Controlling - getragen von der gesamten Hochschule
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CONTROLLING – GETRAGEN VON DER GESAMTEN<br />
HOCHSCHULE<br />
CONTROLLING FÜR DIE GESAMTE HOCHSCHULE<br />
Barbara Niebergall<br />
Susanne Rößler<br />
Bettina Floß<br />
FSV-Nutzertagung Oberhof 2004 0
GLIEDERUNG<br />
MODERNISIERUNG DER HOCHSCHULVERWALTUNG<br />
NUTZBARMACHUNG UND NUTZUNG DER KLR-ERGEBNISSE<br />
AKTUALITÄT UND QUALITÄT DER KLR-ERGEBNISSE<br />
bei Verwendung <strong>der</strong> QIS-MODULE COB und LUS<br />
FSV-Nutzertagung Oberhof 2004 1
valuation<br />
Verwaltungs-<br />
Benchmarking<br />
Verwaltungs-<br />
Optimierung<br />
Nachfrage<br />
Dritte<br />
Berichterstattung<br />
Mittel <strong>von</strong> Dritten<br />
Land<br />
<strong>Hochschule</strong><br />
FinManagement<br />
Erfolgsberichte<br />
ProdHaush Budgetierung<br />
OrgEntwicklg.<br />
Indikatorgesteuerte<br />
Mittelzuweisunng<br />
mit Leistungsbezug<br />
Zielvereinbarung mit<br />
WirtschaftlichkBezug<br />
DezVerantwortg<br />
MODERNISIERUNG<br />
Hochschul-Verwaltung<br />
Kennzahlen<br />
Studierende/Absolventen<br />
Forschungsergebnisse<br />
Dienstleistungen<br />
An<strong>der</strong>e <strong>Hochschule</strong>n Kennzahlen<br />
FSV-Nutzertagung Oberhof 2004 2
RECHNUNGSWESEN mit HIS-GX<br />
FinanzR<br />
Einnahme<br />
Ausgabe<br />
Zweck:<br />
RechnBearb +<br />
Zahlungsfähigk<br />
Durch<br />
Abbildung<br />
des<br />
Mittel-/Geldverbrauches<br />
AnlBuchh<br />
Zugang<br />
Abschreibung<br />
Zweck:<br />
Investitionsplanung<br />
Durch<br />
Abbildung<br />
<strong>der</strong> Alterung<br />
des<br />
AnlVermögens<br />
GuVR<br />
Ertrag<br />
Aufwand<br />
Zweck:<br />
Ressourcenorientierung<br />
Durch<br />
Abbildung<br />
u.a. des nicht<br />
zahlgs.wirks.<br />
Ressourcenverbrauches/<br />
aufkommens<br />
Bilanz<br />
Vermögen<br />
Schulden<br />
Zweck:<br />
Vermögensdokumentation<br />
FSV-Nutzertagung Oberhof 2004 3<br />
KLR<br />
Erlös<br />
Kosten<br />
Zweck:<br />
Wirtschaftlichkeitsorientierung<br />
Durch<br />
Abbildung<br />
des<br />
Ressourcenverzehrs<br />
pro Leistungseinheit
... bewegt sich im Kontext zwischen<br />
Menschen, Verwaltungskultur,<br />
Instrumenten<br />
… die Beherrschung <strong>der</strong> BWL-Instrumente<br />
allein reicht nicht aus<br />
Nutzung <strong>der</strong> KLR-Ergebnisse<br />
� zur Feststellung des<br />
Zeilerreichungsgrades<br />
(Zielvereinbarungen)<br />
� für Vergleiche (Wettbewerb):<br />
Zeitverlauf, Benchmarking, Ranking<br />
Nutzungsintensität<br />
� hebt Motivation für<br />
gute Datenqualität<br />
Nutzungsintensi<br />
Validität <strong>der</strong> Daten wird geför<strong>der</strong>t durch:<br />
MODERNISIERUNG<br />
Hochschul-Verwaltung<br />
� Zugänglichmachung und Veröffentlichung <strong>der</strong> Ergebnisse<br />
� Analyse und ausgeprägte Nutzung <strong>der</strong> Ergebnisse<br />
Nutzungsintensität und Dienstleistungsqualität<br />
hängen ab <strong>von</strong>:<br />
� Aktualität und Validität <strong>der</strong> Daten<br />
� Verständlichkeit <strong>der</strong> Ergebnisse<br />
� Aufbereitungsgrad <strong>der</strong> Informationen<br />
FSV-Nutzertagung Oberhof 2004 4<br />
Wirkung ist abhängig <strong>von</strong> ihrer Dienstleistungsqualität und
Dipl.-Kffr. Susanne Rößler<br />
NUTZBARMACHUNG DER KLR-ERGEBNISSE<br />
an <strong>der</strong> Bauhaus-Universität Weimar<br />
