18. Arbeiten mit mehreren gSyS - Datenbeständen - Olbert Software
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Abb. 8.1.1. Suchfenster In dem Suchfenster ist immer ein Eingabefeld vorhanden in dem Sie Ihren Suchtext eingeben können. Außerdem haben Sie in den meisten Suchfenstern die Möglichkeiten: „Sortieren nach“ und „Stichwortsuche“ In unserem Beispiel sind die Datensätze alphabetisch nach dem Datenfeld „Name1“ sortiert. Da wir die Adresse des Kreisbrandmeisters suchen möchten, geben Sie in das Eingabefeld den Buchstaben „K“ ein. Der Cursor springt daraufhin auf den ersten Eintrag in der Liste, der mit dem Buchstaben „K“ beginnt. Durch Eingabe des nächsten Buchstabens, in unserem Fall ein „r“ springt der Cursor weiter auf den ersten Eintrag in der Liste, der mit den beiden Buchstaben „Kr“ beginnt. Da dies bereits der Eintrag des Kreisbrandmeisters ist, könnten Sie bereits durch Anklicken des Buttons „Auswahl“ die Daten des Kreisbrandmeisters in dem Eingabefenster sichtbar machen. Wir wollen Ihnen jedoch noch eine weitere Möglichkeit der Suche vorstellen. Angenommen Sie suchen nach einem Eintrag von dem Sie zwar wissen, dass er in Dossenheim wohnt, Sie kennen aber den Namen bzw. die Schreibweise des Namens nicht mehr genau.. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor: aktivieren Sie den Button Stichwortsuche: Suchen. Geben Sie in das Eingabefeld „Stichwortsuche in den Adressdaten“ den Suchtext “Dossenheim“ ein und betätigen den Button „Suche Stichwort“. gSyS springt in auf den ersten Datensatz der in irgendeinem Eingabefeld den Text „Dossenheim“ enthält. Es hätte für unser Beispiel auch ausgereicht, wenn Sie anstatt „Dossenheim“ z.B. nur „ssenh“ eingegeben hätten. gSyS sucht nicht nach exakter Übereinstimmung der Schreibweise. Es wir auch innerhalb eines Datenfeldes gesucht. Durch erneutes Anklicken des Buttons „Suche Stichwort“ wird der nächste Datensatz angewählt, der das Suchkriterium enthält. Probieren Sie diese Möglichkeit nochmals mit folgendem Beispiel aus: Geben Sie in das Eingabefeld „Stichwortsuche“ den Suchbegriff „software“ ein und betätigen Sie den Button „Suche Stichwort“. Der Cursor springt auf den Eintrag von Olbert-Software. ACHTUNG! Bei der Suche wird nicht zwischen Klein- und Großschreibung unterschieden! Seite 44
8.2. Ändern Probieren Sie verschiedene Möglichkeiten aus um sich mit der Suche vertraut zu machen. Abschließend wählen Sie bitte den Eintrag des Kreisbrandmeisters an, da wir in diesem Datensatz die Adresse Ihres Kreisbrandmeisters eintragen möchten. Durch Betätigen des Buttons „Auswahl“ oder durch Doppelklicken auf einen Eintrag in der Liste übernehmen Sie die Daten des angewählten Eintrages in das Eingabefenster. Tip: Wenn Sie nach der Eingabe der zwei Buchstaben „Kr“ sehen, dass der Cursor bereits auf dem Eintrag des Kreisbrandmeisters steht, können Sie durch die Eingabe des Zeichen „‘#“ direkt hinter „Kr#“ in das Eingabefenster springen ohne den Auswahlbutton zu betätigen. Wie man einen Datensatz ändert, erfahren Sie in dem nächsten Abschnitt 8.2. ÄNDERN. Um einen bestehenden Datensatz ändern zu können, müssen Sie die Daten dieses Eintrages zuerst, wie unter 8.1 beschrieben, in dem Eingabefenster sichtbar machen. Anschließend haben Sie die folgenden Möglichkeiten um den Eingabemodus zu aktivieren: 1. durch Anklicken des Buttons „Ändern des Datensatzes“ in der gSyS- Bedienelemente-Leiste 2. durch Anklicken mit der rechten Maustaste in eine beliebige Stelle in dem Eingabefenster. Es werden alle Befehle angezeigt, die in dem aktiven Eingabefenster möglich sind. Wählen Sie den Befehl „Ändern“ 3. durch Auswahl des Menuebefehles: Text – Adressverwaltung. Auch hier werden Ihnen alle Befehle angezeigt, die in dem aktiven Eingabefenster möglich sind. Wählen Sie den Befehl „Ändern“ Positionieren Sie , wenn noch nicht geschehen, wie unter 8.1 beschrieben, auf