Drinktec 2017 Deu

World’s Leading Trade Fair for Beverage and Liquid Food Technology
Erfolgreich Ausstellen –
10 Schritte zum Messeerfolg
How to exhibit successfully –
10 steps towards trade fair success
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10 Schritte zum Messeerfolg.
Editorial ..................................................................................................................................................................................Seite 3
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Messeziele .............................................................................................................................................................................Seite 4
Budgetkalkulation ..............................................................................................................................................................Seite 6
Messestandkonzept ..........................................................................................................................................................Seite 8
Besuchereinladung ............................................................................................................................................................Seite 12
Neue Kontakte gewinnen ...............................................................................................................................................Seite 14
Mitarbeiterbriefing ............................................................................................................................................................Seite 16
Messegespräche .................................................................................................................................................................Seite 18
Leadmanagement ..............................................................................................................................................................Seite 20
Messenacharbeit ................................................................................................................................................................Seite 22
Erfolgskontrolle ...................................................................................................................................................................Seite 24
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Editorial.
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Sehr geehrte Aussteller der drinktec 2017,
als Weltleitmesse der Getränke- und Liquid-Food-Industrie
ist die drinktec die Plattform für Weltneuheiten, auf
der Hersteller aus aller Welt auf Produzenten und Händler
treffen.
Eine strukturierte Vorbereitung Ihres Messeauftritts ist
die Grundvoraussetzung Ihres Messeerfolges. Die präzise
Planung und Umsetzung der Messebeteiligung sind
unerlässlich, um Ihre Zielgruppen auf sich aufmerksam
zu machen und um erfolgreiche Kontakte vor Ort zu
knüpfen.
Mit der Broschüre 10 STEPS erhalten Sie ein übersichtliches,
bewusst kurz gehaltenes Handbuch als Begleiter
für die tägliche Arbeit – mit vielen wertvollen Praxistipps
und konkreten Antworten auf die Kernfragen Ihrer
erfolgreichen Beteiligung. Unser Leitfaden zeigt Ihnen
in zehn Schritten, wie Sie Ihre Messeziele sicher und effizient
erreichen. Tragen Sie gleich konkret Termine ein,
an denen Sie mit der Umsetzung der einzelnen Schritte
beginnen wollen. Checklisten, Tools, nützliche Quellen
und Praxistipps dienen als wichtige Hilfsmittel für eine
Realisation Ihres Messeprojekts. Wir finden Antworten
auf Ihre Fragen und zeigen Ihnen Wege auf, die sich
täglich in der Praxis bewähren.
Natürlich stehen wir Ihnen auch bei der Umsetzung Ihrer
zehn Schritte zum Messeerfolg persönlich zur Seite.
Wir wünschen Ihnen einen guten Start in Ihre Messevorbereitungen
sowie viel Erfolg zur drinktec 2017!
Ihr drinktec Team
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Wer sich keine konkreten Messeziele setzt, kann sie auch
nicht erreichen. Welche Ziele verfolgen Sie mit Ihrer
Messebeteiligung? Möchten Sie vorrangig neue Kunden
gewinnen, das Image Ihres Unternehmens pflegen oder
Produktneuheiten präsentieren? Von der Definition Ihrer
Messeziele hängt die gesamte Planung Ihres Messeauftritts
ab: von der Standflächenwahl über das Messestanddesign
und die Besuchereinladung bis hin zur
Betreuung Ihrer Gäste am Stand.
Wie ermittle ich die Ziele meiner
Messebeteiligung?
Mit dem praktischen und kostenfreien MesseNutzen-
Check des AUMA – Ausstellungs- und Messeausschuss
der Deutschen Wirtschaft e. V. – erhalten Sie online
einen detaillierten Einblick in die wichtigsten Ziele von
Messebetei li gungen. Außerdem finden Sie dort die richtigen
Instrumente, um das Erreichen Ihrer Messeziele
messen zu können.
Mehr Infos unter www.auma.de
Wie werden meine Messeziele Kernstück
der Messeplanung?
Binden Sie frühzeitig alle Bereiche Ihres Unternehmens,
die direkt in Ihren Messe auftritt involviert sind, in die
Planung mit ein. Erarbeiten Sie Ihre Messeziele gemeinsam
und kommunizieren Sie diese an alle internen und
externen Akteure. Die Vermittlung Ihrer Ziele ist ein
ebenso wichtiger Bestandteil des Briefings externer
Dienstleister wie auch Ihres Standpersonals.
Welche Vorteile bieten klar formulierte
und dokumentierte Messeziele?
Mit den richtig definierten Messezielen sorgen Sie für
eine klare, durchgängige Messekommunikation und
haben jederzeit einen verbindlichen Leitfaden für alle
Messeaktivitäten an der Hand. Ihre Messeziele bilden
auch die Basis für die wichtige Erfolgskontrolle nach der
Messe. Je klarer Sie dabei Ihre Ziele definieren, desto
größer sind Ihre Erfolgsaussichten.