FSV-Nutzertagung Oberhof 2004 5
Dipl.-Wirtsch. Barbara<br />
Niebergall<br />
NUTZUNG VON KLR-INFORMATIONEN<br />
an <strong>der</strong> Universität Leipzig<br />
FSV-Nutzertagung Oberhof 2004 6
AKTUALITÄT UND QUALITÄT DER KLR-ERGEBNISSE<br />
bei Verwendung <strong>der</strong><br />
QIS-MODULE COB und LUS<br />
Dipl.-Ing. Bettina Floß<br />
FSV-Nutzertagung Oberhof 2004 7
HÖCHSTE AKTUALITÄT UND QUALIITÄT DER KLR-<br />
DATEN bei Einsatz <strong>von</strong> QIS-COB und QIS-LUS<br />
LUS-DB COB-DB<br />
QIS-LUS<br />
QIS-COB<br />
Leistungsdaten Anfragen<br />
COB-GX<br />
Controller/KoRechner<br />
Berichte<br />
(eMail, Papier)<br />
Verwaltungs-/Fakultätsmitarbeiter FSV-Nutzertagung Oberhof 2004 Hochschul-/Fakultätsleitung 8
QIS-COB und QIS-LUS: Der Ansatz<br />
� Webzugriff auf COB- bzw. LUS-Datenbank<br />
� das bestehende COB bleibt unverän<strong>der</strong>t, wird nur um einfache<br />
„add-on“-Komponenten erweitert<br />
� die dezentralen Kosten/Ressourcenverantwortlichen können<br />
einfach über das Web verschlüsselt die Datenbank erreichen<br />
und für ihren Verantwortungsbereich nutzen<br />
� einfach zu bedienende Oberflächen für KLR-Laien<br />
� einfache Technik ohne Installation vor Ort<br />
� minimaler Aufwand für die Verwaltungen, die ihr COB um<br />
diese(s) Modul(e) erweitern<br />
FSV-Nutzertagung Oberhof 2004 9
COB-GX und QIS-COB: Vergleich - Usability<br />
� Professioneller zentraler<br />
GX-Client<br />
� Vollzugriff auf alle<br />
Möglichkeiten, die das System<br />
bietet<br />
� hohes Fachwissen des<br />
bedienenden Personals<br />
� geschultes Personal<br />
� regelmäßige Benutzung<br />
� vertraut mit Fachtermini<br />
� Support erreichbar<br />
� Dezentrales QIS-Modul COB „light“<br />
� nur wenige Funktionalitäten<br />
werden häufig benötigt<br />
� keine Schulungen<br />
� SW muss intuitiv bedienbar<br />
sein<br />
� Support nur schwer erreichbar:<br />
Dezentrales Management<br />
� Dienstleistung <strong>der</strong> ZV<br />
FSV-Nutzertagung Oberhof 2004 10
COB-GX und QIS-COB: Vergleich - Technik<br />
� Professioneller zentraler GX-<br />
Client<br />
� nur Windows-OS mit<br />
installierter Client-SW<br />
� läuft im Intrantet <strong>der</strong> ZV:<br />
keine Verschlüsselung<br />
� Datenbankanbindung<br />
I-Connect o<strong>der</strong> ODBC<br />
� Dezentrales QIS-Modul COB<br />
“light“<br />
� heterogene Clients<br />
(Windows, Unix, Mac)<br />
� keine Installationen auf<br />
Clients<br />
� Verschlüsselung<br />
notwendig<br />
FSV-Nutzertagung Oberhof 2004 11
QIS-COB: Inhalte<br />
� integrierte Userverwaltung<br />
� jedem user sind beliebig viele KoSt zuordnenbar<br />
� je<strong>der</strong> user kann für seine KoSt folgende Auswertungen abfragen:<br />
� Summen für Berichtsjahr<br />
� Einzelbuchungen für vorgewählten Zeitraum<br />
� einschl. Projekte<br />
� Trefferliste läßt sich nach Titelgruppen einschränken<br />
� pdf-Generierung integriert<br />
FSV-Nutzertagung Oberhof 2004 12
QIS-COB: Auskunftsabruf<br />
FSV-Nutzertagung Oberhof 2004 13
FSV-Nutzertagung Oberhof 2004 14
QIS-LUS: Zeiterfassung 1<br />
FSV-Nutzertagung Oberhof 2004 15
QIS-LUS: Zeiterfassung 2<br />
FSV-Nutzertagung Oberhof 2004 16
QIS-LUS: Zeiterfassung - Monatsabschluss<br />
FSV-Nutzertagung Oberhof 2004 17
QIS-LUS: Zeiterfassung - Plausibilitätskontrolle<br />
FSV-Nutzertagung Oberhof 2004 18
QIS-LUS: Zeiterfassung –<br />
