combit address manager Handbuch - combit GmbH

combit address managerDie in diesem Handbuch enthaltenen Angaben sind ohne Gewähr und können ohne weitereMitteilung geändert werden. Die combit GmbH geht hiermit keinerlei Verpflichtungen ein.Die Verfügbarkeit mancher in dieser Anleitung beschriebener Funktionen (bzw. dieVorgehensweise, um darauf zuzugreifen), ist von Version, Releasestand, eingespieltenServicepacks u.ä. Ihres Systems (z.B. Betriebssystem, Textverarbeitung, Mailprogramm, etc.)sowie seiner Konfiguration abhängig. Wenden Sie sich im Zweifelsfall an den IT-Verantwortlichen.Die in diesem Handbuch beschriebene Software wird auf Basis eines Lizenzvertrages geliefert.Der Lizenzvertrag befindet sich bei der Verpackung der CD, im Internet unter www.combit.netund wird auch durch das Installationsprogramm angezeigt.Dieses Handbuch oder Ausschnitte aus diesem Handbuch dürfen ohne schriftlicheGenehmigung der combit GmbH nicht kopiert oder in irgendeiner anderen (z.B. digitaler) Formvervielfältigt werden.This application uses Visual Basic (Scripting Edition) and JScript® from Microsoft Corporation.Scintilla and SciTE, copyright 1998-2003 by Neil Hodgson neilh@scintilla.orgRegular expression support is provided by the PCRE library package, which is open sourcesoftware, written by Philip Hazel, and copyright by the University of Cambridge, England.JPEG coding and encoding is made with help of the JPEG Library of the IJG (IndependentJPEG Group).Copyright © combit GmbH 1988-2010; Rev. 15.001www.combit.netAlle Rechte vorbehalten.

Inhaltsverzeichnis1. Einleitung................................................................................................ 142. Vorbereitung und Installation .................................................................. 152.1 Systemvoraussetzungen ......................................................................... 152.2 Lizenzerweiterung und Seriennummer .................................................... 162.3 Installation .............................................................................................. 16Update-Installation ..................................................................................... 17Installation der Einzelplatzversion .............................................................. 18Installation auf dem Notebook ................................................................... 19Installation der Netzwerkversion ................................................................ 192.4 Hinweise ................................................................................................ 23Tuningtipps für Netzwerk-Installationen ..................................................... 23Zugriff über Webclient................................................................................ 23Einsatz mit Microsoft Terminalserver oder Citrix MetaFrame .................... 233. Einstieg und Bedienung .......................................................................... 253.1 Bedienung .............................................................................................. 253.2 Hilfe & Support ....................................................................................... 25Integrierte Hilfe ........................................................................................... 25Zusatzdokumentationen ............................................................................. 25combit Hinweise Assistent ........................................................................ 25Supportkonzept .......................................................................................... 263.3 Öffnen einer Datenbank .......................................................................... 263.4 Datenbank speichern .............................................................................. 263.5 Ansicht der Datensätze ........................................................................... 27Eingabemaske ............................................................................................ 27Übersicht .................................................................................................... 283.6 Tipps für die Bedienung per Tastatur ...................................................... 293.7 Gewusst wie! ......................................................................................... 30Generelle Überlegungen ............................................................................ 30Einteilung der Adressen ............................................................................. 31Einteilung nach Kategorien......................................................................... 31Vor dem Anlegen einer Datenbank ............................................................ 33Eingabemaske anlegen .............................................................................. 34Rationelle Dateneingabe ............................................................................ 34Leidige Konventionen ................................................................................. 374. Daten eingeben und bearbeiten .............................................................. 384.1 Bearbeiten von Datensätzen ................................................................... 38Datensatz neu anlegen ............................................................................... 38Bestehenden Datensatz ändern ................................................................. 384.2 Eingabehilfen und Automatismen ........................................................... 38Kontextmenüs ............................................................................................ 383

InhaltsverzeichnisAutomatische Textbausteine (AutoText) .................................................... 39Textbausteine ............................................................................................. 39Funktionstasten und Kurztasten ................................................................. 39Combobox mit Autovervollständigung ....................................................... 39Folgeverknüpfungen .................................................................................. 39Auto-Protokollfunktion ................................................................................ 40Datumsfelder .............................................................................................. 40Tastaturmakros ........................................................................................... 40Landesvorwahl-Automatik .......................................................................... 41POV (Postleitzahl-Ort-Vorwahl)-Verzeichnis ................................................ 41Postfach- und Straßenverzeichnis .............................................................. 42Automatische Telefonwahl ......................................................................... 42Versenden von SMS-Nachrichten .............................................................. 43Kundennummer .......................................................................................... 43Aufruf externer Programme ....................................................................... 43Automatische Dublettenkontrolle .............................................................. 44Bankleitzahlenverzeichnis ........................................................................... 44IBAN-Unterstützung, Umsatzsteuer-ID ....................................................... 45Bemerkungsfelder ...................................................................................... 45Codes vergeben ......................................................................................... 464.3 Speichern von Datensätzen ..................................................................... 474.4 Kopieren von Datensätzen ...................................................................... 47Innerhalb einer Datenbank kopieren .......................................................... 47Zwischen Datenbanken kopieren ............................................................... 484.5 Abgleich mit Zwischenablage ................................................................. 484.6 Löschen von Datensätzen ....................................................................... 494.7 Datenübernahme über combit address pick-up ....................................... 50Adressen übernehmen ............................................................................... 51Konfiguration von combit address pick-up ................................................. 524.8 Auf einen Datensatz verweisen ............................................................... 54Adressverweis senden ............................................................................... 54Adressverweis speichern ........................................................................... 55Adressverweise konfigurieren .................................................................... 554.9 Querverweis ........................................................................................... 55Querverweis anlegen ................................................................................. 56Verweissprung durchführen ....................................................................... 574.10 Favoriten ................................................................................................ 57Favoriten festlegen ..................................................................................... 58Einen Favoriten ansteuern .......................................................................... 584.11 Datensätze zusammenführen .................................................................. 59Datensätze zusammenführen..................................................................... 59Zusammenführungsoptionen ..................................................................... 604.12 Datensatz-History ................................................................................... 624.13 Online-Dublettencheck einstellen ............................................................ 634

Inhaltsverzeichnis67.6 Einfacher Extrakt per Kontextmenü ......................................................... 837.7 Allgemeiner Extrakt ................................................................................. 84Einfache Extraktbedingungen .................................................................... 84Verknüpfte Extraktbedingung ..................................................................... 86Extrakt mit Parameter ................................................................................. 87Beispiele zu verknüpften Extrakten ............................................................ 88Extraktausdruck speichern ......................................................................... 89Extraktausdrücke öffnen ............................................................................ 917.8 Index-Extrakt ........................................................................................... 917.9 Manueller Extrakt .................................................................................... 927.10 Extrakt nach Codes ................................................................................. 947.11 Volltext-Extrakt........................................................................................ 947.12 Extrakt nach Datum ................................................................................ 957.13 QBE - Extrakt .......................................................................................... 957.14 Doppelte Einträge ................................................................................... 967.15 Extraktergebnis speichern und laden....................................................... 987.16 Extrakt in phone manager ....................................................................... 998. Datenorganisation ................................................................................ 1008.1 Sortierungen ......................................................................................... 100Bestehende Sortierung wählen ................................................................ 101Neue Sortierung / Index anlegen .............................................................. 101Sortierung / Index löschen........................................................................ 103Numerische Sortierung bei Zeichenfeldern .............................................. 104Sortierung bei Umlauten .......................................................................... 1048.2 Kopieren von Datenbanken und Datensätzen ........................................ 1048.3 Datenbanken zusammenführen............................................................. 1058.4 Ergänzen von Feldinhalten (Wechseln) .................................................. 1068.5 Bemerkungsfeld ergänzen .................................................................... 1088.6 Dokumenten- und Kontakt-Container ergänzen ...................................... 1099. Dokumentenverwaltung ........................................................................ 1109.1 Konfiguration ........................................................................................ 110Vorüberlegungen ...................................................................................... 110Neuen Dokumenttyp anlegen .................................................................. 111Auto-eMail-Ablage .................................................................................... 113Dokumenttypen bearbeiten ...................................................................... 1139.2 Anbindung Dokumentenmanagementsystem (DMS) ............................. 1139.3 Dokument neu erstellen ........................................................................ 1149.4 Bestehendes Dokument einfügen ......................................................... 115Über Drag & Drop ..................................................................................... 115Über die Zwischenablage ......................................................................... 115Über Kontextmenü ................................................................................... 115Dokument von Scanner einlesen ............................................................. 116Dokumenten-Container ergänzen ............................................................. 117

Inhaltsverzeichnis9.5 Mit zugeordneten Dokumenten arbeiten ............................................... 117Dokumentenverweise sortieren und suchen ........................................... 117Dokumentenverweise aktualisieren ......................................................... 118Auf ungültige Dokumentenverweise prüfen ............................................ 1199.6 eMail-Ablage aus Outlook ..................................................................... 119eMail zuordnen bzw. Adresse suchen ..................................................... 120Voraussetzungen ...................................................................................... 120Konfiguration ............................................................................................ 120Verwendung mit dem Microsoft Exchange Server .................................. 122(De-)Aktivieren des Outlook AddIns ......................................................... 1229.7 Nachrichten-Ablage aus David und Thunderbird .................................... 122Nachricht ablegen bzw. Adresse suchen ................................................. 123Voraussetzungen ...................................................................................... 123Konfiguration ............................................................................................ 123(De-)Aktivieren des Thunderbird AddIns ................................................... 125(De-)Aktivieren des David AddIns ............................................................. 12510. Kontaktverwaltung .............................................................................. 12710.1 Kontakt neu anlegen ............................................................................. 12710.2 Kontakt nachträglich bearbeiten ............................................................ 12810.3 Inhalt drucken ....................................................................................... 12910.4 Kontakt-Container ergänzen .................................................................. 12910.5 Kontakttabelle konfigurieren ................................................................. 12911. Termin- und Aufgabenverwaltung ....................................................... 13011.1 Oberfläche ............................................................................................ 131Tages -, Wochen und Monatsansicht....................................................... 131Filter für Benutzer, Termine und Aufgaben .............................................. 13211.2 Termine und Aufgaben anlegen und bearbeiten .................................... 133Termin oder Aufgabe neu anlegen ........................................................... 133Termine oder Aufgabe bearbeiten ........................................................... 134Einstellungen für Termine ........................................................................ 134Einstellungen für Aufgaben ...................................................................... 136Termine und Aufgaben Benutzern zuweisen ........................................... 137Termine mit Aktionen verknüpfen ............................................................ 137Terminerinnerungen ................................................................................. 13811.3 Arbeiten mit Ressourcen ...................................................................... 14011.4 Konfiguration des time manager ........................................................... 14011.5 Anbindung an Microsoft Outlook und Tobit David ................................. 143Import von Terminen aus Outlook ............................................................ 14412. eMail................................................................................................... 14512.1 eMail senden ........................................................................................ 145Einzel-eMail .............................................................................................. 145Serien-eMail (Mailing) ............................................................................... 1467

Inhaltsverzeichnis812.2 Arbeiten mit eMail-Vorlagen .................................................................. 146Erstellen einer eMail-Vorlage .................................................................... 146Formatierungsmöglichkeiten einer HTML-eMail ...................................... 148Import von HTML-Dateien ........................................................................ 14912.3 eMail Ablage ........................................................................................ 14912.4 eMail Autopilot ..................................................................................... 150eMail Autopilot starten ............................................................................. 150eMail Autopilot Einstellungen .................................................................. 15112.5 eMail Sende-Assistent .......................................................................... 154Protokollierung des eMailings beim jeweiligen Datensatz ....................... 15612.6 eMail Rückläufer verarbeiten (eMail Scan) ............................................. 156Scaneinstellungen .................................................................................... 156eMail Scan starten, öffnen und speichern ............................................... 159Standardkonfiguration .............................................................................. 16012.7 Virtuelle Visitenkarten ........................................................................... 161vCards in Datenbank übernehmen ........................................................... 162vCards konfigurieren ................................................................................ 16212.8 Daten per Drag & Drop übernehmen ..................................................... 16212.9 Virtueller Benutzer ................................................................................ 163Konfiguration des Virtuellen Benutzers .................................................... 16413. Ausgabe von Daten ............................................................................ 16713.1 Einzelübernahme in andere Programme ................................................ 16713.2 Ausgabe mit Druckvorlagen .................................................................. 169Ausgabe von Etiketten ............................................................................. 170Ausgabe von Listen und Reports ............................................................. 170Ausgabe von Karteikarten ........................................................................ 171Ausgabe von Einzelbrief und Serienbrief ................................................. 171Ausgabe – Einstellungen .......................................................................... 172Drucken mit der Vorschau ........................................................................ 174Ausgabe in andere Formate (PDF, RTF, Excel, ...) .................................... 176Dokumente digital signieren .................................................................... 17913.3 Serienbrief über die Textverarbeitung drucken ...................................... 18013.4 Statistikfunktion .................................................................................... 18314. Telefax ................................................................................................ 18514.1 Direktes Faxen über Druckvorlagen ....................................................... 185Faxvorlage für den Windows Faxtreiber ................................................... 185Faxvorlage für den Tobit David Faxtreiber ................................................ 18614.2 Faxen aus anderen Anwendungen ........................................................ 187Serienfax ................................................................................................... 187Einzelfax ................................................................................................... 18715. Telefonieren und Anrufliste ................................................................. 18915.1 Konfiguration ........................................................................................ 189

InhaltsverzeichnisFelder für phone manager ........................................................................ 189Protokollfunktion konfigurieren ................................................................ 189Schnittstelle konfigurieren ....................................................................... 190Einstellungen der Telefonanlage .............................................................. 191Call by Call: Alternative Telefonanbieter einrichten.................................. 19215.2 Anrufen mit dem phone manager.......................................................... 192Direktes Anwählen ................................................................................... 193Wählen über Anwahlliste ......................................................................... 193Telefonnummern in die Anwahlliste übernehmen ................................... 193Oberfläche Anwahlliste ............................................................................ 194Gesprächspartner aus der Telefonliste anzurufen.................................... 194Optionen in der Anwahlliste ..................................................................... 195Manuell wählen ........................................................................................ 196Powerdialing ............................................................................................. 196Anrufsimulation ........................................................................................ 196Ausdruck der Telefonliste......................................................................... 19615.3 Rufnummernerkennung ........................................................................ 197Konfiguration ............................................................................................ 197Rufnummer automatisch suchen lassen .................................................. 198Eingehende Anrufe protokollieren ............................................................ 19815.4 SMS-Versand ........................................................................................ 199Konfiguration ............................................................................................ 19916. Import / Export / Abgleich ................................................................... 20116.1 Import von Datensätzen ........................................................................ 201Formatwahl .............................................................................................. 202Datenquelle auswählen ............................................................................ 203Feldverknüpfung....................................................................................... 207Namensvergabe für das Format ............................................................... 209Start des Imports ...................................................................................... 20916.2 Export von Datensätzen ........................................................................ 210Formatwahl .............................................................................................. 210Feldauswahl und Feldverknüpfung .......................................................... 211Namensvergabe für das Format ............................................................... 213Zieldatei auswählen .................................................................................. 213Zieldatei fest in Vorlage speichern ........................................................... 214Start des Exports ...................................................................................... 21416.3 Abgleich von Datenbanken ................................................................... 215Voraussetzungen für den Abgleich .......................................................... 215Formatwahl und Datenquelle auswählen ................................................. 216Extra-Felder definieren (nur Palm – Abgleich) .......................................... 216Zuordnung der Schlüsselfelder ................................................................ 217Die Feldverknüpfung ................................................................................ 219Anzeigefelder auswählen ......................................................................... 221Einfügen neuer Datensätze ...................................................................... 2219

