sie nun bis zu fünf eigene Wunsch-Musiktitel und 

eigene Wartetexte (z.B. Marketing- oder PR- Texte) einspielen. Als Aufnahmemedium dient Ihnen das 

integrierte CD-ROM Laufwerk, der integrierte Hörer, sowie ein Line-Eingang, der sich auf der Geräterückseite 

befindet. Hier können Sie eine externe Tonquelle (CD-Spieler, DAT-Recorder, Kassettenrecorder, 

etc.) über ein Line-Kabel anschließen. 

Wählen Sie um den ersten Wunschtitel aufzunehmen oder , 

wenn Sie eine Warteansage von CD einspielen möchten. 

Drücken Sie , um das CD-Fach zu öffnen. 

Wenn das CD-Fach vollständig geöffnet ist, legen Sie die CD mit Ihrem 

Wunschtitel bzw. der gewünschten Ansage ein. 

Schließen Sie das CD-Fach mit . Teleserver Memo Pro zeigt Ihnen den CD-Typ, 

die Tracknummer des Titels bzw. der Ansage, sowie die Gesamtlänge der eingelegten 

CD an . 

Warten Sie kurz und wählen Sie als Aufnahmemedium. 

Über den integrierten Hörer können Sie die angespielten Musiktitel hören. Mit oder 

blättern Sie gegebenenfalls durch die Reihenfolge der Musiktitel bzw. der Ansagen 

und wählen den gewünschten Titel aus. Die aktuelle Titelnummer, sowie die Laufzeit 

des Titels werden Ihnen angezeigt. 

Drücken Sie , um den gewünschten Titel aufzunehmen.


Mit beenden Sie die Aufnahme. Über den Hörer können Sie sofort Ihr Ergebnis 

kontrollieren. 

Wenn Sie einen weiteren Titel oder eine Ansage aufnehmen möchten, drücken Sie 

erneut oder und verfahren wie in bis beschrieben. 

Möchten Sie nun Ihr Warteprogramm aus Musik und Text zusammenstellen, so gehen 

Sie mit ins Wartemusikmenü. Mit kommen Sie zurück zur Hauptansicht. 

HINWEIS: 

Um Ihre Wartemusik von einer externen Tonquelle (DAT, CD-Spieler, etc. ) aufzunehmen, 

schließen Sie diese an der Audio-In-Buchse auf der Geräterückseite an und wählen Sie 

als Eingabemedium (Siehe auch Kap. 6.3.1). 


Eigene Ansagen über den integrierten Hörer aufsprechen 



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Wählen Sie Eigene Musik, Texte . 

Um den ersten Wartetext aufzusprechen, drücken Sie . 

Warten Sie kurz nehmen Sie den Hörer und wählen Sie als Aufnahmemedium. 

Mit starten Sie nun Ihre Aufnahme. Sprechen Sie ruhig und deutlich. 

Mit beenden Sie Ihre Aufnahme. Im Hörer wird sofort Ihr Ergebnis wiedergegeben. 

Zur Korrektur starten Sie die Aufnahme erneut. 

Wollen Sie einen weiteren Text aufsprechen, so blättern Sie erneut in und 

verfahren wie in bis beschrieben. 

Möchten Sie nun Ihr Warteprogramm aus Musik und Text zusammenstellen, so gehen 

Sie mit ins Wartemusikmenü. Mit kommen Sie zurück zur Hauptansicht.


4.4.2 Ein eigenes Warteprogramm zusammenstellen 

Teleserver Memo Pro ermöglicht Ihnen, wie ein Programmdirektor ein unterhaltsames und informatives 

Warteprogramm für Ihre Anrufer zusammenzustellen. Damit nutzen Sie die vermittlungsbedingte Wartezeit 

effizient für unternehmensspezifische Ziele (Werbung, PR, Marketing, etc.). 

Zusammenstellen können Sie eigene Musiktitel und Texte, sowie fest gespeicherte GEMA-freie 

Musitktitel und Standardwartetexte. 


Warteprogramm (Musik und/oder Text) zusammenstellen 



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Wählen Sie Programm . 

Mit oder gegebenenfalls wählen Sie den Titel aus, den 

Sie in Ihr Wunschprogramm aufnehmen wollen. 

Drücken Sie nun um den ausgewählten Titel ins Programm aufzunehmen. Der 

Titel erscheint nun oberhalb des Cursors (grauer Balken) im Programmfenster. 

Auf diese Weise können Sie nun mehrere Musikstücke auswählen und in Ihr Warteprogramm 

aufnehmen. Interessant ist aber insbesondere das Einspielen von Texten, die 

dann untermalt von der soeben eingespielten Musik den Anrufer informieren.


Mit oder gegebenenfalls mit wählen Sie den ersten Text 

für Ihr firmenindividuelles Wunschprogramm aus. 

Drücken Sie nun um den ausgewählten Text ins Programm aufzunehmen. Der 

Titel erscheint nun ebenfalls oberhalb des Cursors (dunkler Balken) im Programm 

fenster. 


Musiktitel und/oder Texte einfügen oder löschen 

Mit den Scrolltasten und können Sie jederzeit durch Ihr Programm gehen, um 

nachträglich Titel bzw. Texte einzufügen oder aber zu entfernen. Das Einfügen erfolgt 

dabei immer oberhalb des Cursor (dunkler Balken). 

Zum Streichen eines Musiktitels oder Textes aus dem Programm, markieren Sie 

diesen mit dem Cursor und drücken Sie . 

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Legen Sie mit fest, in welchen Abständen der Wartetext in die Musik 

eingeblendet wird. Die Einstellung erfolgt in 5-Sekunden-Abständen und die längste 

Textpause ist 40 Sekunden lang. 

Möchten Sie nun die Reihenfolge der Musiktitel definieren, so gehen Sie mit ins 

Menü ' Wartemusik '. Mit kommen Sie zurück zur Hauptansicht. 

HINWEIS: 

Sie hören die gesamte Programm-Zusammenstellung mit . 


Reihenfolge der Musiktitel definieren 

Gehen Sie erneut ins Menü ' Wartemusik '. 

Wählen Sie bei Reihenfolge der Musiktitel , wenn Sie wollen, daß die Musiktitel 

nach dem Zufallsprinzip gespielt werden sollen oder , wenn die Reihen- 

folge der Musiktitel eingehalten werden soll. 

Mit kommen Sie zurück zur Hauptansicht.


4.5 Das Menü ' VOICE MAIL ' 

Teleserver Memo Pro bietet eine Reihe von Mailboxfunktionen (Übersichts-, Statistik- und Verwaltungsfunktionen, 

die im Menü ' VOICE MAIL ' zu finden sind. Hier erhalten Sie nähere Auskunft über die Nutzung 

bzw. Auslastung des Systems und können einzelne Mailboxen einrichten und löschen. 

4.5.1 Mailboxen einrichten, verwalten und löschen 

Vorgehensweise 

Mailboxen einrichten, verwalten und löschen 

Drücken Sie auf ' VOICE MAIL '. 

Geben Sie das Kennwort ' 1 2 3 4 ' ein. 

Sie sind nun im Voice Mail Menü, wo Sie zunächst einen Überblick über die Sprachspeicherbelegung 

sowie die Anzahl der eingerichteten Mailboxen erhalten. 

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Wählen Sie nun Mailbox verwalten . 

Sprachspeicherbelegung 

in Prozent 

Anzahl aller eingerichteten 

Mailboxen 

Mit verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über bereits installierte 

Mailboxen. In unserem Beispiel sind bereits 24 Mailboxen eingerichtet. 

Ist die Seite vollgeschrieben blättern Sie mit auf die nächste Seite. 

Durch Drücken von gelangen Sie zurück zum Voice Mail Menü.


Um eine bereits eingerichtete Mailbox zu löschen, wählen Sie . 

Löschen Sie nun beispielsweise Mailbox 111, indem Sie ' 1 ' , ' 1 ' , ' 1 ' eingeben. 

