vormals IUCCIM-NEWS - Institute TU Wien - Technische Universität ...

November 2006
IFM NEWS
vormals IUCCIM-NEWS
Zeitschrift für Informations- und Facility Management
� Wirtschaftlichkeit von Facility Management – Studie 2006
� Referenzprozesse im FM
� Internationales EuroFM-Symposium in Wien
� Integrated Facility Services
� Internes Kontrollsystem auf Basis SOX

IFM NEWS
Das IFM als Schnittstelle
zwischen Forschung und Praxis
Immer wenn es darum geht, diese Zeitung zu produzieren,
ist es für mich Zeit, das letzte Jahr Revue passieren
zu lassen. Und wenn man das letzte Jahr betrachtet,
kann das IFM einige Erfolge verzeichnen.
Im Bereich der Forschung entstand vor zwei Jahren eine
Kooperation mit der österreichischen Akademie der Wissenschaften.
Im Rahmen eines Forschungsprojektes wurden
zwei Dissertanten von der Akademie für zwei Jahre
dem IFM zur Verfügung gestellt. Sie sollten grundsätzliche
Bereiche im Facility Management analysieren:
� Wirtschaftlichkeit von FM
� Einführungs- und Optimierungsmethoden
sowie Referenzprozesse im FM
Alexander Redlein
Der erste Bereich „Wirtschaftlichkeit von FM“ ist deshalb von Bedeutung,
weil zwar in vielen Publikationen von Einsparungspotenzialen durch FM
die Rede ist, aber es in der wissenschaftlichen Literatur keine verlässlichen
Untersuchungen dazu gibt. Das ist mir umso bewusster geworden, als ich
zu Beginn eines Forschungsprojektes vom CFO eines großen Unternehmens
gefragt wurde: „Und was bringt mir das Projekt?“
Daher ist es Aufgabe dieses Forschungsprojektes am IFM, die wirtschaftlichen
Auswirkungen von FM wissenschaftlich zu analysieren. Dazu hat
die Dissertantin Frau DI Hauk schon im Jahr 2005 die erste österreichweite
Umfrage zum Thema FM bei den 300 größten Unternehmen durchgeführt.
Da ein einmaliges Blitzlicht nicht ausreicht, um fundierte Aussagen über
wirtschaftliche Auswirkungen treffen zu können, wurden in diesem Jahr
weitere Experteninterviews und wiederum eine groß angelegte Umfrage,
die FM-Studie 2006, organisiert.
Die Ergebnisse der Arbeit sind der erste wissenschaftliche Beweis, dass
sich FM rechnet. Es gibt sowohl einige Bereiche mit hohem Einsparungspotenzial
als auch Gebiete mit erheblichen Produktivitätssteigerungen.
Dieses Ergebnis wäre aber für unsere Forschungspartner etwas zu wenig.
Diese wollen wissen, in welchen Bereichen sie ansetzen müssen
bzw. worauf sie bei der Einführung von FM zu achten haben, damit sich
FM in ihren Betrieben rechnet.
Inhalt
Daher hat das IFM in über 20 Experteninterviews diese
Parameter erhoben und auf Basis von statistischen
Modellen ihren Einfl uss bewertet. Anhand dieses
Forschungsprojektes des IFM und der Akademie der
Wissenschaften sind nun die wesentlichen Einsparungspotenziale
(Wartung, Reinigung, Abfall), Produktivitätsverbesserungen
(gezielter IT-Support, Synergien
bei der Erbringung der Services), aber auch Kostentreiber
(Datenerhebung) im FM bekannt.
Auf Basis der statistischen Modelle lassen sich sogar
Vorgehensmodelle und Handlungsanweisungen ableiten,
worauf man im FM achten muss, damit sich eine
Einführung oder Optimierung von FM rechnet. Details
dazu fi nden Sie im Bericht auf Seite 4 „Wirtschaftlichkeit
von FM“. Die Ergebnisse aus Österreich werden
nun durch Studien unserer internationalen Partner (Prof. Andreas van
Wagenberg aus den Niederlanden, Dr. Suvi Nenonen aus Finnland
etc.) weiter vertieft und validiert.
Im Rahmen der Studie hat sich ergeben, dass ein wesentlicher Kostentreiber
bei einer Einführung von FM die Prozessanalyse und -optimierung ist.
An dieser Stelle knüpft das zweite Forschungsprojekt an. Auf Basis von
über 20 Case Studies in ganz Europa wird eine Prozesslandschaft aller
wichtigen FM-Prozesse (Wartung, Störungsbehebung, Umzug, Flächenmanagement
etc.) und Referenzmodelle dieser Prozesse erstellt. Diese
können dann in Optimierungsprojekten als Grundlage verwendet werden,
wodurch sich der Erhebungs-, aber auch der Optimierungsaufwand wesentlich
verringert. Details über das Projekt und die schon vorliegenden
Ergebnisse fi nden Sie im Beitrag „Referenzprozesse im FM – eine hilfreiche
Basis für Optimierungsprojekte“.
Aber nicht nur das Management steht im Mittelpunkt von Forschungsprojekten
des IFM. Da als ein wesentliches Optimierungspotenzial im
FM die Synergien bei der Erbringung von Leistungen genannt wurden,
wird dieser Bereich ebenfalls in einem Forschungsprojekt näher
analysiert. An mehreren Fallbeispielen (z. B. ein großes österreichisches
Unternehmen und auch die TU Wien selbst) wird analysiert,
welche Tätigkeiten gemeinsam erbracht werden können bzw. sollen,
4 Rechnet sich Facility Management?
6 Referenzprozesse im Facility Management – eine hilfreiche Basis für Optimierungsprojekte
8 REUG 2006
9 Seminarkalender & ACME – die neue SAP-Schulungsumgebung
10 IFS – Optimierung in der Gebäudebewirtschaftung
12 Internes Kontrollsystem auf Basis der SOX-Methode effi zient einführen
14 Herausforderung Sanierung
2 IFM

welche Ausbildung der Mitarbeiter dazu erforderlich ist und welche
Einsparungspotenziale daraus resultieren. Aber auch Hindernisse, wie
beispielsweise dazu nötige Gewerbeberechtigungen, werden untersucht.
Details finden Sie im Artikel „Integrated Facility Services IFS
– ein Ansatz zur Optimierung in der Gebäudebewirtschaftung“.
Diese Projekte werden aber nicht im Stillen durchgeführt. Die Ergebnisse
wurden auch im letzten Jahr auf den zahlreichen Veranstaltungen der
REUG präsentiert. Wir sind aber nicht nur national tätig. Es gelang uns
Mitte September die EuroFM nach Wien zu bekommen. Das IFM – langjähriges
Mitglied dieser paneuropäischen Organisation zur Förderung von
FM im Bereich Forschung, Ausbildung und Praxis, dem auch die FMA
und die IFMA Austria als Mitglied angehören – war der Veranstalter des
Herbstmeetings der EuroFM. Neben den Meetings der Mitglieder und des
Vorstands wurden im Rahmen eines internationalen Workshops die Forschungstätigkeiten
des IFM präsentiert und wichtige Anregungen für die
weitere Arbeit gewonnen.
Sie sehen, dass es dem IFM auch im letzten Jahr gelungen ist, eine der
führenden Einrichtungen im Bereich FM-Forschung zu sein. Aber auch
die Lehre wird intensiviert. Neben der Lehre im Bereich Architektur, Bauingenieurwesen
und Informatik an der TU Wien bin ich selbst Mitglied
der FM-Curriculums-Entwicklungskommission der TU Wien und der FH
Kufstein. Ebenso bauen wir derzeit Kontakte zu Universitäten im CEE-
Raum auf, um auch dort das Thema FM zu platzieren.
Editorial
Neben dem Bereich FM ist aber ein weiterer Forschungsbereich dazugekommen.
In den Unternehmen steigt nach Skandalen wie Enron und
Worldcom der Bedarf an einem Internen Kontrollsystem (IKS), um sicherzustellen,
dass die internen Abläufe ordnungsgemäß und effizient durchgeführt
werden. Diese Anforderung trifft auch auf die TU Wien zu. Daher
wird in einem Forschungsprojekt eine Vorgehensweise für den optimierten
Aufbau eines Internen Kontrollsystems gemeinsam mit Pricewaterhouse-
Coopers (PwC) erarbeitet. Die Methodik basiert auf SOX, vermeidet aber
den meist mit SOX-Einführungen verbundenen großen Aufwand. Nähere
Details über diesen Forschungsbereich lesen Sie im Beitrag „Aufbau eines
IKS auf Basis der SOX-Methodik“.
Falls Sie einer unserer Forschungsbereiche interessiert, wünsche ich Ihnen
viele interessante Anregungen beim Studium unserer Zeitung. Weitere
Informationen erhalten Sie auf unseren REUG-Informationsveranstaltungen.
Ich hoffe Sie entweder demnächst auf einem REUG-Meeting zu
treffen oder vielleicht sogar mit Ihnen gemeinsam ein Forschungsprojekt
durchführen zu dürfen.
IFM 3
Ihr
Alexander Redlein