den Eintrag des Kreisbrandmeisters und aktivieren Sie anschließend durch eine der o.g. Möglichkeiten den Eingabemodus. Sie erkennen an der Farbe bzw. der Intensität der Eingabefelder, dass Sie sich im Eingabemodus befinden. Die Farbe der Eingabefelder ist für jeden Anwender individuell einstellbar und wird an anderer Stelle im Handbuch beschrieben. Das erste Eingabefeld in dem Eingabefenster der Adressdaten, „Adresschlüssel“ ist eigentlich kein Eingabe- sondern ein Auswahlfeld. Auswahlfeld bedeutet, dass Sie in dieses Feld keine manuelle Eingabe machen können, sondern eine Auswahl aus mehreren vorgegebenen Möglichkeiten treffen können. Diese Auswahlfelder sollen Ihnen zum einen unnötige Schreibarbeit ersparen, zum anderen werden diese Auswahlfelder immer bei statistikrelevanten Datenfeldern verwendet. Bei dem Anredeschlüssel handelt es sich um ein Datenfeld mittels dem Sie bei einem Serienbrief persönliche Anreden generieren können. Er setzt sich zusammen aus dem linken Teil ( der eigentlichen Anrede ) und dem rechten Teil ( der persönlichen Anredeformel ). Beachten Sie bitte, dass sich die Anrede automatisch an den Anredeschlüssel anpasst. Sie können die Anrede jedoch ändern. Hierzu müssen Sie die Auswahl ändern in : „manuell ..............“. Seite 45
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Abb. 8.1.1.<br />
Suchfenster<br />
In dem Suchfenster ist immer ein Eingabefeld vorhanden in dem Sie Ihren<br />
Suchtext eingeben können.<br />
Außerdem haben Sie in den meisten Suchfenstern die Möglichkeiten: „Sortieren<br />
nach“ und „Stichwortsuche“<br />
In unserem Beispiel sind die Datensätze alphabetisch nach dem Datenfeld<br />
„Name1“ sortiert. Da wir die Adresse des Kreisbrandmeisters suchen möchten,<br />
geben Sie in das Eingabefeld den Buchstaben „K“ ein. Der Cursor springt<br />
daraufhin auf den ersten Eintrag in der Liste, der <strong>mit</strong> dem Buchstaben „K“ beginnt.<br />
Durch Eingabe des nächsten Buchstabens, in unserem Fall ein „r“ springt der<br />
Cursor weiter auf den ersten Eintrag in der Liste, der <strong>mit</strong> den beiden Buchstaben<br />
„Kr“ beginnt. Da dies bereits der Eintrag des Kreisbrandmeisters ist, könnten Sie<br />
bereits durch Anklicken des Buttons „Auswahl“ die Daten des Kreisbrandmeisters<br />
in dem Eingabefenster sichtbar machen. Wir wollen Ihnen jedoch noch eine<br />
weitere Möglichkeit der Suche vorstellen.<br />
Angenommen Sie suchen nach einem Eintrag von dem Sie zwar wissen, dass er<br />
in Dossenheim wohnt, Sie kennen aber den Namen bzw. die Schreibweise des<br />
Namens nicht mehr genau.. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:<br />
aktivieren Sie den Button Stichwortsuche: Suchen.<br />
Geben Sie in das Eingabefeld „Stichwortsuche in den Adressdaten“ den Suchtext<br />
“Dossenheim“ ein und betätigen den Button „Suche Stichwort“. <strong>gSyS</strong> springt in auf<br />
den ersten Datensatz der in irgendeinem Eingabefeld den Text „Dossenheim“<br />
enthält. Es hätte für unser Beispiel auch ausgereicht, wenn Sie anstatt<br />
„Dossenheim“ z.B. nur „ssenh“ eingegeben hätten. <strong>gSyS</strong> sucht nicht nach exakter<br />
Übereinstimmung der Schreibweise. Es wir auch innerhalb eines Datenfeldes<br />
gesucht.<br />
Durch erneutes Anklicken des Buttons „Suche Stichwort“ wird der nächste<br />
Datensatz angewählt, der das Suchkriterium enthält.<br />
Probieren Sie diese Möglichkeit nochmals <strong>mit</strong> folgendem Beispiel aus:<br />
Geben Sie in das Eingabefeld „Stichwortsuche“ den Suchbegriff „software“ ein<br />
und betätigen Sie den Button „Suche Stichwort“. Der Cursor springt auf den<br />
Eintrag von <strong>Olbert</strong>-<strong>Software</strong>.<br />
ACHTUNG!<br />
Bei der Suche wird nicht zwischen Klein- und Großschreibung unterschieden!<br />
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