Vademecum für die Pfarrei - Diözese Bozen-Brixen

Terminkalender bzw. Terminmappe um Fälligkeiten gut zu überblicken und„nichts zu vergessen“Kassetten - Ablagen auf dem Schreibtisch für das, was aktuell zu erledigen ist:telefonieren – bearbeiten – erledigenHängemappen: im Schreibtisch für laufende TätigkeitenOrdner, in denen in systematischer Weise die Unterlagen nach den einzelnenBereichen abgelegt und sofort griffbereit sind. Die Ordner wie auch andereMappen werden gemäß einem überlegten Ablagesystem (siehe: Das Ablagesystem)beschriftet und bieten so die Möglichkeit, dass auch ein Außenstehendersich schnell und sicher zurechtfindet.PapierschneidemaschineSchreibstifte, Evidenzierstifte, Klammermaschine, Schere, Lineal, Klebestoffusw. usw.1.2.2. Das „funktionierende“ Pfarrbüro - ChecklisteBitte, auf dieser Liste ankreuzen, was zutrifft:Voraussetzungen und Abläufein einem funktionierenden PfarrbüroTrifftzuTrifftteilweisezuTrifftnichtzuEs - ist ein eigener Raum vorhanden, der für die Menschen gut zugänglichund in dem das Pfarrbüro eingerichtet ist.Im - Pfarrbüro befindet sich ein Schreibtisch; es besteht die Möglichkeit,kleinere Sitzungen abzuhalten.Im - Büro, am Schreibtisch sind alle notwendigen Hilfsmittel für die Büroarbeitvorhanden (Schreibzeug, Pfarreistempel, Stempelkissen, Papier,usw.Die - Pfarrei verfügt über ein Briefpapier mit Kopfleiste, in der der Nameder Pfarrei mit Adresse, Telefonnummer, Steuernummer usw. aufscheinen.Ebenso sind entsprechende Briefkuverts vorhanden.Im - Pfarrbüro steht ein Personalcomputer (PC), in dem die Pfarreidatenabgelegt sind, und der der Pfarrei gehört.Die - EDV-Dateien werden regelmäßig in Sicherheitskopien abgelegt.In - einem oder mehreren verschließbaren Schränken finden die Pfarrbücher,Dokumente und Unterlagen ihren Platz.Die - Pfarrbücher sind schonend aufgestellt bzw. abgelegt; sie sind ordentlichgebunden.Die - Sitzungsniederschriften bzw. Protokolle der Sitzungen des Pfarrgemeinderatesliegen nach Datum geordnet in einer eigenen Mappe/Ordnervor, gesondert von den übrigen Unterlagen.Die - Sitzungsniederschriften bzw. Protokolle der Sitzungen des Vermögensverwaltungsratesliegen nach Datum geordnet in einer eigenenMappe/Ordner vor, gesondert von den übrigen Unterlagen.Im - Intentionenbuch werden die Messintentionen laufend eingetragen,die Persolvierung wird genau vermerkt, ebenso ist ersichtlich welcheIntentionen an wen weitergegeben werden. Monatlich oder wenigstenshalbjährlich wird die genaue Kontrolle und Abrechnung gemacht und imIntentionenbuch vermerkt.Der - liturgische Vormerkkalender ist ordnungsgemäß geführt, die vorgemerktenMeßintentionen sind eingetragen, wobei auch die jeweiligelaufende Nummer aus dem Intentionenbuch angegeben ist.- Jährlich wiederkehrende Verpflichtungen (z.B. Stiftsmessen usw.) sindaufgeschrieben, so dass sie verlässlich wahrgenommen werden können.5