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1Messeziele.
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Orientieren Sie sich bei der Definition
Ihrer Messeziele an Ihren Unternehmens-
und Marketingzielsetzungen.
Rechtzeitige Festlegung – je früher,
desto besser.
Definieren Sie realistische Ziele, die Sie
für jede Messe beteiligung neu festlegen
bzw. überprüfen.
Konzentrieren Sie sich auf Ziele, die konkret
messbar sind.
Legen Sie fest, wie Sie das Erreichen Ihrer
Ziele messen wollen.
Kommunizieren Sie die Messeziele an alle
Messebeteiligten in Form einer schriftlichen
Dokumentation.
PRAXISTIPP
www.auma.de
HÄUFIGE MESSEZIELE
Kontaktziele: Stammkundenpflege,
Neukundengewinnung
Informationsziele: Wettbewerbs-
beobachtung, Benchmarking,
Gewinnung neuer Kooperationspartner
Kommunikationsziele: Steigerung des Bekanntheitsgrads,
Imageverbesserung, Einsicht in
Kundenverhalten
Vertriebsziele: Vertragsabschlüsse, Aufbau neuer
Vertriebswege, Erschließung neuer Märkte
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Mit einer realistischen Budgetkalkulation schaffen Sie
ein solides finanzielles Fundament für Ihre Messebeteiligung.
Grobeinschätzungen oder die viel bemühte
„Hausnummer“ führen immer zu Kompromiss lösungen,
die Ihre Messeziele gefährden. Daher ist es entscheidend,
dass Sie von Anfang an eine verlässliche Übersicht
über die anfallenden Messekosten haben.
Welche Kostenpositionen sollten in meine
Budgetkalkulation mit einfließen?
Der MesseNutzenCheck des AUMA www.auma.de
vermittelt nicht nur einen Überblick über die Messeziele,
sondern auch über die Kosten positionen einer Messe.
Wie erhalte ich eine realistische Kalkulation?
Der „Messebudgetplaner“ ermöglicht Ihnen die Berechnung
Ihres Messebudgets für die wichtigsten messespezifischen
Kosten. Dieses kostenlose Online-Tool erreichen
Sie unter www.drinktec-budgetplaner.de.
Zudem sollten Sie die Nachkalkulation vergangener Messebeteiligungen
prüfen und als Grundlage heranziehen.
Wie gestalte ich meinen Messeauftritt effizienter,
um Kosten zu reduzieren?
Wer früh plant, spart bares Geld. Nichts verursacht
mehr Kosten als kurzfristige Änderungen oder Last-
Minute-Bestellungen. Prüfen Sie zu jedem Zeitpunkt,
wie und wo Sie auf bereits Bestehendes zurückgreifen
können. Sichern Sie durch regelmäßige Abstimmung
mit Ihrem Messeteam die Einhaltung des Budgets.
PRAXISTIPP
www.drinktec-budgetplaner.de
www.auma.de

2Budgetkalkulation.
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!Planen Sie Ihr Budget frühzeitig!
Bedenken Sie alle Positionen: Standfläche, Gebühren, Versorgung (Strom, Wasser etc.),
Messestandkonzeption, Messebau, Marketingmaßnahmen, Personal, Reisekosten,
Catering etc.
Achten Sie darauf, dass Ihr Budget auf Fakten basiert, nicht auf groben Schätzungen.
Überprüfen Sie die Einhaltung Ihres Budgets durch eine Nachkalkulation im
Anschluss an die Messe.
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Mit der richtigen Idee überzeugen. Ein beeindruckender
Messestand zieht Besucher an und lenkt interessierte Blicke
auf Ihr Unternehmen. Entscheidend sind dabei nicht
das Budget und die Standgröße, sondern ein schlüssiges
Konzept, das Sie beim Erreichen Ihrer Messeziele unterstützt.
Wodurch zeichnet sich ein gutes
Standkonzept aus?
Das optimale Standkonzept orientiert sich in erster Linie
an den definierten Messezielen. Wollen Sie beispielsweise
den Bekanntheitsgrad Ihrer Produkte erhöhen, so
stellt auch das Standkonzept die Inszenierung Ihrer Produkte
in den Vordergrund. Ist Ihr wichtigstes Ziel dagegen
der Neukundenkontakt, so gilt das Hauptaugenmerk
der Fernwirkung Ihres Standes und aufmerksamkeitsstarken
Eyecatchern. In jedem Fall sollte Ihr Standkonzept
eine klar formulierte Messebotschaft beinhalten. Messen
leben vom Gespräch: Wichtig ist daher die Planung von
Bereichen, die Gespräche in angenehmer Atmosphäre
erlauben.