Inhaltsverzeichnis10Abgleichsart (nur Palm & Outlook - Abgleich) ........................................... 221Feldzuordnung für Re-Export (nur Palm Pilot & Outlook - Abgleich) ......... 222Namensvergabe für das Format ............................................................... 222Start des Abgleichs und Statistiklauf ....................................................... 223Datenbankabgleich mit manueller Auswahl ............................................. 22416.4 Abgleich und Transfer vollautomatisch .................................................. 224Transfer zur/von Zentrale an Nebenstelle einrichten ................................ 226Abgleich an Zentrale einrichten ................................................................ 22816.5 Abgleich per eMail ................................................................................ 23116.6 Abgleich von Terminen und Aufgaben ................................................... 231Konfiguration der Synchronisation ........................................................... 23116.7 Abgleich mit Windows Mobile .............................................................. 233Abgleich starten ....................................................................................... 233Installation unter Windows 7/Vista (Windows Mobile Device Center) ..... 234Installation unter Windows XP ................................................................. 234Verbindung konfigurieren ......................................................................... 236Hinweise ................................................................................................... 23816.8 Abgleich mit Palm ................................................................................. 238Abgleich mit Palm konfigurieren .............................................................. 238Abgleich mit dem Palm starten ................................................................ 238Termin- und Aufgabenabgleich mit dem Palm ......................................... 23916.9 Abgleich mit Mobiltelefon ..................................................................... 240Abgleich über Outlook.............................................................................. 240Abgleich über WinFonie ........................................................................... 240Abgleich via Export/Import ....................................................................... 24017. Konfiguration Allgemein ...................................................................... 24117.1 Allgemeine Einstellungen ...................................................................... 241Allgemein ................................................................................................. 241Suche / Extrakt ......................................................................................... 242Mailversand .............................................................................................. 244POV Postleitzahlverzeichnis ..................................................................... 246Symbolleisten ........................................................................................... 246Farbe der Oberfläche (Skinning) ............................................................... 249Tooltips aktivieren .................................................................................... 249address manager Hauptfenster ................................................................ 250Auto-Protokollfunktion .............................................................................. 25017.2 Übernahmemaske konfigurieren ........................................................... 251Kompatibilität Übernahmemaske ............................................................. 252Allgemeine Angaben ................................................................................ 253Übernahmezeilen ..................................................................................... 254Zeileneigenschaften ................................................................................. 255Weitere Optionen ..................................................................................... 258Schriftarten ............................................................................................... 259Formel-Editor verwenden ......................................................................... 260

Inhaltsverzeichnis17.3 Druckvorlagen anpassen ....................................................................... 262Allgemein ................................................................................................. 263Seitenlayout festlegen .............................................................................. 264Projektbausteine ....................................................................................... 265Etikett erstellen und ändern ..................................................................... 265Einzel- und Serienbriefe erstellen und ändern .......................................... 268Karteikarte erstellen und ändern .............................................................. 271Liste erstellen mit dem Listen-Assistenten .............................................. 272Listen erstellen und ändern ...................................................................... 275Beispiel: Firmenliste mit Ansprechpartnern ............................................. 27717.4 Funktionsdefinitionen festlegen ............................................................ 279Programme zuordnen ............................................................................... 281Tastaturmakros zuordnen ......................................................................... 281Übernahmemasken zuordnen .................................................................. 282Titelmakros zuordnen ............................................................................... 282Einzeldruckvorlagen zuordnen ................................................................. 282eMail Vorlagen zuordnen .......................................................................... 283Zugeordnete Funktionen auf Schaltflächen legen .................................... 28317.5 Funktions- und Kurztasten einstellen ..................................................... 28317.6 Arbeiten mit Titelmakros ....................................................................... 284Titelmakro aktivieren ................................................................................ 285Titelmakros erstellen/bearbeiten .............................................................. 28617.7 Textbausteine definieren ....................................................................... 28617.8 Tabellarische Übersicht konfigurieren.................................................... 286Spaltenanordnung bestimmen ................................................................. 287Farben, Schriften und Effekte bestimmen ............................................... 287Spaltenbreite bestimmen ......................................................................... 288Übersichten speichern ............................................................................. 28817.9 Internet-Verzeichnisdienste einsetzen ................................................... 28817.10 WAP-Anbindung ................................................................................... 28917.11 Anbindung an Groupware ..................................................................... 289Microsoft Outlook XP und höher .............................................................. 289Tobit David 8 und höher ........................................................................... 28917.12 combit LDAP-Server.............................................................................. 290Allgemeine Einstellungen ......................................................................... 291Suche ....................................................................................................... 292Konfiguration des Servers ........................................................................ 293Starten einer Suchanfrage von einem LDAP-Client .................................. 295Adressbuch in Outlook einrichten ............................................................ 29617.13 Systemverwaltung ................................................................................ 298Firmenstammdaten .................................................................................. 298Kunden-Nr. ............................................................................................... 29818. Arbeiten mit einer Datenbank ............................................................. 29918.1 Sichern von Datenbanken ..................................................................... 29911

Inhaltsverzeichnis1218.2 Reparatur von Datenbanken .................................................................. 299Hauptdatenbank Reindex ......................................................................... 300POV-Reindex ............................................................................................ 300Korrektur Verknüpfungsfeld ..................................................................... 300Termin-Reindex ........................................................................................ 30018.3 Neuanlegen oder Ändern einer Datenbank ............................................ 300Dateiname für neue Datenbank anlegen .................................................. 301Struktur der Datenbank wählen ................................................................ 301ANSI-Zeichensatz und Datenbank verschlüsseln ..................................... 303Felder anlegen und löschen ..................................................................... 304Interne Standardfelder bei jeder Datenbank ............................................ 311Sortierung wählen .................................................................................... 312Eingabemaske definieren ......................................................................... 31218.4 Bestehende Struktur ändern ................................................................. 31218.5 Code-Attribute definieren ...................................................................... 31318.6 Datenbankdefinition drucken ................................................................ 315Ausdrucken der Felddefinitionen ............................................................. 315Ausdrucken der Codedefinition ................................................................ 31519. Eingabemasken-Designer ................................................................... 31619.1 Eingabemasken laden und speichern .................................................... 316Eingabemasken laden .............................................................................. 316Eingabemasken speichern ....................................................................... 31719.2 Eingabemaske bearbeiten ..................................................................... 31719.3 Arbeitsbereich und Werkzeuge ............................................................. 31919.4 Registerkarten ...................................................................................... 320Allgemeines Layout .................................................................................. 320Eigenschaften der Registerkarte .............................................................. 32119.5 Arbeiten mit Objekten ........................................................................... 323Voreinstellungen zu Objekten .................................................................. 323Objekte einfügen ...................................................................................... 325Objekte bearbeiten ................................................................................... 325Objekte selektieren .................................................................................. 326Größe und Position .................................................................................. 327Ausrichten von Objekten .......................................................................... 328Darstellungsreihenfolge ........................................................................... 32819.6 Gemeinsame Objekteigenschaften ....................................................... 329Anzeigeformatierung von Eingabefeldern ................................................ 330Voreinstellung........................................................................................... 331Darstellungsbedingung (Erweitert) ........................................................... 331Tooltip ...................................................................................................... 332Darstellung ............................................................................................... 332Autotext .................................................................................................... 332Folgeverknüpfung definieren ................................................................... 333Eingaberegel (Validierung) definieren....................................................... 335

InhaltsverzeichnisExterne Programme aufrufen ................................................................... 33719.7 Objekte................................................................................................. 337Statischer Text .......................................................................................... 338Eingabefeld .............................................................................................. 340Combobox ................................................................................................ 340Listbox (Codefeld) .................................................................................... 342Checkboxen .............................................................................................. 343Bild ........................................................................................................... 343Gruppierung ............................................................................................. 343Registerkarten .......................................................................................... 344Dokumenten-, Kontakt- und Verweis-Container ....................................... 345Schaltflächen ............................................................................................ 34520. Benutzer- und Rechteverwaltung ........................................................ 34820.1 Passwortschutz und Datensicherheit .................................................... 348Systemverwalterpasswort aktivieren ....................................................... 348Benutzer-Passwort aktivieren ................................................................... 349Benutzer-Passwort ändern ....................................................................... 349Anmelden mit Benutzername ................................................................... 349Datenbank-Passwort aktivieren ................................................................ 349Datenbank-Passwort vergeben ................................................................ 349Datenbanken verschlüsseln ..................................................................... 35020.2 Benutzerverwaltung .............................................................................. 350Benutzer verwalten ................................................................................... 351Benutzerlizenzen ...................................................................................... 352Benutzerstatistik ....................................................................................... 35220.3 Rechteverwaltung ................................................................................. 353Allgemeine Benutzerrechte vergeben ...................................................... 353Datenbankspezifische Rechte vergeben .................................................. 355Feldspezifische Rechte vergeben ............................................................ 356Satzspezifische Rechte vergeben ............................................................ 35621. Automatisierung mit Scripten ............................................................. 35722. Anhang ............................................................................................... 35822.1 Übersicht der Konfigurationsdateien ..................................................... 358Registry-Einträge ...................................................................................... 36122.2 Verändern der Menüstruktur ................................................................. 36123. Index ................................................................................................... 36513

Einleitung1. EinleitungDer combit address manager ist schon lange weit mehr als eine reine"Adressverwaltung", auch wenn er dazu natürlich auch prima taugt. Durch seinkonsequentes Kontaktmanagement binden Sie nicht nur bestehende Kunden, sonderngewinnen auch neue, da er Sie tatkräftig im Akquisitionsprozess unterstützt. Dercombit address manager bedient virtuos alle Kontaktkanäle und ist damit das idealeWerkzeug für Ihr Kontaktmanagement.Besonders stark ist der combit address manager bei allen kundenbezogenen,abteilungsübergreifenden Abläufen und bei der Optimierung allerKommunikationsarten mit Ihren Kunden. Durch Auswertung der in ihm gespeichertenKundendaten werden Sie auch neue Aktivitäten erfolgreich ausrichten. Außerdem ist erdurch seine Flexibilität nicht nur auf reine Kundendaten beschränkt, sondern nimmtsich nahezu aller Arten von Informationen an, die sich in einer Datenbank verwaltenlassen. Denn Sie haben die Möglichkeit, die Datenbank und Eingabemaske ganz nachIhren Wünschen und Vorstellungen anzupassen.Die mitgelieferte Datenbank CRM.DBF ist nur ein Beispiel von vielen möglichenDatenbankstrukturen und Eingabemasken, die Sie aufbauen und auf IhreAnforderungen zuschneiden können. In die CRM.DBF sind unsere Erfahrungeneingeflossen, so dass sie in vielen Unternehmen unterschiedlichster Brancheneingesetzt werden kann. Auf mehreren Registerkarten finden viele Felder undausgefeilte Funktionen übersichtlich Platz und bieten genug Raum für IhreInformationen. Felder oder ganze Registerkarten, die Sie nicht benötigen, löschen Sieeinfach, fehlende ergänzen Sie. Mit der CRM.DBF minimieren Sie Ihren Aufwand undkönnen sofort starten.Für Benutzer, die bisher keine Erfahrung mit Datenbanken haben, empfehlen wir dasKapitel "Gewusst wie!".14

Systemvoraussetzungen2. Vorbereitung und InstallationDas Kapitel sollten Sie lesen, bevor Sie die Software installieren.2.1 SystemvoraussetzungenFolgenden Anforderungen muss Ihr System genügen:▪▪▪▪▪▪▪▪Microsoft Windows 7/Vista/XPMindestkonfiguration: Wie Windows zzgl. 250 MB freier Festplattenspeicher zzgl.Speicherplatz für Daten und ein CD-ROM Laufwerk.Netzwerkversion: Ein von Windows unterstütztes Netzwerk (z.B. Windows7/2008/Vista/2003/XP, Linux/Samba, Novell).Telefonie: Voraussetzung ist eine unterstützte Telefonie Schnittstelle und/oder eineentsprechende Telefonanlage. Wir empfehlen die Verwendung der TAPI-Schnittstelle.HTML-eMails und/oder LDAP: Für die Nutzung von HTML-eMails und/oder LDAPbenötigen Sie einen installierten Microsoft Internet Explorer ab Version 5.Direkter Export/Import nach/von Excel: Vorausgesetzt wird Microsoft Excel abVersion 2000 (alternativ ist sonst ein Import/Export per ODBC möglich).Für die Darstellung wird eine Farbtiefe von 24 Bit oder höher empfohlen.WAP-Funktionalität: WAP-fähiges Endgerät, MS Internet Information Server.Externe Termin- und Aufgabenverwaltung▪Für Tobit David: Vorausgesetzt wird Tobit David 8/XL/zehn/fx.▪ Für Microsoft Outlook: Vorausgesetzt wird Microsoft Outlook ab Version 2000.Nachrichten-Ablage aus eMail-Client▪ Outlook AddIn: Vorausgesetzt wird Microsoft Outlook ab Version 2000.▪David AddIn: Vorausgesetzt wird Tobit David zehn/fx.▪ Thunderbird AddIn: Vorausgesetzt wird Mozilla Thunderbird Version 2/3Anbindung an Telefon-Verzeichnis und Routenplaner▪▪Telefon-Verzeichnis: Eine Liste der unterstützten Verzeichnisse finden Sie unterKonfiguration > Suchmedien > Unterstützte Telefon-CDs und Routenplaner >Einstellungen > Telefonverzeichnis im Feld "Name".Routenplaner: Eine Liste der unterstützten Routenplaner finden Sie unterKonfiguration > Suchmedien > Unterstützte Telefon-CDs und Routenplaner >Einstellungen > Routenplaner im Feld "Name".15

Vorbereitung und InstallationHinweis: Da sich im Internet sehr schnell Strukturen und Adressen vonWebseiten ändern können, ist es möglich, dass Internet-Seiten/-Dienste ohneVorwarnung plötzlich nicht mehr angesteuert werden können!Anbindung an Dokumenten Management Systeme (DMS)▪ DocuWare: Vorausgesetzt wird DocuWare 4.6/5.0.▪ ELO: Vorausgesetzt wird ELOoffice 6/7/8.Anbindung an digitale SignierungssoftwareVorausgesetzt wird die Signiersoftware OpenLimit CC Sign oder secrypt digiSeal office.Anbindung an SkypeVorausgesetzt wird Skype Version 3.1/4.0/ 4.1.Abgleich mit Windows Mobile 5/6/6.5Vorausgesetzt wird ActiveSync ab Version 4.5.2.2 Lizenzerweiterung und Seriennummer▪▪Sofern Sie Ihren Lizenzumfang erweitern möchten, wählen Sie im Menü "?" denEintrag "Lizenzerweiterung" und folgen Sie den Anweisungen des Upgrade-Assistenten.Um die Seriennummer anzuzeigen wählen Sie im Menü "?" den Eintrag "Über".2.3 InstallationDie Installation muss unbedingt über das Installationsprogramm erfolgen! Mit demInstallationsprogramm installieren Sie den address manager in ein von Ihnenangegebenes Verzeichnis Ihrer Festplatte. Der gesamte Vorgang nimmt einige Minutenin Anspruch. Folgen Sie den Anweisungen des Installationsprogramms.Hinweis: Achten Sie darauf, dass für die Installation dem BenutzerAdministratorrechte gewährt werden müssen. Diese können nach der Installationwieder entzogen werden.Bei der Installation wird standardmäßig das Verzeichnis "c:\programme\combit\amw"mit einigen Unterverzeichnissen angelegt. Die nachfolgende Tabelle beschreibt dieseVerzeichnisstruktur und den jeweiligen Inhalt.16

InstallationIm Verzeichnis\amw\amw\tm\amw\.dbu\amw\daten\amw\druck\amw\ueberna\amw\textver\amw\docverwaamw\makrobefinden sichdie Programmdateien; allg. Konfigurationsdateien; Zusatz-DatenbankenTermin-Datenbankbenutzerspezifische Konfigurationsdateien. Die Dateien imVerzeichnis "default.dbu" entsprechen den Voreinstellungen.Datenbanken; EingabemaskenEtiketten-, Karteikarten- und ListendefinitionsdateienEinzelübernahmemaskenDokumentvorlagen mit Makros für Textverarbeitung. Diesesollten in das Vorlagenverzeichnis Ihrer Textverarbeitung kopiertwerden.Vorlagen (Musterdokumente und Übernahmemasken) für dieDokumentenverwaltung.TitelmakrosAusführlichere Hinweise und einen Überblick über alle Dateien finden Sie im Anhangunter "Übersicht der Konfigurationsdateien".Update-InstallationUpdate von Version 2000 oder früher: Beachten Sie die Informationen im Dokument"install.pdf" im Verzeichnis "Docu" der Programminstallation.Hinweis: Führen Sie zuerst eine KOMPLETTSICHERUNG Ihrer amw Verzeichnisseinklusive aller Unterverzeichnisse und aller Daten durch. Erst nachdem Sie dieSicherung auf Vollständigkeit und Qualität kontrolliert haben, sollten Sie fortfahren.Bitte beachten: combit bemüht sich um größtmögliche Abwärtskompatibilität. Da deraddress manager aber ein extrem offenes, flexibles und anpassbares Produkt ist, kannnicht jede individuelle Anpassung im Vorfeld getestet werden, weshalb wir Ihnengenerell empfehlen insbesondere eigene Scripte oder andere Automatisierungen vordem ersten Produktiveinsatz anhand von Testdatensätzen zu testen.Sofern Sie bereits eine ältere Version des amw eingesetzt haben, müssen Sie den amwin das bestehende Verzeichnis installieren (Ausnahme: Update von Version 1.x/2.x).Beenden Sie den amw und time manager – in Netzwerken auf allen Arbeitsplätzen –bevor Sie die Update-Installation starten.▪ Wenn Sie die Installation auf dem Rechner ausführen, auf dem dieVorgängerversion installiert wurde, wird der Installationspfad automatisch erkanntund vorgeschlagen. Wenn die Installation auf einem anderen Rechner durchgeführtwurde (z.B. bei einer Netzwerkinstallation), müssen Sie das bestehende17