IFM NEWS
Rechnet sich
Facility Management?
Ein Bericht von
Susanne Hauk
Die wirtschaftliche Entwicklung
der letzten Jahre wird durch
einen verschärften Wettbewerbsdruck
geprägt. Durch steigenden Kosten-
und Preisdruck im Kerngeschäft und den
damit verbundenen Zwang zur Wirtschaftlichkeit
wurden neue Methoden im Umgang
mit Immobilien erforderlich. Dies insbesondere
deshalb, da die Kosten für Betrieb,
Unterhalt und Miete nach den Personalkosten
den höchsten Aufwandposten für
Unternehmen darstellen. Neumann beziffert
die liegenschaftsbezogenen Aufwendungen
und internen Servicekosten mit
durchschnittlich 18.500 Euro pro Jahr
und Mitarbeiter. Daher gewann Facility
Management immer mehr an Bedeutung.
Nutzen von FM?
Immer wieder wird auch in diesem Zusammenhang
die Frage nach dem Nutzen für
Unternehmen und somit auch möglichen
Kosteneinsparungen gestellt. Generelle,
allgemein gültige Wirtschaftlichkeitsaussagen
sind jedoch selten zu fi nden. In vielen
Fällen fi ndet man die nicht näher differenzierte
Angabe eines Einsparungspotenzials
zwischen 10 und 30 %, wobei keine Grundvoraussetzungen
genannt werden. In den
überwiegenden Fällen beziehen sich solche
Angaben auf einzelne Unternehmen oder
auf punktuell gesetzte Maßnahmen.
Studie 2006
Hier setzt die vorliegende Untersuchung
des IFM an, im Rahmen derer die wirtschaftlichen
Auswirkungen von FM erhoben
wurden. Erstmals sollen anhand einer
statistisch relevanten Anzahl von Unternehmen
jene Kriterien erfasst werden,
die für eine wirtschaftlich erfolgreiche
Umsetzung von FM erforderlich sind. Weiters
werden wirtschaftliche Potenziale im
FM defi niert und belegt, um so zu zeigen,
dass dem Facility Management als Möglichkeit
der Kostensenkung und Optimierung
im Bereich der Immobilien entscheidende
Bedeutung zukommt.
Susanne Hauk
Basierend auf der „Facility-Management-
Umfrage 2005“, für die über 300 Unternehmen
aus den verschiedensten Branchen
befragt wurden, ließen sich erste Potenziale
der Wirtschaftlichkeit ableiten. Aufbauend
auf diesen Ergebnissen wurde die Studie
„Wirtschaftlichkeit von FM“ durchgeführt.
Das Augenmerk lag im Wesentlichen auf
den drei großen Themengebieten „Kosteneinsparung
durch FM“, „Produktivitätssteigerungen
durch FM“ und „Kostentreiber bei
der Einführung von FM“.
Einsparungspotenziale
Die Ergebnisse zeigen, dass vor allem in den
Gewerken Reinigung, Technische Wartung
und Instandhaltung, Entsorgung und Energieversorgung
Kosteneinsparungen möglich
sind. Die häufi gsten Ursachen einer
Einsparung im Reinigungsbereich liegen in
der Ausverhandlung eines besseren Tarifes,
einer Defi nition der Reinigungsprofi le und
im Outsourcing dieses Tätigkeitsbereichs.
Die geringste Einsparungsmöglichkeit ergibt
dabei die reine Verhandlung des Tarifs,
was zeigt, dass das Lohnniveau mancher
FM-Dienstleistungen in den letzten Jahren
insgesamt sehr gesunken ist.
Außerdem ist ein verstärkter Fokus der Unternehmen
auf Qualitäts-, Werterhaltungs-,
und Nachhaltigkeitsaspekte zu beobachten.
Daher werden Einsparungen vermehrt über
die Nutzung von Synergien zwischen den
Gewerken, Liegenschaften und Tätigkeitsbereichen
erlangt.
Potenzial im Bereich Technik
Einsparungen in der technischen Wartung
und Instandhaltung resultieren neben
Outsourcing gewisser Tätigkeiten auf einem
effi zienteren Wartungs- und Instandhaltungsansatz.
Optimierungen – etwa in
Form einer Störungsstatistik – ermöglichen,
gezielt vorbeugende Instandhaltung anstelle
von Störungsbehebung durchzuführen. Verbesserte
Kenntnisse und Datenbasen führen
zu optimalen Wartungszyklen.
Ein hohes Einsparungspotenzial liegt auch
im Bereich der Entsorgung durch bessere
Verträge und Tarife, aber vor allem durch
eine Verbesserung der Abfalltrennung.
Produktivitätssteigerung
Im Rahmen der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung
wurde auch der Parameter der Produktivitätssteigerung
durch Facility Management
erhoben. Die Ergebnisse zeigen,
dass die Einführung von Facility Management
wesentlich höhere Auswirkungen auf
eine Effi zienz- und Effektivitätssteigerung
als auf Kosten hat.
FM führt zu einer Steigerung der Produktivität
in den unterschiedlichsten Bereichen,
wobei Optimierungen im Bereich der Daten
der häufi gste Grund für eine Produktivitätssteigerung
waren. Wesentliche
Ursachen liegen in einem rascheren Datenzugriff,
einer rascheren Datenauswertung
und in einer besseren Datenqualität.
Obwohl der hohe Aufwand der Datenerhebung
als Kostentreiber kritisiert wurde, zeigen
diese Auswertungen, dass Verbesserungen
im Bereich der Daten eine wesentliche
Vereinfachung der Arbeitsabläufe im Facility
Management darstellen. In vielen Unternehmen
lagen die Daten vor der FM-Einführung
dezentral auf. Falls aktuelle Unterlagen
vorhanden waren, so konnte auf diese nicht
kurzfristig zurückgegriffen werden.
4 IFM

Kaum ein Unternehmen hatte einen vollständigen,
zentralen Plan- und Datenbestand
seiner Liegenschaften. Im Interview
betonten viele Gesprächspartner
die Schwierigkeit, eine Steigerung in
diesem Bereich überhaupt zu beziffern, da
nun ein völlig neues Aufgabenspektrum
ausgeführt werden kann.
Potenzial der Mitarbeiter
Hohe Produktivitätssteigerungen waren
auch im Bereich der Mitarbeiter möglich.
Die einfache Abwicklung diverser gebäudespezifi
scher Belange – etwa Störungsmeldungen
– über ein Tool ermöglicht den
Mitarbeitern und Abteilungen eine Konzentration
auf ihre Kernaufgaben. Zum anderen
trägt ein Tool wesentlich zur Reduktion von
„einfachen Tätigkeiten“, wie Dokumente
suchen, bei. Bei vielen Unternehmen fand
eine Wertigkeitsverschiebung des FM statt.
Es kam zu einer Verschiebung der Tätigkeitsprofi
le der FM-Mitarbeiter hin zu höherwertigen
Aufgaben. Teilweise wurden
aber auch völlig neue Jobprofi le defi niert.
205 x 137,5 Donau-City 10.10.2006 16:13 Uhr Seite 1
Kostentreiber
Den größten Anteil an den Kostentreibern hat
die Datenerfassung und -aufbereitung. Die
Kosten für die Erhebung und entsprechende
Aufbereitung sämtlicher relevanter gebäudespezifi
scher Unterlagen wie Pläne, Anlagenspiegel,
Verträge und Dokumente übersteigt die
Kosten einer Toolimplementation bei weitem.
Die Kategorie „Toolsupport durch FM“, welche
die Einführung, Wartung und Schulung
einer neuen Software umfasst, liegt daher
erst an dritter Stelle bei den Kostentreibern.
Zweithäufi gst genannter Bereich ist der Aspekt
der neuen Methode Facility Management.
Dieser neue Managementansatz im
Umgang mit Immobilien erfordert sowohl
bei den Mitarbeitern als auch bei der Geschäftführung
ein Umdenken.
FM rechnet sich
Die Ergebnisse der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung
zeigen deutlich, dass Facility
Management trotz hoher Einführungs-kos-
Wirtschaftlichkeit von Facility Management
C M Y CM MY CY CMY K
ten wesentlich zu einer wirtschaftlicheren
und effi zienteren Verwaltung von Immobilien
beitragen kann. Vielen Unternehmen war
es durch einfach anwendbare Maßnahmen,
wie Vertragsneuverhandlung, möglich, hohe
Kosteneinsparungen zu erzielen.
Der wesentliche Vorteil von FM liegt allerdings
in der Produktivitätssteigerung. Immer
muss jedoch FM den jeweiligen individuellen
Bedürfnissen des Unternehmens
entsprechen, um derartige wirtschaftliche
Erfolge vorweisen zu können.
Information
A. o. Univ.-Prof. Dr. Alexander Redlein
und DI Susanne Hauk
IFM, Operngasse 9
A-1040 Wien, Tel. 01-58801-42700
E-Mail: redlein@tuwien.ac.at
http://www.ifm.tuwien.ac.at
IFM 5

