SEPA – Häufig gestellte Fragen - Sage

SEPA – Häufig gestellte FragenInformationen zu Einführung undUmstellung

Top-Fragen:Meine Bank hat mir AGB-Änderungen wegen SEPA geschickt. Muss ichjetzt sofort auf SEPA umstellen?Nein, sie können die bisherigen Zahlungsverkehrsformate bis zum 31.01.2014 weiterhin nutzen, Detailssiehe Abschnitt „SEPA Umstellung – Generelle Fragen“.Die AGB-Änderungen dienen der Vereinheitlichung der notwendigen gesetzlichen Grundlagen und zurErleichterung der Umstellung von den bisherigen Lastschriften auf SEPA-Lastschriften.Von meiner Bank erhielt ich die Information, mein SEPA Projektmöglichst zeitnah zu beginnen. Wie setze ich diese Empfehlung konkretfür mein Unternehmen um?Siehe Abschnitt „SEPA-Umstellung – Empfehlungen zur Vorgehensweise“.Kann ich mit meiner Sage Software SEPA-Überweisungen erzeugen?Die Finanzbuchhaltungsprodukte und ERP-Systeme von Sage Software sind in der Lage, SEPA-Überweisungen zu erzeugen, sofern die notwendigen Kontodaten hinterlegt wurden.Von meinen Kunden erhalte ich bereits Zahlungen, die als SEPA-Umsätze auf meinem Kontoauszug erscheinen. Ist meine Sage Softwarein der Lage, diese Umsätze zu verarbeiten?Sofern die von Ihnen eingesetzte Software eine Verarbeitungsmöglichkeit von elektronisch übermitteltenKontoauszugsdateien im Funktionsumfang anbietet, können damit auch SEPA-Umsätze verarbeitetwerden. Einen automatischen Kontenabgleich bietet z.B. die Funktion Girostar in Sage Office Line undSage New Classic oder die Funktion Umsatzabfrage in Sage GS-Office.Kann ich mit meiner Sage Software SEPA-Lastschriften erzeugen?In Sage Finanzmanagement, Sage Office Line, Sage New Classic sowie GS Office können bereits heuteSEPA-Lastschriften erzeugt werden. Für weitere Sage Sage Finanzbuchhaltungsprodukte ist die SEPA-Lastschrift in Planung.Stand: August 2013 2

Kann ich mit meiner Sage Software die für SEPA-Lastschriftennotwendigen Mandate erzeugen?Innerhalb der Produkte Sage Finanzmanagement, Sage Office Line, Sage New Classic sowie GS Officekönnen bereits heute SEPA-Mandate durch die integrierte Mandatsverwaltung erzeugt werden. Fürweitere Sage Finanzbuchhaltungsprodukte ist die Mandatsverwaltung in Planung.In den Produkten Sage Office Line, Sage New Classic sowie GS Office stellen wir einen Assistenten zurErzeugung von SEPA-Mandaten (bzw. Wandlung von bestehenden Einzugsermächtigungen) alsEinführungshilfe zum neuen Lastschriftverfahren zur Verfügung.Bei der Erstellung von Mandaten ist zu beachten, dass gemäß dem SEPA-Regelwerk diese derzeit nurpapierhaft und mit Originalunterschrift des Zahlungspflichtigen zulässig sind. Eine Mandatserteilung per E-Mail ist nur mit qualifizierter elektronischer Signatur möglich. Telefonisch oder auf Internet-Webseiteneingegebene Lastschriftermächtigungen sind als SEPA-Mandate unzulässig.Obwohl über diesen Punkt innerhalb der Deutschen Kreditwirtschaftweiterhin beraten wird, empfiehlt essich die verbleibende Zeit bis zum finalen Einführungstermin zu nutzen um die notwendigen Mandateeinzuholen.Hinweis: Insbesondere Betreiber von Webshops sollten die weiteren Entwicklungen bezüglich derelektronischen Mandate genau im Auge behalten, da ab dem 01.02.2014 der unmittelbareLastschrifteinzug unter Verwendung von Kontonummer und Bankleitzahl durch die SEPA-Vorschriften indieser Form nicht mehr gegeben ist.Allgemeine Informationen zu SEPAWas ist SEPA?SEPA (Single Euro Payments Area) steht für den einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum, in dem alleZahlungen wie inländische Zahlungen behandelt werden. Seit dem Start von SEPA im Januar 2008 wirdnicht mehr zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungen unterschieden. Nutzer vonZahlungsverkehrsdienstleistungen können mit SEPA bargeldlose Euro-Zahlungen von einem einzigenKonto innerhalb Europas vornehmen und hierbei einheitliche Zahlungsinstrumente (SEPA-Überweisung,SEPA-Lastschrift und SEPA-Kartenzahlungen) ebenso einfach, effizient und sicher nutzen wie diebisherigen Zahlungsinstrumente auf nationaler Ebene.(Quelle: www.Bundesbank.de)Nähere Informationen liefert die Bundesbank in Zusammenarbeit mit dem Bundesministerium fürFinanzen und dem Deutschen SEPA-Rat unter www.sepadeutschland.de.Stand: August 2013 3

