Methodenmanual „Lernen in Projekten“ - Stiftung Brandenburger Tor

wir? Welche Sponsoren können wir auftreiben? Welche Räumlichkeiten und welchen Um-
fang soll die Veranstaltung haben? Welche gastronomische Versorgung ist notwendig?
Daraufhin kann das Projekt in einzelne Teilbereiche gegliedert werden, zu denen sich Teams
bilden, die entsprechend Ihren Kompetenzen die einzelnen Teilgebiete übernehmen. So kön-
nen je nach Umfang, Art und Inhalt der Veranstaltung verschiedene Teams im Bereich Mar-
keting, gastronomische Versorgung, Sicherheit, Technik, Anreise und Unterkunft, Programm-
entwicklung, etc. aufgestellt werden.
Doch das wichtigste Team, welches gebildet werden muss, ist das der Veranstaltungsorgani-
sation oder des Projektmanagements, denn es koordiniert die anderen Teams und ist verant-
wortlich für die Projektpräsentationen, Organisation, Durchführung und Nachbereitung der
Veranstaltung, den zeitlichen sowie systemischen Ablauf und für Räumliches, Rechtliches
und Finanzielles.
Wie kann man als Veranstaltungsteam zielorientiert und effektiv arbeiten?
Die Teams sollten sich klar machen, welche Aufgaben auf sie zukommen und wie sie diese
realisieren können, also welche Hilfsmittel gebraucht werden, wer oder was kann schädigend
oder förderlich sein, welche Termine oder Sachverhalte können verbunden werden und was
für Faktoren oder Ereignisse können das Projekt hemmen oder blockieren. Hier macht es
Sinn, einerseits verschiedene Arbeitstechniken zu verwenden um einen detaillierten Einblick
über die Situationen und die bevorstehenden Aufgaben zu bekommen, und andererseits zu
versuchen die anfallenden Aufgaben, Probleme und Sachverhalte in spezielle, konkrete und
termingebundene Handlungen und Ziele zu verpacken, damit die theoretischen Überlegungen
langsam Hand und Fuß bekommen und ins praktische Handeln umgesetzt werden können.
Voraussetzung hierfür ist eine gut funktionierende Kommunikation innerhalb der Teams, um
Missverständnisse und Zeitverluste zu vermeiden.
So können genaue zeitliche Abschnitte für die anfallenden Aufgaben festgelegt und unter den
Teammitgliedern aufgeteilt werden.
Doch es ist nicht immer so, dass sich für jeden Bereich innerhalb einer Veranstaltung Teams
finden, und so kommt es des Öfteren dazu, das sich die Aufgabenfelder der bestehenden
Teams vergrößern und die Leistungen an Professionalität und Qualität wachsen müssen.
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