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IFM NEWS Referenzprozesse im FM Eine hilfreiche Basis für Optimierungsprojekte Ein Bericht von Gregor Fleischmann Der Facility-Management-Sektor ist mittlerweile groß und komplex geworden. Er enthält eine Mischung von innerbetrieblichen Abteilungen, externen Fachfirmen, großen Multi- Serviceanbietern und Konsortien, welche die gesamte Bandbreite von Design, Bau, Finanzierung und Management anbieten. Der Facility Manager von heute benötigt daher Fähigkeiten, Wissen und Unterstützung in einer immer weiter steigenden Anzahl unterschiedlichster Bereiche. Die Prozesse dieser Bereiche sind außerdem einem steten Wandel unterworfen und verlangen daher nach ständiger Optimierung und Anpassung. Im Kerngeschäft von Unternehmen ist Business-Prozess-Reengineering (BPR) bereits seit Beginn der 1990er Jahre eine anerkannte Methode, um Prozesse zu optimieren und dadurch effizientere Funktionsabläufe zu ermöglichen. Die Modellierung der Prozesslandschaft ist dabei mit einem nicht unerheblichen Zeitaufwand verbunden, der dadurch erzielte Nutzen jedoch signifi kant größer. Des Weiteren lassen sich von den Prozessmodellen die Anforderungen an die Organisationen ableiten. Business-Prozess-Reengineering Die Vorteile des Business-Prozess-Reengineerings sind innerhalb des Facility Managements zwar bekannt, der hohe Zeitaufwand für die Ist-Modellierung und die darauf aufsetzende Soll-Modellierung veranlasst viele FM-Abteilungen jedoch, gar nicht bzw. auf einem niedrigen Standard Prozesse zu dokumentieren. Für die Optimierung ist eine korrekte Modellierung der Facility-Management-relevanten Prozesse jedoch Grundvoraussetzung, da durch den Modellierungsprozess Ablauflücken und Prozessschleifen aufgedeckt werden und diese sowohl den Prozessdurchführern als auch den Prozessverantwortlichen veranschaulicht werden. Ohne transparente Abläufe innerhalb des Managements ist auch keine sinnvolle und wirtschaftliche Toolunterstützung möglich. Um die Business-Prozess-Reengineering- Projekte zu vereinfachen, haben sich in vielen Bereichen standardisierte Prozesse etabliert. Diese Referenzprozessmodelle können in Projekten kostenreduzierend wirken, indem sie die aufwendige und schwierige Strukturierung der Prozessdefi nition vereinfachen. Durch die Verwendung von Best-Practice- Modellen wird allgemein die Erstellung der Prozessmodelle beschleunigt sowie deren Qualitätsstandard erhöht, da durch die Standardmodelle einheitliche Begriffe vorgegeben werden und somit die Festlegung eines eindeutigen Sprachgebrauchs erleichtert wird. Ein weiterer Vorteil ist das raschere Er- lernen der Modellierungsmethoden durch die Beispielvorlagen der Referenzmodelle. Die Prozessorientierung im Facility Management wird zwar von Normen und Standards weltweit als Grundvoraussetzung verstanden, wissenschaftlich fundierte Referenzprozesse liegen in diesem Bereich jedoch derzeit keine vor. Die Prozesslandschaften der FM-Abteilungen müssen daher von den Facility Managern individuell von Grund auf neu entwickelt werden. Prozessorientierung laut ÖNORM A7000 „Facility Management ist nicht tätigkeitsorientiert, sondern prozessorientiert. FM- Aktivitäten sind als Geschäftsprozesse in die Organisation (Unternehmen, öffentliche Einrichtungen, Non-Profi t-Organisationen u. dgl.) eingebunden. Dadurch wird sowohl kundenorientiert als auch bereichsübergreifend gearbeitet. Durch interdisziplinäres Handeln werden Synergien innerhalb und zwischen Organisationen genutzt.