Workflow (für Bau financials-Kunden)

ÜberschriftWorkflow mit JobRouterWorkflow mit JobRouterJobRouter Basis„ Ablauf von Prozessschritten• Sequentiell• Parallel• Split (Verzweigung von Prozessen)• Join (Zusammenführen von Prozessen)„ Aktivierung von Prozessschritten• Regelgesteuert• Benutzergesteuert„ Rückfragefunktion: Ad-Hoc-Fragestellung aneinen anderen Mitarbeiter„ Zuweisungsfunktion: Übergabe der Aufgabe aneinen anderen Mitarbeiter„ Prozessregeln:• Weiterleitungen• Festlegbare Verantwortliche je Prozess• Dynamische Zuweisung von Benutzern undRollen für Folgeschritte• Versenden von E-Mail-Nachrichten (mitDateianlagen)• Erstellen von Exportdateien• Kopieren, Verschieben und Löschen vonDateianlagen• Ausgabe von Prozessdaten als pdf-Datei• Dynamische Zuweisung von Prozessdaten• Erstellung beliebig vieler Versionen einesProzesses• Automatische Analyse der Prozessdefinitionauf logische Fehler„ Bearbeitungsfrist definierbar und dynamischänderbar auf Vorgangs- und Schrittebene„ Eskalation mehrstufig• E-Mail-Benachrichtigung an die zuständigenBearbeiter, Prozessverantwortlichen oderdefinierbare Benutzer• Zuweisung von eskalierten Schritten anandere Benutzer oder Rollen„ Wiedervorlage von Aufgaben möglich nachSekunden, Minuten, Stunden, Tagen und zueinem bestimmten Datum„ Einfaches Erstellen von Dialogen• Aufteilung in mehrere Seiten(Registerkarten) möglich• Freie Anordnung der Elemente inverschiedenen Spalten• Zugriff auf zahlreiche vordefinierte Elementeund Schnittstellen-Funktionen„ Möglichkeit zur Simulation von Vorgängen ineiner separaten Simulationsumgebung„ Automatisierung• Erzeugen von neuen Vorgängen ausanderen Anwendungen• Aufruf von Vorgängen aus anderenAnwendungen„ Portabilität• Export und Import von Prozessdefinitionenim XML-Format„ Einfache Vertretungsregelung• Für jede Rolle eines Benutzers definierbar• Deaktivierung für sicherheitsrelevanteRollen möglich„ Layout• Verschiedene Stylesheets bereits imStandard enthalten• Anpassung der Benutzeroberfläche an dieKundenbedürfnisse„ Stapelverarbeitung• Für Massenbearbeitung optimierteDialogsteuerung, für jeden Prozessschrittnutzbar„ Positionsebene• Erfassung von Positionsdaten inTabellenform• Automatische Berechnung vonPositionsbeträgen z.B. zurRechnungskontrolle• Automatische Berechnung vonSpaltensummen• Kompetenzabhängig einschränkbareSichten auf Positionsdaten (Zeilen, Spalten)• Unterstützt parallele Bearbeitung vonPositionsdaten1

ÜberschriftWorkflow mit JobRouter„ Diverse Sprachausgaben• Deutsch• Englisch• Französisch• Spanisch• Italienisch• Holländisch• Polnisch• Tschechisch• Ungarisch• Slowakisch• Finnisch• Eigene Sprachen können angefordert odersehr einfach erstellt werdenJobRouter Enterprise Entry„ Vollständige JobRouter Enterprise Edition inkl.aller Einzelmodule. Diese Version ist auf einenProzess und 500 User limitiert.JobRouter-LizenzmodelleJobRouter Standard„ Basisversion ohne ZusatzmoduleJobRouter Professional„ Basisversion mit den folgenden Modulen:JobTimer, JobTable, JobSubJobRouter Enterprise Edition„ Diese Version beinhaltet folgende Module:JobRobot, JobTimer, JobTable, JobSub,JobStart, JobSelect und JobShift. DieseVersion berücksichtigt die Zeitzonen, realisiertmehrsprachige Prozesse und beinhaltet einFailover-Cluster. Loadbalancing wird unterstütztund erhöht bei Nutzung den Lizenzpreis um30%.JobRouter Entry„ JobRouter-Einsteigersystem beinhaltet zweiEinzelmodule Ihrer Wahl. Hiervonausgenommen ist das Modul JobArchive.Weitere Einzelmodule sind nicht erwerbbar.Diese Version ist auf einen Prozess und 500User limitiert.2

