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66 VERTRAGSINHALT personalmagazin 11 / 11 Bei Fragen wenden Sie sich bitte an katharina.schmitt@personalmagazin.de Knackpunkte beim Auslagern EMPFEHLUNG. Bei der externen Vergabe der Lohnabrechnung verbleiben wichtige Beurteilungen beim Unternehmen – denn sie sind nur bedingt delegierbar. Von Thomas Muschiol (Red.) Klare, kalkulierbare Kostenstrukturen, die im Regelfall auf der Zahl der abgerechneten Arbeitnehmer basieren, sind der betriebswirtschaftliche Vorteil einer Fremdvergabe der Entgeltabrechnung. Was aber muss, was kann und was sollte als Kernbereich im Regelfall noch im Unternehmen selbst verbleiben? Bei der Beantwortung dieser Frage dürfen insbesondere die diversen Arbeitgeberpfl ichten aus dem Sozialversicherungsrecht nicht außer Acht bleiben. Denn dabei sind nicht nur genaue Kenntnisse über den Inhalt des Arbeitsvertrags erforderlich, sondern auch über die konkrete Tätigkeit. Es ist dann nicht möglich, die Aufgaben komplett zu übertragen: Der HR-Verantwortliche im Unternehmen muss vielmehr diese Sonderfälle bei sich behalten oder im ganz engen Schulterschluss mit dem externen Dienstleister bearbeiten. Risiko 1: Die richtige Statusbeurteilung Wer den Versuch unternimmt, eine gesetzliche Defi nition des sozialversicherungspfl ichtigen Beschäftigungsverhältnisses in programmtechnische Ablaufdiagramme zu zwängen, wird häufi g Schiffbruch erleiden. So gibt es keine klare Defi nition über die Arbeitnehmereigenschaft, und Beitragsrechtler müssen sich mit einem eher unpräzise defi - nierten Indizienkatalog herumschlagen. Das Hauptproblem ist dabei, dass die für die Beurteilung der Sozialversicherungspfl icht aufgestellten Kriterien wie „Weisungsgebundenheit“ oder „Einbindung in die Organisation“ keinen K.o.-Charakter besitzen, sondern die Abgrenzung zwischen Selbstständigkeit und Arbeitnehmereigenschaft auf einem Abwägen beruht. Eine Delegation dieses Abwägungsprozesses an einen externen Dienstleister setzt voraus, dass dieser über die tatsächlichen Abläufe im Unternehmen informiert ist. Denn die Rechtsprechung betont immer wieder, dass es nicht auf den Wortlaut der vertraglichen Abrede, sondern in erster Linie auf die tatsächlichen Verhältnisse ankommt. Risiko 2: Abrechnung von Geringfügigen Bei der Delegation der Abrechnung von geringfügig Beschäftigten an einen externen Dienstleister ist zu beachten, dass die Beurteilung der damit beabsichtigten Freistellung von den normalen sozialver- Abgeben oder behalten? Eine durchdachte Strategie regelt das Zusammenspiel von Dienstleister und Unternehmen. © ONUR ERSIN / SHUTTERSTOCK.COM
sicherungsrechtlichen Abrechnungsmodalitäten ebenfalls in einer rechtlichen Bewertung besteht, die nicht nur bei Beginn der Beschäftigung vorzunehmen ist. Vielmehr ist die Einstufung einer geringfügigen Beschäftigung stets eine Prognoseentscheidung, die durch äußere Umstände, beispielsweise die Aufnahme einer weiteren Beschäftigung, oder durch faktische Mehrbeschäftigung im Betrieb stets unter einem „Änderungsvorbehalt“ steht. Die damit zusammenhängenden Abfragen von Arbeitnehmerinformationen und die laufende Überprüfung, ob im Unternehmen tatsächlich die Grenzen einer geringfügigen Beschäftigung eingehalten werden, sind von einem externen Lohnabrechner zumeist kaum zu erfüllen. Risiko 3: Abrechnung von Studenten Bei der traditionellen „Werkstudentenabrechnung“ ist ebenfalls zu beachten, dass nicht die Vorlage einer Immatrikulationsbescheinigung allein schon ausreicht, um von einer Studentenbeschäftigung auszugehen. Vielmehr kommt es nach der Rechtsprechung des Bundessozialgerichts (BSG) ebenfalls darauf an, wie die Beschäftigung im konkreten Einzelfall tatsächlich durchgeführt wird. Das mit der beitragsrechtlichen Privilegierung verbundene Erfordernis, dass der Beschäftigte nach seinem „Erscheinungsbild“ noch Student und nicht normaler Arbeitnehmer