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IFM NEWS Rechnet sich Facility Management? Ein Bericht von Susanne Hauk Die wirtschaftliche Entwicklung der letzten Jahre wird durch einen verschärften Wettbewerbsdruck geprägt. Durch steigenden Kosten- und Preisdruck im Kerngeschäft und den damit verbundenen Zwang zur Wirtschaftlichkeit wurden neue Methoden im Umgang mit Immobilien erforderlich. Dies insbesondere deshalb, da die Kosten für Betrieb, Unterhalt und Miete nach den Personalkosten den höchsten Aufwandposten für Unternehmen darstellen. Neumann beziffert die liegenschaftsbezogenen Aufwendungen und internen Servicekosten mit durchschnittlich 18.500 Euro pro Jahr und Mitarbeiter. Daher gewann Facility Management immer mehr an Bedeutung. Nutzen von FM? Immer wieder wird auch in diesem Zusammenhang die Frage nach dem Nutzen für Unternehmen und somit auch möglichen Kosteneinsparungen gestellt. Generelle, allgemein gültige Wirtschaftlichkeitsaussagen sind jedoch selten zu fi nden. In vielen Fällen fi ndet man die nicht näher differenzierte Angabe eines Einsparungspotenzials zwischen 10 und 30 %, wobei keine Grundvoraussetzungen genannt werden. In den überwiegenden Fällen beziehen sich solche Angaben auf einzelne Unternehmen oder auf punktuell gesetzte Maßnahmen. Studie 2006 Hier setzt die vorliegende Untersuchung des IFM an, im Rahmen derer die wirtschaftlichen Auswirkungen von FM erhoben wurden. Erstmals sollen anhand einer statistisch relevanten Anzahl von Unternehmen jene Kriterien erfasst werden, die für eine wirtschaftlich erfolgreiche Umsetzung von FM erforderlich sind. Weiters werden wirtschaftliche Potenziale im FM defi niert und belegt, um so zu zeigen, dass dem Facility Management als Möglichkeit der Kostensenkung und Optimierung im Bereich der Immobilien entscheidende Bedeutung zukommt. Susanne Hauk Basierend auf der „Facility-Management- Umfrage 2005“, für die über 300 Unternehmen aus den verschiedensten Branchen befragt wurden, ließen sich erste Potenziale der Wirtschaftlichkeit ableiten. Aufbauend auf diesen Ergebnissen wurde die Studie „Wirtschaftlichkeit von FM“ durchgeführt. Das Augenmerk lag im Wesentlichen auf den drei großen Themengebieten „Kosteneinsparung durch FM“, „Produktivitätssteigerungen durch FM“ und „Kostentreiber bei der Einführung von FM“. Einsparungspotenziale Die Ergebnisse zeigen, dass vor allem in den Gewerken Reinigung, Technische Wartung und Instandhaltung, Entsorgung und Energieversorgung Kosteneinsparungen möglich sind. Die häufi gsten Ursachen einer Einsparung im Reinigungsbereich liegen in der Ausverhandlung eines besseren Tarifes, einer Defi nition der Reinigungsprofi le und im Outsourcing dieses Tätigkeitsbereichs. Die geringste Einsparungsmöglichkeit ergibt dabei die reine Verhandlung des Tarifs, was zeigt, dass das Lohnniveau mancher FM-Dienstleistungen in den letzten Jahren insgesamt sehr gesunken ist. Außerdem ist ein verstärkter Fokus der Unternehmen auf Qualitäts-, Werterhaltungs-, und Nachhaltigkeitsaspekte zu beobachten. Daher werden Einsparungen vermehrt über die Nutzung von Synergien zwischen den Gewerken, Liegenschaften und Tätigkeitsbereichen erlangt. Potenzial im Bereich Technik Einsparungen in der technischen Wartung und Instandhaltung resultieren neben Outsourcing gewisser Tätigkeiten auf einem effi zienteren Wartungs- und Instandhaltungsansatz. Optimierungen – etwa in Form einer Störungsstatistik – ermöglichen, gezielt vorbeugende Instandhaltung anstelle von Störungsbehebung durchzuführen. Verbesserte Kenntnisse und Datenbasen führen zu optimalen Wartungszyklen. Ein hohes Einsparungspotenzial liegt auch im Bereich der Entsorgung durch bessere Verträge und Tarife, aber vor allem durch eine Verbesserung der