Methodenmanual „Lernen in Projekten“ - Stiftung Brandenburger Tor

Zeitplanung
Jeder von Ihnen kennt sicher das Problem der Zeitknappheit, denn wie oft heißt es: „Keine
Zeit heute!“ oder man hatte den ganzen Tag Zeit und hat doch wieder nichts geschafft. Doch
wenn die persönliche Zeitplanung noch nicht einmal funktioniert, wie soll es dann erst im
Team oder bei Projekten werden? Die Antwort liegt klar auf der Hand: Es fehlt eine klare
Zeiteinteilung, ein Zeitmanagement, sowohl individuell als auch im Team. Denn gerade bei
Projekten spielen Planungen, Zeiteinteilungen, Management und Zeitoptimierungsstrategien
eine wichtige Rolle.
Was heißt Zeitmanagement überhaupt?
Es ist die konsequente und zielorientierte Anwendung bewährter Arbeitstechniken in der täg-
lichen Praxis. Es geht darum, sich selbst und die eigenen Lebensbereiche oder Teams so zu
führen und zu organisieren („zu managen“), dass die zur Verfügung stehende Zeit sinnvoll
und optimal genutzt wird. Effektive und gezielte Einteilung der verfügbaren Zeit dient der
Stressvermeidung, der Kosteneinsparung, dem gesundheitlichen Wohlbefinden, der Arbeits-
motivation, geringerem Arbeits- und Leistungsdruck sowie der besseren Organisation der
Arbeit. Es kommt also darauf an, möglichst zielorientiert (effektiv) zu arbeiten anstatt tätig-
keitsorientiert (effizient). Das bedeutet beispielsweise anstatt die Dinge richtig zu tun, die
richtigen Dinge zu tun.
Optimale und effektive Zeiteinteilung heißt auch den richtigen Arbeitsstil zu finden. Eine alte
Segler- Weißheit besagt: “Nicht wie der Wind weht - wie ich die Segel setze, darauf kommt
es an!“ Deshalb ist es wichtig, erst einmal zu prüfen und festzuhalten, wie viel Zeit wofür
verwendet wird und wo die eigenen Stärken und Schwächen liegen, um dann eventuelle Defi-
zite aufzubessern. Vielleicht schreiben Sie einfach einmal Ihre fünf wichtigsten „Zeitfresser“
mit ihren möglichen Ursachen untereinander und überlegen sich dazu Maßnahmen und Lö-
sungen; das kann schon sehr hilfreich sein.
Um den effektiven Arbeitsstil auch optimal nutzen zu können, ist es wichtig, sich ein genaues
Ziel zu setzen. Ziele setzen heißt, Bedürfnisse, Interessen, Wünsche oder Aufgaben (die Sie
haben) in klare Absichten zu fassen und in präzisen Formulierungen auszudrücken. Dann
können wir unsere Handlungen auf diese Ziele und deren Erfüllung auszurichten. Ziele sind
der Maßstab zur Beurteilung von Leistungen. Ohne Ziele nützt die beste Arbeitsmethode
nichts, weil nicht genau definiert werden kann was eigentlich erreicht werden soll. Sie dienen
demzufolge als treibende Kraft und als „Motivationssteigerer“.
33