Besuchermanagementsystem - MADA - Marx Datentechnik GmbH

Besuchermanagement
Besuchermanagement
fl exibel • professionell • kundenspezifi sch

Besuchermanagement BM 10 - die sichere und komfortable Lösung für die
Verwaltung und Organisation von Besuchern und Fremdarbeitskräften
• Besucher und Fremdarbeiter verwalten
• individuelle Empfangsregelung
• effi zienter und komfortabler Workfl ow
• Zutritt generieren und kontrollieren
• Stammdaten archivieren
• Anwesenheit nachvollziehen
• Besucherausweise drucken
• automatisch an- und abmelden
BM10
Mit dem standortübergreifend und komfortabel einsetzbaren
Besuchermanagement BM10 bieten wir Ihnen nun eine optimale
Lösung, Ihren Empfang oder Ihre Pforte auf aktuelle Sicherheitsanforderungen
anzupassen. Mit der Besucherverwaltung
BM10 gelingt es Ihnen auf einfache Art und Weise, Besuchsvorgänge
digital zu implementieren und zu verarbeiten. Durch die
Voranmeldung der Besuche über das Personal wird Ihre Pforte
entlastet und gibt zusätzlich dem Mitarbeiter die Möglichkeit, auf
Änderungen beim Besuchstermin unmittelbar und fl exibel zu reagieren.
Die eingegebenen Daten werden sofort an der Pforte sichtbar,
somit ist es Ihrem Empfangspersonal zu jeder Zeit ersichtlich,
welcher Besuch erwartet wird. Ist ein Besuch einmal nicht angemeldet,
kann dieser im laufenden Betrieb eingepfl egt und
verwaltet werden.
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Auf den ausgegebenen Besucherausweisen können Sie alle
Besucher auf Ihrem Firmengelände erkennen und wenn gewünscht,
in die bestehende Infrastruktur wie Zutrittskontrolle
oder Kantinenabrechnung einbinden.
Auch die Verwaltung von Fremdarbeitskräften und Leiharbeitern
ist mit dem Besuchermanagement BM10 kein Problem.
Durch die Ausstattung mit RFID-Ausweisen können Fremdarbeitskräfte,
Leiharbeiter und Besucher einfach in die bereits vorhandenen
Systeme mit eingebunden werden. Mit Hilfe der Archivfunktion
können Sie im Nachhinein die Aufenthaltszeit sowie
den Aufenthaltsort eines Besuchers nachvollziehen.
Das Besuchermanagement ist das Fundament, welches Sie Ihrer
Unternehmensinfrastruktur in den Bereichen Organisation
und Besucherverwaltung zugrunde legen.

