3ureohph - IT-Dienstleistungszentrum Berlin

ç erste papierlose Kabinettssitzung in
Deutschland abzuhalten.“ Das Projekt
K@binett Online war geboren.
Der Ablauf: IT-Unterstützung für
Sitzungsvorbereitung, -durchführung
und -nachbereitung
Das System „K@binett Online“ unterstützt
den Geschäftsprozess „Kabinettssitzung“
von der Sitzungsvorbereitung
über die Sitzungsdurchführung bis zur
Sitzungsnachbereitung. Die Kabinettsvorlagen
werden in den Ministerien elektronisch
erstellt und über das Intranet
der Landesregierung an alle Teilnehmern
verteilt. Teilnehmer sind die
Kabinettsreferate der Ministerien und
der Staatskanzlei sowie Minister und
Staatssekretäre. Für die Erstellung der
Kabinettsvorlagen wurden standardisierte
Dokumentvorlagen entwickelt, die
allen Landesbediensteten über das
Intranet zur Verfügung stehen. Der
Dokumentenaustausch erfolgt geschützt
über ein asynchrones Verschlüsselungsverfahren.
Alle Teilnehmer, also auch die
Minister und Staatssekretäre, besitzen persönliche
Schlüssel, mit denen sie die Dokumente
lesen und verschlüsseln können.
K@binett Online ist ein neuartiges Verfahren
für das Dokumentenmanagement
innerhalb der Ministerien, zwischen den
Häusern und der Staatskanzlei sowie
zwischen der Landesverwaltung und
dem Landtag. Bislang wurden zu den
Sitzungen des Ministerrats und der
Staatssekretäre von den Ressorts
Kabinettsvorlagen zwar elektronisch
erstellt dann aber ausgedruckt
ressourcen- und zeitaufwendig vor der
Sitzung auf dem Postweg zwischen den
Ressorts verteilt. Gleiches gilt für die
Niederschriften in der Sitzungsnachbereitung.
Im Durchschnitt fiel bei jeder
Sitzung ein Papierstapel von etwa 10.000
Seiten an. Die Sitzung selbst wurde nicht
IT-gestützt durchgeführt. Gegenüber
dem bisherigen Verfahren konnte nun
eine Vielzahl von Medienbrüchen beseitigt
werden. Die Mitarbeiter in den
Kabinettsreferaten bearbeiten die Aktenmappen
nun elektronisch und legen
diese in das K@binett-Online-Intranet ab.
Die Minister und Staatssekretäre rufen
während der Sitzung mit ihren
Notebooks die aktuellen Sitzungsdokumente
online ab. Zu diesem Zweck
wurde der Kabinettssaal bei seinem
Umbau multimediatauglich ausgestattet.
Jeder Platz verfügt über einen Anschluss
an das Landesdatennetz und an den
Videobeamer. „K@binett Online“ bringt
für alle Teilnehmer Vorteile.
Kostenvorteile: Durch die beschriebene
Umstellung des Geschäftsprozesses auf
eine durchgängige IT-Unterstützung
können mittelfristig Material- und
Transportkosten in einer geschätzten
Größenordnung von 50.000 DM jährlich
eingespart werden. - Zeitvorteile:
Die elektronische Verteilung der
Kabinettsvorlagen über das Intranet reduziert
die Transportzeiten auf Null.
Aktuelle Dokumente sind jederzeit
online abrufbar.
Prozess- und Qualitätsverbesserung:
Durch die Nutzung des Intranets entsteht
eine einheitliche Informationsplattform.
Redundanzen werden verringert.
In der Sitzung selbst wird durch die
Anwendung moderner Präsentationsund
Kommunikationsmedien wie
Beamer, später evtl. Videokonferenz,
eine Verbesserung der Sitzungsqualität
erreicht.
Motivation für die Mitarbeiter: Die
Minister und Staatssekretäre gehen als
Vorbilder für E-Government in der
Landesverwaltung mit gutem Beispiel
voran und nehmen sich selbst in die
Pflicht, sich kontinuierlich mit den neuen
Medien zu befassen. Auf diese Weise
soll ein Motivationsschub für alle Bediensteten
erzielt werden. Selbstverständlich
dürfen auch weiterhin Notizen
handschriftlich erfolgen, denn nicht
jeder Minister tippt perfekt mit dem 10-
Finger System. So werden K@binett
Online-Sitzungen nicht vollständig ohne
Papier ablaufen. Die Umstellung vom
Papier aufs Notebook kann auch nicht
vollständig von einer Sitzung zur nächsten
gelingen, sondern bedarf einer kontinuierlichen
Weiterentwicklung. Genau
so wie Fernsehen und Internet nicht die
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Tageszeitung und das Buch überflüssig
gemacht haben, wird der Einsatz von
PC und Notebook in den Verwaltungsabläufen
der Landesregierung und den
Sitzungen des Kabinetts nicht gänzlich
das Papier verdrängen und auch nicht
verdrängen müssen - das Notebook ist
eine wichtige und sinnvolle Ergänzung.
K@binett Online: Baustein von
Verwaltungsmodernisierung und
e-Government
Das Projekt K@binett Online ist ein
Leitprojekt des Teilszenarios Vernetzte
Landesregierung in der E-Business-Strategie
der Landesregierung. Die
Leitprojekte sollen Innovationsimpulse
geben, Denkanstöße für die effizientere
Gestaltung von Verwaltungsabläufen
geben, und Meilensteine in den Aktivitäten
zur Verwaltungsmodernisierung
setzen. Ministerpräsident Peter Müller:
„Wenn wir das Saarland zum Wissensland
und zum Musterbeispiel einer globalen
Region entwickeln wollen, setzt
dies voraus, dass Denken und Handeln
von den Möglichkeiten neuer Medien,
Informations- und Kommunikationstechnologien
zunehmend bestimmt werden
– in Unternehmen, Schulen, Kommunen,
Verwaltungen. „e-Government“
und K@binett Online sind dafür zentrale
Bausteine. Denn künftig schlägt
nicht mehr der Große den Kleinen, sondern
der Schnelle den Langsamen. Die
Landesregierung will dabei ein Zeichen
setzen und die Minister und Staatssekretäre
haben dieses Vorhaben zur Chefsache
gemacht.“ u
GateBuilder für
Kommunen
Schwalbach/Ts. - „E-Government“
und „elektronisches Rathaus“ - das
Internet hält Einzug in immer
mehr Kommunen. Die conceptware AG
(Schwalbach bei Frankfurt am Main) hat
ein neues System zur Erstellung kommunaler
Webauftritte vorgestellt. Die
Software „GateBuilder eGovernment“è
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