Drücken Sie nun , um das Löschen der Mailbox zu bestätigen. 

Damit Sie eine Mailbox nicht unbeabsichtigt löschen, werden Sie nochmals gebeten, 

das Löschen mit zu bestätigen. 

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Sie erhalten dann einen Hinweis, wenn das Löschen erfolgreich war. 

Indem Sie drücken, gelangen Sie wieder in das 

Mailbox-Verwaltung-Menü. 

Um einzelne Mailboxen oder aber ganze Mailboxgruppen einzurichten, drücken 

Sie . 

Einzelne Mailbox einrichten: Geben Sie die Nummer der Mailbox ein, die Sie einrichten 

wollen zum Beispiel Mailbox 20, und bestätigen Sie dies mit .


Eine Mailboxgruppe einrichten: Geben Sie zum Beispiel eine Gruppe von Mailbox 30 

bis Mailbox 40 ein. Drücken Sie zunächst ' 3 ' und ' 0 ' und tippen dann auf das Wort ' 

bis ' , danach geben Sie ' 4 ' und ' 0 ' ein. 

Bestätigen Sie dies mit . 

Nun sind Sie wieder im Mailbox-Verwaltung-Menü. Durch Drücken von gelangen 

Sie zurück zum Voice Mail Menü, wo Sie sich eine Mailbox-Statistik (siehe Kap. 

4.5.2) sowie die Anzeige der Systemauslastung (siehe Kap. 4.5.3) aufrufen können. 

HINWEIS: 

Alle Mailboxen, die direkt am Teleserver Memo Pro eingerichtet wurden, erhalten die 

Standard-Codenummer ' 1 2 3 4 ' . Jeder Mailboxnutzer sollte dann diese Codenummer 

durch seine persönliche Codenummer für Fernabfrage ersetzen (siehe Kap. 5.9). 

Mailboxgruppen können nur mit gleicher Nebenstellenlänge eingerichtet werden. Wollen 

Sie zum Beispiel die Mailboxen 90 bis 110 einrichten, dann geben Sie im ersten Schritt die 

zweistelligen Mailboxen 90 bis 99 und im zweiten Schritt die dreistelligen Mailboxen 100 

bis 110 ein. 

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4.5.2 Mailboxenstatistik anzeigen 


Statistikfunktionen aufrufen 

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Nach Aufruf der Funktion ' VOICE MAIL ' und nach Eingabe des Kennwortes ' 1 2 3 4 ' 

erhalten wir wieder folgende Ansicht des Voice Mail Menüs. 

Drücken Sie zunächst Mailboxenstatistik . 

Wählen Sie nun ...Anzahl der Nachrichten .


Diese Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über die Nachrichtenanzahl in den 160 meistgenutzten 

Mailboxen. 

Mit blättern Sie auf die nächsten Seiten, um alle 160 Boxen überblicken zukönnen. 

Durch gegebenenfalls mehrmaliges Drücken von gelangen Sie zurück zum 

Mailboxstatistik-Menü oder ganz zurück zur Hauptansicht. 

Wählen Sie im Mailboxstatistik-Menü nun...belegten Sprachspeicher . 

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Diese Übersicht zeigt Ihnen an, wieviel Speicherkapazität (in Minuten) von jeder einzelnen Mailbox 

beansprucht wird. Auch diese Tabelle zeigt die 160 meistgenutzten Mailboxen an. 

Mit blättern Sie auf die nächsten Seiten, um alle 160 Boxen überblicken zukönnen. 


Mailboxstatistik-Menü. 

Wählen Sie nun...zuletzteingegangener Nachricht . 

Mit blättern Sie auf die nächsten Seiten, um alle 160 Boxen überblicken zu 

können. 


Mailboxstatistik-Menü und zurück zum Voice Mail Menü.


4.5.3 Systemauslastung analysieren 

Je nach Ausbaustufe kann Teleserver Memo Pro mit 2 bis 8 Ports ausgestattet werden. Bei großem 

Anrufaufkommen empfiehlt es sich Teleserver Memo Pro auf acht Ports auszubauen. Um Aufschluß 

darüber zu erhalten, wie oft das System voll ausgelastet war, können Sie eine Statistik aufrufen. Sie zeigt 

den Zeitanteil (in Minuten), in dem das System innerhalb eines bestimmten vergangenen Zeitraumes 

(30 Tagen, 7 Tage, 24 Stunden) keine weiteren Anrufe (extern wie intern) bedienen konnte. 

Nach Aufruf der Funktion ' Voice Mail ' und nach Eingabe des Kennwortes ' 1 2 3 4 ' erhalten wir wieder 

folgende Ansicht des Voice Mail Menus. 


Systemauslastung analysieren 

Drücken Sie Systemauslastung . 

Nun sehen Sie die Vollauslastung des Systems in den letzten 30 Tagen sowie in den 

letzten 7 Tagen. Um die Systemauslastung der letzten 24 Stunden zu analysieren, 

drücken Sie . 

HINWEIS: 

Die Auslastungsanzeige bezieht sich immer auf den Zeitpunkt der Analyse. Das heißt von 

Zeitpunkt der Anzeige gehen Sie 7 oder 30 Tage zurück. 

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Wie lesen Sie die folgende Grafik?: 

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Die Vollauslastung der letzten 24 Stunden erhalten Sie zunächst direkt in Minuten angezeigt. In Form 

eines Balkendiagramms wird der Tag in Einheiten zu 4 Stunden aufgeteilt, um die Spitzenlastzeiten 

genauer zu sehen. Die gestrichelte Linie zeigt eine kritische Grenze auf, die besagt, daß etwa jeder 6. 

Anrufer nicht bedient werden konnte (Siehe Tab.3). 

Vollständig ausgelastet nicht bediente Anrufe (statistisch) 

3 Minuten pro Stunde jeder 20. Anruf 




Tab.3: Besetztanteil und nicht bediente Anrufer 


Voice Mail Menü.


5 BEDIENUNG DURCH DEN EINZELNEN MAILBOX-NUTZER 

Zum Bedienen Ihrer Mailbox, rufen Sie Teleserver Memo Pro einfach von einem internen oder einem 

externen MFV- (Tonwahl-) Telefon an. Die Rufnummer erfahren Sie von dem Service-Techniker, der das 

System an Ihrer Telefonanlage angeschaltet hat. 

Je nachdem, von wo aus Sie anrufen, fordert Teleserver Memo Pro Sie auf, Ihre Codenummer und evtl. 

Ihre Mailboxnummer einzugeben. Eine gesprochene Bedienerführung (Audioscroll) unterstützt Sie jederzeit. 

Folgen Sie einfach den gesprochenen Aufforderungen. Mit dem Tastenfeld Ihres MFV- (Tonwahl-) 

Telefons blättern Sie in Nachrichten, Ansagen und Einstellungen, oder versenden erhaltene Nachrichten 

sowie eigene Mitteilungen an Mailboxen anderer Teilnehmer. 

HINWEIS: 

Anstatt eines MFV-(Tonwahl-)Telefons können Sie auch ein herkömmliches Telefon in 

Verbindung mit einem Tonwahl-Handsender verwenden. 

Mit den Tasten oder blättern Sie in der Folge von Nachrichten, Ansagen, Mitteilungen 

und Einstellungen (Siehe nachfolgende Grafik). 

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Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch


5.1 Mailbox einrichten 

Für jeden internen Teilnehmer, der eine Anrufbeantworterfunktion für seine Nebenstelle wünscht, ist eine 

Mailbox einzurichten. Diese Mailbox ist der Nebenstelle fest zugeordnet. 

Bei Auslieferung ist in Teleserver Memo Pro noch keine Mailbox eingerichtet. Es empfiehlt sich, das 

Einrichten der Mailboxen im Rahmen der Installation vorzunehmen. Weitere Mailboxen können Sie nach 

Bedarf einrichten. Die Gesamtzahl der Mailboxen richtet sich nach dem Ausstattungsgrad (Anzahl der 

Voice Mail Module) Ihres Systems (Siehe Kapitel 3.3). Bis zu 1000 Mailboxen können maximal eingerichtet 

werden. 