Besuchermanagement
und Organisation:
Das Besuchermanagementsystem ist ein
integriertes, standortübergreifendes Softwaresystem.
Es besteht aus mehreren,
kundenspezifi sch angepassten Komponenten.
Zum einen aus dem BM-Client,
welcher an Ihrer Pforte bzw. Ihrem Empfang
zum Einsatz kommt.
Der BM-Client wird ergänzt durch das
optional integrierbare BM-Webinterface,
über welches die fi rmeneigenen Mitarbeiter
komfortabel Ihre Besucher beim
Empfang bzw. an der Pforte voranmelden
können. Die Integration des Webinterface
erfolgt beispielsweise über Ihr bestehendes
Firmenintranet. Nutzen Sie dieses
Feature zur Erzeugung größtmöglicher
Effi zienz und entlasten Sie hiermit Ihr
Empfangspersonal.
Mitarbeiter
z.B.: SAP
Fremdfi rmen- und
Leiharbeiterverwaltung:
Die Eingliederung von Fremd- und
Leiharbeitern, welche sich meist nur
eine begrenzte Zeit in Ihrem Unternehmen
aufhalten, ist oft mit einem hohen
Verwaltungsaufwand verbunden.
Die Besucherverwaltung ist die optimale
und souveräne Lösung um externe Mitarbeiter
aktiv in die Prozesse Ihres Unternehmens
einzubinden – statten Sie
betreffende Personengruppen mit Mitarbeiterausweisen
aus und integrieren Sie
diese in Ihre Infrastruktur.
Ob Zutritts- und Türmanagement, Parkplatzverwaltung
oder Bezahlfunktionalitäten,
die Einsatzmöglichkeiten richten
sich fl exibel nach Ihren Bedürfnissen.
Übersicht und Kontrolle zu jeder Zeit!
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Zutrittsmanagement
und Ressourcenplanung:
Organisieren und verwalten Sie die Zutrittsberechtigungen
von Besuchern und
Fremdarbeitern in Ihrem Unternehmen!
Die Besucherverwaltung bietet Ihnen die
Möglichkeit individuelle Zutrittsprofi le zu
erstellen und zu kategorisieren – so ist
jederzeit gewährleistet wer, wann und wo
Zutritt hat. Mit Ende der vordefi nierten
Besuchszeit ist es möglich die Zutrtittsberechtigungen
automatisch zu sperren.
Verhindern Sie somit den Missbrauch Ihrer
Besucherausweise.
Die Integration des Besuchermanagementsystems
in Ihre Infrastruktur erfolgt
durch eine integrierte, standardisierte
Schnittstelle, über welche der Abgleich
mit Ihrem Online- Zutrittskontrollsystem,
verwirklicht wird.
Besuchermanagementsystem
Fremd- und
Leiharbeiter
Besucher

Besuchermanagementsystem BM10 - Systemtopologie
Unkomplizierte und effi ziente Integration in Ihre Systemumgebung
Das Besuchermanagement besteht aus einem 2-teiligen Softwaresystem.
Einerseits aus dem Besuchermanagement Client,
der mit erweiterter Funktionalität an Ihrer Pforte, bzw. Empfang
zum Einsatz kommt – dies können ein oder mehrere Arbeitsplätze
sein. So können Sie das Besuchermanagementsystem auch
standortübergreifend einsetzen.
BM10
Zum Anderen aus dem Webinterface. Das Besuchermanagement
Webinterface, welches zur Eingabe der Datensätze durch
die Mitarbeiter dient wird in der Regel in Ihr bestehendes Intranet
integriert. Beide Teile des Softwaresystems greifen auf dieselbe
Datenbank zurück. Der Zugriff auf die Datenbank wird über die
integrierte ODBC Schnittstelle realisiert. Die Besucherverwaltung
unterstützt momentan folgende Datenbanktypen: MYSQL,
Qracle sowie den Microsoft SQL Server. Das Webinterface wurde
in PHP entwickelt und wird daher meistens auf einem Apache
Webserver ausgeführt. Eine kundenspezifi sche Microsoft IIS
Integration ist jedoch auch umsetzbar. Bei einer IIS Installation
ist ein Single-Sign-On am Besuchermanagement Webinterface
möglich.
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Systemvoraussetzungen
• Webserver: IIS Internet Information Server (Microsoft) mit
PHP Unterstützung, Apache Server mit PHP
Unterstützung (4 oder 5), installiertes PEAR
Package, ODBC Unterstützung
• Browser: getestet im IE und Firefox. Javascipt muss
ativiert sein, Cookies zugelassen.
• Datenbank: Oracle, MySQL, MSSQL-Server / Installierter
ODBC Treiber
• BM-Client: MS-Windows Betriebssysteme
(Windows 2000, XP, Vista, Windows 7)
Um alle Funktionalitäten der Software nutzen zu können, muss
ein Zugriff auf das ADS (active directory servie) oder eine Personalstammtabelle
möglich sein.

