Lotus Notes Grundlagen.pdf
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<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> Anwenderschulungen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong>

Inhaltlicher HinweisDiese Schulung kombiniert die Inhalte folgendervorheriger Veranstaltungen:•Allgemeine Einführung in <strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong>•Fortgeschrittene Funktionen von <strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong>Die Inhalte wurden gekürzt. In den altenFoliensätzen finden sich zusätzliche Informationen,alternative Vorgehensweisen und einigeThemengebiete, die in dieser Schulung vollständigausgelassen werden.Der aktuelle Foliensatz steht zur Verfügung unterhttp://wiwi.upb.de/<strong>Notes</strong>FAQ<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 2

Schulungsverlauf (1)<strong>Grundlagen</strong>•Was ist <strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong>?•Einrichten des Programms•Basiswissen zum Umgang mit Anwendungen•Zugreifen auf verschiedene Server & ApplikationenAllgemeine <strong>Notes</strong>-Funktionalitäten•Erstellen von Inhalten•Nutzen der Suchfunktion•Nutzen der Löschfunktion<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 3

Schulungsverlauf (2)Persönliches Informationsmangement•Arbeiten mit der E-Mail-Applikation•Arbeiten mit dem Kalender•Arbeiten mit der Aufgaben-Verwaltung•Arbeiten mit der Kontakte-VerwaltungArbeiten mit Repliken•Basiswissen zur Replikation•Anlegen von lokalen Repliken•Replizieren von Änderungen•Umgehen mit Replikationskonflikten<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 4

Schulungsverlauf (3)Arbeiten mit verschiedenen Arbeitsumgebungen•Definieren und Nutzen von Arbeitsumgebungen•Arbeitsumgebungen mit lokaler E-Mail-ReplikWeitere Dienste und Werkzeuge•Nutzen von Instant-Messaging•Verwenden der Notizbuch-Anwendung•Zugreifen auf PIM-Daten mit Browsern<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 5

<strong>Grundlagen</strong>Was ist <strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong>?<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 6

Was ist <strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong>? (1)Beschreibung des Herstellers IBM•Eine Software, die den Mitarbeitern einesUnternehmens dabei hilft…•miteinander zu kommunizieren undzusammenzuarbeiten,•Informationen leichter zu teilen,•Geschäftsentscheidungen schneller zu treffen,•Arbeitsabläufe zu optimieren•…und damit insgesamt die Produktivität zu steigern.<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 7

Was ist <strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong>? (2)Weitere Beschreibungen• Ein Groupware-System:Eine Software, die Gruppenarbeit auch an verschiedenenOrten und zu verschiedenen Zeiten unterstützt• Ein Client-Server-System:Ein System, bei dem die Nutzer mit einem lokal installiertenProgramm auf Anwendungen und Daten auf Servern zugreifen• Ein Middleware-System:Eine Plattform, die die Ausführung verschiedensterAnwendungen ermöglicht• Der Hersteller liefert nur die Plattform und einigeBasisanwendungen• Die Kunden können weitere Anwendungen entwickeln oder vonDrittanbietern kaufen• (Nicht nur, aber auch) ein verbreitetes E-Mail-System<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 8

Was ist <strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong>? (3)Teil einer großen Familie<strong>Lotus</strong>Sametime<strong>Lotus</strong>i<strong>Notes</strong><strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong>Traveler<strong>Lotus</strong>Protector<strong>Lotus</strong> DominoDesigner<strong>Lotus</strong>Symphony<strong>Lotus</strong><strong>Notes</strong><strong>Lotus</strong>Domino<strong>Lotus</strong> DominoAdministrator<strong>Lotus</strong>Quickr<strong>Lotus</strong>Connections<strong>Lotus</strong>Live<strong>Lotus</strong>Web ContentManagement<strong>Lotus</strong>FormsWebSpherePortal<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 9

Was ist <strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong>? (4)Zwei unterschiedliche Programmvarianten•Standard-Client:• Mit Version 8 neu eingeführt• Benötigt leistungsstarken Rechner• Neue Benutzerschnittstelle• Neue Funktionalitäten• z. B. Office-Werkzeuge (vergleichbar mit MicrosoftOffice), Instant Messaging, RSS Feedreader•Basic-Client:• Fortführung der vorherigen Versionen• Auch für leistungsschwache Rechner geeignet• Neue Benutzerschnittstelle und einige der neuenFunktionalitäten nicht enthalten• Hinweis: Auf den Poolraum-Rechnern installierte Version<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 10

<strong>Grundlagen</strong>Einrichten des Programms<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 11

Einrichten des Programms (1)Konfigurationsdialog erscheint automatisch beimersten Start des <strong>Notes</strong>-ClientsEingeben des Namens und des „Home-Servers“•Mitarbeiter: pbfb5a.uni-paderborn.de•SHK: pbwi2b.uni-paderborn.de<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 12

Einrichten des Programms (2)Auswahl der bereitgestellten <strong>Notes</strong>-ID vonDiskette/Festplatte/USB-Stick und Anlegen einerKopie im Datenverzeichnis<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 13

Einrichten des Programms (3)Eintragen der Serveradresse für den Instant-Messaging-Server•Für alle: pbwi2st.uni-paderborn.deEingeben des <strong>Notes</strong>-Passwortes<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 14

Einrichten des Programms (4)Überspringen des nächsten Fensters undAbschließen der Erstkonfiguration<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 15

Einrichten des Programms (5)Anmelden beim Instant-Messaging-Dienst durchEingabe des Internet-Passwortes und Übernehmender Vorgabe-Startseite<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 16

Einrichten des Programms (6)Anpassen der Startseite<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 17

Einrichten des Programms (7)Vorgabe-Startseite•Lesezeichen für die PIM-Anwendungen:• Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben und PersönlichesJournalAlternativen zur Vorgabestartseite•Mehrere Varianten zur Auswahl• z. B. Dreiteilung: Posteingang, Tageskalender, aktuelleAufgaben•Freie Gestaltung einer individuellen Seite möglich<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 18

Einrichten des Programms (8)Einstellen der Benutzervorgaben<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 19

Einrichten des Programms (9)Einstellen der Benutzervorgaben•Zahlreiche Optionen für unterschiedlichste Bereiche:• E-Mail, Region, Instant Messaging, spezielleFunktionalitäten wie Replikation uvm.•Wichtige Beispiele:• Allgemein: Automatisches Speichern geöffneter Dokumente• E-Mail: Nachladen von Bildern aus dem Internet• Region: Standardsprache der Rechtschreibprüfung• Instant Messaging: Speichern von Chatverläufen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 20

Einrichten des Programms (10)Anpassen der Symbolleisten und Statusleiste•Im Menü unter „Datei\Vorgaben“•Einfacher: Auswahl von anzuzeigenden Elementenmittels Rechtsklick auf die Symbolleisten bzw.Statusleiste<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 21

Einrichten des Programms (11)Einstellen der Benutzersicherheit<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 22

Einrichten des Programms (12)Einstellen der Benutzersicherheit•Zahlreiche Optionen und AktionsschaltflächenWichtige Beispiele für Optionen•Automatisches Abmelden bei Inaktivität•Automatisches Verschlüsseln lokaler Datenbanken•Automatisches Verschlüsseln und Signieren vonE-MailsWichtige Beispiele für Aktionen•Verlängern der <strong>Notes</strong>-ID•Ändern des <strong>Notes</strong>-Passwortes<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 23

Einrichten des Programms (13)Wichtige Anmerkungen zu den Passwörtern•Zum Zugriff auf die Server mit dem <strong>Notes</strong>-Clientmuss eine <strong>Notes</strong>-ID ausgewählt werden• Die <strong>Notes</strong>-ID ist eine Datei, für deren Verwendung daszugehörige <strong>Notes</strong>-Passwort benötigt wird („<strong>Notes</strong>-ID &<strong>Notes</strong>-Passwort“ entspricht in etwa „Schlüsselkarte & PIN“)• Oft existieren mehrere Kopien der ID-Datei (auf weiterenRechnern, als Backup auf CD/Diskette/USB-Stick usw.)• Änderungen an der <strong>Notes</strong>-ID (Verlängerung der <strong>Notes</strong>-ID,Änderung des <strong>Notes</strong>-Passwortes) beziehen sich nur auf dieaktuell benutzte ID-Datei• Nach einer Änderung müssen alle Kopien manuell durchdie neue Version ersetzt werden<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 24

Einrichten des Programms (14)Wichtige Anmerkungen zu den Passwörtern•Zum Zugriff auf die Server mit anderen Programmen(z. B. Browser) muss ein Login erfolgen• Eingabe von Benutzername und Internet-Passwort (wirdmanchmal auch „HTTP-Passwort“ genannt)• Das Internet-Passwort eines Benutzers wird auf dem Servergespeichert (nicht in der <strong>Notes</strong>-ID)• Eine eigenständige Änderung des Internet-Passwortes istper E-Mail möglich•Hinweis: <strong>Notes</strong>-Passwort und Internet-Passwortkönnen identisch sein, müssen es aber nicht<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 25

Einrichten des Programms (15)Ändern des <strong>Notes</strong>-Passwortes<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 26

Einrichten des Programms (16)Ändern des Internet-Passwortes• Schreiben einer speziellen E-Mail:• Adressat: „HTTP-Password“• Betreff: „Set Password“• Inhalt: nur das gewünschte Passwort (Spezielle Vorschriften:http://wiwi.upb.de/WiWi-KPool/FAQ-HTTP-Passwort)• Kein weiterer Text: keine Anrede, Grußformel etc.• Signatur und Verschlüsselung aktivieren• Änderung erfolgt automatisiert nach ca. 5-10 Minuten<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 27

<strong>Grundlagen</strong>Basiswissen zum Umgang mit Anwendungen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 28

Basiswissen zum Umgang mit Anwendungen (1)MenüSymbolleistenReiterleisteAktionsleisteLezeichenleisteAnsichtApplikationsbereichNavigationVorschauStatuszeile<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 29

Basiswissen zum Umgang mit Anwendungen (2)Zusammenhang Maske, Dokument und Ansicht•<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> arbeitet dokumentenzentriert, d. h.:•Daten werden als Dokument gespeichert•Für die Datenerfassung gibt es Masken mit Feldern•Für die Betrachtung von bestehenden Dokumentenwerden ebenfalls Masken benutzt•Für die Anzeige von Dokumentenübersichten gibt esAnsichten•Ein Dokument kann in verschiedenen Ansichtenauftauchen und mit verschiedenen Maskenbetrachtet werden<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 30

Basiswissen zum Umgang mit Anwendungen (3)Abbildung zu den ZusammenhängenMaske mit FeldernÖffneneines einzelnenDokuments aus der AnsichtAnzeige der Daten ausden Dokumentenin AnsichtenInterneSpeicherungals DokumentName=Name=FörsterFörsterVorname=Vorname=UlrichUlrich......DokumenteAnsicht<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 31

Basiswissen zum Umgang mit Anwendungen (4)Unterschied Ansicht und Ordner•Sehen gleich aus und verhalten sich sehr ähnlich•Beide zeigen Dokumentenübersichten•Ansichten zeigen Dokumenteautomatisch und dynamisch aufgrundeiner vom Entwickler hinterlegten Regel• z. B. die Ansicht „Entwürfe (Drafts)“in der E-Mail-Applikation•Ordner enthalten nur Dokumente,die manuell hinein gelegt wurden• z. B. manuell erstellte Ordner in derE-Mail-Applikation<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 32

Basiswissen zum Umgang mit Anwendungen (5)Wichtiger Hinweis•Ein Dokument kann in mehreren Ansichten undOrdnern auftauchen•Das Dokument wird dabei aber nicht dupliziert,sondern existiert immer nur ein Mal•Wird das Dokument an einer Stelle gelöscht, stehtes in keiner Ansicht und keinem Ordner mehr zurVerfügungHinweis: Auf den folgenden Folien werden Ansichtenund Ordner nicht mehr unterschieden.<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 33

Basiswissen zum Umgang mit Anwendungen (6)Alle Ansichten besitzen intern eine vorgegebeneSortierungIn einigen Ansichten können einzelne Spaltenmanuell umsortiert werden•Linksklick auf Symbole hinter denSpaltenüberschriften<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 34

Basiswissen zum Umgang mit Anwendungen (7)Jede Ansicht hat eine eigene Aktionsleiste(ebenso jede Maske etc.)Scrollen der Aktionsleiste durch Schaltfläche beizu vielen AktionenVarianten:•Einfache Schaltflächen•Aufklappbare Schaltflächen•Ankreuz-Schaltflächen (Checkboxen)<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 35

Basiswissen zum Umgang mit Anwendungen (8)Kategorisierte Ansichten• Alle Dokumente werden nach einem Kriterium kategorisiert• Kategorien lassen sich einzeln auf- und zuklappen• Gleichzeitiges Auf-/Zuklappen aller Kategorien über Symbolein der Symbolleiste<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 36

Basiswissen zum Umgang mit Anwendungen (9)Aktualisierung der Ansicht nach Änderungen anDokumenten•In den meisten Fällen automatisch (unmittelbar nachder Änderung oder nach Zeitintervall)•Manuell im Menü „Ansicht\Aktualisieren“ oder überdie Taste <strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 37

Basiswissen zum Umgang mit Anwendungen (10)Ungelesene Dokumente•In den meisten Datenbanken signalisiert durch einenroten Stern und rote Textfarbe•Anzeige kann im Menü „Ansicht\Anzeigen“ aufungelesene Dokumente beschränkt werden•Hinweis: Rückgängigmachen nicht vergessen!<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 38

Basiswissen zum Umgang mit Anwendungen (11)Manuelles Ändern des Gelesen/Ungelesen-Status•im Menü unter „Bearbeiten\Ungelesen-Markierungen“<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 39

Basiswissen zum Umgang mit Anwendungen (12)Selektion von Dokumenten• Nötig für diverse Aktionen, z. B. Löschen von Dokumenten• In jeder Ansicht ist eine Zeile (Dokument oder Kategorie)„aktiv“ (Zeile umrandet dargestellt)• Am linken Rand jeder Ansicht existiert eine Selektionsspalte,die mit Linksklick verwendet wird (selektierte Dokumenteerhalten Haken)• Hinweise zur Bedienung:• Mehrere Dokumente selektiert: Diese werden verwendet• Nichts selektiert, aktive Zeile ist Dokument: Dieses wird verwendet• Nichts selektiert, aktive Zeile ist Kategorie: Fehlermeldung!<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 40