ist, kann durch einen externen Dienstleister im Regelfall nicht geprüft werden. Besonders deutlich wird dies beim Sonderfall der Beschäftigung von Studenten, die im Rahmen einer sogenannten „dualen Ausbildung“ beschäftigt werden. Hier hat das BSG festgestellt, dass bei bestimmten Ausbildungskons tellationen diese Studenten völlig versicherungsfrei zu stellen sind. Das BSG hat darüber hinaus auch betont, dass es nicht auf die durch die ausbildende Hochschule vorgegebenen Ausbildungsvoraussetzungen allein ankommt, sondern jeweils im Einzelfall zu prüfen ist, wie der Ein- satz im Unternehmen konkret gesteuert und gehandhabt wird. Risiko 4: Prognose Versicherungsfreiheit Sofern auch die Einstufung zur Versicherungspfl icht oder Versiche rungsfreiheit in der gesetzlichen Krankenversicherung von einem externen Entgeltabrechnungsservice vorgenommen wird, sollten ist zu beachten: Das mathematische Gegenüberstellen von Lohndaten kann SPEZIALOUTSOURCING VERTRAGSINHALT 67 ausweisen. Das können zwar im Regelfall auch externe Entgeltabrechner auf Basis einer mathematischen Grundformel berechnen. Anders sieht es es aber dann aus, wenn ein Arbeitnehmer mehrere Einkünfte hat oder zusätzlich eine beitragspfl ichtige Altersversorgung bezieht. Hier sind die Arbeitgeber in der Pfl icht, die Arbeitnehmer zu Mehrfachbeschäftigungen zu befragen und diese der Krankenkasse zu melden. Eine kon- Unternehmen müssen sich klar sein, dass es gesetzliche Vorgaben gibt, die nur bedingt an ein externes Unternehmen delegiert werden können. für sich allein genommen noch nicht zu einer automatischen Einstufung als versicherungspfl ichtig oder versicherungsfrei führen. Dies gilt deswegen, weil die Jahresarbeitsentgeltgrenze voraussetzt, dass nur die regelmäßigen Einkünfte berechnet werden. Was aber regelmäßig ist, muss wertend nach der Art der Einkünfte und nach der Prognose, ob diese Einkünfte auch im Folgejahr weiterlaufen, beurteilt werden. Delegierbar ist dies insbesondere nur dann, wenn die laufende Lohnentwicklung vorausschauend auch vom externen Dienstleister be obachtet werden kann – oder dieser vom Unternehmen laufend entsprechend informiert wird. Risiko 5: Der Sozialausgleich kommt Ab dem Jahr 2012 haben Arbeitgeber im Auftrag des Staates den sogenannten Sozialausgleich durchzuführen. Dahinter verbirgt sich ein echtes Unikum. Anhand einer neuen sozialversicherungsrechtlichen Rechengröße, nämlich dem durchschnittlichen Zusatzbeitrag aller Krankenkassen, muss der Arbeitgeber unter Berücksichtigung einer persönlichen Belastungsgrenze Arbeitnehmern am Schluss der Abrechnung unter Umständen einen Sozialausgleich in Höhe eines bestimmten Euro-Betrags krete Anweisung dazu, wie der Sozialausgleich dann zu berechnen ist, ergeht von der Krankenkasse. Auch diese neue Pfl icht einer Abfrage von „weiteren Bezügen“ ist nicht ein einmaliger Vorgang bei der Neueinstellung des Arbeitnehmers, sondern ein ständiger „Überwachungsauftrag“ an den Arbeitgeber, der für die Weitergabe an seinen Entgeltabrechner sorgen muss. Fazit: Kommunikation genau regeln Die aufgezählten Risiken zeigen: Bei der Auslagerung der Entgeltabrechnung an externe Dienstleister müssen sich die Unternehmen darüber klar sein, dass es gesetzliche Vorgaben gibt, die nur bedingt nach außen delegiert werden können. Wollte man dies tun, so würde dies die Vertragsform der tradierten externen „Lohnabrechnerdienstleistung“ weitgehend sprengen und einen umfassenden Dienstleistungsvertrag notwendig machen. Dieser würde aufgrund der darin delegierten Einschätzungen rechtlicher Sachverhalte auch noch das Problem der unerlaubten Rechtsberatung aufwerfen. Die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Entgeltabrechnungsfi rma sollte also bei der Auslagerung vertraglich und in Form eines defi nierten Workfl ows festgelegt sein. 11 / 11 personalmagazin
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