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IFM NEWS Integrated Facility Services IFS – ein Ansatz zur Optimierung in der Gebäudebewirtschaftung IFS – Optimierung in der Gebäudebewirtschaftung Aufgrund des globalen Wettbewerbes vieler multinationaler und nationaler Unternehmen wird versucht, Kosteneinsparungen im und ums Gebäude zu realisieren. Ein Bericht von Horst Pichlmüller und Alexander Redlein Gemäß der IFMA – International Facility Management Association betragen die Aufwendungen für Gebäude 10–18 % des Budgets eines Unternehmens. Daher wird von vielen Unternehmen intensiv versucht, diesen Kostenanteil zur reduzieren. In Österreich könnten 2 /3 der Unternehmen ihre Kosten um 20 bis 30 % reduzieren. Outsourcing ist ein Ansatz, um diese Kostenreduktion zu erreichen, wobei vor allem folgende Bereiche outgesourct werden: � Reinigung � Instandhaltung � Sicherheitsdienste Externe Firmen haben nun die Möglichkeit, aufgrund ihrer „Economy of Scale“ Einsparungs- und Rationalisierungspotenzial zu generieren und ihren potenziellen Kunden daher Services zu günstigeren Kosten zu offerieren, als das im Vergleich zu Eigenleistung möglich wäre. Beim klassischen Outsourcing von Facility Services wird das Einsparungspotenzial aber nicht vollständig genutzt, da die Services nicht von einem Unternehmen erbracht werden, sondern von mehreren (diese beschäftigen in vielen Fällen wieder Subunternehmen). Die Synergien zwischen den einzelnen Gewerken und Services können damit nicht genutzt werden IFS – Forschungsprojekt des IFM An der Technischen Universität Wien wird nun im Rahmen eines Forschungsprojektes gemeinsam mit Immobiliennutzern und Dienstleistern analysiert, welche Synergien sich im Zuge eines IFS-Projektes ergeben, wobei folgende Fragen überprüft werden: � Gibt es wesentliche Synergien zwischen den einzelnen Gewerken und Tätigkeiten? � Wie können diese Synergien genutzt werden? � Was sind die Probleme und Hindernisse bei der Nutzung der Synergien? Vorgehen Im Zuge der Studie wurden die maßgeblichen Gesetze und Normen analysiert, um eine vollständige Liste aller in einem Gebäude laut gesetzlichen Bestimmungen und dem üblichen wirtschaft- Horst Pichlmüller lichen Gebrauch notwendigen Tätigkeiten zu erstellen. Bei unserer Recherche hatte sich herausgestellt, dass solche Listen zwar pro Gewerk bei den Anbietern vorhanden sind, aber fast kein Anbieter alle in einem Gebäude notwendigen Tätigkeiten aufl isten kann. Dazu wurden vor allem die ÖNORM A 7000, die ÖNORM A 8101, die GEFMA 100-2, die VDMA 24186 ff., die VDI 3801 ff., das Arbeitnehmerschutzgesetz, die TRVB „Technische Richtlinie Vorbeugender Brandschutz“ und diverse lokale Gesetze (z. B. das Wiener Aufzugsgesetz) analysiert. Bei der Aufl istung der Tätigkeiten wurde zusätzlich erhoben, welche Gewerbeberechtigungen erforderlich sind, welches Basiswissen die Ausführenden haben müssen bzw. welche Spezialschulungen erforderlich sind und wie fl exibel die Durchführung der Tätigkeit ist. Im nächsten Schritt wurde erhoben, bei welchen Anlagenklassen bzw. in welchen Raumkategorien (Büro, Lager, Sanitärraum etc.) die Tätigkeiten durchzuführen sind und wie häufi g. Um diesen letzten Schritt zu unterstützen, wurde eine Datenbank geschaffen. Dies geschah auch um die folgenden Auswertungen zu vereinfachen. Darauf aufbauend wurden alle Tätigkeiten, die terminlich fl exibel sind oder den glei- chen Tätigkeitszyklus aufweisen, dahingehend analysiert, ob diese durch ein und denselben Mitarbeitertyp ausgeführt werden können. Das Ziel dieser Analyse ist es, Mitarbeiter zu fi nden, die sich bereits im entsprechenden Raum befi nden und dort zusätzliche Tätigkeiten (Services) erbringen können. Diese können auch von unterschiedlichen Gewerken kommen. Erste quantifi zierbare Ergebnisse Aufgrund der Tatsache, dass das Reinigungspersonal täglich in fast allen Räumen arbeitet, ist es diesem möglich, Mängel festzustellen und zu beheben. Einige Beispiele für den Sanitärbereich sind lockere Seifenspender, verstopfte Toiletten, gebrochenes Spiegelglas, defekte Schalter und Beleuchtungsmittel. In Hörsälen und Büros wurden Defekte wie kaputte Steckdosen, Schalter, Datendosen, Leuchtmittel, gesprungenes Fensterglas etc. aufgenommen. In der praktischen Umsetzung hat sich ergeben, dass dazu die Mitarbeiter verstärkt