Vademecum für die Pfarrei - Diözese Bozen-Brixen

1.5.Der BriefverkehrDie amtlichen Schreiben der Pfarrei, die vorwiegend in Briefform erfolgen, sind die Visitenkarteder Pfarrei. In diesem Zusammenhang sei auf die folgenden, allgemein verbindlichenRegeln hingewiesen:Der Brief besteht aus dem Briefkopf, der Empfänger-Adresse, dem Datum, dem Bezugszeichen,der Betreffzeile, der Anrede, dem Brieftext, der Grußformel, der Unterschriftund dem eventuellen Hinweis auf Anlagen.Der Briefkopf enthält die genaue Bezeichnung der Einrichtung/Pfarrei mit dem offiziellenNamen (deutsch/italienisch bzw. in Ladinien: ladinisch/deutsch/italienisch),der Adresse, der Register- und Steuernummer (siehe Schematismus) sowie derTelefon, Fax-Nummer und e-mail-Adresse, sowie gegebenenfalls das Logo derPfarrei. Beispiel:Pfarrei zum hl. Valentin in AndrianParrocchia S. Valentino in AndrianoKirchweg 3 via della Chiesa39010 Andrian AndrianoReg. 161 – Steuernr./C.F. 91006230212Tel./Fax: 0471 678 721 – e-mail: pfarre.nals@rolmail.netDie Empfänger-Adresse wird so positioniert, dass sie auch bei der Verwendung vonFensterkuverts vollständig in das Fenster passt (max. 8 Zeilen)Das Datum und die Bezugszeichen (Protokollnummer) stehen am linken Seitenrandunter der Empfängeradresse.Die Betreffzeile ist durch einige Zeilen vom Datum bzw. Bezugszeichen getrennt undgibt in Fettdruck die wesentliche Bezeichnung des Inhalts an. Das Wort „Betreff“wird nicht eigens angeführt.Nach zwei Leerzeilen folgt die Anrede undNach einer Leerzeile folgt der Brieftext, der in Absätzen gegliedert sein kann, die imAbstand von einer Leerzeile getrennt sind.Die Grußformel („Mit freundlichen Grüßen“) wird vom vorangehenden Brieftext abgehoben,wobei anschließend einige Zeilen frei gelassen werden, auf die dann dieUnterschrift und der ausgeschriebene Name und die Funktion des Unterschreibendenbzw. der Unterschreibenden folgen.Von allen Schriftstücken (Briefen, Anlagen usw.), die von der Pfarrei verschickt werden,wird eine Kopie bei den Akten abgelegt.11