Vorbereitung und Installation▪Verzeichnis im Installationsdialog ggf. selbst wählen. In diesem Verzeichnis musssich zwingend die Datei amwin.exe befinden.Update mit gleichzeitiger Verminderung der Benutzeranzahl: Reduzieren Sieunbedingt vor der Update-Installation die Anzahl der Benutzer in derBenutzerverwaltung, ein Starten der "alten" Datenbank ist ansonsten später nichtmehr möglich.▪▪18Beispiel: Sie haben bisher eine 5-Benutzer-Lizenz und kaufen ein Update mit einer3-Benutzer-Lizenz. Vor dem Update müssen Sie 2 Benutzer aus derBenutzerverwaltung löschen.Bei einer zentralen Netzwerk-Installation ist die Update-Installation in der Regellediglich auf dem Server notwendig. Anschließend muss wie bei der Erst-Installation auf jedem Rechner lokal die Workstation-Einrichtung ws_gen.exe ausdem zentralen Installationsverzeichnis aufgerufen werden. Das Programm legt dieneue Programmgruppe an und installiert ggf. notwendige System-Dateien.Die bestehende Konfiguration wird übernommen.Was angepasst werden muss▪▪Die Menüstruktur hat sich teilweise geändert, individuelle Tastaturmakros solltenüberprüft und ggf. angepasst werden.Die verwendete List & Label Version hat sich geändert: Sämtliche Druckformularesollten überprüft und neu gespeichert werden, da das Ausgabemodul erweitertwurde.Installation der EinzelplatzversionHinweis: Achten Sie darauf, dass für die Installation dem BenutzerAdministratorrechte gewährt werden müssen. Diese können nach der Installationwieder entzogen werden.Legen Sie die CD in das CD-ROM-Laufwerk ein. Das Setup sollte nun automatischgestartet werden, sollte dies nicht der Fall sein, wählen Sie aus der Taskleiste Start >Ausführen, geben Sie ":\setup.exe" ein und betätigen Sie die SchaltflächeOK.▪▪▪Damit starten Sie das Installationsprogramm. Folgen Sie im weiteren den Anweisungendes Installationsprogramms.Sie werden aufgefordert die Seriennummer und den Product Key einzugeben.Beides finden Sie auf dem Lizenz-Zertifikat.Die Option "Check für gleichzeitig zu öffnende Dateien vornehmen" ist nur für einenreinen Fileserver (Linux) oder ein Novell-Netzwerk relevant. Weitere Informationen

Installation▪finden Sie unter "Datei-Handles einrichten" im Dokument "install.pdf" im Verzeichnis"Docu" der Programminstallation.Geben Sie bei den Installationsoptionen einen Benutzernamen an. Der hiergewählte Benutzername muss anschließend auch in der Benutzerverwaltungangelegt werden. Dies geschieht im Programm über das Menü Konfiguration >Systemverwalter > Benutzer. Weitere Informationen zum Anlegen von Benutzernfinden sie unter Benutzerverwaltung. Direkt nach der Installation ist noch keinspezieller Benutzer eingerichtet. Stattdessen wird beim ersten Start der Benutzer"DEFAULT" voreingestellt. Als Benutzer "DEFAULT" können Sie das Programmstarten und den eigentlichen Benutzer anlegen. Danach starten Sie das Programmneu um sich mit dem angelegten Benutzernamen anzumelden.Tipp: Die Programmdateien, Konfigurationsdateien und Datenbanken werden durchdie Installation standardmäßig in das Programmverzeichnis installiert. Sie können denOrdner "Daten" inkl. der darin enthaltenen Datenbanken nach der Installation aneinen anderen Speicherort verschieben. Nach dem Starten des amw öffnen Sie dieDatenbank über Datei>Öffnen an ihrem neuen Speicherort.Installation auf dem NotebookVerfahren Sie hierzu wie bei der Installation der Einzelplatzversion.Wenn Sie wahlweise auch auf eine Netzwerkinstallation (und die dortigenKonfigurationseinstellungen inkl. Benutzerverwaltung und/oder time manager)zugreifen möchten, können Sie die notwendigen Konfigurationsschritte, um denaddress manager zwischen "Netzwerkbetrieb" und "Notebook-Betrieb" umzuschalten,per Script automatisieren. Weiterführende Informationen zu diesem Thema und daszugehörige Script finden Sie in unserer Knowledgebase unterwww.combit.net/de/support/kb im Artikel "Nutzung des address manager/timemanager auf dem Notebook und im Netz" (KBAD000984).Eine ausführliche Beschreibung über die Synchronisation von Dateien, wie zumBeispiel den Dokumenten im Dokumenten-Container, zwischen Notebook und Serverfinden Sie in unserer Knowledgebase unter www.combit.net/de/support/kb im Artikel"Dateiabgleich zwischen Notebook und Desktop-PC / Server" (KBAD001046).Hinweis: Für den zusätzlichen Einsatz auf einem Notebook benötigen Sie eineNotebook-Lizenz. Eine Einzelplatzversion darf nur einmal installiert werden.Installation der NetzwerkversionFür die gemeinsame Nutzung von Datenbanken installieren Sie die Programmdateienals auch die Datendateien zentral auf dem Server.19

Vorbereitung und InstallationWenn Sie wahlweise auch offline mit dem Notebook auf die Daten des addressmanager zugreifen möchten, ist eine weitere Installation des address manager auf demNotebook erforderlich. Informationen zur Installation finden Sie im Abschnitt"Installation auf dem Notebook".Hinweis: Für den zusätzlichen Einsatz auf einem Notebook benötigen Sie eine Notebook-Lizenz.Die Netzwerkversion darf nur einmal installiert werden.Von den einzelnen Arbeitsplatzrechnern wird jeweils nur auf die zentral installiertenDateien zugegriffen (Wenn sie über das Netzwerk auf die Datenbank zugreifen, musseine ständige Netzwerkverbindung bestehen). Verfahren Sie bei der Installation wie beider Installation der Einzelplatzversion, d.h. installieren Sie zuerst die Version auf demServer entsprechend der obigen Anleitung. Diese Installation kann von einer beliebigenArbeitsstation erfolgen, als Zielverzeichnis ist ein Verzeichnis auf dem Serveranzugeben. Wichtig ist dabei, dass während der Installation alle Dateirechte auf diesemServer vorhanden sein müssen.Bitte beachten Sie, dass als Installationspfad keine UNC-Namen (z.B.\\Server1\combit\...) erlaubt sind, sondern es sich um ein Verzeichnis handeln muss, aufdas alle Benutzer über denselben zugeordneten (Netzwerk-)Laufwerksbuchstabenzugreifen (z.B. N:\combit\...).Anschließend sind noch folgende Schritte erforderlich:1. Einrichten der einzelnen Benutzer im amw2. Einrichten des amw auf den einzelnen Arbeitsplatzrechnern3. Vergabe der notwendigen Benutzerrechte im Netz1. Einrichten der BenutzerLegen Sie alle Benutzer in der Benutzerverwaltung an. Dies geschieht im Programmüber das Menü Konfiguration > Systemverwalter > Benutzer. Weitere Informationenzum Anlegen von Benutzern und Benutzerrechten finden sie im Kapitel"Benutzerverwaltung".2. Einrichten der ArbeitsplätzeNach der zentralen Installation des amw auf dem Server sind an den einzelnen Arbeitsplatzrechnernfolgende Einstellungen vorzunehmen:Hinweis: Achten Sie darauf, dass während der Einrichtung der Arbeitsplätze für denBenutzer Administratorrechte gewährt werden müssen. Diese können nach derInstallation wieder entzogen werden.▪Starten Sie zur Einrichtung der Arbeitsplätze das Programm WS_GEN.EXE aus demamw Programmverzeichnis und folgen Sie den Anweisungen.20

Installation▪Legen Sie dabei in den Installationsoptionen einen Benutzernamen an. Der hiergewählte Benutzername muss parallel auch in der Benutzerverwaltung angelegtwerden (siehe oben). Der Benutzername (User) wird in die Registry geschrieben.Hinweis: Der Benutzername (User) wird in die Registry geschrieben. Beachten Siedabei, dass für jeden eingerichteten Benutzer der Registry-Eintrag auf dessenArbeitsstation vorgenommen werden sollte. Der Grund dafür ist, dass derautomatische Eintrag nur an dem Platz vorgenommen wird, von dem aus das Setupdurchgeführt wird (Von so genannten "Roaming Profiles" abgesehen; näheres hierzufinden Sie in Ihrer Windows-Dokumentation).Der Eintrag kann auch manuell gesetzt werden:Pfad: HKEY_CURRENT_USER\Software\combit\address managerName: USERWert: Benutzername (maximal acht Zeichen)3. Vergabe der Rechte im NetzZusätzlich zur Vergabe von Benutzerrechten im amw müssen Sie den Benutzern auchvon Ihrer Netzwerksoftware aus den Zugriff auf die amw Dateien ermöglichen. Indiesem Abschnitt werden die für einen Benutzer minimal erforderlichen Rechtebeschrieben. Dabei sollen die folgenden Abkürzungen gelten:R = Read, W = Write, C = Create, E = Erase, M = Modify, F = File scanStandard-RechtevergabeFür die Vergabe der Benutzerrechte im Netz ist es sinnvoll, die Datenbanken des amwwie in der Standardinstallation in einem eigenen Unterverzeichnis "Daten" zu verwalten.Denn für die Datenbanken müssen den Benutzern weitgehende Rechte zugestandenwerden. Haben Sie Datenbanken und übrige Dateien getrennt, so brauchen Sie dieseRechte nur für das Datenbank-Verzeichnis und nicht auch für das Programmverzeichniszu vergeben.Für einen Benutzer sind mindestens die folgenden Rechte erforderlich:Verzeichnis Dateien Rechte\windows combit.ini RWCEMF\amw *.* RWMF\amw\.dbu *.* RWCEMF 1\amw\daten *.* RWCMF\amw\docu *.* R\amw\docverwa *.* RWCMF\amw\druck *.* RWCMF\amw\makro *.* RWCMF21

Vorbereitung und Installation\amw\script *.* R\amw\strasse *.* R\amw\textver *.* R\amw\tm *.* RW\amw\ueberna *.* RWCMF\amw\ustat info.log RWCMF1 Soll der Benutzer die Funktion Organisation > Extrakt > Doppelte Einträge nutzenkönnen, benötigt er zusätzlich die Rechte [CE]Individuelle RechtevergabeWenn die Zugriffsrechte für Dateien individuell geregelt werden sollen, gilt folgendes:▪▪▪22Im ganzen amw Verzeichnis [F].Beim ersten Start des Programmes mit neu eingerichtetem Benutzer außerdem[C], da hier ein Unterverzeichnis .dbu angelegt wird. (Ansonsten mussdas Verzeichnis vom Systemverwalter manuell angelegt werden).Für Organisation > Extrakt > Doppelte Einträge zusätzlich [CE].Darüber hinaus sind für die unten aufgelisteten Dateien die folgenden individuellenRechte zu gewähren:Verzeichnis Dateien Rechte\Windows combit.ini RWCEMF\amw *.dll R*.lngR*.povRWM*.hlpR*.nt? RWM 2*.ovlR*.rbiRWCEMF*.tplR*.exeRamwin.bds RWnummer.dbe RWM.ini RWMamwin.ini RW\amw\.dbu *.* RWCEMF\amw\daten *.* RWCMF\amw\docu *.* R\amw\docverwa *.* RWCMF

Hinweise\amw\druck *.* RWCMF\amw\makro *.* RWCMF\amw\script *.* R\amw\strasse *.* R\amw\textver *.* R\amw\tm *.* RW\amw\ueberna *.* RWCMF\amw\ustat info.log RWCMF2Für Datei > Reparatur > POV-Reindex zusätzlich [CE]2.4 HinweiseTuningtipps für Netzwerk-InstallationenTipps, um im Netzwerkbetrieb Zugriffszeiten zu optimieren finden Sie in unsererKnowledgebase unter www.combit.net/de/support/kb im Artikel " Tuningtips fürNetzwerk-Installationen" (KBAD000628).Zugriff über WebclientDer address-manager.NET Webclient ist eine Beispiel-Anwendung, die den Zugriff aufeine address manager Datenbank über das Internet ermöglicht. Grundlage für denmitgelieferten Webclient ist dabei die mitgelieferte Datenbank test.dbf.Das Beispiel wird im Source-Code (Active Server Pages mit VBScript) ausgeliefert. Esist ausdrücklich erwünscht, dieses im Rahmen der Lizenzbedingungen für eigeneImplementationen zu verwenden. Hierbei sind je nach Anforderungen kleinereAnpassungen und Konfigurationen notwendig.Zum Betrieb des Webclients ist serverseitig der Microsoft Internet Information Server(IIS) ab Version 4.0 erforderlich.Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserer Knowledgebaseunter www.combit.net/de/support/kb im Artikel "Der combit address managerWebclient" (KBAD000977).Einsatz mit Microsoft Terminalserver oder Citrix MetaFrameEin wichtiger Vorteil eines Terminalservers ist die geringe Bandbreite, die er zurÜbertragung der Daten auf den Client benötigt. Da lediglich Bilddaten vom Server zumClient und Tastatur-/Mausdaten vom Client zum Server übertragen werden, eignet sichein Terminalserver hervorragend für einen Remotezugang mit geringer Bandbreite.Dadurch kann bspw. mit einem Modem auf den Terminalserver zugegriffen werden.Die ressourcen- und datenintensiven Aktivitäten erfolgen auf dem Server, es müssen23

Vorbereitung und Installationweder Datenbanken noch Programmdaten auf den Client übertragen werden. Dadurchhaben alle Mitarbeiter die Daten stets auf dem aktuellen Stand ohne einenDatenbankabgleich.Typische Einsatzgebiete sind der Zugriff von verteilten Unternehmensstandorten,Filialen, Außendienstmitarbeitern oder von zuhause, z.B. per Modem, ISDN, VPN /InternetWeiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserer Knowledgebaseunter www.combit.net/de/support/kb im Artikel "Einsatz mit Microsoft Terminalserveroder Citrix MetaFrame" (KBAD000944).24

Bedienung3. Einstieg und BedienungStarten Sie den combit address manager über das Windows-Programmmenü. Nachdem Start sehen Sie u.U. einen leeren Arbeitsbereich. Sobald Sie jedoch eineDatenbank über Datei > Öffnen geladen hatten, wird beim Start automatisch die zuletztgeladene Datenbank angezeigt.3.1 BedienungFast alle Befehle lassen sich über die Menüs aufrufen. Zusätzlich gibt es dieMöglichkeiten, häufig genutzte Funktionen über Symbolleisten, Kontextmenüs oderspezielle Tastenkombinationen aufzurufen. Diese speziellen Tastenkombinationen sindjeweils nach dem entsprechenden Befehl im Menü aufgeführt.Neben den Befehlen in der Menüleiste stehen Ihnen 2 frei konfigurierbareSymbolleisten zur Verfügung. Die Symbolleisten können über den Befehl Konfiguration> Allgemein > Ansicht > Symbolleiste konfigurieren ein- und ausgeschaltet undkonfiguriert werden. Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste auf einen freienBereich in einer Symbolleiste klicken, um den Konfigurationsdialog aufzurufen.3.2 Hilfe & SupportEs stehen Ihnen neben dem Handbuch verschiedene Hilfequellen zur Verfügung.Integrierte HilfeÜber die Funktionstaste F1 erhalten Sie eine kontextsensitive Hilfe.Wählen Sie aus der Hauptmenüleiste das Fragezeichen "?" und klicken Sie dann auf"Hilfethemen" oder "Index".ZusatzdokumentationenÜber die Programmgruppe finden Sie einen Unterpunkt "Dokumentationen". Dort findenSie das Handbuch und Zusatzinformationen im PDF-Format. Unterwww.combit.net/go?1253 finden Sie stets die aktuelle Version.combit Hinweise AssistentDer combit Hinweise Assistent liefert im Infobereich der Taskleiste kontextsensitiveInformationen über ein dynamisch erscheinendes Fenster. Diese Informationenbeziehen sich z.B. auf einen existierenden Produkt-Movie. Über das Kontextmenükönnen Sie den Assistenten aktivieren/deaktivieren. Starten Sie das Programm überKonfiguration > Allgemein und aktivieren der Option "Assistent für combit Hinweisestarten" auf der Registerkarte "Allgemein".25