BM-Webinterface - Besuchervoranmeldung leicht gemacht
Übersicht über Besuchsvorgänge
Das Webinterface bietet Ihnen weiterhin eine Übersicht über alle
Besuchsvorgänge des heutigen Tages. Es wird unterschieden ob
der Besucher erwartet wird, im Hause ist oder bereits schon wieder
gegangen ist. Somit können Ihre Mitarbeiter nachvollziehen
wie der jeweilige Status eines Besuchsvorgangs ist – in Sachen
Nachvollziehbarkeit ein absoluter Vorteil!
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Besuchervoranmeldung leicht gemacht
- Das Webinterface dient Ihren
Mitarbeitern bzw. Personal zur Eingabe
und Verwaltung von Besuchsvorgängen
und ist die ideale Möglichkeit um Ihr Empfangspersonal
zu entlasten.
Das Webinterface kann beispielsweise
über Ihr Intranet in das Besucherverwaltungssystem
integriert werden. Somit ist
es jedem autorisierten Mitarbeiter Ihres
Unternehmens möglich, Besuchsvorgänge
anzulegen und Besucher voranzumelden.
Je nach Art der Installation erfolgt ein
über SSL gesicherter Datenabgleich mit
dem Active Directory System oder mit einer
Personalstammtabelle. Missbrauch ist
somit nahezu ausgeschlossen.
Nach dem erfolgreichen Login erhält der
Mitarbeiter Zugang zu einem Formular, in
welchem seine persönlichen Daten bereits
voreingetragen sind. Der Nutzer kann nun auf einfache Art
und Weise Besuchsvorgänge am System voranmelden.
Suchfunktion
Das Besuchermanagementsystem verfügt über eine umfangreiche
Stammdatentabelle. Über die effektive Suchfunktion im Webinterface
können Ihre Mitarbeiter auf die Stammsätze bereits
im Haus gewesener Gäste zurückgreifen und diese ohne großen
Aufwand erneut einladen bzw. an der Pforte voranmelden. Kann
auf keinen bestehenden Datensatz zurück geriffen werden, ist
die Neuanlage eines Besuchers über die Funktion „Benutzer hinzufügen“
jederzeit möglich.

BM-Client - die kundenspezifi sche Lösung für komplexe Anforderungen
Der BM-Client ist das zentrale Organ des verteilten Softwaresystems.
Er wird an Ihrer Pforte eingesetzt und zeigt den Pförtnern,
Empfangsmitarbeitern oder dem Werkschutz, welche Besucher
erwartet werden oder bereits im Hause sind. Über die komfortable
Benutzeroberfl äche lassen sich Personenstammdaten erfassen
und konfi gurieren oder Besucherausweise drucken und verwalten.
Über die Archivfunktionalität werden alle notwendigen Daten gespeichert.
So ist stets ersichtlich, wer, wann, wen empfangen hat.
Auch Ihre eventuell vorhandenen Ressourcen (Besprechungszimmer,
technisches Equipment, etc.) können im Besuchermanagementsystem
gebucht werden. Es ist dann möglich,
zu einem Besuchsvorgang eine Ressource zu reservieren.
Im Ressourcenplan werden diese übersichtlich angezeigt.
Historie und Vorschau
Alle Besuchsvorgänge werden im Besuchermanagementsystem
gespeichert und in einer Historie aufgeführt. Die Funktion gibt
eine Vorschau auf aktuelle Besuchsvorgänge, sowie eine Besuchshistorie
der Teilnehmer (Besucher) und Kontaktpersonen
(Ansprechpartner im Unternehmen).
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Das integrierte Warnsystem erzeugt selbständig Warnungen,
wenn bestimmte Situationen eintreten. Diese Warnungen können
von Ihnen intern weiterverfolgt werden. Unter diese Warnungen
fallen zum Beispiel: Überschreitung der Besuchszeit, nicht
abgegebene Ausweise oder nicht erschienene Besucher.
Der BM Client garantiert höchste Flexibilität
und Effi zienz und wird an Ihre kundenspezifi
schen Anforderungen angepasst.
Benutzeroberfl äche, Inhalte und
Eingabemasken lassen sich variabel
auf die für Sie optimale Lösung konfi
gurieren.
Das Optimum für Sie ist oberste
Prämisse für uns!
Benachrichtigungs-Mails
Mit der Mailschnittstelle haben Sie
die Möglichkeit von Ihnen vordefi -
nierte E-Mails zu verschicken. Zur
Auswahl stehen hier diverse E-Mail-
Kategorien wie Ausweisverlust oder
Besuchersperrung. Diese E-Mails können bei Bedarf vom Werkschutz
ausgelöst werden, um den Besuchten über nicht abgegebene
Ausweise oder Besuchersperrungen zu informieren.

