Die digitale Personalakte - d.velop AG
Die digitale Personalakte - d.velop AG
Die digitale Personalakte - d.velop AG
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dbs | personalakte<br />
digital business solution<br />
<strong>Personalakte</strong>
dbs | personalakte<br />
„Gerade vertrauliche Personaldokumente müssen besonders sicher und rechtlich einwandfrei auf-<br />
bewahrt werden – in der <strong>digitale</strong>n <strong>Personalakte</strong> der d.<strong>velop</strong> <strong>AG</strong>. Vergessen Sie überquellende<br />
Aktenschränke und Dokumentenchaos: die <strong>digitale</strong> <strong>Personalakte</strong> beschleunigt und automatisiert<br />
Personalprozesse und sorgt so für mehr Effizienz und Transparenz im gesamten Unternehmen.“<br />
<strong>Die</strong> digital business solution (dbs) | personalakte<br />
ist die Lösung für effizientes<br />
Personalmanagement. Sämtliche Personaldokumente,<br />
vom Vertrag bis hin zur<br />
Krankmeldung, werden an einer zentralen<br />
Stelle digital archiviert und stehen<br />
jedem berechtigten Mitarbeiter unmittelbar<br />
zur Verfügung. Und das sogar standortübergreifend<br />
– für eine schnellere<br />
Recherche und Auskunftsfähigkeit.<br />
<strong>Die</strong> <strong>digitale</strong> <strong>Personalakte</strong> bietet einen<br />
transparenten Überblick über alle Abläufe<br />
und bildet damit die Basis für die<br />
workflowgestützte Automatisierung von<br />
Personalprozessen. Dabei folgt auch<br />
die elektronische Akte den Grundsätzen<br />
der <strong>Personalakte</strong>nführung wie Transparenz,<br />
Richtigkeit, Zweckbindung und<br />
Vertraulichkeit. Sämtliche vorhandenen<br />
Der Mitarbeiter<br />
Lohn- und Gehaltsbuchhaltung<br />
LDAP<br />
Berechtigungen<br />
Mailsysteme<br />
<strong>Die</strong> <strong>digitale</strong> <strong>Personalakte</strong> führt die umfassenden Rahmenbedingungen und Schnittstellen zu<br />
anderen Bereichen und Systemen zusammen.<br />
Personalabteilung<br />
<strong>Personalakte</strong><br />
Papierhafte<br />
Altaktenbestände<br />
Interessengruppen,<br />
Betriebsrat,<br />
Prüfer<br />
Ablagestrukturen im Personalbereich<br />
werden dabei 1:1 im <strong>digitale</strong>n Aktenplan<br />
abgebildet.<br />
Transparent und sicher<br />
Egal, ob Sie vorhandene Papierdokumente<br />
einscannen oder direkt aus<br />
Softwareanwendungen oder Ihrem HR-<br />
System in das elektronische Personalarchiv<br />
abspeichern: <strong>Die</strong> <strong>digitale</strong> <strong>Personalakte</strong><br />
der d.<strong>velop</strong> <strong>AG</strong> bildet exakt die<br />
Aktenstrukturen ab, die Sie von Ihren<br />
klassischen Aktenordnern im Büro gewohnt<br />
sind. Dank der individuell festgelegten<br />
Berechtigungsstruktur und<br />
der sicheren Verschlüsselung ist dafür<br />
gesorgt, dass Unbefugte keinen Zugriff<br />
auf sensible Daten erhalten. GleichzeiGleichzeitig wird die Fehleranfälligkeit der Ablage<br />
minimiert, denn sobald neue Inhalte<br />
Personalinformationssystem<br />
Automatische<br />
Anbindung an<br />
weitere Systeme<br />
archiviert oder Informationen geändert<br />
werden, erweitert das <strong>digitale</strong> Archiv als<br />
Basis die Aktenstruktur automatisch um<br />
die entsprechenden Einträge.<br />
Standortunabhängig<br />
Es spielt keine Rolle, ob eingehende<br />
Unterlagen direkt am Arbeitsplatz des<br />
jeweiligen Mitarbeiters eingescannt<br />
werden oder ob sie verteilt auf mehrere<br />
Standorte erfasst und an eine zentrale<br />
Personalabteilung übermittelt werden<br />
– die <strong>digitale</strong> <strong>Personalakte</strong> der d.<strong>velop</strong><br />
<strong>AG</strong> befindet sich in beiden Szenarien<br />
bereits vielfach erfolgreich im produktiven<br />
Einsatz.<br />
Schneller auskunftsfähig<br />
<strong>Die</strong> Nutzung der <strong>digitale</strong>n <strong>Personalakte</strong><br />
beschleunigt die Abwicklung der<br />
In der intuitiven Benutzeroberfläche werden alle Akten und Strukturen exakt so<br />
abgebildet, wie Sie es aus der täglichen Arbeit gewohnt sind.