Wozu benötige ich IBAN und BIC?IBAN (International Bank Account Number) und BIC (Business Identifier Code) sind notwendig um denZahlungsempfänger eindeutig zu identifizieren und ersetzen die in Deutschland bislang verwendeteKontonummer und Bankleitzahl im Zahlungsverkehr.Was heißt IBAN only?IBAN only gilt ab 1.2.2014 im inländischen Zahlungsverkehr und bedeutet, dass bei einer SEPA-Überweisung oder einer –Lastschrift keine BIC angegeben werden muss. Ab 1.2.2016 soll IBAN onlyauch für grenzüberschreitende Zahlungen gelten.Muss ich den BIC noch erfassen, wenn IBAN only in Kraft tritt?Ja, denn nur anhand der BIC ist die Bank zu identifizieren, die Ihr Konto führt. Es ist vorstellbar, dass derBIC eines Tages durch IBAN only ebenfalls obsolet wird. Aber für die Pflege Ihrer Stammdaten innerhalbdes ERP-Systems ist der BIC heute noch unerläßlich.Wer ist von SEPA betroffen?Es sind alle am inländischen und grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr Beteiligten innerhalb des EU-Binnenmarktes und weiteren assoziierten Ländern betroffen.Welche Länder nehmen an SEPA teil?Insgesamt 33 europäische Länder nehmen an SEPA teil. Zu den 28 EU-Staaten kommen die drei Länderdes übrigen europäischen Wirtschaftsraums (EWR), d.h. Norwegen. Island und Lichtensteinsowie dieSchweiz und Monaco. Es nehmen somit auch Länder teil, die keine Euro-Teilnehmerländer sind.Ist es möglich SEPA-Zahlungen auch in einer anderen Währung als Eurodurchzuführen?SEPA-Zahlungen sind ausschließlich in Euro möglich, jedoch wird bei Bedarf der Euro-Betrag in derjeweiligen Landeswährung gutgeschrieben. Hierbei können abhängig von der Bank Spesen oderGebühren entstehen.Sollen Zahlungen in einer anderen europäischen Währung erfolgen, sind die SEPA-Verfahren nichteinsetzbar. Hier bedarf es weiterhin einer Auslandsüberweisung.Stand: August 2013 4

