18. Arbeiten mit mehreren gSyS - Datenbeständen - Olbert Software
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17.7. Jahresabschluß Abb. 17.7.1: Jahresabschluß Das Menue "Jahresabschluß" löscht alle Informationen, die im System enthalten sind und ausschließlich aus Gründen der Jahresstatistik gespeichert werden. Der Jahresabschluß hat somit direkte Auswirkungen auf den Datenbestand. Um Datenverlust zu vermeiden, sind folgende Punkte bzgl. des Menues "Jahresabschluß" zu beachten: • Der Jahresabschluß wird ausschließlich vom Programmverwalter durchgeführt. • Vor Durchführung des Jahresabschlusses ist eine Datensicherung durchzuführen. Diese Datensicherung wird als "Jahresdiskette 20.." abgelegt. Der Begriff "Jahresdiskette" bedeutet, daß diese Diskette nicht wieder überspielt wird, sondern bei den Langzeitunterlagen der Feuerwehr aufbewahrt wird. • Der Jahresabschluß darf frühestens dann durchgeführt werden, wenn alle Statistiken und Abrechnungen für das betreffende Kalenderjahr ausgedruckt sind. Beachten Sie auch, daß bei der Hauptversammlung auf entsprechende Daten zurückgegriffen werden muß. • Da die Praxis zeigt, daß sehr oft auf Daten des zurückliegenden Jahres zugegriffen werden muß, wird empfohlen, einen Jahresabschluß immer erst mit einem Zeitverzug von zwei Geschäftsjahren durchzuführen. • Beachten Sie, daß beim Jahresabschluß alle Personen gelöscht werden, die verstorben oder aus der Feuerwehr ausgetreten sind. Es empfiehlt sich daher von diesen Personen vorher ein Personalstammblatt auszudrucken und bei den Personalunterlagen abzulegen. Um hierbei Versäumnisse zu vermeiden, sollte man es sich angewöhnen, beim entsprechenden Eintrag im Personalstamm einen Ausdruck des Personalblattes zu starten. Die Durchführung des Jahresabschlusses ist aus der Menueführung erkennbar. Seite 210
17.8. Datenübergabe an kSyS Abb. 17.8.1: Datenübergabe an kSyS Mit dieser Funktion können Sie einen Datenbestand zur Weitergabe an den Kreisbrandmeister erstellen. Voraussetzung ist natürlich, dass Ihr Kreisbrandmeister das Programm kSyS der Fa. OLBERT-SOFTWARE nutzt. 17.9. gSyS – Informationen Abb. 17.9.1: Datenübergabe an kSyS In diesem Fenster sehen Sie wichtige Systeminformationen und Service- Nummern. Seite 211
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- Seite 227 und 228: 20.3. Spezielle Parameter der gSyS-
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17.7. Jahresabschluß<br />
Abb. 17.7.1:<br />
Jahresabschluß<br />
Das Menue "Jahresabschluß" löscht alle Informationen, die im System enthalten<br />
sind und ausschließlich aus Gründen der Jahresstatistik gespeichert werden.<br />
Der Jahresabschluß hat so<strong>mit</strong> direkte Auswirkungen auf den Datenbestand. Um<br />
Datenverlust zu vermeiden, sind folgende Punkte bzgl. des Menues<br />
"Jahresabschluß" zu beachten:<br />
• Der Jahresabschluß wird ausschließlich vom Programmverwalter durchgeführt.<br />
• Vor Durchführung des Jahresabschlusses ist eine Datensicherung<br />
durchzuführen. Diese Datensicherung wird als "Jahresdiskette 20.." abgelegt.<br />
Der Begriff "Jahresdiskette" bedeutet, daß diese Diskette nicht wieder<br />
überspielt wird, sondern bei den Langzeitunterlagen der Feuerwehr aufbewahrt<br />
wird.<br />
• Der Jahresabschluß darf frühestens dann durchgeführt werden, wenn alle<br />
Statistiken und Abrechnungen für das betreffende Kalenderjahr ausgedruckt<br />
sind.<br />
Beachten Sie auch, daß bei der Hauptversammlung auf entsprechende Daten<br />
zurückgegriffen werden muß.<br />
• Da die Praxis zeigt, daß sehr oft auf Daten des zurückliegenden Jahres<br />
zugegriffen werden muß, wird empfohlen, einen Jahresabschluß immer erst <strong>mit</strong><br />
einem Zeitverzug von zwei Geschäftsjahren durchzuführen.<br />
• Beachten Sie, daß beim Jahresabschluß alle Personen gelöscht werden, die<br />
verstorben oder aus der Feuerwehr ausgetreten sind. Es empfiehlt sich daher<br />
von diesen Personen vorher ein Personalstammblatt auszudrucken und bei<br />
den Personalunterlagen abzulegen.<br />
Um hierbei Versäumnisse zu vermeiden, sollte man es sich angewöhnen, beim<br />
entsprechenden Eintrag im Personalstamm einen Ausdruck des<br />
Personalblattes zu starten.<br />
Die Durchführung des Jahresabschlusses ist aus der Menueführung erkennbar.<br />
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