Ein weiterer bedeutsamer Bestandteil der Gesamtkonzeption
ist die Detailgestaltung des Standes. Achten
Sie dabei auf die optimale Auswahl der Exponate sowie
auf den gezielten Einsatz von Grafiken, Licht, Farbe und
Materialien.
Worauf ist bei der Standaufteilung
zu achten?
Sorgen Sie für eine klare Abgrenzung von Kommunikations-
und Präsentationsbereichen: mit Pflanzen,
semitransparenten Raumteilern oder durch getrennte
Raumebenen. Schaffen Sie in jedem Bereich eine eigene
Atmosphäre, beispielsweise durch unterschiedliche
Bodenbeläge oder individuelle Beleuchtung.
Kalkulieren Sie ausreichend Flächen für den Backofficebereich,
Lager, Garderobe und vor allem für das
Catering. Die Bewirtung darf den Standablauf nicht
stören. Vermeiden Sie Einblicke in die Küche oder
hinter Theken.
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3Messestandkonzept.
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Eine besondere Herausforderung ist die intelligente
Besucherführung am Stand: Informationstheken sollten
als erster Anlaufpunkt ins Auge fallen, einzelne Standbereiche
durch auffällige Beschriftung klar gegliedert
werden. Denken Sie an den Grundsatz „Weniger ist mehr“
– vermeiden Sie Zutrittsbarrieren und achten Sie darauf,
dass Sie Ihren Stand nicht zustellen. Auf genügend Platz
für Exponate und Präsentations medien sollte geachtet
werden.
Welche Informationen benötigt Ihr
Standbaupartner?
Je mehr Hintergrundinformationen Sie Ihrem Standbaupartner
liefern, desto besser ist das Standkonzept auf die
Erreichung Ihrer Messeziele ausgerichtet. Messespezifisch
spielen Informationen zur Lage, Größe und Art der
Stand fläche eine Rolle. Haben Sie schon eine konkrete
Vorstellung zur Bauweise Ihres Standes? Kennen Sie Ihre
Standnachbarn?
Hilfreich sind für Ihre Standbaupartner auch Fotodo
kumentationen älterer Messebeteiligungen oder
Beispiele von Ständen, die Sie auf anderen Messen
besonders beeindruckt haben.
Zudem benötigt Ihr Standbaupartner genaue Infos
darüber, welche Aktivitäten am Stand geplant sind
(z. B. Präsentationen, Vorführungen, Events etc.).
Maßgeblich wird aber ein Punkt das Standkonzept
beeinflussen: Ihr verfügbares Budget.
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Lösungen mit SYSTEM
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Kostengünstig und dennoch ausdrucksstark?
Standardlösung und trotzdem individuell konfigurierbar?
Die Systemstände von MEPLAN bieten
jede Menge Freiraum. Ob schlichte, funktionale
Basisversion auf 10 m² oder beeindruckende Glaskonstruktion
über zwei Ebenen auf 120 m² Fläche:
Unsere Systemstände sind so flexibel planbar, dass
meist auch außergewöhnliche Ausstellerwünsche
in Systembauweise realisiert werden können. Und
das Beste: Die meisten Systemlösungen können
Aussteller schnell und einfach online kalkulieren
und bestellen.
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MEPLAN Standbauarten
Bei MEPLAN finden Sie kostengünstige Standbaulösungen,
die auf Ihre Messeziele abgestimmt sind.
www.meplan.com
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Experten für jede Herausforderung
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Hochwertige Standbauten, individuell gefertigte Unikate
und exklusive Ausstattungsdetails: Bei unseren Designständen
legen wir größten Wert auf das Besondere,
das Einzigartige und vollendete Qualität. Das optimale
Zusammenspiel von Architekten, Designern und Marketingprofis
garantiert ein außergewöhnliches Standdesign.
Ein persönlicher Projektleiter sorgt für eine perfekt
abgestimmte Messevorbereitung und eine verlässliche
Umsetzung.
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Mit gezieltem Besuchermarketing können Sie sicher
sein, dass Sie diejenigen Kunden am Messestand
be grüßen, für die Sie sich interessieren. Nichts ist
auf einer Messe ineffizienter als Zufall und Hoffnung.
Warum sind Besuchereinladungen
so wichtig?
Laut einer aktuellen AUMA-Umfrage ist eine Messeeinladung
durch Aussteller die wirksamste Form der
Besucher ansprache überhaupt. Zudem bieten Messeeinladungen
eine hervorragende Möglichkeit, sich
frühzeitig vom Wettbewerb positiv abzusetzen und
Interesse zu generieren. Das Wichtigste aber ist: die
verfügbare Zeit der Messebesucher ist begrenzt. Über
80 % aller Fachbesucher planen Ihren Messe besuch im
Vorfeld und vereinbaren Gesprächstermine. Sorgen Sie
mit gezielten Einladungen für verbindliche Termine.
