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IFM NEWS Das IFM als Schnittstelle zwischen Forschung und Praxis Immer wenn es darum geht, diese Zeitung zu produzieren, ist es für mich Zeit, das letzte Jahr Revue passieren zu lassen. Und wenn man das letzte Jahr betrachtet, kann das IFM einige Erfolge verzeichnen. Im Bereich der Forschung entstand vor zwei Jahren eine Kooperation mit der österreichischen Akademie der Wissenschaften. Im Rahmen eines Forschungsprojektes wurden zwei Dissertanten von der Akademie für zwei Jahre dem IFM zur Verfügung gestellt. Sie sollten grundsätzliche Bereiche im Facility Management analysieren: � Wirtschaftlichkeit von FM � Einführungs- und Optimierungsmethoden sowie Referenzprozesse im FM Alexander Redlein Der erste Bereich „Wirtschaftlichkeit von FM“ ist deshalb von Bedeutung, weil zwar in vielen Publikationen von Einsparungspotenzialen durch FM die Rede ist, aber es in der wissenschaftlichen Literatur keine verlässlichen Untersuchungen dazu gibt. Das ist mir umso bewusster geworden, als ich zu Beginn eines Forschungsprojektes vom CFO eines großen Unternehmens gefragt wurde: „Und was bringt mir das Projekt?“ Daher ist es Aufgabe dieses Forschungsprojektes am IFM, die wirtschaftlichen Auswirkungen von FM wissenschaftlich zu analysieren. Dazu hat die Dissertantin Frau DI Hauk schon im Jahr 2005 die erste österreichweite Umfrage zum Thema FM bei den 300 größten Unternehmen durchgeführt. Da ein einmaliges Blitzlicht nicht ausreicht, um fundierte Aussagen über wirtschaftliche Auswirkungen treffen zu können, wurden in diesem Jahr weitere Experteninterviews und wiederum eine groß angelegte Umfrage, die FM-Studie 2006, organisiert. Die Ergebnisse der Arbeit sind der erste wissenschaftliche Beweis, dass sich FM rechnet. Es gibt sowohl einige Bereiche mit hohem Einsparungspotenzial als auch Gebiete mit erheblichen Produktivitätssteigerungen. Dieses Ergebnis wäre aber für unsere Forschungspartner etwas zu wenig. Diese wollen wissen, in welchen Bereichen sie ansetzen müssen bzw. worauf sie bei der Einführung von FM zu achten haben, damit sich FM in ihren Betrieben rechnet. Inhalt Daher hat das IFM in über 20 Experteninterviews diese Parameter erhoben und auf Basis von statistischen Modellen ihren Einfl uss bewertet. Anhand dieses Forschungsprojektes des IFM und der Akademie der Wissenschaften sind nun die wesentlichen Einsparungspotenziale (Wartung, Reinigung, Abfall), Produktivitätsverbesserungen (gezielter IT-Support, Synergien bei der Erbringung der Services), aber auch Kostentreiber (Datenerhebung) im FM bekannt. Auf Basis der statistischen Modelle lassen sich sogar Vorgehensmodelle und Handlungsanweisungen ableiten, worauf man im FM achten muss, damit sich eine Einführung oder Optimierung von FM rechnet. Details dazu fi nden Sie im Bericht auf Seite 4 „Wirtschaftlichkeit von FM“. Die Ergebnisse aus Österreich werden nun durch Studien unserer internationalen Partner (Prof. Andreas van Wagenberg aus den Niederlanden, Dr. Suvi Nenonen aus Finnland etc.) weiter vertieft und validiert. Im Rahmen der Studie hat sich ergeben, dass ein wesentlicher Kostentreiber bei einer Einführung von FM die Prozessanalyse und -optimierung ist. An dieser Stelle knüpft das zweite Forschungsprojekt an. Auf Basis von über 20 Case Studies in ganz Europa wird eine Prozesslandschaft aller wichtigen FM-Prozesse (Wartung, Störungsbehebung, Umzug, Flächenmanagement etc.) und Referenzmodelle dieser Prozesse erstellt. Diese können dann in Optimierungsprojekten als Grundlage verwendet werden, wodurch sich der Erhebungs-, aber auch der Optimierungsaufwand wesentlich verringert. Details über das