ÜberschriftWorkflow mit JobRouterJobRouter-ErgänzungsmoduleJobArchive„ JobRouter-Vorgangsarchiv„ Archivierung und Anzeige von beliebigenDateien/Dateitypen„ Verwendung verschiedener Speicheradapter„ Zertifizierbare Archivierung„ Versionskontrolle und Deduplizierung vonDateien„ Integrierte Rechtesteuerung zur Anzeige vonDokumentenJobIris„ Schnittstelle zwischen Scan-Applikation undData-Capturing-Software smartINVOICE (nur inVerbindung mit Modul JobStart)„ Abholung gescannter Dokumentstapel,Überwachung des Verzeichnisses undDatenextraktion an smartINVOICE• JobIris generiert die für smartINVOICEerforderlichen Importinformationen (Import-XML und Semaphore-Datei)„ Ermöglicht definierte und kontrollierteStapelvorbereitung – vom Scan bis zum Startdes Dokumentworkflows„ Jederzeit nachvollziehbar, welchedarauffolgenden Prozesse für die einzelnenDokumente eines Stapels gestartet wurden„ Nach der Analyse und Verifizierung des Stapelsin smartINVOICE wird eine Export-XML-Dateimit den ausgelesenen Daten vonsmartINVOICE generiert• Danach Start unterschiedlicher JobRouter-Prozesse – abhängig von derDokumentklasse und/oder auf Basis derausgelesenen InformationenJobMind Itemsautomatische Neuberechnung durch Änderungveränderter Summen (Folgeseitenberechnung)„ Notizen und Änderungen auf Positionsebenedirekt am Bildschirm, ohne Ausdrucken, Ändernund erneutes Einscannen der Rechnung„ Automatische Prüfung der relevanten Mengenund Beträge sowie der sachlichenZusammenhänge zwischen diesen Beträgenund Darstellung am Dokument/im Bild„ Übertrag der so korrigierten Summen,Positionen und Werte in die JobRouter-Prozessdaten im Dialog„ Abspeicherung der geänderten Dokumente ínunterschiedlichen Formaten (z.B. PDF, jpeg,tiff)„ Übersichtliche Darstellung mit zwei ViewernJobRobot„ Automatische Durchführung einzelnerProzessschritte am Server, d.h. ohne BedienerJobSelect„ Generierung beliebiger Übersichtslisten fürJobRouter-BenutzerJobShare„ Einbindung des JobRouter-Workflows in dasSharepoint-Portal„ Ablage und Indexierung von Dokumenten inSharepointJobShift„ Archivierung abgeschlossener Vorgänge nacheiner definierbaren Zeit und Entfernen dieserVorgänge aus dem Produktivsystem„ Einfache Suche nach bereits abgeschlossenenund archivierten Vorgängen und ggf.Reaktivierung oder Export„ Selbsttätige Prüfung sachlicherZusammenhänge bei Rechnungen und3

