Umstellungsanleitung SEPA-Lastschrift - Volksbank Kraichgau ...

Profi cash(Version 10.3 oder höher)Erfassen und Verwalten von SEPA-LastschriftenInhaltsverzeichnisGläubiger-ID............................................................................................................................................. 2Beantragen .......................................................................................................................................... 2Weitere Gläubiger-Identifikationsnummern ....................................................................................... 2Automatisches Ermitteln von BIC und IBAN ............................................................................................ 3SEPA-Mandate ......................................................................................................................................... 4Neuerfassung eines Lastschrift-Mandat .............................................................................................. 4Möglichkeit 1 - Erfassung direkt in den Stammdaten des jeweiligen Zahlungspflichtigen ............................ 4Möglichkeit 2 - Erfassung des Mandates direkt in der SEPA-Lastschrift ....................................................................... 6Massenänderung bestehender Lastschriften ...................................................................................... 7Drucken von Mandaten ....................................................................................................................... 9Erfassen und versenden von SEPA-Lastschriften .................................................................................. 10WICHTIGER HINWEIS: Einreichungstermine für SEPA-Lastschriften: ................................................ 10Erfassung einer SEPA-Lastschrift ....................................................................................................... 11Versand (Einreichung) von SEPA-Lastschriften ................................................................................. 12Stand 04 /2013 Seite 1 von 13

Gläubiger-IDBeantragenMöchten Sie für eine Firma oder einen Verein Forderungen mittels SEPA-Lastschrifteneinziehen, benötigen Sie zunächst eine Gläubiger-ID. Die Gläubiger -ID erhalten Sie von derDeutschen Bundesbank, ausschließlich über das Internet, unter der Adresse:www.glaeubiger-id.bundesbank.deAlternativ können Sie diesen Link auch direkt aus Profi cash heraus aufrufen:Wählen Sie dazu unter >Stammdaten< den Punkt >Gläubiger-IdentifikationsnummernGläubiger-Identifikationsnummer bei der Bundesbank beantragenStammdaten< den Punkt >Gläubiger-IdentifikationsnummernLeeren/Neu

Automatisches Ermitteln von BIC und IBANProfi cash bietet die Möglichkeit,für die bereits gespeicherten Zahlungspflichtigen/ Zahlungsempfänger,aus den deutschen Bankverbindungen automatisch die für SEPA notwendigenIBAN und BIC zu errechnen.Des Weiteren finden Sie eine Möglichkeit bereits erfasste BIC Codes zu aktualisieren:>Stammdaten< >Massenänderung< >IBAN und BIC ergänzen/aktualisieren

SEPA-MandateEin SEPA-Mandat kann in Profi cash für einen Zahlungspflichtigen auf verschiedenen Wegenerfasst werden.Neuerfassung eines Lastschrift-MandatMöglichkeit 1 - Erfassung direkt in den Stammdaten des jeweiligen ZahlungspflichtigenWählen Sie dazu im Menü unter >Stammdaten< den Punkt >Zahlungsempfänger / -pflichtigeBankverbindungen und SEPA-Lastschriftmandate< auf >Ändern..SEPA-Lastschriftmandate< auf>Neu..

SEPA-Lastschriftmandat (neu)Hilfreich kann es sein, das SEPA-Mandat selbst oder als Anschreiben zur Umstellung auf SEPA-Lastschriften für den Zahlungspflichtigen auszudrucken.Formulare druckenStand 04 /2013 Seite 5 von 13

Möglichkeit 2 - Erfassung des Mandates direkt in der SEPA-LastschriftZuerst ist unter >Tagesgeschäft< >ZV-Aufträge< >neu erfassen< das Formular mit der„Art“ >SEPA-Basis-Lastschrift< auszuwählen. Danach sind die notwendigen Felder wiegewohnt auszufüllen.SEPA-Basislastschrift erfassenUm die Daten zur Mandatsreferenz bzw. zum Mandatstermin zu erfassen klicken Sieanschließend auf das kleine Feld > … < rechts davon.Danach wechselt ProfiCash in den Bereich >SEPA-LastschriftmandatMöglichkeit 1< beschrieben, erfasst undausgedruckt werden.Stand 04 /2013 Seite 6 von 13