Sie können Ihre Mailbox am Teleserver-Grundgerät einrichten (siehe Kapitel 4.5.1) oder von Ihrer Nebenstelle 

aus. 

HINWEIS: 

Nicht jede Telefonanlage unterstützt das Einrichten einer Mailbox von der Nebenstelle 

aus. Fragen Sie im Zweifelsfall Ihren Telefontechniker. 


Mailbox von der eigenen Nebenstelle aus einrichten 

Rufen Sie Teleserver Memo Pro von Ihrer Nebenstelle aus an. 

Die Rufnummer teilt Ihnen der Telefontechniker mit. 

Geben Sie nach der Aufforderung durch Teleserver Memo Pro Ihre persönliche Codenummer 

(die Ziffern 0...9 sind erlaubt) ein. Die Anzahl der Stellen teilt Ihnenebenfalls 

der Telefontechniker mit. 

ACHTUNG: 

Merken Sie sich Ihre Codenummer, zum Beispiel auf einer der mitgelieferten 

Kurzbedienkarten, Sie benötigen diese später zum Abhören empfangener 

Nachrichten. 

Geben Sie nach der Aufforderung durch Teleserver Memo Pro die Rufnummer 

(=Mailboxnummer) Ihrer Nebenstelle ein. 

Bestätigen Sie nach Aufforderung, Ihre Codenummer für Fernabfrage, durch 

nochmalige Eingabe. 

Ihre Mailbox ist nun eingerichtet! 

Sie hören nun die Systemansagen "Sie haben noch keinen Benutzernamen 

aufgesprochen,...keine Nachricht vorhanden...". 

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Um Ihren Namen aufzusprechen, drücken Sie mehrmals , bis Sie die Systemansage 

" Kein Benutzernamen vorhanden" hören. 

Drücken Sie nun und sprechen Sie nach der Aufforderung und dem anschließen 

den Signalton Ihren Namen auf. 

Beenden Sie die Aufnahme mit . 

HINWEIS: 

Sprechen Sie Ihren Namen nicht auf, hören Sie immer wieder den Systemtext " Kein Benutzernamen 

vorhanden...". Der Benutzername ist insbesondere dann wichtig, wenn andere 

Mailboxnutzer Nachrichten an Sie weiterleiten wollen oder interne Mitteilungen versenden 

möchten. Ihr Namen und Ihre Mailboxnummer geben doppelte Gewissheit darüber, 

daß die Informationen auch beim gewünschten Empfänger ankommen. 

Anrufer erhalten nun zunächst zur Begrüßung eine Systemansage mit Angabe Ihrer Nebenstelle. 

Es empfiehlt sich, diese Systemansage baldmöglichst durch einen persönlichen 

Begrüßungstext (siehe nachfolgendes Kapitel 5.2) zu ersetzen.


5.2 Persönlichen Begrüßungstext aufnehmen 

Bei Teleserver Memo Pro können Sie bis zu drei individuelle Begrüßungstexte für verschiedenste 

Anlässe gestalten. Solange noch kein von Ihnen aufgenommener Begrüßungstext existiert, oder Sie Ihre 

Ansage gelöscht haben, hören Anrufer folgende Standardansage: " Hier ist die Mailbox von Teilnehmer....". 

Eine durchdachte und klar formulierte Begrüßungsansage ist entscheidend dafür, daß Ihre Anrufer Ihnen 

eine Nachricht hinterlassen. Nachfolgend sind einige Beispiele für Mailbox-Ansagetexte zusammengestellt 

(siehe auch Kap. 8.1) 

Beispiele für individuelle Mailbox-Begrüßungstexte: 

1. Ansagebeispiel ohne Vermittlung durch Schweigen und ohne MFV-Durchwahloption 

" Willkommen in der persönlichen Mailbox von Petra Müller, Firma Kundenfreund GmbH, ich bilde mich 

für Sie weiter und befinde mich bis 13 Uhr in einer Schulung. Bitte seien Sie so freundlich und hinterlassen 

Sie mir Ihre Nachricht nach dem Signalton, ich rufe Sie zuverlässig ab 13.30 Uhr zurück, vielen Dank für 

Ihr Verständnis ". 

2. Ansagebeispiel mit Vermittlung durch Schweigen 

Sie wollen, daß Anrufer die Wahlmöglichkeit haben a) eine Nachicht zu hinterlassen, oder 

b) zu einem persönlichen Ansprechpartner, beispielsweise Ihrem Stellvertreter, zu gelangen. 



Sie mir Ihre Nachricht nach dem Signalton, ich rufe Sie zuverlässig ab 13.30 Uhr zurück. Falls Sie keine 

Nachricht hinterlassen wollen, so schweigen Sie einfach und Sie werden mit meinem Stellvertreter Herrn 

Huber verbunden ". 

3. Ansagebeispiel mit MFV-Durchwahloption 

Sie wollen, daß Anrufer die Wahlmöglichkeit haben a) eine Nachicht zu hinterlassen, oder 

b) sich selbst zu einem persönlichen Ansprechpartner zu verbinden. 



Sie mir Ihre Nachricht nach dem Signalton, ich rufe Sie zuverlässig ab 13.30 Uhr zurück. Wenn Sie keine 

Nachricht aufsprechen wollen, dann drücken Sie jetzt die Rufnummer....und Sie werden mit unserer Telefonzentrale 

verbunden ". 

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Teleserver Memo Pro ermöglicht die Aufnahme von bis zu drei persönlichen Begrüßungstexten. So 

haben Sie zu jeder Situation eine passende Begrüßung für Ihre Anrufer bereit. 


Persönliche Begrüßungstexte aufnehmen 

Rufen Sie Teleserver Memo Pro an. Geben Sie nach Aufforderung Ihre persönliche 

Codenummer ein. 

Blättern Sie mit der Taste in Ihrer Mailbox bis Sie den Standard-Begrüßungstext: 

"...erster (zweiter, dritter) Begrüßungstext 1, hier ist die Mailbox von Teilnehmer...." 

oder eine evtl. schon vorher aufgenommene, eigene Ansage hören. 

Wählen Sie bis Memo Pro Sie auffordert, Ihre Begrüßung neu aufzusprechen. 

Sprechen Sie Ihren persönlichen Begrüßungstext auf. 

Beenden Sie die Aufnahme mit (Sie können Ihre Aufnahme jederzeit mit korrigieren). 

Zur Kontrolle hören Sie die aufgenommene Begrüßung im Hörer. 

Mit Taste können Sie nun weitere Begrüßungstexte aufnehmen. Gehen Sie dabei wie 

beim Begrüßungstext 1 vor. 

Die Aufnahme Ihrer Begrüßung ist nun abgeschlossen. Beenden Sie die Bedienung, indem 

Sie den Hörer auflegen oder fahren Sie weiter fort. 

HINWEIS: 

Spricht ein Anrufer in Ihrer Mailbox keine Nachricht auf, sondern schweigt er, wird er automatisch 

mit der Zentrale verbunden.


5.3 Nachrichten anhören / löschen / weiterleiten 

Nachdem Sie Teleserver Memo Pro angerufen haben, bekommen Sie immer einen Hinweis darüber, 

ob Nachrichten vorliegen oder nicht. 


Eigene Nachrichten anhören und löschen 

Rufen Sie Memo Pro an. Geben Sie nach Aufforderung Ihre persönliche Codenummer 

ein. 

Benutzen Sie die Taste oder , um in aufgesprochenen Nachrichten zu 

blättern. 

Sie können die Wiedergabe einer Nachricht mit den Tasten Ihres Telefons steuern 

(siehe Kap. 5, ' Bedienung Ihrer Mailbox mit der Telefontastatur '). 