Basiswissen zum Umgang mit Anwendungen (13)Hilfe•Zum <strong>Notes</strong>-Client• Über Menü „Hilfe“•Zu einzelnen Anwendungen• Zwei spezielle Dokumente im Menü „Hilfe“:• „Über diese Anwendung“• „Benutzen dieser Anwendung“• Manchmal nicht vorhanden bzw. leer• Manchmal zusätzliche Dokumentation, z. B. als <strong>Notes</strong>-Datenbank oder PDF<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 41

<strong>Grundlagen</strong>Zugreifen auf verschiedene Server und Applikationen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 42

Zugreifen auf verschiedene Server/Applikationen (1)Hintergrundwissen zu Server-Anwendungen• Anwendungen befinden sich in der Regel auf Servern• Die Server müssen dem <strong>Notes</strong>-Client bekannt sein• „Bekannt“ heißt, dass ein Verbindungsdokument in derKontakte-Anwendung (unter „Erweitert\Verbindungen“) existiert<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 43

Zugreifen auf verschiedene Server/Applikationen (2)Erstellen von Verbindungsdokumenten• Benötigt werden Name und Internet-Adresse des Servers• Teilweise automatisch bei der Erstkonfiguration(angegebener Home-Server und Instant-Messaging-Server)• Manuell mittels Maske in der Kontakte-Anwendung• Halb-automatisch über Dialog „Anwendung öffnen“• Manuelles Eingeben einer Internet-Adresse ins Feld „Suchen in“• Falls Server gefunden wird, automatisches Anlegen einesVerbindungsdokuments im Hintergrund• Hinweis: Internet-Adressen wichtiger Fakultätsserver unterhttp://wiwi.upb.de/WiWi-KPool/FAQ-Konfigurationsfehler<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 44

Zugreifen auf verschiedene Server/Applikationen (3)Manuelles Aufrufen über das Menü„Datei\Anwendung“•Serverinhalte könnenähnlich wie beimWindows Explorerdurchsucht werden<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 45

Zugreifen auf verschiedene Server/Applikationen (4)Aufrufen über Lesezeichen-Leiste• Einige Lesezeichen und Ordner sind vorgegeben• Eigene können in vorhandenen Ordnern oder direkt auf derobersten Ebene erstellt werdenPIM-Applikationen(Journal fehlt)ReplikationSonstige AnwendungenChronologieBrowser-Favoriten(werden bei Installationaus Browsern importiert)<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 46

Zugreifen auf verschiedene Server/Applikationen (5)Lesezeichen-Typen:•Bestimmtes Dokument in einer Anwendung•Bestimmte Ansicht in einer Anwendung•Anwendung (mit der vom Entwickler vorgesehenenStartseite)•Webseiten•Spezielle Elemente,z. B. die <strong>Notes</strong>-Startseite<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 47

Zugreifen auf verschiedene Server/Applikationen (6)Optionen und Aktionen im Lesezeichen-Bereich•Sortieroptionen•Ansichtsoptionen• Anzeigen der Servernamen• Anzahl ungelesener Dokumente• Größe der Datenbank-Symbole• Permanente Anzeige desLesezeichenbereiches (Pinnen)•Erstellen neuer Unterordner•Lesezeichen-Suche•Verschieben von Lesezeichenund Ordnern über Ziehen &Loslassen (Drag & Drop )<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 48

Zugreifen auf verschiedene Server/Applikationen (7)Weitere Aktionen durch Rechtsklick•Löschen von Elementen•Unbenennen von Elementen•Ändern von Symbolen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 49

Zugreifen auf verschiedene Server/Applikationen (8)Vielfältige Möglichkeiten zum Erstellen vonLesezeichen•Über Menü „Erstellen“•Durch Ziehen & Loslassen (Drag & Drop) einesFenster-Reiters in die Lesezeichenleiste•Durch Rechtsklick auf Fenster-Reiter•Durch Rechtsklick auf eine Verknüpfung•Über Schaltfläche im Datenbank-Öffnen-Dialog•Tipp: Bei der Erstellen darauf achten, dass derrichtige Lesezeichentyp erstellt wird, z. B.:• Anwendung (mit der Standard-Startseite) oderbestimmte Ansicht in der Anwendung?<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 50

<strong>Grundlagen</strong>Basiswissen zum Sicherheitsmodell<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 51

Basiswissen zum Sicherheitsmodell (1)<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> legt besonderen Wert auf Sicherheit•Jeder einzelne Zugriffswunsch wird überprüft•Überprüfung erfolgt nach einem „Zwiebelmodell“<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 52

Basiswissen zum Sicherheitsmodell (2)Die Schichten des Zwiebelmodells(von außen nach innen):NetzwerkebeneAuthentifizierungServerebeneDatenbankebeneDesignelementebeneDokumentenebeneFeldebeneDarf der Benutzer auf das Netzwerk zugreifen?Besitzt der Benutzer eine ID mit gültigem Zertifikat für die <strong>Notes</strong>-Umgebung und kennt er das Passwort?Darf der Benutzer auf einen speziellen Server in der Umgebungzugreifen?Darf der Benutzer auf eine spezielle Datenbank auf dem Serverzugreifen?Darf der Benutzer ein spezielles Designelement (Ansicht, Ordneretc.) in der Datenbank verwenden?Darf der Benutzer ein spezielles Dokument über dasDesignelement (Ansicht, Ordner etc.) öffnen?Darf der Benutzer auf ein spezielles Feld innerhalb des Dokumentszugreifen?<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 53

Basiswissen zum Sicherheitsmodell (3)Datensicherheit in <strong>Notes</strong>-Umgebungen•Basiert auf IDs, Zertifikaten und Schlüsseln•Kernstück ist die persönliche <strong>Notes</strong>-ID:Eindeutiger Name(Bernd Hesse/WI2/FB5/UniPB/DE)Alternative Namen(Bernd Hesse)<strong>Notes</strong>-PasswortZertifikate (regeln Zugriff auf die<strong>Notes</strong>-Umgebung, mit Ablaufdatum,müssen daher verlängert werden)Privater Schlüssel (zum Signieren undVerschlüsseln, das öffentliche Gegenstückist auf den Servern hinterlegt)<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 54

Basiswissen zum Sicherheitsmodell (4)Aktionen im Menü „Datei\Sicherheit“:• Konfigurieren der Sicherheitseinstellungen• Wechseln der ID• Sperren des Programms(auch über Tastaturkürzel+)Ausführungskontrolle•Schutz vor Schadcode•Regeln werden in denSicherheitseinstellungengespeichert•Rückfrage, falls keineRegel existiert<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 55

Basiswissen zum Sicherheitsmodell (5)Umgang mit Sicherheitsalarmen• Ein Resultat der Ausführungskontrolle• Für jedes Gestaltungselement wird registriert, wer dieseszuletzt verändert hat• Beim Aufruf wird gefragt,ob die Ausführung erlaubtwerden soll• Auswahlmöglichkeiten:• Dieses Mal verbieten• Dieses Mal erlauben• Bis zum nächsten Loginimmer erlauben• Dauerhaft erlauben(neue Regel wird angelegt)<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 56

Basiswissen zum Sicherheitsmodell (6)Zuständigkeit für die Zugriffseinstellungen:•Netzwerk, <strong>Notes</strong>-Umgebung und Server:• Administratoren (in der Serverkonfiguration)•Datenbanken:• Datenbankmanager (in der Zugriffskontrollliste =Access Control List, ACL)•Gestaltungselemente:• Datenbankentwickler (im Design der <strong>Notes</strong>-Anwendung)•Dokumente und Feldinhalte:• Datenbankentwickler (im Design, falls automatisch) undDokumentenbearbeiter (im Dokument, falls manuell)<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 57

Basiswissen zum Sicherheitsmodell (7)Zugriffskontrollliste einer ApplikationListe der Personen,Gruppen, Server,(Default = alleanderen <strong>Notes</strong>-IDs,Anonymous =unbekannte Nutzer,z. B. im Browser)Zugriffstyp(wichtigsteEinstellung)ZusätzlichePrivilegienSchaltfläche„Effektiver Zugriff“(s. nächste Folie)ZusätzlicheRollen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 58

Basiswissen zum Sicherheitsmodell (8)Öffnen der ACL über Menü „Datei\Anwendung“Ermitteln des effektivenZugriffs für eine <strong>Notes</strong>-ID:•Beliebige ID über Schaltflächeim ACL-Dialogfenster•Eigene ID über Schaltflächein der Statuszeile<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 59

Allgemeine <strong>Notes</strong>-FunktionalitätenErstellen von Inhalten<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 60

Erstellen von Inhalten (1)<strong>Notes</strong>-Dokumente sind semi-strukturiert•Strukturierte Inhalte• Felder für einfachen Text: Betreff einer E-Mail• Felder für Zahlwerte: Stundenumfang eine SHK-Vertrages• Felder für Datumswerte: Geburtstag eines Kontaktes• Felder für <strong>Notes</strong>-Namen: Leserechte für ein Dokument•Unstrukturierte Inhalte (sog. Rich Text)• Formatierte Texte• Bilder• Tabellen• Verknüpfungen• Attachments• Schaltflächen• Eingebettete <strong>Notes</strong>-Ansichten uvm.<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 61

Erstellen von Inhalten (2)Aussehen vonstrukturierten Feldern• Feld-Klammern• Verschiedene Artenvon Auswahlfeldern• KästenAussehen vonRich-Text-Feldern• Feld-Klammern• Ohne spezielleKennzeichnung =der gesamtefreie BereichWeitere Aussagen beziehensich nur auf Rich-Text-Felder<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 62

Erstellen von Inhalten (3)Varianten des Formatierens• Über Symbolleisten(Hinweis: Anzeige kontextabhängig)• Über Statusleiste(Hinweis: Bereiche könnendeaktiviert sein)• Über Menü „Text“• Über Tastaturkürzel• Über Eigenschaften-Dialogfenster<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 63

Erstellen von Inhalten (4)Eingenschaften-Fenster• Gibt es für viele verschiedene Elemente:Datenbank, Dokument, Text, Bild, Tabelle usw.• Enthalten Informationen und Optionen zum Element• Jeweils mit eigener Reiterstruktur• Umschalten zwischen den momentan möglichenEigenschaften-Fenstern über eine Schaltfläche am oberenRand des Fensters<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 64

Erstellen von Inhalten (5)Aufrufen des Eigenschaften-Fensters• Über Menü, z. B. „Datei\Anwendung\Eigenschaften“• Über Rechtsklick, z. B. auf Zeile in einer Ansicht auf Text ineinem Dokument<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 65

Erstellen von Inhalten (6)Kommentarstift• Zum Einfügen optischhervorgehobener Kommentare• Zunächst Festlegen eines Kommentarformates auf Basis desmarkierten Textes über Menü „Text\Kommentarstift“• Anschließend Aktivieren/Deaktivieren des Kommentarmodusüber Menü „Text\Kommentarstift“ oder über SymbolleisteMarkierstift• Zum farbigen Markierenvon Textstellen in drei Farben• Zunächst Aktivieren des Markierungsmodus über Menü„Text\Markierstift“• Anschließend Hinzufügen über Textselektion von links nachrechts, Entfernen über Textselektion von rechts nach links<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 66

Erstellen von Inhalten (7)Sprachangabe• Voraussetzung zur sinnvollenNutzung der Rechtschreibkorrektur• Auswählen über Eigenschaften-Fenster oder über StatuszeileListen• Auswählen über Symbolleiste oderüber Eigenschaften-Fenster• Verschiedene Varianten(Punkte, Buchstaben, arabischeZahlen, römische Zahlen etc.)<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 67

Erstellen von Inhalten (8)Anzeigen von verborgenen Zeichen (Leerzeichen,Zeilenumbrüche etc.) und automatischen Seitenumbrüchen• Über Menü„Ansicht\Anzeigen“Einfügen von manuellenSeitenumbrüchen• Über Menü„Erstellen\Seitenumbruch“<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 68

Erstellen von Inhalten (9)Hinzufügen eines Bildes• Über Menü „Erstellen\Bild“• Dateiauswahldialog, der auf Bilder beschränkt ist• Über Menü „Datei\Importieren“• Unbeschränkter Dateiauswahldialog, eignet sich auch für BilderDialogfenster „Eigenschaften: Bild“• Prozentuale Skalierung(Hinweis: Verkleinert nur dieDarstellung, nicht die Dateigröße;große Bilder unbedingtvor dem Import verkleinern!)• Beschriftung• Textumbruch• Umrandung und Schatten uvm.<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 69

Erstellen von Inhalten (10)Hinzufügen eines Dokumentenanhangs• Über Menü „Datei\Anhängen“• Über Ziehen & Loslassen (Drag & Drop) aus dem Dateisystem(Windows Explorer, Desktop etc.)Dialogfenster „Eigenschaften: Anhang“• Anzeige der Größe der angehängten Datei• Mögliche Aktionen:• Ansicht = <strong>Notes</strong>-interne Vorschau(nicht für alle Dateitypen)• Öffnen = Öffnen mit externemStandardprogramm• Bearbeiten = Bearbeiten mitexternem Programm mitanschließender Aktualisierungin <strong>Notes</strong>• Speichern = Ablegen im Dateisystem• Löschen = Aus dem Dokumententfernen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 70

Erstellen von Inhalten (11)Mögliche Aktionen bei Rechtsklick auf Anhang•Die fünf bereits erwähnten Aktionen•Öffnen/Bearbeiten mit =Auswählen des gewünschtenexternen Programms•Speichern und Löschen =Entfernen aus dem <strong>Notes</strong>-Dokument nach demSpeichern im Dateisystem•Alle speichern/löschen =Stapelverarbeitung für alleAnhänge im Dokument(z. B. sinnvoll für E-Mails)<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 71

Erstellen von Inhalten (12)Ratschlag•Aktion „Bearbeiten“ möglichst vermeiden• Die fehlerträchtige Benutzung hat schon dazu geführt, dassÄnderungen verloren gegangen sind•Besseres Vorgehen:• Speichern des Anhangs im Dateisystem• Bearbeiten und Speichern der Datei mit gewünschtemProgramm• Löschen des alten Anhangs• Anhängen der geänderten Datei aus Dateisystem•Weniger komfortabel, dafür sicher<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 72