IFM NEWS
Referenzprozesse im FM
Eine hilfreiche Basis für Optimierungsprojekte
Ein Bericht von Gregor Fleischmann
Der Facility-Management-Sektor
ist mittlerweile groß und komplex
geworden. Er enthält eine Mischung
von innerbetrieblichen Abteilungen,
externen Fachfirmen, großen Multi-
Serviceanbietern und Konsortien, welche
die gesamte Bandbreite von Design, Bau,
Finanzierung und Management anbieten.
Der Facility Manager von heute benötigt
daher Fähigkeiten, Wissen und Unterstützung
in einer immer weiter steigenden
Anzahl unterschiedlichster Bereiche.
Die Prozesse dieser Bereiche sind außerdem
einem steten Wandel unterworfen
und verlangen daher nach ständiger Optimierung
und Anpassung.
Im Kerngeschäft von Unternehmen ist
Business-Prozess-Reengineering (BPR)
bereits seit Beginn der 1990er Jahre eine
anerkannte Methode, um Prozesse zu optimieren
und dadurch effizientere Funktionsabläufe
zu ermöglichen. Die Modellierung
der Prozesslandschaft ist dabei mit einem
nicht unerheblichen Zeitaufwand verbunden,
der dadurch erzielte Nutzen jedoch
signifi kant größer. Des Weiteren lassen sich
von den Prozessmodellen die Anforderungen
an die Organisationen ableiten.
Business-Prozess-Reengineering
Die Vorteile des Business-Prozess-Reengineerings
sind innerhalb des Facility Managements
zwar bekannt, der hohe Zeitaufwand
für die Ist-Modellierung und die
darauf aufsetzende Soll-Modellierung veranlasst
viele FM-Abteilungen jedoch, gar
nicht bzw. auf einem niedrigen Standard
Prozesse zu dokumentieren. Für die Optimierung
ist eine korrekte Modellierung der
Facility-Management-relevanten Prozesse
jedoch Grundvoraussetzung, da durch den
Modellierungsprozess Ablauflücken und
Prozessschleifen aufgedeckt werden und
diese sowohl den Prozessdurchführern als
auch den Prozessverantwortlichen veranschaulicht
werden. Ohne transparente
Abläufe innerhalb des Managements ist
auch keine sinnvolle und wirtschaftliche
Toolunterstützung möglich.
Um die Business-Prozess-Reengineering-
Projekte zu vereinfachen, haben sich in vielen
Bereichen standardisierte Prozesse etabliert.
Diese Referenzprozessmodelle können in
Projekten kostenreduzierend wirken, indem
sie die aufwendige und schwierige Strukturierung
der Prozessdefi nition vereinfachen.
Durch die Verwendung von Best-Practice-
Modellen wird allgemein die Erstellung der
Prozessmodelle beschleunigt sowie deren
Qualitätsstandard erhöht, da durch die Standardmodelle
einheitliche Begriffe vorgegeben
werden und somit die Festlegung eines
eindeutigen Sprachgebrauchs erleichtert
wird. Ein weiterer Vorteil ist das raschere Er-
lernen der Modellierungsmethoden durch die
Beispielvorlagen der Referenzmodelle.
Die Prozessorientierung im Facility Management
wird zwar von Normen und Standards
weltweit als Grundvoraussetzung
verstanden, wissenschaftlich fundierte Referenzprozesse
liegen in diesem Bereich
jedoch derzeit keine vor. Die Prozesslandschaften
der FM-Abteilungen müssen daher
von den Facility Managern individuell
von Grund auf neu entwickelt werden.
Prozessorientierung
laut ÖNORM A7000
„Facility Management ist nicht tätigkeitsorientiert,
sondern prozessorientiert. FM-
Aktivitäten sind als Geschäftsprozesse in
die Organisation (Unternehmen, öffentliche
Einrichtungen, Non-Profi t-Organisationen
u. dgl.) eingebunden. Dadurch wird sowohl
kundenorientiert als auch bereichsübergreifend
gearbeitet. Durch interdisziplinäres
Handeln werden Synergien innerhalb und
zwischen Organisationen genutzt.“
Dieses Forschungsprojekt am IFM widmet
sich daher der fundierten Entwicklung einer
Prozesslandschaft und von FM-Standardmodellen,
um das Prozessverständnis
zu erhöhen. Es werden die nötigen Rahmenbedingungen
entwickelt und die wichtigsten
Referenzprozesse im Bereich von
Facility Management modelliert.
Notwendig sind dazu detaillierte Untersuchungen
vieler unterschiedlicher Einzelfälle,
aus denen die Gemeinsamkeiten
ebenso wie alternative Vorgehensweisen
herausgearbeitet und als Struktur dargestellt
werden können. Um Datenmaterial
für die Ermittlung von Standardprozessen
zu erhalten und diese auch effektiv aufbereiten
zu können, müssen daher Case Studies
mit einer ausreichend großen Anzahl
an Unternehmen durchgeführt werden.
Mit den Facility-Management-Abteilungen
werden Prozessaufnahmen des Ist-Zustandes
durchgeführt. Nach Defi nition der
Prozesslandschaft werden die einzelnen
6 IFM
TM