HINWEIS: 

Am Ende jeder Nachricht wird das Datum und die Uhrzeit angesagt, an der die Nachricht 

hinterlassen wurde. 

Zum Löschen der Nachricht wählen Sie . Bestätigen Sie nach Aufforderung mit , 

daß Sie wirklich löschen wollen. 


Empfangene Nachrichten weiterleiten 

Während der Wiedergabe der Nachricht die Taste drücken. 

Sie können die empfangene Nachricht nun kommentieren. 

Beenden Sie Ihren Kommentar mit oder korrigieren Sie mit . 

Geben Sie nach Aufforderung die Mailboxnummer (= Nebenstelle) des Empfängers ein 

und warten Sie, bis Sie den Namen des Empfängers (Benutzernamen) hören. 

Drücken Sie erneut die Taste , um die Nachricht und gegebenenfalls den 

Kommentar weiterzuleiten oder brechen Sie mit ab. 

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Wenn Sie diese kommentierte Nachricht wiederholt versenden möchten, geben Sie die 

Mailboxnummer eines weiteren Empfängers ein oder brechen Sie mit ab. 

Das Anhören / Löschen / Weiterleiten von Nachrichten ist nun abgeschlossen. Beenden 

Sie die Bedienung, indem Sie auflegen oder eine andere Mailboxfunktion wählen. 

HINWEIS: 

Das Weiterleiten von Nachrichten ist nur dann erfolgreich, wenn der Empfänger eine 

Mailbox eingerichtet und zudem die Nachrichtenaufzeichnung eingeschaltet hat. Ist dies 

nicht der Fall erhalten Sie von Teleserver Memo Pro einen entsprechenden Hinweis.


5.4 Interne Mitteilungen versenden 

Sie können an einen oder mehrere Kollegen interne Mitteilungen versenden. Teleserver Memo Pro 

übernimmt somit die Hauspostfunktion in Ihrem Unternehmen. 


Interne Mitteilung versenden 

Rufen Sie Memo Pro an. 

HINWEIS: 

Im Nachrichtenblock hören Sie entweder den Systemtext " keine Nachricht vorhanden..." 

oder bereits empfangene Nachrichten. 

Drücken Sie die Taste und sprechen Sie Ihre interne Mitteilung auf. 

Beenden Sie mit oder korrigieren Sie mit . 

Geben Sie nach Aufforderung die Mailboxnummer (= Rufnummer) des Empfängers ein 

und warten Sie, bis Sie den Namen des Empfängers (Benutzernamen) hören. 

Drücken Sie erneut die Taste , um interne Mitteilungen zu versenden oder brechen 

Sie mit ab. 

Wenn Sie Ihre Mitteilung wiederholt versenden möchten, geben Sie die Mailboxnummer 

eines weiteren Empfängers ein oder brechen Sie mit ab. 

Das Versenden interner Mitteilungen ist nun abgeschlossen. Beenden Sie die Bedienung, 

indem Sie den Hörer auflegen oder fahren Sie weiter fort. 

HINWEIS: 

Das Versenden einer internen Mitteilung ist nur dann erfolgreich, wenn der Empfänger 

eine Mailbox eingerichtet und zudem die Nachrichtenaufzeichnung eingeschaltet hat. Ist 

dies nicht der Fall erhalten Sie von Teleserver Memo Pro einen entsprechenden Hinweis. 

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5.5 Privatmitteilung aufsprechen / anhören 

Sie können eingeweihten Anrufern (Ehepartner, Freunde, ...) eine Privatmitteilung in Ihrer Mailbox hinterlassen. 

Diese Mitteilung kann nur von Anrufern angehört werden, denen die spezielle Codenummer für 

Ihre Privatmitteilung bekannt ist. 


Aufsprechen einer Privatmitteilung 


Blättern Sie mit der Taste in der Mailboxbedienung zur Privatmitteilung. (Sie hören 

die Systeman- sage " Keine Privatmitteilung vorhanden" oder Ihre alte Privatmitteilung). 

Wählen Sie , bis das System Sie auffordert, Ihre Privatmitteilung aufzusprechen. 

Sprechen Sie Ihre Privatmitteilung auf. 

Beenden Sie die Aufnahme mit (Sie können Ihre Aufnahme jederzeit mit korrigieren). 

Zur Kontrolle hören Sie die aufgenommene Privatmitteilung im Hörer. 

Die Aufnahme Ihrer Privatmitteilung ist nun abgeschlossen. Beenden Sie die Bedienung, 



Codenummer für Privatmitteilung ändern 


Blättern Sie mit der Taste zur Wiedergabe Ihrer " Codenummer für Privatmitteilung...". 

Wählen Sie die zum Ändern der Codenummer für Privatmitteilungen.


Memo Pro fordert Sie zur Eingabe Ihrer neuen Codenummer auf. 

Geben Sie Ihre Codenummer (Ziffern ' 0 ... 9 ' sind erlaubt) ein. 

Memo Pro fragt Sie zur Sicherheit ein zweites Mal nach Ihrer Codenummer. 

Die Änderung der Codenummer für Ihre Privatmitteilung ist damit abgeschlossen. Sie 

können durch Auflegen des Hörers die Bedienung beenden oder weiter fortfahren. 


Anhören einer Privatmitteilung 

Ein Anrufer wählt Ihren Telefonapparat an, den Sie während Ihrer Abwesenheit auf 

Memo Pro umgeleitet haben. 

Memo Pro meldet sich mit Ihrer persönlichen Ansage. 

Während der persönlichen Ansage wählt der Anrufer und die Codenummer für Ihre 

Privatmitteilung. 

Memo Pro gibt Ihre Privatmitteilung wieder. 

HINWEIS: 

Anrufer, die Ihre Privatmitteilung anhören möchten, müssen über ein MFV-(Tonwahl-) 

Telefon oder über einen Tonwahl-Handsender verfügen. 

Nach Anhören der Privatmitteilung erhält der Anrufer die Gelegenheit zum Aufsprechen 

einer Nachricht. Voraussetzung dafür jedoch ist, daß die Nachrichtenaufzeichnung eingeschaltet 

ist (siehe Kap 5.6). 

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5.6 Nachrichtenaufzeichnung ein-/ausschalten 

Die Aufzeichnung von Nachrichten ist ein-/ausschaltbar. Bei ausgeschalteter Nachrichtenaufzeichnung 

hört ein Anrufer lediglich Ihren Begrüßungstext. 


Nachrichtenaufzeichnung ein-/ausschalten 


Blättern Sie mit der Taste zu der Systemansage: " Nachrichtenaufzeichnung ... 

geschaltet". 

Zum Ein- bzw. Ausschalten wählen Sie . 

Das Ein- bzw. Ausschalten der Nachrichtenaufzeichnung ist nun abgeschlossen. Beenden 

Sie die Bedienung, indem Sie den Hörer auflegen oder fahren Sie weiter fort.


5.7 Benachrichtigungsruf aktivieren / deaktivieren 

Um auch an beliebigen Telefonen (Mobiltelefonen, Privatanschlüssen,...) eine Meldung über eingetroffene 

Nachrichten in Ihrer Mailbox zu erhalten, können Sie in Teleserver Memo Pro einen Benachrichtigungsruf 

aktivieren. 

Teleserver Memo Pro unterrichtet Sie dann über eingegangene Nachrichten. Sie legen mit der Eingabe 

der Benachrichtigungsnummer selbst fest, wo. So können Sie beispielsweise Ihre Handy- oder 

Autotelefonnummer eingeben. Nach der Eingabe der Codenummer nehmen Sie den Benachrichtigungsruf 

entgegen. Sie können die Nachricht anhören und Ihre Mailbox bedienen. 

HINWEIS: 

Voraussetzung für den Benachrichtigungsruf ist eine eingegebene Benachrichtigungsrufnummer. 

Um die Nachricht abzuhören, muß der angerufene Apparat ein MFV-(Tonwahl-) 

Telefon sein oder ein Tonwahl-Handsender verwendet werden. 


