Referenzprozesse - Widenmeyer GmbH

SONDERTEIL SOFTWARE/IT
Prozessmanagement
Sechs Baugenossenschaften haben in Stuttgart Referenzprozesse für die Wohnungswirtschaft erarbeitet. Das
Prozessmodell, das in Kooperation mit der Widenmeyer Unternehmensberatung GmbH entstand, ist das Ergebnis meh-
rerer erfolgreicher Prozessmanagement-Workshops, in denen die Geschäftsprozesse der beteiligten Baugenossenschaften
abgebildet und optimiert wurden.
Die beteiligten Baugenossenschaften
1. Baugenossenschaft Bad Canstatt eG
2. Vereinigte Filderbaugenossenschaft eG
3. GWF Wohnungsgenossenschaft eG
4. VdK-Baugenossenschaft Baden-Württemberg eG Stuttgart
5. Baugenossenschaft Feuerbach-Weilimdorf eG
6. Baugenossenschaft Gartenstadt Luginsland eG
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Führungsprozesse
Unterstützungsprozesse
Referenzprozesse
Die Motivation für die Einführung des Ge -
schäftsprozessmanagements (GPM) bei den
beteiligten Baugenossenschaften ist vor allem
in folgenden Vorteilen des GPM begründet:
– Verantwortlichkeiten werden eindeutig
festgelegt
– Prozessabläufe und verbundene Informationen
werden transparent dargestellt
– Prozesskennzahlen geben Rückschlüsse
über die Prozesseffizienz
– der Pflegeaufwand für die Dokumentation des
Managementsystems wird deutlich reduziert
– GPM stellt die Basis für die Detailoptimierung
von Prozessen
– die Anforderungen für die Jahresabschlussprüfung
werden sichergestellt
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Bauen Wohnen Mitglieder Service
Prozessmodell
Autoren: Dipl.-Ing. Holger Widenmeyer (rechts)
und Dipl.-Verw.Wiss. Daniel Läufer, Stuttgart
Ergebnisse sprechen eine deutliche
Sprache
„Inzwischen sehen wir den Nutzen des Prozessmanagements
ganz deutlich in unserer täglichen
Arbeit. Abstimmungsaufwände und Doppelarbeiten
wurden reduziert und das nehmen
auch unsere Kunden wahr“, so Klaus-Dieter
Kadner, Geschäftsführender Vorstand der Baugenossenschaft
Feuerbach-Weilimdorf eG.
Die Vorgehensweise
Im Februar 2008 wurde die Erarbeitung des
Prozessmodells für alle beteiligten Baugenossenschaften
aufgenommen. Auf eine erste
Sammlung der Prozesse folgte ein Strukturierung
in Kern-, Führungs- und Unterstützungsprozesse
(Prozessmodell). Auf dieser
Basis wurde ein Projektplan mit klaren Meilensteinen
und Terminen entwickelt. In der
Folge fanden mehrere Workshops zum Thema
Prozessmanagement unter Einsatz der Software
ViFlow statt (Beispielprozess). Dabei
wurden die einzelnen Geschäftsprozesse mit
den jeweils beteiligten Mitarbeitern abgebildet
und verbessert (Prozesserhebung). „Die
frühzeitige Einbindung der beteiligten Mitarbeiter
stellte dabei sicher, dass das Prozessmodell
praxistauglich ist und das Fachwissen
der Mitarbeiter für das Prozessmanagement
nutzbar gemacht werden kann“, so Holger
Widenmeyer.
Das ViFlow-Webmodel
Im Ergebnis steht ein sogenanntes Webmodel
der Prozesse der Baugenossenschaften zur
Verfügung, auf das jeder Mitarbeiter mit dem
Internet Explorer zugreifen kann und das
intuitiv navigierbar ist (Teilprozess Wohnen).
Der entscheidende Vorteil ist, dass über das
Webmodel alle einem Prozess zugeordneten
Dokumente abgerufen und Ansprechpartner
schnell identifiziert werden können. „Das
Webmodel verkürzt zudem die Einarbeitungs-
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zeit neuer Mitarbeiter. Für die Besetzung von
Stellen oder für Vertretungen haben wir durch
das Prozessmodell bereits eine exakte Stellenbeschreibung“,
so Siegfried Lorenz, Geschäftsführender
Vorstand der GWF Wohnungsgenossenschaft
eG.
Das Referenzmodell
Das Referenzmodell enthält nicht nur die
abgebildeten Prozesse der beteiligten Partner.
Auch die Erfahrungswerte, die seit Einführung
des Prozessmanagements gesammelt
wurden, sind in das Modell eingeflossen. Insgesamt
haben mehr als 40 Mitarbeiter Prozesse
abgebildet und optimiert. „Nachdem
wir viel Arbeit und Know-How in die Entwicklung
des Prozessmodells investiert haben,
wollen wir anderen Baugenossenschaften und
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Neuvermietung einer
Wohnung
Bewerberauswahl
Mieterhöhung
Mieterhöhung nach
Modernisierung
Objektkontrolle (Optik)
Teilprozess Wohnen
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Unternehmen aus der Wohnungswirtschaft
unsere Erfahrungswerte zur Verfügung stellen“,
so Klaus-Dieter Kadner.