Welche SEPA-Verfahren gibt es?SEPA besteht aus den folgenden Zahlungsinstrumenten: die SEPA-Überweisung, die SEPA-Lastschriftund SEPA-Kartenzahlungen. Die SEPA-Lastschrift gibt es in zwei Ausprägungen: als SEPA-Basis-Lastschrift und als SEPA-Firmen-Lastschrift (nur zwischen Firmen und ohne Erstattungsanspruch für denZahler). Zur Legitimation des Lastschrifteinzuges beim Zahlungspflichtigen ist ein SEPA-Lastschriftmandaterforderlich.Nähere Informationen hierzu finden Sie im Bereich „SEPA-Umstellung - Spezielle Fragen“.Hinweis: In diesem Dokument werden nachfolgend die SEPA-Instrumente „SEPA-Überweisungen“ und„SEPA-Lastschriften“ behandelt. Die „SEPA-Kartenzahlungen“ bleiben unberücksichtigt, da dieFunktionen im Zusammenhang mit dem elektronische Lastschriftverfahren (ELV) und das Bezahlen mitEC-Karte und Unterschrift nicht Funktionsbestandteil der Sage Softwarelösungen sind.Was versteht man unter dem SEPA-Lastschriftmandat?Werden Forderungen im Lastschrifteinzugsverfahren ausgeglichen, so ist in Zukunft bei SEPA-Lastschriften ein SEPA-Lastschriftmandat zur Legitimation des Forderungseinzuges erforderlich, ähnlichwie schon bisher eine entsprechende Ermächtigung bei Lastschriften oder Abbuchungsaufträgen. Bei derSEPA-Mandatsverwaltung sind aber im Vergleich zu den heutigen Einzugsermächtigungen mehrInformationen und Zustände zu berücksichtigen.Nähere Informationen hierzu finden Sie im Bereich „SEPA-Umstellung - Spezielle Fragen“.Wie stellt sich der Verfahrensablauf bei SEPA-Überweisungen dar?Quelle: BITKOM Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e. V.http://www.bitkom.org/files/documents/BITKOM_SEPA-Leitfaden.pdfStand: August 2013 5

Wie stellt sich der Verfahrensablauf bei SEPA-Lastschriften dar?Quelle: BITKOM Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e. V.http://www.bitkom.org/files/documents/BITKOM_SEPA-Leitfaden.pdfKann ich die von meinen Geschäftspartnern bereits erteiltenEinzugsermächtigungen auch unter SEPA weiter verwenden?Alle bestehenden schriftlich erteilten Einzugsermächtigungen behalten ihre Gültigkeit und können gemäßdem deutschen SEPA-Begleitgesetz und der EU-Verordnung in SEPA-Mandate überführt werden. Diesist allerdings nur für SEPA-Basislastschriften möglich.Beachten Sie dazu auch die Informationen im Abschnitt „SEPA-Umstellung - Spezielle Fragen“.Nutzen die SEPA-Verfahren das bereits existierende DTAUS-Format?Nein, für elektronische SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften gibt es ein neues, auf dem ISOStandard 20022 basierendes Datenformat. Dieses nutzt XML (eXtensible Markup Language) als Syntax.Gibt es durch SEPA Änderungen bezüglich der Meldeverpflichtungen imgrenzüberschreitenden Zahlungsverkehr?An den außenwirtschaftlichen Meldepflichten im europäischen Zahlungsverkehr haben sich im Juli 2013mit Inkraftsetzung der geänderten Außenwirtschaftsverordnung wesentliche Änderungen ergeben.Stand: August 2013 6

Das konkrete Meldeverfahren, das bisher eine Meldung mittels des Vordruckes „Z4“ zurAußenwirtschaftsverordnung für SEPA-Zahlungen über 12.500 Euro vorsah, wurde gemäß dergeänderten Meldevorschriften im Juli 2013 auf ein vollständig elektronisches Verfahren umgestellt.Informationen zum neuen Meldeverfahren erteilt die Bundesbank unter „Meldewesen“ „Außenwirtschaft“„AWV Änderung 2013“. Beachten Sie, dass Auslandsüberweisungen, die nicht mittels SEPAdurchgeführt wurden, vor Juni 2013 mit der Z1-Meldung zu melden waren.Ab Juli 2013 werden alle meldepflichtigen ausgehenden und eingehenden Zahlungen über die Z4-Meldung direkt an die Deutsche Bundesbank übermittelt.Alle Sage Softwareprodukte, die bisher bereits das Z1-Meldeverfahren über die Hausbank unterstützten,wurden um entsprechende Funktionen zur Erfüllung der neuen Z4 Vorschriften erweitert.SEPA Umstellung – Generelle FragenWerde ich die SEPA-Anforderungen mit den Produkten von SageSoftware abdecken können?Mit den aktuellen Sage Produkten sind Sie zur Abwicklung des SEPA-Zahlungsverkehrs in der Lage.Zusätzlich beinhalten unsere aktuellen Versionsstände unterstützende Funktionen zur komfortablenUmstellung Ihrer Bankverbindungen auf IBAN und BIC sowie zur Vorbereitung auf das neue SEPA-Lastschriftverfahren.Wie ist der Stand der Gesetzgebung zu SEPA in Deutschland?Das sogenannte „SEPA-Begleitgesetz“ ist am 9.4.2013 in Kraft getreten. Es regelt nationalausfüllungsbedürftige Normen und legt Übergangsbestimmungen fest.Die Parlamentarier haben der Deutschen Kreditwirtschaft allerdings mit auf den Weg gegeben, eineelektronische Alternative zum handschriftlich unterzeichneten SEPA-Lastschriftmandat speziell fürInternet-Geschäfte zu schaffen.Ab wann muss ich auf die SEPA-Verfahren umsteigen?Bis zum 31.01.2014 wird es die bestehenden nationalen Überweisungs- und Lastschriftverfahren geben.Die SEPA-Verfahren werden parallel dazu angeboten. Die Anwendung von SEPA für inländische undgrenzüberschreitende Zahlungen in Euro wird ab 01.02.2014 für alle Marktteilnehmer in der EuropäischenUnion verpflichtend.Stand: August 2013 7

