DIN 5008 von A bis Z – So beeindrucken Sie mit perfekt gestalteten ...
DIN 5008 von A bis Z – So beeindrucken Sie mit perfekt gestalteten ...
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<strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> <strong>von</strong> A <strong>bis</strong> Z <strong>–</strong> <strong>So</strong> <strong>beeindrucken</strong> <strong>Sie</strong> <strong>mit</strong> <strong>perfekt</strong><br />
<strong>gestalteten</strong> Briefen<br />
Wozu überhaupt eine <strong>DIN</strong> <strong>5008</strong>?<br />
Die <strong>DIN</strong> erhebt den Anspruch, Empfehlungen zu geben, <strong>mit</strong> denen sich Schriftstücke<br />
leserfreundlich, zweckmäßig und übersichtlich gestalten lassen. Diese Norm legt nicht fest, was zu<br />
schreiben ist, sondern wie.<br />
Das „Wie“ ergibt Sinn, wenn Ihnen eine Corporate Identity<br />
wichtig ist. Es ist empfehlenswert, wenn <strong>Sie</strong> in Ihrem<br />
Sekretariat, Ihrer Abteilung <strong>–</strong> am besten in Ihrer gesamten<br />
Firma <strong>–</strong> auf ein einheitliches Erscheinungsbild Ihrer Korrespondenz achten.<br />
Mit einem einheitlichen Schriftbild arbeiten <strong>Sie</strong> empfängerorientiert<br />
Ein weiteres Argument für <strong>Sie</strong>, sich an den Empfehlungen der <strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> zu orientieren: Während<br />
Ihres Urlaubs oder wenn <strong>Sie</strong> erkrankt sind, erledigt oftmals eine Vertretung die anfallende<br />
Korrespondenz. Wenn diese Dame oder dieser Herr eigene Vorstellungen <strong>von</strong> der Gestaltung eines<br />
Briefs hat, sehen Schriftstücke ganz anders aus als die, die <strong>Sie</strong> geschrieben hätten. Sind <strong>Sie</strong> nicht<br />
auch der Meinung, dass der Empfänger, der sonst <strong>von</strong> Ihnen geschriebene Briefe erhält, dies als<br />
merkwürdig <strong>bis</strong> verwirrend empfinden könnte?<br />
Manchmal hilft die <strong>DIN</strong> nicht weiter<br />
Wenn <strong>Sie</strong> sich an den Empfehlungen der <strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> orientieren, ist dies sicherlich einfacher, als<br />
selbst komplette Richtlinien für die Gestaltung <strong>von</strong> Briefen „auszutüfteln“. Doch manchmal lässt<br />
sich die Norm nicht so ohne Weiteres auf den eigenen Firmenbriefbogen übertragen.<br />
Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt: Erstellen <strong>Sie</strong> eine firmeneigene Richtlinie, die sich<br />
an der <strong>DIN</strong> orientiert und sich den Firmengegebenheiten anpasst. <strong>So</strong> wissen immer alle Mitarbeiter,<br />
was wie geschrieben wird, und Ihre Firma tritt nach außen einheitlich auf (Corporate Identity).<br />
Wer erstellt die <strong>DIN</strong>?<br />
Die <strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> wurde im Normenausschuss Informationstechnik und Anwendungen (NIA),<br />
Arbeitsausschuss NA 043-03-01 AA „Textverarbeitung“, überarbeitet. Daran haben Mitarbeiter <strong>von</strong><br />
Verlagen, Lehrer, Sekretärinnen und Vertreter aus der Wirtschaft <strong>mit</strong>gewirkt.<br />
Lässt sich die <strong>DIN</strong> <strong>mit</strong> einer zeitgemäßen Korrespondenz vereinbaren?<br />
Zeitgemäße Korrespondenz, seien es Briefe oder E-Mails, gehen nicht immer Hand in Hand <strong>mit</strong> den<br />
Empfehlungen der <strong>DIN</strong> <strong>5008</strong>. In den Anwendungsbeispielen finden sich Formulierungen oder<br />
Gestaltungsbeispiele, die wir vom SekretärinnenBriefeManager Ihnen nicht empfehlen würden.<br />
<strong>So</strong> finden wir es nachlässig, den Namen nach der Unterschrift nicht <strong>mit</strong> dem PC zu wiederholen.<br />
Auch raten wir Ihnen <strong>von</strong> der internationalen Schreibweise des Datums ab.<br />
Immer dann, wenn wir für <strong>Sie</strong> eine andere Empfehlung haben als die <strong>DIN</strong> <strong>5008</strong>, erhalten <strong>Sie</strong> dazu<br />
in diesem Beitrag einen Hinweis.<br />
Generell gilt jedoch: Orientieren <strong>Sie</strong> sich an der <strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> <strong>–</strong> denn sie gibt wichtige Empfehlungen,<br />
die auch <strong>mit</strong> der Deutschen Post AG abgestimmt sind.
<strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> <strong>von</strong> A <strong>bis</strong> Z <strong>–</strong> Abkürzungen<br />
Aktuell: Inklusive der letztgültigen Änderungen aus 2011<br />
Die <strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> äußert sich nur zur Schreibweise <strong>von</strong> Abkürzungen und nicht dazu, ob und wann sie<br />
verwendet werden können oder sollten. Deshalb vorweg ein paar Worte, wie <strong>Sie</strong> Abkürzungen<br />
verwenden sollten:<br />
Mit Abkürzungen mindern <strong>Sie</strong> die Leserfreundlichkeit <strong>von</strong> Briefen. Oft leidet sogar die<br />
Verständlichkeit, da einige Ihnen geläufige Abkürzungen dem Empfänger Ihres Briefs<br />
möglicherweise unbekannt sind.<br />
Außerdem: Abkürzungen wirken unhöflich. <strong>Sie</strong> signalisieren da<strong>mit</strong>, dass <strong>Sie</strong> sich für den<br />
Empfänger nicht die Zeit nehmen, Wörter auszuschreiben.<br />
Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt: Verzichten <strong>Sie</strong> weitgehend auf Abkürzungen, und<br />
verwenden <strong>Sie</strong>, wenn überhaupt, nur solche, die jeder versteht.<br />
<strong>So</strong> werden Abkürzungen <strong>DIN</strong>-gerecht geschrieben<br />
Abkürzungen, die im vollen Wortlaut gesprochen werden, erhalten einen Punkt, der ohne<br />
Leerschritt an das abgekürzte Wort gesetzt wird.<br />
evtl. (ausschreiben ist besser)<br />
lfd. (ausschreiben ist besser)<br />
ggf. (ausschreiben ist besser)<br />
Mio.<br />
Mrd.<br />
zzgl. (ausschreiben ist besser, außer in Tabellen zum Beispiel)<br />
zz. (korrekte Abkürzung für „zurzeit“ nach neuer Rechtschreibung- besser ausschreiben)<br />
Wenn <strong>Sie</strong> mehrere Abkürzungen hintereinander verwenden, betrachten <strong>Sie</strong> jedes abgekürzte Wort<br />
als gesonderte Einheit, und setzen <strong>Sie</strong> zwischen den verschiedenen Wörtern <strong>–</strong> auch wenn sie<br />
abgekürzt sind <strong>–</strong> Leerschritte.<br />
Beispiele für die richtige Schreibweise <strong>von</strong> Abkürzungen:<br />
i. A. im Auftrag<br />
i. V. in Vollmacht<br />
z. B. zum Beispiel<br />
o. g. (ausschreiben ist besser <strong>–</strong> oder ganz vermeiden) oben genannt<br />
u. v. m. (keine empfehlenswerte Abkürzung) und vieles mehr<br />
Ausnahmen<br />
Ausnahmen zu der oben genannten Regel stellen die Abkürzungen „usw.“ und „usf.“ dar. <strong>Sie</strong><br />
werden wie ein Wort behandelt. Also nie ausschreiben!<br />
Es gibt Abkürzungen, die wie selbstständige Wörter behandelt oder buchstäblich gesprochen<br />
werden. <strong>Sie</strong> enthalten weder Punkt noch Komma und werden deshalb ohne Leerschritt geschrieben.<br />
Beispiel:<br />
AG Aktiengesellschaft<br />
HGB Handelsgesetzbuch<br />
EU Europäische Union<br />
OHG Offene Handelsgesellschaft<br />
Pkw Personenkraftwagen
KG Kommanditgesellschaft<br />
USA United States of America<br />
Beachten <strong>Sie</strong>:<br />
Es spricht nichts dagegen, die zuletzt aufgeführten Abkürzungen zu verwenden, weil die<br />
