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SPEZIALOUTSOURCING 64 PRAXISBEISPIEL Folgende Meldungen wurden ausgelagert ein geschütztes E-Mail-Postfach des Veda-Payrollservice. Bereits am nächsten Tag erhält Gaffel die Versandbestätigung und die Datei mit den Mitarbeiterausdrucken und Nachweisen. Die Übermittlung der Daten erfolgt mittels verschlüsselter E-Mails an vorab defi nierte Ansprechpartner. Die Überwachung aller Rück mel dungen sowie eventuell daraus resultierende Korrekturen der Entgeltabrechnung, auch für Vormonate, gehören zum Service des Dienstleisters in Zusammenarbeit mit Gaffel. Gerade aktuelle Problemstellungen wie fehlerhafte personalmagazin 11 / 11 ÜBERSICHT ● Beitragsnachweise an unterschiedliche Empfänger ● Meldungen an berufsständische Versorgungswerke (BV-Meldungen) ● Zahlstellenmeldungen ● Erstattungsanträge zum Aufwendungsausgleichsgesetz ● DEÜV-Meldungen inklusive DEÜV-Mitarbeiterausdrucke (PDF) ● Übermittlung der Verdienstbescheinigungen nach dem elektronischen Meldeverfahren Entgeltersatzleistungen maximal vier Mal pro Monat ● Übermittlung der Lohnsteueranmeldung inklusive Ausdrucke (PDF) ● Versand der Lohnsteuerbescheinigungen ● Abholung der Protokolle und Erstellung der Lohnsteuerbescheinigungsmitarbeiterausdrucke ● Übermittlung der Lohnsteueranmeldung inklusive Ausdrucke (PDF) Bei Fragen wenden Sie sich bitte an katharina.schmitt@personalmagazin.de Rückmeldungen der Krankenkassen im Entgeltersatzleistungsverfahren werden vom Dienstleister behoben. Die Personalverantwortlichen bei Gaffel erhalten das „fertige Paket“ zur Ablage und können alle Meldungen lückenlos nachweisen – der Aufwand dahinter entfällt für sie. Gibt es doch einmal eine Rückfrage, steht beim Dienstleister ein vertrauter Ansprechpartner mit direkter Durchwahl zur Verfügung – keine Hotline. Außer den Nerven schont dies auch messbar das Zeitbudget. Gaffel veranschlagt mindes tens drei Arbeitstage im Jahr, die durch die Auslagerung nun für andere Aufgaben genutzt werden können. „Die Anforderungen im Personalbereich steigen weiter, daher müssen wir uns stärker um die Betreuung unserer Mitarbeiter kümmern“, sagt Ralf Walter und betont, dass gerade auch die sehr persönliche Arbeitsweise und die Qualität des BPO Zweifel am Outsourcing gar nicht erst aufkommen ließ. „Anfängliche Unsicherheiten der Personalabteilung gerade in puncto Qualität der Meldedaten und Datenschutz konnten vom HR-Partner bestens entkräftet werden“, so Walter. Gerade das Thema Datenschutz wird von den meisten Unternehmen im Outsourcing, egal in welcher Servicetiefe, kritisch betrachtet. Dabei muss man sich allerdings eines klarmachen: Für Outsourcing-Dienstleister ist Datenschutz Kerngeschäft, für das Gros der mittelständischen Unternehmen nicht. Ein deutliches Mehr an Datensicherheit ist also mit fast jedem Outsouring-Prozess verbunden, denn zertifi zierte Rechenzentren, gesicherte Übertragungen und redundante Datenhaltung geben Dienstleistern und Kunden Sicherheit, die zumeist über das gesetzlich vorgeschriebene Maß hinaus geht. Schritt drei: Anpassung der Zeitwirtschaft an die Prozesse von Gaffel Auch für die Zeitwirtschaft, die Gaffel weiter per ASP nutzen wird, erarbeiten Dienstleister und Gaffel gerade opti- mierte Prozesse, die für mehr Transparenz und genau passende Arbeitsabläufe sorgen. „Die Nutzung der Anwendung ist seit 1995 historisch gewachsen und wurde nicht dokumentiert“, erklärt Nelly Dreidt, Projektleiterin bei Veda, die bekannte Problematik gewachsener Sys teme. Sie rät: „Bevor man selbst weiterwurschtelt und dadurch Potenzial ungenutzt lässt, ist es besser, zunächst mit einer Prozessanalyse Transparenz zu schaffen.“ Die Ergebnisse der Analyse sind bisher eine effektivere Nutzung der Schnittstelle zum Entgeltsystem, die zum Beispiel Kranktage direkt übermittelt. Insgesamt wurde der Automatisierungsgrad deutlich erhöht, um die Mitarbeiter zu entlasten. Ganz neu ist die stärkere Einbeziehung der Meister in die Zeitwirtschaft. Mit einer neuen Berechtigungsstufe können sie viele abteilungsbezogene Aufgaben jetzt selbst erfüllen und vor allem auch ihre Mitarbeiter auch gleich informieren. „Am Beispiel Gaffel kann man sehr schön sehen, dass heutzutage kein Unternehmen mehr seine Geschäftsprozesse an Software oder Dienstleister anpassen will und muss“, erklärt Dr. Ralf Gräßler, Geschäftsführer der Veda GmbH. „Wir als HR-Partner sind in der Pfl icht, die Prozesse des Kunden abzubilden und unsere Anwendungen und Dienstleistungen darauf abzustimmen.“ Die Belohnung sieht man bei Veda in der langjährigen und vertrauensvollen Zusammenarbeit – und in einem kühlen Gaffel vom Fass, natürlich. Udo Meyer ist Manager Consulting bei der VEDA GmbH. Gabriele Neubert ist Mitarbeiterin im Personalbüro bei Gaffel.
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