Einstieg und BedienungSupportkonzeptBitte informieren Sie sich unter www.support.combit.net über unser Supportkonzept.Sie haben die Wahl zwischen einem Supportvertrag und aufwandsbezogener Support-Dienstleistung.Unser Support kann nur Hilfestellungen, nicht aber die eigentliche Durchführung,Realisierung oder Projektlösung umfassen. Dies fällt bei unseren Applikationen in denBereich Customizing/Anpassung und ist eine gesonderte Dienstleistung, die wir gernefür Sie erbringen.3.3 Öffnen einer DatenbankWählen Sie Datei > Öffnen um eine vorhandene Datenbank zu öffnen.▪▪▪▪▪Es erscheint ein Dateiauswahldialog, in dem Sie die gewünschte Datenbank ausdem entsprechenden Verzeichnis auswählen können.Das Menü Datei enthält Verknüpfungen zu den 9 zuletzt geöffneten Datenbanken..Name und Speicherort der geöffneten Datenbank wird in der Titelzeile angezeigt.Die Datenbank wird stets in der Ansicht (Eingabemaske oder tabellarische Übersicht)geöffnet, in der sie vom jeweiligen Benutzer zuletzt bearbeitet wurde.Wenn Sie eine andere Datenbank öffnen, wird die bisherige Datenbankautomatisch gespeichert und geschlossen und dann die neue Datenbank geöffnet.Über Datei > Neues Fenster kann ein weiteres Programmfenster erzeugt werden.Dadurch ist das gleichzeitige Öffnen mehrerer Datenbanken möglich.3.4 Datenbank speichernEinen speziellen Befehl zum Speichern einer Datenbank gibt es nicht. Das Speicherngeschieht automatisch. Immer, wenn Sie an einem Datensatz Änderungen vorgenommenhaben, werden Sie vom Programm aufgefordert, diese Änderungen entwedersofort zu speichern oder zu verwerfen. Auf diese Weise ist die Datenbank immer26

Ansicht der Datensätzeauf dem neuesten Stand, ein explizites Speichern der gesamten Datenbank ist nichtmehr nötig.Wenn Sie eine komplette bestehende Datenbank unter einem neuen Namen abspeichernwollen, wählen Sie Datei > Speichern unter oder Organisation > Kopieren.Weitere Informationen finden Sie unter "Kopieren von Datenbanken und Datensätzen".3.5 Ansicht der DatensätzeIhre Datensätze können auf zwei verschiedene Arten dargestellt werden: Einzeln alsKarteikarte in der Eingabemaske oder als Übersicht in Tabellenform. Für beideAnsichten gilt, dass stets alle jene Datensätze angezeigt werden, die im aktuellenExtrakt enthalten sind. Näheres über Extrakte finden Sie im Kapitel "Filtern vonDatensätzen (Extrakt)". Sofern kein Extrakt aktiv ist, werden alle Datensätze derDatenbank angezeigt.EingabemaskeDiese Darstellungsform wählen Sie über den Menüpunkt Datei > Ansicht: Eingabemaske.Da Sie die Eingabemasken selbst frei definieren können, lässt sich nichtallgemeingültig sagen, wie Ihre Karteiansicht aussehen wird.In der Karteiansicht wird jeweils ein einzelner Datensatz angezeigt. Die einzelnen Felderkönnen sich auf mehrere Registerkarten verteilen. Zwischen den einzelnen Registerkar-27

Einstieg und Bedienungten wechseln Sie, indem Sie auf den Reiter der Registerkarte klicken. Über die Tastaturdrücken Sie die Taste Alt zusammen mit der Nummer des entsprechenden Reiters. Umden aktuell dargestellten Datensatz zu bearbeiten, klicken Sie mit der Maus in das Feld,dessen Inhalt Sie verändern möchten.Um die Änderungen zu speichern, wählen Sie den Befehl Bearbeiten > Datensatzspeichern.ÜbersichtDiese Darstellungsform können Sie über den Menüpunkt Datei > Ansicht: Übersichtauswählen. Auch die Übersichtsdarstellung lässt sich frei konfigurieren (Näheres findenSie im Kapitel "Tabellarische Übersicht konfigurieren").In der Übersicht werden die Datensätze in Tabellenform angezeigt.Maßgeblich für die Reihenfolge ist die unter Organisation > Sortierung eingestellteSortierung. Die Sortierfelder werden in der Übersicht durch einen Pfeil gekennzeichnet.Wenn Sie schnell einen einzelnen Feldinhalt ändern wollen, klicken Sie mit derrechten Maustaste in das gewünschte Feld und wählen Ändern.Zum Wechseln in die Karteikartenansicht doppelklicken Sie auf den gewünschtenDatensatz oder drücken Return.Zum Suchen in der Übersicht tippen Sie einfach den gesuchten Begriff ein.Automatisch erscheint der Suchdialog für die Schnellsuche (siehe Kapitel"Schnellsuche"). Alternativ klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Spalte (z. B.NAME), in der Sie suchen möchten, und wählen Sie aus dem Kontextmenü denBefehl Suchen. Es öffnet sich der Dialog für die Normalsuche (siehe Kapitel"Normale Suche"), wo Sie den Suchbegriff eingeben können.In der Detailansicht (kleine +/- Schaltfläche in der rechten unteren Ecke derÜbersicht) werden alle Spalten zu einem Datensatz als Zeilen dargestellt. Die28

Tipps für die Bedienung per TastaturSchaltfläche wirkt wie ein Ein-/Ausschalter, nochmaliges Betätigen bringt Siewieder in die normale Tabellenansicht zurück.3.6 Tipps für die Bedienung per TastaturIm Folgenden erhalten Sie verschiedene Tipps, über die Sie bei der täglichen Arbeit vielZeit sparen können:Vordefinierte TastenkombinationenÜber Tastenkombinationen können Sie ebenfalls Ihre tägliche Arbeit verkürzen. Dabeistehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die wichtigsten davon sindhier aufgelistet:Im allgemeinen gilt, dass unterstrichene Buchstaben in Dialogen , ebenso wie imMenü, für sogenannte Shortcuts stehen. Über Drücken der Taste "ALT" zusammenmit dem entsprechenden Buchstaben wird also beispielsweise der zugehörigeBefehl ausgeführt oder man gelangt in das entsprechende Feld.Beispiel: Über die Kombination "ALT"+"s" und anschließendem Drücken von "u"gelangen Sie in den Dialog zur Normalsuche. Im Dialog zur Normalsuche aktivierenSie über die Tastenkombination "ALT"+"w" die Suchoption Wildcard.Innerhalb von Listen können Sie über den Anfangsbuchstaben der Einträgezwischen diesen hin- und herspringen.Beispiel: Im Dialog zur Normalsuche können Sie in der Liste der zuuntersuchenden Felder über Drücken von "a" direkt zum Feld "Abteilung" oder durchDrücken von "n" direkt auf "Name" springen. Bei Eingabefeldern und dazugehörigen Buttons, wie etwa oder einemKalender-Button, betätigen Sie (sofern Sie mit dem Cursor im Eingabefeld stehen)über "ALT"+"Pfeil-nach-unten" den zugehörigen Button. Im Falle des Kalender-Buttons wird also beispielsweise die Kalenderübersicht zur Auswahl eines Datumsgeöffnet. Comboboxen lassen sich auf die gleiche Art und Weise aufklappen. Zwischen den verschiedenen Registerkarten können Sie über dieTastenkombination ALT+1-9 und STRG+TABULATOR hin- und herwechseln.Über die Tasten Return, Tab und die Pfeiltasten (Cursortasten) können Sie voneinem Feld zum nächsten springen. Entscheidend für die Abfolge, in der dieeinzelnen Felder dabei angesprungen werden, ist die im Eingabemasken-Designerfestgelegte Darstellungsreihenfolge der Felder (siehe Kapitel "Eingabemasken-Designer"), die Sie selbst bestimmen können. Üblicherweise werden die Felder derReihe nach angesprungen.29

Einstieg und BedienungBewegen in der KarteikartenansichtZwischen Datensätzen bewegen Sie sich mit den BILD und BILD - Tasten. Damitblättern Sie einen Datensatz vorwärts / rückwärts. Maßgeblich für die Reihenfolge beimBlättern ist die unter Organisation > Sortierung eingestellte Sortierung.Bewegen in der ÜbersichtUm in der Übersichtsdarstellung zu blättern, stehen Ihnen die folgenden Verfahren zurVerfügung. Diese 6 Funktionen entsprechen den 6 Schaltflächen der rechtenBildlaufleiste.30TastePOS1FunktionSpringt auf den ersten Datensatz (im aktuellen Extrakt).BILDBlättert eine Bildschirmseite in der aktuellen Sortierung rückwärts.Blättert einen Datensatz in der aktuellen Sortierung rückwärts. Wenn Siediesen Button gedrückt halten, "laufen" die Datensätze durch, bis Sie dieSchaltfläche wieder loslassen oder der Anfang der Datenbank oder desaktuellen Extraktes erreicht ist.Blättert einen Datensatz in der aktuellen Sortierung vorwärts.BILDBlättert eine Bildschirmseite in der aktuellen Sortierung vorwärts.ENDESpringt auf den letzten Datensatz (im aktuellen Extrakt).3.7 Gewusst wie!Vor dem Anlegen einer Datenbank sollten sich vor allem Neueinsteiger in dieseThematik einige Gedanken machen, um sich so spätere Änderungen und damiteventuell verbundene Mehrarbeit zu ersparen. Je genauer Sie wissen, wie Sie sichStruktur und Eingabemaske vorstellen, umso besser können Sie sich die Software andie eigenen Anforderungen anpassen. Und mit den Automatisierungsmöglichkeitenersparen Sie sich später viel Arbeit, sodass sich die Einrichtung dieser schnell bezahltmacht!Generelle ÜberlegungenAutomatisieren Sie so viel wie möglich schon in der Anfangsphase. Denn wie Sievielleicht wissen, gewöhnt man sich sehr schnell an eine bestimmte Reihenfolge vonTastenkombinationen oder Mausklicks in einem neuen Programm. Danach fällt eseinem jedoch schwer, einmal eingefahrene Wege wieder zu verlassen, auch wenn esder Rationalisierung, Beschleunigung oder gar Vereinfachung dienen soll.

Gewusst wie!Einteilung der AdressenEs ist naheliegend, dass eine genaue Unterteilung der Adressen in Gruppen notwendigist, um die Übersicht über einen großen Adressenbestand zu behalten. Überlegen Siesich daher zu Anfang gut, inwieweit sich Ihr Adressenbestand in logischeUntergruppen aufteilen lässt.Der erste Schritt ist dabei die Einteilung in Datenbanken. Wenn Sie sich hierbei zuAnfang noch unsicher sind, und mit einer einzigen Datei beginnen, haben Sie durchFunktionen im Hauptmenüpunkt Organisation die Möglichkeit, auch im Nachhinein denAdressenbestand zu reorganisieren, d.h. auf mehrere Dateien aufzuteilen oder zu einerDatei zusammenzufassen (Organisation > Zusammenführen; Organisation > Import;Organisation > Kopieren).Wenn Sie beispielsweise die Gesamtadressenbestand eines kleinen bis mittlerenUnternehmens verwalten möchten, wäre beispielsweise eine Grobeinteilung inKunden- und Lieferantendatei vorzuschlagen. Eine solche Grundeinteilung sollten Sieauf jeden Fall vornehmen - es sei denn, Sie haben einen sehr geringenAdressenbestand und wollen sich das Öffnen einer anderen Datenbank ersparen.Die physikalische Grenze der Datensatzanzahl pro Datei (ca. 2 Milliarden) werden Sievermutlich nicht erreichen. Ab einer gewissen Größe (ca. 50.000 Datensätze pro Datei)werden jedoch insbesondere die Extraktoperationen etwas träge, solange Sie nicht denschnellen Index-Extrakt anwenden können. Die Schnellsuchfunktion ist auch bei sehrgroßen Datenbeständen noch so, dass Sie bei einem Anruf eine Adresse blitzschnellgefunden haben.Einteilung nach KategorienInnerhalb einer Datenbank können Sie die einzelnen Datensätze weiter nach Kategorienunterteilen. Hierzu können Sie sich entweder einige Felder vom Typ "Zeichen" für diegewünschten Kategorien anlegen, oder aber Sie verwenden gleich spezielle Felder fürCode-Attribute.Arbeiten mit Kategorie-FeldernTextfelder für Kategorien empfehlen sich besonders dann, wenn Sie insgesamt nurwenige verschiedene Kategorien haben, oder wenn Sie öfter mal schnell und vorübergehendKategorien definieren wollen.Bei der Verwaltung von Kategorien in ZEICHEN Feldern werden Sie in den meistenFällen nicht umhin kommen, auf Abkürzungen zurückzugreifen. Solche Abkürzungenwerden am besten für das ganze Unternehmen einheitlich festgelegt und in einer Comboboxoder einer externen Tabelle zu festgehalten.Beispiel: Einteilung des Vertrieb-Adressbestandes anhand von Kategorien:31

Einstieg und Bedienung▪Die ersten zwei Stellen definieren die Art der Adresse z.B.: PR Privatperson, FAFirma/Unternehmen, UN Universität, BH Behörde, WV Wiederverkäufer▪ Die dritte Stelle könnte den Status der Adresse ausdrücken, I Interessent, KKunde, G Großkunde. Wenn Sie dann einen bestimmten Datensatz bearbeiten,erkennen Sie mit einem Blick in das KATEGORIE Feld, um was für eine ArtDatensatz es sich dabei handelt.Arbeiten mit Code FeldernDie andere Variante der Einteilung in Kategorien ist das Arbeiten mit "Code"-Feldern.Dabei handelt es sich um spezielle Listenfelder. Jeder dieser Einträge steht für einebestimmte Kategorie oder ein Attribut des betreffenden Datensatzes. Anhand dieserKategorisierungen können Sie schnell Filter mit den gewünschten Selektionsgruppenbilden.Wegen der großen Anzahl möglicher Kategorien und der übersichtlichenListendarstellung empfehlen sich Code-Felder vor allem dann, wenn mit vielenverschiedenen Attributen / Kategorien gearbeitet werden soll. Sie helfen auch, demWildwuchs verschiedener Schreibweisen vorzubeugen. Wenn die Code-Attribute zuden Adressen aktiviert wurden, brauchen Sie beim späteren Setzen eines Filters nurnoch den oder die Code-Attribute anzugeben, die Sie selektieren möchten.Auch die Code-Attribute können Sie bei Neu-/Umorganisationen der Datensätzearbeitssparend für eine ganze Selektionsgruppe setzen oder löschen.Angenommen, Sie haben einen kleinen überschaubaren Adressenbestand undmöchten diesen in einer einzigen Datei halten. Die Code-Attribute sind nun eineMöglichkeit dazu, zum Beispiel zwischen Lieferanten- und Kundenadresse zuunterscheiden.Beispiele für Code-Attribute:▪Produkt A, Produkt B, Produkt C...▪ Zahlung auf Rechnung, nur Vorkasse, ...▪Referenzkunde für Produkt A, Referenzkunde für Produkt B...Hinweis: Bei der Definition der Codes sollten Sie darauf achten, dass Sie zwischenden Gruppen, die sich zwangsläufig ergeben, einige Codes leer lassen, damit diesefür die Zukunft ohne Umstrukturierung problemlos erweiterbar sind.Anhand dieser Kategorisierungen können Sie schnell Extrakte mit den gewünschtenSelektionsgruppen bilden. Die Extraktarten Extrakt > Allgemein - welche sich auf dieallgemeinen Felder des amw bezieht - und Extrakt > Codes können dabei auch kom-32

