18. Arbeiten mit mehreren gSyS - Datenbeständen - Olbert Software
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Zur Neueingabe eines Lehrganges gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Aktivieren Sie die Neueingabe und geben zuerst die benötigten Daten ein. Beachten Sie bitte, dass die Voraussetzungen aus der Lehrgangsverwaltung nicht genommen werden. Die Voraussetzungen müssen Sie über die Funktion „Ausbilder“ oder „Voraussetzung“ eintragen. Der Betrag den Sie in dem Feld „Lehrgangsgebühr“ eintragen wird standardmäßig zur Abrechnung für alle Teilnehmer genommen. Sie können jedoch abweichend von diesem Betrag bei jedem einzelnen Teilnehmer die Lehrgangsgebühr ändern. Wie das geht, erfahren Sie unter Punkt 3. 2. Betätigen Sie den Button „Ausbilder und geben Sie den ( die ) Ausbilder sowie die Voraussetzung(en) für diesen Lehrgang ein. 3. Betätigen Sie deb Button „Teilnehmer“ und geben die Lehrgangsteilnehmer ein. 4. Nachdem Sie alle Teilnehmer eingetragen haben, betätigen Sie den Button „Voraussetzungen“. Es wird für jeden Lehrgangsteilnehmer geprüft, ob er die von Ihnen ( unter Punkt 2 ) vorgegebenen Voraussetzungen erfüllt. 5. Abschließend können Sie die gewünschten Listen ausdrucken ( Einberufung Teilnehmer, Lehrgangsanzeige etc. ). 11.11.2. Nachbearbeitung - Standort / Kreislehrgang Zur Nachbearbeitung des Lehrganges suchen Sie sich wie gewohnt den entsprechenden Lehrgang aus. Über den Button „Teilnehmer“ gelangen Sie in die Teilnehmerliste aller Teilnehmer die für diesen Lehrgang eingetragen sind. Gehen Sie auf den ersten Eintrag in der Liste und betätigen den Button „Ändern“. Sie haben nun die Möglichkeit für den Teilnehmer individuell folgende Daten einzutragen: o Rechnungsempfänger o Anschrift Anmeldung o Teilnehmerstatus o Fehlstunden o Bestanden J / N o Note o Zahlbetrag Nachdem Sie alle Daten eingetragen haben, können Sie die ensprechenden Listen ausdrucken ( Teilnahmebestätigung etc. ) Seite 136
11.11.3. Abschluß / Übernahme - Standort / Kreislehrgang Nachdem der Lehrgang durchgeführt wurde, können Sie den Lehrgang abschließen und die Daten aller Teilnehmer in den Stammdaten aktuallisieren. Zum Abschließen eines Lehrganges gehen Sie bitte folgendermaßen vor: Wählen Sie zunächst über: Ausbildung -> Standort / Kreislehrgang den Lehrgang an den Sie ababschließen möchten. Klicken Sie dann den Button „Übernahme“ an. Sie erhalten über das Nachrichtenfenster die entsprechenden Meldungen, für welchen Eintrag der Lehrgang in die Stammdaten übernommen wurde. 11.12. Abrechnung - Standort / Kreislehrgang Zur Abrechnung eines Standort / Kreislehrganges gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie zunächst über: Ausbildung -> Standort / Kreislehrgang den Lehrgang an den Sie abrechnen möchten. Wählen Sie dann den Menuepunkt: an. Ausbildung -> Abrechn. St./Kr. Lehrgang -> Abrechnung Es wird für jeden Teilnehmer eine Rechnung ausgedruckt. Beachten Sie bitte folgendes: 1. als Lehrgangsgebühr wird vorrangig der Betrag genommen, den Sie ( wie unter 11.11.2. beschrieben ) eingetragen haben. Steht hier eine Null, wird automatisch die Lehrgangsgebühr aus der Eingabemaske genommen. ( siehe Kapitel 11.11.1. ) 2. Wenn bei dem einzelnen Teilnehmer keine Rechnungadresse eingetragen ist, wird die Rechnungsadresse durch die Anschrift des Teilnehmers ersetzt. Seite 137
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Nachdem der Lehrgang durchgeführt wurde, können Sie den Lehrgang<br />
abschließen und die Daten aller Teilnehmer in den Stammdaten aktuallisieren.<br />
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Klicken Sie dann den Button „Übernahme“ an.<br />
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welchen Eintrag der Lehrgang in die Stammdaten übernommen wurde.<br />
11.12. Abrechnung - Standort / Kreislehrgang<br />
Zur Abrechnung eines Standort / Kreislehrganges gehen Sie folgendermaßen vor:<br />
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Ausbildung -> Standort / Kreislehrgang<br />
den Lehrgang an den Sie abrechnen möchten.<br />
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an.<br />
Ausbildung -> Abrechn. St./Kr. Lehrgang -> Abrechnung<br />
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Beachten Sie bitte folgendes:<br />
1. als Lehrgangsgebühr wird vorrangig der Betrag genommen, den Sie ( wie<br />
unter 11.11.2. beschrieben ) eingetragen haben. Steht hier eine Null, wird<br />
automatisch die Lehrgangsgebühr aus der Eingabemaske genommen.<br />
( siehe Kapitel 11.11.1. )<br />
2. Wenn bei dem einzelnen Teilnehmer keine Rechnungadresse eingetragen<br />
ist, wird die Rechnungsadresse durch die Anschrift des Teilnehmers<br />
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