Pflichtenheft Abteilung Finanzen - ZHSV

PflichtenheftAbteilung FinanzenStand 30. Mai 2011Abt._Finanzen_Pflichtenheft / 05.02.2012

Abteilung FinanzenPflichtenheft Stand: 20.05.20111. AuftragDie Abteilung Finanzen führt die Buchhaltung des ZHSV und seiner Fonds, verwaltet dasVermögen, ist verantwortlich für die Kranzkartenausgabe- und -einlösung sowie für dasSubventions- und Mitgliederwesen des Verbandes. Sie sorgt dafür, dass die Buchführungstets nachgeführt ist. Den Mitgliedern des Kantonalvorstandes sowie dem Vorsitzenden derKontrollstelle ist jederzeit Einblick in die Buchhaltung zu gewähren.2. OrganisationDie Abteilung Finanzen umfasst folgende Ressorts und Verantwortlichkeiten:- Abteilungsleiter (Mitglied Kantonalvorstand)- Ressortleiter Rechnungswesen- Ressortleiter Controlling/Budget/- Ressortleiter Kranz- und Prämienkarten (Ausgabestelle, Einlösestelle)- Ressortleiter Subventionen (Anlagen, Kurse)- Aktuar (im Nebenamt)3. VerbindungenDie Abteilung Finanzen unterhält Beziehungen zu:- Zürcher Kantonalverband für Sport- Eidg. Schiessoffiziere der Kreise 14 und 15- Subventionskommissionen der anderen Schützenverbände- Kantonale Fachstelle für Lärmschutz- Schweizerisches Kranzkartenkonkordat- den übrigen kantonalen und schweizerischen Schützenorganisationen- Verantwortlichem für Mitgliederwesen im SSV- Kranzkartenverein des ehemaligen SSSV4. Kompetenzen4.1 Die Abteilung Finanzen unterbreitet dem Vorstand zur Genehmigung:- Jahresrechnung- Voranschlag- Mitgliederbeiträge- Kranzkartenwerte- dem ZKS einzureichende Gesuche und die Höhe der zu beantragenden Subventionsbeiträge- Stellungnahmen zu abweichenden Vereins- und Verbandsbeiträgen4.2 Die Abteilung Finanzen verfügt über:- die finanziellen Mittel im Rahmen des eigenen BudgetsAbt._Finanzen_Pflichtenheft / 05.02.2012

- die nötigen Berechtigungen für die Abwicklung des Zahlungsverkehrsgemäss separater Unterschriften Regelung.4.3. Die Abteilung Finanzen kann in eigener Kompetenz:- Besprechungen mit den Abteilungen des ZHSV über Geschäftsgang und Budgeteinberufen- Weisungen und Richtlinien für Subventionsgesuche nach Vorgaben ZKS erstellen- Spezialisten im Bereich Subventionswesen beiziehen5. Aufgaben5.1 AllgemeinDie Abteilung Finanzen- erstellt den Terminplan für den finanziellen Bereich- bereitet die Finanzplanung für den Vorstand vor- hält den Geschäftsgang in geeigneter Form fest- beantragt den Mitgliederbeitrag an den Vorstand- sorgt für das Mitgliederwesen ZHSV und SSV, sowie dem SSV angegliederter Verbände- betreut die Bezirksschützenverbände und Sektionen im Bereich Mitgliedererfassung- strebt bestmögliche Subventionen an5.2. AnlagenZiel der Vermögensbewirtschaftung:- die Liquidität des Verbandes ist jederzeit sicher zustellen- das Anlagerisiko muss vertretbar sein- langfristige Priorität ist die Werterhaltung und Wertsteigerung- grundsätzlich ist eine vorsichtige Anlagestrategie zu wählen. Es darf nur in erstklassigePapiere investiert werden.- breite Abstützung des Portfolios auf verschiedene Märkte, Branchen und Währungen- Investitionen in gut handelbaren Werte5.2.1. Richtlinien- der Aktienanteil oder der Anteil an aktienähnlichen Papieren darf maximal 25% betragen.Es darf nur in erstklassige Aktien investiert werden.- auf Antrag an den LA können eigene Richtlinien angewendet werden um kurzfristigeMarktchancen nutzen zu können.- der Finanzchef kann externe Spezialisten zu Rate beziehen.- Geeignete Anlagen können bei allen seriösen Finanzinstituten getätigt werden.- Das Anlageverzeichnis muss dem KV bei Bedarf vorgelegt werden.5.3 Ressorts5.3.1 Leiter Abteilung Finanzen- führt die Abteilung Finanzen (AF)- vertritt die AF im ZHSV und nach aussen- regelt die Stellvertretungen in der Abteilung- ist verantwortlich für den Geldverkehr und besitzt dazu für die Bank- und PostkontenEinzelunterschrift- leitet die Abteilungssitzungen- ist verantwortlich für die gesamte Tätigkeit der AF- koordiniert Erstellung Budget und Jahresabschluss einschliesslich Berichterstattung- vertritt den Jahresabschluss und das Verbandsbudget nach aussenAbt._Finanzen_Pflichtenheft / 05.02.2012