Um termingerecht auf SEPA umzustellen , sollte noch im Jahr 2013 die Migration auf die neuen Verfahrenerfolgen.Empfehlungen zur Umstellung finden Sie im Abschnitt „SEPA-Umstellung – Empfehlungen zurVorgehensweise“.Was bedeutet das für die am Zahlungsverkehr beteiligten Abteilungenim Unternehmen?Die Einführung von SEPA sollte von Ihnen als ein übergreifendes Projekt gesehen werden und betrifftnicht nur in den Bereich Finanzbuchhaltung.So sind von den Änderungen im Zahlungsverkehr beispielsweise die Lohnabrechnung und dieWarenwirtschaft, eine eventuell vorhandene Immobilienverwaltung oder das Vertragswesen betroffen,sofern in diesen Bereichen Bankverbindungen verwendet werden. Auch wenn Sie neben Ihrem ERP-System weitere Softwareprodukte zum Erzeugen von Zahlungen und Lastschriften nutzen, sind dieseebenfalls von der Umstellung betroffen.Wird meine Bank auch nach dem 01.02.2014 noch Zahlungen undLastschriften im bisherigen DTAUS-Format entgegennehmen undverarbeiten können?Der Gesetzgeber sieht vor, dass Banken für Privatkunden Konvertierungsdienstleistungen in die SEPA-Formate anbieten können. Firmenkunden sollten sich darauf einstellen, dass eine solche Konvertierungnur für Endverbraucher vorgenommen wird und sie hingegen verpflichtend die neuen SEPA-Verfahreneinsetzen müssen.Stand: August 2013 8

