Vademecum für die Pfarrei - Diözese Bozen-Brixen

ERKLÄRUNG und BEAUFTRAGUNGfür den Dienst alsPFARRSEKRETÄRINVorausgeschickt,a) dass Hochw. ….. mit bischöflichem Dekret vom …. zum Pfarrer/Pfarrseelsorger der Pfarrei zumhl. ..ernannt wurde und als gesetzlicher Vertreter im Register der juristischen Personen unter derNr. … eingetragen ist;b) dass N. N. ….. geboren am ...... in ...wohnhaft in .... Adresse, Tel.. MobilTel. … e-mail: ……sich bereit erklärt hat, im Pfarrbüro freiwillig mitzuarbeiten, wobei sie ihre persönlichen und professionellenFähigkeiten im Sinne der Ehrenamtlichkeit und des freiwilligen Einsatzes zur Verfügungstellt;c) dass nach Absprache in den pfarrlichen Gremien dieser Bereitschaft dankbar zugestimmt unddie damit verbundenen Aufgaben und Zuständigkeiten geklärt wurden,wird hiermit folgendes festgelegt:Der gesetzliche Vertreter der Pfarrei, Hochw. …. erteilt hiermit an N.N. …., welche annimmt,den Auftrag als Pfarrsekretärinin der Pfarrei zum hl ….. das Pfarrbüro zu führen und damit für die Menschen in der Pfarrei einewichtige Aufgabe als Pfarrsekretärin zu erfüllen.Zu dieser Aufgabe gehören insbesondere die folgenden Dienste:a) das Pfarrbüro ordnungsgemäß zu führen, die Akten und Dokumente geordnet undgesichert abzulegen, den Menschen in angemessener Weise Auskunft zu erteilen;b) In besonderer Weise zu nennen sinda) die sachgerechte Verwahrung der Dokumente im Pfarrarchiv, Ausfertigung(gemäß Befugnis) von Dokumenten,b) die Weiterleitung von Meldungen (Taufe, Firmung, Eheschließung) an anderePfarreien,c) Amts- und Behördengänge,d) Buchhaltung über Einnahmen und Ausgaben der Pfarrei,e) Überweisung der überpfarrlichen Kirchensammlungen und Erstellung desProspectus,f) Annahme und Weiterleitung von Messstipendien,g) Buchung der Ein- und Ausgänge der Pfarreireichnung, Vorbereitung der jährlichenRechnungslegung;c) die persönlichen Daten für die Vorbereitung der Dokumentation im Zusammenhangmit der Feier der Sakramente (Taufe, Firmung, Ehe usw.) und unter Wahrungder Privacy-Bestimmungen aufzunehmen, so dass dann die ordnungsgemäßeEintragung in die pfarrlichen Bücher gemäß den diözesanen Weisungen erfolgenkann;d) die notwendigen Arbeiten vorzunehmen, so dass der Pfarrbrief erstellt bzw. dieMitteilungen, welche die Pfarrei betreffen an, rechtzeitig an die Redaktion eineseventuell für mehrere Pfarreien gemeinsamen Pfarrbriefes eingeschickt werdenkönnen;e) Gemäß den Anweisungen des Pfarrseelsorgers bzw. Pfarrers die Bescheinigungenvorbereiten und nach Unterschrift verschicken;f) In der Wahrnehmung ihrer Aufgaben ist die Pfarrsekretärina) zuständig für die Entgegennahme der Postsachen und deren Versand;89