Im Ergebnis steht ein sog. Webmodel der Prozesse den Baugenossenschaften
zur Verfügung, auf das jeder Mitarbeiter mit dem Internet
Explorer zugreifen kann und intuitiv navigieren kann.
Schnelle Einführung von GPM durch
Referenzprozesse
Unternehmen aus der Branche können nun
die bereits erfolgreich funktionierenden Referenzprozesse
als Ausgangspunkt für die Ab -
bildung und Verbesserung der eigenen Prozesse
nehmen. Dies verkürzt die Dauer des
Prozessmanagement-Projekts und führt zu
Beschwerdemanagement
Mieteranfragen
Wohnungsauflösung
Notdienst
kleine Instandhaltung
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Schönheitsreperaturen im
laufenden Mietverhältnis
Objektpflege (tlw. Extern,
Gartenpfege, Reingigung, ...)
Betriebskostenabrechnung
Betriebskostenoptimierung
Mahn- und Klagewesen
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Prozesserhebung
Energieausweis
Objekt-/Wohnungsbegehung
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Prozessmanagement
Beispielprozess: laufende und geplante
Instandhaltung
Technik
GV
regelmäßigeKontrolledurchführen
Checkliste
abarbeiten
Optischer
Mangel vorhanden?
Nein
Optische
Mängelfreiheitdokumenttieren
Optischen
Mangel
dokumentieren
deutlichen Kostensenkungen gegenüber der
herkömmlichen Herangehensweise.
Dabei sollten die Referenzprozesse jedoch
nicht einfach übertragen, sondern auf die
individuelle Situation des Unternehmens
angepasst werden. Denn das Prozessmanage-
Verschiedene Testversionen und weitere Informationen zu den
Referenzprozessen finden Sie unter www.widenmeyer.com.
ment steht und fällt mit der Akzeptanz der
beteiligten Mitarbeiter. Aus diesem Grund
werden die in der Praxis erprobten Referenzprozesse
als Ausgangspunkt für die Verbesserung
der eigenen Prozesse in Workshops mit
den Mitarbeitern genommen. In der Regel
reicht eine Prozessmanagement-Schulung der
Mitarbeiter aus, damit diese selbst die notwendigen
Anpassungen vornehmen können.
Dabei ist das Prozessmodell nicht auf die
GPM-Software ViFlow beschränkt, sondern
Handwerker(Externe)beauftragen
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Ja
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Nein
Opt. Mangelbeseitigen?
zuständigenMitarbeiterbeauftragen
Erledigungsnachweis
erhalten
Gesamtvorstand
kann auch an bestehende Lösungen angepasst
werden.
Geschäftsprozesse auf Kundenanforderungen
abstimmen
Ziel der Prozessanpassung sollte dabei stets
die Orientierung an den Kundenbedürfnissen
sein. Vor diesem Hintergrund arbeitet die
Widenmeyer GmbH derzeit mit verschiedenen
Kunden aus der Wohnungswirtschaft an
der Abstimmung der Referenzprozesse auf die
Bedürfnisse der jeweiligen Kundengruppen.
Mithilfe eines auf Basis des sogenannten
Kano-Modells entwickelten Tools werden die
Kundenanforderungen erhoben und strukturiert.
Durch die Klassifizierung in Basis-, Leistungs-,
Begeisterungs-, unerhebliche und
Rückweisungsmerkmale wird ein besseres
Verständnis der Kundenbedürfnisse erreicht.
Das Verhältnis von Prozesskosten und Kundenanforderungen
zeigt dann, welchen Prozessen
besondere Aufmerksamkeit gewidmet
werden muss und wo gegebenenfalls Einsparpotenziale
realisiert werden können. Im
Ergebnis können so maßgeschneiderte Leistungspakete
für verschiedene Kundensegmente
entwickelt werden. Die aus Kundensicht
dringlichen Handlungsfelder werden
identifiziert, gleichzeitig werden die internen
Abläufe vereinfacht. Die Kombination aus
Referenzprozessen und der Abstimmung auf
die Kundenbedürfnisse bietet damit für
Unternehmen aus der Branche die Möglichkeit,
das Projekt Prozessmanagement in
einem überschaubaren Zeitraum und mit
geringem Ressourceneinsatz zu meistern.
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Ja
Buch Tipp der Redaktion
eigene
Ausführung
Kürzlich ist das Buch erschienen, in dem das
GPM-Projekt der Baugenossenschaften auch
beschrieben ist: Haas, Alexander (2010):
„Prozessoptimierung und Dokumentenmanagement
in der Immobilienverwaltung“
Hammonia-Verlag, Hamburg
Buchbestellungen unter:
Profil – Buchhandlung im Bauverlag,
www.profil-buchhandlung.de
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Ja
Nein
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Abnahme
durchführen
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