Registrierungsfunktion
In Sachen Identitätsnachweis bietet das Besuchermanagementsystem mit der Registrierungsfunktion
die Möglichkeit einen Besucher erst nach einer vordefi nierten Registrierung
auf gültig zu setzen. Ihr Empfangspersonal ist somit gezwungen die Registrierung anhand and
eines personenspezifi schen Nachweises (wie z.B. Geburtsdatum, Personalausweis-Nr.,
nalausweis
…) durchzuführen. Somit ist gewährleistet, dass es sich bei der anzumeldenden zumeld
ume Person
auch tatsächlich um den eingeladenen Besucher handelt.
Der aktuelle Registrierungsstatus des Besuchers ist in den persönlichen Stammdaten jederzeit
am Registrierungsicon zu erkennen. Auch gesperrte Besucher, deren Zutritt erst nach Rücksprache
mit dem Werkschutz gewährt werden darf, werden hier explizit gekennzeichnet.
Mit
dem Ressourcenplan
können Sie
im Zusammenhang mit der
Anlage von neuen Besuchsvorgängen
auch beliebige
Ressourcen wie z.B. Konferenzräume
oder Elektronik
verwalten. Werden Ressourcen
bereits im Besuchsvorgang
gebucht, werden diese
automatisch in den aktuellen
Übersichtsplan übernommen. Außerdem ist es jederzeit möglich, Ressourcen unabhängig von
Besuchsvorgängen zu belegen und einzuplanen. Die Ressourcenplanung ist frei konfi gurierbar
und passt sich dementsprechend optimal an Ihre Anforderungen an.
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Ressourcenplan
Warnsystem
Sicherheit und Übersicht sind gerade im Bereich Besucherverwaltung
unverzichtbar. Das Warnsystem erzeugt selbstständig
Warnungen, wenn bestimmte Situation eintreten. Warnungen
werden z.B. beim Überschreiten der Besuchszeit oder bei Nicht-
Erscheinen von Besuchern generiert - behalten Sie den Überblick,
zu jeder Zeit!

Visitenkartenscan
Mit dem optionalen BM-Visitenkartenscan ist es möglich, die
Daten einer Visitenkarten direkt
in die Stammdatensätze
der Besucherverwaltung zu
importieren. Der BM-Visitenkartenscan
erspart Ihnen die
mühselige und langwierige
Aufgabe, alle Daten manuell
eingeben zu müssen. Innerhalb
von Sekunden sind alle
nötigen Informationen, wie
Besuchername und Kontaktdatendaten
eingescannt - Entlasten Sie Ihre Pforte oder Ihren Empfang
und beschleunigen Sie den Workfl ow!
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Zeitsparende Stammdateneingabe
und einfache Personalisierung
von Besucherausweisen!
Integrierte Bildaufnahme
Das Besuchermanagement bietet Ihnen die Funktionalität Ihre
Besucherstammdaten mit Passbildern der jeweiligen Besucher
zu vervollständigen und somit Besucherausweise mit Foto zu
produzieren. Hierzu sind im System die Ansteuerung der Bildaufnahme
via Webcam oder Spiegelrefl
exkamera mittels TWAIN Treiber
vorkonfi guriert. Durch die direkte
Legitimation des Besuchers
via Passbild erhöhen Sie den
Sicherheitsaspekt der ausgegebenen
Ausweise - gerade
in gesondert gesicherten
Umfeldern ein absolutes
Muss!