Vollständigkeitsprüfung durch Vorgesetzten<br />
Die Erfassungsstati<br />
<strong>der</strong> zugeordneten<br />
Mitarbeiter werden<br />
aufgeführtt<br />
FSV-Nutzertagung Oberhof 2004 19
QIS-LUS: Fachliche Einbettung in HIS-GX<br />
Person mit PersNr<br />
Verträge<br />
Verträge<br />
Verträge<br />
KoSt<br />
KoSt<br />
KoSt<br />
Summe persönlicher<br />
SollZeit<br />
mit BVL-Gruppe,<br />
Laufbahngruppe,<br />
SollArbZeit, etc.<br />
PersStandKoSätze<br />
je Laufbahngruppe<br />
Fach- und<br />
Querschnittsprodukte<br />
Produkt<br />
Produkt<br />
Produkt<br />
Zuordnung Produkt zu KoSt<br />
LUS-Nutzer mit Login (PersNr) und Passwort (…)<br />
Zuordnung Rolle(n) zu Person<br />
Zuordnung Vorgesetzter bzw.<br />
Sammelerfasser zu Personen<br />
Zeitanteile 1 bis 31<br />
Zeitanteile 1 bis 31<br />
Zeitanteile 1 bis 31<br />
Zeitanteile 1 bis 31<br />
LUS-Rollen:<br />
•Administrator<br />
•Erfasser<br />
•Sammelerfasser<br />
•Vorgesetzter<br />
Persönliches Erfassungsblatt mit<br />
KoSt, Produkten und SollArbzeit<br />
FSV-Nutzertagung Oberhof 2004 20<br />
Summe persönlicher IstZeit
QIS-LUS: Personadaten<br />
Person-Vertrag zu Vergütungs-, Laufbahngruppe<br />
FSV-Nutzertagung Oberhof 2004 21
QIS-LUS: Personaldaten<br />
Person-Vertrag mit persönlicher SOLL-Arbeitszeit<br />
FSV-Nutzertagung Oberhof 2004 22
QIS-LUS: Personaldaten<br />
Person-Vertrag zu Kostenstelle(n)<br />
FSV-Nutzertagung Oberhof 2004 23
QIS-LUS: Stammdaten<br />
Produkte zu Kostenstellen<br />
Jedes Produkt,<br />
das im<br />
persönlichen<br />
Erfassungsblatt<br />
ausgewiesen<br />
werden<br />
soll, muss <strong>der</strong><br />
KoSt<br />
zugeordnet sein,<br />
für die <strong>der</strong><br />
Mitarbeiter<br />
tätig ist.<br />
FSV-Nutzertagung Oberhof 2004 24
QIS-LUS: Usermanagement<br />
Personensuche durch Administrator<br />
FSV-Nutzertagung Oberhof 2004 25
QIS-LUS: Usermanagement<br />
Zuordnung <strong>der</strong> Rolle(n) zum Benutzer<br />
FSV-Nutzertagung Oberhof 2004 26
QIS-LUS: Usermanagement<br />
Zuordnung <strong>der</strong> Mitarbeiter zum Sammelerfasser<br />
FSV-Nutzertagung Oberhof 2004 27
QIS-LUS: Zeiterfassung<br />
durch Sammelerfasser: Mitarbeiterauswahl<br />
FSV-Nutzertagung Oberhof 2004 28
QIS-LUS: Usermanagement<br />
Zuordnung <strong>der</strong> Mitarbeiter zum Vorgesetzten<br />
FSV-Nutzertagung Oberhof 2004 29
QIS-COB und QIS-LUS: Architektur<br />
FSV-Nutzertagung Oberhof 2004 30
QIS-COB und QIS-LUS: Architektur<br />
FSV-Nutzertagung Oberhof 2004 31
QIS-COB und QIS-LUS: Architektur<br />
Terminalserver mit HIS-GX und webBrowser<br />
FSV-Nutzertagung Oberhof 2004 32
QIS-COB und QIS-LUS: Datensicherheit<br />
� Verschlüsselte Verbindung zwischen Browser und Webserver<br />
(SSL)<br />
� Server steht im sicheren Verwaltungsnetz (optimaler Fall)<br />
� Zugriff aus dem WWW geschützt durch Firewall bzw. über VPN<br />
möglich<br />
� Zugriff auf den Datenbankserver wird durch Firewall geschützt<br />
FSV-Nutzertagung Oberhof 2004 33
QIS-LUS: Datenschutz<br />
� Nur Administrator hat direkten Zugriff auf die Datenbank (Import,<br />
Export etc.)<br />
� Export anonymisierter, aggregierter Daten an COB<br />
� Minimaler Import <strong>von</strong> Personaldaten aus SVA<br />
� Detaillierte Sicht <strong>der</strong> LUS-Daten nur für den Erfasser möglich<br />
� Passwörter sind verschlüsselt gespeichert<br />
FSV-Nutzertagung Oberhof 2004 34
Change language