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SPEZIALOUTSOURCING
64 PRAXISBEISPIEL
Folgende Meldungen
wurden ausgelagert
ein geschütztes E-Mail-Postfach des Veda-Payrollservice.
Bereits am nächsten
Tag erhält Gaffel die Versandbestätigung
und die Datei mit den Mitarbeiterausdrucken
und Nachweisen. Die Übermittlung
der Daten erfolgt mittels verschlüsselter
E-Mails an vorab defi nierte Ansprechpartner.
Die Überwachung aller Rück mel dungen
sowie eventuell daraus resultierende
Korrekturen der Entgeltabrechnung,
auch für Vormonate, gehören zum
Service des Dienstleisters in Zusammenarbeit
mit Gaffel. Gerade aktuelle
Problemstellungen wie fehlerhafte
personalmagazin 11 / 11
ÜBERSICHT
● Beitragsnachweise an
unterschiedliche Empfänger
● Meldungen an berufsständische
Versorgungswerke
(BV-Meldungen)
● Zahlstellenmeldungen
● Erstattungsanträge zum Aufwendungsausgleichsgesetz
● DEÜV-Meldungen inklusive
DEÜV-Mitarbeiterausdrucke
(PDF)
● Übermittlung der Verdienstbescheinigungen
nach dem
elektronischen Meldeverfahren
Entgeltersatzleistungen maximal
vier Mal pro Monat
● Übermittlung der Lohnsteueranmeldung
inklusive Ausdrucke
(PDF)
● Versand der Lohnsteuerbescheinigungen
● Abholung der Protokolle und Erstellung
der Lohnsteuerbescheinigungsmitarbeiterausdrucke
● Übermittlung der Lohnsteueranmeldung
inklusive Ausdrucke
(PDF)
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an katharina.schmitt@personalmagazin.de
Rückmeldungen der Krankenkassen im
Entgeltersatzleistungsverfahren werden
vom Dienstleister behoben. Die Personalverantwortlichen
bei Gaffel erhalten das
„fertige Paket“ zur Ablage und können
alle Meldungen lückenlos nachweisen
– der Aufwand dahinter entfällt für sie.
Gibt es doch einmal eine Rückfrage, steht
beim Dienstleister ein vertrauter Ansprechpartner
mit direkter Durchwahl
zur Verfügung – keine Hotline. Außer
den Nerven schont dies auch messbar
das Zeitbudget. Gaffel veranschlagt mindes
tens drei Arbeitstage im Jahr, die
durch die Auslagerung nun für andere
Aufgaben genutzt werden können.
„Die Anforderungen im Personalbereich
steigen weiter, daher müssen
wir uns stärker um die Betreuung unserer
Mitarbeiter kümmern“, sagt Ralf
Walter und betont, dass gerade auch die
sehr persönliche Arbeitsweise und die
Qualität des BPO Zweifel am Outsourcing
gar nicht erst aufkommen ließ.
„Anfängliche Unsicherheiten der Personalabteilung
gerade in puncto Qualität
der Meldedaten und Datenschutz konnten
vom HR-Partner bestens entkräftet
werden“, so Walter.
Gerade das Thema Datenschutz wird
von den meisten Unternehmen im Outsourcing,
egal in welcher Servicetiefe,
kritisch betrachtet. Dabei muss man
sich allerdings eines klarmachen: Für
Outsourcing-Dienstleister ist Datenschutz
Kerngeschäft, für das Gros der
mittelständischen Unternehmen nicht.
Ein deutliches Mehr an Datensicherheit
ist also mit fast jedem Outsouring-Prozess
verbunden, denn zertifi zierte Rechenzentren,
gesicherte Übertragungen
und redundante Datenhaltung geben
Dienstleistern und Kunden Sicherheit,
die zumeist über das gesetzlich vorgeschriebene
Maß hinaus geht.
Schritt drei: Anpassung der Zeitwirtschaft
an die Prozesse von Gaffel
Auch für die Zeitwirtschaft, die Gaffel
weiter per ASP nutzen wird, erarbeiten
Dienstleister und Gaffel gerade opti-
mierte Prozesse, die für mehr Transparenz
und genau passende Arbeitsabläufe
sorgen.
„Die Nutzung der Anwendung ist seit
1995 historisch gewachsen und wurde
nicht dokumentiert“, erklärt Nelly
Dreidt, Projektleiterin bei Veda, die
bekannte Problematik gewachsener
Sys teme. Sie rät: „Bevor man selbst weiterwurschtelt
und dadurch Potenzial
ungenutzt lässt, ist es besser, zunächst
mit einer Prozessanalyse Transparenz
zu schaffen.“ Die Ergebnisse der Analyse
sind bisher eine effektivere Nutzung
der Schnittstelle zum Entgeltsystem, die
zum Beispiel Kranktage direkt übermittelt.
Insgesamt wurde der Automatisierungsgrad
deutlich erhöht, um die
Mitarbeiter zu entlasten. Ganz neu ist
die stärkere Einbeziehung der Meister
in die Zeitwirtschaft. Mit einer neuen
Berechtigungsstufe können sie viele abteilungsbezogene
Aufgaben jetzt selbst
erfüllen und vor allem auch ihre Mitarbeiter
auch gleich informieren.
„Am Beispiel Gaffel kann man sehr
schön sehen, dass heutzutage kein Unternehmen
mehr seine Geschäftsprozesse
an Software oder Dienstleister
anpassen will und muss“, erklärt Dr.
Ralf Gräßler, Geschäftsführer der Veda
GmbH. „Wir als HR-Partner sind in der
Pfl icht, die Prozesse des Kunden abzubilden
und unsere Anwendungen und
Dienstleistungen darauf abzustimmen.“
Die Belohnung sieht man bei Veda in
der langjährigen und vertrauensvollen
Zusammenarbeit – und in einem kühlen
Gaffel vom Fass, natürlich.
Udo Meyer
ist Manager Consulting bei
der VEDA GmbH.
Gabriele Neubert
ist Mitarbeiterin im
Personalbüro bei Gaffel.