3ureohph - IT-Dienstleistungszentrum Berlin

ç Verwalten unter Einschluss der
demokratischen Prozesse verstanden
wird. Bei der elektronischen Abwicklung
von Verwaltungs- und Geschäftsprozessen
steht die Nutzung von elektronischen
Medien wie TCP/IP-Netzwerken
(Internet, Intranet oder
Extranet), anderen elektronische Datennetzen,Sprachtelekommunikationsnetzen
oder elektronischen Offline-Lösungen
(z.B. CD-ROM) im Vordergrund.
Noch beschränkt sich eGovernment
in der Regel auf den kombinierten
Einsatz von Internet mit elektronischer
Post (e-Mail), elektronischem
Datenaustausch (EDI) und darauf abgestimmten
Datenbanksystemen.
Der gemeinsame Wille von Bundesregierung
und Wirtschaft, die Informations-
und Kommunikationstechnik als
wirksames Instrument zur Qualitätssteigerung
und zur Nutzung von
Effizienzpotenzialen zu integrieren, wird
im Rahmen der Initiative „Deutschland
im 21. Jahrhundert“ aufgezeigt. Ziel ist
es, den Staat zum Vorreiter bei der Nutzung
moderner Technologien zu machen.
Das Programm der Bundesregierung
besagt, alle internetfähigen Dienstleistungen
der Bundesverwaltung bis
zum Jahr 2005 auch elektronisch anbieten
zu können. Die Leistungsfähigkeit
eines Staates, eines Landes oder einer
Kommune hängt zunehmend davon ab,
wie gut und wie schnell die Prozesse
abgewickelt und Leistungen erbracht
werden können.
Im Rahmen kommunaler Initiativen gab
es in den vergangenen zwei Jahren enorme
Bestrebungen, den Kontakt zwischen
Bürger und Verwaltung zu optimieren.
Durch die Realisierung von „virtuellen
Rathäusern“ und der Bündelung von
Verwaltungsdienstleistungen nach Lebenslagen
(Geburt, Umzug, Heirat usw.)
wurde in zahlreichen Pilotprojekten versucht,
den Service für den Kunden zu
verbessern, bspw. durch Initiierung des
Städtewettbewerbs media@komm.
In der Masse umfassen Online-Angebote
deutscher Behörden im wesentlichen
Informationen rund um Öffnungszeiten,
Adressen, das touristische Umfeld
und Informationen zum Wirtschaftsstandort.
Nur in Einzelfällen werden
auch Transaktionslösungen angeboten,
bei denen auch die Prozess- und Systemintegration
erfolgt. Neben einer Verbesserung
der externen Kommunikation
bedarf es jedoch auch einer Optimierung
der internen Prozessabläufe und
somit der Einbeziehung und Erledigung
des gesamten Verwaltungsvorgangs von
der Erteilung, bis hin zur Versendung
und Entgegennahme von Verwaltungsakten,
Ausweispapieren, Bescheinigungen
etc. Der rasante Einsatz von IuK-
Technik bedarf somit neuer Konzepte
für die Aufarbeitung inhaltlicher, technischer,
rechtlicher und organisatorischer
Probleme. Gleichzeitig ist eine
schwierige Kooperationsaufgabe zu bewältigen,
um die unterschiedlichen Initiativen
und Ansätze der jeweiligen staatlichen
Ebene, sowohl horizontal (innerhalb
einer Verwaltungsinstanz) als auch
vertikal (Bund, Land, Gemeinde) zu koordinieren.
Die Beziehung zwischen Wirtschaft und
Verwaltung ist von besonderer Komplexität,
da Wirtschaftsunternehmen in
verschiedenen Rollen auftauchen: als
Lieferant, Auftragnehmer und Koproduzenten,
als Regelungsunterworfene
oder Verhandlungspartner. Die Optimierung
dieses Bereichs verspricht enorme
Potenziale und Kosteneinsparungen
auf Seiten der Verwaltung, aber auch für
die Privatunternehmen.
Große Chancen liegen in der elektronischen
Unterstützung des öffentlichen
Beschaffungsprozesses. Darunter fallen
alle Geschäftsbeziehungen zwischen
Lieferant und Kunde, also die Abwicklung
der gesamten Prozesskette der Beschaffung;
vom Ausschreibungs- und
Vergabeprozess, über die Vertragsabwicklung
und ggf. der Lieferung, bis zur
Zahlungsanweisung. Aber auch die Bestellung
aus Rahmenverträgen spielt gerade
bei öffentlichen Auftraggebern eine
zunehmend bedeutende Rolle.
Die Bereitstellung benötigter Güter und
Dienstleistungen ist mit beachtlichen
Maßnahmen verbunden, die durch die
komplexe formale Organisationsstruktur
und das umfangreiche rechtliche Regel-
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werk gekennzeichnet sind. Dies führt
einerseits zu Ineffizienzen bei der Abwicklung
des Ausschreibungs- und
Vergabeprozesses, andererseits ist der
operative Bestellvorgang durch zahlreiche
beteiligte Stellen und langwierige
Kontrollverfahren gekennzeichnet. Die
Prozesskosten stehen dabei in einem
Missverhältnis zum tatsächlichen Wert
der Waren, insbesondere bei häufig wiederkehrendem
Bedarf an indirekten
Materialien bspw. Büromaterial. In der
Öffentlichkeit hat die Beschaffung der
öffentlichen Auftraggeber im Gegensatz
zum privatwirtschaftlichen Bereich
bisher deutlich weniger Beachtung gefunden,
obwohl das Volumen beachtlich
ist. Im Jahr 2000 betrugen die Gesamtausgaben
der öffentlichen Hand für
Produkte und Dienstleistungen 500 Mrd.
DM. Bund und Länder hatten jeweils
25% Anteil an diesem Beschaffungsvolumen,
die Kommunen 50%. Diese
Beschaffungen wurden von ca. 30.000
verschiedenen öffentlichen Auftraggebern
getätigt. Die Zahlen verdeutlichen
das enorme Nachfragevolumen des
Staates.
Die elektronische Beschaffung ist eine
Teilmenge des Electronic Business und
bezeichnet den mittels elektronischer
Medien optimierten Beschaffungsprozess
eines Unternehmens, also alle
Geschäftsbeziehungen zwischen Einkauf
und Lieferanten. Im Bereich der
öffentlichen Verwaltung wird die elektronische
Beschaffung oft als Public
Procurement bezeichnet. Ein spezieller
Bereich, der bei den öffentlichen Auftraggebern
von hoher Bedeutung ist,
wird als „electronic public tendering“
bezeichnet und umfasst den Ausschreibungs-
und Vergabeprozess. Nach
Expertenschätzungen könnten durch
den Einsatz von eProcurement-Lösungen
8-12% des Beschaffungsvolumens
gespart werden.
Die erfolgreiche Einführung von elektronischer
Beschaffung geht jedoch weit
über die einfache Implementierung einer
neuen Software hinaus. Es handelt
sich vielmehr um eine bereichsübergreifende
Aufgabe, mit Blick auf è
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