Prozesszweige modelliert und
die Abläufe analysiert. Darauf
aufbauend werden in weiteren
Schritten mit den Beteiligten
Optimierungen der Prozesslandschaft
vorgenommen, um so optimierte
Soll-Prozesse zu erhalten.
In einem weiteren Schritt werden
die gesammelten Soll-Prozessdaten
der unterschiedlichen
Unternehmen und Branchen
gegenübergestellt und untereinander
auf Prozessverwandtschaften
hin untersucht. Aus dem erhaltenen
Sample ähnlicher Prozesse bzw. Prozesse
gleicher Funktion werden durch Herausarbeiten
der ihnen zugrunde liegenden inneren
Struktur die Standardprozesse abgeleitet.
Gregor Fleischmann
Über 20 Case Studies als Basis
Für die Ermittlung der Prozessdaten wurden
Case Studies innerhalb von Facility-Management-Abteilungen
von 21 Unternehmen
vorgenommen. Diese sollten
möglichst viele Bereiche der Lebenszyklen
eines Gebäudes abdecken. Mithilfe
ad_205x137-5_Austria.qxp 28.7.2005 15:39 Page 1
Prozesse optimieren
Transparenz gewinnen
Kosten einsparen
von Expertenteams und den
Mitarbeitern der Facility-
Management-Abteilungen
wurde die zu dokumentierende
Prozesslandschaft
erhoben und die operativ
durchgeführten Ist-Prozesse
modelliert und strukturiert.
Basierend auf den erhaltenen
Ist-Prozessen wurden
gemeinsam die Soll-Prozesse
entwickelt.
In einem weiteren Schritt
wurden die gesammelten Soll-Prozessdaten
der unterschiedlichen Unternehmen
und Branchen gegenübergestellt und untereinander
auf Prozessverwandtschaften hin
untersucht. Aus dem erhaltenen Sample
ähnlicher Prozesse bzw. Prozesse gleicher
Funktion werden durch Herausarbeiten der
ihnen zugrunde liegenden inneren Struktur
die Standardprozesse abgeleitet.
FM-Referenzmodelle
Einzelne Referenzmodelle wurden bereits
durch Ableitung von Ähnlichkeiten aus der
Nemetschek GmbH, Vienna Tech Gate, Ebene 5 / BA 2
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Prozessmanagement
Prozessmatrix entwickelt. Die gewählte
Modellierungssprache orientiert sich hier
nach der Forderung einer möglichst hohen
Allgemeingültigkeit, leichten Adaptierung
in andere Darstellungsformen sowie Anpassbarkeit
der benötigten Detaillierungstiefe.
Durch den Vergleich innerhalb aller
aufgenommenen Soll-Prozesse gleicher
Funktion wird anschließend die praxisnahe
Umsetzbarkeit überprüft.
In weiterer Folge sollen möglichst viele der
Kern-Facility-Management-Prozesse in einer
standardisierten Version entwickelt werden,
um so eine Hilfestellung für die zukünftige
Arbeit des Facility Managers zu bieten.
Information
A. o. Univ.-Prof. Dr. Alexander Redlein
und DI Gregor Fleischmann
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IFM NEWS Interna
REUG-Aktivitäten 2006
Die REUG wird international und veranstaltete im
September 2006 das EuroFM-Herbstmeeting in Wien
Ein Bericht von
Barbara Gatscher
Das IFM – Zentrum für Informations-
und Facility Management der Technischen
Universität Wien, war vom 21.
bis 23. September 2006 Gastgeber des zweimal
jährlich stattfi ndenden EuroFM-Meetings.
Die EuroFM (European Facility Management
Network) ist ein Netzwerk von über 60 Organisationen
aus 15 europäischen Ländern,
deren Schwerpunkt im Facility Management
(FM) liegt. Sowohl nationale Berufsverbände,
Bildungseinrichtungen, Forschungsinstitute
als auch Unternehmen sind Mitglieder.
Das Anliegen von EuroFM ist die Förderung
und Verbreitung von FM-Wissen und
dessen Anwendung in der Praxis, der Aus-
und Weiterbildung und Forschung. Dazu ist
es notwendig, europaweit miteinander zu
kommunizieren und persönliche Kontakte zu
pfl egen. Ein offener Informations- und Erfahrungsaustausch
durch gemeinsame Treffen
und Workshops ist der beste Weg dafür.
Bereits am ersten Veranstaltungstag fanden
Meetings der Board Members als auch paral-
lel dazu der PAG (Programm
Advisory Group) Members
der EuroFM-Konferenz in
Zürich statt, für welche die
Räumlichkeiten am IFM
zur Verfügung gestellt wurden.
Die Meetings endeten
am Abend mit einem gemeinsamen
Dinner in der
Wiener Innenstadt.
Am folgenden Tag trafen sich
im für diese Veranstaltung
bestens geeigneten „Prechtlsaal“
der Technischen Universität
die Teilnehmer der
drei Netzwerkgruppen, der
Praxis-, der Ausbildungs-
und Forschungsgruppe unter
der Führung ihres jeweiligen Leiters, zu anregenden
Diskussionen, Gedankenaustausch
und Präsentationen.
Barbara Gatscher
Nach einer technischen Führung durch die alten
Gemäuer der Universität trafen sich alle Teilnehmer
zu einem gemeinsamen Workshop und
einer anschließenden Podiumsdiskussion.
Als Referenten durften wir Prof. Dr. Andreas
van Wagenberg von CFM in den Niederlanden
zum Thema „ Cost and Quality
Benchmarks for the fi eld
of FM Processes“ begrüßen.
Weiters präsentierten DI
Susanne Hauk und DI
Gregor Fleischmann (beide
TU Wien) die Ergebnisse
ihrer Dissertationen
„Economic Effi ciency of
Facility Management“
und „Reference Processes
in the fi eld of FM“.
Anschließend referierte Dr.
Sven Bienert (FH Kufstein)
über „Benchmarking project
at FH Kuftstein“.
In der abschließenden Podiumsdiskussion
unter der Leitung von a. o. Univ.-Prof.
Dr. Alexander Redlein (TU Wien) standen
Dr. Sven Bienert, Dr. Andreas van Wagenberg,
DI Wolfgang Tesar, Mag. Markus
Aschauer (ATGA) und Mag. Peter Höfl echner
(BIG) den Fragen der interessierten Gäste
und Teilnehmer des Meetings Rede und
Antwort. Ein gemeinsames Buffet gesponsert
vom Industriemagazin rundete einen
gelungenen Tag ab.
Der dritte und letzte Veranstaltungstag des
EuroFM-Meetings begann mit einem neuerlichen
Treffen der drei Netzwerkgruppen
im Hauptgebäude der TU Wien und mit einem
Meeting der EuroFM Editorial Board
Members am IFM.
Den Abschluss bildete ein Members-Meeting,
welches auch auf das nächste EuroFM-Meeting
im Februar 2007 in Madrid hinwies.
Nach einem gemeinsamen Mittagessen
konnten die Teilnehmer an einer technischen
Führung hinter den Kulissen im
Burgtheater teilnehmen.
Nicht nur das Wetter in Wien präsentierte
sich die ganzen drei Tage von seiner prächtigsten
Seite, sondern auch das IFM der TU
Wien, welches sich mit der Ausrichtung dieser
Veranstaltung als fest etabliertes Mitglied
der EuroFM bewies.
8 IFM

Seminarkalender · NEWS IFM NEWS
Seminar Inhalt Termin Ort
Rechnet sich FM?
Tipps und Tricks
einer aktuellen
Studie
FM effi zient
optimieren
IKS effi zient
gestalten
IFS in der Praxis
Immer mehr CEOs und CFOs wissen mit dem Begriff FM etwas anzufangen. Was sie
meist nicht wissen, ist: Rechnet sich FM? Und was muss ein Unternehmen beachten,
damit sich FM rechnet? Daher präsentiert das IFM seine Studie „Wirtschaftlichkeit von
FM 2006“. Im Rahmen der Studie wurden nicht nur Einsparungspotenziale, Produktivitätssteigerungen
und Kostentreiber im FM analysiert, sondern auch Parameter erhoben,
die Einfl uss auf die Wirtschaftlichkeit von FM haben. Diese Veranstaltung gibt unter
anderem Auskunft, was Sie bei der Organisation Ihrer FM-Abteilung beachten müssen,
wo die Hürden bei der Einführung von IT sind und wie Outsourcing noch erfolgreicher
eingesetzt werden kann. Neben der Präsentation der Ergebnisse der Studie gibt es im Rahmen
eines Kurzworkshops die Möglichkeit, die Erfahrungen detailliert zu refl ektieren.
Business Reengineering ist ein bekanntes Vorgehensmodell im Bereich der
Kernprozesse. Auch im FM konnten mit dieser Methodik vom IFM gute Ergebnisse in
Forschungsprojekten erzielt werden. Im Rahmen der Projekte zeigte sich aber stets, dass
bei der Prozessanalyse und der Optimierung der Abläufe ein erheblicher Aufwand zu
bewältigen ist. Daher hat das IFM auf Basis von über 20 Case Studies Standardprozesse
im Bereich FM entwickelt. Bei Einführungs- bzw. Optimierungsprojekten kann auf diese
zurückgegriffen werden, um den Implementierungsaufwand wesentlich zu verringern.
Natürlich müssen Standardprozesse an das Unternehmen angepasst werden, aber sie
bieten einen Ansatzpunkt und eine Guideline. Daher werden in diesem REUG-Meeting
die Ergebnisse des Forschungsprojekts „Referenzprozesse im FM“ präsentiert.
Auf Grund der letzten Skandale im Wirtschaftsleben – man denke nur an die BAWAG
– wird es immer wichtiger, ein effi zientes Internes Kontrollsystem zu besitzen, um
sicherzustellen, dass die Daten für den Rechnungsabschluss, aber auch für interne
Entscheidungen rechtzeitig, vollständig und ordnungsgemäß vorliegen. Während
jedoch die Ziele von IKS-Systemen gut defi niert sind, gibt es nur wenig Literatur
zum Thema Vorgehensmodell bei der Einführung von IKS. In einem gemeinsamen
Forschungsprojekt der WU Wien und des IFM wurde daher eine Methodik basierend
auf SOX entwickelt. Dabei ist Sorge getragen worden, dass die Vorteile der Methode
genutzt werden, aber der mit einer SOX-Einführung verbundene Aufwand vermieden
wird. Neben der Methodik wurden daher auch erweiterte Referenzprozesse und
eine standardisierte Risiko- und Kontrollmatrix entwickelt, die eine Basis für die
Implementierung eines IKS darstellen können. So wird der Aufwand wesentlich
reduziert. Im Rahmen dieser Veranstaltung wird die Methodik, aber auch die
vordefi nierte Risiko- und Kontrollmatrix dargestellt. Ein Muss also für alle, die sich
mit IKS beschäftigen.
In den Zeitungen ist fast täglich von Budgetproblemen und Einsparungsmaßnahmen
im öffentlichen Bereich zu lesen. Wo liegen nun die Potenziale von FM im
Public Sector? Diese Frage soll im Rahmen dieser Veranstaltung anhand von
Praxisprojekten geklärt werden. Themen sind dabei Controlling von Aufwendungen,
IT-Support, Service Level und Qualitätssicherung, Prozessoptimierung und
Kapazitätsplanung, Synergien bei der Erbringung der Services (IFS).
Information und Anmeldung: Mag. Barbara Gatscher, IFM, Tel. 01-58801-42702, Fax 01-58801-42799,
E-Mail: offi ce@ifm.tuwien.ac.at, http://www.ifm.tuwien.ac.at
ACME – die neue SAP-Schulungsumgebung
Seit September 2005 entwickelt das IFM für das SAP Education Competence
Center der TU Wien unter der Bezeichnung ACME eine neue
SAP-Schulungsumgebung, da zu erwarten ist, dass IDES, das SAP
International Demonstration and Education System, in Zukunft nicht
mehr zur Verfügung stehen wird. Das IFM hat dazu als Partner Univ.-
Prof. Wolfgang Janko (Wirtschaftsinformatik) gewinnen können.
Der Einsatz des neuen SAP-Schulungsmandanten ACME (A Company
Manufacturing Everything) mit dazupassenden Unterlagen (Stammdatenbeschreibungen,
Benutzerhandbuch, Prozessdokumentation etc.)
war anfangs nur im Bereich des ECC der TU Wien und damit im Bereich
der österreichischen Universitäten und Fachhochschulen geplant.
Da das IFM im Sommer dieses Jahres zusätzlich den Auftrag des Vereins
Business Software Austria gewonnen hat, wird die neue Schulungsumgebung
zukünftig auch in allen berufsbildenden höheren Schulen in
Österreich (v. a. HAK, HTL und HUM) eingesetzt.
14. Dez. 2006 Seminarraum
des IFM der TU Wien,
Operngasse 9, 1. OG,
1040 Wien
Von 16 bis 18 Uhr mit
anschließendem Buffet
1. März 2007 Seminarraum
des IFM der TU Wien,
Operngasse 9, 1. OG,
1040 Wien
Von 16 bis 18 Uhr mit
anschließendem Buffet
26. April 2007 Fest- und Böcklsaal der
TU Wien, Karlsplatz 13,
1040 Wien
Von 15 bis 18 Uhr mit
anschließendem Buffet
11. Juni 2007 Fest- und Böcklsaal der
TU Wien, Karlsplatz 13,
1040 Wien
Von 15 bis 18 Uhr mit
anschließendem Buffet
Die neue Schulungsumgebung ACME und die begleitenden Unterlagen
sollen Schulungen vor allem in den Modulen Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung
und Logistik (Materialwirtschaft, Vertrieb und Produktionsplanung)
unter besonderer Berücksichtigung der Integrationsfähigkeit
von SAP ermöglichen. Es soll weiters die Vorbereitung für SAP-Anwenderzertifi
zierungen unterstützt werden. Dazu wurde ein österreichisches
Musterhandels- und Produktionsunternehmen ACME entwickelt und
Musterabläufe in der Finanzbuchhaltung, der Kostenrechnung, aber auch
in der Logistik dargestellt. Im Bereich der Logistik wird speziell auf die
Integration in die Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung eingegangen.
Die neue Schulungsumgebung basiert auf dem aktuellsten SAP-Release
ERP 2005. Derzeit unterstützt die neue Schulungsumgebung das Foundation-Zertifi
kat von SAP sowie die Prozesse im Bereich Finanzbuchhaltung,
Materialwirtschaft und Vertrieb. Die restlichen SAP-Zertifi kate
sollen im 1. Quartal 2007 abgedeckt werden.
IFM 9