Wie plane ich meine Einladungs kampagne
richtig?
Die wichtigste Regel vorweg: Planen Sie frühzeitig. Allein
die Aktualisierung und Erweiterung von Adressdaten
ist zeitaufwändig – und unerlässlich. Schließlich hat die
richtige Ansprache Ihrer Gäste oberste Priorität. Kategorisieren
Sie Ihre Adres sen und legen Sie fest, wen Sie
per E-Mail einladen wollen und für welche Gäste Sie
die persönlichere Form des Briefes oder der direkten
Ansprache wählen. Gut strukturierte Adressdaten erlauben
Ihnen zudem, zielgruppenspezifische Anschrei ben
zu versenden. Beachten Sie beim Einladungsversand,
dass Führungskräfte und Gäste mit langer Anreise mehr
Vorlaufzeit für ihre Terminplanung benötigen. Auch
Feiertage und Ferien sind zu berücksichtigen. Nicht nur
bei mehrstufigen Einladungskampagnen ist ein exakt definierter
Terminplan genauso wichtig wie die inhaltliche
Abstim mung der Einladungen mit weiteren Marketingmaßnahmen.
Insbesondere die internen Organisationsprozesse
sind frühzeitig zu definieren:
An wen geht der Rücklauf? Wer koordiniert die Messetermine
und wie? Sind Ihre Vertriebsmitarbeiter über die
Messeeinladungen informiert und können diese kompetent
reagieren, wenn sie von interessierten Besuchern
angesprochen werden?

4Besuchereinladung.
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Wie hebe ich mich mit meiner Einladung
von den anderen Ausstellern ab?
Mehrstufige Einladungsaktionen erzielen deutlich
höhere Aufmerksamkeit. Nutzen Sie dabei auch
unterschiedliche Medienformen. Bewährt haben sich
beispielsweise „Save the Date“-E-Mails für den ersten
Schritt, im zweiten dann die schrift liche Einladung in
Briefform und zuletzt der persönliche Erinnerungsanruf
kurz vor Messebeginn. Schaffen Sie dabei besondere
Anreize für den Besuch Ihres Messestands und wecken
Sie Neugierde auf die Innovationen, die Sie präsentieren.
Auch Gutscheine, eine Einladung zur Standparty
und zu Vorträgen oder passende Give-aways verstärken
das Interesse an einem Standbesuch. Leicht zu integrieren
und bei den Besuchern sehr beliebt sind die
Gutscheine, die beim Messeveranstalter bestellt werden
können und Ihren Besuchern einen kostenfreien Zugang
zur Messe ermöglichen. Häufig stehen diese Gutscheine
auch in elektronischer Form zur Verfügung und
lassen sich somit problemlos in Ihre E-Mails integrieren.
Was gehört in
meine Messeeinladung?
Messebotschaft
Veranstaltung: Ort und Datum
Ansprechpartner mit Kontaktdaten
Themen, Produkte, Dienstleistungen;
insbesondere: Neuheiten
Nutzen für die Besucher
Events, Präsentationen, Vorträge etc.
Logo des Unternehmens und der Messe
Anreiz (z. B. Online-Gutschein für Tickets)
Rückantwortmöglichkeiten
Halle/Standnummer mit Wegweiser zum Stand
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!Messeeinladungen tragen maßgeblich zum Erfolg der Messebeteiligung bei.
Messeeinladungen sind ein integrativer Bestandteil der Gesamten Messekommunikation.
Laden Sie außer bestehenden auch neue Kunden ein.
Nachhaltige Wirkung lässt sich mit einer mehrstufigen Besucheransprache erreichen.
Schaffen Sie Anreize für einen Standbesuch.
Vereinbaren Sie konkrete Gesprächstermine.
Sprechen Sie Ihre unterschiedlichen Zielgruppen individuell an.
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Messen sind nicht nur das ideale Forum zur Kundenpflege,
sie sind auch das ideale Instrument, um neue
Kontakte zu gewinnen.
Wie erreiche ich bereits vor der Messe
potenzielle Besucher?
Wer neue Kontakte generieren will, muss potenzielle
Besucher über die eigene Messebeteiligung informieren.
Binden Sie die Ankündigung Ihrer Messepräsenta
tion in Ihre gesamte Kommunikation mit ein, beispielsweise
in Ihre E-Mail-Signatur, auf Ihrer Website,
in Ihre Anzeigen oder in einen Newsletter. Sorgen Sie
für Interesse, indem Sie Highlights ankündigen – beispielsweise
Fachvorträge von renommierten Experten
oder exklusive Produktpremieren.
Besonders wichtig ist die Einladung potenzieller Neukunden.