<strong>mit</strong>tlerweile Einzug in den täglichen Sprachgebrauch gehalten haben. Niemand sagt heutzutage<br />
mehr: „Ich fliege nächste Woche in die United States of America.“
<strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> <strong>von</strong> A <strong>bis</strong> Z <strong>–</strong> Anlagevermerk<br />
Aktuell: Inklusive der letztgültigen Änderungen aus 2011<br />
Am Ende eines Schreibens auf mögliche Anlagen hinzuweisen ist nach wie vor aktuell und<br />
keineswegs veraltet. Wenn <strong>Sie</strong> Ihren Namen nicht maschinenschriftlich am Ende des Briefs<br />
wiederholen (da<strong>von</strong> ist aus Gründen der Höflichkeit abzuraten), sondern lediglich unterschreiben,<br />
sollten <strong>Sie</strong> vier Mal schalten; <strong>Sie</strong> lassen also drei Leerzeilen vor dem Vermerk "Anlage".<br />
Wiederholen <strong>Sie</strong> hingegen Ihren Namen per PC <strong>–</strong> das ist die empfehlenswerte Variante <strong>–</strong>, lassen<br />
<strong>Sie</strong> eine Leerzeile zwischen dem PC-geschriebenen Namen und dem Anlagevermerk.<br />
Beispiel 1:<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5<br />
6<br />
7<br />
Mit freundlichen Grüßen<br />
Gabi Müller<br />
Anlage<br />
Das Wort „Anlage“ kann durch Fettdruck hervorgehoben werden.<br />
Beachten <strong>Sie</strong>: Nach dem Wort „Anlage“ steht nie ein Doppelpunkt, und es wird nicht<br />
unterstrichen.<br />
Beispiel 2:<br />
1 Mit freundlichen Grüßen<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5 Gabi Müller<br />
6<br />
7 Anlagen<br />
8 Rechnung<br />
9 Lieferschein<br />
Wenn Ihr Brief besonders lang ausfällt oder <strong>Sie</strong> mehrere Anlagen aufführen möchten, passiert es<br />
leicht, dass der Platz auf dem Briefbogen nicht ausreicht.<br />
In diesem Fall können <strong>Sie</strong> den Anlagenvermerk rechts neben die Grußformel setzen. Laut <strong>DIN</strong> soll<br />
der Abstand vom linken Rand <strong>bis</strong> zum Anlagenvermerk 125 Millimeter betragen.<br />
Der Anlagevermerk ist so<strong>mit</strong> in einer Fluchtlinie <strong>mit</strong> dem Informationsblock. Der Abstand des<br />
Anlagevermerks beträgt also mindestens eine Zeile vom eigentlichen Brieftext.<br />
Beispiel 3:<br />
1 Text Text Text Text Text<br />
2 Text Text Text Text Text Text<br />
3<br />
4 Mit freundlichen Grüßen aus Lippstadt Anlagen<br />
5<br />
6 Gabi Müller<br />
<strong>Sie</strong> müssen nicht alle Anlagen einzeln aufführen. Es genügt, wenn <strong>Sie</strong> das Wort schreiben. Wenn<br />
<strong>Sie</strong> die Anlagen aufführen, dann muss dies komplett geschehen. <strong>Sie</strong> sollten nicht nur bestimmte<br />
Anlagen erwähnen
<strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> <strong>von</strong> A <strong>bis</strong> Z <strong>–</strong> Anschriftenfeld<br />
Der Bereich für das gesamte Brieffenster heißt „Anschriftenfeld“. Das Anschriftenfeld insgesamt<br />
darf nicht mehr als neun Zeilen lang und da<strong>mit</strong> 40 mm hoch sein (85 mm breit).<br />
Inhalt des Anschriftenfeldes ist die Aufschrift (alle neun Zeilen). Bestandteil der Aufschrift ist die<br />
Anschriftenzone, die nun verkleinert wurde (Leerzeile fällt weg). <strong>Sie</strong> umfasst maximal sechs Zeilen<br />
und hat eine Höhe <strong>von</strong> 27,3 mm sowie die Zusatz- und Vermerkzone, die jetzt maximal drei Zeilen<br />
betragen darf. <strong>Sie</strong> ersetzt die <strong>bis</strong>herigen zwei Zeilen für postalische Vermerke.<br />
Bislang war es optional, ob <strong>Sie</strong> die Adresse <strong>mit</strong> oder ohne Leerzeile schreiben. Ab sofort fällt die<br />
Leerzeile weg.<br />
Die Gründe für den Wegfall der Leerzeile sind:<br />
1. Die nationalen und internationalen Anschriften sollen vereinheitlicht werden. Im übrigen<br />
Europa und in anderen Ländern wird keine Leerzeile in den Anschriften verwendet.<br />
2. Im Bereich der elektronischen Frankierung wird bereits auf die Leerzeile verzichtet.<br />
3. Die Bearbeitung der maschinell verarbeiteten Sendungen kann schneller erfolgen.<br />
Alt (und falsch): Neu (und richtig):<br />
Schröder GmbH Schröder GmbH<br />
Herrn Klaus Reiter Herrn Klaus Reiter<br />
Merowingerstraße 12 Merowingerstraße 12<br />
83334 München<br />
83334 München<br />
Das Anschriftenfeld wurde neu „aufgeteilt“<br />
Im Anschriftenfeld stehen Ihnen neun Zeilen zur Verfügung. Das war vorher so und ist jetzt noch<br />
immer so.<br />
Die Neuerung: Hatten <strong>Sie</strong> vorher zwei Zeilen für Zusätze und Vermerke zur Verfügung, sind es<br />
jetzt drei Zeilen. Zusätze und Vermerke sind beispielsweise: Persönlich; Nicht nachsenden;<br />
Einschreiben<br />
<strong>So</strong> sieht das korrekte Anschriftenfeld aus:<br />
1<br />
2<br />
3<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5<br />
6<br />
Zusätze und Vermerke (3 Zeilen)<br />
Anschrift (6 Zeilen)<br />
Beispiel:<br />
1 Büchersendung<br />
2 Wenn unzustellbar, bitte <strong>mit</strong> neuer<br />
3 Anschrift zurück<br />
1 Schröder GmbH<br />
2 Herrn Bernd Schlau<br />
3 Gebäude 3 A<br />
4 Abteilung 3 RT/II<br />
5 Postfach 12 34<br />
6 83334 München
Ebenfalls NEU: Laut alter <strong>DIN</strong> befand sich zwischen dem Vermerk und der Adresse immer eine<br />
Leerzeile, ab sofort nicht mehr. Setzen <strong>Sie</strong> keine Leerzeile mehr zwischen dem Vermerk und der<br />
Adresse!<br />
<strong>So</strong> platzieren <strong>Sie</strong> Vermerke richtig<br />
� Einzeilige Vermerke beginnen in Zeile 3.<br />
� Zweizeilige Vermerke beginnen in Zeile 2.<br />
� Dreizeilige Vermerke beginnen in Zeile 1.<br />
Gibt es keine Vermerke oder Vorausverfügungen, bleiben die ersten drei Zeilen des<br />
Anschriftenfelds leer.
<strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> <strong>von</strong> A <strong>bis</strong> Z <strong>–</strong> Anschrift, Ausland<br />
Aktuell: Inklusive der letztgültigen Änderungen aus 2011<br />
Der Aufbau der Auslandsanschriften entspricht im Wesentlichen dem Aufbau der inländischen<br />
Anschriften.<br />
Es gibt jedoch einige Besonderheiten zu beachten.<br />
Sehr oft sieht man noch ausländische Anschriften, die so geschrieben werden:<br />
Falsch daran ist:<br />
1. Das „B“ dürfen <strong>Sie</strong> nicht mehr angeben. Da Briefeschreiber immer wieder unterschiedliche<br />
Abkürzungen für verschiedene Länder verwendet haben, verlängerte dies <strong>mit</strong>unter die<br />
Postlaufzeiten erheblich. Das Länderkennzeichen vor den Ort zu setzen ist falsch. Diese<br />
Regelung gibt es schon seit 2001!<br />
2. Der Ortsname sollte nicht in Deutsch, sondern, wenn möglich, in der Landessprache<br />
geschrieben werden.<br />
3. Der Ortsname wurde nicht in Versalien (Großbuchstaben) geschrieben.<br />
<strong>So</strong> sieht eine korrekt gestaltete Auslandsanschrift aus:<br />
Madame<br />
Clodette Linton<br />
Rue du Cheval 13<br />
53454 LIEGE<br />
BELGIEN<br />
Diese Regeln gelten für Auslandsanschriften:<br />
� Keine Leerzeilen in der Anschrift<br />
� Kein Länderkennzeichen<br />
� Der Ort wird in der Landessprache, also „LIEGE“, „FIRENZE“ oder „BUCURESTI“<br />
geschrieben, wenn möglich.<br />
� Der Ort wird in Versalien (Großbuchstaben) geschrieben.<br />
� Das Bestimmungsland steht ohne Leerzeile in deutscher Sprache in Versalien unterhalb des<br />
Bestimmungsorts.