Gewusst wie!biniert d.h. nacheinander abgehandelt werden, so dass Sie alle Eigenschaften einerAdresse berücksichtigen können.Vor dem Anlegen einer DatenbankSie können sich eine Datenbank vorstellen als eine Tabelle mit Spalten und Zeilen. DieInhalte, die Sie in der Datenbank verwalten wollen, im Beispiel also Adressen, werdennun auf die Spalten und Zeilen der Tabelle verteilt. Dabei gilt das Schema:▪▪▪Die Spalten der Tabelle sind die einzelnen Felder der Datenbank.Die Zeilen der Tabelle sind die einzelnen Datensätze in der Datenbank, in unseremBeispiel also die einzelnen Adressen.Das heißt, in der ersten Zeile der Datenbank, dem Kopf, stehen hintereinander wegalle Feldnamen, die zusammen einen Datensatz ausmachen. Dieser "abstrakte"erste Datensatz heißt auch Struktur der Datenbank.Beispiel: Datenbank aus den Feldern "VORNAME", "NAME", STRASSE", "PLZ" und "ORT"Vorname Name Strasse PLZ OrtManni Muster Bahnhofstr. 1 78462 KonstanzSusi Sommer Bahnhofstr. 1 78462 KonstanzHeinz Brunswik Am Grenzbach 78462 KonstanzDie verschiedenen Felder können Sie ganz nach Bedarf festlegen und in der Oberflächeplatzieren. Die Felder sind die Bausteine, in die Sie die Inhalte (Adressen) zerlegen, undaus denen Sie die Adresse dann, wenn Sie diese zum Beispiel in einem Briefbenötigen, wieder zusammenbauen.▪▪Nach Möglichkeit sollten nicht irgendwelche Felder zusammenfasst werden, wieetwa Vorname und Name in einem Feld. Für solche Informationen sollten siebesser jeweils einzelne Felder anlegen, da Sie bezüglich der Weiterverwendungder Informationen möglichst flexibel sein möchten. Durch die Trennung derInformationen in verschiedene Felder stehen Ihnen hier später mehr Möglichkeitenoffen.Bevor Sie die Felder einer Datenbank festlegen sollten Sie sich ein paar Gedankendarüber machen, wie die Bausteine Ihrer Inhalte (z.B. Adressen) bei der späterenBenutzung kombiniert werden sollen, und nach welchen Kriterien Sie spätersortieren, suchen und selektieren wollen.Beispiel: Nehmen wir an, Sie hätten zusätzlich zu den Feldern in unsererBeispieldatenbank noch die Felder ANREDE und BRIEFANREDE zur Verfügung. DieAnschrift für einen Brief könnte dann beispielsweise so zusammengesetzt werden:33

Einstieg und Bedienung ,Auf diese Weise finden Sie schnell heraus, welche Zerlegung in Felder für Sie amgünstigsten ist.Mit diesem Wissen legen Sie sich nun die gewünschte Datenbankstruktur, die internenFeldtypen und die notwendigen Sortierungen an. Informationen hierzu finden Sie imKapitel "Neuanlegen oder Ändern einer Datenbank".Eingabemaske anlegenNachdem Sie sich für eine Datenbankstruktur entschieden und diese angelegt haben,sollten Sie auch die Möglichkeit nutzen, sich eine dafür passende Eingabemaske anzulegen.Auch hier gilt: Der anfängliche Mehraufwand macht sich bald bezahlt.Die Eingabemasken bieten eine Vielzahl von Möglichkeiten und Automatismen, mitdenen sich Ihr Arbeitsaufwand beim Umgang mit den Datenbanken drastisch reduzierenlässt. Das fängt schon mit der Platzierung der Felder in der Eingabemaske an. Beider täglichen Arbeit spielt es später eine große Rolle, in welcher Reihenfolge die Datenbei Ihnen üblicherweise eingegeben werden, und in welcher Weise die Felder daherdargestellt werden sollten.▪▪▪Ordnen Sie die Felder so an, dass zum einen eine gute Übersichtlichkeit gewahrtbleibt und zum anderen zusammenhängende Inhalte auch gemeinsam angezeigtwerden.Bestimmen Sie dann die Darstellungsreihenfolge der Felder, d.h. die Reihenfolge,in der die Einfügemarke bei der Dateneingabe von Feld zu Feld springt, so, wie esder Reihenfolge der Dateneingabe entspricht.Wenn Sie mit mehreren Registerkarten arbeiten, empfiehlt es sich, zentraleInformationen, die einen Datensatz identifizieren, auf dem Arbeitsbereich über deneinzelnen Registerkarten zu platzieren. So haben Sie diese Informationen immer imBlick, gleichgültig, welche Karte gerade im Vordergrund ist.Rationelle DateneingabeNachdem Sie sich nun eine individuelle Datenbankstruktur und eine auf Ihre Anforderungenabgestimmte Eingabemaske angelegt haben, können Sie bei derDateneingabe schon damit anfangen, von Ihren Vorüberlegungen zu profitieren.34

Gewusst wie!AllgemeinesWenn Sie den amw richtig einsetzen, werden Sie jede Adresse, die Sie aufnehmen, nurnoch ein einziges Mal in Ihren Computer eingeben. Bei jedem Brief an diese Adresse,ob nun als Serienbrief, Einzelbrief oder auf der Basis eines Etiketts, greifen Sie aufdiese Adresse zurück. Gleiches gilt für jedes Fax oder jede Mail, die Sie verschicken.Der Dateneingabe und Pflege der Adressen kommt daher eine zentrale Rolle zu. Siesollte sorgfältig ausgeführt werden.Egal, ob Sie für die Bedienung nun überwiegend die Maus- oder dieTastaturvariante vorziehen: Bei der Eingabe einer Adresse - die wir im folgendenauch Datensatz nennen werden - sollten Sie sich von Feld zu Feld (z.B. von Firmazu Firma2) auf jeden Fall über die Tastatur (Taste RETURN oder ENTER) bewegen.Geben Sie den jeweiligen Feldinhalt ein, und betätigen Sie zum Abschluss dieTaste RETURN, um zum nächsten Feld zu springen. Soll ein Feld einmal leerbleiben, betätigen Sie die Taste RETURN ein weiteres Mal. Hier zahlt sich schoneinmal die geschickte Wahl der Darstellungsreihenfolge für die einzelnen Felderaus.Arbeiten mit SuchschlüsselnSuchschlüssel dienen, wie der Name sagt, dem unkomplizierten Suchen bzw.Auffinden von Adressen. Auf allen Ausgabearten wie z.B. Briefköpfen oder Etikettenhaben sie hingegen nichts verloren.Wie Sie sicher schon bemerkt haben, füllt der amw das Feld SUCH in derStandardstruktur automatisch mit den ersten Zeichen des Feldes FIRMA bzw. - wenndieses nicht ausgefüllt wurde - mit den ersten Buchstaben des Feldes NAME aus. Diesist lediglich als Vorschlag zu verstehen. Über entsprechende Folgeverknüpfungenkönnen Sie sich auch beliebige andere Suchschlüssel definieren.Bei der Angabe eines Suchschlüssels ist bei jeder Adresseneingabe eine kurze Überlegungfällig: Wir wollen unsere eingegebenen Adressen schließlich in Zukunft auf diefaulste und schnellste Weise wiederfinden. Bei unserer Beispieladresse müssten wirnach "Hotel Schöner" suchen.. Das sind eindeutig fünf Buchstaben zuviel! Wir könntenauch nach "Schmidt" suchen - aber es ist wenig wahrscheinlich, dass der erste gefundeneSchmidt von den 100 Schmidts der richtige ist. Außerdem setzt es voraus,dass Sie wissen, dass Herr Schmidt etwas mit dem "Hotel Schöner Blick" zu tun hat. Esist auch anzunehmen, dass dies nicht das einzige Hotel bleiben wird. Jedesmal beieinem Suchvorgang das Wort "Hotel" einzutippen ist schlichtweg Zeitverschwendung!Deswegen bietet sich hierfür das Suchkürzel "Schöner Blick" an. WeitereAnwendungsfälle für Suchkürzel sind die Adressen von Universitäten /Fachhochschulen (Uni /FH ), Architekturbüros (AR ),Ingenieurbüros (ING ) usw. die entsprechend abgekürzt werden können.35

Einstieg und BedienungDas Ganze ist natürlich immer sehr abhängig von der Art der Adressen, die Sie verwalten.Zum Beispiel Universitäten: Wenn Sie eine Datei nur mit Universitätsadressenhalten, ist es wenig sinnvoll, in das Suchkürzel den Text "Uni" mit aufzunehmen.Gebrauch von BemerkungsfeldernBemerkungsfelder sind dazu da, zu einer Adresse Informationen festzuhalten, die fürdie übrigen Felder - auch für die zahlreichen möglichen Zusatzfelder - nicht sinnvollsind. Bis zu 30.000 Zeichen pro Bemerkungsfeld stehen Ihnen dafür zur Verfügung.Bemerkungsfelder eignen sich auch hervorragend dazu, zu jeder Adresse ein kleinesProtokoll bzw. eine Historie zu führen. Besonders, wenn mehrere Personen die Adressenpflegen bzw. die entsprechenden Ansprechpartner betreuen, oder wenn imNetzwerkbetrieb gearbeitet wird, ist bei konsequenter Pflege des Bemerkungsfeldesfür jeden Benutzer und Mitarbeiter sofort ersichtlich, was mit dem Adressaten bisherbesprochen wurde, welche Informationen diesem bereits zugesandt wurden, welchespeziellen Angebote erstellt wurden, wer das jeweils getan hat etc..▪▪▪▪▪Bei der Einteilung des Bemerkungsfeldes empfiehlt es sich, zwischen deneinzelnen Einträgen eine Leerzeile vorzusehen.Damit regelmäßig vorgenommenen Ergänzungen nicht gar zu mühsam und zeitraubendsind, werden Sie dabei durch einige Funktionen unterstützt. Diese Funktionenkönnen Sie selbst mit bestimmten Tasten verknüpfen, über die sie dannblitzschnell und bequem aufgerufen werden können. Durch eine Funktionstastekönnen Sie sich so schnell und unkompliziert das aktuelle Datum eintragen lassen.Im Netzwerkbetrieb ist zudem noch die Ergänzung durch den Benutzernamensinnvoll, damit jedermann weiß, wer die entsprechenden Einträge vorgenommenhat: Auch hierfür gibt es eine Funktion. Ebenso können Sie sich die aktuelle Zeiteintragen lassen. Diese Funktionen entlasten Sie bei der Eingabe und Pflegeeinzelner Adressen. Die gültigen Funktionsaufrufe finden Sie auch im MenüFunktionen im Zoomfenster des betreffenden Bemerkungsfeldes.Für regelmäßige und wiederkehrende Einträge bietet sich auch der Einsatz vonTextbausteinen wie Autotext-Einträgen und Kurztasten an (genaueres siehe weiterunten).Wenn Sie jetzt beispielsweise ein Mailing an einen Bestand von 1000 Adressenversandt haben, wäre es natürlich ein großer Aufwand, bei allen 1000 Adressenvon Hand einen entsprechenden Vermerk in das Bemerkungsfeld einzutragen.Lassen Sie das doch den amw machen! Über den Menüpunkt Organisation >Bemerkungsfeld ergänzen wird allen Adressen der aktiven Selektionsgruppe dervon Ihnen einmal angegebene Text im Bemerkungsfeld ergänzt. So einfach ist das!Für den Eintrag eines geschickten Mailings bietet sich im übrigen auch derKontakt-Container an, bei dem ebenfalls alle Adressen einer Selektionsgruppe in36

Gewusst wie!▪einem Arbeitsschritt ergänzt werden können. Mehr Informationen dazu finden Sieim Kapitel "Kontaktverwaltung".Was das Wiederauffinden von Einträgen im Bemerkungsfeld angeht: Dabei könnenSie sowohl die Suchfunktion innerhalb des Zoom-Modus eines Bemerkungsfeldesnutzen - d.h. es wird nur in diesem einen Bemerkungsfeld gesucht - oder die Suchfunktion,die alle Bemerkungsfelder aller aktiven Adressen nach dem von Ihneneingegebenem Text durchsucht.Beispiel für ein Bemerkungsfeld:25.01.2008: PAULAnruf, interessiert sich für Produkt B. Info schicken26.01.2008: ERNAInfo Produkt B geschickt05.02.2008: PAULAnruf, möchte schnell konkretes Angebot bei Abnahme von 20 Stk. gefaxt haben. Fax ok.06.02.2008: ERWINAnruf, techn. Fragen noch abklären, PAUL soll zurückrufenLeidige KonventionenBesonders im Netzwerkbetrieb sind Konventionen, wie welche Felder benutzt werdenund wie bestimmte Inhalte wortwörtlich ausgedrückt werden, unerlässlich, damit dasSuchen und Extrahieren von Adressen nicht zur Tortur wird und alle Benutzer dieChance haben, einen Datensatz schnell zu finden. Aber auch wenn Sie alleine mit demamw umgehen, sollten Sie sich selbst Regeln setzen. Insbesondere gilt das für dasSuchkürzel, den Gebrauch von Kategorien und Einträgen im Bemerkungsfeld oderKontakt-Container. Über Autotext, Codefelder oder Comboboxen mit Vorbelegungenkönnen Sie Fehler minimieren; nutzen Sie dies überall dort, wo es Sinn macht.37

Daten eingeben und bearbeiten4. Daten eingeben und bearbeitenIn der Karteiansicht können Sie Datensätze neu eingeben oder bestehende ändern.4.1 Bearbeiten von DatensätzenDatensatz neu anlegenUm neue Datensätze einzufügen, wählen Sie in der Karteiansicht Bearbeiten >Datensatz neu. Die Eingabemaske zeigt einen neuen, leeren Datensatz. DieEinfügemarke steht automatisch im ersten Feld. Mit RETURN springen Sie jeweils zumnächsten Feld.Bestehenden Datensatz ändernWechseln Sie zum gewünschten Datensatz und klicken Sie in das Feld, dessenInhalt Sie bearbeiten wollen. Bitte beachten Sie, dass Sie nur diejenigen Felderbearbeiten können, deren Feldtyp eine Bearbeitung zulässt und für die Sie dieerforderlichen Rechte haben (siehe Kapitel "Eingabemasken-Designer" und"Benutzer- und Rechteverwaltung").Über die Funktion Bearbeiten > Rückgängig können Sie den letzten Bearbeitungsschrittin einem Eingabefeld ungeschehen machen.Hinweis: Bei jedem Schreibvorgang werden die Feldinhalte L_USER und L_DATgesetzt, so dass immer zu erkennen ist, zu welchem Zeitpunkt welcher Benutzer dieletzte Änderung an einem Datensatz vorgenommen hat.4.2 Eingabehilfen und AutomatismenFür die Dateneingabe steht Ihnen in Eingabemasken eine Reihe von hilfreichenAutomatismen zur Seite, mit denen Sie die Dateneingabe und -pflege erheblichvereinfachen können. Diese Automatismen benötigen jeweils nur wenig Aufwand beider Einrichtung. Geschickt eingesetzt, reduzieren Sie jedoch Ihre tägliche Arbeit bei derDateneingabe und -pflege auf ein Minimum!KontextmenüsBei der Dateneingabe werden Sie durch intelligente Kontextmenüs unterstützt. DieKontextmenüs zeigen je nach angeklicktem Element die wichtigsten Befehle an, sodass Sie für diese die Maus nicht mehr den langen Weg bis zur Menüleiste und zurückjagen müssen.Kontextmenüs werden durch einen Klick mit der rechten Maustaste in ein Feld aufgerufen.Sie enthalten globale Funktionen, die in allen Feldern verfügbar sind, sowie feld-38

Eingabehilfen und Automatismenspezifische Funktionen, die nur in Feldern eines bestimmten Typs zur Verfügungstehen. Die im Kontextmenü enthaltenen Befehle entsprechen den jeweiligenMenübefehlen. Für einige wenige Funktionen sind keine entsprechenden Menübefehlevorhanden.Automatische Textbausteine (AutoText)Für Eingabefelder inklusive Bemerkungsfelder lassen sich über die AutoText Funktionfeldspezifische automatische Textbausteine definieren. Außerdem lässt sich dieAutoText Funktion als automatische Tippfehlerkorrektur verwenden. Die genauenSchritte hierzu sind im Kapitel "Autotext" beschrieben.TextbausteineTextbausteine sind im Gegensatz zum Autotext global, d.h. in allen sinnvollen Felderneiner Datenbank verfügbar. Die definierten Textbausteine können über den KontextmenübefehlEinfügen von Textbausteinen in das betreffende Feld eingefügt werden.Im Kapitel "Textbausteine definieren" finden Sie eine genaue Anleitung, wieTextbausteine angelegt werden.Funktionstasten und KurztastenAuch "Kurztasten" sind globale, d.h. in allen sinnvollen Feldern verfügbare Textbausteine.Kurztasten-Textbausteine werden über eine Tastenkombination in das aktuelleFeld eingefügt. Sie sind damit besonders schnell einzufügen und eignen sichbesonders für häufig gebrauchte Phrasen, für die keine automatischen Textbausteineexistieren.Häufig gebrauchte Befehle und Funktionen lassen sich direkt über Funktionstasten (dieTasten F2 bis F12) oder selbstdefinierte Schaltflächen aufrufen. Welche Funktionenüber welche Tasten aufgerufen werden, können Sie selbst festlegen. Eine genaueAnleitung hierzu finden Sie im Kapitel "Funktions- und Kurztasten einstellen".Combobox mit AutovervollständigungComboboxen helfen Ihnen über einen automatischen Vervollständigungsmechanismusbei der effektiven Dateneingabe: Während Sie tippen, wird bereits der erste "passende"Eintrag der Combobox gesucht und kann direkt mit der "Pfeil Nach-unten"-Taste ausgewähltwerden.FolgeverknüpfungenÜber eine Folgeverknüpfung werden ein oder mehrere Felder (Zielfelder) in Abhängigkeitvon dem Inhalt eines anderen Feldes (Quellfeld) automatisch ausgefüllt. Folgeverknüpfungenstehen für die Feldtypen (Objekte) "Eingabefeld", "ComboBox" und "Checkboxen"zur Verfügung.39

