3ureohph - IT-Dienstleistungszentrum Berlin

ç. Insgesamt fast die Hälfte der Befragten sind mehrmals pro Monat im Netz.
Daraus lässt sich durchaus schließen, dass das Medium Intranet noch keineswegs als
breite Kommunikationsplattform akzeptiert ist.
Auf die Frage, wie lange sie im Intranet verweilen, haben 2/3 der Nutzer angegeben,
dass sie bis zu einer Stunde wöchentlich im Netz verbringen, die restlichen bis zu drei
Stunden.
Was wird im Intranet gesucht?
Es drängt sich die Frage auf, was die Mitarbeiter der Berliner Umweltämter dienstlich
im Intranet suchen und wie häufig sie danach suchen. Eine Antwort darauf gibt die
folgende Grafik:
Anzahl Nennungen
70
60
50
40
30
20
10
0
Abb.2: Was wird im Intranet gemacht?
Die Ergebnisse sind eindeutig: Am häufigsten wird das Intranet zur Suche der
Telefonnummer des Kollegen gebraucht. Aber auch die Suche nach aktuellen Infos
und Recherchen sind häufige Gründe ins Intranet reinzuschauen. Dieses Ergebnis ist
nicht überraschend, wenn man die Aufgabe des Intranets vor Augen hat Es ist umso
erstaunlicher, dass die Nutzer das Kommunikationsmittel Intranet nicht häufiger
einsetzen und eine sehr zurückhaltende Kommunikation mit Emails vorliegt. Fast
40 % der Intranet-Nutzer haben noch nie eine E-Mail verschickt. Eigentlich ist der
Nutzen von Emails für die Verwaltung enorm: Informationen können in Sekundenschnelle
beim Kollegen am anderen Ende der Stadt sein. Seitenlange Anhänge
brauchen nicht mehr kopiert zu werden, wenn sie schon elektronisch vorliegen und
sind mit einem Klick verschickt. Mit Emails lassen sich zeitgleich viele Kollegen
informieren und das verschickte Material kann unmittelbar auf einem Rechner weiter
verarbeitet werden.
Es ist zu vermuten, dass aus diesen Gründen ein nicht unerheblicher Teil der
Befragten gerne Emails anwenden würden, sie aber keine Email-Adressen zugeteilt
bekommen. Die Zurückhaltung bei der Vergabe von Email-Adressen wird manchmal
mit damit verbundenen zusätzlichen Gefahren für das IT-Netz der Verwaltung
begründet. Dabei ist das Problem Viren und sonstiger Schadprogramme durch den
abgeschirmten Bereich des Verwaltungsnetzes bei weitem nicht so „virulent“ wie im
Internet. Bei richtiger Administration und Pflege des Netzes sind derartige Probleme
2
Suche Telefon-Nr.
Suche aktuelle Infos
Recherchen
Emails
Terminverwaltung
sehr häufig häufig gelegentlich selten nie
2/01 2 34
nahezu nicht existent. Im übrigen käme
auch niemand auf die Idee, beispielsweise
das Fahrradfahren zu verhindern, nur
weil es mit Gefahren verbunden ist.
Insofern sei denjenigen, die zu große
Gefahren durch die Email-Nutzung sehen,
eine einfache Risiko- und Nutzenabwägung
ans Herz gelegt.
Allerdings sind auch die Besitzer von
Email-Adressen noch ziemlich zurückhaltend
im Gebrauch dieses Mediums.
Nur 26 % der Emailnutzer versenden
Emails häufig oder sehr häufig.
Die Terminverwaltung mit Outlook wird
nur in wenigen Organisationseinheiten
genutzt. Der Verbreitungsgrad in der
Verwaltung ist sehr unterentwickelt.
Sehr überraschend war auch die Feststellung,
dass insgesamt nur 5 Probanden
sich bisher an Diskussionsforen im
Verwaltungsnetz beteiligt haben.
Beispielsweise das sehr gute, leicht und
übersichtlich gestaltete Diskussionsforum
Verwaltungsreform (http://
proinfo.senabf.verwalt-berlin.de/
discus/) scheint den meisten Intranet-
Nutzern unbekannt zu sein.
Welche Bereiche fehlen?
Es wurde auch die Frage gestellt, was
den Mitarbeitern der Berliner Umweltämter
noch im Intranet fehlt oder ihrer
Meinung nach noch nicht ausreichend
angeboten wird. Auch wenn die Antworten
naturgemäß sich mehr auf den
Umweltbereich beziehen, sind sie mit
Abstrichen auch auf andere Verwaltungsbereiche
übertragbar. In der Tab.1 sind
die Einträge nach der Häufigkeit der
Nennungen geordnet. Die starke Betonung
auf rechtliche und verfahrensrechtliche
Aspekte dürfte eher typisch
für Vollzugbehörden sein. Es gab auch
noch interessante Einzelhinweise, wie
z.B. den Wunsch nach Zugriff auf Bibliotheken
und Drucksachen des Abgeordnetenhauses,
„brauchbare Telefonlisten“
und Adressverzeichnisse, die z.T.
durchaus schon realisiert aber offensichtlich
noch nicht allgemein bekannt
sind. è