�<br />
Muster eines korrekt <strong>gestalteten</strong> Briefumschlags<br />
1. Kompletten Absender links oben angeben. Auch wenn <strong>Sie</strong> einen Freistempler verwenden,<br />
sollten <strong>Sie</strong> bei Sendungen ins Ausland auf die Angabe der Absenderadresse nicht<br />
verzichten.<br />
2. Postwertzeichen oder Freistempelabdrucke gehören nur in die rechte obere Ecke der<br />
Aufschriftenseite.<br />
3. Beförderungsvermerk nicht vergessen <strong>–</strong> auch nicht bei Europabriefen!<br />
4. Bestimmungsort ohne vorherige Leerzeile und nach Möglichkeit in der Sprache des<br />
Bestimmungslandes schreiben.<br />
5. Bestimmungsort und <strong>–</strong>land in Großbuchstaben schreiben.
<strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> <strong>–</strong> <strong>So</strong> zählen <strong>Sie</strong> korrekt auf<br />
Aktuell: Inklusive der letztgültigen Änderungen aus 2011<br />
Wenn <strong>Sie</strong> in einem Schriftstück etwas aufzählen möchten, haben <strong>Sie</strong> verschiedene Möglichkeiten,<br />
die Aufzählung <strong>DIN</strong>-gerecht zu gestalten.<br />
Generell gilt: Aufzählungen werden vom übrigen Text in jedem Fall durch eine Leerzeile sowohl<br />
am Beginn als auch am Ende abgesetzt.<br />
Beispiel 1:<br />
Bei uns erhalten <strong>Sie</strong><br />
1. Tische,<br />
2. Stühle,<br />
3. Sessel,<br />
4. <strong>So</strong>fas.<br />
Alles in bester Qualität.<br />
Hinter dem letzten Glied der Aufzählung steht ein Punkt, da da<strong>mit</strong> in diesem Fall ein Satz endet.<br />
Hinter den vorhergehenden Bestandteilen der Aufzählung steht jeweils ein Komma.<br />
Die einzelnen Elemente einer Aufzählung können jeweils durch eine Leerzeile <strong>von</strong>einander getrennt<br />
werden. Dies empfiehlt sich allerdings nur, wenn die einzelnen Aufzählungselemente sich über<br />
mehrere Zeilen erstrecken <strong>–</strong> siehe Beispiel 2. Verzichten <strong>Sie</strong> bei einzeiligen Aufzählungselementen<br />
wie in Beispiel 1 lieber auf die Leerzeile. Das sähe sonst sehr in die Länge gezogen aus.<br />
Beispiel 2:<br />
Das Sekretärinnen-Handbuch bietet Ihnen<br />
� praxisorientierte Informationen: alles rund um die <strong>DIN</strong> <strong>5008</strong>, Organisations- und<br />
Chefentlastungs- Tipps, Strategien für Ihre optimale Kommunikation, Lösungen für den<br />
Umgang <strong>mit</strong> schwierigen Mitarbeitern<br />
� ausgesuchte Spezialisten: Alle Autorinnen und Autoren verfügen über qualifiziertes<br />
Spezialwissen. Das Sekretärinnen-Handbuch bietet Ihnen außerdem 24-Stunden-Hilfe<br />
per E-Mail und in der Redaktionssprechstunde.<br />
<strong>Sie</strong> können auch Aufzählungszeichen aus Textverarbeitungsprogrammen verwenden:<br />
Wir liefern:<br />
� Kopierer<br />
� PCs<br />
� Drucker<br />
� Schreibtischzubehör<br />
Aufzählungen können auch mehrstufig sein und eingerückt werden.<br />
Beispiel 3:<br />
Wir haben uns auf verschiedene Bereiche spezialisiert:<br />
1. Rund um den Garten
a) Zwiebeln<br />
b) Frischblumen<br />
c) Gartengeräte<br />
2. Rund ums Haus<br />
a) Werkzeuge<br />
b) Bodenbeläge<br />
c) Stoffe<br />
Überzeugen <strong>Sie</strong> sich <strong>von</strong> unserer Qualität.<br />
Beachten <strong>Sie</strong>: In den <strong>DIN</strong>-Beispielen steht die Einrückung in der Fluchtlinie <strong>mit</strong> dem ersten<br />
Buchstaben der Überschrift.<br />
In der Praxis lässt sich das <strong>mit</strong> dem Textverarbeitungsprogramm nur bewerkstelligen, wenn <strong>Sie</strong> auf<br />
den Gliederungsmodus verzichten und <strong>mit</strong> Tabulatoren arbeiten.
<strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> <strong>von</strong> A <strong>bis</strong> Z <strong>–</strong> Zahlen<br />
Aktuell: Inklusive der letztgültigen Änderungen aus 2011<br />
Zahlen sollten dreistellig <strong>mit</strong> Leerzeichen gegliedert werden. Bei Zahlen <strong>mit</strong> Komma erfolgt die<br />
Gliederung in Dreiergruppen rechts und links des Kommas.<br />
Beispiele:<br />
� 2 000 Stück<br />
� 50 000 000 Einwohner<br />
� 89 000 Stück<br />
� 0,563 34<br />
Die Gliederung <strong>mit</strong> Punkt ist nur bei Geldbeträgen empfohlen.<br />
Bankleitzahlen<br />
Die Bankleitzahl wird so untergliedert: Dreierblock, ein Leerzeichen, Dreierblock, ein Leerzeichen,<br />
Zweierblock. Der Bankleitzahl wird ein „BLZ“ ohne Doppelpunkt vorangestellt.<br />
Beispiel:<br />
BLZ 416 700 27<br />
IBAN<br />
Für internationale Angaben gilt folgende Schreibweise: fünfmal Vierergruppe, einmal Zweiergruppe.<br />
Beispiel:<br />
IBAN DE89 1234 4762 4758 1234 00<br />
Geldbeträge<br />
Geldbeträge sollen sicherheitshalber vor dem Komma dreistellig <strong>mit</strong> Punkt gegliedert werden:<br />
Beispiel:<br />
� 78.100 €<br />
� 3.457 EUR<br />
� EUR 345.000,34<br />
� € 21.456,24<br />
Kontonummern<br />
Zur Schreibweise <strong>von</strong> Kontonummern macht die <strong>DIN</strong> keine Empfehlungen.<br />
Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt: Schreiben <strong>Sie</strong> Kontonummern lesefreundlich.<br />
Gliedern <strong>Sie</strong> sie <strong>von</strong> links in Dreier- und Zweierblöcke auf. Beispiel:<br />
� 614 29 56<br />
� 625 90<br />
Postleitzahlen<br />
Postleitzahlen werden nicht gegliedert.<br />
Beispiel:<br />
53498 Bad Breisig<br />
Postfachnummern<br />
Postfachnummern werden zweistellig <strong>von</strong> rechts gegliedert.<br />
Beispiele:<br />
� 3 22 63<br />
� 12 45 68
<strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> <strong>von</strong> A <strong>bis</strong> Z <strong>–</strong> Berufsbezeichnung<br />
Schreibweise <strong>von</strong> Professor, Doktor und Diplom-Ingenieur sowie Berufsbezeichnungen<br />
Immer wieder taucht die Frage nach der korrekten Platzierung <strong>von</strong> Titeln und akademischen<br />
Graden auf.<br />
Der Professor<br />
Der „Professor“ wird abgekürzt, also „Prof.“, und wird vor dem Namen geschrieben.<br />
Beispiel:<br />
Herrn<br />
Prof. Dr. Peter Oberwichtig<br />
Die neue, aktuelle Empfehlung für alle Professoren.<br />
Das sagt der SekretärinnenBriefeManager dazu: Wir widersprechen der <strong>DIN</strong> und empfehlen<br />
Ihnen, den „Professor“ auszuschreiben. Wir finden das höflicher <strong>–</strong> und warum auch nicht, wenn der<br />
Platz ausreicht?<br />
Akademische Titel und Diplome in der Anschrift<br />
Akademische Titel und Diplome wie zum Beispiel „Dr“. und „Dipl.-Ing.“ stehen un<strong>mit</strong>telbar vor dem<br />
Namen, also in derselben Zeile.<br />
Beispiel:<br />
Herrn<br />
Dr. Werner Stark<br />
Der Doktortitel steht immer abgekürzt vor dem Namen.<br />
Bachelor und Master in der Anschrift<br />
Bachelor- und Mastergrade (wie B. A., B. SC., M. A., M. Sc.) stehen hinter dem Namen.<br />
Beispiel:<br />
Frau<br />
Sabine Finstermann B. A.<br />
Berufsbezeichnungen in der Anschrift<br />
Berufsbezeichnungen hingegen wie zum Beispiel Direktor oder Rechtsanwalt werden hinter „Herrn“<br />
beziehungsweise „Frau“ geschrieben.<br />
Beispiel:<br />
Herrn Rechtsanwalt<br />
Dr. Gerd Müller<br />
Herrn Vorstandsvorsitzenden<br />
Rolf Milser<br />
Vor<strong>bis</strong> AG<br />
Beachten <strong>Sie</strong>: Sehr häufig sieht man „Rechtsanwalt“ abgekürzt <strong>mit</strong> „RA“. Schreiben <strong>Sie</strong> ihn besser
aus. Die Abkürzung verschafft Ihnen keinen wirklichen Vorteil, auch wenn <strong>Sie</strong> ein paar Anschläge<br />
einsparen.<br />
Die SekretärinnenBriefeManager-Empfehlung: Längere Berufsbezeichnungen können <strong>Sie</strong> auch<br />
unterhalb des Namens platzieren. Das wirkt eleganter als beispielsweise die etwas umständlich<br />
klingende Formulierung „Vorstandsvorsitzenden“.<br />
Beispiel:<br />
Herrn<br />
Rolf Milser<br />
Vorsitzender des Vorstands<br />
Musteranschriften, die jede Frage beantworten<br />
Platzierung <strong>von</strong> „Frau“ oder „Herrn“:<br />
Frau<br />
Sibylle Wagner<br />
Wilkingheger Weg 34<br />
44573 Düsseldorf<br />
Herrn Claus Neumann<br />
Bergstraße 12<br />
46235 Düsseldorf<br />
Ob <strong>Sie</strong> die „Frau“ oder den „Herrn“ un<strong>mit</strong>telbar vor den Namen oder in die Zeile darüber schreiben,<br />
bleibt Ihnen überlassen.<br />
Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt: Schreiben <strong>Sie</strong> „Frau“ oder „Herrn“ auf jeden Fall<br />
in Ihre Anschrift. Wenn <strong>Sie</strong> es wegließen, würden <strong>Sie</strong> dem einen oder anderen Empfänger vielleicht<br />
„auf die Füße treten“. Es könnte als unhöflich empfunden werden.<br />
Platzierung und Schreibweise <strong>von</strong> „Doktor“:<br />
Frau<br />
Dr. Karin Schreier<br />
Detmolder Straße 8<br />
55632 Köln<br />
Der „Doktor“ und die „Doktorin“ stehen abgekürzt vor dem Namen.<br />
Platzierung und Schreibweise des<br />
Professors:<br />
Herrn<br />
Professor Dr. Peter Riedinger-Schüller<br />
Bahnhofstraße 8<br />
01364 Chemnitz<br />
Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt: Kürzen <strong>Sie</strong> den „Professor“ nur ab, wenn er<br />
ausgeschrieben nicht mehr vor den Namen passt. Die <strong>DIN</strong> empfiehlt, ihn immer abzukürzen.<br />
Platzierung und Schreibweise <strong>von</strong> Berufsbezeichnungen<br />
Rechtsanwältin/Direktor:<br />
Frau Rechtsanwältin<br />
Dr. Gerda Richter<br />
Hermannstraße 14-16<br />
78495 Stuttgart<br />
Herrn Direktor
Markus Mehler<br />
Leibnitz KG<br />
Postfach 12 76<br />
75984 Rüsselsheim<br />
Bei „Rechtsanwältin“ handelt es sich wie bei einem „Direktor“ um eine Berufsbezeichnung. Deshalb<br />
steht die „Rechtsanwältin“ oberhalb und nicht in der Zeile des Namens.<br />
Diplom-Ingenieur:<br />
Herrn<br />
Dipl.-Ing. Hans Kaiser<br />
Auf dem Hufe 43<br />
66594 Wiesbaden<br />
Der „Dipl.-Ing.“ steht abgekürzt vor dem Namen. Die Tendenz in der zeitgemäßen Korrespondenz:<br />
Man schreibt den „Dipl.-Ing.“ immer seltener davor, es sei denn, <strong>Sie</strong> wissen, dass der Empfänger<br />
großen Wert darauf legt.<br />
<strong>So</strong> schreibt man den<br />
Vorstandsvorsitzenden an:<br />
Herrn Michael Stolz<br />
Vorsitzender des Vorstands<br />
Vor<strong>bis</strong> AG<br />
Kleiststraße 12-20<br />
75837 Mannheim<br />
Anstelle <strong>von</strong> „Herrn Vorstandsvorsitzenden“ haben wir uns für die elegantere Methode entschieden<br />
und die „Amtsbezeichnung“ unter den Namen im Nominativ gesetzt.
<strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> <strong>von</strong> A <strong>bis</strong> Z <strong>–</strong> Betreff<br />
Aktuell: Inklusive der letztgültigen Änderungen aus 2011<br />
Die Betreffzeile ist kein Muss. <strong>Sie</strong> können sie verwenden, wenn es Ihnen sinnvoll erscheint.<br />
Folgendes müssen <strong>Sie</strong> dabei beachten:<br />
� Die Betreffzeile wird nicht durch das Wort "Betreff", "Betr." oder "Betrifft" oder Ähnliches<br />
eingeleitet.<br />
� Zwischen Betreffzeile und Anrede befinden sich zwei Leerzeilen.<br />
� Setzen <strong>Sie</strong> keinen Punkt an das Ende der Betreffzeile. Andere Satzzeichen hingegen, wie<br />
zum Beispiel Ausrufezeichen (Wir haben ein ganz besonderes Angebot für <strong>Sie</strong>!), können <strong>Sie</strong><br />
verwenden.<br />
� Der Betreff kann sich über mehrere Zeilen erstrecken.<br />
Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt: Die Betreffzeile sollte aus optischen<br />
Gründen nicht länger als zwei Zeilen sein.<br />
� Aus optischen Gründen kann die Betreffzeile hervorgehoben werden.<br />
� Laut <strong>DIN</strong> können <strong>Sie</strong> den Betreff farbig oder durch Fettdruck hervorheben.<br />
Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt: Verwenden <strong>Sie</strong> in Geschäftsbriefen nur<br />
Fettdruck, um die Betreffzeile besonders hervorzuheben. Farbige Betreffs eignen sich nur<br />
für Glückwunschreiben und Ähnliches.<br />
� Wenn <strong>Sie</strong> keine Bezugszeichenzeile verwenden, müssen <strong>Sie</strong> einen Abstand <strong>von</strong> zwei Zeilen<br />
zum Anschriftenfeld (nicht zur Anschrift!) frei lassen.<br />
� Lassen <strong>Sie</strong> also nach der neunten Zeile des Anschriftenfelds bei fehlender<br />
Bezugszeichenzeile noch zwei Zeilen frei, bevor <strong>Sie</strong> den Betreff schreiben. Bei normalen<br />
Anschriften sind dies h häufig vier Leerzeilen zwischen der letzten Zeile der Anschrift und<br />
der Betreffzeile.<br />
Beispiel:<br />
1<br />
2<br />
3<br />
1 Frau<br />
2 Dr. Bettina Schröder<br />
3 Schulzstraße 12<br />
4 87653 München<br />
5<br />
6<br />
1<br />
2<br />
3 Ihr Schreiben vom 20. April 2012
<strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> <strong>von</strong> A <strong>bis</strong> Z <strong>–</strong> Datum<br />
Aktuell: Inklusive der letztgültigen Änderungen aus 2011<br />
Neue Empfehlung zur Schreibweise des Datums<br />
Mit der 2011er Überarbeitung der <strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> stärkt die <strong>DIN</strong> die Verwendung der<br />
Datumsschreibweise Jahr-Monat-Tag. Also 2012-04-23 für 23. April 2012. <strong>Sie</strong> lehnt sich da<strong>mit</strong> an<br />
die ISO 8601 an.<br />
Die Jahreszahl soll immer vierstellig geschrieben werden. Also ist diese Schreibweise falsch: 12-04-<br />
23.<br />
Außer der internationalen Schreibweise erlaubt die <strong>DIN</strong> auch diese:<br />
� 23.04.2012 <strong>–</strong> sofern keine Missverständnisse entstehen<br />
� 23. April 2012 <strong>–</strong> einstellige Tagangaben enthalten keine Null vorweg<br />
Der Monatsname, so die <strong>DIN</strong>, soll im Fließtext nicht abgekürzt werden. Daraus kann man<br />
schließen, dass <strong>Sie</strong> den Monatsnamen außerhalb des Fließtextes abkürzen dürfen, zum Beispiel<br />
„Dez.“.<br />
In der letzten Überarbeitung der <strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> aus dem Jahr 2005 waren sehr viel mehr<br />
Datumsschreibweisen erlaubt. Mit dieser Überarbeitung gibt es nur noch 4 Schreibweisen.<br />
Beispiel:<br />
� 2012-04-23<br />
� 23.04.2012<br />
� 23. April 2012<br />
� Bei den Monaten: Jan. = Januar, Feb. = Februar, Aug. = August, Sept. = September, Okt.<br />
= Oktober, Nov. = November, Dez. = Dezember, können <strong>Sie</strong> auch die Abkürzung des<br />
Monats schreiben z. B.<br />
o 13. Jan. 2011 (Diese Schreibweise sollte allerdings nicht im Fließtext verwendet<br />
werden.)<br />
Das meint der SekretärinnenBriefeManager dazu: Die <strong>DIN</strong> sagt, dass <strong>Sie</strong> die Schreibweise<br />
23.04.2012 verwenden dürfen, wenn keine Missverständnisse entstehen. Wir fragen uns: Wo sollte<br />
da ein Missverständnis aufkommen? Sehr viel missverständlicher finden wir die Schreibweise 2012-<br />
04-23.<br />
Unsere Empfehlung lautet daher: Verwenden <strong>Sie</strong> nicht die internationale Schreibweise (die<br />
Amerikaner schreiben übrigens nicht 2012-04-23, sondern 2012-23-04 und meinen da<strong>mit</strong> den 23.<br />
April), da sie nicht empfängerorientiert ist und zu Missverständnissen führen kann. Im Fließtext<br />
empfehlen wir Ihnen, die alphanumerische Schreibweise zu verwenden: 23. April 2012
<strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> <strong>von</strong> A <strong>bis</strong> Z <strong>–</strong> Beispiel für einen normalen<br />
Geschäftsbriefbogen<br />
Hinweis! Fahren <strong>Sie</strong> <strong>mit</strong> dem Mauszeiger auf die farbig hinterlegten Bereiche<br />
Mustermann GmbH Beispiel-Straße 12 12345 Beispielhausen<br />
Firma<br />
Ansprechpartner<br />
Straße und Hausnummer<br />
Postleitzahl und Ort<br />
Seminare, die <strong>Sie</strong> sich nicht entgehen lassen sollten<br />
Sehr geehrte Frau Muster,<br />
die aktuellen Seminare der Akademie umfassen das wohl größte Weiterbildungsangebot<br />
für Sekretärinnen und Assistentinnen derzeit. Die Themen und Inhalte der Seminare<br />
sind sorgfältig ausgewählt und speziell auf das Sekretariat abgestimmt. Und wenn <strong>Sie</strong><br />
schon eines unserer Seminare besucht haben, wissen <strong>Sie</strong>, dass wir Ihnen Weiterbildung<br />
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und sind der zuverlässige Partner an Ihrer Seite.<br />
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Und wenn <strong>Sie</strong> Fragen oder Wünsche haben, dann rufen <strong>Sie</strong> uns an. Wir sind gern<br />
behilflich: Telefon 012345 6789-0 oder <strong>Sie</strong> schicken eine E-Mail an<br />
info@musterseite.de.<br />
Freundliche Grüße<br />
aus Beispielhausen<br />
Mustermann GmbH<br />
Hans Mustermeier<br />
Projektmanager<br />
Anlage<br />
21.04.2012
Die Mustermann GmbH ist eine eingetragene Marke der Muster-Gruppe AG<br />
Beispiel-Straße 12 12345 Beispielhausen<br />
Telefon: 012345 6789-0 Fax: 012345 6789-10<br />
Internet: www.musterseite.de<br />
E-Mail: info@musterseite.de<br />
Geschäftsführer: Hans Mustermeier<br />
Handelsregister Beispielhausen<br />
Beispielhausener Bank<br />
(BLZ 123 456 78) Kto. 987 654 321<br />
Beispiel für einen normalen Geschäftsbriefbogen<br />
Das Datum<br />
Neue Empfehlung zur Schreibweise des Datums<br />
Mit der 2011er Überarbeitung der <strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> stärkt die <strong>DIN</strong> die Verwendung der<br />
Datumsschreibweise Jahr-Monat-Tag. Also 2012-04-23 für 23. April 2012 . <strong>Sie</strong> lehnt sich da<strong>mit</strong> an<br />
die ISO 8601 an.<br />
Die Jahreszahl soll immer vierstellig geschrieben werden. Also ist diese Schreibweise falsch: 12-04-<br />