Daten eingeben und bearbeitenDabei sind Sie nicht auf eine Verknüpfung zwischen zwei Feldern begrenzt; Sie könnenein Feld auch mit mehreren Folgeverknüpfungen belegen. Oder Sie haben die Möglichkeit,mehrere Felder nacheinander zu verknüpfen, also beispielsweise Feld1 -> Feld2 -> Feld3 etc.Hilfreich sind Folgeverknüpfungen beispielsweise, um sich aus der jeweiligen Anredeautomatisch eine Briefanrede erstellen zu lassen. Dazu definieren Sie eine Folgeverknüpfungvom Feld ANREDE zum Feld BRIEFANREDE und legen dafür "Wenn" - "Dann"Verknüpfungen fest wie etwa:Wenn ANREDE = Dann BRIEFANREDE =FrauHerrnetc.Sehr geehrte Damen und HerrenSehr geehrte FrauSehr geehrter Herretc.Wenn Sie nun im Feld ANREDE den Eintrag "Frau" eingeben, trägt der amw im FeldBRIEFANREDE automatisch die entsprechende Briefanrede ein. So einfach ist das!Es sind beliebig viele solcher "Wenn"-"Dann" Verknüpfungen möglich, so dass Sie ohneweiteres auch fremdsprachige oder private und persönliche Anreden in entsprechendeBriefanreden umsetzen können.Folgeverknüpfungen werden im Eingabemasken-Designer festgelegt. Sie starten denEingabemasken-Designer mit Konfiguration > Eingabemaske > Erscheinungsbild undklicken mit der rechten Maustaste in das Feld, für das Sie eine Folgeverknüpfungeinrichten wollen. Die genauen Schritte hierzu sind im Kapitel "Folgeverknüpfung"beschrieben.Auto-ProtokollfunktionMit Hilfe dieser Funktion können Sie automatisch Einträge in ein Bemerkungs-/Memofeld oder in einen Kontakt-Container vornehmen lassen. Zum Beispiel über eineerfolgte Einzelübernahme, eine eMail oder einen gesetzten Termin. MehrInformationen zum Auto-Protokoll erhalten Sie im Kapitel "Allgemeine Einstellungen".DatumsfelderIn Datumsfeldern wird eine Schaltfläche eingeblendet. Wenn Sie sich im Änderungsmodusbefinden, übernimmt ein Klick mit der rechten Maustaste das aktuelle Datum,ein Klick mit der linken Maustaste öffnet den Kalender.TastaturmakrosUnter einem Tastaturmakro ist eine Aufzeichnung von Tastendrücken zu verstehen, so,wie sie bei der normalen Bedienung des Programms ausgeführt werden. Häufig40

Eingabehilfen und Automatismenwiederkehrende Abläufe lassen sich so als Makro speichern und dann bei Bedarf überselbstdefinierte Schaltflächen oder Funktionstasten bequem abrufen. Eine Anleitungzur Definition von Tastaturmakros finden Sie im Kapitel "Tastaturmakros zuordnen".Landesvorwahl-AutomatikBei der Eingabe eines Länderkürzels im Feld LAND (Feldtyp Land) und anschließendemRETURN werden die Landesvorwahlen automatisch in die Felder vom Typ TELEFON undTELEFAX (nicht jedoch MOBILTELEFON) geschrieben, sofern diese leer sind. DieEinstellungen sind in der Datei country.ini im amw-Hauptverzeichnis hinterlegt undkönnen bei Bedarf korrigiert und ergänzt werden. Laden Sie die Datei dazu in einenText-Editor und nehmen die entsprechenden Änderungen vor.Um diesen Automatismus zu benutzen, muss die Option "Land -> Landesvorwahl"unter Konfiguration > Allgemein > Allgemein eingeschaltet werden.Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserer Knowledgebaseunter www.combit.net/de/support/kb im Artikel "ISO 3166 Code Liste für Ländernamenund Länderkürzel" (KBAD000968) und "Umwandlung von Landeskürzel inausgeschriebene Länder" (KBAD000942).POV (Postleitzahl-Ort-Vorwahl)-VerzeichnisIhnen steht eine Datenbank zur Verfügung, in der ca. 30.000 Einträge von Deutschlandeinschließlich Postleitzahl und Vorwahl (soweit verfügbar) aufgeführt sind.Wenn Sie in einem der Felder vom Feldtyp Postleitzahl, Ort oder Telefon einen Eintragvornehmen und per Rechtsklick das Kontextmenü aufrufen, steht Ihnen über denEintrag POV-Verzeichnis die Postleitzahl-Ort-Vorwahl-Datenbank zur Verfügung. Darinkönnen Sie sich wie in der tabellarischen Übersicht bewegen. Doppelklicken Sie aufden gewünschten Eintrag um die Einträge in den Feldern vom Typ Postleitzahl, Ort undTelefon vorzunehmen.Sind bereits Einträge vorhanden, werden die Einträge in den Feldern vom TypPOSTLEITZAHL und ORT immer ersetzt. Die Felder vom Typ TELEFON werdenhingegen nur gefüllt, falls sie leer sind, damit wichtige Nummern nicht verloren gehen.Selbstverständlich bleibt Ihnen die Möglichkeit, alle Einträge von Hand vorzunehmen.POV Verzeichnis ergänzenUm das POV Verzeichnis an aktuelle Änderungen anpassen zu können, lässt es sichdurch den Benutzer bearbeiten und ergänzen. Sofern ein Systemverwalterpasswortaktiv ist (siehe auch Kapitel "Benutzer- und Rechteverwaltung"), ist diese Funktion demSystemverwalter vorbehalten. Zur Ergänzung des Postleitzahl- undVorwahlverzeichnisses dienen zwei kleine Schaltflächen im Fenster des POVVerzeichnisses:41

Daten eingeben und bearbeiten▪▪Aufnahme neuer Einträge: Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die gewünschteKombination aus Postleitzahl, Vorwahl und Ort eintragen können. Der Eintrag wirdder aktuell geöffneten POV Datenbank hinzugefügt.Bestehende Einträge bearbeiten: Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie dieKombination aus Postleitzahl, Vorwahl und Ort bearbeiten können.Postfach- und StraßenverzeichnisZu Städten, in denen es mehr als eine Postleitzahl gibt, steht Ihnen das jeweiligeStraßenverzeichnis zur Verfügung. Dadurch können Sie sich einerseits bei der EingabeTipparbeit sparen und andererseits Tippfehler vermeiden.Geben Sie den Ort in das Feld "Ort" ein.Geben Sie die Anfangsbuchstaben der Straße in das Feld "Strasse" ein (FeldtypStrasse), klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld und wählen Sie ausdem Kontextmenü die Option Straßenverzeichnis. Wählen Sie die Straße aus undübernehmen Sie diese mitsamt der zugehörigen Postleitzahl per Doppelklick in denDatensatz.Hinweis: Der Straßenverzeichnis-Auswahldialog wird nur dann geöffnet, wenn es füreinen Ort mehrere Postleitzahlen gibt! Sollte ein Ort nur eine Postleitzahl haben, istein Straßenverzeichnis ja nicht nötig.Postfächer haben nach der Postleitzahlreform eine eigene Postfachpostleitzahlzusätzlich zur eigenen Postfachnummer.Zur Auswahl der Postfach-Postleitzahl klicken Sie mit der rechten Maustaste in dasPostfach-Postleitzahl-Feld (Feldtyp Postleitzahl Postfach) und wählen Sie aus demKontextmenü die Option Postfachverzeichnis. Wählen Sie die zur Postfachnummerzugehörige Postleitzahl aus und übernehmen Sie diese per Doppelklick in denDatensatz. Wenn es im betreffenden Ort nur eine Postfachpostleitzahl gibt, wirddiese automatisch eingefügt.Das Postleitzahlenverzeichnis kann auch dazu genutzt werden, automatisch dieTelefonvorwahlen zu ergänzen.Im Gegensatz zum POV Verzeichnis lässt sich das Straßenverzeichnis nicht ergänzenoder bearbeiten.Automatische TelefonwahlAus allen Feldern vom Typ Telefon kann direkt gewählt werden. Voraussetzung ist,dass Sie über eine geeignete Wähleinheit verfügen. Um die automatische Telefonwahlauszuführen, rufen Sie im gewünschten Telefon-Feld das Kontextmenü auf, und42

Eingabehilfen und Automatismenselektieren darin den Befehl Telefonwahl. Weitere Informationen zum Telefonierenfinden Sie unter "Telefonieren und Anrufliste".Versenden von SMS-NachrichtenAus allen Feldern vom Typ Mobiltelefon können Sie SMS-Nachrichten direkt versenden.Um SMS-Nachrichten zu versenden, rufen Sie im gewünschten Mobiltelefon-Feld dasKontextmenü auf, und selektieren darin den Befehl SMS schicken. WeitereInformationen finden Sie unter "SMS-Versand".KundennummerEs gibt eine Kundennummern-Verwaltung, die es ermöglicht, jedem Kunden eineeigene Nummer zuzuordnen.Die Kundennummern-Verwaltung erfolgt über das Feld vom Typ Kundenummer. WennSie in einem solchen Feld das Kontextmenü aufrufen und den Befehl Kundennummerauswählen, wird die jeweils nächst höhere Nummer zur Vergabe vorgeschlagen.Die Vergabe der Kundennummern erfolgt dabei global, über alle Datenbanken hinweg.Dies gilt auch für die Netzwerkversionen des address manager. Das heißt, wenn Sie füreinen Kunden in der Datenbank "xxx.dbf" die Nummer "1265" vergeben, ist die nächsteNummer, die vergeben wird, die Nummer "1266", selbst wenn sie sich auf dieDatenbank "yyy.dbf" beziehen soll.Der Startwert für die automatische Vergabe von Kundennummern kann beliebig überden Dialog Konfiguration > Systemverwalter > Kunden-Nr. gesetzt und beliebig oftgeändert werden. Diese Option ist für normale Benutzer gesperrt und nur dem Systemverwaltervorbehalten.Sie können Kundennummern auch von Hand, d.h. ohne Aufruf der automatischenKundennummern-Vergabe, vergeben. Ebenso können Sie über die Automatik vergebeKundennummern von Hand ändern.Hinweis: Vorsicht ist jedoch geboten, wenn gleichzeitig Kundennummern über dieAutomatik und manuell vergeben werden. Der Zähler für die automatische Vergabevon Kundennummern berücksichtigt die von Hand vergebenen oder geändertenNummern nicht! Wir empfehlen daher, die Kundennummern entweder immerautomatisch, oder aber immer von Hand zu vergeben.Aufruf externer ProgrammeSie haben verschiedene Möglichkeiten, andere Programme aufzurufen: Über dieDokumentenverwaltung, durch eine Verknüpfung mit einem Feld in der Eingabemaske,oder durch eine Funktionsdefinition.43

Daten eingeben und bearbeiten▪▪▪Aufruf über Dokumentenverwaltung: Über den Dokumenten-Container können miteinem Mausklick neue Dokumente angelegt und dem aktuellen Datensatzautomatisch zugeordnet werden (siehe Kapitel "Dokumentenverwaltung").Aufruf über Funktionsdefinition: Der Programmaufruf über Funktionsdefinitionenerlaubt es, andere Programme unabhängig von einzelnen Feldern aufzurufen (sieheKapitel "Funktionsdefinitionen festlegen"). Es kann maximal ein Parameterangegeben werden, der für alle Datensätze gleich ist.Aufruf über Verknüpfung in Eingabemaske: Aus jedem Feld ist es möglich, andereProgramme aufzurufen und dabei beliebige Parameter wie den Feldinhalt zuübergeben. Auf diese Weise kann beispielsweise Ihre Textverarbeitung gleich miteinem bestimmten Dokument gestartet werden, oder aber Ihre Tabellenkalkulation,oder ein Grafikprogramm, oder...Voraussetzung ist, dass die entsprechende Verknüpfung mit dem externen Programmfür das betreffende Feld im Eingabemasken-Designer festgelegt wurde. Sofern Sieeinen Programmaufruf für ein Feld definiert haben, können Sie das betreffendeProgramm über den Kontextmenübefehl Programmaufruf starten. Bei dieser Art desProgrammaufrufes wird mit jedem Aufruf eine neue Instanz des Zielprogrammsgeöffnet.Automatische DublettenkontrolleDer amw verfügt über die Möglichkeit, Datensätze bereits bei der Eingabe aufmögliche doppelte Eingaben zu prüfen. Eine genaue Beschreibung dieser Funktionfinden Sie im Kapitel "Online-Dublettencheck einstellen". Über Organisation > Extrakt >Dubletten können auch im Nachhinein doppelte Einträge ermittelt werden.BankleitzahlenverzeichnisIm Programmverzeichnis befindet sich eine Bankleitzahlen-Datenbank (BLZ.DBF). Eshandelt sich dabei um eine normale address manager Datenbank, welche perFolgeverknüpfung (siehe Kapitel "Folgeverknüpfung definieren") oder per Scripting(siehe Kapitel "Automatisierung mit Scripten") ansteuerbar ist. Aktualisierte Datenkönnen heruntergeladen und in eine "leere" BLZ.DBF importiert werden, z.B. unterwww.bundesbank.de/zahlungsverkehr/zahlungsverkehr_bankleitzahlen_download.phpIn der Beispieldatenbank CRM.DBF wird die Ansteuerung des BLZ-Verzeichnisses übereine Folgeverknüpfung für das dortige BLZ-Feld genutzt. Gehen Sie imEingabemaskendesigner auf die Eigenschaften des BLZ-Feldes, um auf der Seite"Folgeverknüpfung" die Formel zur Ansteuerung zu sehen und bei Bedarf in Ihrebestehende Datenbank übernehmen.44

Eingabehilfen und AutomatismenIBAN-Unterstützung, Umsatzsteuer-IDBei der IBAN handelt es sich um die sog. International Bank Account Number, dies istdie international standardisierte Kontonummernangabe und somit wichtig für internationaleTransaktionen. Über spezielle Formel-Funktionen haben Sie die Möglichkeit, dieIBAN direkt aus Kontonummer + BLZ erzeugen zu lassen (sinnvoll z.B. für eine Folgeverknüpfung),oder aber eine vorhandene IBAN auf Korrektheit zu prüfen.▪▪EURO.VerifyIBAN$()Testet die IBAN-Nummer auf Gültigkeit. Rückgabewerte: 'OK', 'FAIL' (falschePrüfziffer) und 'ERROR'EURO.IBAN$(,,)Berechnet die IBAN, inkl. Prüfziffer : wahlweise Ländercode (z.B.'49'),Kurzbezeichnung (z.B.'DEU'), ISO 3166-Bezeichnung (z.B.'DE') oder Länderkürzel(z.B.'D') Rückgabewert: komplette IBAN▪▪Beispiel: EURO.IBAN$('CH','230','A-10.2350.26.01') - 'CH00002300A1023502601'EURO.VerifyVAT$=EURO.VerifyVAT$()Testet die Umsatzsteuer-ID (VAT) auf Gültigkeit.Rückgabewerte: 'OK', 'FAIL' und 'ERROR' (unbekanntes Land, unbekanntePrüfzifferberechnungsart)Desweiteren sind Scripte zur Prüfung der Kontonummer (anhand BLZ undzugehörigem Prüfziffernverfahren) und zur Online-Validierung einer VAT-ID über dasInternet (Voraussetzungen sind Internetzugang und Internet Explorer) imLieferumfang enthalten.BemerkungsfelderSie können bis zu 5 Bemerkungsfelder pro Datenbank einrichten. Trotz dieserMöglichkeiten sollten Sie im Einsatz von Bemerkungsfeldern sehr sparsam sein, dadiese recht viel Speicherplatz benötigen.Jedes Bemerkungsfeld verfügt über einen automatischen Zeilenumbruch, der an die jeweiligeFensterbreite angepasst ist.Zusätzlich gibt es einen Zoom-Button, über den Sie das Bemerkungsfeld in einemeigenen Fenster beliebig vergrößern können. Das gezoomte Bemerkungsfensterverfügt über eine eigene Menüleiste, die Sie mit einigen Funktionen bei der Eingabelängerer Bemerkungen unterstützt.▪So stehen Ihnen im Menü Bearbeiten die üblichen Funktionen der Windows Zwischenablageund einige Optionen zum Markieren und Löschen zur Verfügung.Über das Menü Suchen können Sie im Bemerkungsfeld nach bestimmten Begriffensuchen.45