IFM NEWS
Integrated Facility Services IFS – ein Ansatz zur Optimierung in der Gebäudebewirtschaftung
IFS – Optimierung in der
Gebäudebewirtschaftung
Aufgrund des globalen Wettbewerbes vieler multinationaler und
nationaler Unternehmen wird versucht, Kosteneinsparungen im und
ums Gebäude zu realisieren.
Ein Bericht von Horst Pichlmüller
und Alexander Redlein
Gemäß der IFMA – International Facility
Management Association betragen
die Aufwendungen für Gebäude
10–18 % des Budgets eines Unternehmens.
Daher wird von vielen Unternehmen intensiv
versucht, diesen Kostenanteil zur reduzieren.
In Österreich könnten 2 /3 der Unternehmen ihre
Kosten um 20 bis 30 % reduzieren. Outsourcing
ist ein Ansatz, um diese Kostenreduktion zu
erreichen, wobei vor allem folgende Bereiche
outgesourct werden:
� Reinigung
� Instandhaltung
� Sicherheitsdienste
Externe Firmen haben nun die Möglichkeit,
aufgrund ihrer „Economy of Scale“ Einsparungs-
und Rationalisierungspotenzial zu
generieren und ihren potenziellen Kunden
daher Services zu günstigeren Kosten zu offerieren,
als das im Vergleich zu Eigenleistung
möglich wäre. Beim klassischen Outsourcing
von Facility Services wird das Einsparungspotenzial
aber nicht vollständig genutzt, da
die Services nicht von einem Unternehmen
erbracht werden, sondern von mehreren (diese
beschäftigen in vielen Fällen wieder Subunternehmen).
Die Synergien zwischen den
einzelnen Gewerken und Services können
damit nicht genutzt werden
IFS – Forschungsprojekt des IFM
An der Technischen Universität Wien wird
nun im Rahmen eines Forschungsprojektes
gemeinsam mit Immobiliennutzern und
Dienstleistern analysiert, welche Synergien
sich im Zuge eines IFS-Projektes ergeben,
wobei folgende Fragen überprüft werden:
� Gibt es wesentliche Synergien zwischen
den einzelnen Gewerken und Tätigkeiten?
� Wie können diese Synergien
genutzt werden?
� Was sind die Probleme
und Hindernisse bei der
Nutzung der Synergien?
Vorgehen
Im Zuge der Studie wurden
die maßgeblichen Gesetze
und Normen analysiert, um
eine vollständige Liste aller
in einem Gebäude laut gesetzlichen
Bestimmungen
und dem üblichen wirtschaft- Horst Pichlmüller
lichen Gebrauch notwendigen
Tätigkeiten zu erstellen.
Bei unserer Recherche hatte sich herausgestellt,
dass solche Listen zwar pro Gewerk bei
den Anbietern vorhanden sind, aber fast kein
Anbieter alle in einem Gebäude notwendigen
Tätigkeiten aufl isten kann.
Dazu wurden vor allem die ÖNORM A 7000,
die ÖNORM A 8101, die GEFMA 100-2, die
VDMA 24186 ff., die VDI 3801 ff., das Arbeitnehmerschutzgesetz,
die TRVB „Technische
Richtlinie Vorbeugender Brandschutz“
und diverse lokale Gesetze (z. B. das Wiener
Aufzugsgesetz) analysiert.
Bei der Aufl istung der Tätigkeiten wurde
zusätzlich erhoben, welche Gewerbeberechtigungen
erforderlich sind, welches
Basiswissen die Ausführenden haben müssen
bzw. welche Spezialschulungen erforderlich
sind und wie fl exibel die Durchführung
der Tätigkeit ist.
Im nächsten Schritt wurde erhoben, bei welchen
Anlagenklassen bzw. in welchen Raumkategorien
(Büro, Lager, Sanitärraum etc.) die Tätigkeiten
durchzuführen sind und wie häufi g. Um
diesen letzten Schritt zu unterstützen, wurde
eine Datenbank geschaffen. Dies geschah auch
um die folgenden Auswertungen zu vereinfachen.
Darauf aufbauend wurden alle Tätigkeiten,
die terminlich fl exibel sind oder den glei-
chen Tätigkeitszyklus aufweisen,
dahingehend analysiert, ob diese
durch ein und denselben Mitarbeitertyp
ausgeführt werden
können. Das Ziel dieser Analyse
ist es, Mitarbeiter zu fi nden, die
sich bereits im entsprechenden
Raum befi nden und dort zusätzliche
Tätigkeiten (Services) erbringen
können. Diese können
auch von unterschiedlichen Gewerken
kommen.
Erste quantifi zierbare Ergebnisse
Aufgrund der Tatsache, dass das Reinigungspersonal
täglich in fast allen Räumen arbeitet,
ist es diesem möglich, Mängel festzustellen und
zu beheben. Einige Beispiele für den Sanitärbereich
sind lockere Seifenspender, verstopfte
Toiletten, gebrochenes Spiegelglas, defekte
Schalter und Beleuchtungsmittel. In Hörsälen
und Büros wurden Defekte wie kaputte Steckdosen,
Schalter, Datendosen, Leuchtmittel, gesprungenes
Fensterglas etc. aufgenommen.
In der praktischen Umsetzung hat sich ergeben,
dass dazu die Mitarbeiter verstärkt auszubilden
sind. Außerdem sollte man darauf
achten, die Reinigungskräfte nicht zu überfordern.
Auf Basis der theoretischen Analyse
wurden im ersten Schritt zu viele und teilweise
zu komplexe Aufgaben den Reinigungskräften
zugeordnet. Dies führte zu einer Überlastung
der Mitarbeiter. Mängel, die daher nicht durch
ein zusätzlich qualifi ziertes Reinigungspersonal
behoben werden können, werden durch
einen „Facility Service Operator“, der eine
„Haustechnik-Allround-Fachkraft“ ist, behoben.
Diese Haustechnik-Fachkraft hat eine
Ausbildung in Elektro- und Installationstechnik.
In den Praxistests hat sich ergeben, dass in
diesem Bereich alleine durch Vermeidung von
Wegzeiten bei der Inspektion eine wesentliche
Einsparung erwirtschaften lässt.
10 IFM