Papierausweise
Die perfekte und sekundenschnelle e Lösung
für preiswerte Tagesausweise oder FahrzeugFahrzeugparkscheine !
• frei konfi gurierbare Drucklayouts
• nur Barcodeleser als zusätzliche Hardware notwendig
• schneller und unkomplizierter Ausweisdruck
mit Ihrem Tintenstrahl- oder Laserdrucker
• zusätzlicher Ausdruck einer Sicherheitsbelehrung
!
Für den Papierausweisdruck empfohlen:
HP Offi ce Jet Pro 8000
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Besteht keine Notwendigkeit die Besucher mit in die Infrastruktur
wie z.B. Zutrittskontrolle einzubinden, kann natürlich mit der
Software auch ein einfacher Papierausweis erstellt werden. Der
Ausdruck erfolgt mit einem Ticketdrucker auf vorperforiertes Papier.
Durch das automatische Aufbringen eines Barcodes lässt
sich der entsprechende Besuchsvorgang komfortabel mit einem
Barcodescanner verwalten.

Besucher- und Tagesausweise mit Technologie -
die volle und besucherfreundliche Integration in Ihre Infrastruktur
RFID - Ausweissysteme
RFID Ausweise sind Karten
mit integrierter kontaktloser
Technologie. Die berührungsloseDatenübertragung
macht diese Ausweisformen
hoch effi zient und
komfortabel. Die Ausweise
sind in jeder gängigen
Technologie erhältlich und auf Ihre Anwendungen konfi gurierbar.
Durch den Einsatz der TRW-Technologie (Thermical ReWrite) ist
es beispielsweise möglich, die Besucherausweise im Scheckkartenformat
mit der im Haus verwendeten RFID-Technologie auszustatten.
Dadurch kann der Ausweis mit einem speziellen TRW-
Drucker bis zu 100 mal wieder beschrieben und neu genutzt
werden. Dies ist umweltfreundlich und äußerst kostensparend.
• Zutrittsberechtigungen integrierbar
• professionell und hochwertiger
Besucherausweis
• bis zu 100 Mal wieder
beschreibbar
• Unterschiedliche RFID
Technologien integrierbar
• für weitere Applikationen
verwendbar (Cash-Applikation)
RFID - Lesegerät
Nach dem Druck der Karte genügt
das Aufl egen der Karte
auf den Leser, um den dazugehörigen
Besucher-Datensatz
zu öffnen und ggf. den Besucher
abzumelden.
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TRW - Drucktechnologie
Der Tattoo RW von Evolis ist ein TRW (Thermical ReWrite)
Drucker für einseitig wiederbeschreibbare Karten. Dieser
Drucker lässt bei Flexibilität, Wirtschaftlichkeit und Umweltfreundlichkeit
keine Wünsche offen! Durch den Einbau eines
RFID-Codiermoduls erfolgt ein vollautomatisches Auslesen der
Ausweisnummer beim Druck. Somit lässt sich dieser Drucker
bestmöglicht in das Besuchermanagement integrieren.
Druck: ReWrite Technologie
Druckzeit: 8 Sekunden manuell;
12 Sekunden autom. Zufuhr
(schreiben/löschen)
Kartengröße: 85,60 x 53,98 mm (ISO)
Kartenstärke: 0,5 bis 0,76 mm
Kartenmaterial: PVC mit TRW Folie
Kartenzuführung: 100 Karten (0,76 mm) ISO
Druckertreiber: Microsoft Windows® XP / VISTA / 7
Druckeranschluss: USB und Ethernet
Codieroptionen: Magnetstreifen (LoCo, HiCo)
Kontaktchip