Abfalltrennung. Produktivitätssteigerung Im Rahmen der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung wurde auch der Parameter der Produktivitätssteigerung durch Facility Management erhoben. Die Ergebnisse zeigen, dass die Einführung von Facility Management wesentlich höhere Auswirkungen auf eine Effi zienz- und Effektivitätssteigerung als auf Kosten hat. FM führt zu einer Steigerung der Produktivität in den unterschiedlichsten Bereichen, wobei Optimierungen im Bereich der Daten der häufi gste Grund für eine Produktivitätssteigerung waren. Wesentliche Ursachen liegen in einem rascheren Datenzugriff, einer rascheren Datenauswertung und in einer besseren Datenqualität. Obwohl der hohe Aufwand der Datenerhebung als Kostentreiber kritisiert wurde, zeigen diese Auswertungen, dass Verbesserungen im Bereich der Daten eine wesentliche Vereinfachung der Arbeitsabläufe im Facility Management darstellen. In vielen Unternehmen lagen die Daten vor der FM-Einführung dezentral auf. Falls aktuelle Unterlagen vorhanden waren, so konnte auf diese nicht kurzfristig zurückgegriffen werden. 4 IFM
Kaum ein Unternehmen hatte einen vollständigen, zentralen Plan- und Datenbestand seiner Liegenschaften. Im Interview betonten viele Gesprächspartner die Schwierigkeit, eine Steigerung in diesem Bereich überhaupt zu beziffern, da nun ein völlig neues Aufgabenspektrum ausgeführt werden kann. Potenzial der Mitarbeiter Hohe Produktivitätssteigerungen waren auch im Bereich der Mitarbeiter möglich. Die einfache Abwicklung diverser gebäudespezifi scher Belange – etwa Störungsmeldungen – über ein Tool ermöglicht den Mitarbeitern und Abteilungen eine Konzentration auf ihre Kernaufgaben. Zum anderen trägt ein Tool wesentlich zur Reduktion von „einfachen Tätigkeiten“, wie Dokumente suchen, bei. Bei vielen Unternehmen fand eine Wertigkeitsverschiebung des FM statt. Es kam zu einer Verschiebung der Tätigkeitsprofi le der FM-Mitarbeiter hin zu höherwertigen Aufgaben. Teilweise wurden aber auch völlig neue Jobprofi le defi niert. 205 x 137,5 Donau-City 10.10.2006 16:13 Uhr Seite 1 Kostentreiber Den größten Anteil an den Kostentreibern hat die Datenerfassung und -aufbereitung. Die Kosten für die Erhebung und entsprechende Aufbereitung sämtlicher relevanter gebäudespezifi scher Unterlagen wie Pläne, Anlagenspiegel, Verträge und Dokumente übersteigt die Kosten einer Toolimplementation bei weitem. Die Kategorie „Toolsupport durch FM“, welche die Einführung, Wartung und Schulung einer neuen Software umfasst, liegt daher erst an dritter Stelle bei den Kostentreibern. Zweithäufi gst genannter Bereich ist der Aspekt der neuen Methode Facility Management. Dieser neue Managementansatz im Umgang mit Immobilien erfordert sowohl bei den Mitarbeitern als auch bei der Geschäftführung ein Umdenken. FM rechnet sich Die Ergebnisse der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung zeigen deutlich, dass Facility Management trotz hoher Einführungs-kos- Wirtschaftlichkeit von Facility Management C M Y CM MY CY CMY K ten wesentlich zu einer wirtschaftlicheren und effi zienteren Verwaltung von Immobilien beitragen kann. Vielen Unternehmen war es durch einfach anwendbare Maßnahmen, wie Vertragsneuverhandlung, möglich, hohe Kosteneinsparungen zu erzielen. Der wesentliche Vorteil von FM liegt allerdings in der Produktivitätssteigerung. Immer muss jedoch FM den jeweiligen individuellen Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen, um derartige wirtschaftliche Erfolge vorweisen zu können. Information A. o. Univ.-Prof. Dr. Alexander Redlein und DI Susanne Hauk IFM, Operngasse 9 A-1040 Wien, Tel. 01-58801-42700 E-Mail: redlein@tuwien.ac.at http://www.ifm.tuwien.ac.at IFM 5
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