Nutzen Sie dafür Adressen Ihrer eigenen Datenbank
potenzieller und ehemaliger Kunden oder von Adressbrokern.
Auch Newsletter-Abonnenten-Pools, Community-Plattformen
und die Ausstellerdatenbank der Messe
sind wertvolle Quellen. Bieten Sie Besuchern mit einem
Eintrag im Messekatalog die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme.
Zahlreiche Chancen, auf sich aufmerksam zu machen,
bieten auch die Kommunikationsplattformen der
Messe: Dazu zählen Einträge in den Messekatalog und
Bannerwerbung auf der Messehomepage. Sorgen Sie im
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5Neue Kontakte gewinnen.
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Vorfeld der Messe mit aktiver Pressearbeit für redaktionelle
Berichterstattung über Ihren Messeauftritt oder
nutzen Sie die Möglichkeit, Anzeigen in Sonderausgaben
von Fachpublikationen zur Messe zu schalten.
Wie gewinne ich während der Messe das
Besucherinteresse?
Um das Interesse Ihres potenziellen Neukontakts zu
gewinnen, muss dieser auf den ersten Blick erkennen
können, wer Sie sind und was Ihr Unternehmen bietet.
Besondere Eyecatcher am Stand oder Aktionen können
dabei die Aufmerksamkeit der Messebesucher erregen.
Buchen Sie Werbeflächen auf dem Messegelände für
eine gezielte Führung zu Ihrem Stand. In Kooperation
mit anderen Ausstellern lassen sich auch Hinweise auf
den eigenen Stand an den Ständen Ihrer Partner effi zient
platzieren.
!Binden Sie Informationen zu Ihrem Messeauftritt
in Ihre bestehende Kommunikation
mit ein und nutzen Sie die Kommunikationswege
des Veranstalters wie z. B. den
Katalogeintrag.
Bieten Sie unkomplizierte Möglichkeiten der
Kontaktaufnahme mit Ihrem Unternehmen.
Sorgen Sie mithilfe einer durchgängigen
Kommunikation für eine hohe Wiedererkennbarkeit.
Laden Sie ehemalige Kunden und
Pressevertreter an Ihren Stand ein.
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Der Verlauf eines Kundengesprächs am Messestand ist
ein maßgeblicher Erfolgsfaktor. Damit Ihre Standmitarbeiter
optimal agieren und reagieren, müssen sie im
Vorfeld umfassend auf die spezifischen Anforderungen
vorbereitet werden.
Welche Informationen benötigen meine
Standmitarbeiter?
Die genaue Kenntnis der definierten Messeziele, -botschaften
und -strategien ist am Stand unerlässlich. Je
genauer Ihre Mitarbeiter wissen, was und wer sie auf der
Messe erwartet, desto besser können sie sich vorbereiten.
Informieren Sie sie darüber, welche Zielgruppen Sie
eingeladen haben und welche potenziellen Interessenten
aufgrund der Besucherstruktur der Messe zu erwarten
sind. Die FKM*-Besucherstatistik gibt Ihnen darüber
genauen Auf schluss.
Der Messestand ist für die Messedauer Ihre zentrale
Firmenpräsenz. Daher sollten Ihre Mitarbeiter auch ihr
*Gesellschaft zur freiwilligen Kontrolle von Messe-und Ausstellungszahlen
Umfeld genau kennen: Nicht nur die exakte Standposition
auf dem Messegelände, sondern auch, welche
Mitbewerber sich auf der Messe in welcher Form und mit
welchen Produkten und Dienstleistungen präsentieren.
Wie sichere ich einen reibungslosen
Ablauf am Stand?
Eine klare Verteilung der Verantwortlichkeiten am
Messestand ist wichtig: wer ist der Ansprechpartner für
Key-Accounts, wer kümmert sich um Presseanfragen
und wer ist für organisatorische Fragen zuständig? Eine
Telefonliste mit den wichtigsten Kontaktpersonen am
Stand sollte verfügbar sein, ebenso wie eine Übersicht
mit Terminen, Veranstaltungen und Aktionen am Stand.
Um möglichst viele Kontakte zu gewinnen, ist die Festlegung
der optimalen Gesprächsdauer sinnvoll. Vereinbaren
Sie zudem mit Ihrem Standteam ein un auffälliges
Zeichen, um ungewollte Marathon-Gespräche geschickt
zu beenden. Kommunizieren Sie im Vorfeld an alle
Standmitarbeiter, wie Gespräche an Ihrem Stand dokumentiert
werden sollen.

6Mitarbeiterbriefing.
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Wie bereite ich meine Standmitarbeiter optimal
vor?