Welche Detailanforderungen muss ich bei den neuen SEPA-Zahlungsverfahren beachten?IBAN / BICUm die neuen Verfahren einzusetzen, benötigen Sie statt der bislang in Deutschland verwendetenKontonummer und Bankleitzahl eine IBAN (International Bank Account Number/InternationaleBankkontonummer) und einen BIC (Business Identifier Code/Internationale Bankleitzahl). Damit wird dasKonto des Zahlungsempfängers eindeutig bestimmt.Die IBAN-Kontonummer besteht in Deutschland aus 22 Stellen. Zuerst kommt das Länderkennzeichen -zum Beispiel "DE" für Deutschland. Dann folgt eine zweistellige Prüfziffer. Diese dient dazu,Fehlüberweisungen zu verhindern. Ihr schließt sich die Bankleitzahl des Kontoinhabers an, gefolgt vonseiner Kontonummer. Je nach nationaler Ausprägung ist die IBAN unterschiedlich lang.Der BIC entspricht der bisherigen Bankleitzahl und besteht aus Buchstaben. Der europäischeGesetzgeber hat beschlossen, dass es im Zahlungsverkehr möglich sein wird, ab dem 01.02.2014 aufden BIC zu verzichten, da technisch die Angabe der IBAN ausreicht, um eine Bankverbindung eindeutigzu bestimmen. Für die Stammdaten Ihrer ERP-Software ist der BIC jedoch (vorläufig) unverzichtbar.Ab 2014 gilt das sogenannte „IBAN-only“ Verfahren für Inlandsüberweisungen, ab 2016 auch fürGeldtransfers in andere Länder, die am SEPA-Zahlungsverkehr teilnehmen.SEPA-MandatWerden Forderungen im Lastschrifteinzugsverfahren ausgeglichen, so ist in Zukunft ein SEPA-Mandat zurLegitimation der Zahlungseinzüge erforderlich. Dabei ist allerdings zu berücksichtigen, dass im Vergleichzu den heutigen Einzugsermächtigungen innerhalb eines SEPA Mandats mehr Informationen undZustände zu hinterlegen und zu verwalten sind. Jedes SEPA-Mandat muss außerdem eine eindeutigeMandatsreferenz erhalten. Diese Mandatsreferenz wird von den Sage Produkten automatisch erzeugt,wenn ein neues Mandat angelegt wird.Alle bestehenden schriftlich erteilten Einzugsermächtigungen behalten ihre Gültigkeit und können gemäßdem deutschen SEPA-Begleitgesetz und der EU-Verordnung in SEPA-Basismandate überführt werden.Gläubiger-Identifikationsnummer (UCI)Jedes Unternehmen, das SEPA-Lastschriften einreicht (nicht empfängt!), benötigt eine sogenannteGläubiger-Identifikationsnummer. Diese wird pro Unternehmen ausgestellt und identifiziert dieseseindeutig im Rahmen des SEPA-Lastschriftverfahren.Die Gläubiger-Identifikationsnummer wird (ausschließlich online) von der Bundesbank ausgestellt. NähereInformationen zur Gläubiger-Identifikationsnummer und zur Beantragung finden Sie unter folgendem Link:http://www.bundesbank.de/zahlungsverkehr/zahlungsverkehr_sepa_identifikation.phpStand: August 2013 9

Wie komme ich an die benötigten IBAN und BIC?In aller Regel sollten IBAN und BIC bereits schon heute in den Geschäftskorrespondenzpapieren IhrerGeschäftspartner genannt sein. Ist das nicht der Fall, weisen Sie bitte Ihre Geschäftspartner darauf hin.Auch Sie selbst sollten unverzüglich damit beginnen, IBAN und BIC in Ihrer Korrespondenz zuverwenden.Wie werde ich bei der Umstellung meiner Bankverbindungen auf IBANund BIC von Sage Software unterstützt?Innerhalb verschiedener Sage Softwareprodukte existieren bereits heute programminterneKonvertierungstoolsum bestehende Bankverbindungen in IBAN und BIC zu überführen. Dabei handelt essich jedoch um das sogenannte Standardverfahren für die SEPA-Konten. Leider haben in Deutschlandbis Frühjahr 2013 fast 50 Banken abweichende Verfahren für die Konvertierung ihrer Bankverbindungeneingereicht. Aus diesem Grund können unsere internen Konvertierungstools nicht alle Bankverbindungenautomatisiert umstellen.Deshalb bieten wir Ihnen in Sage Finanzmanagement, Sage Office Line, Sage New Classic sowie GSOffice mit dem „IBAN-Hin und IBAN-Rück Verfahren“ ein Konvertierungswerkzeug an, um Ihnen eineMassendatenumstellung auf die neuen Kontokennungen zu ermöglichen. Diese Dienstleistung erbringtder Deutsche Bankverlag gegen eine geringe Gebühr.SEPA-Umstellung - Spezielle FragenUmstellung bestehender Lastschriftvereinbarungen auf SEPA-LastschriftenDie Migration bestehender Lastschriftvereinbarungen auf SEPA-Lastschriften wurde durch deneuropäischen Gesetzgeber im Rahmen der „SEPA-Verordnung“ und durch den deutschen Gesetzgeberim SEPA-Begleitgesetz festgelegt und erforderte zur Umsetzung noch eine AGB-Änderung bei dendeutschen Kreditinstituten.Diese AGB-Änderungen traten zumeist Anfang Juli 2012 in Kraft und ermöglichen es, dass bestehendeVereinbarungen auch für SEPA-Lastschriften unter folgenden Bedingungen verwendet werden können:Die Umstellungsregelung gilt nur für den Wechsel auf SEPA-Basislastschriften, nicht für den Wechselauf SEPA-Firmenlastschriften. Hinweis: Basis- und Firmenlastschrift unterscheiden sich in erster Liniein den Widerrufsmöglichkeiten, d.h. Basislastschriften können auch gegenüber Unternehmenvorgenommen werden. Außerdem können Firmenlastschriften nicht mit Endverbrauchernabgeschlossen werden.Stand: August 2013 10

