der WirTschAfTsführer - Richard Boorberg Verlag

14 PRaxIS
Der Wirtschaftsführer 1.2013
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Hier hilft nur eins: Knowledge-Management – der „organisierte, systematische
und kontrollierte Umgang mit der Ressource Wissen“.
man unter Wissensmanagement den „organisierten,
systematischen und kontrollierten
Umgang mit der Ressource Wissen“
1 verstehen.
Knowledge Management ist vom sogenannten
Informationsmanagement zu unterscheiden.
Information ist nicht gleich
Wissen, Information ist vielmehr die
Voraussetzung für die Generierung von
Wissen. Ein Beispiel: Die Aussage, dass
die Außentemperatur –20° C beträgt, ist
lediglich eine Information. Erst die Erfahrung
sagt uns, dass es bei dieser Temperatur
sehr kalt ist und man sich warm
anziehen sollte. Wissen ist also kontextbezogene
Information, die man durch
Lernprozesse erlangt.
Informationsmanagement beschäftigt
sich demzufolge mit der Ermittlung und
Bereitstellung bedarfsgerechter Informationen
mithilfe von Informationssystemen.
Wissensmanagement dagegen
mit der Bereitstellung, Verteilung und
Nutzung von Wissen, also von Erfahrungen,
Kenntnissen und Fähigkeiten der
Mitarbeiter. 2 Dass die Grenzen zwischen
den beiden Disziplinen oft verschwimmen
bzw. sich überschneiden, liegt auf
der Hand. Informationsmanagement wird
daher auch oft als ein Teilbereich des
Wissensmanagements verstanden. 3
Gerade in sogenannten „wissensintensiven“
Berufen, zu denen der Anwaltsberuf
unzweifelhaft gehört, ist Wissensmanagement
von immenser Bedeutung. Schafft
es eine Kanzlei, ihr „Wissen“ systematisch
und kontinuierlich zu sammeln, zu
organisieren und zu verteilen, lassen sich
daraus wesentliche Wettbewerbsvorteile
ableiten. Ziel muss es sein, eine aktuelle,
vollständige, umfassende und einfach zu
handhabende Wissenssammlung zur Verfügung
zu stellen. Und das ist gar nicht
so einfach, wie es auf den ersten Blick
scheinen mag.
Vorteile des Knowledge managements
Die Vorteile eines funktionierenden
Knowledge Managements sind eigentlich
offensichtlich. Warum sollte das Rad
denn auch jedes Mal neu erfunden werden?
Kann man auf bereits Vorhandenes
zurückgreifen, zum Beispiel ein Vertragsmuster
oder eine Schriftsatzvorlage, so
führt dies zu erheblichen Effizienzsteigerungen.
Werden bewährte Vorgehensweisen
vereinheitlicht und systematisiert
sowie zentral archiviert und zugänglich
gemacht, können Mandate bei gleichbleibend
hoher Qualität zügiger bearbeitet
werden.
Aber auch Gutachten, Vermerke und
sonstige Dokumente, die in der Beratung
entstanden sind, sollten systematisch
gesammelt werden. Kann ein Anwalt für
die Beantwortung einer Rechtsfrage auf
das frühere Gutachten eines Kollegen zurückgreifen,
erleichtert das seine Arbeit
erheblich.
Eine gute Know-how-Sammlung unterstützt
zudem die Einarbeitung neuer und
unerfahrener Kollegen in ihr Rechtsgebiet.
Nicht zuletzt ist Wissensmanagement
aber auch eine Möglichkeit, dem
Know-how-Verlust durch ausscheidende
Mitarbeiter entgegenzuwirken.
Im Ergebnis generiert ein erfolgreiches
Wissensmanagement zum einen Kostenvorteile
für die Kanzlei und trägt zum anderen
zur Gewinnung und Bindung von
Mandanten, aber auch von qualifizierten
Mitarbeitern bei.
die tägliche arbeit
Jedes Rechtsgebiet stellt andere Anforderungen
an die Organisation und
Gestaltung des Wissensmanagements.
Während für Gesellschaftsrechtler die
Erstellung, Sammlung und Pflege von
Musterverträgen essentiell ist, steht für
die Mitglieder meines Teams die Sammlung
von Beispieldokumenten, z. B. von
Fusionskontrollanmeldungen, und das
Bereitstellen von Dokumentvorlagen im
Vordergrund.
Um die notwendigen Dokumente an einem
zentralen Ort zur Verfügung stellen
zu können, verfügt die Kanzlei über eine
Knowledge Management Datenbank. Jeder
Practice Area kann hier ein eigener
Bereich zugeteilt werden. Die inhaltliche
Konzeption der Datenbank für meine
Practice Area war zu Beginn meiner
Tätigkeit meine vordringlichste Aufgabe.
Der Aufbau der Datenbank musste im
Hinblick auf die Bedürfnisse der Anwälte
entwickelt werden. Dabei war es wichtig,
eine Struktur zu finden, die das Auffinden
der Dokumente möglichst einfach
macht. Mittlerweile geht es in erster
Linie darum, die Datenbank mit Inhalten
zu füllen.
Hier liegt auch die größte Herausforderung.
Knowledge Management ist ein
„Nebengeschäft“. Die Anwälte, die durch
die Mandatsarbeit sehr stark gebunden
sind, nehmen das Knowledge Management
häufig nur am Rande wahr. Zwar
ist die Bedeutung eines erfolgreichen
Knowledge Managements für die Wettbe-