Anleitung Excelvorlage Kalkulation Speisen in Excel! - F&B Support

ANLEITUNG
Rezeptur – Kalkulation
von
Speisen
im
Excel - Schema
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1. Hinweise und Kurzanleitung
Das Schema „Rezeptur und Kalkulation von Speisen“ wurde im Programm Excel erstellt und
kann nur genutzt werden, wenn das Programm auf dem PC installiert ist. Um das Rezeptur-
Kalkulationsschema nutzen zu können sind Excel- und PC-Grundkenntnisse erforderlich.
Diese Anleitung dient dazu, die notwendigen Schritte durchzuführen, um Kalkulationen
erstellen zu können. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass die Beschreibung keine Anleitung
für Excel ist. Die Formatierung der Spalten ist im Z1S1 Modus eingestellt. Natürlich können
Sie in den Optionen dies auf A1 usw. ändern.
WICHTIG: Bitte achten Sie bei der Eingabe von Text und Werten darauf, dass Sie keine
Formeln überschreiben!
Bitte gehen Sie in folgender Reihenfolge vor:
1. Öffnen Sie die Datei *Rezeptur-Kalkulation von Speisen mit Artikelliste 201xx.xls.
2. Nachdem Sie die Datei geöffnet haben, speichern Sie diese bitte auf Ihrer Festplatte
unter einem beliebigen Namen ab.
3. In der Tabelle enthalten sind 11 Tabellenblätter
o Stammdaten
o Artikelliste Beispiel (Achtung, nur Beispiel – bitte nicht verwenden)
o Artikelliste (hier bitte Ihre Artikel mit Preisen eingeben oder kopieren)
o GKZ Übungsbeispiel Küche
o Grundkalkulation_Vor
o Grundkalkulation_Rück
o Deckungsbeitrag Variante
o Beispiel_Vorkalkulation (Hier wird der kalkulierte VKP ermittelt)
o Beispiel_Nachkalkulation (Hiermit bestehende Speisen nachkalkulieren)
o Vorkalkulation_leer (für Ihre Kalkulation)
o Nachkalkulation_leer (für Ihre Kalkulation)
4. Bitte legen Sie als erstes Ihre Artikelliste an oder kopieren Sie diese aus der
Inventurliste in die Tabelle. Hierbei ist es WICHTIG, dass die Spalten Artikelname und
Preis beibehalten werden. Wenn Ihre Artikel in der Tabelle eingepflegt sind, können
Sie den Blattnamen (Artikelliste) ändern. Falls es notwendig ist, berücksichtigen Sie
bitte den Putzverlust wie bei den Beispielartikeln.
5. In der Tabelle „Beispiel_Vorkalkulation“ ist ein Gericht vorkalkuliert, d.h. nachdem das
Schema ausgefüllt wurde und der Kalkulationsaufschlag Brutto unter 1.) eingetragen
wurde, errechnet das Schema den kalkulierten Preis.
6. In der Tabelle „Beispiel_Nachkalkulation“ ist ein Gericht nachkalkuliert, d.h. nachdem
das Schema ausgefüllt wurde und der Verkaufspreis (VKP) unter Bruttoverkaufspreis
(BVKP) eingetragen wurde, errechnet das Schema den aktuellen Wareneinsatz,
Deckungsbeitrag usw.
7. Im Tabellenblatt „Vorkalkulation_leer“ und „Nachkalkulation_leer“ finden Sie leere
Vorlagen, die Sie für Ihre Kalkulation nutzen können. Entscheiden Sie vorher, welches
Schema für Sie in Frage kommt.
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START Kalkulationen durchführen
8. Gehen Sie in das entsprechende Kalkulationsschema und kopieren sie dieses.
[Bearbeiten; Blatt verschieben/kopieren; Kopie erstellen anklicken; ans Ende stellen
auswählen; OK bestätigen]
9. Anschließend geben Sie dem Tabellenblatt einen neuen Namen (Hauptgerichte,
Dessert usw.).
10.WICHTIG: Bitte achten Sie bei der Eingabe von Text und Werten darauf, dass Sie
keine Formeln überschreiben!
11.Nun füllen Sie bitte folgende Felder die Sie benötigen aus:
o für: Restaurant, Bistro oder. ähnliches
o Name: Rinderfilet mit Broccoli und Kartoffeln
o Bemerkungen:
o Resonanz:
o Produktionsmenge (für Buffet - Kalkulationen gedacht)
o Name des Erstellers:
o Vorbereitungszeit:
o Nachbereitungszeit:
o HACCP:
o Sparte:
o Warengruppe:
12.Produkte
Geben Sie bitte die Artikelnamen so ein, wie Sie diese in der Artikelliste eingegeben
haben.
NEU ab der Version von August 2011!
