Vademecum für die Pfarrei - Diözese Bozen-Brixen

sollte auch Platz für einen Tisch zum Arbeiten sein. Das Pfarrarchiv muss sicher untergebrachtund abschließbar sein, so dass es sicher ist vor dem Zutritt von Unbefugtenund vor Schäden durch Feuer und Feuchtigkeit. Dachkammern und Keller kommennormalerweise für einen Archivraum nicht in Betracht.Über alle im Archiv aufbewahrten Akten empfiehlt es sich, ein Regest bzw. Inventarverzeichnismit kurzer Inhaltsangabe zu führen. Von allen Regesten, Inventarlisten undVerzeichnissen, die bei Ordnungsarbeiten erstellt werden, ist ein Exemplar dem Diözesanarchivzur Verfügung zu stellen.8.3. Ausgabe von ArchivalienGrundsätzlich darf der Pfarrer Archivakten nicht in die Hände Unbefugter geben (can.535 § 4). Dokumente, die dem Amtsgeheimnis unterliegen, dürfen nicht ausgehändigt,weder in Abschrift noch in Kopie an Interessente weitergegeben werden.Ist es für bestimmte Arbeiten notwendig, Archivmaterial kurzfristig vom Aufbewahrungsortwegzunehmen, muss die Übergabe und die Rückgabe mit genauer Angabe derDokumente vom Pfarrer als dem gesetzlichen Vertreter der Pfarrei dokumentiert werden.Arbeiten im Archiv müssen schriftlich vereinbart werden (Art, Umfang, Zeitplanusw.); diese Vereinbarung ist vom Bischöflichen Ordinariat zu genehmigen.8.4. AufbewahrungspflichtAuf alle Fälle und für immer aufzubewahren sind die Pfarrbücher (Matrikenbücher, dieProtokollbücher der pfarrlichen Gremien, die Pfarrblätter, die Pfarreirechnungen unddie Pfarrchronik).Für die steuerlich relevanten Dokumente und die zivilrechtlichen Akten sind folgendeFristen vorgeschrieben:10 Jahre für die Buchhaltungsunterlagen (vgl. Art. 2220 ZGB)5 Jahre für die Steuererklärungen, Mieten, Nutzungsgebühren3 Jahre für Honorarnoten für Dienstleistungen1 Jahr VersicherungseinzahlungenBzgl. Folium Diœcesanum siehe S. 22Can. 535 § 4 verpflichtet den Pfarrer dafür zu sorgen, dass in jeder Pfarrei eine Urkundensammlung,d.h. ein Archiv vorhanden sein muss, in dem die pfarrlichen Bücheraufzubewahren sind zusammen mit den Briefen der Bischöfe und anderen Dokumenten,die notwendiger- oder zweckmäßigerweise aufzuheben sind; dies alles ist vom Diözesanbischofoder seinem Beauftragten bei der Visitation oder zu einem geeignetenZeitpunkt einzusehen; der Pfarrer hat dafür zu sorgen, daß die Dokumente nicht in dieHände Unbefugter gelangen.9. PersonalwesenOhne Mitarbeit von Menschen gelingt auch in den Pfarreien nicht das, was Ziel undZweck jeder menschlichen Gemeinschaft und Gesellschaft ist und vor allem in der Gemeinschaftder Kirche durch das Evangelium grundgelegt ist: das Wachsen zu einemWer ein kirchliches Archiv ordnen und inventarisieren, wertvolle Dokumente restaurieren und andere archivaufwertendeMaßnahmen durchführen lassen will und mit diesen Arbeiten das Südtiroler Landesarchivbetrauen möchte, reicht seinen Antrag ebenfalls über das Bischöfliche Ordinariat ein.74