WIRTSCHAFT+MARKT 4/2016
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48 | W+M RATGEBER FINANZEN<br />
Elektronische Rechnung<br />
Versäumnisse bei der<br />
Datensicherung<br />
können fatale Folgen haben<br />
Fakt ist: Der elektronische Rechnungsversand<br />
kann den Unternehmen viel<br />
Zeit und Geld sparen. Immerhin reduzieren<br />
sich Arbeitsaufwand und Portokosten<br />
deutlich. Doch wer auf die sogenannte<br />
eRechnung setzt, darf bei der Archivierung<br />
keine Fehler machen, denn dies kann später<br />
unter Umständen fatale finanzielle Folgen<br />
haben. Besonders wichtig: Jede elektronische<br />
Rechnung muss genau wie die<br />
Papierform zehn Jahre lang unverändert<br />
aufbewahrt werden und nachlesbar sein.<br />
Seit Anfang 2015 geben die „Grundsätze<br />
zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung<br />
von Büchern, Aufzeichnungen<br />
und Unterlagen<br />
in elektronischer Form sowie<br />
zum Datenzugriff“,<br />
kurz GoBD, den rechtlichen<br />
Rahmen für die<br />
eRechnung vor. Briefe<br />
und Belege müssen<br />
ZUR PERSON<br />
Anet Jehmlich ist Diplom-<br />
Kauffrau, Steuerberaterin und<br />
Geschäftsführerin bei der HLB Dr.<br />
Schumacher Leipzig GmbH. Ihre Tätigkeitsschwerpunkte<br />
liegen in der Erstellung<br />
von Jahresabschlüssen und<br />
betrieblichen Steuererklärungen, der<br />
Begleitung bei steuerlichen Außenprüfungen<br />
sowie im Erbschaft- und Schenkungsteuerrecht<br />
und der steuerlichen<br />
Beratung von Privatpersonen.<br />
HLB Deutschland ist ein 1972 gegründetes<br />
Netzwerk von 20 selbstständigen<br />
und unabhängigen Wirtschaftsprüfungs-<br />
und Steuerberatungsgesellschaften<br />
an 34 Standorten in Deutschland.<br />
beispielsweise im<br />
empfangenen Format<br />
aufbewahrt werden; bei<br />
Konvertierung in ein firmeneigenes<br />
System sind beide Versionen zu<br />
archivieren. Eine PDF-Datei der Rechnung<br />
ist am sichersten, denn der Unternehmer<br />
muss garantieren, dass die Rechnung nicht<br />
verändert wurde. Wer die eingehenden<br />
Rechnungen ausdruckt und nur die Papierform<br />
aufbewahrt, kann rückwirkend den<br />
Vorsteuerabzug verlieren. In zehn Jahren<br />
kann da eine beträchtliche Summe zusammenkommen.<br />
Für den Rechnungseingang<br />
empfehle ich eine zentrale E-Mail-Adresse<br />
wie „rechnung@musterfirma.de“. Wichtig<br />
ist auf jeden Fall auch eine regelmäßige Datensicherung.<br />
Die Vorteile der<br />
eRechnung indes<br />
liegen auf der Hand:<br />
Jeder Berechtigte kann<br />
zentral darauf zugreifen,<br />
muss also nicht erst umständlich<br />
die Belege im Archiv<br />
suchen. Zudem muss kein Papierarchiv<br />
mehr geführt werden, was<br />
der Umwelt und dem Platzanspruch in<br />
den Firmenräumen gleichermaßen zugutekommt.<br />
Außerdem fallen für den Rechnungsversand<br />
keine Portokosten mehr an<br />
und eingehende Rechnungen müssen nicht<br />
manuell eingescannt werden. Vor allem für<br />
Unternehmen, die viele Belege haben und<br />
häufig darauf zugreifen müssen, lohnt sich<br />
die eRechnung. Unternehmen, die zudem<br />
eine automatisierte Verarbeitung aller Rechnungsdaten<br />
einführen, profitieren besonders.<br />
Dabei werden alle Rechnungen automatisch<br />
in der firmeneigenen Buchhaltung<br />
erfasst und weiterverarbeitet.<br />
<br />
Anet Jehmlich<br />
Fotos: leszekglasner/fotolia.com (oben), phyZick/fotolia.com (unten), HLB (Mitte)<br />
<strong>WIRTSCHAFT+MARKT</strong> | 4/<strong>2016</strong>
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