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vergeben. Daher war die Lösung, die HR-
Anwendungen per ASP auszulagern, ein
nächster logischer Schritt, um bei Hard-
und Software noch schlanker zu werden.
Für ASP sprachen nicht nur systemische
Vorteile, auch die organisatorische Bereicherung
überzeugte speziell die betroffenen
Mitarbeiter der Personalabteilung:
Die gerade im Entgeltbereich aufwendigen
halbjährlichen Release-Wechsel
sowie die Updates, die mehrmals im
Jahr eingespielt werden mussten, sind
für die Anwender kein Thema mehr. Im
Rechenzentrum des Dienstleisters läuft
immer die aktuellste Version. So gab es
für Gaffel auch das moderne grafi sche
Benutzer-Frontend quasi obendrauf.
„Gerade im Dschungel der gesetzlichen
und tarifl ichen Verordnungen ist
die Auslagerung der Anwendungen für
Entgelt und Zeit eine enorme Erleichterung.
Wir haben die Sicherheit, mit unseren
Systemen stets allen gesetzlichen
Änderungen zeitnah zu entsprechen“,
erklärt Ralf Walter, Mitarbeiter IT und
Controlling bei Gaffel. Auch die Kostenseite
überzeugt. Durch die wegfallenden
Kosten für Lizenzen und Hardware sowie
die freiwerdenden personellen Ressourcen
in Personalabteilung und IT-Support
erzielte Gaffel mit der Umstellung
auf ASP effektiv eine Kostensenkung.
Gleichzeitig konnten die Risiken der gesetzlichen
Änderungen komplett ausgelagert
werden.
Schritt zwei: Prozessauslagerung im
Bereich der Entgeltabrechnung
Risiken auslagern und auf die Expertise
von HR-Experten setzen war auch die
Motivation beim nächsten Schritt, den
Gaffel im Jahr 2010 vollzogen hat. Mit
der Auslagerung der Anwendungen an
das externe Rechenzentrum war sozusagen
die Pfl icht erfüllt, den Systemen
eine neue Heimat zu geben. Nach der positiven
Erfahrung mit den reibungslosen
Abläufen des ASP erfolgte jetzt mit einer
Erweiterung der Servicetiefe die Kür.
SPEZIALOUTSOURCING
PRAXISBEISPIEL
Der „Meldeservice zu Veda HR Entgelt“
im Business Prozess Outsourcing (BPO)
entlastet seitdem die Personalabteilung
von Gaffel. Im Vordergrund der Dienst-
„Durch Auslagerung haben wir die Sicherheit, den
gesetzlichen Änderungen zeitnah zu entsprechen.“
Ralf Walter, Mitarbeiter IT und Controlling, Gaffel
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für Gaffel sowie natürlich die Beachtung
aller gesetzlichen sowie betriebs- und
tarifrechtlichen Abrechnungsvorgaben.
Gaffel kann sich nun auf die rein fachliche
Pfl ege der Personaldaten und den
Monatsabschluss konzentrieren, der
Dienstleister übernimmt den Versand
aller notwendigen Meldungen und Nachweise.
Welche Meldungen im Einzelnen
übernommen wurden, ist im Kas ten auf
Seite 64 nachzulesen.
Nach dem Monatsabschluss erteilt
Gaffel die Freigabe zur Versendung aller
meldepfl ichtigen Daten mit einer formlosen
E-Mail. Die Übermittlung der Daten
– pro Firma eine E-Mail – erfolgt an
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