Massenänderung bestehender LastschriftenBereits in Profi cash angelegte Lastschriften (Lastschrift mit Einzugsermächtigung) können per>Massenänderung< in SEPA-Basis-Lastschriften geändert werden.Sie können durch eine Massenänderung automatisiert- deutsche Lastschriften in SEPA-Lastschriften umwandeln- alle erforderlichen SEPA-Mandate erzeugen- diese Mandate anschließend einzeln oder gesammelt ausdrucken (entweder als SEPA-Mandat oder als Benachrichtigung über die Umstellung auf das neue SEPA-Basis-Lastschriftverfahren)Wählen Sie dazu im Menü >Stammdaten< >Massenänderung< >ZV-AufträgeAuftragsart< den Haken >Ändern< und wählen als alten Wert (z. B.)„Lastschrift mit Einzugsermächtigung“. Als neuen Wert wählen Sie „SEPA-Basis-Lastschrift“aus und klicken dann auf den Button >Ändern

Nach Bestätigung des Button >Ändern< öffnet sich eine Maske zur automatischen Mandatserzeugung.Die von Profi cash automatisch erzeugte Mandatsreferenz-Nummer setzt sich aus einem festenund einem variablen Teil zusammen, weil jede Mandatsreferenz-Nummer eindeutig sein muss.Im unten aufgeführten Beispiel würde die Nummer des ersten Mandates „Referenz-0122“lauten, weiter ginge es mit „Referenz-0123“, „Referenz-0124“ etc..Nachdem Sie diese Vorgaben festgelegt haben, klicken Sie auf „Mandate erzeugen“.Es öffnet sich die Maske zur automatischen Mandatserzeugung.Mandate erzeugenAnschließend wird Ihnen ein Protokoll angezeigt.Sie können die SEPA-Mandate bzw. die Anschreiben zur Umstellung auf SEPA-Basis-Lastschriftauch ausdrucken.Stand 04 /2013 Seite 8 von 13

Drucken von MandatenWählen Sie dazu unter >Stammdaten< >MandateMandate drucken

Erfassen und versenden von SEPA-LastschriftenWICHTIGER HINWEIS: Einreichungstermine für SEPA-Lastschriften:Bitte beachten Sie, dass SEPA-Lastschriften schon einige Tage vor deren Fälligkeitsdatum beiIhrer Bank eingereicht werden müssen, damit die Gutschrift auch zum vorbestimmten Datumerfolgen kann:Bei verspäteter Einreichung kann keine Verarbeitung dieser Aufträge mehr erfolgen!Einreichungsfristen der Volksbank Kraichgau eG:Frühester Einreichungstermin für alle Lastschriften: Max. 45 Kalendertage vor FälligkeitDie späteste Einreichung muss erfolgen bei:SEPA-Basis-Lastschrift:einmalige SEPA-BASIS-Lastschrifterste einer wiederkehrenden SEPA-Basis-Lastschriftzweite und folgende SEPA-Basis-LastschriftenSEPA-Firmen-Lastschriftenalle SEPA-Firmen-Lastschriften6 Arbeitstage vor Fälligkeit6 Arbeitstage vor Fälligkeit3 Arbeitstage vor Fälligkeit2 Arbeitstage vor FälligkeitStand 04 /2013 Seite 10 von 13

Erfassung einer SEPA-LastschriftWählen Sie im Menü >Tagesgeschäft< den Punkt >ZV-Aufträge< >neu erfassenSEPA-Basis-Lastschrift< an und vervollständigen denZahlungsauftrag.Wird das Ausführungsdatum (Feld >Beginn

Versand (Einreichung) von SEPA-LastschriftenErstellen Sie den Zahlungsverkehrs-Job für SEPA-Lastschriften mit der gewohntenVorgehensweise wie z. B. für Überweisungen.Klicken Sie den Button >Zahlungsverkehrs-Job erstellennur LastschriftenZV-Job erstellenErstellen< ab.AuftragsübersichtStand 04 /2013 Seite 12 von 13

Die Aufträge (Jobs) stehen zur Übertragung an die Bank bereit.Klicken Sie auf Datenübertragung starten / Jobs bearbeiten.Datenübertragung startenHaben Sie den Auftrag mit >Senden< übertragen, beachten Sie bitte die Meldung(-en) imStatusfenster!Nach erfolgreicher Übertragung wird zudem eine Übersichtsliste der Aufträge ausgedruckt.Stand 04 /2013 Seite 13 von 13