Vademecum für die Pfarrei - Diözese Bozen-Brixen

1.2.3. Ordnung halten durch ein überlegtes AblagesystemNeben der Planung, der Einteilung und Organisation des Schreibtisches kommt eineentscheidende Bedeutung der Organisation der Dokumente und Schriftstücke im Pfarrbürozu, denn bis zu ca. 30% der Arbeitszeit können mitunter für die Suche nach Unterlagen„vertan“ werden. Dies muss nicht sein, deshalb soll ein durchdachtes Ablagesystembzw. ein Aktenplan vorliegen. Hierzu dient folgende Einteilung als Anregung:1. Rechtlich relevante Dokumente der PfarreiDokumentation:rechtliche Dokumente (Eintragung der Pfarrei in das Register der juristischen Personen,Steuernummer usw.) Pfarrgrenzen,Statistische DatenVerzeichnis der Mitarbeiter/innenPfarrbücher (Matrikenbücher)2. Verkündigung – Katechese – LiturgiePfarrblattVorbereitung auf die ErstkommunionVorbereitung auf die FirmungLiturgischer Tischkalender – IntentionenverwaltungFeiern im KirchenjahrFeier der SakramenteSegnungen3. PastoralPfarrgemeinderatFamilien – CaritasKirchliche Vereinigungen –PfarrgruppenJugenddienstDekanatDiözese – Diözesane Programme usw.4. VerwaltungVermögensverwaltungsrat der PfarreiInventar: Liegenschaftsverzeichnis –Inventar der unbeweglichen GüterInventar der beweglichen Güter der PfarreiRechnungswesen – Buchhaltung - PfarreirechnungBankenVerträge (Miet-, Pacht-, Leihverträge, Versicherungen ...)Mitarbeiter/innen – Angestellte, ehrenamtliche Mitarbeiter/innen mit Vergütungenusw. (Mesner, Organisten usw.)Baulichkeiten/Gebäude: Pfarrkirche, Kirchen, Widum, PfarrheimFriedhof5. VerschiedenesEinzelne Vorhaben – Projekte7