23.<br />
Außer der internationalen Schreibweise erlaubt die <strong>DIN</strong> auch diese:<br />
� 23.04.2012 <strong>–</strong> sofern keine Missverständnisse entstehen<br />
� 23.April 2012 <strong>–</strong> einstellige Tagangaben enthalten keine Null vorweg<br />
Der Monatsname, so die <strong>DIN</strong>, soll im Fließtext nicht abgekürzt werden. Daraus kann man<br />
schließen, dass <strong>Sie</strong> den Monatsnamen außerhalb des Fließtextes abkürzen dürfen, zum Beispiel<br />
„Dez.“.<br />
In der letzten Überarbeitung der <strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> aus dem Jahr 2005 waren sehr viel mehr<br />
Datumsschreibweisen erlaubt. Mit dieser Überarbeitung gibt es nur noch vier Schreibweisen.<br />
� 2012-04-23<br />
� 23.04.2012<br />
� 23. April 2012<br />
� Bei den Monaten: Jan. = Januar, Feb. = Februar, Aug. = August, Sept. = September, Okt.<br />
= Oktober, Nov. = November, Dez. = Dezember, können <strong>Sie</strong> auch die Abkürzung des<br />
Monats schreiben z. B.<br />
o 13. Jan. 2011 (Diese Schreibweise sollte allerdings nicht im Fließtext verwendet<br />
werden.)<br />
Das Anschriftenfeld<br />
Neue Empfehlung zur Gestaltung <strong>von</strong> Anschriften<br />
Das Anschriftenfeld wurde neu aufgeteilt. <strong>Sie</strong> können nun im Anschriftenfeld neun Zeilen plus die<br />
Zeile für die Rücksendeangabe nutzen.<br />
Die Maße und die Position des Anschriftenfeldes sehen <strong>Sie</strong> in den Vorlagen Form A und B.<br />
Das Anschriftenfeld gliedert sich im Prinzip in diese drei Bereiche:<br />
� Feld für die Rücksendeangaben
� Zusatz- und Vermerkzone<br />
� Anschriftenzone<br />
Für die Zusätze und Vermerke zu Vorausverfügungen wie „Nicht nachsenden!“,<br />
Produktbezeichnungen wie „Einschreiben“ und elektronische Frankiervermerke stehen Ihnen drei<br />
Zeilen zur Verfügung. In der Anschriftenzone stehen Ihnen also sechs Zeilen zur Verfügung, plus<br />
drei Zeilen für Zusatz- und Versendungsvermerke plus der allerersten Zeile für die<br />
Rücksendeangaben <strong>–</strong> Ihre Absenderadresse.<br />
Die einzelnen Bestandteile der Anschrift enthalten keine Leerzeilen. Beschriften <strong>Sie</strong> die Zusatz- und<br />
Vermerkzone ohne Leer <strong>–</strong> zeile zwischen Vermerk- und Anschriftenzone.<br />
Die Rücksendeangabe und die Vermerkzone dürfen zu einer Zone „verschmelzen“. Wenn sie das<br />
tun, darf ebenfalls keine Leerzeile, siehe Beispiel oben, vor „Herrn“ stehen. Und die Vermerke wie<br />
„Persönlich“ werden dann wie die Rücksendeangabe in 8-Punkt geschrieben. Durch die kleinere<br />
Schrift haben <strong>Sie</strong> dann 5 Zeilen für die Rücksendeangabe und Vermerke.<br />
Außerdem: <strong>So</strong>fern <strong>Sie</strong> mehr als drei Zeilen in der Zusatz- und Vermerkzone oder mehr als sechs<br />
Zeilen in der Anschriftenzone benötigen, ist es zulässig, den Platz der jeweils anderen Zone <strong>mit</strong> zu<br />
nutzen. <strong>So</strong>llte dies nicht ausreichen, dürfen <strong>Sie</strong> die Schriftgröße reduzieren.<br />
Unterschreiten <strong>Sie</strong> dabei die Schriftgröße <strong>von</strong> 8 Punkt nicht. Bei Schriftgrößen, die kleiner als 10<br />
Punkt sind, empfiehlt die <strong>DIN</strong> serifenlose Schriften wie Arial oder Helvetica.<br />
Die Betreffzeile<br />
Die Angabe eines Betreffs ist kein Muss. <strong>Sie</strong> können sie verwenden, wenn es Ihnen sinnvoll<br />
erscheint.<br />
Beachten <strong>Sie</strong> Folgendes:<br />
� Die Betreffzeile wird nicht durch das Wort „Betreff“, „Betr.“, „Betrifft“ oder Ähnliches<br />
eingeleitet.<br />
� Zwischen Betreffzeile und Anrede befinden sich zwei Leerzeilen.<br />
� Setzen <strong>Sie</strong> keinen Punkt an das Ende der Betreffzeile. Andere Satzzeichen hingegen, wie<br />
zum Beispiel Ausrufezeichen (Wir haben ein ganz besonderes Angebot für <strong>Sie</strong>!), können <strong>Sie</strong><br />
verwenden.<br />
� Der Betreff kann sich über mehrere Zeilen erstrecken.<br />
Der Sekretärinnen-Briefe-Manager empfiehlt:<br />
� Die Betreffzeile sollte aus optischen Gründen nicht länger als zwei Zeilen sein.<br />
� Nach der <strong>DIN</strong> können <strong>Sie</strong> den Betreff farbig und/oder durch Fettdruck hervorheben.<br />
Die korrekte Anrede<br />
Die <strong>DIN</strong> äußert sich nur zur formalen, nicht aber zur inhaltlichen Gestaltung der Anrede.<br />
Diese Empfehlungen sollten <strong>Sie</strong> kennen:<br />
� Die Anrede steht immer linksbündig <strong>mit</strong> einem zweizeiligen Abstand zur Betreffzeile.<br />
� Nach der Anrede folgt eine Leerzeile.<br />
� Für den Fall, dass der Betreff entfällt, gibt es in der <strong>DIN</strong> keine Empfehlung und keine<br />
Anwendungsbeispiele.<br />
Die Empfehlung des Sekretärinnen-Briefe-Managers<br />
Bleiben <strong>Sie</strong> immer bei zwei Leerzeilen Abstand zur Anrede<br />
entweder zur
� letzten Zeile des Informationsblocks,<br />
� letzten Zeile der Bezugszeichenzeile oder<br />
� letzten Zeile (9. Zeile) des Anschriftenfelds.<br />
Die <strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> im Text<br />
Schriftarten, -größen und -stile<br />
Die Empfehlung der <strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> für die Schriftart lautet: Verwenden <strong>Sie</strong> zugunsten der Lesbarkeit im<br />
fortlaufenden Text keine Schrift, die kleiner als 10 Punkt ist, und keine ausgefallenen Schriftarten,<br />
wie zum Beispiel Schreibschrift. Verzichten <strong>Sie</strong> auf ausgefallene Schriftstile, wie zum Beispiel<br />
Kapitälchen im fortlaufenden Text.<br />
In der Sekretariatspraxis haben sich die Schriften Arial, Times und Helvetica bewährt. Aber auch<br />
andere Schriften sind natürlich erlaubt.<br />
Der Sekretärinnen-Briefe-Manager empfiehlt:<br />
Stellen <strong>Sie</strong> 12 Punkt als Standardschriftgröße in Ihrer Textverarbeitung ein.<br />
Die wichtigsten Zahlen laut <strong>DIN</strong><br />
Gliedern <strong>Sie</strong> Zahlen dreistellig <strong>mit</strong> Leerzeichen. Bei Zahlen <strong>mit</strong> Komma erfolgt<br />
die Gliederung in Dreiergruppen rechts und links des Kommas.<br />
Beispiele:<br />
� 2 000 Stück<br />
� 89 000 Stück<br />
� 012345 6789<br />
� 50 000 000 Einwohner<br />
� 0,563 34<br />
(Die Gliederung <strong>mit</strong> Punkt wird nur bei Geldbeträgen empfohlen.) Die Telefonnummern <strong>mit</strong> Vorwahl<br />
werden nicht mehr gegliedert. Auch die Klammern um die Vorwahlnummer fallen weg.<br />
<strong>Sie</strong> wird nur noch durch einen Leerschritt <strong>von</strong> der restlichen Telefonnummer abgesetzt.<br />
Die korrekte Grußformel<br />
Die <strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> äußert sich nur zur formalen und nicht zur inhaltlichen Gestaltung der Grußformel. Es<br />
heißt kurz und bündig, dass die Grußformel <strong>mit</strong> einer Leerzeile zum Brieftext abgesetzt wird.<br />
Es ist nach der <strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> nicht verboten, das übliche „Mit freundlichen Grüßen“ abzuwandeln.<br />
