Ausmisten am Jahresanfang

Ausgabe 4/16 • KW 5
onkret
G48738
pdl.k ambulant
Der praxisnahe Informationsdienst für die Leitung von ambulanten Pflegediensten
Pflege bleibt eine
Dauer-Baustelle
Lie b e Les erin ,
lieber Leser,
bestimmt sind auch
Sie schon dabei, sich einen Plan zu
machen, was Sie in diesem Jahr alles
erledigen müssen, damit Sie die Änderungen,
die sich 2017 aus dem Pflegestärkungsgesetz
II ergeben, in Ihrem
Pflegedienst umsetzen können. Das ist
gut, denn somit stellen Sie noch in diesem
Jahr die Weichen für den wirtschaftlichen
Erfolg Ihres Pflegedienstes.
Doch kaum haben Sie sich an das
Pflegestärkungsgesetz II gewöhnt,
müssen Sie sich schon mit dem Pflegestärkungsgesetz
III befassen, denn der
Reformeifer der großen Koalition in
Berlin findet kein Ende – zumindest
nicht, was unsere Pflegebranche betrifft.
Im Frühjahr 2016 soll der 3. Teil
des Pflegestärkungsgesetzes folgen.
Ziel der Aktivitäten rund um das Pflegestärkungsgesetz
III ist es, dass die
Pflege zu den Landkreisen und Gemeinden
zurückkehrt. Konkret heißt
das, dass die Kommunen wieder stärker
in die Pflege eingebunden werden. Wir
werden Sie auf dem Laufenden halten,
wie es mit dem Pflegestärkungsgesetz
III weitergeht.
Mit den besten Wünschen
Ihre
Annett Urban
Chefredakteurin pdl.konkret ambulant
Dieser Info-Dienst
wird herausgegeben
vom PPM PRO Pflege
Management Verlag
Besuchen Sie unseren Exklusivbereich
im Internet unter:
www.ppm-online.org/pdl
NEWS
4 neue Infokarten unterstützen Sie
bei der Kundenberatung
Wenn Ihre Kunden beispielsweise
unter Harn- oder Stuhlinkontinenz
leiden oder aus
anderen Gründen Hilfsmittel für ein einfacheres
Leben benötigen, sind diese
sehr dankbar, wenn Sie von Ihnen zur
optimalen Hilfsmittelversorgung beraten
werden. Bei einigen Pflegeproblemen
sind Sie, beispielsweise auf Grundlage
des Expertenstandards, auch
verpflichtet Ihre Kunden zu beraten.
Doch manchmal ist es gar nicht so einfach,
an gutes Informationsmaterial zu
kommen. Daher ist es sehr erfreulich,
dass der Bundesverband Medizintechnologie
(BVMed) 4 neue Infokarten zum
Thema „Hilfsmittelversorgung für Patienten“
herausgegeben hat, die Sie für
Ihre Kundenberatung ganz hervorragend
nutzen können.
Infokarten für Ihre Beratungsarbeit
Folgende 4 Informationskarten zur
Hilfsmittelversorgung können Sie sich
für Ihre Kundenberatung kostenlos herunterladen:
1. Stomaversorgung (Stuhl- oder Harnableitung)
In dieser Ausgabe:
2. Ableitende Kontinenzversorgung
3. Intermittierender Katheterismus
4. Rechtliche Grundlagen zur Hilfsmittelversorgung
Verordnung von Verbandmitteln
Bei der Verordnung von Verbandmitteln
kommt es manchmal zu Problemen –
dann etwa, wenn ein Arzt der Ansicht
ist, dass bestimmte Verbandmittel nicht
verordnungsfähig sind. Damit Sie stets
auf dem neuesten Stand sind, können
Sie die 4. oben genannte Infokarte der
BVMed zum Thema nutzen. Darauf finden
Sie aktuelle Informationen zu den
gesetzlichen Grundlagen und Hinweise
für die Erstattung und Verordnung von
Verbandmitteln sowie deren Definition.