Direktkartendruck auf PVC
Robuster und einfach zu bedienender Kartendrucker zum
einseitigen (Uno) und zweiseitigen (Duo) monochromen und
vielfarbigen Druck Ihrer Besucherausweise.
Sehr gute Druckqualität zu einem äußerst attraktiven
Preis- / Leistungsverhältnis. Doppelseitiger Kartendruck
einfach über spezielles Upgrade-Farbband nachrüstbar.
4 Standard Wasserzeichen für patentierten HoloKote-
Sicherheitsdruck verfügbar.
Als kostengünstige und effektive Variante empfi ehlt sich der
Layouteditor
Mit dem integrierten Layouteditor gestalten Sie schnell und einfach
Ihre individuellen Besucherausweise. Der Layouteditor bietet
Ihnen eine breite Palette an Gestaltungsfunktionen über welche
Sie unkompliziert Ihre gewünschten Ergebnisse erzielen können.
Speichern Sie Ihre Kartenlayouts als fi xe Designvorlagen. Das
Besuchermanagementsystem bietet Ihnen die Möglichkeit für
jede Besucherkategorie ein separates Kartendesign zu hinterlegen,
womit verschiedene Besuchertypen auch visuell klar voneinander
getrennt werden.
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Druck mittels Monochrom-Schwarzbändern. Sie können so bis
zu 1000 PVC-Besucherausweise fertigen. Dies ist wiederum
ideal für den Druck von Text und Barcodes. Der Enduro eignet
sich hervorragend für die Bedruckung von vorgedruckten PVC-
Ausweisen – so bleiben Ihnen alle gestalterischen Möglichkeiten
erhalten.
Steigern Sie die Effi zienz Ihres
Workfl ows mit der automatischen
An- und Abmeldung!
automatisiert an- und abmelden
Mit der automatischen An– und Abmeldung des Besuchermanagementsystems
können sich Ihre Besucher- bzw.
Fremdarbeitskräfte komfortabel selbständig an- und abmelden
- Ihr Empfangspersonal wird wiederum enorm entlastet.
Zum Einsatz kommen hier ein Touchpanel, sowie ein Barcodescanner
oder Tischleser.

Jahrelange Erfahrung auf höchstem Niveau - in allen Bereichen!
MADA steht seit über 30 Jahren für Qualität und Kompetenz im
Bereich berührungsloser Ausweissysteme. Als unabhängiger
Full Service Dienstleister entwickeln und produzieren wir Identifi
kationsmedien und zugehörige Systeme in den unterschiedlichsten
Technologieformen für weltweit führende Unternehmen.
Unsere Stärke liegt in der kundenorientierten und maßgeschneiderten
Produktion von Identifi kationsmedien wie beispielsweise
Ausweisen, hochwertigen Schlüsselanhängern und langlebigen
Armbandtranspondern sowie in der Programmierung und
Implementierung von zugehörigen Soft- und Hardwaresystemen.
Eigenentwicklungen für die Besucherverwaltung, die
Codierung oder den Kartendruck und der damit verbundenen
Personalisierung runden unser Produktspektrum ab.
MADA Marx Datentechnik GmbH
Hinterhofen 4
78052 Villingen-Schwenningen
Tel.: +49 (0) 7721 / 8848-10
Fax.: +49 (0) 7721 / 8848-20
Email: info@mada.de
Web: http://www.mada.de
MADA bietet Ihnen das volle Know-how aus einer Hand – vom Entwurf
bis zur Auslieferung decken wir sämtliche Arbeitsgänge im
eigenen Hause ab. Dies garantiert maximale Qualität sowie kurze
Lieferzeiten. Profi tieren Sie von unserem umfangreichen Leistungsspektrum
sowie unserer langjährigen Erfahrung. Fachkundige
Beratung und persönlicher Kontakt ist für uns oberste Prämisse.
Zufriedene Kunden sind die beste Referenz! Das unabhängig
und eigenständig entwickelte Besuchermanagement
BM 10 ist seit Jahren erfolgreich auf dem Markt etabliert
und sorgt in unzähligen Unternehmen und Firmen
aller Branchen für einen reibungslosen und erfolgreichen Ablauf
- Vertrauen Sie auf unsere Erfahrung und überzeugen Sie sich
an Hand unserer Referenzliste und Produkte.
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