Aus Sicht des qualifi zierten Reinigungspersonals
ist deren erweiterter Tätigkeitsbereich
eine Aufwertung ihres Jobs und stellt eine zusätzliche
Motivation dar. Die erworbenen beziehungsweise
vertieften Deutschkenntnisse
stellen einen Vorteil für Personal und Kunden
aufgrund der erleichterten Kontakte dar.
Theorie und Praxis
Ein weiterer Bereich, der sowohl in der Theorie
als auch in der Praxis analysiert wurde,
ist die Sicherheit. Die Sicherheitskräfte
sind meist der deutschen Sprache mächtig
und haben eine bessere Grundausbildung.
Daher können ihnen auch höherwertige
Tätigkeiten zugeordnet werden. Bei den
Rundgängen kann so das Sicherheitspersonal
Inspektionstätigkeiten zum Beispiel im
Bereich Brandschutz (z. B. Überprüfung des
korrekten Schließens der Brandschutztüren)
und Notbeleuchtung durchführen. Ein weiteres
Beispiel ist jener Teil der Überprüfung
von Aufzügen, der von einem Aufzugswart
durchgeführt werden kann und darf (Betriebskontrolle).
Darunter fallen das Prüfen
der Sicherheitskette ( Anfahrschutz,
Lichtschranke). Diese Betriebskontrolle ist
bei vielen Aufzügen sowie bei Fahrtreppen,
Fahrsteigen, Behindertenschrägaufzügen
und dergleichen täglich durchzuführen. So
können auch hier doppelte Wege eingespart
und verpfl ichtende Inspektionen quasi „nebenbei“
erledigt und dokumentiert werden.
Ein weiterer Punkt der Analyse war der technische
Bereich. Hier konnte festgestellt werden,
dass die technischen Kernarbeiten natürlich
von speziell ausgebildeten Technikern
durchzuführen sind. Aber einem Spezialisten
(Facharbeiter) können bei Bedarf qualifi zierte
Reinigungskräfte beigestellt werden. Diese
übernehmen unter Aufsicht des Facharbeiters
einfache Wartungs- und Instandhaltungsaufgaben
(z. B. Reinigungsarbeiten von Rückkühlern
mit einem Hochdruckstrahler oder Filterwechsel
bei Lüftungsgeräten und Fancoils).
Im Praxistest konnte festgestellt werden, dass
es durch die direkte Behebung der aufgetretenen
Mängel nicht nur zu Kosteneinsparungen,
sondern auch zu einer deutlichen Entlastung
auf Kundenseite kam. Mängel wurden
frühzeitig behoben, ohne dass der Mitarbeiter
eine Meldung machen musste.
Damit Sie ungestört
arbeiten können
INTEGRATED FACILITY SERVICES
Ausblick in die Zukunft von IFS
Im Rahmen des Forschungsprojektes konnte
man erkennen, dass große Potenziale in
den bisher untersuchten Bereichen (Reinigung
und Sicherheit) genutzt werden
können. Die theoretischen Ansätze mussten
zwar teilweise in der Praxiserprobung
etwas adaptiert werden, erwiesen sich aber
als sehr nützlich, da alte Verhaltensmuster
dadurch aufgebrochen werden konnten.
In diesem Zusammenhang erwies sich ein
Bereich als erfolgskritisch: die Schulung
der Mitarbeiter. Denn nur entsprechend
ausgebildete Mitarbeiter können die neuen
Anforderungen bewältigen.
Information
A. o. Univ.-Prof. Dr. Alexander Redlein
und DI Horst Pichlmüller
IFM, Operngasse 9
A-1040 Wien, Tel. 01-58801-42700
Mail: horst.pichlmueller@ifm.tuwien.ac.at
http://www.ifm.tuwien.ac.at
Gebäudereinigung (Tägliche Unterhaltsreinigung,
Fenster- und Grundreinigung, Waschraum Hygiene)
Bürodienste (Rezeption, Call Center, Kopier- Fax- und
Postdienste, Zugangskontrollen)
Gebäudemanagement (Wartung & Instandhaltung technischer
Anlagen, Industriereinigung, Gartengestaltung- und Anlagen-
pflege, Schädlingsbekämpfung, Schneeräumung)
Zeitarbeit (technisches, gewerbliches und kaufmännisches
Personal)
ISS Facility Services
Brünner Straße 85 Tel. 01/29111-0 www.issworld.at
1210 Wien Fax 01/2901473 office@issworld.at

IFM NEWS
Internes Kontrollsystem auf Basis
der SOX-Methode effizient einführen
Ein Bericht von
Barbara Giller
In den letzten Jahren haben zahlreiche Bilanzskandale
und Unternehmenszusammenbrüche
wie Enron und Worldcom das Vertrauen
der Öffentlichkeit in Aktienmärkte und in börsennotierte
Firmen stark erschüttert. In Amerika
reagierte man auf diese Ereignisse mit dem viel
kritisierten Sarbanes Oxley Act (SOX).
Aber wie sieht es aus mit jenen Unternehmen,
die nicht in Amerika notieren und vielleicht
nicht einmal börsennotiert sind? Vorfälle
wie die BAWAG haben gezeigt, dass es
– unabhängig von der Branche und der Unternehmensgröße
– wichtig ist, ein Internes
Kontrollsystem (IKS) aufzubauen. Natürlich
liefert auch dieses IKS nicht sofort die Garantie,
dass alle Unternehmensprozesse richtig
laufen und jahresabschlussrelevante Daten
auch vollständig in die Bilanz, die GuV
und den Anhang einfl ießen. Dennoch führt
ein gewissenhaft aufgesetztes und streng
überwachtes Internes Kontrollsystem dazu,
dass wesentlichen Fehlern vorgebeugt wird
und u. a. mögliche unerlaubte Interventionen
des Managements (Management Overruling)
zeitnaher entdeckt werden.
IKS statt SOX
Darüber hinaus bewegt sich auch Europa
zunehmend in den Bereich der SOX-Anforderungen
und auch jene Unternehmen,
die nicht den Regelungen dieses amerikanischen
Gesetzestextes unterliegen, sehen
die Notwendigkeit, die Grundgedanken von
SOX für sich zu übernehmen: Die Modellierung
und Dokumentation aller wesentlicher
Geschäftsprozesse, die Identifi kation von
prozessinhärenten Risiken und entsprechenden
Kontrollen mit starker Ausrichtung auf
den Einfl uss auf den Jahresabschluss wird
mittlerweile als wichtig und
notwendig erachtet. Im Zuge
dieser Diskussion fällt auf,
dass sich auch Universitäten
gemäß dem Universitätsgesetz
(UG) 2002 verstärkten Anforderungen
gegenübersehen:
Denn dieses Gesetz schreibt
vor, dass auch Universitäten
ein Internes Kontrollsystem
aufbauen müssen, das für alle
Anspruchsgruppen nachvollziehbar ist.
IKS-Forschungsprojekt
Auf Basis dieser Herausforderung entwickelte
sich ein Forschungsprojekt zwischen
dem IFM und Univ.-Prof. Wolfgang Janko
(Informationswirtschaft, WU Wien). Ziel
dieser Zusammenarbeit ist, einen allgemein
gültigen Leitfaden zu entwickeln, um die
Implementierung eines Internen Kontrollsystems
zu optimieren.
Im Zuge zahlreicher SOX-Projekte wurde
klar, dass alle Unternehmen die vorhandenen
und möglichen Risiken neu aufnehmen und
in einem sehr langwierigen Prozess entspre-
Impressum
Barbara Giller
chende Kontrollen je Prozessrisiko
defi nieren. Jedes Unternehmen
begann die Erhebung von Risiken
und Kontrollen selbständig und ohne
eine Vorlage zu nutzen. Allerdings
wurden zahlreiche Risiken nicht berücksichtigt
und die Unternehmen
tauschten sich untereinander in einem
sehr geringen Ausmaß aus. Dabei
war leicht festzustellen, dass viele
Unternehmen die gleichen Risiken in
ihren Prozessen aufwiesen.
Auf dieser Problematik setzt das Forschungsprojekt
zwischen der TU, WU und der Price
Waterhouse-Coopers (PwC) auf: IKS wie
auch SOX-Projekte verfolgen das gleiche
Ziel, nämlich sicherzustellen, dass der Jahresabschluss
richtig und vollständig ist und dass
alle damit verbundenen Geschäftsprozesse
ordnungsgemäß kontrolliert werden.
Die nachfolgende Grafi k skizziert den üblichen
Ablauf einer SOX-Einführung. Diese „Key
Steps“ können dabei auch die Grundlage für den
Aufbau eines Internen Kontrollsystems liefern:
In einem ersten Schritt muss auf Basis des Jah-
Medieninhaber u. Herausgeber: Industriemagazin Verlag GmbH gemeinsam mit IFM der TU Wien
Redaktion: Prof. Dr. Alexander Redlein
Anschrift IFM: A-1040 Wien, Operngasse 9, Tel. 01-58801-42700, Fax 01-58801-42799
Anschrift INDUSTRIEMAGAZIN: A-6020 Innsbruck, Eduard-Bodem-Gasse 6, Tel. 0512-361083, Fax 0512-361083-16
Die Beiträge geben ausschließlich die Meinung der Autoren wieder, die sich nicht mit der des Herausgebers oder der Redaktion decken muss.
12 IFM