Hier können Sie sich die Infokarten
kostenlos herunterladen
Die Infokarten können Sie nicht nur Ihren
Pflegekunden übergeben, sondern
auch für Ihre eigene Arbeit nutzen. Alle
genannten aktuell veröffentlichten
Infokarten der BVMed können Sie sich
unter www.bvmed.de (Publikationen –
Infokarten) kostenlos herunterladen. •
Medizin & Pflege: „Was genau ist Sterbehilfe und was bedeutet
die jetzige rechtliche Lage für uns als Pflegkräfte?“. . . . . . . . . . . . . . . . . Seite 3
Kunden & Angehörige: Fahrservice für Kunden: Lassen Sie sich
zunächst mit diesem Musterbrief von strengen Auflagen befreien . . . . . Seite 4
Qualitätssicherung: Expertenstandard „Chronische Wunden“: Nutzen
Sie dieses Muster für Ihre eigene Verfahrensanweisung. . . . . . . . . . . . . . Seite 5
Mitarbeiterführung: Sichtbare Piercings dürfen (und sollten!)
Sie verbieten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seite 6
Organisation & Management: QM-Handbuch, Dokumentation,
Archiv: Am Jahresanfang ist Sichten und Ausmisten angesagt . . . . . . . . Seite 7
Alles, was Recht ist: Die große Übersicht: Diese gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
gelten für Ihre Pflege- und Geschäftsunterlagen . . . . Seite 8
www.ppm-online.org pdl.konkret ambulant 4/16 • 4. Februar 2016 1

Geht Ihnen das auch so? Zu Beginn
des Jahres wird das Archiv aufgeräumt
und in diesem Zusammenhang
fragen Sie sich immer wieder
aufs Neue, ob es wirklich erforderlich ist,
derart viele Dokumente aufzubewahren.
Wir zeigen Ihnen in dieser Ausgabe, wie
Sie es vermeiden können, in Dokumenten
zu versinken.
So können Sie mit dem Aufräumen
und Sichten beginnen
Wenn Sie nun planen, Übersicht über die
in Ihrem Pflegedienst vorliegenden Dokumente
zu bekommen, sollten Sie sich
von allen Mitarbeitern alle Dokumente
– egal, ob in Papier oder digital – vorlegen
lassen. Sie werden sich wundern, was
alles in Ihrem Pflegedienst in den unterschiedlichsten
Versionen im Umlauf ist.
Schauen Sie unbedingt auch in allen
Schränken, auf Pinnwänden, in Regalen
etc. nach, ob sich weitere Formulare finden
lassen. Die nun gesammelten Formulare
sollten Sie den einzelnen Ebenen
zuordnen und prüfen, ob sie tatsächlich
erforderlich sind. Leitfragen hierbei sind:
1. Ist das Dokument aktuell?
2. Gibt es eine vertragliche oder gesetzliche
Grundlage für das Dokument?
3. Ist das Dokument wichtig für Ihre
Kunden, z. B. weil es Abläufe regelt
oder Muster für den Kostenvoranschlag
ist?
4. Benötigen Ihre Mitarbeiter das Dokument,
z. B. Dienstanweisung oder
Checkliste für die Dienstwagennutzung?
5. Muss das Dokument überarbeitet
werden?
6. Existiert eine andere Version des
Dokumentes? (Es sollte immer nur
eine gültige Version geben!)
Räumen Sie auch Ihr Archiv auf
Wenn Sie nun alle in Ihrem Pflegedienst
kursierenden Formulare genau geprüft
und auf den aktuellen Stand gebracht
haben, können Sie Ihren Schwung nutzen
und gleich auch Ihr Archiv aufräumen.
Doch Achtung: Sie müssen vielfältige
rechtliche Grundlagen beachten.
Diese finden sich in unterschiedlichen
Gesetzes- und Vertragstexten. Am weitesten
verbreitet und bekannt sind die
Aufbewahrungsfristen für Dokumente
und Daten nach Handels- und Steuerrecht.
Daneben gibt es aber auch branchen-
oder anwendungsspezifische Aufbewahrungspflichten
für Dokumente.
Für Sie sind insbesondere Ihre Verträge
mit den Kranken- und Pflegekassen zu
beachten. Bevor Sie Dokumente wegwerfen,
sollten Sie daher unbedingt prüfen,
was Sie mit den Kranken- und Pflegekassen
zu diesem Thema vertraglich
vereinbart haben.