Daten eingeben und bearbeiten▪▪Über das Menü Funktionen stehen Ihnen die selbstdefinierten Funktionsaufrufe(siehe Kapitel "Funktions- und Kurztasten einstellen") zur Verfügung, soweit sie fürdas Bemerkungsfeld sinnvoll sind. Bestimmte Funktionen, wie das Blätternzwischen Datensätzen, werden hier nicht berücksichtigt.Im Menü Kurztasten finden Sie die selbstdefinierten Kurztasten-Textbausteine(siehe Kapitel "Funktions- und Kurztasten einstellen") sofern Sie welche vergebenhaben.Falls Sie keine Funktionstasten oder Kurztasten-Textbausteine definiert haben, istdas entsprechende Menü nicht sichtbar.Codes vergebenNeben den üblichen Feldern für Kategorien, Zusätze oder Stichworte stehen Ihnen fürallgemeine Informationen über Ihre Datensätze auch Code-Felder zur Verfügung. ProCode-Feld können Sie bis zu 160 einzelne Code-Attribute vergeben. Nach diesen Code-Attributen können dann Extrakte (Selektionsgruppen) gebildet werden. Damitempfehlen sich Codefelder vor allem dann, wenn Ihre Datensätze nach vielen verschiedenenKategorien oder Attributen unterteilt werden sollen.Voraussetzung für die Vergabe von Code-Attributen ist, dass in der betreffendenDatenbank Code-Felder enthalten sind (siehe Kapitel "Felder anlegen und löschen), dasbetreffende Code-Feld in der Eingabemaske dargestellt wird und dass für dieses Code-Feld Code-Attribute definiert sind (siehe Kapitel "Code-Attribute definieren"). Die Code-Attribute werden in der Eingabemaske in Listenfeldern dargestellt.Code-Attribute für einzelne Datensätze vergeben:Klicken Sie mit der Maus in das betreffende Code-Feld. Es werden alle (definierten)Code-Attribute dargestellt. Für diesen Datensatz aktive Codes erscheinen hervorgehoben.Klicken Sie mit der Maus auf die Codes, die Sie aktivieren oder deaktivieren wollen.Alle vorgenommenen Änderungen bleiben erhalten, wenn Sie den Befehl Bearbeiten> Speichern aufrufen.46

Speichern von DatensätzenCode-Attribute für Selektionsgruppen vergeben:Um Code-Attribute für ganze Selektionsgruppen (Extrakte) auf einmal zu vergeben oderzu ändern, benutzen Sie die Funktion Organisation > Ergänzen > Feldinhalte undwählen das betreffende Code-Feld. (Siehe Kapitel "Ergänzen von Feldinhalten(Wechseln)").Nach Code-Attributen auswerten:Um nach den vergebenen Code-Attributen auszuwerten und Selektionsgruppen zu erstellen,benutzen Sie die Funktion Organisation > Extrakt > Code (siehe Kapitel "Extraktnach Codes") oder Organisation > Extrakt > Allgemein (siehe Kapitel "AllgemeinerExtrakt").4.3 Speichern von DatensätzenÜber den Befehl Bearbeiten > Datensatz speichern können Sie den aktuellen Datensatzvon jedem beliebigen Datenfeld aus speichern und den Änderungsmodus verlassen.Der Datensatz wird physikalisch auf das Speichermedium geschrieben. Die Datenbankist damit immer auf dem aktuellen Stand, so dass die Datenbank selbst nicht extragespeichert werden muss.Wollen Sie die Änderungen an einem Datensatz ohne Speichern abbrechen, so blätternSie einen Datensatz weiter. Daraufhin werden Sie gefragt, ob Sie die Änderungen in deraktuellen Karteikarte speichern möchten. Wählen Sie "Nein", wenn Sie die Änderungenwirklich verwerfen möchten.4.4 Kopieren von DatensätzenInnerhalb einer Datenbank kopierenDies erspart Ihnen Schreibarbeit, wenn Sie z.B. eine Firma mehrere Male mit verschiedenenAnsprechpartnern abspeichern möchten und erleichtert eine einheitlicheSchreibweise. Um einen Datensatz zu kopieren gehen Sie folgendermaßen vor:Wählen Sie den Befehl Bearbeiten > Datensatz Kopieren > Duplizieren.Es öffnet sich der Dialog für die Feldauswahl, markieren Sie die Felder, die in dieKopie übernommen werden sollen. Bestätigen Sie die Auswahl mit "OK".Sie befinden sich automatisch im kopierten Datensatz im Änderungsmodus undkönnen eventuelle Ergänzungen vornehmen.Beenden Sie die Bearbeitung des neuen Datensatzes mit "Speichern".47

Daten eingeben und bearbeitenZwischen Datenbanken kopierenDie hier verwendete Zwischenablage ist nicht identisch mit der Windows Zwischenablage,d.h. die Inhalte der Windows Zwischenablage haben keinen Einfluss auf die amwZwischenablage und umgekehrt. Um einen Datensatz in eine andere Datenbank zuübertragen, gehen Sie wie folgt vor:Wechseln Sie in der Quelldatenbank zu dem betreffenden Datensatz und wählenSie den Befehl Bearbeiten > Datensatz Kopieren > In Zwischenablage.Laden Sie mit Datei > Öffnen die gewünschte Zieldatenbank und fügen Sie denDatensatz aus der Zwischenablage mit über Bearbeiten > Datensatz Kopieren >Einfügen aus Zwischenablage in die Zieldatenbank ein.Beachten Sie dabei, dass beim Einfügen nur die Felder übernommen werden, die auchin der Zieldatenbank vorhanden sind, d.h. bei denen die Feldbezeichnungen und Typenübereinstimmen. Felder, die nur in der Quelldatenbank vorhanden sind, werden beimEinfügen ignoriert.Wenn Sie nicht einzelne Datensätze, sondern einen ganzen Extrakt in eine andere Datenbankübertragen möchten, verwenden Sie stattdessen die Funktion Organisation >Kopieren und dann Organisation > Zusammenführen.4.5 Abgleich mit ZwischenablageSie haben auch die Möglichkeit, einen bestehenden Datensatz mit Adressdatenabzugleichen, die Sie in die Zwischenablage kopiert haben.Voraussetzung: combit address pick-up muss für die entsprechende Datenbankkonfiguriert sein. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Datenübernahme übercombit address pick-up ".Ein Beispiel: Sie erhalten eine eMail mit Adressdaten eines Kunden, zu dem bereits einDatensatz existiert. In diesem Datensatz fehlen jedoch die Telefon- und Faxnummer,daher möchten Sie die vorhandenen Daten mit den Kontaktdaten aus der eMailabgleichen.Kopieren Sie aus der eMail den Bereich mit den Adressdaten in dieZwischenablage.Wählen Sie Bearbeiten > Datensatz abgleichen mit Zwischenablage. Daraufhinwerden alle Felder des Datensatzes, die bisher leer waren, mit den über combitaddress pick-up erkannten Feldern, beziehungsweise Daten, aufgefüllt.48

Löschen von Datensätzen4.6 Löschen von DatensätzenÜber den Menüpunkt Datei > Löschen können Sie einzelne Datensätze, einen Extraktoder eine gesamte Datenbank löschen. Dabei sind zwei Arten des Löschens möglich.Erinnern Sie sich, dass Sie Datenbanken betrachten können wie Tabellen. Die Zeilen einersolchen Tabelle stellen dabei die einzelnen Datensätze dar. Für eine Datenbank istes wichtig, dass keine Löcher in dieser Tabelle bestehen. Wenn ein Datensatzphysikalisch aus der Tabelle entfernt werden soll, müssen die darunterliegenden Zeilennach oben gerückt werden, um die Lücke zu schließen. Wegen dieser Reorganisationder gesamten Datenbank benötigt das physikalische Löschen in Datenbankenverhältnismäßig viel Zeit.Daher gibt es noch die Variante, dass ein Datensatz zunächst nicht physikalisch entfernt,sondern nur in der Tabelle mit einer Markierung "gelöscht" versehen wird. Die betreffendenDatensätze werden dann zwar noch in der Datenbank mitgeführt, jedochnicht mehr angezeigt und auch beim Drucken oder Kopieren nicht mehr berücksichtigt.Hinweis: Lediglich in der Statuszeile werden die als gelöscht markierten Datensatznoch mitgezählt, weil sie ja physikalisch in der Datenbank noch vorhanden sind.Diese Methode hat den Vorteil höherer Geschwindigkeit, die als gelöscht markiertenDatensätze verbrauchen jedoch weiterhin Speicherplatz. Als gelöscht markierte Datensätzekönnen dann zu gegebener Zeit physikalisch aus der Datenbank entfernt werden.Bis dahin lässt sich das Löschen jedoch auch wieder rückgängig machen.Hinweis: Eine gelöschte Datenbank oder physikalisch entfernte Datensätze könnennicht wiederhergestellt werden. Mit dieser Art des Löschens gehen alle Datenendgültig verloren.Sie nutzen die Löschfunktion dann am effektivsten, wenn Sie Ihre Datensätze stets alsgelöscht markieren und von Zeit zu Zeit gelöschte Datensätze über "Löschenfinalisieren" auch physikalisch löschen und die Datenbank damit zu reorganisieren. Imfolgenden werden die einzelnen Löschoptionen beschrieben.Einzelne Datensätze löschenWählen Sie Bearbeiten > Datensatz löschen. Nach einer Sicherheitsabfrage wird deraktuelle Datensatz gelöscht. Dies ist die schnellste Methode, einzelne Datensätze zulöschen.Mehrere einzelne Datensätze auf einmal löschenWählen Sie über Datei > Löschen > Einzelne Datensätze löschen. In einer tabellarischenÜbersicht werden alle Datensätze aufgelistet.49

Daten eingeben und bearbeiten▪▪▪▪▪50Um Datensätze zum Löschen zu markieren, doppelklicken Sie auf die zu löschendenDatensätze mit der linken Maustaste. Markierte Datensätze erscheinen hervorgehobenund haben einen Marker (==>) an der linken Seite. Durch einen erneutenDoppelklick wird ein markierter Datensatz wieder entmarkiert.Über die Schaltfläche "Suche" (Normalsuche) und "Schnell" (Schnellsuche) könnenSie dabei jeweils leicht zu den gewünschten Datensätzen finden.Über die Schaltfläche "Weiter" können Sie eine laufende Suche fortsetzen, umweitere Treffer zu finden.Alternativ können Sie auch den Suchbegriff über die Tastatur eintippen. Der Dialogfür die Schnellsuche öffnet sich dabei automatisch.Nachdem Sie die zu löschenden Datensätze ausgewählt haben, betätigen Sie dieSchaltfläche "Löschen".Gesamten Extrakt löschenÜber den Befehl Datei > Löschen > Gesamten Extrakt löschen können Sie Datensätzelöschen, die zuvor über den Menüpunkt Organisation > Extrakt bzw. die Schaltfläche"Extrakt" ausgewählt wurden. Gelöscht wird dabei der gesamte aktuelle Extrakt.Gelöschte Datensätze wiederherstellenÜber den Menüpunkt Datei > Löschen > Gelöschte Datensätze wiederherstellenkönnen Sie das Löschen der als gelöscht markierten Datensätzen rückgängig machen.D.h. Sie können alle als gelöscht markierten Datensätze wiederherstellen.Die als gelöscht markierten Datensätze werden in einer tabellarischen Übersicht analogzur Übersichtsdarstellung angezeigt. In dieser Übersicht können Sie die wiederherzustellendenDatensätze auswählen.Löschen finalisierenBei der Wahl dieses Befehls werden alle Datensätze endgültig gelöscht, die zuvor zumLöschen markiert wurden. Diese Datensätze sind nicht wiederherstellbar!Alle Datensätze endgültig löschenLaden Sie dazu zuerst eine andere Datenbank. Über den Befehl Datei > Löschen > AlleDatensätze löschen wählen Sie die Datenbank aus, deren Datensätze gelöscht werdensollen. Es erscheint dann eine Sicherheitsmeldung, in der Sie aufgefordert werden, dasLöschen der Datensätze durch Eingabe des Datenbanknamens zu bestätigen. DieseDatensätze sind nicht wiederherstellbar!4.7 Datenübernahme über combit address pick-upMit Hilfe dieser Funktion können Sie eine Adresse direkt aus Ihrer Zwischenablageübernehmen und die Daten in die zugehörigen Felder eines neuen Datensatzes

Datenübernahme über combit address pick-upschreiben lassen. So können Sie beliebige Adressen, zum Beispiel aus dem Internet,einer eMail oder Textdatei (z.B. von Ihrem Scanner erzeugt), problemlos in einen neuenDatensatz übernehmen. Der combit address pick-up erkennt die einzelnen Adressteileund ordnet sie richtig ein.Adressen übernehmenHaben Sie beispielsweise eine eMail mit einer Adresse, die Sie übernehmen möchten,gehen Sie folgendermaßen vor: Kopieren Sie den Adressblock in die Zwischenablage. Sofern Sie dieClipboardüberwachung aktiviert haben, meldet sich combit address pick-up nunmit einer Sprechblase "Mögliche Adresse gefunden".Betätigen Sie nun den vorab defininierten Hotkey oder wählen Sie per Rechtsklickauf das zugehörige Icon in der Windows-Taskleiste aus dem Kontextmenü denEintrag "In den address manager übernehmen".Tipp: Wenn Sie eine Adresse aus dem Microsoft Internet Explorer übernehmenmöchten, erspart Ihnen combit address pick-up den Schritt über dieZwischenablage. Sie müssen nur im Internet Explorer die Adressdaten markierenund über die rechte Maustaste das Kontextmenü öffnen. Hier müssen Sie nurnoch „address pick-up : Übernehmen in combit address manager" klicken undgelangen direkt zur Nachbearbeitung für die Übernahme.Im folgenden Dialog "Nachbearbeitung" können Sie bei Bedarf noch dieÜbernahme nachbearbeiten. Per Drag&Drop können Sie mit der Maus Teile desOriginaltextes in die Felder übernehmen.51

Daten eingeben und bearbeitenNach Klick auf "Übernehmen" wird nun automatisch ein neuer Datensatz angelegt.Die unterschiedlichen Daten werden aufgrund der Zuordnung bereits in dierichtigen Felder übernommen.Konfiguration von combit address pick-upDer combit address pick-up wird automatisch mit Windows gestartet, sofern dieOption bei der Installation aktiviert wurde. Durch erneutes Ausführen der Arbeitsplatz-Installation (WS_GEN.EXE) und aktivieren der entsprechenden Option kann der combitaddress pick-up auch nachträglich der Autostart Gruppe von Windows hinzugefügtwerden. Alternativ starten Sie den combit address pick-up im address managerProgrammmenü.Klicken Sie im Statusbereich der Windows-Taskleiste mit der rechten Maustasteauf das zugehörige Icon und wählen Sie "Konfigurieren".Über die Schaltfläche "Neu" können Sie ein neues Übernahmeziel anlegen.Dabei geben Sie zuerst das Zielprogramm an, in diesem Fall den address manager.52

Datenübernahme über combit address pick-upÜber die Schaltfläche "Eigenschaften" können Sie bestehende Einträge ändern.53

Daten eingeben und bearbeitenIm folgenden Dialog geben Sie Benutzername, die gewünschte address managerDatenbank sowie eventuelle Passwörter an. Anschließend nehmen Sie dieZuordnung der Felder vor.Über diese Schaltfläche können Sie die Felder auch automatisch zuordnenlassen.Sofern Sie "eMail suchen in..." markieren, und die eMail-Sortierkriterien auswählen,wird in der Zieldatenbank automatisch die Suche nach der vorhandenen eMail-Adresse veranlasst. Sollte diese gefunden werden, wird kein neuer Datensatzangelegt, sondern der vorhandene mit den eventuell neuen Daten ergänzt.Zurück im Konfigurationsdialog, können Sie die Liste der Übernahme-Datenbanken aufdie gleiche Art und Weise beliebig erweitern.Um einen Hotkey für ein Übernahmeziel zu definieren, klicken Sie in derentsprechenden Zeile in die Spalte "Hotkey" und betätigen die gewünschteTastenkombination. Auf der Registerkarte "Optionen" legen Sie das gewünschteTelefonnummernformat fest. Zudem können Sie bestimmen, ob combit addresspick-up in die Autostartgruppe und in das Startmenü eingetragen werden soll.Sofern Sie die Option "Clipboardüberwachung" markieren, meldet sich combitaddress pick-up später automatisch mit einer Sprechblase, sobald in derZwischenablage ein Text als Adresse erkannt wird.4.8 Auf einen Datensatz verweisenWenn Sie im Netz mit dem address manager arbeiten, können Sie Ihren Kollegen pereMail einen Verweis auf einen Datensatz schicken. Ihre Kollegen können dann perMausklick die betreffende Datenbank laden und landen automatisch bei diesem Datensatz.Das ist deutlich praktischer, als dem Kollegen zu sagen "Der Herr Maier von Hinz &Truberg hat für Sie angerufen, Sie finden ihn in der Datenbank "Lieferanten" wenn Sieim Feld Suchkürzel "Hinz+Truberg" eingeben...".Adressverweis sendenUm einem Kollegen einen Verweis auf den aktuellen Datensatz zu schicken,wählen Sie den Befehl Datei > Adressverweis > Senden an.Der address manager startet automatisch das Standard Email Programm und trägteinen entsprechenden Betreff (den Sie per Formel konfigurieren können) und dasVerweis-Icon ein. Sie brauchen also nur noch den Empfänger anzugeben.54

