Methodenmanual „Lernen in Projekten“ - Stiftung Brandenburger Tor

Veranstaltungsorganisation
Veranstaltungsorganisation - ein Bereich, in dem es heißt zu planen, zu realisieren, zu mana-
gen, zu koordinieren, und ... und ... und ... - sozusagen das Projekt im Projekt. Das bedeutet in
erster Linie, im Hinblick auf die Durchführung der Veranstaltung weitsichtig, professionell
und zielgerichtet zu denken beziehungsweise zu organisieren, um Art und Umfang der Veran-
staltung abschätzen und einplanen zu können.
Ob es sich hier nun um ein Theaterprojekt, ein Konzert, eine Photoausstellung oder Sonstiges
handelt, ist relativ egal. Wichtig ist es, neben dem Ziel der Projektdurchführung oder
-präsentation auch für verschiedene Teilbereiche verantwortlich zu sein, um die eigentliche
Veranstaltung überhaupt realisieren zu können.
So ist es beispielsweise Aufgabe einer professionellen Veranstaltungsorganisation, Zwischen-
präsentationen oder Werbecampagnen zu veranstalten, um Fundraising zu betreiben, für die
eigentliche Veranstaltung zu werben und sie bekannt zu machen. Schließlich brauchen Sie
auch Sponsoren, welche allerdings nur das finanzieren, was bekannt ist und viele Menschen
anzieht. Doch bevor Sie soweit sind, müssen Sie erst eine Idee entwerfen, die dann Stück für
Stück in die Tat umgesetzt und organisiert wird.
Was gehört zu einer professionellen Organisation und wie ist diese gegliedert?
Sie können die Veranstaltungsorganisation folgendermaßen unterteilen:
1. Projektstatus (Entwickeln der Idee, Ressourcenplanung, Zeitplan, ...)
2. Akquisitionsphase und Vorbereitung (Teamaufstellung, Aufgabenverteilung,..)
3. Veranstaltungsdurchführung (Räume, Technik, Gastronomie, Werbung, ...)
4. Projektnachbereitung (Projektnachkalkulation, Auswertung, Rechnungsstellung, ...)
Wenn Sie eine Idee zu einem bestimmten Thema haben und diese in Form einer Veranstal-
tung bzw. eines Projektes realisieren wollen, empfiehlt es sich, als Erstes verschiedene Krea-
tivitätstechniken wie Brainstorming oder Mind Mapping anzuwenden, um Klarheit über
folgende Aspekte zu erhalten: Wie weit ist mein Vorhaben realistisch? Findet es Anklang?
Welche Ressourcen und finanziellen Mittel werden benötigt? Welche Teams sind notwendig?
In welche Teilgebiete kann das Projekt gegliedert werden? Welchen zeitlichen Rahmen haben
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