esabschlusses festgelegt werden, mit welchen
Geschäftsrisiken das Unternehmen grundsätzlich
konfrontiert ist (z. B. starker Umsatzdruck
von Konzernseite) und welche
Bilanz- und GuV-Positionen materiell oder
besonders risikobehaftet sind. Aufgrund
dieser Ergebnisse ist es den Unternehmen
möglich, die jeweiligen Geschäftsprozesse
(z. B. Umsatzprozess) auszuwählen, in denen
die Basiszahlen für diese Bilanz- und
GuV-Positionen erfasst werden. Im nächsten
Schritt ist der bestehende Ablauf zu erheben
und zu dokumentieren. Für den Aufbau eines
Internen Kontrollsystems ist es notwendig,
sich in einem weiteren Schritt auf die
wichtigsten Prozessschritte und Risiken zu
konzentrieren. Dabei könnten Standardreferenzprozesse
eine wichtige Unterstützung
sein. Denn diese Modelle defi nieren vorab
typische und wesentliche Prozessschritte
wie beispielsweise die wichtigsten Tätigkeiten
in einem Umsatzprozess: Bestelleingang,
Anlage von Kundenstammdaten, Warenausgang
oder Durchführung der Dienstleistung,
Erstellung des Lieferscheins oder Bewertung
der Dienstleistung, Rechnungsausgang, Zahlungseingang.
Erweiterte Referenzprozesse
Durch die Standardreferenzprozesse kann
auf einer sinnvollen Basis aufgesetzt werden
und es besteht nicht die Notwendigkeit,
„ganz von vorne“ zu beginnen.
Ähnlich gestaltet es sich mit der Erhebung
der prozessbezogenen Risiken und Kontrollen.
Im Rahmen des Forschungsprojekts
zwischen TU Wien und WU Wien wurden
20 Experteninterviews bei namhaften Firmen
durchgeführt. In diesen Gesprächen wurden
SOX-pfl ichtige Unternehmen befragt, welche
Risiken und Kontrollen in ihren wesentlichsten
Geschäftsprozessen defi niert wurden. Aufgrund
dieser Aussagen wurde eine aggregierte,
standardisierte Risiko- und Kontrollmatrix
je Geschäftsprozess entwickelt. Diese Matrix
erlaubt es jenen Unternehmen, die ein Internes
Kontrollsystem einführen wollen, bereits
vordefi nierte Risiken und entsprechende Kontrollen
zu nutzen und eventuell an branchenbezogene
Aspekte anzupassen.
Standard – Risiko- und Kontrollmatrix
Durch die Nutzung der Standardreferenzprozesse
und der Risiko- und Kontrollmatrix
Internes Kontrollsystem
kann ein Internes Kontrollsystem effi zienter
und vor allem weniger kostenintensiv eingeführt
werden, da bereits vorhandene Informationen
und Dokumente genutzt werden.
Im Rahmen des Forschungsprojekts wird in
einem nächsten Schritt erhoben werden, wie
hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass die defi
nierten Risiken entdeckt werden und wie
groß ihre materielle Auswirkung ist. Darüber
hinaus ist es wichtig festzustellen, inwiefern
die Kontrollen automatisiert werden können.
Außerdem werden einige IKS-Einführungsprojekte
auf Basis der Standardreferenzprozesse
und der Risiko- und Kontrollmatrix erfolgen,
um die Methodik weiterzuentwickeln
und das Einsparungspotenzial zu evaluieren.
Information
Mag. Barbara Giller
IFM, Operngasse 9
A-1040 Wien, Tel. 01-58801-42702
E-Mail:
barbara.giller@ifm.tuwien.ac.at
http://www.ifm.tuwien.ac.at/

IFM NEWS
Herausforderung Sanierung!
Facility Management hilft zu sanieren
Ein Bericht von
Johann Kaiser
Laut Statistik ist klar zu
erkennen, dass der Sanierungsbereich
gegenüber
dem Marktanteil Neubau immer
mehr an Bedeutung gewinnt.
Hat man sich nach Materialprüfungsverfahren
zum Neubau
entschlossen, wird es für die Facility
Manager interessant.
Erreichbarkeit, Erschließung,
Arbeitsplatzkomfort, Energie-
und Haustechnik, aber auch Instandhaltungsszenarien
müssen
durchleuchtet werden.
Eines der durchwegs interessanten
Bauvorhaben der jüngeren Zeit,
welches sowohl Facility Manager,
Architekten, aber auch Baufi rmen
und Haustechnik zu Höchstleistungen
zwingt, ist das Bürogebäude
Hintere Zollamtsstraße 2b
im Besitz der Bundesimmobiliengesellschaft.
Bis jetzt Sitz der
Statistik Austria entscheidet in
Zukunft unser Finanzminister
über die budgetären Verteilungen
und Steuern unseres Landes in
diesem Gebäude, wobei er als
wesentlichen Vorteil dazu nunmehr
auf „sämtliche“ Stabsstellen
im eigenen Haus zugreifen kann,
während diese bisher noch auf diverse
Gebäude verteilt waren.
Wenn man das alte Gebäude gekannt
hat, kann man sehr gut verstehen,
wo die Herausforderung
im Detail steckte:
Abgesehen vom düsteren äußeren
Erscheinungsbild bestand
das Bauwerk aus den 70ern
aufgrund des ungünstigen Gebäudegrundrisses
aus einem
hohen Grundfl ächenanteil von
unattraktiven, nicht belichteten
Flächen. Die Frage der Generalsanierung
beschäftigte die
Mitarbeiter der Bundes-immobiliengesellschaft
schon längere
Zeit und während zumindest
eine partielle Sanierung schon
dringend nötig war, standen die
Investitionskosten zu den Nutzungsmöglichkeiten
in einem
ungünstigen Verhältnis.
Erst die Machbarkeitsstudie von
Architekt Herbert Bohrn lieferte
letztendlich die entscheidende
Wende. Bei dieser konnte durch
eine mutige, aber notwendige
Idee dem Gebäude eine komplett
neue Identität verschafft
werden. Dabei entstehen mittels
eines Vertikalschnittes
durch das gesamte Gebäude
ganz neue Nutzungsszenarien
und die ehemaligen beängstigenden
und fi nster wirkenden
Räume sind nunmehr von Licht
durchfl utet und ersetzen Mauerwerk
durch Sichtbeziehung.
Hightech-Fassade
Dabei spielt die Fassadentechnik
aus dem Mittelburgenland bei
der Gesamtkonzeption eine zentrale
Rolle. Die 2-schalig hinterlüftete
Alu-Glas-Fassade der
Firma MA Tec erreicht neben
sehr guten Energiekennzahlen
auch Baukosteneinsparungen
und aufgrund der hohen Lebensdauer
eine ausgezeichnete
Lebenszykluskostenbilanz.
Vor allem gilt die verkürzte Bauzeit
als essentieller Vorteil, da
Johann Kaiser
die Mitarbeiter des burgenländischen
Hightech-Unternehmens
bei gleicher Mannanzahl statt
üblichen 50 m 2 nunmehr rund
200 m 2 pro Tag errichten können
und dies nicht nur die Bauzeit
stark verkürzt, sondern auch die
Gestehungskosten dadurch um
rund 30 % sinken lässt.
Als wesentliches Qualitätssicherungsmerkmal
wurde die Fassade
in einzigartiger elementierter Bauweise
ausgeführt. Dabei werden
Fertigteile im Werk zusammenge-
14 IFM