<strong>So</strong> könnten <strong>Sie</strong> zum Beispiel die folgenden Grußformeln ausprobieren:<br />
� Mit freundlichen Grüßen aus Bad Breisig<br />
� Freundliche Grüße nach Köln<br />
� Freundliche Grüße aus dem sonnigen Heidelberg<br />
� Mit den besten Wünschen für ein schönes Wochenende<br />
Die Unterschrift<br />
Für die Unterschrift können <strong>Sie</strong> so viele Leerzeilen schaffen, wie <strong>Sie</strong> benötigen. Drei Leerzeilen<br />
haben sich als praktikabel und ausreichend erwiesen. Wiederholen <strong>Sie</strong> unterhalb der Unterschrift<br />
den Vor- und Nachnamen des Unterzeichners per PC.<br />
Dies ist keine Regel nach <strong>DIN</strong>, sondern eine Empfehlung, die <strong>Sie</strong> der Höflichkeit wegen beachten
sollten.<br />
Kürzen <strong>Sie</strong> den Vornamen des Unterzeichners nicht ab, sondern schreiben <strong>Sie</strong> ihn aus. Wie soll der<br />
Briefempfänger sonst wissen, ob sich hinter „R. Müller“ eine Dame oder ein Herr verbirgt?<br />
Beachten <strong>Sie</strong>: Setzen <strong>Sie</strong> den maschinenschriftlichen Namen nicht in Klammern oder zwischen<br />
Bindestriche. Die <strong>DIN</strong> „verbietet“ das zwar nicht, sie weist aber auch nicht darauf hin, dass<br />
Klammern möglich sind. Auch in den Musterbriefen der <strong>DIN</strong> findet sich kein Beispiel <strong>mit</strong> Klammern.<br />
Die Anlagen<br />
Wenn <strong>Sie</strong> Ihren Namen nicht maschinenschriftlich am Ende des Briefs wiederholen, sondern<br />
lediglich unterschreiben (das sollten <strong>Sie</strong> aus Gründen der Höflichkeit nicht tun), schalten <strong>Sie</strong><br />
viermal; <strong>Sie</strong> lassen also drei Leerzeilen vor dem Vermerk „Anlage“.<br />
Wiederholen <strong>Sie</strong> hingegen Ihren Namen per PC <strong>–</strong> das ist die empfehlenswerte Variante <strong>–</strong>, lassen<br />
<strong>Sie</strong> eine Leerzeile zwischen dem PC-geschriebenen Namen und dem Anlagevermerk.<br />
Das Wort „Anlage“ kann durch Fettdruck hervorgehoben werden.<br />
Beachten <strong>Sie</strong>: Nach dem Wort „Anlage“ steht nie ein Doppelpunkt, und es wird nicht<br />
unterstrichen.<br />
Wenn Ihr Brief besonders lang ausfällt oder <strong>Sie</strong> mehrere Anlagen aufführen möchten, passiert es<br />
leicht, dass der Platz auf dem Briefbogen nicht ausreicht.<br />
In diesem Fall können <strong>Sie</strong> den Anlagevermerk rechts neben die Grußformel setzen. Nach der <strong>DIN</strong><br />
soll der Abstand vom linken Rand <strong>bis</strong> zum Anlagevermerk 125 Millimeter betragen.<br />
Der Anlagevermerk ist so<strong>mit</strong> in einer Fluchtlinie <strong>mit</strong> dem Informationsblock. Der Abstand des<br />
Anlagevermerks beträgt also mindestens eine Zeile vom eigentlichen Brieftext.<br />
<strong>Sie</strong> müssen nicht alle Anlagen einzeln aufführen. Es genügt, wenn <strong>Sie</strong> das Wort schreiben.<br />
Wenn <strong>Sie</strong> die Anlagen aufführen, dann muss dies komplett geschehen. <strong>Sie</strong> sollten nicht nur<br />
bestimmte Anlagen erwähnen.
<strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> <strong>von</strong> A <strong>bis</strong> Z <strong>–</strong> Grußformel<br />
Aktuell: Inklusive der letztgültigen Änderungen aus 2011<br />
Die <strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> äußert sich nur zur formalen und nicht zur inhaltlichen Gestaltung der Grußformel. Es<br />
heißt kurz und bündig, dass die Grußformel <strong>mit</strong> einer Leerzeile zum Brieftext abgesetzt wird.<br />
Beispiel:<br />
1 TEXT TEXT TEXT TEXT TEXT<br />
2 TEXT TEXT TEXT TEXT TEXT<br />
3<br />
4 Mit freundlichen Grüßen<br />
5<br />
6<br />
7<br />
Es ist nach der <strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> nicht verboten, das übliche „Mit freundlichen Grüßen“ abzuwandeln. <strong>So</strong><br />
könnten <strong>Sie</strong> die folgenden Grußformeln ausprobieren:<br />
Beispiel:<br />
- Mit freundlichen Grüßen aus Bad Breisig<br />
- Freundlichen Grüße nach Hamburg<br />
- Es grüßt <strong>Sie</strong> herzlich aus Leipzig<br />
- Mit den besten Wünschen für ein schönes Wochenende<br />
Name des Unternehmens<br />
<strong>So</strong>ll nach der Grußformel noch der Name oder die Bezeichnung der Behörde genannt werden,<br />
lassen <strong>Sie</strong> eine Leerzeile Abstand zum Gruß. Der Name der Behörde oder der Firma können <strong>Sie</strong><br />
durch Fettdruck hervorheben.<br />
Unterschrift<br />
Für die Unterschrift können <strong>Sie</strong> <strong>–</strong> so die <strong>DIN</strong> <strong>–</strong> so viele Leerzeilen schaffen, wie <strong>Sie</strong> benötigen. Drei<br />
Leerzeilen haben sich allerdings als praktikabel und ausreichend erwiesen.<br />
Wiederholen <strong>Sie</strong> unterhalb der Unterschrift den Vor- und Nachnamen des Unterzeichners<br />
maschinenschriftlich. Dies ist keine Regel nach <strong>DIN</strong>, sondern eine Empfehlung, die der Höflichkeit<br />
wegen beachtet werden sollte.<br />
Kürzen <strong>Sie</strong> den Vornamen des Unterzeichners nicht ab, sondern schreiben <strong>Sie</strong> ihn aus. Wie soll der<br />
Briefempfänger sonst wissen, ob sich hinter „R. Müller“ eine Dame oder ein Herr verbirgt?<br />
Beispiel:<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5<br />
6<br />
7<br />
Mit freundlichen Grüßen aus München<br />
Sunshine Verlag<br />
Bernd Weber<br />
Bernd Weber<br />
Beachten <strong>Sie</strong>: Setzen <strong>Sie</strong> den maschinenschriftlichen Namen nicht in Klammern oder zwischen<br />
Bindestriche.<br />
Die <strong>DIN</strong> „verbietet“ das zwar nicht, sie weist aber auch nicht darauf hin, dass Klammern möglich<br />
sind. Auch in den Musterbriefen der <strong>DIN</strong> findet sich kein Beispiel <strong>mit</strong> Klammern.
<strong>DIN</strong> <strong>5008</strong>: Die aktuellen Richtlinien für Hervorhebungen<br />
Um eine Textpassage zu markieren und da<strong>mit</strong> aus dem Kontext hervorzuheben, haben <strong>Sie</strong><br />
vielfältige Möglichkeiten, zum Beispiel:<br />
�<br />
o Einrücken<br />
� Wechsel der Schriftgröße<br />
� Wechsel der Schriftart<br />
� Wechsel der Schriftfarbe<br />
� Fettdruck<br />
� „Anführungszeichen“<br />
� Kursivschrift<br />
� Unterstreichen<br />
� GROSSBUCHSTABEN (Versalien)<br />
� Zentrieren<br />
Beachten <strong>Sie</strong> bei Hervorhebungen, dass die Satzzeichen innerhalb und am Ende der Hervorhebung<br />
<strong>mit</strong> einbezogen werden.<br />
Anmerkungen des SekretärinnenBriefeManagers: Verzichten sollten <strong>Sie</strong> zukünftig darauf,<br />
Wörter zu unterstreichen. Diese Vorgehensweise war eine übliche Hervorhebung, als Texte noch<br />
<strong>mit</strong> der Schreibmaschine und nicht wie heute <strong>mit</strong> dem Computer geschrieben wurden.<br />
Der Grund ist einleuchtend: Durch das Unterstreichen werden Buchstaben wie q, g oder p<br />
„geschnitten“ und so<strong>mit</strong> schwerer lesbar. Das Unterstreichen bleibt zukünftig der Markierung <strong>von</strong><br />
E-Mail-Adressen oder Webseiten vorbehalten.
<strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> <strong>von</strong> A <strong>bis</strong> Z <strong>–</strong> Infoblock<br />
Der Aufbau des Infoblocks<br />
Der Informationsblock beginnt in Höhe der ersten Zeile des Anschriftenfeldes 125 mm vom linken<br />
Blattrand entfernt. Die <strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> gibt eine Reihenfolge vor, in der die verschiedenen Informationen<br />
aufgeführt werden sollen.<br />
Beispiel:<br />
Ihr Zeichen:<br />
Ihre Nachricht:<br />
Unser Zeichen:<br />
Unsere Nachricht:<br />
l<br />
Name:<br />
Telefon:<br />
Telefax:<br />
E-Mail:<br />
l<br />
Datum:<br />
Anstelle <strong>von</strong> „Name“ können <strong>Sie</strong> auch die Formulierung „Ihr Gesprächspartner“ beziehungsweise<br />
„Ihre Gesprächspartnerin“ oder „Ihr Ansprechpartner“ verwenden.<br />
Leitwörter wie „Ihr Gesprächspartner“ und „Abteilung“ dürfen als variable Leitwörter eingeführt<br />
werden. Das heißt, die dürfen <strong>Sie</strong> ergänzen. Grundsätzlich dürfen auch Leitwörter in der Vorlage<br />
ergänzt, weggelassen oder verändert werden.<br />
Also ist es möglich, zusätzliche Informationen wie Ihre Mobilfunknummer, eine Vorgangsnummer<br />
oder ähnliche vorgangsspezifische Informationen hinzuzufügen.<br />
Die Leitwörter sollten durch Leerzeilen gruppiert werden. Der Informationsblock mag Ihnen sehr<br />
groß vorkommen. Es ist nicht erforderlich, alle Angaben zu machen. <strong>Sie</strong> können zwischendurch<br />
einige Zeilen weglassen; die nachfolgenden rutschen dann jeweils eine Zeile höher.<br />
Die Reihenfolge sollten <strong>Sie</strong> beibehalten, da sie sinnvoll erscheint.
<strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> <strong>von</strong> A <strong>bis</strong> Z <strong>–</strong> PS<br />
Das PS<br />
Auch wenn das „PS“ in der modernen Textverarbeitung „eigentlich“ keinen Sinn mehr ergibt,<br />
können <strong>Sie</strong> es durchaus als rhetorisches Element einsetzen. Denn das „PS“ erhält viel<br />
Aufmerksamkeit.<br />
Das „PS“ sollte <strong>mit</strong> mindestens einer Zeile Abstand zum Ende des Briefs geschrieben werden.<br />
Beispiel:<br />
Freundliche Grüße<br />
Schulze GmbH<br />
Claus Wilhelm<br />
Claus Wilhelm<br />
PS:<br />
Beachten <strong>Sie</strong> bitte: Den Termin für das nächste Team-<br />
Meeting müssen wir verschieben. Wir werden <strong>Sie</strong> rechtzeitig<br />
über den neuen Termin informieren.
<strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> <strong>von</strong> A <strong>bis</strong> Z <strong>–</strong> Reihenfolge<br />
Was Ihnen die <strong>DIN</strong> nicht verrät <strong>–</strong> <strong>So</strong> schreiben <strong>Sie</strong> Mann und Frau<br />
in der richtigen Reihenfolge an<br />
Haben <strong>Sie</strong> sich auch schon einmal gefragt, in welcher Rangfolge <strong>Sie</strong> die Anschrift und Anrede<br />
formulieren, wenn <strong>Sie</strong> Damen und Herren anschreiben?<br />
Privater Brief<br />
Ladies first: In einem privaten Brief an einen Herrn und eine Dame nennen <strong>Sie</strong> die Dame zuerst.<br />
Geschäftsbrief<br />
Im Geschäftsleben ist die Hierarchie maßgeblich für korrekte Anschriften und Anreden.<br />
Die in der Hierarchie höhergestellte Person wird zuerst angeredet. Darum nennen <strong>Sie</strong> den<br />
Geschäftsführer vor der Abteilungsleiterin und das Vorstands<strong>mit</strong>glied vor dem Bereichsleiter. Das<br />
Geschlecht spielt hierbei keine Rolle.<br />
Beispiel:<br />
1 Herrn Michael Schmidt<br />
2 Geschäftsführer<br />
3 Frau Elke Daumann<br />
4 Vertriebsleiterin<br />
5 KTU <strong>So</strong>ftware AG Anlage<br />
Dazu die passende Briefanrede:<br />
Sehr geehrter Herr Schmidt,<br />
sehr geehrte Frau Daumann,<br />
Wenn die Adressaten die gleiche Hierarchieebene haben, zum Beispiel zwei Vorstands<strong>mit</strong>glieder,<br />
dann geben <strong>Sie</strong> der Dame den Vorrang.<br />
Beispiel:<br />
1 Frau Maria Obermayer<br />
2 Herrn Horst Müller<br />
3 Mitglieder des Vorstands Anlage
<strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> <strong>von</strong> A <strong>bis</strong> Z <strong>–</strong> Seitennummerierung<br />
Aktuell: Inklusive der letztgültigen Änderungen aus 2011<br />
<strong>So</strong>bald <strong>Sie</strong> mehr als eine Seite schreiben, sollten <strong>Sie</strong> die folgenden Seiten nummerieren.<br />
Zwischen dem Text und der Seitenkennzeichnung steht mindestens eine Leerzeile. Einen<br />
mehrseitigen Brief nummerieren <strong>Sie</strong> ab der zweiten Seite.<br />
Die Seitennummerierung in der Form „- x -“ sollte vorzugsweise zentriert in der Kopfzeile stehen.<br />
Weisen <strong>Sie</strong> bei dieser Variante in der Fußzeile durch „...“, also drei Punkte, auf die Folgeseite hin <strong>–</strong><br />
schreiben <strong>Sie</strong> diese rechtsbündig.<br />
Eine Seitennummerierung in der Form „Seite X <strong>von</strong> Y“ sollte vorzugsweise rechtsbündig in der<br />
Fußzeile stehen. Bei dieser Variante sollten <strong>Sie</strong> die Seitennummerierung auch auf die erste Seite<br />
schreiben.<br />
<strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> <strong>von</strong> A <strong>bis</strong> Z <strong>–</strong> Telefonnummern<br />
Aktuell: Inklusive der letztgültigen Änderungen aus 2011<br />
Telefonnummern werden laut <strong>DIN</strong> nicht mehr zweistellig <strong>von</strong> rechts, sondern gar nicht mehr<br />
gegliedert.<br />
Beispiele:<br />
23438<br />
123456<br />
Telefonnummern <strong>mit</strong> Vorwahl<br />
Die Telefonnummern <strong>mit</strong> Vorwahl werden nicht mehr gegliedert. Auch die Klammern um die<br />
Vorwahlnummer fallen weg. <strong>Sie</strong> wird nur noch durch einen Leerschritt <strong>von</strong> der restlichen Telefon-<br />
Nummer abgesetzt.<br />
Beispiele:<br />
02548 23548<br />
0369 265484<br />
Telefonnummer <strong>mit</strong> Vorwahl- und Durchwahlnummer<br />
Bei Durchwahlnummern fällt die zweistellige Gliederung weg. Die Durchwahlnummer wird lediglich<br />
<strong>mit</strong> einem Bindestrich abgetrennt. Es steht kein Leerschritt vor oder nach dem Bindestrich.<br />
Beispiele:<br />
02548 23548-20<br />
0369 265484-41<br />
<strong>So</strong>ndernummern<br />
Bei den <strong>So</strong>ndernummern wird die Ziffer, die Aufschluss über den Tarif gibt, <strong>mit</strong> jeweils einem<br />
Leerschritt vor und hinter der Ziffer <strong>von</strong> der restlichen Telefonnummer abgesetzt.<br />
Beispiel:<br />
0180 5 25486<br />
0800 5 23456
Telefonnummern im Schriftverkehr <strong>mit</strong> dem Ausland<br />
In der Korrespondenz <strong>mit</strong> ausländischen Geschäftspartnern möchten <strong>Sie</strong> Ihre Telefon- und<br />
Faxnummern sicher so angeben, dass der Geschäftspartner <strong>Sie</strong> mühelos erreichen kann. Die<br />
Schreibweise ist ganz einfach. Orientieren <strong>Sie</strong> sich an den Empfehlungen zur Schreibweise <strong>von</strong><br />
Telefonnummern. Stellen <strong>Sie</strong> für Deutschland ein Pluszeichen und eine 49 voran. Es entfällt dann<br />
die 0 der Vorwahl.<br />
Beispiel:<br />
+49 30 588459-258<br />
Beachten <strong>Sie</strong>: Diese Schreibweise sieht man sehr häufig: +49 (0) 30 83569-245. Das ist nicht nur<br />
komplett falsch, sondern für den Empfänger ganz sicher auch komplett verwirrend. Was soll die<br />
Null in der Klammer?, fragt er sich zu Recht.<br />
Telefaxnummern<br />
Die Schreibweise für Faxnummern ist <strong>mit</strong> der für Telefonnummern identisch. Lediglich die<br />
Bezeichnung „Fax“ wird vorangesetzt.<br />
Beispiel:<br />
Fax 0341 58295
<strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> <strong>von</strong> A <strong>bis</strong> Z <strong>–</strong> Uhrzeitangaben<br />
Uhrzeitangaben<br />
Stunden, Minuten und Sekunden werden <strong>mit</strong> Doppelpunkt <strong>von</strong>einander getrennt. Jede Einheit wird<br />
zweistellig angegeben. Ausnahme: volle Uhrzeiten <strong>–</strong> siehe Beispiel unten.<br />
Beispiel:<br />
13:00 Uhr<br />
09:30 Uhr<br />
12:25:33 Uhr<br />
5 Uhr<br />
06:00 Uhr<br />
<strong>Sie</strong> können bei vollen Uhrzeiten wählen, ob <strong>Sie</strong> 9 Uhr oder 09:00 Uhr schreiben. In Tabellen und<br />
bei Auflistungen ist die vierstellige Schreibweise empfehlenswert. Für die Korrespondenz empfiehlt<br />
der SekretärinnenBriefeManager „9 Uhr“.<br />
<strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> <strong>von</strong> A <strong>bis</strong> Z <strong>–</strong> Unterschrift<br />
Aktuell: Inklusive der letztgültigen Änderungen aus 2011<br />
Für die Unterschrift können <strong>Sie</strong> <strong>–</strong> so die <strong>DIN</strong> <strong>–</strong> so viele Leerzeilen schaffen, wie <strong>Sie</strong> benötigen. Drei<br />
Leerzeilen haben sich als praktikabel und ausreichend erwiesen.<br />
Wiederholen <strong>Sie</strong> unterhalb der Unterschrift den Vor- und Nachnamen des Unterzeichners<br />
maschinenschriftlich. Dies ist keine Regel nach der <strong>DIN</strong>, sondern eine Empfehlung, die <strong>Sie</strong> der<br />
Höflichkeit wegen beachten sollten. Kürzen <strong>Sie</strong> den Vornamen des Unterzeichners nicht ab,<br />
sondern schreiben <strong>Sie</strong> ihn aus. Wie soll der Briefempfänger sonst wissen, ob sich hinter „R. Müller“<br />
eine Dame oder ein Herr verbirgt?<br />
Beispiel:<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5<br />
6<br />
7<br />
Mit freundlichen Grüßen aus München<br />
Office World<br />
Gabi Müller<br />
Gabi Müller<br />
Beachten <strong>Sie</strong>: Setzen <strong>Sie</strong> den maschinenschriftlichen Namen nicht in Klammern oder zwischen<br />
Bindestriche. Die <strong>DIN</strong> „verbietet“ das zwar nicht, sie weist aber auch nicht darauf hin, dass<br />
Klammern möglich sind. Auch in den Musterbriefen der <strong>DIN</strong> findet sich kein Beispiel <strong>mit</strong> Klammern.
<strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> <strong>von</strong> A <strong>bis</strong> Z <strong>–</strong> Verteiler<br />
Aktuell: Inklusive der letztgültigen Änderungen aus 2011<br />
Der Verteilervermerk befindet sich linksbündig, also 24,1 mm <strong>von</strong> der linken Blattkante entfernt. Er<br />
wird <strong>mit</strong> einer Zeile Abstand zur maschinenschriftlich wiederholten Unterschrift geschrieben.<br />
Haben <strong>Sie</strong> auch einen Anlagevermerk angeführt, steht der Verteilervermerk <strong>mit</strong> einer Leerzeile<br />
Abstand; sie darf jedoch bei Platzmangel entfallen.<br />
Steht Ihnen auf dem Briefbogen nicht mehr ausreichend Platz für den Verteiler zur Verfügung,<br />
können <strong>Sie</strong> ihn auch auf Grad 50 beziehungsweise 125 mm vom linken Blattrand setzen. Er steht<br />
dann entweder in Höhe des Grußes.<br />
Das Wort „Verteiler“ können <strong>Sie</strong> durch Fettdruck hervorheben. Die Namen werden unterhalb des<br />
Wortes „Verteiler“ aufgeführt.<br />
Beispiel 1:<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5<br />
6<br />
7<br />
8<br />
9<br />
10<br />
11<br />
Mit freundlichen Grüßen<br />
Gabi Müller<br />
Anlage<br />
Verteiler<br />
Herrn Harald Meier, Vertrieb<br />
Herrn Thomas Klein, Produktion<br />
Beispiel 2:<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
5<br />
6<br />
7<br />
8<br />
9<br />
10<br />
11<br />
Mit freundlichen<br />
Grüßen<br />
Gabi Müller<br />
Anlagen<br />
1 Rechnung<br />
1 Scheck<br />
Verteiler<br />
Herrn Harals Meier, Vertrieb<br />
Herrn Thomas Klein, Produktion
Vertraulich <strong>–</strong> hier gibt die <strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> leider keine Hinweise<br />
aber der SekretärinnenBriefeManager<br />
Wenn <strong>Sie</strong> sichergehen möchten, dass ein Brief, der persönlich/vertraulich an eine Person in einer<br />
Firma gerichtet ist, auch nur <strong>von</strong> dieser gelesen wird, kennzeichnen <strong>Sie</strong> das Schreiben<br />
entsprechend.<br />
Vorsicht, Irrglaube!<br />
Um die Vertraulichkeit des Schreibens deutlich zu machen, reicht es nicht, dass der Name des<br />
Empfängers vor dem Firmennamen genannt wird. In den meisten Unternehmen ist der Irrglaube<br />
verbreitet, es reiche, wenn der Name des Angeschriebenen zuoberst steht.<br />
Das ist falsch!<br />
<strong>So</strong>llte es in einigen Firmen dennoch so gehandhabt werden, dass Briefe, in denen die Firma erst an<br />
zweiter Stelle genannt wird, nur vom namentlich Genannten geöffnet werden darf, so handelt es<br />
sich hier um firmeninterne Regelungen. Die Ergänzung „persönlich“ oder „vertraulich“ ist<br />
erforderlich, wenn <strong>Sie</strong> sichergehen möchten, dass nur der namentlich genannte Empfänger den<br />
Brief öffnet.<br />
Das Landesarbeitsgericht Hamm urteilte am 19. Februar 2003 (Az: 14 Sa 1972/02), wie<br />
<strong>mit</strong> Posteingängen zu verfahren ist:<br />
<strong>So</strong>weit die Adresszeile keinen Vermerk „persönlich“ oder „vertraulich“ enthält, darf das Sekretariat<br />
oder die Posteingangsstelle des Unternehmens an Mitarbeiter adressierte Post öffnen.<br />
Die übliche Gepflogenheit in Behörden und Betrieben, die dazu dient, eingehende Post <strong>mit</strong> dem<br />
Eingangsstempel zu versehen, können Mitarbeiter nicht über den Erlass einer einstweiligen<br />
Verfügung verbieten lassen, und schon gar nicht <strong>mit</strong> der schlagwortartigen Begründung der<br />
Verletzung ihrer Persönlichkeitsrechte. Der Mitarbeiter hätte sich zumindest betriebsintern um eine<br />
Postbehandlung in seinem Sinne bemühen müssen.<br />
Aus diesem Urteil ergibt sich folgende Konsequenz: Wenn eine im Betrieb eingehende Postsendung<br />
als Empfänger sowohl den Betrieb/Arbeitgeber als auch einen bestimmten Mitarbeiter ausweist, ist<br />
auf besondere Vertraulichkeitsvermerke zu achten. Fehlen solche, darf die Post geöffnet werden.<br />
Ist der Brief als vertraulich/persönlich gekennzeichnet, wäre eine Öffnung der Post ein Verstoß<br />
gegen das Briefgeheimnis <strong>mit</strong> der Folge, dass sogar strafrechtliche Maßnahmen (§ 202 StGB)<br />
möglich sind.<br />
Hier sollte nur Frau Beyer den Brief öffnen:<br />
Vertraulich<br />
Frau<br />
Rosemarie Beyer<br />
Reinhold GmbH<br />
Merowinger Straße 12<br />
97765 Nürnberg<br />
Dieser Brief darf in der Poststelle geöffnet werden <strong>–</strong> er ist nicht persönlich.<br />
Frau<br />
Rosemarie Beyer<br />
Reinhold GmbH<br />
Merowinger Straße 12<br />
97765 Nürnberg<br />
Dürfen <strong>Sie</strong> persönliche Post für Ihren Chef öffnen?
Wenn Ihr Chef <strong>Sie</strong> bittet, für ihn persönliche Post zu öffnen, dann können <strong>Sie</strong> das tun, ohne sich<br />
strafbar zu machen. Lassen <strong>Sie</strong> diese Vollmacht in Ihre Stellenbeschreibung aufnehmen<br />
beziehungsweise <strong>von</strong> Ihrem Chef schriftlich genehmigen, da<strong>mit</strong> später keine Irritationen oder<br />
Missverständnisse auftreten.<br />
Sicher ist sicher!<br />
<strong>DIN</strong> <strong>5008</strong> <strong>von</strong> A <strong>bis</strong> Z <strong>–</strong> Zwischenräume<br />
Zwischenräume<br />
Zwischenräume entstehen durch Leerzeichen <strong>–</strong> so die <strong>DIN</strong>. Also wird unter dieser Überschrift<br />
geregelt, wo <strong>Sie</strong> Leerzeichen setzen müssen. Ein Leerzeichen steht nach<br />
� Abkürzungen,<br />
� Zeichen, die ein Wort vertreten,<br />
� ausgelassenen Textteilen, die durch Auslassungspunkte angedeutet sind,<br />
� Zahlen und<br />
� Satzzeichen<br />
Zusammengehörige Teile, die durch Zwischenräume, also Leerzeichen, gegliedert werden, dürfen<br />
in den Zwischenräumen nicht getrennt werden. Es geht also nicht, dass <strong>Sie</strong> bei einer<br />
Telefonnummer nach der Vorwahl eine Zeilenschaltung vornehmen.