1. Das Pfarrbüro und <strong>die</strong> Organisation von Verwaltungsvorgängen1.1.Die Mitarbeiter/innen im PfarrbüroFür viele Menschen, <strong>die</strong> in das Pfarrbüro kommen, waren bzw. sind der Pfarrer und vorallem <strong>die</strong> Pfarrhaushälterin <strong>die</strong> ersten Ansprechpersonen. Dies hat sich zum Teil geändert,da in der Zwischenzeit vielfach ein Pfarrer <strong>für</strong> mehrere <strong>Pfarrei</strong>en zuständig ist undin gar einigen Widums bzw. Pfarrhäusern es keine Pfarrhaushälterin mehr gibt. Sowurde und wird in den Widums vielfach ein eigenes Pfarrbüro eingerichtet, in dem nunPersonen aus der <strong>Pfarrei</strong> ihren, vorwiegend ehrenamtlichen Dienst zu gewissen festgelegtenZeiten verrichten und als „Pfarrsekretär/in“ <strong>die</strong> Verwaltungsangelegenheiten der<strong>Pfarrei</strong> besorgen.Um <strong>für</strong> <strong>die</strong>sen Dienst gut ausüben zu können, der in enger Absprache mit dem Pfarrererfolgt und der vor allem den Menschen, <strong>die</strong> sich an <strong>die</strong> <strong>Pfarrei</strong> wenden, zugutekommt, sollen <strong>die</strong>se Mitarbeiter/innen einige Voraussetzung mitbringen:Menschliche Voraussetzungen: Freundlichkeit im Umgang mit Menschen, selbständigesArbeiten, Zuverlässigkeit, Leistungsbereitschaft, Teamfähigkeit, Einfühlungsvermögenund Taktgefühl, Diskretion, Kontaktfreudigkeit, Organisationstalent,Konfliktfähigkeit und Toleranz, Belastbarkeit, Kreativität und Flexibilität, Bereitschaftzur Zusammenarbeit mit verschiedenen Gremien und Gruppen, Kenntniskirchlicher Strukturen.Fachliche Voraussetzungen: Berufserfahrung bzw. abgeschlossenen Ausbildung in einemBeruf, der mit der Tätigkeit im Pfarrsekretariat verwandt ist (Verwaltungsangestellte,Buchhaltung, Sekretariat), EDV-Grundkenntnisse vor allem in derTextverarbeitung und in der Kalkulation, sowie Kenntnisse in der Buchhaltung. 11.2.Das Pfarrbüro1.2.1. EinrichtungEs ist heutzutage notwendig, das Pfarrbüro von den persönlichen, privaten Räumendes Pfarrers zu trennen. Gleichzeitig gilt es, da<strong>für</strong> zu sorgen, dass zum Pfarrbüro jeneMitarbeiter/innen Zutritt bekommen, welche beauftragt bzw. berechtigt sind, <strong>die</strong> Angelegenheitender <strong>Pfarrei</strong> an <strong>die</strong>sem Arbeitsplatz zu verrichten.Damit ein Pfarrbüro „funktionieren“ kann, sind folgende Einrichtungen notwendig:SchreibtischVerschließbare Schränke <strong>für</strong> <strong>die</strong> Ablage der Matrikenbücher, der Dokumenteund AktenStellagen zur Unterbringung von Büchern, Stehordnern usw.Ein Tisch <strong>für</strong> kleinere BesprechungenTelefon, PC – Computer, Fax, Drucker, Kopiermaschine1 Anregung aus „Handbuch <strong>für</strong> das Pfarrbüro“, hrsg. vom Berufsverband der Pfarrsekretärinnen und Pfarrsekretärein der Erzdiözese München und Freising in Zusammenarbeit mit dem Erzbischöflichen Ordinariat, München2007.4
Terminkalender bzw. Terminmappe um Fälligkeiten gut zu überblicken und„nichts zu vergessen“Kassetten - Ablagen auf dem Schreibtisch <strong>für</strong> das, was aktuell zu erledigen ist:telefonieren – bearbeiten – erledigenHängemappen: im Schreibtisch <strong>für</strong> laufende TätigkeitenOrdner, in denen in systematischer Weise <strong>die</strong> Unterlagen nach den einzelnenBereichen abgelegt und sofort griffbereit sind. Die Ordner wie auch andereMappen werden gemäß einem überlegten Ablagesystem (siehe: Das Ablagesystem)beschriftet und bieten so <strong>die</strong> Möglichkeit, dass auch ein Außenstehendersich schnell und sicher zurechtfindet.PapierschneidemaschineSchreibstifte, Evidenzierstifte, Klammermaschine, Schere, Lineal, Klebestoffusw. usw.1.2.2. Das „funktionierende“ Pfarrbüro - ChecklisteBitte, auf <strong>die</strong>ser Liste ankreuzen, was zutrifft:Voraussetzungen und Abläufein einem funktionierenden PfarrbüroTrifftzuTrifftteilweisezuTrifftnichtzuEs - ist ein eigener Raum vorhanden, der <strong>für</strong> <strong>die</strong> Menschen gut zugänglichund