Benachrichtigungsruf aktivieren 


Blättern Sie mit der Taste zu der Systemansage: " Benachrichtigungsruf ... geschaltet". 

Zum Ein- bzw. Ausschalten wählen Sie . Dazu ist zunächst die Eingabe einer 

Benachrichtigungsrufnumer erforderlich (siehe nachfolgende Punkte 4 bis 7). 

Blättern Sie nun mit der Taste bis zur Systemansage: " Keine Benachrichtigungsrufnummer 

vorhanden" bzw. " Benachrichtigungsrufnummer...". 

Um eine Benachrichtigungsrufnummer einzugeben, drücken Sie die . 

Memo Pro fordert Sie zur Eingabe einer Rufnummer auf. 

Geben Sie die Benachrichtigungsrufnummer ein ( für Amt). Beenden Sie die 

Eingabe mit . 

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Blättern Sie nun gegebenenfalls mit zurück zu der Systemansage: 

"Benachrichtigungsruf...geschaltet" und schalten Sie mit den Benachrichtigungsruf 

ein. 

Die Eingabe der Benachrichtigungsrufnummer ist nun abgeschlossen. Beenden Sie die 

Bedienung, indem Sie den Hörer auflegen oder fahren Sie weiter fort.


5.8 Vertreterfunktion aktivieren / deaktivieren 

In Ihrer Abwesenheit, zum Beispiel im Urlaubsfall, können Sie die Vertreterfunktion aktivieren. Anrufer 

werden dann nach dem Hören Ihrer Begrüßungsansage mit einem Stellvertreter (z.B. Kollegen) Ihrer 

Wahl verbunden. Voraussetzung ist jedoch, daß Sie Teleserver Memo Pro die Rufnummer (Nebenstelle) 

Ihres Stellvertreters mitteilen. 


Vertreterfunktion aktivieren und Vertreterrufnummer eingeben 


Blättern Sie mit der Taste bis zur Systemansage: " Vertreterfunktion ausgeschaltet ". 

Um die Vertreterfunktion einzuschalten, drücken Sie die . Dazu ist zunächst die 

Eingabe einer Vertreterrufnumer erforderlich (siehe nachfolgende Punkte 5 bis 7). 

Zum Ausschalten drücken Sie erneut . 

Blättern Sie mit der Taste bis Sie Systemansage: " Vertreterrufnummer..." hören. 

Drücken Sie und geben Sie nach der Aufforderung die Rufnummer Ihres 

Stellvertreters ein. 

Beenden Sie die Eingabe mit . 

Blättern Sie nun gegebenenfalls mit zurück zu der Systemansage: " Vetreterfunktion 

ausgeschaltet" und schalten Sie mit die Vertreterfunktion ein. 

Das Aktivieren der Vertreterfunktion ist nun abgeschlossen. Beenden Sie die Bedienung, 


HINWEIS: 

Denken Sie daran, Anrufer bereits in Ihrem Begrüßungstext auf einen Stellvertreter hinzuweisen 

(siehe Kap. 8.1). Überprüfen Sie, ob Ihr Stellvertreter eine Mailbox eingerichtet und 

wenn ja, seine Nachrichtenaufzeichnung eingeschaltet hat. 

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5.9 Codenummer für Fernabfrage ändern 

Ihre persönliche, mehrstellige Codenummer schützt Ihre Mailbox vor unbefugtem Zugriff. Sie ist beim 

Einrichten der Mailbox erstmalig festgelegt worden und ist später jederzeit von Ihnen änderbar. 


Eigene Codenummer ändern 


Blättern Sie mit der Taste in Ihrer Mailbox bis zur Wiedergabe Ihrer " Codenummer 

für Fernabfrage ". 

Wählen Sie zum Ändern der Codenummer für Fernabfrage. 

Memo Pro fordert Sie zur Eingabe Ihrer neuen Codenummer auf. 

Geben Sie Ihre neue Codenummer (Ziffern '0 ... 9 ' sind erlaubt) ein. 

Memo Pro fragt Sie zur Sicherheit ein zweites Mal nach Ihrer Codenummer. 

Die Änderung der Codenummer ist nun abgeschlossen. Beenden Sie die Bedienung, 

indem Sie den Hörer auflegen oder fahren Sie weiter fort. Bitte merken Sie sich Ihre Codenummer 

gut! 

ACHTUNG: 

Bei vergessener Codenummer muß die betroffene Mailbox gelöscht und neu eingerichtet 

werden. Es besteht keine Möglichkeit vorhandene Nachrichten anzuhören.


5.10 Benutzersprache einstellen 

Teleserver Memo Pro spricht viele Sprachen und erleichtert den Einstieg und die Bedienung für Kollegen 

oder Gäste, die anderer Nationalität sind. 


Benutzersprache einstellen 

Rufen Sie Teleserver Memo Pro an. 

Blättern Sie mit der Taste bis zur Systemansage " Benutzersprache...". 

Drücken Sie nun solange , bis Sie die gewünschte Sprache eingestellt haben. 

Das Einstellen der Benutzersprache ist nun abgeschlossen. Beenden Sie die Bedienung, 


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6 INSTALLATION DURCH DEN SERVICETECHNIKER 

ACHTUNG: 

Die Inbetriebnahme ist nur vom autorisierten Service-Techniker, anhand der nachfolgend beschriebenen 

Schritte, durchzuführen. Beachten Sie unbedingt die in Kap. 2 aufgeführten 

Sicherheitshinweise. 

Bevor Sie mit der Installation beginnen, lesen Sie bitte das Handbuch, insbesondere dieses Kapitel 

aufmerksam durch. Achten Sie darauf, daß die Voraussetzungen alle erfüllt sind, da andernfalls 

eine Funktion von Memo Pro nicht gewährleistet werden kann. 

6.1 Lieferumfang 

HINWEIS: 

Bitte achten Sie während des Auspackens auf Vollständigkeit der Lieferung und eventuelle Beschädigungen 

des Gerätes und der Zubehörteile. Sollten Sie Beschädigungen feststellen, schalten 

Sie unter keinen Umständen das Gerät ein, sondern wenden Sie sich an Ihren Lieferanten. 

Lieferumfang: 1 Teleserver 

1 Stromversorgung 

1 Netzkabel für die Stromversorgung 

1 CD-ROM mit System-Software 

1 Dokumentationspaket bestehend aus... 

100 Kurzbedienanleitungen in Landessprache 

Anschaltanweisung für die TK-Anlage 

Systemhandbuch (auch auf CD-ROM) 

Je nach Applikation: 

1, 2, 3 oder 4 Module (VMVoice Mail) 

2 Western/Western-Anschlußkabel je Modul 

Zusätzlich bei Wartemusik: 

1 MOH Modul 

1 Wartemusik-Anschlußkabel 

1 GEMA-Informationsblatt (siehe Kap. 8) 

Zusätzlich bei V.24-Anwendungen: 

1 V.24-Anschlußkabel (je nach TK-Anlage) 

1 V.24-Adapter 25 pol —> 9 pol (je nach TK-Anlage)


6.2 Allgemeine Systemvoraussetzungen 

Teleserver Grundgerät und Steckmodule 

Der Teleserver Memo Pro ist für den Einsatz an Telekommunikationsanlagen, kurz TK-Anlagen konzipiert. 

Die TK-Anlage ist in jedem Fall für den Anschluß des Teleservers vorzubereiten und zu konfigurieren. 

Der Teleserver muß für den jeweiligen TK-Anlagentyp zugelassen sein. Die Anschaltung an die TK-Anlage 

erfolgt über analoge Schnittstellen. 

Um den Teleserver betreiben zu können, werden Einsteck-Module benötigt. Diese Module können auf der 

Geräterückseite des Teleservers, nach entfernen der Abdeckplatte, eingesteckt werden. Pro Steckmodul 

im Teleserver stehen zwei Nutzkanäle zur Verfügung (z.B. 2 Sprachkanäle pro Voice Mail Modul). Eine 

Ausnahme stellt das Wartemusik-Modul dar, hier steht ein Kanal für das Modul zu Verfügung. 