Uneinheitliche Aufbewahrungsfristen
stiften Verwirrung
Am Anfang eines Jahres nehme ich mir
stets vor, meine Unterlagen auszusortieren,
damit ich endlich wieder Ordnung
in meinem Büro habe. Wenn ich mir
dann einen Überblick über alle Unterlagen
verschafft habe und diese zugeordnet
habe, bin ich verunsichert, wie lange
ich einzelne Unterlagen aufbewahren
muss, weil die Aufbewahrungsfristen so
uneinheitlich sind.
pdl. konkret
ambulant
ORGANISATION & MANAGEMENT
QM-Handbuch, Dokumentation, Archiv: Am Jahresanfang
ist Sichten und Ausmisten angesagt
Tipp: Erstellen Sie eine Liste mit
Dokumenten aus Ihrem Pflegedienst,
die Sie überarbeiten müssen. Diese
können Sie je nach Dringlichkeit
dann von Ihrem Qualitätszirkel aktualisieren
lassen.
Die Aufbewahrungsfristen betragen in
der Regel zwischen 3 und 10 Jahren. Auf
der sicheren Seite stehen Sie, wenn Sie
alle Unterlagen 10 Jahre aufbewahren,
aber nicht jeder Pflegedienst hat die
Möglichkeit und den Platz dazu. Daher
finden Sie auf Seite 8 eine große Übersicht,
in der Sie die wichtigsten gesetzlichen
Aufbewahrungsfristen für Ihre
Pflege- und Geschäftsunterlagen finden.
Beachten Sie, dass diese Übersicht nicht
abschließend ist und Sie etwaige für Ihren
Pflegedienst individuelle Regelungen
beachten müssen.
Vorsicht: Sonderfall
Pflegedokumentation
Denn nach Ablauf dieser Frist können
sich die Krankenkassen und Sie sich auf
die Verjährung der gegenseitigen Ansprüche
aus den Abrechnungen berufen.
Deshalb müssen Schriftstücke nach dem
Heim- und Datenschutzgesetz nicht länger
als 5 Jahre aufbewahrt werden. Dennoch
sollten Sie diese für Ihre eigene
Beweissicherung länger aufbewahren.
Begehung eines Pflegefehlers
Die Pflegedokumentation dient dem Patienten
als Beweiserleichterung, falls
dieser vor Gericht gegen den Pflegedienst
oder einzelne Pflegekräfte klagt.
Die Möglichkeit zu klagen besteht im
schlimmsten Fall bis zu 30 Jahre nach
Verursachung eine Pflegefehlers.
Umkehr der Beweislast
zu Ihren Ungunsten
Wenn die Dokumentation nicht mehr
auffindbar oder lückenhaft ist, kann dies
ggf. zur Umkehr der Beweislast führen.
Fortsetzung auf Seite 8
Impressum
pdl.konkret ambulant für die Leitung von ambulanten Pflegediensten
erscheint 14-täglich im
Verlag PRO PflegeManagement
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Rabatt. pdl.konkret ambulant ist steuerlich immer voll absetzbar, wenn
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Annett Urban, Norderstedt
Kathrin Righi, Bonn
Katharina Kräbber, Bonn
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Hamburg; RA Christian Schuler, Hamburg
Holger Hellendahl, Neuss
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Rechte vorbehalten. ISSN: 1438-1443. Umwelthinweis: Das Papier dieser
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pdl. konkret
ambulant
Fortsetzung von Seite 7
Das bedeutet: Der Patient muss nicht
beweisen, dass Sie schuldhaft einen
Pflegefehler begangen haben und dieser
bei ihm einen Schaden verursacht hat.
Vielmehr müssen Sie dann beweisen,
dass Sie den Patienten ordnungsgemäß
aufgeklärt und gepflegt haben. Dies ist
ohne die Dokumentation naturgemäß
kaum möglich.
Geringes Risiko, dafür
hohe Lagerungskosten
In der Praxis jedoch ist das Risiko, nach
10 oder mehr Jahren verklagt zu werden,
sehr gering. Dem stehen reale Kosten für
eine 30-jährige Lagerung von Dokumenten
gegenüber, wie etwa die Anmietung
hinreichend großer Kellerräume.
