Vademecum für die Pfarrei - Diözese Bozen-Brixen

1. In der Pfarrei sind die Versicherungspolicen geordnet aufbewahrt und auf die Fälligkeitender Verträge wird so geachtet, so dass eine eventuelle fristgerechteKündigung möglich ist (drei Monate vor der Fälligkeit, mittels Einschreibebrief mitRückantwort).2. Die Verantwortlichen in der Pfarrei nehmen Kontakt zum Versicherungsagentenauf bzw. der Vertreter der Versicherung meldet sich in der Pfarrei. Gemäß demPrinzip der Konkurrenz sollen Angebote von mindestens zwei Anbietern eingeholtwerden bzw. man wendet sich an ein Brokerunternehmen.3. Zusammen mit dem Vermögensverwaltungsrat der Pfarrei sollen diese Angebotebzw. die Bestimmungen genau überprüft, gegebenenfalls besser verhandelt unddann genehmigt werden.4. Dieses genehmigte Angebot wird an das Bischöfliche Ordinariat, Verwaltungsamt,weitergeleitet (Kopie). Dort wird dasselbe überprüft. Wird keine Nachbesserungbzw. Präzisierung vorgeschlagen, kann der Versicherungsvertrag (Polizze) vorbereitetwerden.5. Der endgültige Versicherungsvertrag wird vom gesetzlichen Vertreter der Pfarrei(Pfarrer) und von der Versicherungsgesellschaft unterschrieben und an das BischöflicheOrdinariat zum Sichtvermerk geschickt.8. Archivwesen8.1.Grundsatz„Die Archive sind Orte des Gedächtnisses der Kirche, das erhalten und weitergegeben,wiederbelebt und ausgewertet werden soll, und stellen somit die unmittelbarste Verbindungzum Erbe der christlichen Gemeinschaft dar. … Was das historische Gedächtnisder Teilkirchen betrifft, so muss deren vorrangige Verantwortung dafür hervorgehobenwerden. Deshalb verfügt der Codex des kanonischen Rechtes ausdrücklich, daß der Diözesanbischof(und folgerichtig die, die ihm gemäß can. 381 § 2 rechtlich gleichgestelltsind) dafür zu sorgen habe, daß „die Akten und Dokumente auch der Archive der Kathedral-,Kollegiat- und Pfarrkirchen sowie der anderen in seinem Gebiet befindlichenKirchen sorgfältig aufbewahrt werden und daß Inventarverzeichnisse bzw. Kataloge inzweifacher Ausfertigung abgefasst werden, von denen ein Exemplar im eigenen Archivund das andere Exemplar im Diözesanarchiv aufzubewahren sind“ (Päpstl. Kommissionfür die Kulturgüter der Kirche, „Die pastorale Funktion der kirchlichen Archive“, Schreibenvom 02.02.1997, publ. Deutsche Bischofskonferenz, Arbeitshifen Nr. 142)Zur Aufbewahrung der Pfarrbücher und aller wichtigen Dokumente wie z.B. Stiftungsurkunden,vermögensrechtliche Urkunden, Miet- Pachtverträge (vgl. can. 1297), Versicherungsverträge,Urkunden über die Weihe von Kirchen und Altären, Stiftungsurkunden,Briefes der Bischöfe (z.B. Visitationsberichte) und anderer aufbewahrungswürdigerSchriftstücke ist in jeder Pfarrei ein Archiv einzurichten. IMA 1138.2. ArchivraumBeim Umbau bzw. Neubau eines Pfarrhauses muss ein entsprechender Archivraum eingeplantund errichtet und dann für diesen Zweck verwendet werden 7 . In diesem Raum7 Für Arbeiten am Archiv sieht das Landesgesetz vom 13.12.1985, Nr. 17 Subventionen vor. Die Anträge sindüber das Bischöfliche Ordinariat beim Landesarchiv einzureichen.73