Die ursprüngliche Einzugsermächtigung muss schriftlich erteilt worden sein, da das SEPA-Regelwerkdie Schriftform vorsieht. Liegt Ihnen die Ermächtigung als E-Mail vor und trägt diese eine qualifizierteelektronische Signatur, so ist dies seit März 2013 ebenfalls von der Deutschen Kreditwirtschaft alszulässig anerkannt.Vor dem Wechsel auf SEPA-Lastschriften muss der Zahler über den Wechsel des Verfahrens inTextform unter Angabe der Gläubiger-Identifikationsnummer und der Mandatsreferenz unterrichtetwerden.Muss ich zur Verwaltung meiner SEPA-Mandate eine externeMandatsverwaltung einsetzen?Generell ist es sinnvoll die Mandate an der Stelle zu führen, wo sich auch die Verwaltung der OffenenPosten befindet. So ist es zweckmäßig für einen neuen Kunden, der seine Rechnungen perLastschrifteinzug begleichen möchte, direkt ein neues Mandat zu erzeugen. Auf die Anforderung an eineERP-Software bezogen bedeutet dies, dass eine in die Finanzbuchhaltung integrierte Mandatsverwaltungsicherlich Vorteile bietet. Allerdings können Mandate natürlich auch an anderer Stelle und in anderer Formverwaltet werden. Dies kann jedoch den Aufwand für die Ausführung der SEPA-Lastschrift beträchtlicherhöhen.Im Idealfall berücksichtigt eine softwaregestützte Mandatsverwaltung, ob zum Zeitpunkt einesForderungseinzugs einer fälligen Rechnung ein gültiges Einmal-bzw. Dauermandat mit eindeutigerMandatsreferenz vorhanden ist. Darüber hinaus muss eine Mandatsverwaltung in der Lage seinzwischen Firmenlastschriftmandaten und Endverbrauchermandaten (SEPA-Basis-Lastschrift) zudifferenzieren und die Unterschiede beider Mandatstypen bei Lastschrifterstellung im Hinblick auf dieeinzuhaltenden Einreichungsfristen zu berücksichtigen. Zusätzlich muss noch die Gläubiger-Identifikationsnummer der Bundesbank als Legitimation zur Teilnahme am SEPA-Lastschriftverfahrengespeichert werden.Die integrierte Mandatsverwaltung innerhalb der Sage Finanzbuchhaltungsprodukte berücksichtigt alldiese Aspekte (angefangen bei Mandatserstellung über deren weitere Verwaltung und letztlich demLastschrifteinzug).Sind auch elektronisch eingescannte Einzugsermächtigungen in einSEPA-Mandat konvertrierbar?Ja, denn diese Einzugsermächtigungen lagen Ihnen in Schriftform vor und wurde nur digitalisiert. Siedürfen auch künftig SEPA-Mandate einscannen und z.B. in einem Dokumentenmanagement-Systemablegen, um leichter darauf Zugriff zu haben. Wir empfehlen sogar ausdrücklich, dieses Verfahren mit derUmstellung auf SEPA-Lastschriften einzuführen, da Sie so einfacher und schneller der Bank nachweisenkönnen, dass Sie berechtigt sind, die Lastschrift auszuführen.Stand: August 2013 11