in dem das Pfarrbüro eingerichtet ist.Im - Pfarrbüro befindet sich ein Schreibtisch; es besteht <strong>die</strong> Möglichkeit,kleinere Sitzungen abzuhalten.Im - Büro, am Schreibtisch sind alle notwendigen Hilfsmittel <strong>für</strong> <strong>die</strong> Büroarbeitvorhanden (Schreibzeug, <strong>Pfarrei</strong>stempel, Stempelkissen, Papier,usw.Die - <strong>Pfarrei</strong> verfügt über ein Briefpapier mit Kopfleiste, in der der Nameder <strong>Pfarrei</strong> mit Adresse, Telefonnummer, Steuernummer usw. aufscheinen.Ebenso sind entsprechende Briefkuverts vorhanden.Im - Pfarrbüro steht ein Personalcomputer (PC), in dem <strong>die</strong> <strong>Pfarrei</strong>datenabgelegt sind, und der der <strong>Pfarrei</strong> gehört.Die - EDV-Dateien werden regelmäßig in Sicherheitskopien abgelegt.In - einem oder mehreren verschließbaren Schränken finden <strong>die</strong> Pfarrbücher,Dokumente und Unterlagen ihren Platz.Die - Pfarrbücher sind schonend aufgestellt bzw. abgelegt; sie sind ordentlichgebunden.Die - Sitzungsniederschriften bzw. Protokolle der Sitzungen des Pfarrgemeinderatesliegen nach Datum geordnet in einer eigenen Mappe/Ordnervor, gesondert von den übrigen Unterlagen.Die - Sitzungsniederschriften bzw. Protokolle der Sitzungen des Vermögensverwaltungsratesliegen nach Datum geordnet in einer eigenenMappe/Ordner vor, gesondert von den übrigen Unterlagen.Im - Intentionenbuch werden <strong>die</strong> Messintentionen laufend eingetragen,<strong>die</strong> Persolvierung wird genau vermerkt, ebenso ist ersichtlich welcheIntentionen an wen weitergegeben werden. Monatlich oder wenigstenshalbjährlich wird <strong>die</strong> genaue Kontrolle und Abrechnung gemacht und imIntentionenbuch vermerkt.Der - liturgische Vormerkkalender ist ordnungsgemäß geführt, <strong>die</strong> vorgemerktenMeßintentionen sind eingetragen, wobei auch <strong>die</strong> jeweiligelaufende Nummer aus dem Intentionenbuch angegeben ist.- Jährlich wiederkehrende Verpflichtungen (z.B. Stiftsmessen usw.) sindaufgeschrieben, so dass sie verlässlich wahrgenommen werden können.5
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- Seite 27 und 28: 4.2.Pfarrliche TätigkeitenDie pfar
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turen bzw. Erschließungsanlagen, f
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anzulegen oder ein vorhandenes zu
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Bestehende Gebäude müssen den neu
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6.8.2. Finanzielle Unterstützung v
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Zu überlegen ist auch, ob für den
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8. Ausführung von Bauarbeiten, San
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7.4.Überlassung von Liegenschaften
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7.4.3. Vermietung von einzelnen Rä
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7.6.Veräußerungen von Liegenschaf
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1. In der Pfarrei sind die Versiche
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vollen und erfüllten Menschsein, d
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Die Wertscheine (voucher) werden vo
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pen und -kapellen, welche diese Tä
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9.7.Weitere Formen der freien Mitar
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10. Ämter und Aufgaben in den Pfar
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5. Welche Zuständigkeiten sind mit
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ERKLÄRUNG und BEVOLLMÄCHTIGUNGfü
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Mesner - Dienstleistungsvertragzwis
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Anhanggenauere Informationen im Vad
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Dem so verstandenen „Arbeiter“
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