Projekt und die schon vorliegenden Ergebnisse fi nden Sie im Beitrag „Referenzprozesse im FM – eine hilfreiche Basis für Optimierungsprojekte“. Aber nicht nur das Management steht im Mittelpunkt von Forschungsprojekten des IFM. Da als ein wesentliches Optimierungspotenzial im FM die Synergien bei der Erbringung von Leistungen genannt wurden, wird dieser Bereich ebenfalls in einem Forschungsprojekt näher analysiert. An mehreren Fallbeispielen (z. B. ein großes österreichisches Unternehmen und auch die TU Wien selbst) wird analysiert, welche Tätigkeiten gemeinsam erbracht werden können bzw. sollen, 4 Rechnet sich Facility Management? 6 Referenzprozesse im Facility Management – eine hilfreiche Basis für Optimierungsprojekte 8 REUG 2006 9 Seminarkalender & ACME – die neue SAP-Schulungsumgebung 10 IFS – Optimierung in der Gebäudebewirtschaftung 12 Internes Kontrollsystem auf Basis der SOX-Methode effi zient einführen 14 Herausforderung Sanierung 2 IFM
welche Ausbildung der Mitarbeiter dazu erforderlich ist und welche Einsparungspotenziale daraus resultieren. Aber auch Hindernisse, wie beispielsweise dazu nötige Gewerbeberechtigungen, werden untersucht. Details finden Sie im Artikel „Integrated Facility Services IFS – ein Ansatz zur Optimierung in der Gebäudebewirtschaftung“. Diese Projekte werden aber nicht im Stillen durchgeführt. Die Ergebnisse wurden auch im letzten Jahr auf den zahlreichen Veranstaltungen der REUG präsentiert. Wir sind aber nicht nur national tätig. Es gelang uns Mitte September die EuroFM nach Wien zu bekommen. Das IFM – langjähriges Mitglied dieser paneuropäischen Organisation zur Förderung von FM im Bereich Forschung, Ausbildung und Praxis, dem auch die FMA und die IFMA Austria als Mitglied angehören – war der Veranstalter des Herbstmeetings der EuroFM. Neben den Meetings der Mitglieder und des Vorstands wurden im Rahmen eines internationalen Workshops die Forschungstätigkeiten des IFM präsentiert und wichtige Anregungen für die weitere Arbeit gewonnen. Sie sehen, dass es dem IFM auch im letzten Jahr gelungen ist, eine der führenden Einrichtungen im Bereich FM-Forschung zu sein. Aber auch die Lehre wird intensiviert. Neben der Lehre im Bereich Architektur, Bauingenieurwesen und Informatik an der TU Wien bin ich selbst Mitglied der FM-Curriculums-Entwicklungskommission der TU Wien und der FH Kufstein. Ebenso bauen wir derzeit Kontakte zu Universitäten im CEE- Raum auf, um auch dort das Thema FM zu platzieren. Editorial Neben dem Bereich FM ist aber ein weiterer Forschungsbereich dazugekommen. In den Unternehmen steigt nach Skandalen wie Enron und Worldcom der Bedarf an einem Internen Kontrollsystem (IKS), um sicherzustellen, dass die internen Abläufe ordnungsgemäß und effizient durchgeführt werden. Diese Anforderung trifft auch auf die TU Wien zu. Daher wird in einem Forschungsprojekt eine Vorgehensweise für den optimierten Aufbau eines Internen Kontrollsystems gemeinsam mit Pricewaterhouse- Coopers (PwC) erarbeitet. Die Methodik basiert auf SOX, vermeidet aber den meist mit SOX-Einführungen verbundenen großen Aufwand. Nähere Details über diesen Forschungsbereich lesen Sie im Beitrag „Aufbau eines IKS auf Basis der SOX-Methodik“. Falls Sie einer unserer Forschungsbereiche interessiert, wünsche ich Ihnen viele interessante Anregungen beim Studium unserer Zeitung. Weitere Informationen erhalten Sie auf unseren REUG-Informationsveranstaltungen. Ich hoffe Sie entweder demnächst auf einem REUG-Meeting zu treffen oder vielleicht sogar mit Ihnen gemeinsam ein Forschungsprojekt durchführen zu dürfen. IFM 3 Ihr Alexander Redlein
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