“ Dieses Forschungsprojekt am IFM widmet sich daher der fundierten Entwicklung einer Prozesslandschaft und von FM-Standardmodellen, um das Prozessverständnis zu erhöhen. Es werden die nötigen Rahmenbedingungen entwickelt und die wichtigsten Referenzprozesse im Bereich von Facility Management modelliert. Notwendig sind dazu detaillierte Untersuchungen vieler unterschiedlicher Einzelfälle, aus denen die Gemeinsamkeiten ebenso wie alternative Vorgehensweisen herausgearbeitet und als Struktur dargestellt werden können. Um Datenmaterial für die Ermittlung von Standardprozessen zu erhalten und diese auch effektiv aufbereiten zu können, müssen daher Case Studies mit einer ausreichend großen Anzahl an Unternehmen durchgeführt werden. Mit den Facility-Management-Abteilungen werden Prozessaufnahmen des Ist-Zustandes durchgeführt. Nach Defi nition der Prozesslandschaft werden die einzelnen 6 IFM TM
Prozesszweige modelliert und die Abläufe analysiert. Darauf aufbauend werden in weiteren Schritten mit den Beteiligten Optimierungen der Prozesslandschaft vorgenommen, um so optimierte Soll-Prozesse zu erhalten. In einem weiteren Schritt werden die gesammelten Soll-Prozessdaten der unterschiedlichen Unternehmen und Branchen gegenübergestellt und untereinander auf Prozessverwandtschaften hin untersucht. Aus dem erhaltenen Sample ähnlicher Prozesse bzw. Prozesse gleicher Funktion werden durch Herausarbeiten der ihnen zugrunde liegenden inneren Struktur die Standardprozesse abgeleitet. Gregor Fleischmann Über 20 Case Studies als Basis Für die Ermittlung der Prozessdaten wurden Case Studies innerhalb von Facility-Management-Abteilungen von 21 Unternehmen vorgenommen. Diese sollten möglichst viele Bereiche der Lebenszyklen eines Gebäudes abdecken. Mithilfe ad_205x137-5_Austria.qxp 28.7.2005 15:39 Page 1 Prozesse optimieren Transparenz gewinnen Kosten einsparen von Expertenteams und den Mitarbeitern der Facility- Management-Abteilungen wurde die zu dokumentierende Prozesslandschaft erhoben und die operativ durchgeführten Ist-Prozesse modelliert und strukturiert. Basierend auf den erhaltenen Ist-Prozessen wurden gemeinsam die Soll-Prozesse entwickelt. In einem weiteren Schritt wurden die gesammelten Soll-Prozessdaten der unterschiedlichen Unternehmen und Branchen gegenübergestellt und untereinander auf Prozessverwandtschaften hin untersucht. Aus dem erhaltenen Sample ähnlicher Prozesse bzw. Prozesse gleicher Funktion werden durch Herausarbeiten der ihnen zugrunde liegenden inneren Struktur die Standardprozesse abgeleitet. FM-Referenzmodelle Einzelne Referenzmodelle wurden bereits durch Ableitung von Ähnlichkeiten aus der Nemetschek GmbH, Vienna Tech Gate, Ebene 5 / BA 2 Donau-City-Strasse 1, 1220 Wien Tel.: +43 /1/ 212 50 94 – 0, Fax: +43 /1/ 212 50 94 – 9 www.nemetschek.at Prozessmanagement Prozessmatrix entwickelt. Die gewählte Modellierungssprache orientiert sich hier nach der Forderung einer möglichst hohen Allgemeingültigkeit, leichten Adaptierung in andere Darstellungsformen sowie Anpassbarkeit der benötigten Detaillierungstiefe. Durch den Vergleich innerhalb aller aufgenommenen Soll-Prozesse gleicher Funktion wird anschließend die praxisnahe Umsetzbarkeit überprüft. In weiterer Folge sollen möglichst viele der Kern-Facility-Management-Prozesse in einer standardisierten Version entwickelt werden, um so eine Hilfestellung für die zukünftige Arbeit des Facility Managers zu bieten. Information A. o. Univ.-Prof. Dr. Alexander Redlein und DI Gregor Fleischmann IFM, Operngasse 9 A-1040 Wien, Tel. 01-58801-42700 E-Mail: redlein@tuwien.ac.at http://www.ifm.tuwien.ac.at Wenn nur alles so Einfach wäre! Einfach die clevere Software für Ihre Prozesse rund um Ihr Immobilienund Facility Management — Einfach die besten Lösungen für Ihre individuellen Anforderungen — Einfach in Ihre bestehende Infrastruktur integrieren — Einfach weniger Kosten, Aufwand, Leerstand, Ausfallzeiten — Einfach Abläufe optimieren und immer aktuell informiert sein — Einfach Nemetschek. Noch Fragen? Einfach anrufen: +43 /1/ 212 50 94 - 0 oder www.nemetschek.at PLANEN BAUEN NUTZEN
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