ACHTUNG: 

Das Stecken und Ziehen der Einsteckmodule muß bei gezogenem Netzstecker des Gerätes erfolgen. 

Andernfalls kann es zu Beschädigungen des Gerätes oder der Module führen. 

Abb. 6: Rückseite des Teleservers mit Steckmodulen (Ansicht ohne Abdeckplatte) 

MOH-Ausgang: 

Der Teleserver verfügt über einen externen Ausgang zur Musikeinspielung. Zur Anbindung ist an der Telefonanlage 

ein Eingang zur Musikeinspielung (Music on Hold, Wartemusik-Eingang) erforderlich. 

HINWEIS: 

Das MOH-Modul für die Wartemusik kann nur auf dem unteren Steckplatz betrieben werden. 

Der Betrieb eines anderen Moduls, z.B. eines Voice Mail Moduls, ist nicht möglich. 

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Anbindung über V.24-Schnittstelle (COM 2): 

Erfolgt eine Signalisierung zwischen dem Teleserver und der TK-Anlage über die V.24-Schnittstelle, sind 

entsprechende Systemvoraussetzungen (z.B. Ausstatten der TK-Anlage mit einer V.24-Baugruppe) zu 

schaffen. 

Diese Form der Signalisierung kann erforderlich werden, wenn das Voice Mail Protokoll über eine V.24- 

Schnittstelle an das Voice Mail System übertragen wird. 

Externer Audio-Eingang (Audio in): 

Der Teleserver verfügt über einen Eingang zur Einspielung von Wartemusik, -texten und Ansagetexten über 

ein externes Wiedergabegerät (z.B. DAT, CD-Player,...). 

HINWEIS: 

Bei Verwendung des Audio-Eingangs (Audio in), beachten Sie bitte die Sicherheitshinweise 

(siehe Kap. 2), sowie die Angabe der Empfindlichkeit des Line-Einganges in den technischen Daten 

(siehe Kap. 7). Die Aussteuerung der Aufnahmen, sowie das Mischen von Stereo-Signalen 

erfolgt automatisch.


6.3 Anschaltung an die TK-Anlage 

6.3.1 Installation der Module 

Bevor Sie den Teleserver einschalten, stecken Sie die gewünschte Anzahl der Module in den Teleserver. 

Hierfür entfernen Sie die Abdeckplatte des Teleservers indem Sie die beiden Öffnungsriegel nach links 

drücken. Entfernen Sie die weißen Schutzkappen nur von den Modulschächten, in die Sie ein Modul stekken 

wollen (Siehe Abb. 7). Stecken Sie nun die Module mit der Beschriftung (VMVoice Mail, oder 

MOHMusic on Hold) obenliegend, wie in Abb. 8 und Tab. 4 beschrieben. Fangen Sie dabei von oben an. 

ACHTUNG: 

Das Stecken und Ziehen der Einsteckmodule muß bei gezogenem Netzstecker des Gerätes erfolgen. 

Andernfalls kann es zu Beschädigungen des Gerätes oder der Module führen. 

Abb. 7: Vor dem Stecken der Module zuerst weiße Schutzkappen abziehen. Auf den ungenutzten 

Modulschächten die Schutzkappe stecken lassen! 

Abb. 8: Stecken der Module und Anschlußübersicht des Teleservers. 

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Abb. 9: Ziehen der Module, wenn nötig mit Hilfe eines Schraubenziehers (Vorsichtiges Aushebeln 

des Moduls an den vorgesehenen Aussparungen im Modul und dem seitlichen 

Führungssteg) 

Position im Teleserver Modul Steckplatzbezeichnung 

im Teleserver 

oberster Steckplatz 

zweiter Steckplatz von oben 

dritter Steckplatz von oben 

vierter Steckplatz von oben 

z.B. VM 

Voice Mail 

z.B. VM 

Voice Mail 

z.B. VM 

Voice Mail 

z.B. VM 

Voice Mail 

PABX Line 1/2 

PABX Line 3/4 

PABX Line 5/6 

PABX Line 7/8 

Funktion des Moduls 

Nutzkanäle 1 und 2 zum 

Anschluß an die TK-Anlage 







unterster Steckplatz MOH PABX MOH Wartemusikmodul 

Tab. 4: Bestückungsreihenfolge der Module 

HINWEIS: 

Beachten Sie die Reihenfolge der Nutzkanäle und somit der Module. Bestücken Sie die 

Teleserver zunächst mit dem ersten Modul auf dem Steckplatz ‘ PABX Line 1/2 ’, das zweite Modul 

auf dem Steckplatz ‘ PABX Line 3/4 ’ usw. Der Betrieb der Nutzkanäle 3 bis 8 ist nicht möglich, 

wenn das Modul 1 nicht auf dem Steckplatz ‘ PABX Line 1/2 ’ gesteckt ist. 

ACHTUNG! An die MOH-Schnittstelle dürfen nur Geräte angeschlossen werden, die die Forderung 

nach SELV-EN60950 erfüllen.


6.3.2 Installation der analogen Ports 

Verwenden Sie zur Anschaltung der analogen Ports die, den Modulen beiliegenden, Western/Western-Anschlußkabel. 

Die Anschlußbelegung der Western-Stecker entnehmen Sie bitte der beiliegenden Anschaltanweisung. 

Abb. 10: Beschriftung der Einsteckmodule 

6.3.3 Installation der V.24-Schnittstelle (COM 2) 

Der Teleserver verfügt über zwei serielle V.24-Schnittstellen (COM 2 und COM 1 auf der Geräterückseite). 

Die Anschlußbelegung der 25pol-Anschlüsse entnehmen Sie folgender Tabelle. 

Anschluß an COM 2 bzw. COM 1 Funktion 

1 

2 

3 

4 

5 

6 

7 

8 

...25 

Tab. 5: Anschlußbelegung der V.24-Schnittstellen COM 2 und COM 1 

Zuordnung der V.24-Schnittstellen im Teleserver: 

V.24-Schnittstelle COM 2 —> Voice Mail Anwendung. 

V.24-Schnittstelle COM 1 —> Diagnose, Sonderfunktionen. 

Der gewünschte COM-Port wird mit einem V.24-Kabel an dem vorgesehenen Port der TK-Anlage angeschlossen. 

Die notwendigen Programmierschritte zur Konfiguration des V.24-Ports der TK-Anlage entnehmen 

Sie bitte der beiliegenden Anschaltanweisung. 

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6.3.4 Installation des Wartemusik-Ports 

Der Teleserver wird mit dem Wartemusik-Modul (Steckplatz PABX MOH) bestückt (Siehe Kapitel 6.3.1). 

Der potentialfreie 600 Ohm Ausgang wird über das beiliegende Wartemusik-Anschlußkabel an den vorgesehenen 

Port der Telefonanlage (MOH-Port, Wartemusik-Eingang) angeschlossen. Die Telefonanlage 

wird für die Wartemusik-Einspielung konfiguriert (Siehe Systemhandbuch der Telefonanlage). 

Abb. 11: Anschlußbelegung der Anschlußdose 

Standard MOH 

Variante 2 

NF 600 Ohm 

NF 600 Ohm 

nicht beschalten 






ab. 6: Beschaltung des Wartemusik-Ports bei der gewünschten Betriebsart


6.4 Das Menü ' TECHNIK ' 

6.4.1 Inbetriebnahme des Teleserver Memo Pro 

Achtung: 

Die nachfolgend beschriebenen Einstellungen sind nur vom Service-Techniker vorzunehmen. Die 

Einstellungen ‘ TK-Anlage ’, ‘ Codenummern-Länge ’ und ‘ Anzahl Ziffern der Nebenstelle ’ sollten 

nach der Inbetriebnahme des Systems nicht mehr geändert werden! Bei einer Änderung gehen 

alle individuellen Ansagen, sowie alle Mailboxen und deren Inhalte verloren. Bevor Sie den 

Teleserver Memo Pro in Betrieb nehmen, beachten Sie unbedingt die Sicherheitshinweise (siehe 

Kap. 2). 

