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Wissenswert<br />
Die Tücken der Datenarchivierung<br />
yyyx Compliance und Mitarbeitermails e<strong>in</strong>e Gratwanderung<br />
Die Aufbewahrung der Korrespondenz im Unternehmen ist nicht nur aus steuerlichen, sondern auch aus handelsrechtlichen<br />
Gesichtspunkten vorgeschrieben. E<strong>in</strong>e Lösung wäre die automatische Archivierung aller im Unternehmen anfallenden<br />
Daten. Und damit auch der anstelle von den Mitarbeitermails.<br />
yyyx Doch das kann Probleme aufwerfen,<br />
denn laut HGB gilt die gesetzliche Vermutung,<br />
dass jede geschäftliche Tätigkeit<br />
e<strong>in</strong>es Unternehmens und se<strong>in</strong>er Mitarbeiter<br />
auch auf den Betrieb des Unternehmens<br />
bezogen ist und alle Dokumente somit<br />
Handelsbriefe s<strong>in</strong>d. Aber was ist mit der<br />
privaten Korrespondenz?<br />
______________________________________<br />
Im Zweifel e<strong>in</strong> Handelsbrief!<br />
Die Zeit, <strong>in</strong> der die Korrespondenz <strong>in</strong> Unternehmen<br />
immer auf Papier vorlag und <strong>in</strong><br />
langen Ordnerreihen abgelegt wurde, ist<br />
vorbei. E-Mails und die Nutzung anderer<br />
elektronischer Kommunikationsmittel<br />
gehören bereits seit Jahren zum Arbeitsalltag.<br />
Dies hat auch der Gesetzgeber<br />
erkannt und mit Beg<strong>in</strong>n des Jahres 2007<br />
durch die Aufnahme der Worte „gleichviel<br />
welcher Form“ <strong>in</strong> das Handelsgesetzbuch<br />
(HGB) besiegelt. Der Begriff Handelsbrief<br />
bezieht sich demnach nicht mehr nur auf<br />
e<strong>in</strong>en Brief oder dessen Durchschlag auf<br />
Papier, sondern auf jede menschenlesbare,<br />
schriftliche Form der Unternehmenskommunikation.<br />
Vorausgesetzt sie bezieht sich<br />
auf den Betrieb des Unternehmens. Dabei<br />
gilt laut HGB e<strong>in</strong>e gesetzliche Vermutung,<br />
dass jede geschäftliche Tätigkeit e<strong>in</strong>es<br />
Unternehmens und se<strong>in</strong>er Mitarbeiter auch<br />
auf den Betrieb des Unternehmens bezogen<br />
ist.<br />
Diese Regelungen s<strong>in</strong>d die Grundlage für<br />
die im HGB geregelten Aufbewahrungspflichten<br />
für Handelsbriefe. Um diesen<br />
nachzukommen, s<strong>in</strong>d viele Unternehmen<br />
im Bereich der elektronischen Archivierung<br />
dazu übergegangen, jedes elektronische<br />
Dokument <strong>in</strong> Archiven aufzubewahren. Im<br />
Bereich der E-Mail geschieht dies häufig –<br />
um den gesetzlichen Anforderungen an<br />
die Archivierung (Compliant Archiv<strong>in</strong>g)<br />
zu genügen – durch Anfertigung e<strong>in</strong>er<br />
elektronischen Archivkopie.<br />
______________________________________<br />
Der Haken mit privaten E-Mails<br />
Doch dabei wird fast immer vergessen,<br />
dass nicht nur beruflich bed<strong>in</strong>gte E-Mails<br />
von Mitarbeitern versandt werden. Gibt<br />
es ke<strong>in</strong>e betriebs<strong>in</strong>terne Regelung, ist das<br />
auch grundsätzlich erlaubt, zum<strong>in</strong>dest<br />
unter der Voraussetzung, dass die Arbeitsleistung<br />
dadurch nicht bee<strong>in</strong>trächtigt wird.<br />
Und damit beg<strong>in</strong>nen die Probleme:<br />
Denn die private E-Mail unterliegt wie der<br />
Brief dem Briefgeheimnis. Alle<strong>in</strong> mit dem<br />
Unterschied, das letzterer durch e<strong>in</strong>en<br />
adressierten Umschlag als privat gekennzeichnet<br />
und geschützt ist. E<strong>in</strong>e unverschlüsselte<br />
E-Mail h<strong>in</strong>gegen ist für jeden<br />
lesbar. Zudem gibt es ke<strong>in</strong>e Vorschrift, die<br />
den Schreiber dazu zw<strong>in</strong>gt, se<strong>in</strong>e Mail <strong>in</strong><br />
der Betreffzeile als privat zu deklarieren.<br />
______________________________________<br />
Unwissenheit schützt vor Strafe nicht<br />
Fehlen also <strong>in</strong> Unternehmen mit automatischer<br />
E-Mail-Archivierung – das gilt besonders,<br />
wenn die Archiv-Kopie der E-Mail<br />
schon vor Zustellung an den Empfänger<br />
vorgenommen wird – Regelungen zur<br />
privaten E-Mail-Nutzung, kann dies gegen<br />
die arbeitsrechtlichen Schutzvorschriften<br />
verstoßen, <strong>in</strong>sbesondere dann, wenn der<br />
Mitarbeiter nichts von der Archivierungspraxis<br />
weiß. Daraus wiederum, leitet sich<br />
e<strong>in</strong> Löschungsanspruch des Mitarbeiters<br />
gegenüber se<strong>in</strong>em Unternehmen ab. Das<br />
bedeutet, jede archivierte private Mail des<br />
betroffenen Mitarbeiters muss <strong>in</strong> e<strong>in</strong>em<br />
solchen Fall dauerhaft und datenschutzgerecht<br />
gelöscht werden. Und das kann<br />
teuer werden. Zumal das Archiv durch die<br />
Löschung se<strong>in</strong>e Vollständigkeitsvermutung<br />
verliert und damit nicht mehr den Compliance-Anforderungen<br />
entspricht.<br />
______________________________________<br />
Lösungsansatz<br />
E<strong>in</strong>e mögliche Lösung für diese Problematik:<br />
Stellen Sie Ihren Mitarbeitern e<strong>in</strong>e<br />
gesonderte Infrastruktur für die private<br />
E-Mail-Nutzung (Nutzung nur über Webaccounts,<br />
eigene „Surfstations“) zur<br />
Verfügung. Damit vermeiden Sie die<br />
Vermischung von privaten und beruflichen<br />
E-Mails. Das kostet zwar Geld, doch der<br />
Verlust der Integrität Ihres Unternehmensarchives<br />
kommt auf jeden Fall teurer.<br />
Rechtsanwalt Christan R. Kast<br />
T: +49 (0) 89 / 18935370<br />
kast@anwaltscontor.de<br />
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SuccessNet Frühjahr 2008 9