Natürlich können Sie auch die Dropdownliste verwenden um die Artikel aus Ihrer
Artikelliste zu übernehmen.
Der Preis wird aus der Artikelliste übernommen. Alle Preisveränderungen in der
Artikelliste werden immer automatisch in der Kalkulation berücksichtigt.
13.Mengen
Geben Sie bitte die Mengen in Kilogramm (kg) oder Liter (Ltr.) ein. Bitte entscheiden
Sie sich für eine Variante. Am besten ist die Variante alles in kg zu berücksichtigen,
dadurch können dann auch besser Portionsberechnungen durchgeführt werden. Bitte
verzichten Sie im eigenen Interesse auf die Version Stück, da 1 Stück (Ei, Gurke,
Tomate) gleich zu setzen ist mit 1 kg/Ltr. bei den weiteren Berechnungen. Dies würde
bei den Portionsberechnungen zu falschen Ergebnissen führen.
Bitte im kg/Ltr. Format 0000,000 eingeben, da meist der Einkaufspreis auch in
kg/Ltr. in der Artikelliste berücksichtigt wird.
14.Einheit (EH)
bitte kg/Ltr. eingeben.
Version Vorkalkulation
15.Bitte geben Sie Ihren errechneten Kalkulationszuschlag unter das Feld 1.) neben
Kalkulationszuschlag [z32s6] ein.
16.Im Feld unter BVKP ist nun der berechnete Verkaufspreis, den Sie speisekartengerecht
und natürlich unter Berücksichtigung der Preispolitik und Nachfrageorientierung Ihrer
Gäste anpassen.
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Version Nachkalkulation
17.Bitte geben Sie Ihren aktuellen VKP aus Ihrer Speisekarte in das Feld BVKP [z36s7]
oder [G36]ein.
18.Jetzt wird der Wareneinsatz in %, der Deckungsbeitrag in € errechnet.
Hilfsrechnung Putzverlust in Gramm und %
In beiden Kalkulationsschemen ist eine Putzverlust Berechnung rechts neben dem
Kalkulationsschema vorhanden und bezieht sich auf den ersten Artikel. Ziel ist es, bei der
Berechnung des VKP auch den Verlust bei Lebensmitteln zu berücksichtigen. Sie haben
die Möglichkeit, entweder den Putzverlust in Prozent % [Vorkalkulation] oder in Gramm
[Nachkalkulation] zu berücksichtigen. Als Ergebnis erhalten Sie den neuen Preis pro
Kilogramm für diesen Artikel, den Sie je nach Notwendigkeit manuell dann in das
Kalkulationsschema eingeben können oder berücksichtigen Sie diesen direkt in der
Artikelliste bei dem Artikel.
Empfehlung
Bei jeder Veränderung der Speisekarte und Einsatz der Preispolitik bei den
Verkaufspreisen ist die Anwendung der Speisendiagnose hilfreich und sorgt für die
Berücksichtigung des Deckungsbeitrages und den Beliebtheitsgrad. Das Ziel der
Speisendiagnose ist es, den Deckungsbeitrag zu erhöhen und die Gewinner noch mehr zu
verkaufen. Eine NEUE Speisekarte zu gestalten ohne Anwendung der Speisendiagnose ist
aus wirtschaftlichen und nachfrageorientierten Gründen nicht ratsam. Mehr dazu
erfahren Sie im Konzept Speisendiagnose. Ein Excelschema um die Diagnose zu erstellen
ist ebenfalls vorhanden.
Wir sind für Sie da
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung der Kalkulation der Speisen – es
lohnt sich. Gerne können Sie uns bei Fragen kontaktieren.
Sie erreichen uns wie folgt:
F&B-Support
Postfach 300 205
47863 Willich
www.f-bsupport.de
Telefon 0700 – 95499410
Email: info@f-bsupport.de
o Bei der Umsetzung der Kalkulationen sind wir Ihnen auch gerne persönlich
behilflich.
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Screenshot:
Tabellenblatt: Beispiel Nachkalkulation Grundschema
Tabellenblatt: Beispiel Nachkalkulation Drop Down Artikel
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Tabellenblatt: Beispiel Nachkalkulation Drop Down Einheit
Beispiel Nachkalkulation mit Suchfunktion Rezepturen (Strg G Excelfunktion)
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Tabellenblatt: Beispiel Vorkalkulation
Tabellenblatt: Deckungsbeitragsrechnung Vergleich
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Tabellenblatt: Grundschema Rückkalkulation
Tabellenblatt: Grundschema Vorkalkulation mit Ermittlung des KF netto und brutto
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Tabellenblatt: Ermittlungs des GKZ
Tabellenblatt: Stammdaten
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Tabellenblatt: Artikelliste mit Berücksichtigung Putzverlust bei Bedarf
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