Zudem müssen die Dokumente bei jedem
Umzug transportiert und sortiert
werden. Eine – freilich aufwendige – Alternative
wäre die Digitalisierung der
Dokumente.
Folglich sollte im Regelfall eine 10-jährige
Archivierung der Pflegedokumentation
ausreichen. Wenn es allerdings
bei der Pflege zu Komplikationen gekommen
ist, die auf einen Pflegefehler
hindeuten könnten, sollten die betreffenden
Unterlagen gesondert in einem
Ordner 30 Jahre aufbewahrt werden.
Ablauf und Ende der Aufbewahrungsfrist
Grundsätzlich endet die gesetzliche Aufbewahrungsfrist
immer erst mit Ablauf
des Kalenderjahres, in dem das jeweilige
Dokument erstellt worden ist, d. h. 2016
können Sie archivierte Dokumente entsorgen,
die aus dem Jahr 2005 oder früher
stammen. Ganz wichtig: Nur abgeschlossene
Vorgänge dürfen vernichtet
werden.
In den nächsten Ausgaben:
◗ Qualitätssicherung: Warum Sie
mit einem Qualitätszirkel die
Qualität steigern können
◗ Alles, was Recht ist: Welche Betreuungs-
und Entlastungsleistungen
Sie jetzt planen sollten
◗ Pflege & Medizin: Das sind die
10 häufigsten Erkrankungen im
Alter
Die große Übersicht: Diese gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
gelten für Ihre Pflege- und Geschäftsunterlagen
Aufbewahrungsdauer
3 Jahre
5 Jahre
6 Jahre
10 Jahre
Dokument
◗ Abmahnungen
◗ Arbeitsverträge
◗ Besprechungsprotokolle
◗ Fortbildungsnachweise
◗ Gesprächs- und Telefonnotizen
◗ Patientenpflegedokumentation (SGB XI) – beachten Sie
unbedingt Ihre Verträge mit den Krankenkassen!
◗ Mitarbeiterakten einschl. Arbeitsvertrag
◗ Patientenpflegedokumentation (SGB V) – beachten Sie unbedingt
Ihre Verträge mit den Krankenkassen!
◗ Dienst- und Tourenpläne
◗ Aktenvermerke
◗ Bankbürgschaften
◗ Beschwerdemanagement
◗ Darlehensunterlagen
◗ Fahrtkostenerstattungsunterlagen
◗ Finanzberichte
◗ Geschäftsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften)
◗ Geschenknachweise
◗ Kalkulationsunterlagen
◗ Kreditunterlagen (nach Ablauf des Kreditvertrages)
◗ Lohnbelege
◗ Mahnungen und Mahnbescheide
◗ Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrages)
◗ Pflegeverträge
◗ Schadensunterlagen
◗ Schriftverkehr mit Kranken- und Pflegekassen
◗ Telefonkostennachweise (soweit nicht Buchungsbelege)
◗ Versicherungspolicen
◗ Abrechnungsunterlagen mit den Kranken- und Pflegekassen
◗ Ausgangs- und Eingangsrechnungen / Bankbelege /
Buchungsbelege / Quittungen
◗ Bilanzen / Bilanzunterlagen
◗ Betriebskostenabrechnung
◗ Fahrtenbücher
◗ Geschäftsberichte
◗ Gehaltsabrechnungen, -listen
◗ Jahresabschlüsse / Gewinn- und Verlustrechnung
(Jahresrechnung)
◗ Handelsbücher
◗ Handzeichenliste
◗ Kassenberichte / Kassenbücher und -blätter
◗ Kontoauszüge
◗ Kopien von Verordnung HKP
◗ Lieferscheine
◗ Lohnsteueranmeldung
◗ Nachweise „Beratungsbesuch nach § 37,3 SGB XI“
◗ Nachweis über qualitätssichernde Maßnahmen,
z. B. Fortbildungspläne, alte Versionen von Dokumenten
aus dem Qualitätsmanagement-Handbuch
◗ Reisekostenabrechnungen
◗ Schweigepflichterklärungen
◗ Rechnungen
◗ Spendenbescheinigungen, Steuererklärungen und
-unterlagen
◗ Vermögensverzeichnis
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8 pdl.konkret ambulant 4/16 • 4. Februar 2016 www.ppm-online.org