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IFM NEWS
Referenzprozesse im FM
Eine hilfreiche Basis für Optimierungsprojekte
Ein Bericht von Gregor Fleischmann
Der Facility-Management-Sektor
ist mittlerweile groß und komplex
geworden. Er enthält eine Mischung
von innerbetrieblichen Abteilungen,
externen Fachfirmen, großen Multi-
Serviceanbietern und Konsortien, welche
die gesamte Bandbreite von Design, Bau,
Finanzierung und Management anbieten.
Der Facility Manager von heute benötigt
daher Fähigkeiten, Wissen und Unterstützung
in einer immer weiter steigenden
Anzahl unterschiedlichster Bereiche.
Die Prozesse dieser Bereiche sind außerdem
einem steten Wandel unterworfen
und verlangen daher nach ständiger Optimierung
und Anpassung.
Im Kerngeschäft von Unternehmen ist
Business-Prozess-Reengineering (BPR)
bereits seit Beginn der 1990er Jahre eine
anerkannte Methode, um Prozesse zu optimieren
und dadurch effizientere Funktionsabläufe
zu ermöglichen. Die Modellierung
der Prozesslandschaft ist dabei mit einem
nicht unerheblichen Zeitaufwand verbunden,
der dadurch erzielte Nutzen jedoch
signifi kant größer. Des Weiteren lassen sich
von den Prozessmodellen die Anforderungen
an die Organisationen ableiten.
Business-Prozess-Reengineering
Die Vorteile des Business-Prozess-Reengineerings
sind innerhalb des Facility Managements
zwar bekannt, der hohe Zeitaufwand
für die Ist-Modellierung und die
darauf aufsetzende Soll-Modellierung veranlasst
viele FM-Abteilungen jedoch, gar
nicht bzw. auf einem niedrigen Standard
Prozesse zu dokumentieren. Für die Optimierung
ist eine korrekte Modellierung der
Facility-Management-relevanten Prozesse
jedoch Grundvoraussetzung, da durch den
Modellierungsprozess Ablauflücken und
Prozessschleifen aufgedeckt werden und
diese sowohl den Prozessdurchführern als
auch den Prozessverantwortlichen veranschaulicht
werden. Ohne transparente
Abläufe innerhalb des Managements ist
auch keine sinnvolle und wirtschaftliche
Toolunterstützung möglich.
Um die Business-Prozess-Reengineering-
Projekte zu vereinfachen, haben sich in vielen
Bereichen standardisierte Prozesse etabliert.
Diese Referenzprozessmodelle können in
Projekten kostenreduzierend wirken, indem
sie die aufwendige und schwierige Strukturierung
der Prozessdefi nition vereinfachen.
Durch die Verwendung von Best-Practice-
Modellen wird allgemein die Erstellung der
Prozessmodelle beschleunigt sowie deren
Qualitätsstandard erhöht, da durch die Standardmodelle
einheitliche Begriffe vorgegeben
werden und somit die Festlegung eines
eindeutigen Sprachgebrauchs erleichtert
wird. Ein weiterer Vorteil ist das raschere Er-
lernen der Modellierungsmethoden durch die
Beispielvorlagen der Referenzmodelle.
Die Prozessorientierung im Facility Management
wird zwar von Normen und Standards
weltweit als Grundvoraussetzung
verstanden, wissenschaftlich fundierte Referenzprozesse
liegen in diesem Bereich
jedoch derzeit keine vor. Die Prozesslandschaften
der FM-Abteilungen müssen daher
von den Facility Managern individuell
von Grund auf neu entwickelt werden.
Prozessorientierung
laut ÖNORM A7000
„Facility Management ist nicht tätigkeitsorientiert,
sondern prozessorientiert. FM-
Aktivitäten sind als Geschäftsprozesse in
die Organisation (Unternehmen, öffentliche
Einrichtungen, Non-Profi t-Organisationen
u. dgl.) eingebunden. Dadurch wird sowohl
kundenorientiert als auch bereichsübergreifend
gearbeitet. Durch interdisziplinäres
Handeln werden Synergien innerhalb und
zwischen Organisationen genutzt.“
Dieses Forschungsprojekt am IFM widmet
sich daher der fundierten Entwicklung einer
Prozesslandschaft und von FM-Standardmodellen,
um das Prozessverständnis
zu erhöhen. Es werden die nötigen Rahmenbedingungen
entwickelt und die wichtigsten
Referenzprozesse im Bereich von
Facility Management modelliert.
Notwendig sind dazu detaillierte Untersuchungen
vieler unterschiedlicher Einzelfälle,
aus denen die Gemeinsamkeiten
ebenso wie alternative Vorgehensweisen
herausgearbeitet und als Struktur dargestellt
werden können. Um Datenmaterial
für die Ermittlung von Standardprozessen
zu erhalten und diese auch effektiv aufbereiten
zu können, müssen daher Case Studies
mit einer ausreichend großen Anzahl
an Unternehmen durchgeführt werden.
Mit den Facility-Management-Abteilungen
werden Prozessaufnahmen des Ist-Zustandes
durchgeführt. Nach Defi nition der
Prozesslandschaft werden die einzelnen
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TM