Erstellen von Inhalten (13)Hinzufügen einer Tabelle•Über Menü „Erstellen\Tabelle“ oder überSymbolleiste•Resultat: Dialogfenster mit folgenden Optionen• Zeilen- und Spaltenanzahl• Breite fix oder abhängigvon Fensterbreite oderRandeinstellungen• Tabellentyp: Anfänger solltendie „einfache Tabelle“ nutzen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 73

Erstellen von Inhalten (14)Dialogfenster „Eigenschaften: Tabelle“•Art der Tabellenbreite(fest, abhängig vom Fenster / vom Seitenrand)•Bei fester Breite horizontale Position der Tabelle•Breite der aktuellen Spalte• Bei variablen Breiten könneneinzelne Spalten überAnkreuzschaltflächen(Checkboxen) fixiert werden•Innenabstand der Zellinhalte•Vertikale Ausrichtung der Zellinhalte•Farben und Umrandungen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 74

Erstellen von Inhalten (15)Bearbeiten von Tabellenzeilen/-spalten•Über kontextabhängiges Menü „Tabelle“(erscheint nur, wenn man sich innerhalb einerTabelle befindet)•Über Symbolleiste•Über Rechtsklick in Tabelle<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 75

Erstellen von Inhalten (16)Nutzung des Lineals•Aktivieren über Menü „Ansicht\Lineal“ oder überSymbolleiste•Sinnvoll z. B. für vereinfachtes Festlegen vonSpaltenbreiten•Hinweis: Das Lineal ist auch beim Formatieren vonAbsätzen in Texten hilfreich<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 76

Erstellen von Inhalten (17)Verbundene Zellen•Vereinigen nebeneinanderliegender Zellen•Zunächst Markieren dergewünschten Zellen•Anschließend Verbindenüber Menü „Tabelle“ oderüber Rechtsklick•Teilen funktioniert analog<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 77

Erstellen von Inhalten (18)Probleme bei Tabellen• Dienen nur zur Strukturierung, im Gegensatz zu Excel keineBerechnungen möglich• Können bei zu großer Breite Probleme beim Druck bereiten• Bei eingeschalteter Rechtschreibprüfung Nutzung desRechtsklick-Menüs teilweise eingeschränkt• Rückgängigmachen von Aktionen nicht immer erfolgreich• Hinweis: Vorsicht beim Einfügen von Tabellenzellen inTabellen – Sollen Zellen überschrieben oder eine Tabelle inder Tabelle angelegt werden?<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 78

Erstellen von Inhalten (19)Arbeiten mit Abschnitten (Sections)•„Abschnitt“ bezeichnet einen Teil eines Dokuments, derunabhängig auf- und zugeklappt werden kann• Abschnitte besitzen einen Titel• Erstellen über Markierung desgewünschten Inhalts undBefehl im Menü „Erstellen“• Erste Zeile wird zum Vorgabe-Titel<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 79

Erstellen von Inhalten (20)Einstellungen von Abschnitten•Definieren über Dialogfenster„Eigenschaften: Abschnitt“• Verschiedene Darstellungsvariantenfür den Titelbereich• Farbe des Titelbereichs• Titel• Schriftformatierung des Titels• Status aufgeklappt/zugeklapptEntfernen von Abschnitten•Über Rechtsklick auf Abschnittstitel•Inhalte bleiben erhalten<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 80

Erstellen von Inhalten (21)<strong>Notes</strong>-internen Verknüpfungen•4 Typen• Anwendung (d. h. Datenbank)• Ansicht (gilt auch für Ordner)• Dokument• Anker (d. h. Stelle im Dokument)•Unterscheidbar durch spezielle SymboleErstellen aller Typen über Menü• In Ansichten und Masken überMenü „Bearbeiten\Kopieren als“• Legt eine Verknüpfung in dieZwischenablage, die an anderenStellen eingefügt werden kann<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 81

Erstellen von Inhalten (22)Besonderheiten beim Typ Anker• Mehrere Anker in einem Dokument möglich• Zum Beispiel sinnvoll im Inhaltsverzeichniseines langen Berichtes• Anlegen eines Ankers• Quelldokument wird modifiziert• Dialogbox zur Eingabe eines Ankertitelserscheint• Symbol wird an Cursorposition eingefügt• Erstellen einer Anker-Verknüpfung deshalb nur in Masken unddort nur im Bearbeitungsmodus möglich<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 82

Erstellen von Inhalten (23)In Ansichten weitere Option „Tabelle“• Erstellen über Menü„Bearbeiten\Kopieren als“• Erstellt eine Tabelle aus denselektierten Dokumentenund legt diese in den Zwischenspeicher• Jede Zeile erhält außerdem eine Dokumentenverknüpfung• Hinweis: Probleme können entstehen, wenn ein Dokument ineiner Ansicht mehrmals auftaucht<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 83

Erstellen von Inhalten (24)Manuelle Rechtschreibprüfung• Aktivieren über Menü„Werkzeuge“• Durchläuft alle identifiziertenRechtschreibfehlerAutomatische Rechtschreibprüfung• Aktivieren überMenü „Werkzeuge“• Kennzeichnung von Fehlern an Ort und Stelleüber rote Schlangenlinie• Korrektur über RechtsklickWichtige Hinweise zur Rechtschreibprüfung:• Sprache des Textes angeben (Angabe bis auf Wortebene möglich)• Primäres und sekundäre Wörterbücher in den Benutzervorgabenauswählen• Pflegen eines persönlichen Benutzerwörterbuches möglich<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 84

Allgemeine <strong>Notes</strong>-FunktionalitätenNutzen der Suchfunktion<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 85

Nutzen der Suchfunktion (1)Springen in der Ansicht• Bezieht sich immer auf die aktuelle Ansicht• Suche nur in der aktuell sortierten Spalte (ggf. nachanderen Spalten sortieren)• Vorgehen:• Ein Dokument in der Ansicht selektieren• Zu Tippen beginnen (Dialogfenster „Beginnt mit“erscheint)• Weitertippen und mit abschließen• Nur sinnvoll, wenn Daten bekannt sind(in der Regel Absender oder Betreff)<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 86

Nutzen der Suchfunktion (2)Einfache Suche• Bezieht sich ebenfalls immer auf die aktuelle Ansicht• Suche in allen angezeigten Daten der Ansicht (ggf. zureiner anderen Ansicht wie „Alle Dokumente“ wechseln)• Kommt zum Einsatz bei nicht volltextindiziertenDatenbankenDer Suchbereich• Aufrufen über Menü „Ansicht“ oder durch Lupen-Symbol• Öffnet sich oberhalb der Ansicht• Zusätzliche Funktionalitäten über Schaltfläche „Mehr“<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 87

Nutzen der Suchfunktion (3)Volltextsuche• Bezieht sich ebenfalls immer auf die aktuelle Ansicht• Kommt zum Einsatz bei Datenbanken mit Volltextindex• Hinweis: Anzeige im Suchbereich:• Durchsucht alle Dokumente, die in der Ansicht enthalten sind,vollständig (inkl. Attachments)Beispiel E-Mail-Applikation:• Springen: Zu den E-Mails von „Hans Mustermann“ springen• Einfache Suche: Nur E-Mails mit „Paderborn“ im Absenderoder Betreff anzeigen• Volltextsuche: Nur E-Mails mit „Paderborn“ an beliebiger Stelle(inkl. Erwähnung in Word- oder PDF-Attachments) anzeigen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 88

Nutzen der Suchfunktion (4)Die Elemente des SuchbereichsEingabefeld fürSuchbegriffeHilfe zurSuchfunktionHinweis aufIndizierungAufklappen derweiteren OptionenVariantensucheErgebnissortierungManuelles Startender Indizierung<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 89

Nutzen der Suchfunktion (5)Optionen:• Wortvarianten (d. h. Wortanfänge):Suche nach „Student“ findet auch „Studentin“• Unscharfe Suche (d. h. Wortstammanalyse):Suche nach „Kommunikation“ findet auch „kommunizieren“• Sortierreihenfolge:nach Relevanz, nach letzter Änderung, wie in der Ansichtüblich (erlaubt manuelles Umsortieren der Suchergebnisse)• In Ergebnissen suchen:In einem zweiten Durchlauf weiter filtern• Maximale Suchergebnisse:Trefferliste ggf. begrenzenDie Schaltflächen zur Definition spezieller Bedingungen sindfür fortgeschrittene Anwender gedacht<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 90

Nutzen der Suchfunktion (6)Eingeben von Suchbegriffen• Alle eingegebenen Wörter müssen an beliebiger Stelle im Dokumentvorkommen(Hinweis: Dieses Verhalten wurde mit Version 8 neu eingeführt)• Bis auf Groß-/Kleinschreibung müssen die Begriffe exakt wieeingegeben vorkommen• Im Gegensatz zu Googlewerden Rechtschreibfehlerund verschiedeneSchreibweisen nicht toleriert• Optionen Wortvarianten(Student – Studentin)und unscharfe Suche(Kommunikation –kommunizieren) in derSuchmaske aktivierbar<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 91

Nutzen der Suchfunktion (7)Fortgeschrittene Syntax:• " ": Text muss zusammenhängend vorkommen• ?: Genau ein beliebiger Buchstabe an genannter Stelle• ?ehen findet gehen und Zehen• *: Beliebig viele beliebige Buchstaben an genannter Stelle• *icht findet Gericht und nicht• *icht* findet verdichtet und Geschichte• AND bzw. &: Alle Elemente müssen vorhanden sein• OR bzw. |: Eines der Elemente muss vorhanden sein• NOT bzw. !: Element darf nicht vorhanden sein• ( ): Zur Gruppierung von AND, OR und NOT• FIELD feldname = wert: Suche nur in bestimmten Feldern<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 92

Nutzen der Suchfunktion (8)Häufige Gründe für erfolglose Suchanfragen• Die Suchanfrage ist nicht optimal• Sind die Suchbegriffe korrekt geschrieben?• Ist die Syntax korrekt?• Sind Optionen wie Wortvarianten und unscharfe Suche aktiviert?• Die Suche bearbeitet nur die Dokumente der aktuellen Ansicht• Gibt es vielleicht eine Ansicht „Alle Dokumente“?• Die Datenbank besitzt keinen Volltextindex• Kann ein Volltextindex erstellt werden?• Hinweis: Nicht jeder ist dazu berechtigt, da dieser die Datenbankum ca. 20% vergrößert und regelmäßig Rechenlast erzeugt• Verschlüsselte Dokumente können vom Server nicht analysiertwerden• Existiert eine lokale Replik? Dort können auf Wunsch auchverschlüsselte Dokumente indiziert werden<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 93

Allgemeine <strong>Notes</strong>-FunktionalitätenNutzen der Löschfunktion<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 94

Nutzen der Löschfunktion (1)Verschiedene Löschkonzepte•Leider häufig Grund für Verwirrung undUnsicherheiten•Einstellung gilt für eine Datenbank•Der Entwickler kann sich entscheiden:• Sofortiges unwiderrufliches Löschen• Rückfrage durch das System vor dem Löschen• Temporäre Ablage in einem Papierkorb• Papierkorb nicht einsehbar, Wiederherstellung nur durchAdministratoren• Papierkorb wie ein Ordner zugreifbar, selbständigeWiederherstellung durch Nutzer möglich• Jede andere Reaktion auf Löschvorgang, z. B. Löschenkomplett verbieten<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 95

Nutzen der Löschfunktion (2)Häufigste Varianten:• Direktes Löschen mit Papierkorb• Vor allem in den PIM-Applikationen anzutreffen• E-Mail, Kalender, Aufgaben, Kontakte• Löschung wird ohne Rückfrage ausgeführt• Dokumente landen zunächst im Papierkorb und können dortwiederhergestellt werden• Zweistufiges Löschen• In den meisten anderen Applikationen anzutreffen• Dokumente werden zunächst zum Löschen markiert• Eigentliche Löschung erfolgt erst bei nächster Aktualisierung• Mit Papierkorb: Dokumente können wiederhergestellt werden• Ohne Papierkorb: Dokumente werden unwiderruflich gelöscht<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 96

Nutzen der Löschfunktion (3)Zweistufiges Löschen• Dokumente werden nicht sofort gelöscht• Stattdessen erscheint in der Ansicht ein spezielles Symbol• Statuszeile gibt an, wie viele Dokumente zur Löschungmarkiert sind• Markierung kann durch selben Menübefehl oder selbe Tastewieder entfernt werden• Löschungen werden bei nächster Aktualisierung der Ansichtausgeführt (in der Regel durch Taste )<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 97

Nutzen der Löschfunktion (4)Wiederherstellbare Löschungen (Soft Deletions)•Nicht in allen Datenbanken•Temporäre Speicherungin einem Papierkorb•Dauer der Speicherung kann imDialogfenster „Eigenschaften:Datenbank“ spezifiziert werden•In der Regel existiert dann einPapierkorb zum endgültigenLöschen oder Wiederherstellen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 98

Nutzen der Löschfunktion (5)Auswirkung auf die Datenbankgröße• Datenbankgröße ändert sichnach Löschung zunächst nicht• Stattdessen entstehen innerhalbder Datenbank-Datei „Lücken“• Bereinigung durch den Servererfolgt einmal pro Woche• Datenbankgröße und Nutzungsgradwerden im Dialogfenster „Eigenschaften: Datenbank“ angegebenAufräumen der E-Mail-Datenbank• Grund: E-Mail-Datenbanken besitzen maximale Größe (Quota)• Tipp: Ansicht „Alle Dokumente“ nach Größe sortieren und zunächstgroße Attachments löschen bzw. auslagern(viele Text-E-Mails besitzen Größe im einstelligen KB-Bereich:Für ein 5 MB Attachment können ca. 1000 E-Mails behalten werden)• Platz wird nicht sofort freigegeben (erst bei nächster Bereinigung)<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 99

Persönliches InformationsmanagementArbeiten mit der E-Mail-Applikation<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 100

Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (1)Standard-Elemente im Navigationsbereich:•Posteingang, Entwürfe, Gesendete Dokumente,Spam-Ordner, Papierkorb uvm.Spezielle Elemente:•Wechsel zwischen Kalender-,Aufgaben- und E-Mail-Applikation•Aufklappbarer Bereich fürWiedervorlagen, Termineinladungenund Aufgaben•Angabe des aktuellen Servers<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 101

Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (2)Die Nachrichten-Maske•Einblenden weiterer Felder und Informationen überAktion „Anzeigen“<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 102

Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (3)Adressierung der E-Mail• Schnelladressierung (Type-ahead)• Namen werden beim Eintippender Buchstaben ergänzt• Erwünschte Ergänzungen mitEingabe bestätigen• Bei unerwünschter Ergänzungeinfach weitertippen• Adressauswahldialog• Aufrufen überKlick auf „An“<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 103

Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (4)Der Adressauswahldialog• Verschiedene Verzeichnisse zur Auswahl, z. B.• Persönliche Kontakte-Verwaltung• Fakultätsverzeichnis „WIUNIPB‘s Domino Directory“• Anzeige aller vorhandenen Personen und Gruppen• Mehrfachselektion über Auswahlspalte<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 104

Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (5)Zustelloptionen• Aufrufen über entsprechende Aktion• Wiederholung einiger Optionen, die mittels Schaltflächezusätzlich in der Maske angezeigt werden können<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 105

Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (6)Antwortvarianten (gilt analog für Weiterleitungsvarianten)• Antwort -> leeres Dokument• Antwort mit Protokoll und Anhängen -> vorangegangene E-Mails bleiben als einzeln aufklappbare Bereiche erhalten (inkl.Attachments)• Antwort mit Protokoll (ohne Anhänge) -> wie vorher, jedochwerden Attachments durch einen einfachen Hinweistext ersetzt• Antwort mit Protokoll im Internet-Stil -> nur der Text dervorangegangenen E-Mails bleibt erhalten, jeder Zeile wird dasZeichen „>“ vorangestelltEmpfehlungen:• Auf „Antwort mit Anhängen“ in der Regel verzichten• Antworten an Internet-Adressen auch „im Internet-Stil“ erstellen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 106

Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (7)Wiedervorlage (Follow-Up)•Steuerung über Aktionsgruppe•Optionen:• Priorität, Wiedervorlagezeitpunkt, Hinweistext, Alarm•Schnellmarkierung verwendet Vorgabewerte• Hinweis: Ändern dieser Vorgaben wird später besprochen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 107

Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (8)Anzeige der offenen Wiedervorlagen• In eigenem Bereich der Navigation(Hinweis: eventuell geschlossen)• In der E-Mail-Maske• In spezieller Ansicht<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 108

Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (9)Regelbasierte Verarbeitung•Eintreten von Bedingungen -> Ausführung vonAktionen• Beispiele für Aktionen: In Ordner verschieben, Kopieversenden, Dringlichkeit ändern, löschen•Beispiele für Regeln:• Wenn Absender ist „Hans Mustermann/FB5/UniPB/DE“,dann Dringlichkeit ändern auf „hoch“• Wenn Betreff enthält „Alumni“, dann in Ordner verschieben„Alumni-Projekt“• Wenn Größe ist größer als 10240, dann löschen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 109

Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (10)Der Bereich „Regeln“• Aufrufbar über „Werkzeuge“ in der Navigation• Spezielle Aktionen in der Aktionsleiste:• Erstellen, (De-)aktivieren, Reihenf. ändern, Löschen• Es werden alle Regeln von oben nach unten durchlaufen(falls nicht Aktion „Verarbeitung stoppen“ verwendet wird)• Hinweis: Reihenfolge ist entscheidend!<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 110

Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (11)Empfehlung zur Spam-Abwehr•Sämtliche Mails an <strong>Notes</strong>-Adressen werdenzunächst von den Viren- und Spam-Scannern desIMT überprüft•Der Spam-Scanner modifiziert ggf. den Betreff:• {Spam!} wird vorangestellt, falls die Mail mit hoherWahrscheinlichkeit Spam ist• {Spam?} wird vorangestellt, falls die Mail mit einigerWahrscheinlichkeit Spam ist•Zwei neue Regeln erstellen:• Wenn Betreff enthält {Spam!} -> Nachricht nicht annehmen• Wenn Betreff enthält {Spam?} -> In Ordner verschieben:Unerwünscht•Dann regelmäßig den Ordner „Unerwünschte Mail“kontrollieren<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 111

Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (12)E-Mail-Vorlagen (Stationaries)• Eigener Navigationsbereich unter „Werkzeuge“• Zusätzlich Integration in E-Mail-Maske und –AnsichtenErstellen von Vorlagen• Beginn wie bei normaler E-Mail• Umwandeln des Entwurfs in eineVorlage über Aktionsgruppe „Mehr“• Dialogbox erfragt VorlagennameErstellen von E-Mailsauf Basis von Vorlagen• Über Aktionsgruppe „Mehr“in den E-Mail-Ansichten• Über Aktionsgruppe „NeueNachricht“ im Vorlagen-Bereich<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 112

Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (13)Abwesenheitsbenachrichtigung•Über Aktionsgruppe „Mehr“ in den Ansichten•Angaben:• Erster Tag der Abwesenheit und Rückkehrdatum• Standardbenachrichtigung• Betreff, Angabe des Rückkehrdatums, weitere Hinweise• Alternative Benachrichtigung• z. B. für Kollegenkreis• Ausschlüsse (d. h. keine Benachrichtigung)• Bestimmte Adressen (z. B. Newsletter)• Option „Alle Internet-Mails“ (wegen Spam-Problematik)<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 113

Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (14)Ablauf der Abwesenheit• Definieren der gewünschten Benachrichtigungen (jederzeit)• Manuelles Aktivieren des Dienstes über Aktion in der Maske• Automatische Benachrichtigung (nur ein Mal pro Absender)• Manuelles Deaktivieren des Dienstes über Aktion in der Maske• Anschließend wird Auflistung aller benachrichtigten Absenderper E-Mail zugestellt• Hinweis: Zwar müssen Daten für Beginn und Ende derAbwesenheit angegeben werden, es erfolgt jedoch keineautomatische Aktivierung und Deaktivierung des Dienstes<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 114

Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (15)Datenübernahme zwischen den PIM-Bereichen•Möglich über Menügruppe „Mehr“•Beispiele:• Übernahme des Absenders in die persönlichen Kontakte• Übernahme von Daten einer E-Mail in einen Termin odervon Daten eines Termins in eine Aufgabe<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 115

Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (16)Verwenden von Ordnern• Eigener Bereich in der Navigation• Ziehen & Loslassen (Drag & Drop) möglich• Zusätzliche Aktionsgruppe in den E-Mail-AnsichtenOrdner suchen• Für selektierte E-Mail über Ordner-Aktionsgruppe• Falls man nicht mehr weiß, in welchem Ordner die E-Mailabgelegt wurde• Besonders sinnvoll in der Ansicht „Alle Dokumente“<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 116

Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (17)Verwenden des Papierkorbs• Gelöschte E-Mails können eine Zeit lang wiederhergestelltwerden• Standard-Aufbewahrungsdauer: 48 Stunden• Hinweis: Ändern der Dauer folgt späterDer Bereich „Papierkorb“• Erlaubt Wiederherstellen oder entgültiges Löschen von E-Mailsüber Aktionsschaltflächen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 117

Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (18)Absenderindikatoren• Farbige Kennzeichnung bestimmter AbsenderEmpfängerindikatoren• Kennzeichnung bestimmter Empfängerklassen durch Symbole:• Nur an mich adressiert• Nur an eine kleine Gruppe adressiert• An viele adressiert oder nur in Kopie erhalten<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 118

Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (19)Einfügen einer Signatur•Achtung: Doppelte Verwendungdes Begriffs „Signatur“:• Standardisierter Fußbereich einer E-Mail• Hier nicht gemeint: Digitale Unterschrift•Manuelles Einfügen über Aktionsgruppe „Mehr“•Automatisches Einfügen in den Vorgaben aktivierbar<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 119

Arbeiten mit der E-Mail-Applikation (20)Das Vorgaben-Fenster (Preferences)•Gemeinsam für E-Mail-Applikation, Kalender undAufgaben-Verwaltung (als Reiterstruktur)•Mail-Vorgaben:• Rechtschreibprüfung vor dem Senden• Warnung bei fehlendem Betreff• Aufbewahrungsfrist für gelöschte Dokumente• Signatur (Fußbereich)• Automatisches Anhängen der Signatur• Einstellungen für Wiedervorlage-Schnellmarkierung• Einstellungen für Absenderindikatoren• Einstellungen für Empfängerindikatoren<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 120

Persönliches InformationsmanagementArbeiten mit dem Kalender<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 121

Arbeiten mit dem Kalender (1)Navigationsbereich des Kalenders•Verknüpfung zur E-Mail-Applikation undAufgabenverwaltung•Darunter ein Bereich zurDatumsauswahl mit Angabedes aktuellen Tages•Spezieller Bereich zurAnzeige von Einladungen,E-Mail-Wiedervorlagen undAufgaben•Angabe des Servers<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 122

Arbeiten mit dem Kalender (2)Verschiedene Ansichten:• Umschaltbar über Reiterleiste oberhalb der AnsichtenFormatierungsoptionen (kontextabhängig)• Erreichbar über Schaltfläche in der Reiterleiste des Kalenders• Option „Zeitraster anzeigen“: Verwendung einesStundenrasters• Option „Zusammenfassen“: Listendarstellung allerTermine im Zeitraum, alle Informationen ungekürzt dargestellt<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 123

Arbeiten mit dem Kalender (3)Kalenderwochen•Anzeige unterhalb der Ansicht•Nur in Wochenansichten, in Tages- undMonatsansichten entsprechend andere Angaben<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 124

Arbeiten mit dem Kalender (4)Termintypen• Besprechung• Genaue Uhrzeiten als Start- und Endzeitpunkt, auf Wunschweitere Personen (z. B. Lehrstuhlmeeting)• Termin• Genaue Uhrzeiten als Start- und Endzeitpunkt, keine weiterenPersonen (z. B. persönlicher Termin in der Verwaltung)• Ganztägige Veranstaltung• Tage statt Uhrzeiten als Start- und Endzeitpunkte, keine weiterenPersonen (z. B. Konferenzteilnahme oder Urlaub)• Jahrestag• Tag als Zeitpunkt, kein Endzeitpunkt, keine weiteren Personen(z. B. Geburtstag eines Kollegen)• Erinnerung• Genaue Uhrzeit als Zeitpunkt, kein Endzeitpunkt, keine weiterenPersonen (z. B. Notiz, einen Urlaubsantrag auszufüllen)• Ereignisankündigung• Wie Besprechung, aber keine Zusagen/Absagen möglich(z. B. gemeinsames Mittagessen)<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 125

Arbeiten mit dem Kalender (5)Unterschiedliche Darstellungin den Ansichten•Ganztätige Veranstaltungenund Jahrestage oberhalballer anderen Termine•Unterschiedliche Farbenund Symbole<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 126

Arbeiten mit dem Kalender (6)Hinweise zum Erstellen eines neuenKalendereintrags•Typ kann entweder durch dieAktionsgruppe „Neu“ bestimmtoder im Dokument geändert werden•Typ kann bei neuen Dokumentennach dem erstmaligen Schließennicht mehr geändert werden•Typ „Ereignisankündigung“ nur über Aktionsleiste•Bei Doppelklick in eine Ansicht mit Zeitraster wirddie Anfangszeit von der Stelle des Doppelklicksübernommen (Typ ist dann Besprechung)<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 127

Arbeiten mit dem Kalender (7)Erweitern der Maske über Aktionsgruppe„Anzeigen“• Zu Ihrer Information• Blindkopie-Feld für Einladungs-E-Mails• Kategorie• Nützlich z. B. zum Filtern• Zusätzliche Mailoptionen• Zum Signieren und Verschlüsseln der Einladungs-E-Mails• Antwort- und Workflow-Optionen• Keine Antworten erbitten, keine Gegenvorschläge zulassen, keineTermindelegation erlauben• Telefonkonferenzoptionen• Hinweis: Aktuell kein System in Betrieb<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 128

Arbeiten mit dem Kalender (8)Vermeiden von Terminüberschneidungen• Automatische Warnmeldung vor dem Speichern• Manuelles Öffnen der Tagesansicht in neuem Fenster überAktion „Kalender konsultieren“<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 129

Arbeiten mit dem Kalender (9)Weitere Optionen über Ankreuzschaltflächen• Je nach Typ vorhanden oder ausgeblendet• Markierung als „Privat“: Schützt den Eintrag vor Personen, dieZugriff auf den Kalender haben (Sekretariat o.ä.)• Markierung als „Verfügbar“: Zeit wird nicht geblockt, lässtparallele Termine zu• Benachrichtigung: Öffnet ein Dialogfenster mit Optionen für dieakustische oder visuelle Ankündigung von Terminen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 130

Arbeiten mit dem Kalender (10)Wiederkehrende Termine• Spezielles Dialogfenster aufrufbar über Klick auf das Wort„Wiederholen“• Definieren von Rhythmus und Dauer der Wiederholung• Alternative: Manuelles Eingeben der Terminfolge<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 131

Arbeiten mit dem Kalender (11)Weitere spezielle Auswahldialoge• „Erforderlich“: Auswahldialog für Personen• „Räume“ und „Ressourcen“ (Beamer, Flipcharts etc.): SpezielleAuswahldialoge zur Vermeidung von Doppelbelegungen• Hinweis: Elemente müssen einmalig von Administratoren angelegt werden• Online-Besprechung (Web-Konferenzen über <strong>Lotus</strong> Sametime)• Hinweis: Nicht Teil dieser Schulung<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 132

Arbeiten mit dem Kalender (12)Unterstützung bei der Suche nach freien Zeiten• Im Gegensatz zum Einladenden hat das System Zugriff auf dieKalender aller Eingeladenen• Spezieller Bereich „Freie Zeiten suchen“• Übersicht über Verfügbarkeiten• Automatische Terminvorschläge<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 133

Arbeiten mit dem Kalender (13)Verhalten als Eingeladener•Einladungen landen im Posteingang•Ausgegraute Anzeige an derkorrekten Stelle im Kalender•Doppelklick öffnet Einladung<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 134

Arbeiten mit dem Kalender (14)Mögliche Reaktionen als Eingeladener•Annehmen•Absagen•Vorläufig annehmen•Neue Uhrzeit vorschlagen•Einladung an andere Person delegieren(in der Regel nur für Vorgesetzte)•Weitere Informationen anfordern<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 135