dbs | personalakte<br />
Vorteile der <strong>digitale</strong>n <strong>Personalakte</strong><br />
Ablage<br />
Recherche<br />
Sicherheit<br />
HR-Prozesse und sorgt für mehr Effizienz<br />
in den Abläufen. Darüber hinaus<br />
werden Verwaltungskosten reduziert<br />
und die Auskunftsfähigkeit wird erhöht.<br />
Denn auch noch nach Jahren stehen<br />
alle Details beliebiger Akten dank der<br />
anwenderfreundlichen Suchfunktion in<br />
Akte<br />
Papierakte Digitale Akte<br />
• Originaldokumente und Akten<br />
• Gefahr der Fehlablage<br />
• Keine Ablage möglich, wenn<br />
Akte im Geschäftsgang<br />
• Platzintensive Ablage<br />
• An einem Ort<br />
• Von einem Anwender<br />
• Nach einem Kriterium<br />
• Keine Zugriffsbeschränkung<br />
innerhalb der Akte<br />
• Gefahr von Aktenverlust,<br />
Entwendung, Beschädigung<br />
• Mehrere Versionen (z. B.<br />
Handakten)<br />
Aktenplan Dokumente<br />
<strong>Die</strong> <strong>digitale</strong> <strong>Personalakte</strong> bildet exakt die etablierte individuelle Ablage-<br />
struktur der Personalabteilung eines Unternehmens ab.<br />
Ordnungskriterien<br />
z. B. Personalnummer,<br />
Adresse …<br />
Dokumentarten<br />
z. B. Rechnungen,<br />
Urlaubsantrag,<br />
Arbeitsvertrag<br />
• Gescannte Dokumente<br />
• Direkte Ablage von Dokumenten<br />
• Vereinfachung von Massenablage<br />
• Vermeidung von falsch abgelegten<br />
Akten<br />
• Von beliebigem Ort<br />
• Von beliebig vielen Personen<br />
• Komfortable Suchmöglichkeiten<br />
• Aktenzugriff über Profile<br />
• Vermeidung von Aktenverlust<br />
• Keine Manipulationsmöglichkeiten<br />
• Einheitlicher aktueller Aktenbestand<br />
Sekundenschnelle praktisch auf Knopfdruck<br />
wieder zur Verfügung. Und das sogar<br />
standortübergreifend – egal, wo Sie<br />
sich gerade befinden. In der Kombination<br />
mit weiteren d.<strong>velop</strong>-Lösungen wie z. B.<br />
dem elektronischen Vertragsmanagement<br />
lässt sich der Funktionsumfang<br />
Eingehende Dokumente (Erfassung)<br />
MS Office<br />
Klassifizierung /<br />
Vergabe von<br />
Ordnungskriterien<br />
E-Mail HR-Lösungen<br />
Ablage im<br />
<strong>digitale</strong>n Archiv<br />
Briefpost<br />
Rechtlich einwandfrei<br />
• Einhaltung von Aufbewahrungsfristen<br />
• Automatisierte Berücksichtigung<br />
gesetzlich vorgeschriebener<br />
Löschfristen<br />
modular erweitern und gezielt anpassen.<br />
Für eine individuelle und professionelle<br />
Beratung stehen Ihnen die<br />
Experten der d.<strong>velop</strong> <strong>AG</strong> gerne mit ihrem<br />
Know-how zur Verfügung. Fordern Sie<br />
uns!<br />
<strong>Die</strong> <strong>digitale</strong> <strong>Personalakte</strong> der d.<strong>velop</strong> <strong>AG</strong> optimiert die Prozesse im Personalmanagement und stellt sämtliche<br />
Dokumente blitzschnell an jedem Ort zur Verfügung.<br />
Automatische Ablage in<br />