auszubilden sind. Außerdem sollte man darauf achten, die Reinigungskräfte nicht zu überfordern. Auf Basis der theoretischen Analyse wurden im ersten Schritt zu viele und teilweise zu komplexe Aufgaben den Reinigungskräften zugeordnet. Dies führte zu einer Überlastung der Mitarbeiter. Mängel, die daher nicht durch ein zusätzlich qualifi ziertes Reinigungspersonal behoben werden können, werden durch einen „Facility Service Operator“, der eine „Haustechnik-Allround-Fachkraft“ ist, behoben. Diese Haustechnik-Fachkraft hat eine Ausbildung in Elektro- und Installationstechnik. In den Praxistests hat sich ergeben, dass in diesem Bereich alleine durch Vermeidung von Wegzeiten bei der Inspektion eine wesentliche Einsparung erwirtschaften lässt. 10 IFM
Aus Sicht des qualifi zierten Reinigungspersonals ist deren erweiterter Tätigkeitsbereich eine Aufwertung ihres Jobs und stellt eine zusätzliche Motivation dar. Die erworbenen beziehungsweise vertieften Deutschkenntnisse stellen einen Vorteil für Personal und Kunden aufgrund der erleichterten Kontakte dar. Theorie und Praxis Ein weiterer Bereich, der sowohl in der Theorie als auch in der Praxis analysiert wurde, ist die Sicherheit. Die Sicherheitskräfte sind meist der deutschen Sprache mächtig und haben eine bessere Grundausbildung. Daher können ihnen auch höherwertige Tätigkeiten zugeordnet werden. Bei den Rundgängen kann so das Sicherheitspersonal Inspektionstätigkeiten zum Beispiel im Bereich Brandschutz (z. B. Überprüfung des korrekten Schließens der Brandschutztüren) und Notbeleuchtung durchführen. Ein weiteres Beispiel ist jener Teil der Überprüfung von Aufzügen, der von einem Aufzugswart durchgeführt werden kann und darf (Betriebskontrolle). Darunter fallen das Prüfen der Sicherheitskette ( Anfahrschutz, Lichtschranke). Diese Betriebskontrolle ist bei vielen Aufzügen sowie bei Fahrtreppen, Fahrsteigen, Behindertenschrägaufzügen und dergleichen täglich durchzuführen. So können auch hier doppelte Wege eingespart und verpfl ichtende Inspektionen quasi „nebenbei“ erledigt und dokumentiert werden. Ein weiterer Punkt der Analyse war der technische Bereich. Hier konnte festgestellt werden, dass die technischen Kernarbeiten natürlich von speziell ausgebildeten Technikern durchzuführen sind. Aber einem Spezialisten (Facharbeiter) können bei Bedarf qualifi zierte Reinigungskräfte beigestellt werden. Diese übernehmen unter Aufsicht des Facharbeiters einfache Wartungs- und Instandhaltungsaufgaben (z. B. Reinigungsarbeiten von Rückkühlern mit einem Hochdruckstrahler oder Filterwechsel bei Lüftungsgeräten und Fancoils). Im Praxistest konnte festgestellt werden, dass es durch die direkte Behebung der aufgetretenen Mängel nicht nur zu Kosteneinsparungen, sondern auch zu einer deutlichen Entlastung auf Kundenseite kam. Mängel wurden frühzeitig behoben, ohne dass der Mitarbeiter eine Meldung machen musste. Damit Sie ungestört arbeiten können INTEGRATED FACILITY SERVICES Ausblick in die Zukunft von IFS Im Rahmen des Forschungsprojektes konnte man erkennen, dass große Potenziale in den bisher untersuchten Bereichen (Reinigung und Sicherheit) genutzt werden können. Die theoretischen Ansätze mussten zwar teilweise in der Praxiserprobung etwas adaptiert werden, erwiesen sich aber als sehr nützlich, da alte Verhaltensmuster dadurch aufgebrochen werden konnten. In diesem Zusammenhang erwies sich ein Bereich als erfolgskritisch: die Schulung der Mitarbeiter. Denn nur entsprechend ausgebildete Mitarbeiter können die neuen Anforderungen bewältigen. Information A. o. Univ.-Prof. Dr. Alexander Redlein und DI Horst Pichlmüller IFM, Operngasse 9 A-1040 Wien, Tel. 01-58801-42700 Mail: horst.pichlmueller@ifm.tuwien.ac.at http://www.ifm.tuwien.ac.at Gebäudereinigung (Tägliche Unterhaltsreinigung, Fenster- und Grundreinigung, Waschraum Hygiene) Bürodienste (Rezeption, Call Center, Kopier- Fax- und Postdienste, Zugangskontrollen) Gebäudemanagement (Wartung & Instandhaltung technischer Anlagen, Industriereinigung, Gartengestaltung- und Anlagen- pflege, Schädlingsbekämpfung, Schneeräumung) Zeitarbeit (technisches, gewerbliches und kaufmännisches Personal) ISS Facility Services Brünner Straße 85 Tel. 01/29111-0 www.issworld.at 1210 Wien Fax 01/2901473 office@issworld.at
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