Arbeiten mit dem Kalender (15)Besitzeraktionen•Aufrufbar über Aktionsgruppen, die je nach Terminin den Ansichten und Masken eingeblendet werden•Beispiele:• Termin absagen• Termin nochmals bestätigen• Übersicht der Reaktionen aller Eingeladenen anzeigen• Nachricht an alle Eingeladenen schicken<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 136

Arbeiten mit dem Kalender (16)Ändern und Löschen wiederkehrender Termine•In den Ansichten nicht ersichtlich, ob ein Termin zueiner Terminserie gehört•Achtung: Bei einmaliger Terminänderung oderTerminabsage nicht versehentlich die ganze Serieeditieren oder löschen•Rückfrage des Systems beim Speichern:• Die gesamte Terminserie• Nur der aktuelle Termin• Alle Termine bis zumaktuellen• Alle Termine ab demaktuellen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 137

Arbeiten mit dem Kalender (17)Ziehen & Loslassen (Drag & Drop) im Kalender• Verschieben eines bestehenden Termins über Ziehen undLoslassen• Anschließend erscheint ein Dialogfenster zur Feinjustage desneuen Termins<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 138

Arbeiten mit dem Kalender (18)Kalender-Vorgaben:•Wie bei E-Mail aufrufbar über Aktionsgruppe „Mehr“•Beispiele:• Standard-Typ und -Dauer neuer Einträge• Reguläre Arbeitszeiten (Wochentage, Arbeitsbeginn,Arbeitsende)• Verfügbarkeitszeiträume• Anzeige aktueller Aufgaben im Kalender• Standardoptionen für Benachrichtigungen• Regeln für automatische Verarbeitung, z. B. beiEinladungen von Vorgesetzten• Farbcodierung von Termintypen• Liste bevorzugter Räume und Ressourcen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 139

Persönliches InformationsmanagementArbeiten mit der Aufgaben-Verwaltung<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 140

Arbeiten mit der Aufgaben-Verwaltung (1)Besonderheiten der Aufgaben-Maske• Angeben einerPrioritätsstufe• Unterscheidungzwischen persönlichenund GruppenaufgabenÄhnlichkeitenzum Kalender• Versendung von Gruppenaufgaben per E-Mail• Einblenden zusätzlicher Felder und Optionen überAktionsgruppe „Anzeigen“• Markieren von Aufgaben als „Privat“ über Ankreuzschaltflächeals Schutz vor dem Zugriff (berechtigter) Dritter• Definieren wiederkehrender Aufgaben• Konfigurieren von Benachrichtigungen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 141

Arbeiten mit der Aufgaben-Verwaltung (2)Weitere Ähnlichkeiten zum Kalender beiGruppenaufgaben•Zustellung neuer Aufgaben im Posteingang•Reaktionsmöglichkeiten: Annehmen, Ablehnen,Delegieren, Informationen anfordern etc.•Besitzeraktionen, Teilnehmeraktionen•Daten können in neue E-Mail oder neuenKalendereintrag übernommen werden<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 142

Arbeiten mit der Aufgaben-Verwaltung (3)Erledigen von Aufgaben• Über Aktion „Als abgeschlossen markieren“• Löschen nicht mehr benötigter Aufgaben über Werkzeug„Kalender aufräumen“ in der Aktionsgruppe „Mehr“• Hinweis: Werkzeug entfernt gleichzeitig nicht mehr benötigteKalendereinträge<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 143

Arbeiten mit der Aufgaben-Verwaltung (4)Kalender-Integration•Aufgaben können im Kalender angezeigt werden•Jede Aufgabe existiert nur einmal im Kalender,nicht abgeschlossene Aufgaben werden nachtsautomatisch zum nächsten Tag verschoben•Konfigurieren im bereits behandelten Vorgaben-Bereich, ob überfällige Aufgaben auch über dasFälligkeitsdatum hinaus verschoben werden sollen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 144

Persönliches InformationsmanagementArbeiten mit der Kontakte-Verwaltung<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 145

Arbeiten mit der Kontakte-Verwaltung (1)Adressbücher• Zwei Arten werden unterschieden:SpeicherortInhaltGeltungsbereichEinsatzzweckDomino DirectoryAlle Server der <strong>Notes</strong>-UmgebungAlle offiziellen PersonenundGruppen-Einträge der<strong>Notes</strong>-UmgebungAlle Nutzer der <strong>Notes</strong>-UmgebungZustellung von E-Mailsund Bestimmung vonZugriffs-rechtenPersönliches AdressbuchLokaler RechnerIndividuelle Personen- undGruppen-EinträgeNutzer des lokalenRechnersAdressierung von E-Mails• Unser Domino Directory heißt „WIUNIPB‘s Domino Directory“• Hinweis: Im Folgenden geht es um das persönliche Adressbuch<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 146

Arbeiten mit der Kontakte-Verwaltung (2)Die Kontakt-Maske• Viele Felder werden direkt angezeigt• Für bestimmte Bereiche existierenspezielle Dialogfenster, teilweisemit weiteren Feldern• Z. B. ist das Feld „Geburtstag“ nurüber das Dialogfenster „AndereInformationen“ erreichbar• Aufrufen der Dialogfenster perKlick auf bestimmte Begriffe<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 147

Arbeiten mit der Kontakte-Verwaltung (3)Die Gruppen-Maske• Gruppen erhalten einen Namen, optional eine Beschreibungund eine Liste von Gruppenmitgliedern (E-Mail-Adressen,Personen oder Gruppen)• Mitglieder in der Listedurch Zeilenumbruchtrennen• Alphabetisches Sortierender Liste durch Aktionmöglich• Spezielles Dialogfenster „Mitglieder“: Erlaubt Auswahl vonEinträgen aus dem Domino Directory<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 148

Arbeiten mit der Kontakte-Verwaltung (4)Kontakt-Vorgaben•Über Aktionsgruppe „Mehr“•Beispiele:• Gruppenmitglieder automatisch alphabetisch sortierenlassen• Standard für Namensformat• Standard für Adressformat• Anzeige des Eintrags „Kontakte synchronisieren“auf Replikator-Seite<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 149

Arbeiten mit der Kontakte-Verwaltung (5)Synchronisieren der Kontakte• Benötigt für Integration mit E-Mail-Applikation im Browser• E-Mail-Datenbank befindet sich auf einem Server und kannauch im Browser verwendet werden• Persönliche Kontakte befinden sich in lokaler Datenbank• Problem: Nutzung derpersönlichen Kontaktezur Adressierung vonE-Mails im Browsernicht möglich• Lösung: AutomatischesSynchronisieren der Kontakte in die E-Mail-Applikation imRahmen der periodischen Replizierung• Die Kontakte werden also redundant gespeichert<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 150

Arbeiten mit der Kontakte-Verwaltung (6)Verwendung persönlicher Kontakte zurAdressierung von E-Mails•Über Schnelladressierung(Type-Ahead)•Im Adressauswahldialog nachAuswahl despersönlichenAdressbuchs•Über Aktionsleistenin derKontakte-Verwaltung<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 151

Arbeiten mit ReplikenBasiswissen zur Replikation<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 152

Basiswissen zur Replikation (1)Was ist Replikation?•Ein Konzept, das neue Arbeitsweisen ermöglicht•Daten können, müssen aber nicht zwingend zentralgespeichert werden•Stattdessen „verbundene Kopien“ von Datenbanken:• Auf einem oder mehreren Servern• Auf lokalen Computern (z. B. im Büro)• Auf Notebooks•Die „verbundenen Kopien“ heißen „Repliken“•Das Abgleichen der Änderungen zwischen zweiRepliken wird „Replikation“ genannt•Die Replikationen können automatisch oder manuellerfolgen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 153

Basiswissen zur Replikation (2)Vereinfachte Darstellung<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 154

Basiswissen zur Replikation (3)Server-Repliken•Administratoren erstellen Repliken von Server-Datenbanken auf anderen Servern•Die Nutzer arbeiten stets auf dem für sie günstigstenServer•Der Serverzugriff wird beschleunigt, indem z. B.• die Benutzer auf mehrere Server aufgeteilt werden• die Server weltweit verteilt werden•Fällt ein Server aus, können die Nutzer auf einenanderen Server ausweichen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 155

Basiswissen zur Replikation (4)Lokale Repliken•Benutzer erstellen Repliken von Server-Datenbanken auf ihren Rechnern•Bei stabiler Netzwerkverbindung kann mit denServer-Datenbanken gearbeitet werden•Bei keiner oder schwacher Verbindung (im Zug oderFlugzeug, bei einem Ausfall der Internetverbindungetc.) wird zu den lokalen Datenbanken gewechselt• Alle bisherigen Daten stehen mit der gewohntenGeschwindigkeit zur Verfügung• Sobald wieder eine Internetverbindung besteht, werden dieÄnderungen mit dem Server abgeglichen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 156

Basiswissen zur Replikation (5)Wichtiges Hintergrundwissen zu Repliken•Beim Öffnen einer Datenbank versucht der <strong>Notes</strong>-Client stets, die zuletzt verwendete Replik zubenutzen• Dies gilt genauso für das Benutzen eines Lesezeichen wiefür das Verfolgen einer Verknüpfung in einer E-Mail•Falls ein Server nicht erreichbar ist, öffnet der<strong>Notes</strong>-Client automatisch eine andere ihmbekannten Replik<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 157

Basiswissen zur Replikation (6)Empfehlungen:•Wer aktiv in lokalen Repliken arbeitet, sollte dieseauch häufig replizieren (je häufiger abgeglichenwird, desto seltener kommt es zu Konflikten)•Man sollte sich vergewissern, dass man gerade inder richtigen Replik arbeitet• Hinweis: Viele Datenbanken zeigen an irgendeiner Stelleden aktuellen Server an• Beispiel aus derE-Mail-Anwendung:<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 158

Basiswissen zur Replikation (7)Manuelles Wechseln zu einer anderen Replik•Über Rechtklick auf ein Lesezeichen in derLesezeichenleiste und Auswählen von „Repliköffnen“•Alle dem <strong>Notes</strong>-Client bekannten Repliken derDatenbank stehen dort zur Auswahl<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 159

Basiswissen zur Replikation (8)Suchen weiterer Repliken• Weitere Repliken auf anderen Servern müssen nicht manuellidentifiziert werden• Stattdessen kann der<strong>Notes</strong>-Client dieseautomatisch ermitteln• Vorgehen:• Bekannte Replik derDatenbank öffnen• Im Menü „Datei\Replizierung\Replik suchen“auswählen• Namen des zudurchsuchendenServers eingeben<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 160

Arbeiten mit ReplikenAnlegen von lokalen Repliken<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 161

Anlegen von lokalen Repliken (1)Hinweise zum Anlegen neuer Repliken•<strong>Notes</strong>-Datenbanken erreichen oft Größen vonmehreren Gigabytes, die über das Netzwerk kopiertwerden. Daraus folgt:• Die Festplatte muss ausreichend Platz bieten• Das Anlegen neuer Repliken sollte im Universitätsnetzerfolgen•<strong>Notes</strong>-Datenbanken enthalten oft sensible Daten(z. B. Prüfungsergebnisse), Dienstnotebookskönnen leichter gestohlen werden als dieFakultätsserver. Daraus folgt:• Nicht jeder Anwender darf von jeder Server-Datenbank einelokale Replik anlegen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 162

Anlegen von lokalen Repliken (2)Vorgehen beim Anlegen neuer Repliken•Zunächst die Server-Datenbank öffnen•Dann im Menü „Datei\Anwendung\Offline verfügbarmachen“ aufrufen•Vereinfachtes Vorgehen seit <strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> Version 8• Pfad, Dateiname und Datenbanktitel werden von derServer-Datenbank übernommen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 163

Anlegen von lokalen Repliken (3)Der Dialog „Offline verfügbar machen“•Optionen:• Erstellung sofortoder später• Auswählen eine Zeitplans• Ändern der Zeitpläne• Auswählen derReplikationsoptionenfür diese Replik• Ändern der Vorgabeoptionenfür alleneuen Repliken<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 164

Anlegen von lokalen Repliken (4)Konfigurieren von Zeitplänen•Abhängig von der aktuellen Arbeitsumgebung(Hinweis: folgt später in der Schulung)•3 Bereiche:• Zeitplan für Anwendungen normaler Priorität• Zeitplan für Anwendungen hoher Priorität• Sonstige Ereignisse (Starten und Schließen des <strong>Notes</strong>-Clients)•Einstellungen pro Zeitplan:• Relevante Wochentage• Relevante Uhrzeiten• Replikationsintervall<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 165

Anlegen von lokalen Repliken (5)Eine Beispielkonfiguration•Normale Priorität: NurWochentags zwischen8 und 18 Uhr stündlichreplizieren•Hohe Priorität: Immerzwischen 8 und 22 Uhrviertelstündlich replizieren•Zusätzlich beim Startenund Schließen des<strong>Notes</strong>-Clients replizieren<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 166

Anlegen von lokalen Repliken (6)Konfigurieren der Replizierungsoptionen•Abhängig von der aktuellen Arbeitsumgebung•Können später jederzeit geändert werden<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 167

Anlegen von lokalen Repliken (7)Wichtige Optionen•Periodische Replizierung (sonst nur manuell)•Zeitplan „Hohe Priorität“ (sonst „Normale Priorität)•Änderungen senden und/oder empfangen• Im Regelfall immer beides aktiviert lassen• Beispiel für eine Ausnahme: Lokale Replik eines auf demServer von einem Administrator gepflegten gemeinsamenTelefonverzeichnisses (versehentliche Änderungen undLöschungen sollen nicht auf den Server repliziert werden)•Bevorzugter Server• Die Variante „Alle verfügbaren, mit zuletzt erfolgreichenbeginnen“ sollte bei uns in der Regel vermieden werden• Ansonsten würde beim ersten Ausfall des regulärenServers dauerhaft auf einen anderen ausgewichen, ohnedass der Benutzer dies bemerkt<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 168