Messetrainings sind ein wichtiges Instrument, um frühzeitig
alle Messe beteiligten auf konkrete Situa tionen am Stand
vorzubereiten und das richtige Kommu nikationsverhalten
abzustimmen. Auch ein schriftliches Briefing, in dem alle
relevanten Aspekte Ihrer Messebeteiligung knapp formuliert
sind, ist eine wertvolle Unterstützung für Ihre Standmitarbeiter.
Nutzen Sie den Tag vor der Messe für ein kurzes
Kick-off-Meeting, um organisatorische Details und offene
Fragen zu klären, eine Einführung in den Stand zu geben
sowie nochmals die wichtigsten Kommunika tionsrichtlinien
zu wieder holen. Auch während der Messetage sind
tägliche Meetings notwendig. Nur so können Sie sofort
auf auftretende Probleme
reagieren und erhalten
Feed back zu den geführten
Messegesprächen und
allen Prozessen am Stand.
!Der erste Eindruck zählt – setzen Sie
an Ihrer Informationstheke nur bestens
geschultes, kompe tentes Personal ein.
Setzen Sie Anreize für Ihre Mitarbeiter,
um gemeinsam das Messeziel zu
erreichen.
Arbeiten Sie mit einem System,
das jederzeit sofort erkennen lässt,
welche Mitarbeiter gerade nicht am
Stand anwesend sind und wann diese
zurückkehren.
Gehen Sie sicher, dass die Zuständigkeiten
am Stand klar verteilt und
kommuniziert sind.
Nutzen Sie in täglichen Meetings das
Feedback Ihrer Mitarbeiter, um umgehend
reagieren zu können.
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Die Möglichkeit zur Live-Kommunikation mit Interessenten,
Kunden und Partnern ist ein wesentlicher Vorteil
von Messen. Ihre Messevorbereitung und Ihr Standkonzept
sollten darauf ausgerichtet sein, zahlreiche
qualitativ hochwertige Messegespräche zu führen.
Wie führe ich ein erfolgreiches
Messegespräch?
Messegespräche sind Dialoge. Vermeiden Sie es, in einen
Monolog über Ihre Leistungen zu verfallen. Erkunden Sie
im Gespräch die Anforderungen und Bedürfnisse Ihres
Gesprächspartners. Beantworten Sie nicht nur Fragen,
sondern fragen Sie selbst gezielt nach. Und denken Sie
daran: Das Messe gespräch dient der Kontaktpflege und
der Kundenneugewinnung. Vereinbaren Sie also gemeinsam
das weitere Vorgehen.
Wie spreche ich Besucher an?
Geben Sie Ihrem Besucher beim Betreten des Standes
erst einmal kurz Zeit, sich zu orientieren. Nehmen
Sie Augenkontakt auf und steigen Sie dann mit einer
offenen, situativen Frage in das Gespräch ein. Und
ganz wichtig: Die Gesprächspartner sollten sich im
Gesprächsverlauf mit dem Austausch der Visitenkarten
persönlich vorstellen.
Wie prüfe ich die Qualität der
Messegespräche?
Die Selbsteinschätzung einer Gesprächssituation ist sehr
subjektiv. Mit den so genannten „Mystery Visits“ durch
einen objektiven Testbesucher können Sie die Kommunikation
mit Ihren Kunden und die Betreuungsqualität
optimieren. Ein fundiertes. Ein fundiertes Feedback
erhalten Sie kostengünstig durch eine Online-Befragung
Ihrer Besucher nach der Messe. Als Grundlage für die
Optimierung Ihres nächsten Messe auftritts ist sie ein
wertvolles Instrument im Messemarketing.

7Messegespräche.
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!Sprechen Sie Ihre Besucher mit einer offenen Frage an. Vermeiden Sie allgemeine
Floskeln wie die Frage „Kann ich Ihnen helfen?“.
Hinterfragen Sie aktiv den Bedarf Ihres Gesprächspartners.
Bereiten Sie sich auf Ihre Gesprächstermine vor und informieren Sie sich über das
Unternehmen Ihres Gesprächspartners.
Beweisen Sie Ihrem Gegenüber, dass Sie Ihr Messegespräch ernst nehmen – mit
einer raschen Reaktion auf seinen Besuch nach der Messe.
Intensive Trainings mit allen Mitarbeitern, die am Messestand Gespräche führen,
geben Sicherheit und schaffen einheitliche Kommunikationsleitlinien.
Testen Sie, wie gut Sie sind. Mit „Mystery Visits“ während und Online-Befragungen nach
der Messe.
Halten Sie vereinbarte Termine ein.
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Die perfekt geplante Kontakterfassung als
Erfolgs garant.
Wie sichere ich schon vor der Messe
die optimale Kontakterfassung?
