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Warum braucht man eine Telefonanlage? Die Zeiten von Rolodex, Fax und Schreibmaschine sind längst vorbei. Sind Telefonanlagen dann angesichts von Mobilkommunikation und Videokonferenzen auch Schnee von gestern? Nein – zwar haben sich Funktionsumfang und technische Umsetzung stark verändert. Dennoch sollten insbesondere Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern im Geschäftsalltag nicht auf den Komfort und die Möglichkeiten einer Telefonanlage verzichten. Das Schlagwort „Telefonanlage“ klingt nach grauem Kasten im Keller. Braucht ein modernes Unternehmen so etwas überhaupt noch? Ganz klar ist, dass zum erfolgreichen Arbeiten und Zusammenarbeiten heute viel mehr gehört als ein Telefon auf dem Schreibtisch. Telefonische Erreichbarkeit ist keineswegs Schnee von gestern. Im Gegenteil: Mit Service-Hotlines, Telefonkonferenzen und der Integration anderer Medien wie Präsenzanzeigen und Document-Sharing- Systemen, spielt das „Telefon“ heute nach wie vor eine zentrale Rolle im Unternehmensalltag. Seite 4 von 13
Kunden und Geschäftspartner nutzen für eilige oder komplexe Anfragen, Rückfragen und Abstimmungen nach wie vor das Medium Sprachtelefonie. Für Unternehmen ist deshalb entscheidend, dass ihre Mitarbeiter externe und interne Anrufe optimal bearbeiten und managen können. Dabei besteht dieser prinzipielle Bedarf für ein Drei-Mann- Startup ebenso wie für den Großkonzern mit mehreren hundert Mitarbeitern. An diesem Punkt kommt eine Telefonanlage ins Spiel. Die Feature- Listen solcher Lösungen umfassen heute oft hundert oder mehr Einträge. Moderne Telefonanlagen unterstützen die Möglichkeit, unter derselben Durchwahl sowohl am Schreibtisch als auch auf dem Mobiltelefon unterwegs erreichbar zu sein. Sie können ankommende Anrufe so koordinieren, dass sie bei einem zuständigen und gerade verfügbaren Mitarbeiter ankommen. Sie unterstützen die Integration mit Kundendatenbanken. Dies ermöglicht einen schnelleren Zugriff auf Kundeninformationen, sodass Kommunikation- und Bestellhistorien automatisch auf dem PC erscheinen, sobald ein Kundenanruf angekommen wird. Präsenzinformationen zeigen den Kollegen, ob ein Mitarbeiter gerade in einem Termin oder verfügbar ist. Telefon-, Webund Videokonferenzen schalten interne und externe Teilnehmer in virtuellen Konferenzräumen zusammen – und dies bei Bedarf in fast beliebiger Anzahl. Diese Aufzählung ließe sich noch lange fortsetzen. Verschiedenen Telefonanlagen-Modelle im Überblick: Welche Telefonanlagen-Funktionen ein Unternehmen genau benötigt, hängt von seinen individuellen Prozessen und Rahmenbedingungen ab. Grundsätzlich stehen die skizzierten Funktionen aber bei allen modernen Telefonanlagen zur Verfügung. Dabei haben Unternehmen die Wahl zwischen verschiedenen technischen Realisationen: Konventionelle Telefonanlage: Auch klassische Telefonanlagen – ein Stück weit sind dies die eingangs erwähnten grauen Kästen im Keller – haben in den letzten Jahren bei Funktionsumfang und IT-Integration deutlich zugelegt. Ursprünglich waren sie für reine ISDN- oder gar Analog-Außenleitungen konzipiert. An diese modernen und zunehmend verbreiteten IP-Anschlüsse lassen sie sich entweder über vorgeschaltete Adapter oder den Austausch des für die Außen-Anbindung zuständigen Moduls anpassen. Da solche Anlagen üblicherweise in den Räumen des Unternehmens installiert sind, spricht man auch von „On-Premise“-Anlagen. Seite 5 von 13
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