Anlegen von lokalen Repliken (8)Optionen zur Verringerung der Replikengröße•Nur sinnvoll in Konstellationen mit einervollständigen „Hauptreplik“ und abhängigen„Teilrepliken“•Spart Festplattenplatz, widerspricht aber demwichtigen Konzept von <strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong>, auch ohneInternetzugang stets alle benötigten Daten verfügbarzu haben•Beispiele für Optionen:• Nur Teildokumente empfangen (z. B. Anhänge ab einerbestimmten Größe nicht replizieren)• Nur Dokumente in bestimmten Ordern empfangen• Unveränderte Dokumente nach einer bestimmtenZeitspanne entfernen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 169

Anlegen von lokalen Repliken (9)Weitere wichtige Optionen•Replizierung der Datenbank vorübergehendeaktiveren• Verwendungsbeispiel: Versehentliche Löschung einesDokumentes in der lokalen Replik -> AutomatischeReplizierung sofort deaktivieren, Administrator kontaktieren•Datum der letzten Replizierung• Wird nach jeder Replizierung automatisch gesetzt• Wichtiges Feld, da bei der nächsten Replizierung nurspätere Änderungen bearbeitet werden• Falls dort falsche Werte angezeigt werden (z. B. aufgrundeines im Betriebssystem falsch eingestellten Datums),funktioniert die Replizierung evtl. nicht mehr<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 170

Anlegen von lokalen Repliken (10)Vorgabeeinstellungen für neue Repliken•Empfang von vollständigen Dokumenten oderTeildokumenten mit reduzierter Größe•Zeitpunkt derErstellung•LokaleVerschlüsselung•Volltextindizierung<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 171

Anlegen von lokalen Repliken (11)Vorgabe zur lokalen Verschlüsselung•Alle neu angelegten Repliken werden auf derlokalen Festplatte automatisch verschlüsselt•Diese können dann nur noch mit der <strong>Notes</strong>-ID desReplikerstellers verwendet werden•Empfehlungen:• Bei alleiniger Nutzung des Rechners werden sensibleDaten vor unbefugtem Zugriff geschützt –Starke Verschlüsselung sinnvoll• Gemeinsame Verwendung der Datenbank durch mehrerePersonen an einem Rechner wird dadurch unmöglich –Ggf. auf Verschlüsslung verzichten<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 172

Anlegen von lokalen Repliken (12)Vorgabe zu Volltextindizes•Alle neu angelegten Repliken erhalten automatischeinen Volltextindex•Erinnerung: Dieser belegt zusätzlichenSpeicherplatz (ca. 20% der Datenbankgröße) undbenötigt im laufenden Betrieb Rechenkapazität zurfortlaufenden Aktualisierung•Empfehlungen:• Indizierung ist bei wichtigen Datenbanken überaus sinnvoll• Bei großer Festplatte kann Vorgabe aktiviert werden• Bei limitiertem Festplattenplatz kann Vorgabe deaktiviertwerden (manuelle Erstellung später jederzeit möglich)<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 173

Arbeiten mit ReplikenReplizieren von Änderungen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 174

Replizieren von Änderungen (1)3 Möglichkeiten der Replikation•Manuelles Abgleichen einzelner Datenbanken durchden Benutzer•Pflegen einer Liste aller zu replizierendenDatenbanken mit folgenden zwei Varianten:• Manuelles Starten eines Abgleichs aller Datenbanken in derListe durch den Benutzer• Automatisches periodisches Abgleichen aller Datenbankenin der Liste durch den <strong>Notes</strong>-Client<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 175

Replizieren von Änderungen (2)Die Seite „Replizierung“•Zur zentralen Verwaltung aller Replikationsprozesse•Aufrufbar über spezielle Verknüpfung in derLesezeichenleiste<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 176

Replizieren von Änderungen (3)Aufteilung der Seite „Replizierung“•Oben einige Schaltflächen, darunter eine Übersichtder Repliken, unten der aktuelle Replikationsstatus<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 177

Replizieren von Änderungen (4)Hinweise zur Übersicht•Die Übersicht enthält alle dem <strong>Notes</strong>-Clientbekannten Repliken und einige Spezialeinträge•Jede Zeile entspricht einer Replik•Die Reihenfolge ist wichtig, die Liste wird bei derperiodischen Replizierung von oben nach untenabgearbeitet•Die Repliken können mit Hilfe von Ordnernstrukturiert werden•Sämtliche Einstellungen und Ordnerstrukturengelten nur für die aktuelle Arbeitsumgebung<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 178

Replizieren von Änderungen (5)Spalten in der Übersicht•Aktiviert: periodische Replikation aktiv•Hohe Priorität: Zeitplan "Hohe Priorität" zugewiesen(andernfalls gilt der Zeitplan "Normale Priorität")•Anwendung: Symbol und Titel der Datenbank•Zuletzt ausgeführt: Zeitpunkt des letztenReplikationsversuchs•Bereich: Darstellung, ob Änderungen nur gesendet,nur empfangen oder gesendet und empfangenwerden•Zusammenfassung: Resultat des letztenReplikationsversuchs<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 179

Replizieren von Änderungen (6)Die Schaltfläche „Zeitplan“•„Replizierungsplan festlegen“ öffnet den bereitsbekannten Konfigurationsdialog für die periodischeReplizierung•„Periodische Replizierung deaktivieren“ setzt alleZeitpläne temporär außer Kraft (sinnvoll z. B. beisehr schwacher Verbindung auf Reisen)<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 180

Replizieren von Änderungen (7)Weitere Schaltflächen•"Anwendungsspezifische Optionen" öffnet denbereits bekannten Konfigurationsdialog für diegerade markierte Replik•"Vorgaben" öffnet den bereits bekanntenKonfigurationsdialog<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 181

Replizieren von Änderungen (8)Die Schaltfläche „Jetzt starten“• Zum manuellen Starten vollständiger Replikationenaußerhalb des Zeitplans (z. B. sinnvoll, bevor derRechner in den Standby-Modus geschaltet wird)• „Jetzt starten“ startet eine Replizierung aller Repliken mitder Eigenschaft „Aktiviert“• „Anwendungen mit hoher Priorität jetzt starten“ arbeitetanalog für Repliken mit den Eigenschaften „Aktiviert“ und„Hohe Priorität“<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 182

Replizieren von Änderungen (9)Die Schaltfläche „Replizierung“•Ermöglicht Anpassen der Seite „Replizierung“•Erlaub darüber hinaus das Erstellenvon Ordnern in der Übersicht• Ordner gelten ebenfalls nur in deraktuellen Arbeitsumgebung• Repliken werden per Ziehen &Loslassen (Drag & Drop) in einenOrdner verschoben<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 183

Replizieren von Änderungen (10)Vorteile durch Ordner•Ordner erlauben eine Strukturierung der ansonstenflachen Replikenliste•Auch Ordner könnenüber die Schaltfläche„Aktiviert“ von der periodischenReplizierungausgenommen werden•Ein gesamter Ordnerkann auch mit einemKlick manuell repliziertwerden<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 184

Replizieren von Änderungen (11)Manuelles Replizieren einer Datenbank•Variante 1:• Über Rechtsklick auf einen Eintrag in der Übersicht undAuswählen von „Gewählte Anwendung replizieren“• Es werden diehinterlegtenEinstellungenverwendet<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 185

Replizieren von Änderungen (12)•Variante 2:• Bei geöffneter Datenbank über„Datei\Replizierung\Replizieren“ im Menü• Die Einstellung „Replizierungüber Hintergrund-Replikator“im erscheinenden Dialogfensterbewirkt, dass die auf derReplikatorseite hinterlegtenEinstellungen verwendetwerden<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 186

Arbeiten mit ReplikenUmgehen mit Replikationskonflikten<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 187

Umgehen mit Replikationskonflikten (1)Was sind Replikationskonflikte?•Problemfälle, die der <strong>Notes</strong>-Client nicht selbstauflösen kann•Entstehung:• Mindestens zwei Repliken, die miteinander abgeglichenwerden• In mehreren Repliken wird gearbeitet (d. h. Dokumentewerden erstellt, geändert oder gelöscht)• Zwischen zwei Replikationen wird dasselbe Dokument inunterschiedlichen Repliken bearbeitet oder gelöscht• Erst bei der nächsten Replikation wird das Problem erkannt<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 188

Umgehen mit Replikationskonflikten (2)Zwei typische Konflikt-Szenarien:•Von einer Datenbank existieren Repliken aufmehreren Servern(z. B. das Personenverzeichnis der Fakultät)•Einige Personen besitzen lokale Repliken vongemeinsam genutzten Server-DatenbankenUnkritische Konstellationen•Lokale Repliken von persönlichen Datenbanken(z. B. der Datenbank für E-Mail, Kalender undAufgaben) sind in der Regel völlig problemlos•Mögliche, aber unwahrscheinliche Ausnahme:Erzeugen eines Konfliktes mit sich selbst<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 189

Umgehen mit Replikationskonflikten (3)Kritische Vorgänge•Problematisch sind Aktionen am selben Dokument inverschiedenen Repliken•Der Server kann nicht automatisch entscheiden,welche Aktion Vorrang hatAktion in Replik A Aktion in Replik B KonfliktÄnderung Keine Aktion NeinÄnderung Änderung JaÄnderung Löschung JaLöschung Löschung Nein<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 190

Umgehen mit Replikationskonflikten (4)Vereinfachte DarstellungReplik aufServer AReplik aufServer BABGLEICHÄnderungen& LöschungenÄnderungen& Löschungen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 191

Umgehen mit Replikationskonflikten (5)Verarbeitung durch den Server•Es entsteht ein neues Dokument•Ein Dokument wird „Hauptdokument“, das andere„Konfliktdokument“•Welches Dokument das Hauptdokument wird,bestimmen vor allem• 1. die Anzahl der Speicherungen• 2. der Zeitpunkt der letzten Speicherung<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 192

Umgehen mit Replikationskonflikten (6)Darstellung von Konfliktdokumenten• Werden in Ansichten als neue Zeile unterhalb desHauptdokumentes angezeigt<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 193

Umgehen mit Replikationskonflikten (7)Auflösen eines Konfliktes durch den Anwender•Vollständig manueller Prozess•Erfordert Rücksprache mit allen Beteiligten•Vorgehen:• Schritt 1: Öffnen von Hauptdokument und Konfliktdokument• Schritt 2: Identifizieren der Unterschiede• Schritt 3: Klären des gewünschten Endzustandes• Schritt 4: Übertragen der nötigen Änderungen aus demKonfliktdokument in das Hauptdokument• Schritt 5: Löschen des Konfliktdokumentes•Wichtiger Hinweis: Niemals das Hauptdokumentlöschen (auch nicht, falls das Konfliktdokument demgewünschten Endzustand entspricht)<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 194

Umgehen mit Replikationskonflikten (8)Verwandtes Problem: Speicherkonflikte•Treten auf, wenn mehrere Personen paralleldasselbe Dokument innerhalb einer Replik ändern•Die erste Person kann normal speichern, die zweitePerson muss sich entscheiden:• Änderungen verwerfen• Änderungen als Konfliktdokument speichern•Ein einigen Datenbanken ist paralleles Editierendeshalb nicht gestattet (Sperren/Locking)<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 195

Arbeiten mit verschiedenen ArbeitsumgebungenDefinieren und Nutzen von Arbeitsumgebungen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 196

Definieren und Nutzen von Arbeitsumgebungen (1)Was sind Arbeitsumgebungen?•Zusammenstellungen bestimmter wichtigerEinstellungen für den <strong>Notes</strong>-Client•Jederzeit im laufenden Betrieb wechselbar•Ermöglichen ein an die jeweilige Arbeitssituationangepasstes Verhalten des <strong>Notes</strong>-Clients•Andere Mechanismen greifen darauf zurück(z. B. Einstellungen in anderen Datenbanken)•Sinnvolle Szenarien:• Wechselnde Arbeitsorte: Im Büro, Zuhause, auf Reisen etc.• Wechselnde Identitäten: Mitarbeiter der Fakultät,Administrator der Fakultät, Schulungsdozent, Mitglied beiMTP oder Campus Consult etc.<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 197

Definieren und Nutzen von Arbeitsumgebungen (2)Verwenden von Arbeitsumgebungen•Jeder Nutzer verwendet stets eine Arbeitsumgebung(häufig jedoch unbewusst)•Der <strong>Notes</strong>-Client besitzt einige vorgegebeneArbeitsumgebungen, die bei der Erstkonfigurationerstellt werden•Eine davon („Online“) wird anschließend verwendet•Probleme bei der Erstkonfiguration (z. B. keinServerzugriff durch fehlenden Internetzugang)führen zu unbrauchbaren Arbeitsumgebungen unddamit zu Fehlermeldungen im <strong>Notes</strong>-Client<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 198

Definieren und Nutzen von Arbeitsumgebungen (3)Nachträgliches Aufrufen der Erstkonfiguration•Über Menü „Werkzeuge\Assistent zur Client-Neukonfiguration“•Sinnvoll, falls bei der Erstkonfiguration nach derInstallation Probleme aufgetreten sind (z. B. keineInternetverbindung bestand)•Vorsicht: Überschreibt ggf. Anpassungen an denArbeitsumgebungen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 199

Definieren und Nutzen von Arbeitsumgebungen (4)Aktives Auswählen einer Arbeitsumgebung•Über das Login-Fenster beim Start des <strong>Notes</strong>-Clients•Über einen speziellen Bereich in der Statuszeile<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 200

Definieren und Nutzen von Arbeitsumgebungen (5)Verwalten der Arbeitsumgebungen• In der Kontakte-Anwendung (über Verknüpfung in derLesezeichenleiste)• Dort im Bereich „Erweitert\Arbeitsumgebungen“<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 201

Definieren und Nutzen von Arbeitsumgebungen (6)Erstellen und Bearbeiten von Arbeitsumgebungen•Mit Hilfe spezieller Maske•Teilweise mehrstufige Reiterleiste•Angebot an Einstellungen abhängig vom gewähltenArbeitsumgebungstyp:• Lokales Netzwerk (der Normalfall: LAN, WLAN etc.)• Keine Verbindung (zum Unterbinden sämtlicherServerzugriffe)• Wählverbindung (heute normalerweise unnötig, früher fürdirekte Einwahl auf den Server mittels Telefonmodem)<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 202

Definieren und Nutzen von Arbeitsumgebungen (7)Reiter „Allgemein“•Bezeichnung und Typ der Arbeitsumgebung•Absender-E-Mail-Adresse für E-Mails, die anexterne Adressen versendet werden• Hinweis: Restliche Felder werden im Normalfall nicht benötigt<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 203