Informieren Sie alle Mitarbeiter über den Prozess
der Kontakterfassung und legen Sie standardisierte
Gesprächsformulare fest. So gehen Sie sicher, am Ende
über alle wichtigen Informationen zu verfügen. Gesprächsformulare
erleichtern und sichern im nächsten
Schritt die zügige Nachbearbeitung und Auswertung
Ihrer Messekontakte. Bereiten Sie bereits vor Messebeginn
den Versand eines Dankesschreibens vor und
versenden Sie dieses sofort nach Messeende an Ihre
Besucher.
Wie führe ich die Kontakterfassung
am Stand durch?
Um die Gesprächsinformationen auswerten zu können,
müssen diese direkt nach dem Gespräch erfasst
werden. Notizen während des Gesprächs zeigen Ihrem
Besucher, dass Sie sein Anliegen ernst nehmen – denken
Sie allerdings daran, diese offen vor dem Kunden
zu machen. Vergessen Sie nicht, Ihre Gesprächsnotizen
mit den Kontaktdaten oder der Visitenkarte Ihres
Gesprächspartners zu versehen. Und vereinbaren Sie
auf alle Fälle den nächsten Schritt: ob dies nun die
Zusendung von Informationsmaterial ist, ein weiterer
Gesprächstermin oder die Zusendung eines Angebots.
Wie aufwändig ist eine professionelle
Kontakterfassung?
Mit den richtigen Tools ersparen Sie Ihren Standmitarbeitern
jede Menge Arbeit – und gewährleisten,
dass alle Daten und Gesprächsformulare schon auf der
Messe digitalisiert werden. Mit professionellem Leadmanagement
werden alle Kontaktdaten Ihrer Besucher
digitalisiert. Alle wichtigen Kontakt- und Gesprächsdaten
stehen Ihnen somit innerhalb kürzester Zeit für die Nachbearbeitung
zur Verfügung.
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8Leadmanagement.
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Leadmanagement Service
Mit dem Leadmanagement Service von MEPLAN
beginnt die Messenacharbeit schon während der
Messe. Die Kontakt- und Gesprächsinformationen Ihrer
Besucher werden Ihnen tagesaktuell in digitaler Form
zur Verfügung gestellt.
Kontakt für Rückfragen:
consult@meplan.de
!Erfassen Sie Kontaktdaten unmittelbar
und digital direkt am Stand.
Standardisierte Gesprächsprotokolle
lassen sich umgehend digitalisieren.
So gehen keine wichtigen Informa -
tionen verloren.
Nutzen Sie Wettbewerbsvorteile durch
eine zeitnahe Nachbearbeitung Ihrer
Messekontakte.
Erfassen Sie folgende Daten standar-
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disiert mit einem einfachen Gesprächsbogen:
Kontaktdaten, Besucherkategorie
(Kunde etc.), Gesprächsinhalt (z. B.
Interesse an bestimmten Produkten),
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an wen wird der Kontakt intern weitergeleitet,
vereinbarte nächste Schritte und
Datum, Bemerkungen.
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1| Elektronische
Kontakterfassung
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Gesprächsbögen
3| Schnelle Reaktion
auf Messebesuch
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Erntezeit – so trägt Ihr Messeengagement Früchte.
Warum ist die Messenacharbeit
eigentlich so wichtig?
Ihre Besucher führen auf einer Messe viele Gespräche
– sehr wahrscheinlich auch mit Ihren Mitbewerbern. In
diesem Zusammenhang ergab eine Studie des AUMA,
dass über 50 % der Messebesucher mit der Messenacharbeit
der Aussteller unzufrieden sind. Dort liegt
also ein besonders hohes Potenzial, sich vom Wettbewerber
abzusetzen.
Wodurch zeichnet sich eine gute
vertriebliche Messenacharbeit aus?
Gute vertriebliche Nacharbeit zeichnet sich durch eine
schnelle Reaktion sowie ein konkretes Eingehen auf das
Anliegen des Besuchers aus. Ihre Besucher erwarten,
dass Sie Zusagen einhalten – und beispielsweise die
Zusendung von Informationsmaterialien und Angeboten
nicht auf die lange Bank schieben. Einen nachhaltig
positiven Eindruck des Messe besuchs sichert auch ein
Dankesschreiben, das unmittelbar nach dem Besuch
versendet wird.
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9Messenacharbeit.
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Wie schaffe ich es, von den Erfahrungen
aller Messebeteiligten zu profitieren?
Neben den Daten Ihrer Messemarktforschung liefert
Ihnen das Feedback aller betei ligten Mitarbeiter
und Dienstleister wichtige Anhaltspunkte, die Sie
zur Optimierung Ihres nächsten Messeprojekts benötigen.
Feedbackmeetings und -workshops sollten
umgehend nach Messeende durchgeführt werden,
damit Eindrücke, Anregungen, Lob und auch Kritik
nicht verloren gehen.
!Die schnelle Reaktion auf Messegespräche
sichert Wettbewerbsvorteile.