aut und als 12-m 2 -Bestandteile
raumhoch angeliefert und
vor Ort endmontiert. Durch die
Fertigteilmontage verbessert
sich die Qualitätssicherheit vor
allem hinsichtlich der Bauphysik,
da es sich um in sich geschlossene
dampfdichte Systeme
handelt. Die Lebenszeit
bezüglich Korrosionsschutz
verbessert sich ebenfalls, da
Schweiß-, Schneid-, Bohr-
und andere Nachbehandlungsarbeiten
nicht mehr notwendig
sind. Auch sämtliche nachfolgenden
Gewerke können
sofort nach dem Einhängen
der Fassade mit ihren Arbeiten
im vollen Umfang beginnen
und ab diesem Zeitpunkt
gilt das Bauwerk nach außen
hin als abgedichtet.
Haustechnik
Die haustechnischen Herausforderungen
stellten aus
technischer und facilitärer
Sicht die Haustechnikfi rma
auf eine harte Probe.
Der hohen Komplexität des
Umbaus aufgrund der Erdbebensicherheit
sowie den
Herausforderungen durch
die hohe Anzahl der unter-
schiedlichen Gewerke und
deren Koordination konnte
vor allem durch die ganzheitliche
Beauftragung
sämtlicher Haustechnikbereiche
an die generalverantwortliche
Axima Gebäudetechnik
GmbH seitens des
Generalunternehmers Bau
Holding STRABAG AG
begegnet werden.
Da von der Führungsplanung
bis zur Abnahme der
Haustechnik nur ein Ansprechpartner
zuständig ist,
erleichtert dies nicht nur die
interne Arbeitsabwicklung,
sondern auch die Koordination
mit dem Architekten,
dem Generalunternehmer
und dem Bauherren. In
Verbindung mit der technischen
Betriebsführung
ist ein wesentlicher Schritt
in Richtung lebenszyklusorientierterGesamtverantwortlichkeit
gegeben.
Durch diese gesamtverantwortliche
Beauftragung wurde
ein kluger Schachzug in
Richtung Kosteneffi zienz und
Qualitätssicherung geschafft.
Facility Management
Forschungsprojekt
Generalsanierung
Doch dieses Projekt stellt
nur den Anfang dar, das
IFM hat derzeit von der
GuT der TU Wien den Auftrag
bekommen, im Rahmen
eines Forschungsprojektes
die Generalsanierung der
TU Wien wissenschafl tich
zu begleiten. An diesem
Projekt werden nicht nur
Mitarbeiter des IFM, sondern
auch Kollegen von
Partneruniversitäten (v. a.
Univ.-Prof. Dr. Andreas van
Wagenberg) mitarbeiten.
Die ersten Ergebnisse dieses
Forschungsprojektes lesen
Sie in unserer nächsten
Ausgabe der IFM News.
Information
A. o. Univ.-Prof. Dr.
Alexander Redlein und
Johann Kaiser
IFM, Operngasse 9
A-1040 Wien
Tel. 01-58801-42700
E-Mail:
redlein@tuwien.ac.at
www.ifm.tuwien.ac.at

scc präsentiert sich als
kompetenter SAP-Lösungsanbieter
in der Bau- und Immobilienbranche
scc ist ein etabliertes, österreichisches IT-Unternehmen, welches die betriebswirtschaftlichen Abläufe der mittlerweile über 400
Kunden perfekt umsetzen konnte. Mit spezialisierten Tochterunternehmen (HR Force, cross-IT) und mehr als 140 Mitarbeitern zählt
die scc-Gruppe in Österreich zu den führenden Partnern des weltweit größten Herstellers von Business Software, SAP. Die breite
und langjährige Erfahrung der SAP-Spezialisten wird nicht nur bei weltweit agierenden Konzernen geschätzt, sondern nun auch
vermehrt im nationalen Mittelstandsbereich – hier setzt SAP verstärkt auf Branchenkenner wie scc, deren Schwerpunkte in den
Segmenten Medien, Automotive, Hightech, Bauwirtschaft (inkl. Baulohn) und Immobilienmanagement (Real Estate) liegen.
Alles rund um die Immobilienwirtschaft
scc hat für SAP Österreich spezifische fachliche und gesetzliche Anforderungen der Immobilienwirtschaft
für das neueste Release mySAP-ERP2007 entwickelt:
� Hauptmietzinsabrechnung nach § 20 MRG
Die Hauptmietzinsabrechnung stellt eine Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben
für ein Immobilienobjekt dar. Diese Mietzinsreserve oder der Mietzinsabgang stehen dem Vermieter
für Erhaltungs- oder Verbesserungsarbeiten zur Verfügung. Wobei hier die letzten 10
Jahre betrachtet werden. Wenn die Mietzinsreserve nicht für Erhaltungsarbeiten ausreicht,
kann bei Gericht ein erhöhter Hauptmietzins begehrt werden. SAP verfügt über ein Modul für
die Hauptmietzinsabrechnung, mit der diese Aufstellung flexibel erstellt werden kann. Diese
Abrechnung erfolgt nach hausindividuellen Richtlinien. Es können die einzelnen Bestimmungen
aus den Wohnbauförderungsgesetzen der einzelnen Länder und Novellen (Förderungsrecht overrult Mietrechtsgesetz) berücksichtigt
werden.
� WEG-Abrechnung
Bei der WEG-Abrechnung gibt es zwei Besonderheiten. Es muss die Instandhaltungsrücklage unversteuert vorgeschrieben werden.
Die Instandhaltungsrücklage wird verzinst. Bei der Widmung der Instandhaltungsrücklage erfolgt die Versteuerung. In diesem
Fall muss von Lokalen der höhere Mehrwertsteuersatz berücksichtigt und nachverrechnet werden. Im Abrechnungsprozess gibt
es die Möglichkeit zur Simulation. Das Druckformat entspricht der ÖNorm A4000. Die verschiedenen Listvarianten werden mittels
Parameter definiert.
� Fünfzehntelanhebung nach § 46a MRG
Im Falle des § 46a MRG wird die Miete vom derzeitigen Stand auf einen angemessenen Hauptmietzins in 15 Schritten jeweils zum
01. 01. eines Jahres angehoben. Wobei der Zielwert (der angemessene Hauptmietzins) wiederum nach § 16 Abs. 1 valorisiert wird.
Folgende Anforderungen sind im SAP Standard anwendbar:
• Betriebskostenabrechnung laut MRG • Richtwertmiete • Kategoriemiete • Wertbeständigkeit nach § 45 MRG
Alles rund um die Bauwirtschaft
Speziell für die Baubranche gibt es ein umfangreiches Softwarelösungspaket, das mit seinen
Funktionen und Prozessen genau auf die Besonderheiten der Baubranche und des österreichischen
Marktes abzielt: SAP für die Bauwirtschaft. Von der Angebotslegung bis zur Fertigstellung
eines Projekts liefert diese integrierte Lösung einen optimalen Überblick über jede Bauphase.
Nun wurde in SAP auch eine Baulohnabrechnung integriert, die auf die Spezifika der österreichischen
Bauwirtschaft eingeht: Innerhalb von SAP können Prozesse der Personalabrechnung und
-verwaltung in der Bauwirtschaft einfach und schnell abgewickelt werden. Entwickelt wurde
die SAP-Baulohnabrechnung gemeinsam mit dem SAP-Branchenpartner scc EDV-Beratung
AG, der über eine große Expertise im Bereich Human Resources verfügt. Sie basiert auf der
bewährten bestehenden Lösung mySAP ERP Human Capital Management (mySAP ERP HCM)
und berücksichtigt alle österreichischen Branchenspezifika.
scc EDV-BEratung ag Ihr ansprEchpartnEr:
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