Definieren und Nutzen von Arbeitsumgebungen (8)Reiter „Server“•Mail-/Home-Server• Für Mitarbeiter: PBFB5A/FB5/UniPB/DE• Für Studenten: PBWI2B/WI2/FB5/UniPB/DE•Sametime-Server• Für alle: PBWI2ST/WI2/FB5/UniPB/DE• Hinweis: Restliche Felder werden im Normalfall nicht benötigt<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 204

Definieren und Nutzen von Arbeitsumgebungen (9)Reiter „Ports“•Für Arbeitsumgebungen vom Typ „LokalesNetzwerk“ muss nur „TCPIP“ aktiviert werden<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 205

Definieren und Nutzen von Arbeitsumgebungen (10)Reiter „Mail“• Steuert neben der E-Mail- auch noch die Kalender- undAufgaben-Anwendung (in Wirklichkeit eine Datenbank)• Wenn es Problemebei der gemeinsamenNutzung eines Rechnersdurch mehrere Personengibt (häufig z. B. Fehlermeldungenbeim Zugriffauf die Inbox), findet sichdie Ursache meistensgenau an dieser Stelle<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 206

Definieren und Nutzen von Arbeitsumgebungen (11)E-Mail-Einstellungen•Speicherort: Server oder lokale Replik•Datei: Pfad und Dateiname der Datenbank• Pfad meint „ausgehend vom <strong>Notes</strong>-Datenverzeichnis“• Beispiel: mail\vname_mn\mmueller.nsf• Auf dem Server vom Administrator vorgegeben• Bei der lokalen Replik meistens identisch zum Server, evtl.aber auch abweichend•Maildomäne: WIUNIPB•Ausgehende E-Mails senden: Direkt ins Internet•Ausgehende E-Mails replizieren, sobald X imPostausgang warten (nur bei lokaler Replik)<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 207

Definieren und Nutzen von Arbeitsumgebungen (12)Adressierungsoptionen•Zwei Adressbücher sind relevant:• Domino Directory auf dem Server• Lokale Kontakte-Verwaltung•Zwei Zeitpunkte sind relevant:• Während des Eintippens eines Namens (sog.„Schnelladressierung“)• Beim Senden zur endgültigen Bestimmung der Adressaten•Entscheidungen:• Welche Adressbücher in welcher Reihenfolgedurchsuchen?• Bei erstem Treffer anhalten oder weitersuchen?<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 208

Definieren und Nutzen von Arbeitsumgebungen (13)Reiter „Internet-Browser“•Auswahl hängt vom Betriebssystem und den aufdem Rechner installierten Browsern ab•Standard ist der integrierte Browser (z. B. „<strong>Notes</strong> mitInternet Explorer“, siehe nächste Folie)•Über Option „Andere“ kann eine beliebige EXE-Datei ausgewählt werden<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 209

Definieren und Nutzen von Arbeitsumgebungen (14)Integrierter Browser• Der <strong>Notes</strong>-Client bietet zusätzlich einen integrierten Browser• Auf Windows-Rechnern wird der Internet Explorer verwendet• Internet-Seiten werden als Reiter im <strong>Notes</strong>-Client geöffnet undnicht im Browser• Der <strong>Notes</strong>-Clientbietet zum Browsernim Internet dieWerkzeugleisten„Navigation“ und„Adresse“• Empfehlung: Liebereinen separatenBrowser auswählen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 210

Definieren und Nutzen von Arbeitsumgebungen (15)Reiter „Replizierung“•Entspricht den Einstellungen, die im Abschnitt„Anlegen von lokalen Repliken“ besprochen wurden<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 211

Definieren und Nutzen von Arbeitsumgebungen (16)Reiter „Instant Messaging“• Anmeldeart: Nur manuell oder automatisch beim Startdes <strong>Notes</strong>-Clients• Sinnvoll, um z. B. in der Arbeitsumgebung „Büro“ immerangemeldet zu sein, in der Arbeitsumgebung„Dienstreise“ aber nur bei Bedarf• Hinweis: Bei den restlichen Feldern die <strong>Notes</strong>-Vorgabenübernehmen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 212

Definieren und Nutzen von Arbeitsumgebungen (17)Reiter „Erweitert\Allgemein“• Hinweis: Viele Optionen nur für „<strong>Notes</strong>-Experten“ interessant• Bilder laden: „Immer“ oder nur„Nach Anforderung“• Betrifft die Anzeige von Bildernin HTML-Dokumenten (z. B.Bestimmten E-Mails)• Problematik „Spam an zufallsgenerierteAdressen“:Spam-E-Mails können Bilder vomServer des Spammers laden.Dadurch weiß dieser, dass dieAdresse wirklich benutzt wird.<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 213

Definieren und Nutzen von Arbeitsumgebungen (18)Hinweise zum Bearbeiten von Arbeitsumgebungen•Die Bearbeitung der aktuellen Einstellungen gehtschneller über die Statuszeile•Änderungen an den aktuellen Einstellungen geltenerst beim nächsten Aufruf der Arbeitsumgebung•Hinweis: Nach der Änderung zunächst zu eineranderen Arbeitsumgebung wechseln und dannwieder zurück<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 214

Definieren und Nutzen von Arbeitsumgebungen (19)Eine Beispielkonfiguration•Büro• Arbeit mit Server-Datenbanken, häufige Replikation allerDatenbanken, automatisch Anmeldung bei Sametime•Zuhause• Arbeit mit lokalen Repliken, gelegentliche Replikation derwichtigsten Datenbanken, manuelle Anmeldung beiSametime•Unterwegs• Arbeit mit lokalen Repliken, nur manuelle Replikation,manuelle Anmeldung bei Sametime•Offline• Vollständig lokales Arbeiten, keine Serverzugriffe(in fremden Netzen, bei Vorträgen etc.)<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 215

Arbeiten mit verschiedenen ArbeitsumgebungenArbeitsumgebungen mit lokaler E-Mail-Replik<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 216

Arbeitsumgebungen mit lokaler E-Mail-Replik (1)Wichtige zusätzliche Maßnahme bei Verwendungeiner lokalen Replik der E-Mail-Datenbank•Adressierung von E-Mails und Einladung zuTerminen benötigen das Personen- undGruppenverzeichnis auf dem Server(das sog. „Domino Directory“)•Ohne dieses Server-Adressbuch stehen nur diepersönlichen Kontakte im lokalen Adressbuch zurVerfügung•<strong>Notes</strong>-Client erlaubt jedoch• A) lokales Replizieren des Server-Adressbuchs• B) Konfigurieren zusätzlicher lokaler Adressbücher<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 217

Arbeitsumgebungen mit lokaler E-Mail-Replik (2)Server-Adressbuch lokal verwenden – Schritt 1• Öffnen des Adressbuchs auf dem Server• Datenbank der Fakultät heißt „WIUNIPB‘s DominoDirectory“• Befindet sich auf jedem Server im Startverzeichnis• Mitarbeiterverwendenam bestenden ServerPBFB5A• Studentenden ServerPBWI2B<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 218

Arbeitsumgebungen mit lokaler E-Mail-Replik (3)Server-Adressbuch lokal verwenden – Schritt 2• Zwischenziel: Eine lokale Replik des Adressbuchs sollerstellt werden• Leider funktioniert „Anwendungoffline verfügbar machen“(nur) an dieser Stelle nicht• Grund: Lokal existiert bereits eineandere Datenbank mit demNamen der Server-Datenbank• Abhilfe: Eine alternative Methodezum Anlegen neuer Repliken• Zunächst ggf. im Menü „Ansicht“die Option „Erweiterte Menüs“aktivieren!<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 219

Arbeitsumgebungen mit lokaler E-Mail-Replik (4)Server-Adressbuch lokal verwenden – Schritt 3• Im Menü „Datei\Replizierung\Neue Replik“ auswählen• Einen beliebigen anderen Dateinamen auswählen(beispielsweise „wiwi-names.nsf“ statt „names.nsf“)<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 220

Arbeitsumgebungen mit lokaler E-Mail-Replik (5)Server-Adressbuch lokal verwenden – Schritt 4• Nach Abschluss der Erstellung der lokalen Replik desServer-Adressbuchs die Benutzervorgaben über Menü„Datei\Vorgaben\Benutzervorgaben“ aufrufen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 221

Arbeitsumgebungen mit lokaler E-Mail-Replik (6)Server-Adressbuch lokal verwenden – Schritt 5• Zwischenziel: <strong>Notes</strong>-Datenverzeichnis ermitteln• Das Datenverzeichnis wird im Bereich „Allgemein“ imFeld „Lokaler Anwendungsordner“ angezeigt• Bei Einzelbenutzerinstallationen z. B.C:\Programme\IBM\<strong>Lotus</strong>\<strong>Notes</strong>\Data• Bei Mehrbenutzerinstallationen z. B.C:\Dokumente und Einstellungen\\LokaleEinstellungen\Anwendungsdaten\<strong>Lotus</strong>\<strong>Notes</strong>\Data<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 222

Arbeitsumgebungen mit lokaler E-Mail-Replik (7)Server-Adressbuch lokal verwenden – Schritt 6•In den Bereich „Mail\Allgemein“ wechseln•Feld „Lokale Adressbücher“ enthält alle lokalenDatenbanken, die vom <strong>Notes</strong>-Client alsAdressbücher verwendet werden sollen• beliebig viele, durch Komma getrennt•Schaltfläche „Durchsuchen“ betätigen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 223

Arbeitsumgebungen mit lokaler E-Mail-Replik (8)Server-Adressbuch lokal verwenden – Schritt 7• Zum Datenverzeichnis navigieren und Replik auswählen• Replik wird zum Feld „Lokale Adressbücher“ hinzugefügt<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 224

Arbeitsumgebungen mit lokaler E-Mail-Replik (9)Server-Adressbuch lokal verwenden – Schritt 8• Nach Speichern der Benutzervorgaben können diekonfigurierten Adressbücher verwendet werden:• In Dialogfenstern „Adressen auswählen“• Bei der Schnelladressierung• Zur Ermittlung der Adressaten beim Versenden<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 225

Weitere Dienste und WerkzeugeNutzen von Instant-Messaging<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 226

Nutzen der Instant-Messaging-Komponente (1)Was ist <strong>Lotus</strong> Sametime?•Im Kern ein Instant-Messaging-Programm• Benutzer können eine Kontaktliste pflegen und erhaltenPräsenzinformationen zu ihren Kontakten (engl. PresenceAwareness)• Benutzer können Unterhaltungen führen, indem sie sichNachrichten schicken (engl. Chat)• In dieser Hinsicht vergleichbar mit ICQ, Skype etc.•Darüber hinaus noch viel mehr, z. B.:• eine Plattform für Web-Konferenzeneine Unified-Communications-Plattform<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 227

Nutzen der Instant-Messaging-Komponente (2)Web-Konferenzen mit <strong>Lotus</strong> Sametime•Fortschrittliche Werkzeuge:• Audio- und Video-Übertragung• Gruppenchat• Gemeinsame Bearbeitung (Whiteboarding)• Bedienung einer Applikation auf dem Rechner einesanderen Teilnehmers (Application sharing)• Übertragung des eigenen Bildschirminhaltes an die anderenTeilnehmer (Screen sharing)• Elektronische Abstimmungen uvm.•Integration in den <strong>Notes</strong>-Client (z. B. Einladung zueiner Web-Konferenz über <strong>Notes</strong>-Kalender)•Hinweis: An unserer Fakultät verfügbar unterhttp://pbwi2st.uni-paderborn.de<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 228

Nutzen der Instant-Messaging-Komponente (3)Unified Communications mit <strong>Lotus</strong> Sametime•Integration von Telefonanlagen, VoIP-Werkzeugen•Beispiele:• Ausnutzen des aktuellen Status:• Wenn Status = Available, Anrufe zum Bürotelefon leiten• Wenn Status = Away, Anrufe zum Handy leiten• Wenn Status = Do not disturb, Anrufe zum AB leiten• Einleiten von Anrufen direkt aus der E-Mail-, Kalender- oderKontakt-Datenbank•Konzepte sehr interessant, Umsetzung aberkomplex und spezielle Hardware erforderlich•Hinweis: An unserer Fakultät nicht verfügbar<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 229

Nutzen der Instant-Messaging-Komponente (4)Verschiedene Versionen des IM-Clients•Ganz zu Beginn: Eigenständiges Programm•Bis Version 7: rudimentäre Einbettung in den <strong>Notes</strong>-Client, alternativ zum eigenständigen Programm•Ab Version 8:• <strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> Basic Configuration: rudimentäre Einbettung• <strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> Standard Configuration: vollständigeEinbettung•Hinweis: Die folgenden Folien beziehen sich auf dieBasic Configuration, da diese in der Fakultäteingesetzt wird<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 230

Nutzen der Instant-Messaging-Komponente (5)Beim IM-Dienst anmelden•Je nach Einstellung in der Arbeitsumgebungentweder automatisch beim <strong>Notes</strong>-Start odermanuell über speziellen Bereich in der Statuszeile•Eingabe des Internet-Passwortes erforderlich<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 231

Nutzen der Instant-Messaging-Komponente (6)Hinzufügen von Kontakten•Über spezielleSchaltflächeim IM-Fenster•Zwei Optionen:• Öffentliche Gruppe(aus dem Personen-/Gruppen-Verzeichnis der Fakultät)• Einzelne Person(Strukturierung mit privaten Gruppen)<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 232

Nutzen der Instant-Messaging-Komponente (7)Hinzufügen einer Person•Schritt 1: Auswählen der entsprechenden Option•Schritt 2: Öffnen des Suchfensters•Schritt 3: Suchen nachgewünschter Person<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 233

Nutzen der Instant-Messaging-Komponente (8)•Schritt 4: Auswählen einer bestehenden privatenGruppe oder Anlegen einer neuen•Schritt 5: Bestätigen mit „Hinzu“•Anschließend erscheint der neue Kontakt in derKontaktliste<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 234

Nutzen der Instant-Messaging-Komponente (9)Hinzufügen einer öffentlichen Gruppe•Schritt 1: Auswählen der entsprechenden Option•Schritt 2: Öffnen des Suchfensters•Schritt 3: Suchen nachgewünschter Gruppe•Schritt 4: Bestätigen mit„Hinzu“<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 235