Füllen Sie jetzt zunächst die nachstehende Tabelle aus. Zum einen benötigen Sie diese Informationen bei 

der folgenden Erstanschaltung von Teleserver Memo Pro, zum anderen sollten Sie diese Informationen an 

Ihren Ansprechpartner beim Kunden weitergeben: 

TK-Anlagentyp 

Codenummernlänge 

Anzahl Ziffern der Nebenstelle 

Parameter Einstellung 

Apparatenummer des Vermittlungsplatzes 


Erstanschaltung vornehmen 

Wenn alle vorherigen Installationsarbeiten in Kap. 6.3 abgeschlossen sind, schließen Sie den 

Stecker des Netzgerätes an den Teleserver an. Schließen Sie das Netzkabel an das Netzteil 

und an eine Steckdose an. 

Der Teleserver führt eine kurze Systemprüfung durch. Anschließend erscheint das Erstanschaltungsmenü. 

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Geben Sie zunächst das Hersteller-Password ein. Sie finden dieses Codewort in der beiliegenden 

hersteller- und anlagenspezifischen Anschaltanweisung. 

Bestätigen Sie die Eingabe mit . Das System führt nun einen Kaltstart durch, an 

dessen Ende Sie folgende Displayansicht erhalten. 

Wählen Sie nun mit den gewünschten Anlagentyp 

aus und bestätigen Sie die Auswahl mit . 

Teleserver Memo Pro fordert Sie nun auf die Parameteränderung (d.h. die Definition der 

TK-Anlage) zu speichern. 

Mit speichern Sie die neuen Parameter, Teleserver Memo Pro führt danach einen 

Warmstart durch. Mit gelangen Sie zurück zum Hauptmenü.


HINWEIS: 

Das Blinken des Technik-Menüfeldes zeigt an, daß die Erstanschaltung noch nicht erfolgreich beendet 

ist. Sie haben dann möglicherweise einen wichtigen Parameter vergessen. 

Um den zuvor eingestellten Parameter (z.B. TK-Anlagentyp) zu ändern, drücken 

Sie ' TECHNIK ' und geben Sie die Codenummer ' 5 9 9 1 ' ein. 

Wählen Sie nun den TK-Anlagentyp aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit . 

Sie erhalten nun folgende Ansicht. 

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Stellen Sie die folgenden Parameter gemäß Ihrer TK-Anlage ein: 

‘ Anzahl der Ziffern der Nebenstellen ’ 

(Die Anzahl muß mit der Länge der Durchwahlnummer (Nebenstellenlänge) in der TK-Anlage über 

einstimmen). 

‘ Codenummernlänge ’ 

‘ Apparate-Nr-Vermittlung ’ 

Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit . 

HINWEIS: 

Die automatische Anrufannahme und der Einstieg in das Menü ' TECHNIK ' ist nur möglich, 

wenn die ‘ Apparate-Nr-Vermittlung ’ eingegeben wurde und der Vermittlungsapparat auf 

Teleserver Memo Pro umgeleitet oder ‘ nach Zeit ’ weitergeschaltet wird.


6.4.2 Ändern von Standardeinstellungen 

Die Erst-Inbetriebnahme ist nun erfolgt.Über das Technik-Menü können Sie jederzeit Standardeinstellungen 

verändern. Mit Eingabe des Kennwortes ' 8 9 9 1 ' sind Sie im Read-Only-Modus, d.h. 

Sie können sich einen Überblick über die Standard-Einstellungen verschaffen ohne diese ändern zu 

können. 


Einstellungen im Technik-Menü ändern 

Wählen Sie ‘TECHNIK’ 

Geben Sie das Kennwort ‘ 5 9 9 1 ’ ein. 

Nach Eingabe der Codenummer erhalten Sie folgende Ansicht: 

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Bestätigen Sie Ihre Absicht zum Einstellen von Parametern mit . Sie gelangen 

nun in das erste Technik Parameter-Menü. 

ACHTUNG: 

Wenn Sie bestätigen wird der Teleserver angehalten, d.h. bestehende Gespräche werden getrennt 

und es werden keine weiteren Gespräche mehr angenommen. Die Wiedergabe der Wartemusik 

wird jedoch nicht angehalten. 

Mit blättern Sie in den drei Untermenüs, in denen Sie die Parameter nach 

Ihren Wünschen anpassen können. 

Maximale Rufnummernlänge 

der Nebenstelle 

3, 4, 5 oder 6 Ziffern möglich 

Nachrichtendauer von 

2 bis 20 min. 

Displaysprache 

Sprache der Mailbox- 

Bedienerführung individuell 

änderbar 

Sprache des Systems 

firmenweit änderbar 

Rufsequenz für Amtsleitung 

(Benachrichtigungsruf) 

Ändern der Zeichenfolge für 

Setzen/Löschen der Message- 

Waiting Anzeige 

Zurücksetzen in den Auslieferungszustand 

(alle vorgenommenen 

Einstellungen werden gelöscht)


ACHTUNG: 

Wenn Sie einen System Reset durchführen, gehen alle Mailboxen und damit auch alle 

aufgezeichneten Ansagen, Nachrichten und Mitteilungen verloren. Folgenden Warnhinweis 

erhalten Sie, bevor Sie einen System-Reset durchführen: 

Die Message Waiting Sequenz 

Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn die Anbindung an die TK-Anlage nicht über eine 

V.24-Schnittstelle erfolgt. 


Ändern der Message Waiting Sequenz: 

Sollten Sie die Message Waiting Sequenz ändern müssen, erhalten Sie nach der Auswahl des 

Parameters ' MWL Ein Sequenz ' bzw. ' MWL Aus Sequenz ' das folgende Menü: 

F = Flash:_ _ _ [10ms] 

P = Pause:_ _ _ [10ms] 

Nst = Nebenstellenrufnummer 

Änderung 

Eingabe beenden 

Die Sequenz, die die Message Waiting Anzeige der TK-Anlage ein- bzw. ausschaltet, können Sie frei 

definieren. 

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Wählen Sie dazu und geben Sie die Sequenz ein. 

Beispiel: Die Sequenz zum Einschalten der Message Waiting Anzeige lautet 761 gefolgt 

von der jeweiligen Nebenstellennummer. 

Ihre Eingabe muß wie folgt lauten: , 7 , 6 , 1 , , Nebenstellen-Nummer 

. 

Pausen können Sie mit ' P ' und der 3-stelligen Angabe der Pausendauer in 10ms eingefügt 

werden (z.B.: P 023 = Pause von 230ms) 

6.5 Nach der Installation 

Geben Sie den " Startschuß " für die erfolgreiche Nutzung von Teleserver Memo Pro! 

Suchen Sie sich in der Firma einen Ansprechpartner und richten Sie mit diesem zusammen eine Mailbox 

ein. Gehen Sie dabei auf die beiliegenden Kurzeinweisungen, sowie die Kurzbedienkarten ein. Diese 

sollte von Ihrem Ansprechpartner ausgefüllt werden und an alle Mailbox-Benutzer verteilt werden. 

Dazu braucht er folgende Informationen von Ihnen: 

Die Rufnummer von Teleserver Memo Pro (Nummer des Sammelanschlusses, an dem Sie 

das System angeschlossen haben) 

Länge der Codenummer für die Fernabfrage (die Anzahl der Stellen, die Sie im Technikmenü 

festgelegt haben: 3-, 4-, 5- oder 6-stellig) 

Rufumleitung 

Damit Teleserver Memo Pro Anrufe entgegennehmen kann, muß am Telefon eine Rufumleitung ("bei 

besetzt", "nach Zeit" oder "permanent") eingerichtet sein. Erklären Sie Ihrem Ansprechpartner das 

Einrichten der Rufumleitung. 