<strong>digitale</strong>n <strong>Personalakte</strong>n<br />
Validierung<br />
Anmerkungen<br />
Bearbeitung<br />
Workflows<br />
Bequeme Recherche<br />
PC-Arbeitsplatz
dbs | personalakte<br />
Technisch up to date<br />
• Einhaltung der gesetzlichen Datenschutzrichtlinien<br />
und Archivierungspflichten<br />
• Sichere 256-Bit-AES-Verschlüsselung (Advanced<br />
Encryption Standard)<br />
Einfach in der Anwendung<br />
• Einfache Ablage von Dokumenten aus führenden<br />
Systemen heraus<br />
• Automatische Zuordnung neuer Dokumente in die<br />
bestehende Aktenstruktur<br />
• Geringer Nutzungsaufwand<br />
• Beschleunigung der Personalprozesse durch <strong>digitale</strong><br />
Workflows<br />
<strong>Die</strong> d.<strong>velop</strong> <strong>AG</strong> mit Sitz im nordrhein-<br />
westfälischen Gescher ist ein inno-<br />
vatives und dynamisches IT-<strong>Die</strong>nstleistungsunternehmen,<br />
das sich auf die<br />
Themen Enterprise Content Management<br />
(ECM), <strong>digitale</strong> Archivierung, Dokumenten-<br />
und Workflow-Management<br />
sowie Knowledge-Management konzentriert.<br />
Seit 1992 steht der Name<br />
<strong>AG</strong><br />
Ein Unternehmen der d.<strong>velop</strong>-Gruppe<br />
Schildarpstraße 6–8<br />
48712 Gescher<br />
Fon +49 2542 9307-0<br />
Fax +49 2542 9307-20<br />
www.d-<strong>velop</strong>.de<br />
info@d-<strong>velop</strong>.de<br />
d.<strong>velop</strong> für Effizienz, Kreativität und<br />
Erfolg. Als führender Anbieter im ECM-<br />
Markt entwickeln wir Lösungen für Industrie,<br />
Handel, Logistik, Banken, Versicherungen,<br />
öffentliche Verwaltungen,<br />
Healthcare und weitere Branchen. Mit<br />
kompetenten Mitarbeitern und Partnern<br />
schaffen wir gemeinsam kundenorientierte<br />
Lösungen, die Unternehmen aller<br />
• Separates <strong>digitale</strong>s Archiv pro Mandant möglich<br />
• Klare, sichere Berechtigungsstruktur<br />
• Temporäre Berechtigungsübergabe per Mausklick<br />
• Volltextverschlagwortung der Dokumente<br />
• Individuell strukturierte <strong>Personalakte</strong>n<br />
• Aktenansicht mit praktischer Such- und Preview-<br />
funktion<br />
• Index- und Volltextsuche über das gesamte Archiv<br />
direkt am Arbeitsplatz<br />
Größen und Branchen helfen, ihre Geschäftsprozesse<br />
zu optimieren und sich<br />
so erfolgreich im Markt zu etablieren.<br />
Solides kaufmännisches Handeln sowie<br />
partnerschaftliche Zusammenarbeit sind<br />
die Grundlagen unserer Arbeit. <strong>Die</strong> dbs |<br />
personalakte ist eine von zwölf etablierten<br />
Standardlösungen der d.<strong>velop</strong> <strong>AG</strong>.<br />
Stand: November 2010. Alle Rechte und Änderungen vorbehalten. <strong>Die</strong> tatsächliche Realisierung der Lösung ist unternehmensspezifisch und kann von den beschriebenen Funktionen abweichen.
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