Nutzen der Instant-Messaging-Komponente (10)Vor- und Nachteile öffentlicher Gruppen•Vorteile:• Werden von den Administratoren verwaltet• Änderungen werden in Kontaktliste übernommen• Neue Mitglieder erscheinen automatisch,ausgeschiedene werden automatisch entfernt•Nachteile:• Kein direkter Einfluss auf Gruppenzusammensetzung• Ausgeschiedene Mitglieder werden direkt entfernt (falls einKontakt beibehalten werden soll, muss er manuell alsPerson hinzugefügt werden)•Beispiele:• Alle Sekretärinnen der Fakultät, alle Administratoren,diverse Lehrstuhl-Gruppen, FB5MIT<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 236

Nutzen der Instant-Messaging-Komponente (11)Präsenzinformationen in der Kontaktliste•Kontakte können folgenden Status besitzen:• Abgemeldet:• Anwesend:• Abwesend:• In einer Besprechung:• Bitte nicht stören:•Eine Statusnachricht erscheint,wenn der Mauszeiger längerüber einem Namen steht<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 237

Nutzen der Instant-Messaging-Komponente (12)Einen Chat aus der Kontaktliste beginnen•Über eine Schaltfläche oberhalb der Kontaktliste•Alternativ über Doppelklick auf einen Namen•Anschließend öffnet sich ein Chat-Fenster<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 238

Nutzen der Instant-Messaging-Komponente (13)Präsenzinformationen in Ansichten•Viele Anwendungen haben Sametime integriert•In ihren Ansichten erscheinen Präsenzindikatorenvor Namen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 239

Nutzen der Instant-Messaging-Komponente (14)IM-Aktionsschaltflächen in Ansichten•Häufig finden sich spezielle Aktionsschaltflächen:• Mit Person chatten• Person als Kontakt hinzufügen•Häufig auch überRechtsklick-Menü<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 240

Nutzen der Instant-Messaging-Komponente (15)Präsenzinformationen in Dokumenten•Analog zur Integration in Ansicht existiert häufigauch eine Integration in Masken• Anzeige von Indikatoren vor Namen• Spezielle Aktionsschaltflächen• Spezielle Einträge im Rechtsklick-Menü bei Rechtsklick aufNamen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 241

Nutzen der Instant-Messaging-Komponente (16)Anpassen der Kontaktliste•Über Rechtsklick auf Namen• Ausblenden nicht abgemeldeter Personen• Ausblenden der hierarchischen Namensbestandteile• Alphabetische Sortierung der Gruppen und der Personeninnerhalb von Gruppen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 242

Nutzen der Instant-Messaging-Komponente (17)Konfigurieren der IM-Vorgaben•Im Menü über „Datei\Vorgaben\Benutzervorgaben“•Eigener Bereich „Instant Messaging“ mit drei Seiten• Z. B. der Text der eigenen Statusnachrichten<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 243

Nutzen der Instant-Messaging-Komponente (18)Einstellung zum Speichern des Chat-Inhaltes• Inhalte von Chats können in der Mail-Anwendung abgelegtwerden (Bereich „Chat Protokoll“ / „Chat History“)<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 244

Nutzen der Instant-Messaging-Komponente (19)Verwenden der Funktionen in der Statuszeile•Eigener IM-Bereich mit speziellen Funktionen• Setzen des aktuellen Status• Ändern der aktuellen Statusnachricht• Bearbeiten der Vorgaben• Anzeigen/Verbergen der Kontaktliste• Von Sametime abmelden<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 245

Nutzen der Instant-Messaging-Komponente (20)Vorteile des vollständigen Clients in der StandardConfiguration von <strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> 8• Integration in die Seitenleiste,kein separates Fenster mehr nötig• Rich-Text-Inhalte(z. B. Übertragung von Bildern)• Dateitransfer• Audio- und Video-Übertragung• Verwaltung und automatische Ermittlung von Aufenthaltsorten• Automatischer Statuswechsel (z. B. zu Beginn von Terminen)• Rechtschreibprüfung• Visitenkarten-Ansicht statteinfacher Statusnachrichten(inklusive Foto, Telefonnummer,Aufenthaltsort, E-Mail-Adresse)<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 246

Weitere Dienste und WerkzeugeVerwenden der Notizbuch-Anwendung<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 247

Verwenden der Notizbuch-Anwendung (1)Was ist die Notizbuch-Anwendung?•Eine lokale Datenbank, in der man persönlicheDaten ablegen kann•In der Regel nicht für andere Benutzer freigegeben•Simple Ordnungsmechanismen:• Datum, Kategorien, Ordner•In neueste Version von <strong>Lotus</strong> i<strong>Notes</strong> integriert(Browser-Zugriff auf E-Mail, Kalender, Aufgaben,Kontakte und Notizen)•Erst in der letzten Version umbenannt, bisherigeBezeichnung: „Persönliches Journal“<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 248

Verwenden der Notizbuch-Anwendung (2)Vorteile des Notizbuchs•Ermöglicht geschützte Ablage persönlicher Daten• Ablage wiederverwendbarer Inhalte, Zwischenspeicherungvon „Work in progress“, Ablage von Dateien,Arbeitszeiterfassung etc.•Besser als auf der Festplatte• Strukturierung durch Kategorien• <strong>Notes</strong>-Funktionalitäten (Rich Text, Volltextsuche auch inAttachments, Verschlüsselung, Replizierung etc.)• Zentrale <strong>Notes</strong>-Komponente (Verknüpfung auf Startseite,Synchronisation mit <strong>Lotus</strong> i<strong>Notes</strong> etc.)Größter Nachteil des Notizbuchs•Ein Journal ist eine lokale Datenbank• Keine Replikation vorgesehen (technisch dennoch möglich)• Kein automatisches Backup<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 249

Verwenden der Notizbuch-Anwendung (3)Aufrufen des Notizbuches•Über Verknüpfung auf der Startseite<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 250

Verwenden der Notizbuch-Anwendung (4)Erster Aufruf•Neue Datenbank wird beim ersten Aufruf angelegt•Falls bereits eine Notizbuch-Datenbank besteht,kann alternativ diese ausgewählt werden•Option, die Datenbank mit der eigenen <strong>Notes</strong>-ID zuverschlüsseln• für persönliche Datenzu empfehlen• bei Verlust der ID sindDaten jedoch verloren<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 251

Verwenden der Notizbuch-Anwendung (5)Spätere Aufrufe•Im Gegensatz zu E-Mail, Kalender, Aufgaben,Kontakte existiert keine Verknüpfung in derLesezeichenleiste•Diese kann manuell hinzugefügt werden(Hinweis: sehr einfachz. B. über Ziehen &Ablegen des Reitersin die Lesezeichenleiste)<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 252

Verwenden der Notizbuch-Anwendung (6)Erstellen von Notizen•Über Schaltflächen in den Aktionsleisten derAnsichten:• Neuer Journaleintrag• Neues Leeres Blatt<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 253

Verwenden der Notizbuch-Anwendung (7)Metadaten von Journaleinträgen• Titel• Kategorie• Datum„Leere Blätter“• Hilfreich z. B. beim Drucken von Dokumenten• Metadaten-Bereich ist ausgeblendet, d. h. Speicherung ohneTitel, ohne Kategorie, mit aktuellem Datum)• Ein-/Ausblenden über Aktion „Titel/Kategorie“<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 254

Verwenden der Notizbuch-Anwendung (8)Arbeiten mit Ordnern•Anlegen von Ordnern über entsprechende Option inder Aktionsgruppe „Ordner“•Ablegen von Dokumenten in Ordnern überAktionsgruppe „Ordner“ oder über Drag & Drop(Ziehen & Ablegen)<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 255

Verwenden der Notizbuch-Anwendung (9)Browser-Zugriff auf das Notizbuch•Über Einbettung in <strong>Lotus</strong> i<strong>Notes</strong>• Erst in der letzten Version umbenannt, frühereBezeichnung: „Domino Web Access“•Funktionalität erst kürzlich hinzugefügt, noch nichtsehr komfortabel umgesetzt•Manuelle Synchronisierung nötig (erstellt versteckteKopien in der E-Mail-Datenbank)• Hinweis: Größenbeschränkung der eigenen E-Mail-Datenbank beachten, insbesondere bei großenAttachments im Notizbuch!<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 256

Verwenden der Notizbuch-Anwendung (10)Manuelles Synchronisieren•Schritt 1: E-Mail-Datenbank öffnen•Schritt 2: Im Menü „Aktionen\i<strong>Notes</strong>“ bzw.„Aktionen\Domino Web Access“ die Option„Synchronize Journal“ auswählen•Schritt 3: Beim ersten Aufruf lokale Journal-Datenbank auswählen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 257

Verwenden der Notizbuch-Anwendung (11)Resultat der Synchronisierung• Zum Abschluss wird die Anzahlder vorgenommenen Änderungenangezeigt• Aufrufen in <strong>Lotus</strong> i<strong>Notes</strong> überentsprechende Verknüpfung<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 258

Weitere Dienste und WerkzeugeZugreifen auf PIM-Daten mit Browsern<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 259

Zugreifen auf PIM-Daten mit Browsern (1)Was ist <strong>Lotus</strong> i<strong>Notes</strong>•Browser-Client für den Zugriff auf PIM-Daten,falls kein <strong>Notes</strong>-Client zur Verfügung steht• E-Mail, Kalender und Aufgaben (immer)• Kontakte und Notizbuch (durch Synchronisierung)•Neuste Version deutlich verbessert• Modernere Optik und zeitgemäße Technik•Funktionalität wird ständig erweitert, erfordert aberAktualisierung der Server und E-Mail-Datenbanken•Auch Sametime-Integration möglich• Hinweis: An der Fakultät aufgrund technischer Problemenoch nicht umgesetzt<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 260

Zugreifen auf PIM-Daten mit Browsern (2)Drei Modi•Voll: Alle verfügbaren Funktionen• Hinweis: Dieser Modus sollte im Browser verwendet werden•Lite: Gleiche Optik, aber nur Basisfunktionen fürE-Mail und Kalender•Ultralight: Optimiert für iPhones<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 261

Zugreifen auf PIM-Daten mit Browsern (3)Authentifizierung über Internet-PasswortURL der eigenen Datenbank•Beispieladresse für Mitarbeiter:http://pbfb5a.uni-paderborn.de/mail/vname_ab/bhesse.nsf•Beispieladresse für SHK:http://pbwi2b.uni-paderborn.de/mail/vname_ab/bhesse.nsfAutomatische Umleitung zur richtigen URL•Mitarbeiter: http://wiwi.uni-paderborn.de/inotes•Studenten: http://wiwi.uni-paderborn.de/studmail•Bei Umleitung zu anderem Server ggf. zweimaligeAuthentifizierung nötig<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 262

Zugreifen auf PIM-Daten mit Browsern (4)Optik von <strong>Lotus</strong> i<strong>Notes</strong>•Ähnlich der <strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> Standard Configuration,u. a. Seitenleiste mit Tageskalender<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 263

Zugreifen auf PIM-Daten mit Browsern (5)Verschiedene Anwendungen• Aufrufbar über Bereich mit speziellen Verknüpfungen<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 264

Zugreifen auf PIM-Daten mit Browsern (6)Gewohnte Mechanismen• Reiterleiste für geöffnete Ansichten und Dokumente• Aktionsleisten mit üblichen Aktionen und integrierter Suche• Rechtsklick-Menüs• Hinweis: Eventuellüberlagert vomRechtsklick-Menüdes Browsers<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 265

Zugreifen auf PIM-Daten mit Browsern (7)Seitenleiste•Verschiedene Elemente,aktuell nur i<strong>Notes</strong>-Hilfeund Tageskalender(soll z. B. um Sametime-Bereich erweitert werden)•Öffnen und Schließen über spezielle SchaltflächeTageskalender in der Seitenleiste•Aktivierbar überGruppe „Anzeigen“in der Aktionsleiste<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 266

Zugreifen auf PIM-Daten mit Browsern (8)Ebenfalls verfügbar: Vorgaben•Aufrufbar über speziellen Link am oberen Rand•Fast ebenso umfangreich wie im <strong>Notes</strong>-Client<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 267

Zugreifen auf PIM-Daten mit Browsern (9)Importieren der eigenen <strong>Notes</strong>-ID•Erforderlich zum Signieren und Verschlüsseln undzum Lesen verschlüsselter E-Mails•Möglich in denVorgaben unter„Sicherheit“•Hinweis: Die andieser Stelleimportierte IDist unabhängigvon der im<strong>Notes</strong>-Clientverwendeten<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 268

Zugreifen auf PIM-Daten mit Browsern (10)Besonderheit bei Kontakten und Notizbuch•E-Mail, Kalender und Aufgaben befinden sich aufdem Server in einer gemeinsamen Datenbank• <strong>Lotus</strong> i<strong>Notes</strong> ist nur der Browser-Zugang zu dieserDatenbank auf dem Server•Kontakte und Notizbuch sind jeweils eigeneDatenbanken auf dem lokalen Rechner• Normalerweise würden diese in <strong>Lotus</strong> i<strong>Notes</strong> nicht zurVerfügung stehen•Integration erfolgt durch Synchronisierung• D. h. Kopieren aller lokalen Kontakte und Notizen in dieE-Mail/Kalender/Aufgaben-Datenbank auf dem Server<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 269

Zugreifen auf PIM-Daten mit Browsern (11)Methoden der Synchronisierung• Kontakte über einen Eintrag auf der Seite „Replizierung“• Notizen über einen Menüeintrag in der E-Mail-Anwendung• Genauere Anleitungen unter http://wiwi.upb.de/notesfaq<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 270

Weitere InformationenHilfeseiten der Fakultät (inkl. Schulungsmaterial):• http://wiwi.upb.de/<strong>Notes</strong>FAQ<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> Online-Dokumentation:• http://www.ibm.com/developerworks/lotus/documentation/notes<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> Wiki:• http://www-10.lotus.com/ldd/dominowiki.nsfAktuelle Informationskampagne zu <strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong>:• http://www.lotusknows.com• http://www.ibm.com/lotusknows/deÜberblick über die Geschichte von <strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong>:• http://www.ibm.com/developerworks/lotus/library/ls-NDHistory<strong>Lotus</strong> <strong>Notes</strong> <strong>Grundlagen</strong> Folie 271

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