HINWEIS: 

Wichtig für den Service-Techniker. Nachfolgende Informationen finden Sie auch auf der 

Dokumentations-Verpackung.


7 TECHNISCHE DATEN 

Anzahl Ports (je nach Ausbaustufe): 2 bis 8 

Anzahl Mailboxen (je nach Ausbaustufe): bis 1000 

Speicherkapazität (je nach Ausbaustufe): bis zu 37 Stunden 

max. Nachrichtendauer: einstellbar 2 bis 20 Minuten 

max. Dauer von Mitteilungen 

und Kommentaren: 8 Minuten 

Ansagenspeicherung: nach ISDN-Kodierung 

Benachrichtigungsruf: ja 

Datum/Uhrzeitansage: ja 

Bedienerführung: mehrere Sprachen einstellbar 

Länge der Codenummer: einstellbar 3 bis 6 Stellen 

Privatmitteilungsfunktion: ja 

Vertreterfunktion: ja 

automatische Anrufannahme: ja 

automatische Vermittlung: per MFV-Nachwahl 

Line-Eingang: Stereo, Cinch Stecker 

Impedanz: 47 KOhm 

Spannung: 24m Veff - 775 mVeff 

(Automatische Pegelkontrolle) 

MOH-Ausgang: 600 Ohm potentialfreier Ausgang 

niederohmiger Ausgang 

Abmessungen (B x T x H): 

Grundgerät: 280 mm x 250mm x 350 mm 

Modul: 95 mm x 30 mm x 160 mm 

Gewicht: 

Memo Pro Grundgerät: ca. 5,3 kg 

Module (pro Stück): ca. 0,2 kg 

Netzteil: ca. 0,7 kg 

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Stromversorgungen: 

Tischnetzteil: 100 - 250V AC/50 - 60 Hz 

Leistungsaufnahme: max 45 VA 

Umgebungsbedingungen: 

Lagerung: 0 - 40 Grad Celsius 

15 - 95 % relative Feuchte 

Betrieb: 10 - 35 Grad Celsius 

15 - 75 % relative Feuchte

8 ANHANG 


8.1 Ansagebeispiele 

Ansage vor dem Melden (AVOM) ohne MFV-Durchwahlmöglichkeit 

Tagansage: 

"Willkommen bei der Kundenfreund GmbH, bitte legen Sie nicht auf Ihr Gespräch wird gleich weiterverbunden". 

Nachtansage: 

"Willkommen bei der Firma Kundenfreund, Sie rufen außerhalb unsere Öffnungszeiten an, bitte seien Sie 

so freundlich und hinterlassen uns Ihre Nachricht nach den Signalton oder senden Sie uns ein Fax unter 

der Nummer ................................wir rufen Sie gerne zurück, vielen Dank und auf Wiederhören". 

Feiertagansage: 

"Willkommen bei der Kundenfreund GmbH, wegen eines regionalen Feiertages ist unser Büro heute 

nicht besetzt. Bitte hinterlassen Sie uns Ihren Namen, Ihre Rufnummer und den Grund Ihres Anrufes. Wir 

rufen Sie am nächsten Werktag zuverlässig zurück". 

Ansage vor dem Melden (AVOM) mit MFV-Durchwahlmöglichkeit 

"Willkommen bei der Kundenfreund GmbH bevor sich unsere Zentrale meldet, können sie sich nun 

selbst, durch Drücken der nachfolgend genannten Ziffern, in die von Ihnen gewünschte Abteilung verbinden: 

Für die Auftragsannahme drücken Sie bitte die 1, den Vertrieb erreichen Sie mit der 2 und unseren 

Service mit der 3 ". 

Individuelle Mailboxtexte 

Beispiel ohne Vermittlung durch Schweigen oder MFV-Durchwahloption: 

"Willkommen in der persönlichen Mailbox von Petra Müller, Firma Kundenfreund GmbH, ich bilde mich 

für Sie weiter und befinde mich bis 13 Uhr in einer Schulung, bitte seien Sie so freundlich, und hinterlassen 

Sie mir Ihre Nachricht nach dem Signalton, ich rufe Sie zuverlässig ab 13.30 Uhr zurück, vielen Dank 

für Ihr Verständnis". 

Beispiel mit Vermittlung durch Schweigen: 

"Willkommen in der persönlichen Mailbox von Petra Müller, Firma Kundenfreund GmbH, ich bin gerade 

zu Tisch, bitte seien Sie so freundlich, und hinterlassen Sie mir Ihre Nachricht nach dem Signalton ich 

rufe Sie zuverlässig ab 13.30 Uhr zurück. Falls Sie keine Nachricht hinterlassen wollen, so schweigen 

Sie einfach und Sie werden mit unserer Zentrale (oder einem anderen persönlichen Ansprechpartner) 

verbunden". 

Beispiel mit MFV-Durchwahloption: 

"Willkommen in der persönlichen Mailbox von Petra Müller, Firma Kundenfreund GmbH, ich bin gerade 

in einem Meeting, bitte seien Sie so freundlich, und hinterlassen Sie mir Ihre Nachricht nach dem Signalton, 

ich rufe Sie zuverlässig ab 13.30 Uhr zurück. Wenn Sie keine Nachricht aufsprechen wollen, dann 

drücken Sie jetzt die Rufnummer....und Sie werden mit meinem Stellvertreter Herrn Huber verbunden". 

Seite 93

Beispiel bei Nutzung der Vertreterfunktion: 

Seite 94 


"Willkommen in der persönlichen Mailbox von Petra Müller, Firma Kundenfreund GmbH, bis einschließlich 

07.08. bin ich im Urlaub, bitte legen Sie jetzt nicht auf, indem Sie schweigen, werden Sie gleich mit 

meinem Stellvertreter Herrn Huber verbunden".


8.2 Liste zum Eintrag firmenspezifischer Ansagen und Vermittlungsziele 

Seite 95

Seite 96 

Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch


8.3 Liste der mitgelieferten gebührenfreien Musiktitel 

Die folgenden 24 Titel (' Titel 1 ' ......' Titel 24 ') sind in Teleserver Memo Pro's digitalem Speicher abgelegt. 

Sie wurden speziell für die Einspielung in Telefonanlagen komponiert und sind gebührenfrei. 

1. Countryside (soft pop 1) 

2. Journey back home (soft pop 2) 

3. The valley of golden flowers (meditation 2) 

4. Rondo Fantastico (classic 1) 

5. Hang loose in Kingston (Reaggae 1) 

6. Playground (classic 2) 

7. Flight over the mountains (soft pop 3) 

8. Key West sunrise (modern pop 3) 

9. Meeting the woods (meditation 3) 

10. Sweeping guitar 

11. Winter's grace (classic piano 1) 

12. Ambitious love (classic piano 2) 

13. Medieval market (classic 3) 

14. Christmas tune 

15. Summer breeze (soft pop 4) 

16. Streets to paradise (modern pop 2) 

17. Eagles in the sky (meditation 1) 

18. Hansestadt 

19. New York Tab (jazz) 

20. Live so bright (modern pop 1) 

21. Planter's kiss (Reaggae 2) 

22. Children's song 

23. La Cucaracha 

24. Crystal waters (meditation 4) 

Seite 97

Seite 98 


8.4 Informationen zum Urheberschutz 

Fast alle im Handel erhältlichen Musikstücke sind urheberrechtlich geschützt. Das Einspielen in Ihre 

Telefonanlage kann gebührenpflichtig sein. Bitte beachten Sie die in Ihrem Land gültigen Regelungen.


8.5 Kontaktaufnahme mit ProEmotion 

Seite 99

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8.6 Faxanforderung für weitere Kurzbedienkarten


8.7 Declaration of Conformity 

Seite 101

Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch - LIPINSKI TELEKOM GmbH

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