Bericht Fokussitzung Dokumentenmanagement - ITEK

Fokus: DokumentenmanagementZusammenfassung der Sitzung vom 21.08.2013Leitung:Protokoll:Serge BilgeriElmar HeebISG / D-ARCHSerge Bilgeri|23.09.2013 | 1

Fokus-Teilnehmer• Erstmalig Dept.-Koordinatoren eingeladen• Gesamthaft 34 Teilnehmer• Koordinatoren machten 60% der TN aus• 13 Departemente anwesend• 3-4 verfügen über ein Ordnungssystem• Frau Marion Wullschleger, Expertin des Hochschularchivder ETH BibliothekISG / D-ARCHSerge Bilgeri|23.09.2013 | 2

Dokument / DokumentenlebenszyklusElektronisch wie physisch!• Dokument = Bild, Grafik, Audio-/ Videoaufnahme,technische Zeichnung, Brief, Zeitungsartikel, E-Mail usw.• Lebenszyklus von Dokumenten umfasst dessenEntstehung über Nutzung, Speicherung, Ausgabeund/oder Archivierung bis zur EntsorgungErfassen Speichern Suchen Version Verteilung AblegenArchiv /EntsorgenISG / D-ARCHSerge Bilgeri|23.09.2013 | 3

Dokumentenmanagement(elektronischer oder physischer Beschaffenheit)ist dann, wenn alle Prozesse, Abläufe und Verantwortlichkeiten, die mitder Administration von Dokumenten organisatorisch geregelt sind.• Kennzeichnung und Beschreibung• Fortschreibung, Versionierung und Historienverwaltung• Verteilung und Umlauf• Suche nach Dokumenten bzw. Dokumenteninhalt• Schutz vor Verfälschung, Missbrauch und Vernichtung• Lebenslauf und Vernichtung/Entsorgung• Regelung von Verantwortlichkeiten für Inhalt und VerwaltungISG / D-ARCHSerge Bilgeri|23.09.2013 | 4

Rolle des Hochschularchiv der EHT Zürich• Archiviert die Verwaltungsdaten des Schulrates/ETH-Ratesund der ETH (Schulleitung, z.T. auch aus Departementenund Instituten), die als archivwürdig eingestuft wurden.• Für die Archivierung von Forschungsdaten bieten sie mitdem Projekt «Digitaler Datenerhalt» ihre Unterstützung an.• Hilft bei der Benutzung der von ihnen betreutenAblagesysteme und beim Umgang mit Metadaten.ISG / D-ARCHSerge Bilgeri|23.09.2013 | 5

Abgrenzung zur Archivierung• Dokumentenmanagement und Archivierung sindunterschiedliche Aspekte. Die Archivierung steht allenfallsam Ende des Dokumentenlebenszyklus.• Ablagesysteme die auf die Archivierung ausgelegt sind,eignen sich oft nur schlecht für das Bewirtschaften undVerwalten von Dokumenten.• Nicht alle Dokumente müssen oder sollen archiviertwerden.ISG / D-ARCHSerge Bilgeri|23.09.2013 | 6

Anwendungsfälle / Dokumentenkategoriennicht abschliessend• Verwaltungsdaten• Geschäftsverwaltung eines Departements/Instituts/etc.• Protokolle, Stellungnahmen, Merkblätter, E-Mail, etc. Finanzverwaltung (ETHIS/SAP) Personalverwaltung (ETHIS/SAP)• Forschungsdaten (Digitaler Datenerhalt)• Rohdaten, Publikationen, Forschungsberichte, Laborjournale• Lehre (LisETH, LKW, Sempro+)• Vorlesungsskripte, Prüfungen, NotenISG / D-ARCHSerge Bilgeri|23.09.2013 | 7

Bedürfnisse Teilnehmer• Die Mehrheit der Teilnehmer sehen als vordringlicheAufgabe einer Dokumentenverwaltung die Unterstützungder Geschäftsführung einer Organisationseinheit.• Der Fokus soll deshalb auf Verwaltungsdaten gelegtwerden.• Fallbeispiele bestehender Systeme sind gewünschtISG / D-ARCHSerge Bilgeri|23.09.2013 | 8

IST-Problematik Verwaltungsdaten (Netzlaufwerk)• Wiederauffindbarkeitkeine durchgehende Volltextsuche (proprietäre Formate)• Verschlagwortung (Metadaten)werden meist nicht durch das Filesystem unterstützt• Aktualität/VersionsstandBearbeitungsstand möglicherweise unbekannt• Verlust/VernichtungEinhaltung Archivierungsfristen, Archivierung• Zusammengehörigkeit (Dossiers)Medienbrüche, E-Mail, Verträge auf PapierISG / D-ARCHSerge Bilgeri|23.09.2013 | 9

Fazit• Letztlich ist ein Ordnungssystem (Richtlinien) zurOrdnung der Dokumente sowie deren Verschlagwortungunabdingbar.• Das Zusammentragen bestehender Ordnungsschemasan der ETH ist ein wichtiger nächster Punkt (Synergien).• Die Problemstellung ist nicht in erster Linie eine IT-Frage.ISG / D-ARCHSerge Bilgeri|23.09.2013 | 10

Weiteres Vorgehen• Einige Departemente nutzen bereits Ordnungsschemas, die sichmehr oder weniger bewähren. Hanspeter Scherbel wird bei denKoordinatoren diesbezüglich Vorschläge sammeln und eineArbeitsgruppe zusammenstellen.• Wenn sich die Bedürfnisse herauskristallisieren, kann eines derelektronischen Tools für die Dokumentenverwaltung eingerichtetwerden. Die Informatikdienste bieten gerne Hand dazu und sehenauch gute Erfolgschancen.ISG / D-ARCHSerge Bilgeri|23.09.2013 | 11

Werkzeuge und Systeme (Dokumentenmanagement)• Docupack:Wird von der ETH-Bibliothek zur Erfassung/Verschlagwortung vonForschungsdaten verwendet zwecks Überführung ins Langzeitarchiv.• Sharepoint (ID):Viele Workflows und Ordnungsschemas können konfiguriert werden.Die ID haben das nötige Know-How. Ideal für Projektarbeiten in derGruppe.• GEVER (Bund): wird in der Verwaltung für die elektronischeGeschäftsverwaltung verwendet. Gute Ansätze (Arbeitshilfe) für dieEinführung eines Ordnungssystems.ISG / D-ARCHSerge Bilgeri|23.09.2013 | 12

FragenISG / D-ARCH Serge Bilgeri | 23.09.2013 | 13