3ureohph - IT-Dienstleistungszentrum Berlin

ç eine einheitliche Plattform für die Hard- und Softwarebeschaffung zu schaffen.
Der gesamte Geschäftsprozess wird optimiert, in dem der Gesamtprozess der
Bestellung (Informationssuche, Angeboterstellung, Bestellung, Bestätigung, Lieferung,
Rechnung) abgebildet wird. Grundlage für die Arbeitsgruppe bildete eine
Voruntersuchung zur Ablösung des bisher manuellen Bestellverfahrens durch ein e-
Commerce-Verfahren.
Die Arbeitsgruppe führte mehrere beteiligungsorientierte Workshops zur Erstellung
eines ersten Implementierungskonzeptes durch. Die ersten Realisierungen wurden in
einem Prototyp „ELBE“ umgesetzt. Der HPR wurde frühzeitig mit einbezogen.
ELBE - Das elektronisches Bestellsystem im LIT - Ein Screenshot aus der
Entwicklungsphase. Der Kunde wählt aus dem Artikelkatalog seine Waren
aus und lässt sich automatisch ein Angebot erstellen.
Das neue System ist eine e-Procurement-Lösung, die aufgrund der einheitlichen
Plattform (intranetbasierte Datenbanklösung) verkürzte Prozesslaufzeiten garantiert
und damit auch die Serviceleistungen für den Kunden verbessert. Unter e-
Procurement wird im allgemeinen die elektronische Beschaffung mittels
internetbasierten Systemen, die den Beschaffungsprozess eines Unternehmens unterstützen,
verstanden. Die programmiertechnische Realisierung hat die Firma PC-
Ware Berlin übernommen. Die Einführung dieser e-Procurement-Lösung ist für den
September 2001 geplant.
Voraussetzung zur Nutzung der e-Procurement-Lösung ist der Zugang zum Intranet
der Berliner Verwaltung und ein Browser (Internet-Explorer oder Netscape) mit
SSL-Protokoll 3.0. Je nach Funktion, die der Benutzer ausübt, muss vorher eine
entsprechende Registrierung über den LIT erfolgt sein. Insgesamt wird eine
verfahrensgesteuerte Zugangsregelung für die System- und Anwendungsfunktionen
angewendet. Servergesteuerte Passwörter sind gegen unbefugte Einsichtnahme
geschützt.
Der Kunde kann im ELBE-System mit unterschiedlichen Rollen und Berechtigungen
vertreten sein; als:
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• Informationsabfrager
• Angebotsveranlasser
• Besteller
Der Kunde kann die oben genannten
Rollen auch anonym wahrnehmen. Entsprechend
der Kunden-Rollen sind folgende
Funktionen im LIT-Vertrieb vertreten:
• LIT-Bestell-Auslösung
• LIT-Rechnungs-Prüfung
• LIT-Rechnung-Anordnen.
Der Bestellprozess beginnt je nach dem
Kundenvorwissen mit einer
Informationsabfrage über das Warenangebot
im LIT bzw. einer Angebotsabfrage.
Der Kunde wählt aus dem Artikelkatalog
seine Waren aus und läßt sich automatisch
ein Angebot erstellen, das ausgedruckt
werden kann. Will der Kunde das
Angebot annehmen, meldet er sich als
Besteller an und kann für die gespeicherten
Angebote eine Bestellung auslösen.
Die Angebotserstellung basiert auf einem
Abrufschema für festkonfigurierte
APC, einem Konfigurationsschema für
konfigurierbare APC und einer
Komponentenliste, die mit einer Preisstaffel
hinterlegt sind. Bei der Bestellung
mehrerer Komponenten und Systeme
wird automatisch eine entsprechende
Mengenstaffel angewendet. Jeder Kunde,
der die e-Procurement-Lösung nutzt,
erhält auf seine Bestellung einen Rabatt.
Als nächstes wird diese Bestellung im
LIT per System an den jeweiligen Bearbeiter
zur Ausführung weitergeleitet. Ist
der Bestelldatensatz korrekt ausgefüllt,
erhält der Kunde anschließend eine Bestätigung
über seine Bestellung. Dem
Lieferanten wird die Bestellung als Auftrag
zur Ausführung elektronisch übermittelt.
Der Lieferant bestätigt den Auftrag
und den angegebenen Liefertermin.
Reklamationen werden ebenfalls über das
System angenommen und bearbeitet.
Das ELBE-System nutzt eigene
Verschlüsselungsserver im LIT. è