Gibt es mit SEPA einen neuen Kontoauszug?Bereits jetzt werden SEPA-Zahlungen und –Lastschriften auf den bisherigen Kontoauszügenausgewiesen, sowohl bei beleghaften als auch elektronischen Auszügen im üblichen CSV- oder MT940-Format. Hier sind keine Anpassungen erforderlich.Im Rahmen der SEPA Einführung ist auch die Umsetzung eines neuen elektronischenKontoauszugsformates vorgesehen. Hierbei handelt es sich um die sogenannten CAMT (CashManagement) Nachrichtentypen, die Firmenkunden einen Mehrwert in ihrer Kontoauszugsverarbeitungbieten können.Allerdings ist eine schnelle Verbreitung dieser neuen, XML (eXtensible Markup Language) –basiertenNachrichtentypen aktuell nicht in Sicht, da nicht alle Bankinstitute diese Formate bereitstellen. SageSoftware hat bereits erste Produkte für das neue camt.053-Verfahren vorbereitet. Wir werden dieEntwicklungen in diesem Bereich weiter verfolgen und bei Bedarf in den Produktplanungenberücksichtigen.SEPA-Umstellung – Empfehlungen zur VorgehensweiseDie Einführung von SEPA sollte von Ihnen als ein übergreifendes Projekt gesehen werden und betrifftnicht nur in den Bereich Finanzbuchhaltung, sondern alle Bereiche und Vorgänge, wo Bankverbindungenverwaltet oder verwendet werden!Für Ihr Unternehmen kann sich ein erheblicher Umstellungsbedarf ergeben. In Anbetracht des Umfangsder zu bewältigenden Herausforderung sollte der zeitliche Aspekt nicht unterschätzt und entsprechendVorlauf für die Umsetzung der SEPA-Vorgaben eingeplant werden.Hierbei sind hinsichtlich des Umstellungsaufwands die Bereiche SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschrift getrennt voneinander zu beurteilen, da sich die SEPA-Lastschrift inklusive derMandatsverwaltung deutlich anspruchsvoller gestaltet.Benennen Sie einen SEPA-Verantwortlichen und informieren Sie sichZum aktuellen Zeitpunkt ist es auf Grund der komplexen gesetzlichen Vorgaben sinnvoll, einen SEPA-Beauftragten im Unternehmen zu bestimmen, der das Gesamtprojekt „SEPA“ verantwortet.Informieren Sie sich über SEPA und die verschiedenen Verfahren und beginnen Sie mit den erforderlichenUmstellungsmaßnahmen. Wer SEPA-Lastschriften plant, sollte umgehend mit seiner Bank sprechen, daderen AGBs unmittelbaren Einfluss auf die künftigen Abläufe haben werden.Ermitteln Sie betroffene Bereiche und AbläufeDies betrifft zum einen die beteiligten Softwaresysteme als auch die zugehörigen Prozesse:Stand: August 2013 12

In welchen Softwaresystemen werden bisher Kontonummern und Bankleitzahlen gespeichert?Denken Sie auch an „Nebensysteme“ wie Lohnabrechnungsprogramme, Vertragsverwaltungen etc.Können alle dabei beteiligten Systeme mit IBAN und BIC bei Stammdaten umgehen?Sind die Systeme SEPA-fähig beim Zahlungsverkehr?Wer greift auf die Bankverbindungen zu? Wo gibt es Schnittstellen zwischen Softwaresystemen oderProzessen, bei denen Bankverbindungen ausgetauscht werden?Auf welchen Formularen, Dokumenten und Briefen sind aktuell Kontonummer und Bankleitzahlausgewiesen? Denken Sie vor allem an Dokumente, die direkt aus Softwaresystemen erzeugtwerden.Klären Sie, welche SEPA-Verfahren sie benötigen/einsetzen möchten: SEPA-Überweisungen werdenvon jedem Unternehmen benötigt, SEPA-Lastschriften dagegen nicht unbedingt.Falls Sie Forderungen im Lastschriftverfahren einziehen:oooIst die Software in der Lage, Mandate zu erstellen, Mandatsinformationen zu speichernund SEPA-Lastschrifteinzüge auf Gültigkeit der Mandate zu validieren?Gibt es Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse, die aus den Vorschriften rund um dieSEPA-Mandate (Vorlauffristen, Pre-Notification, Mandatsänderungen,Mandatsaufbewahrung) resultieren?SEPA-Lastschriften sind auch grenzüberschreitend möglich – lassen sich dadurchbestehende Prozesse eventuell auch vereinfachen (z.B. Vorauskasse-Regelungen)?Beginnen Sie ab sofort mit der StammdatenpflegeAuch wenn Sie noch nicht gleich auf die SEPA-Verfahren wechseln: Beginnen Sie ab sofort, im Rahmender laufenden Pflege von Kunden- und Lieferantenstammdaten IBAN und BIC parallel zu Kontonummerund BLZ zu erfassen! Diese Daten finden Sie in aller Regel auf Formularen, Dokumenten, Briefen undVerträgen Ihrer Geschäftspartner. Falls nicht, fordern Sie diese Information von den Unternehmen an.Je nach Umfang ihrer Stammdaten entfällt eventuell auf diese Weise eine Massenkonvertierung derBankdaten.Planen Sie die weiteren MaßnahmenLegen Sie einen Zeitplan für den weiteren Ablauf der SEPA-Umstellung festPlanen Sie bei Bedarf ein Update auf SEPA-fähige Softwareversionen ein. Bedenken Sie, dass mitEinführung von SEPA zum 1.2.2014 noch weitere Änderungen im neuen Zahlungsverlehr erfolgenStand: August 2013 13