ÜberschriftWorkflow mit JobRouterJobStart„ Automatisches Starten von Prozessen durchDateien und E-Mails„ Modul überwacht Verzeichnisse und E-Mail-Konten und startet Prozesse, sobald neueDateien und E-Mails gefunden werden„ Eingebaute Komponente zur Barcode-Erkennung• Erlaubt es, eingehende Dokumente nachBarcodes zu durchsuchen, diese zuextrahieren und das Dokument bei Bedarf inEinzeldokumente aufzutrennenJobViewer„ Anzeige jeglicher an Prozesse angehängteroder in JobArchive archivierter Dokumente„ Verwendung des Viewers auch alsDialogintegration„ Anzeige von mehr als 300 Dateitypen in einembeliebigen Browser, ohne dass entsprechendeBearbeitungsprogramme auf dem Clientinstalliert sein müssenJobSub„ Modul zur Vertreterwahl• Benutzer können für sich und für die Rollen,in denen sie Mitglied sind, einen Vertreterwählen.• Vertreter erhalten in dieser Zeit in einerzusätzlichen (Vertreter-)Eingangsbox dieentsprechenden Schritte automatischzugewiesen.JobTable„ Integration von Untertabellen in JobRouter-Prozessen zur Speicherung von Positionsdateneines Vorgangs bzw. zur Erweiterung einesDialogs um eine Tabelle„ Inhalt der Untertabelle kann beimautomatischen Starten eines Prozesses mithilfedes JobServer gefüllt werden.JobTimer„ Zeitüberwachung der einzelnen Prozessschritte„ E-Mail-Benachrichtigung, wenn Zeitüberschritten wird„ Alternativ automatische Zuweisung desProzessschrittes an eine Rolle oder einenBenutzer4

ÜberschriftWorkflow mit JobRouterKonnektor Bau financials BK connect toJobRouter„ Mandantenübergreifende Import- undExportfunktion für den Datenaustauschzwischen Bau financials BK und JobRouter„ Firmengruppenbildung (Zusammenstellung vonMandanten für die Workflow-Funktion)„ Standortbildung (getrennte Verarbeitungeinzelner Standorte)„ Manuelle und zeitgesteuerte Integration„ Protokollierung von Übernahmen (Wann, Was,Wie viel?)„ Bereitstellung prozessrelevanter Daten imJobRouter„ Bereitstellung der Workflow-Ergebnisse in Baufinancials BK„ Integration mehrerer Prozessebenen, die denUmfang der Workflow-Ergebnisse in Baufinancials BK festlegenFür den Bau financials-Konnektor könnenSie das für Ihre Zwecke passende Paket mitder entsprechenden Belegmenge für IhrPaket aussuchen, d.h. alternativ:Paketinhalte (Modulnutzungen)Business Paket„ Grundmodul enthält folgendeModulergänzungen: Rechnungseingangsbuch(ReBu)Professional Paket„ Grundmodul enthält ALLE in der BFBK-Versionverfügbaren (auch später erstellten)Modulergänzungen (zurzeit Zahlungsvorschlagsliste,Rechnungseingangsbuch,Rechnungsausgangsbuch, Kassenbuch,Verwaltung von Debitoren-OPs (Import/Export),Nachunternehmerrechnungen; weitereModulergänzungen folgen. Vom Neukundengesondert beauftragte Integrationen(unabhängig von dem dann aktuellen Inhalt desProfessional Pakets) fließen dann in einerneuen Version ein und können von allenKunden bei erworbenem Professional Paketuneingeschränkt (Belegmengenbezogen)genutzt werden.BelegmengenSmall voucher quantity„ GESAMT-Belegmenge aller Belege (Business,Advanced oder Professional Paket) liegtzwischen 1 und 20.000 Belegen pro JahrMiddle voucher quantity„ GESAMT-Belegmenge aller Belege (Business,Advanced oder Professional Paket) liegtzwischen 20.000 und 50.000 Belegen pro JahrHigh voucher quantity„ GESAMT-Belegmenge aller Belege (Business,Advanced oder Professional Paket) liegtzwischen 50.000 und „unendlich“ vielenBelegen pro JahrAdvanced Paket„ Grundmodul enthält folgendeModulergänzungen: Rechnungseingangsbuch(ReBu), Kassenbuch (KaBu), Debitorenposten(Debitor-OPs)5