Halten Sie Zusagen (z. B. Versand von
Informationsmaterialien) unbedingt ein.
Definieren Sie bereits vor der Messe
die Nacharbeit.
Holen Sie sich Feedback von allen
Beteiligten: durch Online-Befragung,
Feedbackmeetings und -workshops.
Eine professionelle Kontakterfassung
am Stand ist die grundlegende Voraussetzung
der Messenachbearbeitung.
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Sie wollen mit jedem Messeauftritt besser werden?
Dann überlassen Sie nichts dem Zufall. Analysieren
Sie, welche Messeziele Sie in welchem Umfang
erreicht haben. Nur so können Sie Ihr Messe engage -
ment kontinuierlich optimieren und Ihren Messe -
erfolg stetig ausbauen.
Wie weiß ich, ob ich erfolgreich war?
Eine der wichtigsten Informationsquellen ist sicherlich
die Auswertung Ihrer Messekontakte. Ihre Gesprächsdokumentation
gibt Ihnen exakten Aufschluss über Anzahl
und Qualität der Gespräche an Ihrem Stand. Aber
auch passive Kontakte sind als Erfolg zu werten. Wer Sie
auf der Messe wahrgenommen hat und wie Sie wahrgenommen
wurden, lässt sich über Besucher befragungen
ermitteln. Weitere wichtige Kennzahlen sind die Relation
von Messe besuchern insgesamt und Ihren aktiven Kontakten,
die Anzahl der Kontakte pro Standmitarbeiter
oder auch die Kontaktanzahl je Zielgruppe.
Woher beziehe ich Vergleichsgrößen?
Nur mit einer kontinuierlichen Dokumentation von
Ergebnissen über Jahre hinweg lassen sich verlässliche
Erkenntnisse über den Erfolg Ihres Marketinginstruments
Messe feststellen. Weitere Orientierungsgrößen
zur Qualifizierung liefern aber auch die Daten des
Messeveranstalters.
Wie ermittle ich meine eigenen
Kennzahlen?
Bereits zum Zeitpunkt der Definition Ihrer Messeziele
sollten konkrete Messgrößen festgelegt werden.
Dadurch ist gewährleistet, dass schon in der Planungsphase
mitbedacht werden kann, wie und in welchem
Umfang sich die entsprechenden Kennzahlen erheben
lassen. Zudem können Marktforschungsmaßnahmen
während der Messe eingesetzt werden, um verlässliche
Informationen über das Erreichen der Messeziele zu
erhalten. Mit Besucherbefragungen vor Ort oder Online-
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10Erfolgskontrolle.
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Befragungen lässt sich beispielsweise die Imagewirkung
des Auftrittes sowie die Besucherzufriedenheit
mit dem geführten Gespräch und die
Investitions bereitschaft des Besuchers ermitteln.
Ausgewählte Kennzahlen
und Messmethoden
Anzahl der Gespräche –
Auswertung der Gesprächsbögen
Qualität der Gespräche –
Auswertung der Gesprächsbögen
Gespräche pro Mitarbeiter –
Auswertung der Gesprächsbögen
Anzahl der Standbesucher –
Besucherzählung
Gesamtzufriedenheit der Standbesucher –
Besucherbefragung
!Messekontakte sind der Maßstab Ihres
Erfolges.
Was zuletzt zählt, ist die Qualität Ihrer
Kontakte. Differenzieren Sie nach
Kunden, Interessenten und weiteren
Zielgruppen sowie nach dem Potenzial
des jeweiligen Besuchers.
Vergleichen Sie Ihre Besucherstruktur
am Stand mit den Daten der Messe.
Orientieren Sie sich bei der Erfolgsmessung
an Ihren konkreten Messezielen.
Bedenken Sie dabei, dass
Messen langfristig wirken und neben
der Generierung von Kontakten und
Umsätzen viele weitere Vorteile – wie
beispielsweise die Vermittlung des
Unternehmensimages oder die Steigerung
des Bekannheitsgrades – bieten.
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NOTIZEN
Wichtig: Messen
sind komplex! Nur
wer alle Schritte
richtig macht, kann
am Schluss „ernten”!
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- MESSETRAINING
- MESSEKONZEPT-BERATUNG
- MESSESTAND-FEEDBACK
- MYSTERY VISITS
* Gesamtwert des Gutscheins: 1.200 €.
Je oben genanntem Projekt maximal 300 € einlösbar.
E-Mail: consult@meplan.de Messeerfolgs-Hotline: +49 (0)89 949 28311
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HERAUSGEBER:
MEPLAN GmbH
Willy-Brandt-Allee 1
D-81829 München
Tel. + 49 (0) 89 949 249 80
Fax + 49 (0) 89 949 249 89
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In Zusammenarbeit mit der Hochschule für angewandte Wissenschaften –
FH München
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