können. Auch das heutige DTA-Verfahren hat einige Zeit benötigt, bis es so „stabil“ war wie in denletzten Jahren.Benötigen Sie eine Massendaten-Konvertierung von Kontonummer und BLZ in IBAN und BIC?Innerhalb von Sage Finanzmanagement, Sage Office Line, Sage New Classic sowie GS Office bietenwir Ihnen mit dem „IBAN-hin und IBAN-Rück Verfahren“ eine Softwaremethode an, um Ihnen eineMassendatenumstellung auf die neue Kontokennung zu ermöglichen.Vorbereitung der Umstellung auf SEPA-LastschriftenFalls Sie Forderungen im Lastschriftverfahren einziehen, müssen Sie ein besonderes Augenmerk auf dieUmstellung der bisherigen Lastschriften auf SEPA-Lastschriften richten (siehe dazu auch dieInformationen unter „SEPA-Umstellung - Spezielle Fragen“ insbesondere zur Mandatsumstellung).Bei der Erstellung von Mandaten ist zu beachten, dass gemäß dem SEPA-Regelwerk für diese dieSchriftform vorsehen ist und die Originalunterschrift des Zahlungspflichtigen benötigt wird. Eineelektronische Mandatserteilung mit qualifizierter elektronischer Signatur ist seit März 2013 ebenfallszugelassen.Derzeit wird im Nationalen SEPA-Rat und innerhalb der Deutschen Kreditwirtschaft über eineverfahrenstechnische Erleichterung zur aufwands- und kostenintensiven (papiergebundenen)Mandatsversendung beraten. Ob es zu dieser Vereinfachung im Rahmen eines elektonischen Mandatskommt, ist noch nicht absehbar.Aus diesen Gründen sollten Sie sich mit folgenden Themen befassen:Welches SEPA-Lastschriftverfahren möchten Sie einsetzen (Basis-/Firmenlastschrift)?Nehmen Sie Kontakt mit Ihrer Bank hinsichtlich der Umstellung auf SEPA-Lastschriften auf. In derRegel sind vertragliche Änderungen nötig bzw. es ergeben sich Änderungen im Ablauf.Sie benötigen eine Gläubiger-Identifikationsnummer zur Teilnahme an den SEPA-Lastschriftverfahren.Diese kann online bei der Bundesbank (www.bundesbank.de) beantragt werden.Sind aufgrund der SEPA-Regeln zur Pre-Notification eventuell Änderungen bei den Abläufen nötigoder zu erwarten?Schulung / Know-how / TrainingMuss ich meine Mitarbeiter / Buchhaltungspersonal schulen lassen?Wen konkret sollte ich schulen lassen?Wir empfehlen eine Schulung der betroffenen Mitarbeiter im Bereich Zahlungsverkehr, insbesonderedann, wenn SEPA-Lastschriften inklusive der Mandatsverwaltung zum Einsatz kommen.Stand: August 2013 14

Wird es Schulungen von Sage zum Thema SEPA geben?Sage Software bietet Ihnen Schulungen zur Umsetzung von SEPA in den jeweiligen Produktlinien imRahmen des normalen Schulungsprogramms an. Bitte nehmen Sie Kontakt mit der Sage Academy auf.Stand: August 2013 15