- überwacht/überprüft die Einhaltung des Verbandsbudgets- überwacht das Versicherungswesen- koordiniert den Jahresbericht über das Finanzwesen- erledigt die Kreditorenzahlungen aufgrund der von den Abteilungen visierten Belegen- vergütet die Guthaben aus eingelösten Kranz- und Prämienkarten- vergütet die Nachwuchskursbeiträge5.3.2 Aktuar Abteilung FinanzenZusatzaufgabe zu einem bestehenden Ressort:- ist als Aktuar verantwortlich für den administrativen Dienst der Abteilung- Korrespondenz (zusammen mit dem Abteilungsleiter)- Einladungen- Sitzungsprotokolle5.3.3 Ressortleiter Rechnungswesen- führt das Rechnungswesen einschliesslich der Fondsrechnungen- erstellt den Jahresabschluss (Bilanz, Erfolgsrechnung und Fondsrechnungen)- stellt periodisch die Istzahlen je Abteilung dem Ressort Controlling/Budget zur Verfügung-5.3.4 Ressortleiter Controlling/Budget- veranlasst die Erstellung der Spesenrechnungen und kontrolliert diese- erstellt das Jahresbudget je Abteilung in Zusammenarbeit mit den Abteilungen (inkl.Kommentar)- erstellt das Gesamtbudget des Verbandes aufgrund der Abteilungsbudgets- überwacht die Einhaltung der Abteilungsbudgets durch Soll-Ist-Vergleiche- erledigt die Jahresabrechnung der Abteilungen in Zusammenarbeit mit diesen (inkl.Kommentar)- koordiniert und prüft die Abrechnung der B/C-Schiessen- überwacht die Erstellung der Abrechnungen von verbandsinternen Abrechnungen undüberprüft die Zahlungseingänge der Vereine5.3.6 Ressortleiter Kranz- und PrämienkartenAus Gründen des internen Kontrollsystemes ist dieses Ressort in personell getrennteFunktionen unterteilt:- beschafft für den ZHSV die Kranz- und Prämienkarten nach Absprache mit KK-Einlösestelle- erarbeitet die Reglemente über die Kranz- und Prämienkarten sowie variablen Prämienkartenzuhanden des Vorstandes- unterbreitet dem Verbandsleitung Vorschläge von Naturalgaben als Kranzkartenprämienund beschafft die Naturalgaben- unterhält Beziehungen zum interkantonalen KranzkartenkonkordatA) Kranzkartenausgabestelle- verwaltet und gibt die ZHSV-Kranz- und Prämienkarten sowie variablen Prämienkarten ab- stellt Rechnung an die Bezüger von Kranz- und Prämienkarten (KK) sowie variablenPrämienkarten (VPK) für vereinsinterne Anlässe (alle Distanzen)Abt._Finanzen_Pflichtenheft / 05.02.2012

- vertritt die Abteilung Finanzen in der B/C-Kommission- kontrolliert die SSV-Berichtsrapporte der Gruppe B-Schiessen sowie die Rücksendung derKK und VPK und leitet die Unterlagen an die Verantwortlichen der B/C-Schiessen weiter- stellt Rechnung an die Organisatoren von B-Anlässen bezüglich Gebühren, KK und VPK- führt eine Kontrolle über die ausgegebenen KK sowie VPK des ZHSV und liefert eine Listealler abgegebenen, verschriebenen, vernichteten VPK an die KK-EinlösestelleB) Kranzkarteneinlösestelle- führt Buch über die eingereichten Kranz- und Prämienkarten sowie variablen Prämienkarten,- weist den Ressortmitarbeiter KK-Zahlstelle zur Auszahlung der Gegenwerte an und rechnetmit den Kranzkartenverwaltern der anderen Verbände ab- erstellt per Ende Jahr zuhanden des Chef Finanzen und des Ressortleiters Rechnungsweseneine Aufstellung über eingelöste KK und VPK, einschliesslich Inventar derausserkantonalen Kranzkarten, welche den Verbänden noch nicht in Rechnung gestelltworden sind. (offene Positionen)C) Kranzkarten Zahlstelle- Erledigt die Kranzkarten Auszahlung an die begünstigten Schützen und Konkordats-Verbände- Informiert den Ressortleiter “Kranz- und Prämienkarten“ sowie den Ressortleiter“Rechnungswesen“ über die auszuführenden Zahlungen5.3.7 Ressort SubventionenA) Anlagen und Sportgeräte- vertritt das Subventionswesen im ZHSV und nach aussen- bildet zusammen mit dem Funktionär für die Verbandsaktivitäten das Subventionsteam- berät und unterstützt die dem ZHSV angeschlossenen Vereine bei der Planung, derFinanzierung und der Realisierung von Schiessanlagen (Neu- und Umbauten) sowieSportgeräten und nimmt deren subventionsberechtigten Interessen wahr- berät Vereine und Gemeinden bei Lärmschutzfragen- hält sich über den neuesten technischen Stand von Schiessanlagen auf dem Laufenden- prüft die eingehenden Subventionsgesuche und leitet diese fristgerecht an den ZKS weiter- erstellt für den ZHSV die Subventionseingaben und –anträge für Schiessanlagen undSportgeräten- erstellt den Jahresbericht über das Subventionswesen- ist ZHSV-Delegierter im ZKS.B) Verbandsaktivitäten- bildet zusammen mit dem Funktionär für Anlagen und Sportgeräte das Subventionsteam- koordiniert und überwacht die Erstellung der Nachwuchskursabrechnungen durch dieKursleiter und rechnet mit dem ZKS die Nachwuchskurse ab- erstellt die Verbandsaktivitäten und übermittelt diese an den ZKS.- veranlasst die Auszahlungen der NachwuchskursbeiträgeMutation per 1.1.2011Art. 5.3.5. Ressortleiter Mitgliederwesen: Neu in Abteilung AdministrationGenehmigt vom Vorstand des Zürcher Schiesssportverbandes am 1.1.2006.Abt._Finanzen_Pflichtenheft / 05.02.2012

Präsident ZHSVUrs StähliAbteilungsleiter FinanzenKlaus LeutholdLAbt._Finanzen_Pflichtenheft / 05.02.2012