QuerverweisDer Empfänger kann durch einen Doppelklick auf den angefügten Verweis(amw_ref.amw) direkt zum Datensatz springen.Wenn Sie diesen Doppelklick das erste Mal ausführen, werden Sie u.U. in einemHinweisdialog aufgefordert dieses Element zu Speichern oder zu Öffnen. WählenSie hier "Öffnen" und entfernen Sie den Haken bei "Vor dem Öffnen diesesDateityps immer bestätigen".Bitte beachten Sie: Damit Ihr Kollege den Datensatz automatisch laden kann, musser über dasselbe Laufwerk und denselben Pfad wie Sie auf die Datenbank zugreifenkönnen. Falls während des Aktivierens eines Verweises ein Extrakt aktiv ist, ist esmöglich, dass ein Datensatz nicht gefunden werden kann.Adressverweis speichernFalls Sie für sich selbst einen Adressverweis hinterlegen möchten, haben Sieaußerdem die Möglichkeit, einen Verweis abzuspeichern:Wählen Sie den Befehl Datei > Adressverweis > Speichern als.Geben Sie nun den Zielordner an, in dem der Adressverweis gespeichert werdensoll. Zum Beispiel können Sie sich einen speziellen Ordner anlegen, in dem Sie nurAdressverweise ablegen. Später genügt ein Doppelklick, um vom Verweis direkt zudem Datensatz zu springen.Außerdem haben Sie die Möglichkeit, einen Adressverweis auf Ihrem Desktop abzulegen.Mit der Schaltfläche können Sie per Drag & Drop einen Verweis aufIhrem Desktop hinterlegen und von dort jederzeit den dazugehörigen Datensatzaufrufen.Adressverweise konfigurierenRufen Sie den Dialog Konfiguration > Allgemein > Adressverweise auf.Hier können Sie die Regeln für Dateinamen festlegen, desweiteren den Kommentarbeim Senden eines Verweises oder Abspeichern eines Verweises in die Zwischenablage.Zum Beispiel können Sie hier bestimmen, dass als Kommentar bei jedem Verweisfolgendes hinzugefügt wird: "Verweis auf: , ". Diese Einstellungenkönnen per Formel konfiguriert werden (weitere Informationen zu Formeln finden Sie inder List & Label Designer Dokumentation).4.9 QuerverweisAußer den Nebenadressen haben Sie noch eine weitere Möglichkeit, Adressenmiteinander zu verknüpfen, und zwar durch einen Querverweis. Auf diese Art können55

Daten eingeben und bearbeitenSie Adressen mit Adressen der gleichen Datenbank oder auch Adressen mitDatensätzen (z.B. Projekten) einer anderen Datenbank verbinden.Dadurch können Sie direkt von einer Adresse zur anderen (auch datenbankübergreifend)springen. Hierbei handelt es sich zwar nicht um eine "echte" relationale 1:n Beziehung,aber für viele Fälle wird diese Art der Verknüpfung völlig ausreichend sein.Um Querverweise in einer Datenbank zu hinterlegen, muss ein Feld vom TypVERWEIS-CONTAINER vorhanden sein.Querverweis anlegenUm einen Querverweis anzulegen, haben Sie zwei Möglichkeiten:Über die Menüleiste- bzw. das KontextmenüBewegen Sie sich zu dem Datensatz, auf den Sie verweisen möchten, und wählen Sieaus dem Hauptmenü Datei > Adressverweis > In Zwischenablage.Nun gehen Sie zu dem Datensatz, bei dem der Verweis hinterlegt werden soll. WählenSie aus dem Hauptmenü den Befehl Datei > Adressverweis > Einfügen ausZwischenablage bzw. aus dem Kontextmenü den Befehl Verweis aus Zwischenablageeinfügen oder Verweis aus Zwischenablage anhängen.Der Verweis wird nun in die von Ihnen angelegte Verweistabelle eingetragen. Bei demBefehl einfügen wird der Verweis über dem markierten Eintrag eingefügt, bei anhängenwird er an das Ende der Liste gesetzt.Per Drag & DropDiese Vorgehensweise bietet sich an, wenn Sie einen Querverweis zwischen zweigeöffneten Datenbanken vornehmen wollen. Auf die gleiche Art können Sie übrigensauch einen Verweis auf Ihrem Desktop ablegen.Bewegen Sie sich wieder zu dem Datensatz, auf den Sie verweisen möchten.Klicken Sie mit der Maus auf in der Symbolleiste, ziehen Sie das Fadenkreuz mitgehaltener Taste zur Adresse in der anderen Datenbank und lassen Sie dort einfach dieTaste los; damit wird in der Tabelle ein Verweis angehängt.56

FavoritenFür den Fall, dass Sie zwei Verweiscontainer angelegt haben, öffnet sich vor demAnhängen des Verweises ein Auswahldialog, mit dessen Hilfe Sie entscheidenkönnen, in welchen Container der Verweis denn nun abgelegt werden soll.Mit einem Doppelklick auf den Verweis bzw. dem Kontextmenü-Befehl Gehe zuDatensatz aus dem Kontextmenü gelangen Sie zum entsprechenden Datensatz. Sollteein Verweis nicht mehr benötigt werden, können Sie ihn über das Kontextmenülöschen.Hinweis: Beim Kopieren und wieder Zusammenführen von Extrakten, bei einemDatenbankabgleich bzw. bei einer Strukturänderung besteht unter Umständen dieMöglichkeit, dass die Zugehörigkeitsinformation für die Querverweise verloren geht.Der Grund dafür ist, dass RECORDID und GROUPID neu gesetzt werden.Verweissprung durchführenPer Doppelklick auf einen Eintrag im Verweiscontainer wird zu diesem Datensatz gewechselt.Sind zwei Instanzen des Programms geöffnet, so erfolgt der Sprung in derjeweils anderen Instanz. Dadurch kann über den Verweiscontainer auch sehr leicht zwischenunterschiedlichen Datenbanken navigiert werden: Es gibt bspw. eine Datenbankmit Händlern, von denen aus per Verweiscontainer auf die jeweils betreuten Kunden ineiner anderen Datenbank verwiesen wird. So wird mit zwei Programmfenstern perDoppelklick auf die Verweise in der Händler-Datenbank dann im anderen Programmfensterzum jeweiligen Kunden gesprungen. Ein neues Programmfenster kannentweder über Datei > Neues Fenster oder durch Gedrückthalten der Umschalt-Tastebeim Doppelklick auf einen Verweiseintrag generiert werden, wobei zu beachten ist,dass jede zusätzliche Instanz zusätzliche Systemressourcen benötigt und dadurch dieArbeit mit dem System verlangsamen kann.Wenn ein Sprung über einen Adressverweis durchgeführt wird, dann wird der aktuelleDatensatz automatisch in die Suchtrefferliste (Verlauf) eingetragen, um einen schnellenRücksprung zu ermöglichen.4.10 FavoritenMit Hilfe des Menüpunkts Extras > Favoriten haben Sie die Möglichkeit, zu denDatensätzen, die Sie häufig bearbeiten, schnelle Verknüpfungen anzulegen.Damit ersparen Sie sich jeweils die Suche und können direkt zu diesen Datensätzenspringen, die sich auch in unterschiedlichen Datenbanken befinden können. Die Favoritenwerden dabei benutzerspezifisch und datenbankübergreifend gespeichert.57

Daten eingeben und bearbeitenFavoriten festlegenUm einen Favoriten festzulegen, wählen Sie Extras > Favoriten > AufnehmenEs öffnet sich die Liste mit den bestehenden Favoriten. Betätigen Sie dieSchaltfläche "Aufnehmen", damit ist die Verknüpfung zu diesem Datensatzgespeichert.Den Namen für diese Verknüpfung definieren Sie über Konfiguration > Allgemein> Adressverweis im Feld "Regel für Beschreibung".Den internen (nicht sichtbaren) Dateinamen für diese Verknüpfung definieren Sieüber Konfiguration > Allgemein > Adressverweis im Feld "Regel für Dateinamen".Wählen Sie hier unbedingt die "Voreinstellung lang", wenn Sie mehrere Favoritenmit gleichem Firmennamen abspeichern möchten, denn bei der voreingestellten"Voreinstellung kurz" wird der Name nach 4 Stellen abgeschnitten und das Anlegenmehrerer Favoriten mit identischem internen Namen ist natürlich nicht möglich.Einen Favoriten ansteuernWählen Sie Extras > Favoriten > Anzeigen & Verwalten um die Liste derbestehenden Favoriten zu öffnen.Markieren Sie den Datensatz, zu dem Sie gehen möchten und klicken Sie auf dieSchaltfläche "Gehe zu" oder Doppelklicken Sie auf den entsprechenden Datensatz.Sie springen nun direkt zu dieser Adresse.Über die Schaltfläche "Ordner" können Sie Ordner anlegen, um die Favoriten inverschiedene Kategorien einzuteilen. Per Drag & Drop können Sie die Datensätze inder Liste verschieben.58

Datensätze zusammenführen4.11 Datensätze zusammenführenÜber die Funktion Bearbeiten > Datensätze zusammenführen können zwei Datensätzezu einem Datensatz zusammengeführt werden. Der aktuelle Datensatz ist dabei derPrimär-Datensatz, in diesen wird das Ergebnis gespeichert. Der Sekundär-Datensatzkann anschließend automatisch gelöscht werden.Datensätze zusammenführenWählen Sie Bearbeiten > Datensätze zusammenführen und wählen Sie denDatensatz aus, der mit dem aktuellen Datensatz zusammengeführt werden soll.Im Dialog "Datensätze zusammenführen" werden nun die Feldinhalte von Primär-Datensatz und Sekundär-Datensatz angezeigt. In der letzten Spalte werden dieFeldinhalte des Ergebnis-Datensatzes angezeigt. Standardmäßig werden dieFeldinhalte des Primär-Datensatzes in das Ergebnis übernommen.Über die Schaltfläche "Vertausche Primär-Datensatz mit Sekundär-Datensatz"können die Datensätze getauscht werden. Alle bisherigen Änderungen gehendamit verloren und die Regeln der Zusammenführungsoptionen werden erneutausgeführt.Über die Filter-Schaltfläche können Sie diejenigen Felder ausblenden, bei denendie Feldinhalte von Primär-Datensatz und Sekundär-Datensatz identisch sind.59

Daten eingeben und bearbeitenGesamten Inhalt übernehmenÜber die Schaltfläche "Verwende den gesamten Primär-Datensatz als Ergebnis"bzw. "Verwende den gesamten Sekundär-Datensatz als Ergebnis" kann dergesamte Inhalt eines Datensatzes direkt in das Ergebnis übernommen werden.Einzelne Feldinhalte übernehmenBei unterschiedlichen Feldinhalten (Konflikten) entscheiden Sie, welcher Feldinhalt inden Ergebnis-Datensatz übernommen wird. Felder für die keine Schreibrechtevorhanden sind, werden grau markiert.Um einen einzelnen Feldinhalt des Primär-Datensatzes in den Ergebnis-Datensatzzu übernehmen, doppelklicken Sie auf den entsprechenden Konflikt der Primär-Spalte oder klicken auf die Schaltfläche "Verwende das Feld vom Primär-Datensatzals Ergebnis".Um einen einzelnen Feldinhalt des Sekundär-Datensatzes in den Ergebnis-Datensatz zu übernehmen, doppelklicken Sie auf den entsprechenden Konflikt derSekundär-Spalte oder klicken auf die Schaltfläche "Verwende das Feld vomSekundär-Datensatz als Ergebnis"Wenn einzelne Feldinhalte in den Ergebnis-Datensatz übernommen werden, wirddie Herkunft farblich markiert:▪Blau: Feldinhalt von Primär-Datensatz▪Grün: Feldinhalt von Sekundär-Datensatz60Bei Feldern vom Typ Bemerkung, Code, Kontakt-Container, Dokumenten-Containerund Verweis-Container öffnen Sie über Doppelklick auf das Feld einen speziellenÜbernahmedialog. In diesem Dialog können Sie das Ergebnisfeld direkt bearbeiten.Zusammenführung startenÜber die Schaltfläche "OK" starten Sie die Zusammenführung der Datensätze. DerVorgang wird entsprechend den konfigurierten Zusammenführungsoptionendurchgeführt.Bitte beachten Sie, dass die Zusammenführung der Datensätze nicht rückgängiggemacht werden kann und die Datensätze bei einem Fehler auch nichtwiederhergestellt werden können. Sofern es zu einem Fehler kommt, können Sie imAnschluss über ein Dialogfenster eine Protokolldatei anzeigen lassen. DieseProtokolldatei enthält Angaben zu den betroffenen Datensätzen, bei denen es zu einemFehler kam. Diese Datensätze können dann manuell nachbearbeitet werden.ZusammenführungsoptionenÜber die Schaltfläche "Einstellungen" im Dialog "Datensätze zusammenführen" könnenSie die Zusammenführungsoptionen definieren.

Datensätze zusammenführenRegelnDefinieren Sie die Regeln für Bemerkungsfelder, Codefelder und sonstige Felder.Bemerkungsfelder▪▪▪▪Sekundär-Datensatz verwerfen: Nur der Feldinhalt vom Primär-Datensatz wird indas Ergebnis übernommen.An Feldinhalt anhängen: Der Bemerkungsfeld-Inhalt des Sekundär-Datensatzeswird an den Bemerkungsfeld-Inhalt des Primär-Datensatzes angehängt.Zusätzlich kann über die Option "Ab dem ersten Unterschied anhängen" erreichtwerden, dass ein evtl. vorhandener identischer Anfangsteil nicht doppeltvorkommt. Beim Zusammenführen werden die beiden Inhalte verglichen und abdem ersten gefundenen Unterschied wird der Inhalt des Sekundär-Datensatzes anden des Primär-Datensatzes angehängt.Feldinhalt ersetzen: Nur der Feldinhalt vom Sekundär-Datensatz wird in dasErgebnis übernommen.61

Daten eingeben und bearbeitenCodefelder▪▪▪Sekundär-Datensatz verwerfen: Nur der Feldinhalt vom Primär-Datensatz wird indas Ergebnis übernommen.Alle gesetzten Einträge von Primär- und Sekundär-Datensatz zusammenführen: Allegesetzten Code-Einträge der beiden Code-Felder werden in das Ergebnisübernommen.Nur gemeinsam gesetzte Einträge zusammenführen: Nur Code-Einträge die inbeiden Code-Feldern gesetzt sind, werden in das Ergebnis übernommen.Sonstige Felder▪▪Standardmäßig werden die Feldinhalte des Primär-Datensatzes in das Ergebnisübernommen. Über die Option "Leere Primär-Datensatzfelder mit Sekundär-Datensatz füllen" werden bei leeren Feldern des Primär-Datensatzes die Feldinhaltedes Sekundär-Datensatzes in das Ergebnis übernommen.Für alle Feldtypen steht die Option "Unterschiedliche Feldinhalte als Konfliktdarstellen" zur Verfügung. Über diese Option wird bei unterschiedlichenFeldinhalten (Konflikten) die Zeile rot markiert. Diese Markierung wird entfernt,wenn ein Feldinhalt explizit in den Ergebnis-Datensatz übernommen wird.LöschenDefinieren Sie, ob der Sekundär-Datensatz nach dem Zusammenführen gelöschtwerden soll. Alternativ kann der Sekundär-Datensatz als gelöscht markiert werden,indem in ein bestimmtes Feld ein definierter Eintrag vorgenommen wird. Dies bietetsich z.B. an, wenn der Benutzer keine Datensatz-Löschrechte besitzt. Dieser Eintragwird im Sekundär-Datensatz erst nach einer expliziten Aktualisierung sichtbar.ErweitertDefinieren Sie, ob nach dem Zusammenführen ein Protokolleintrag im Primär-Datensatzvorgenommen werden soll. Geben Sie dafür Feldname und Protokolleintrag an. SofernSie den Protokolleintrag in ein Bemerkungsfeld vornehmen, aktivieren Sie die Option"An Feldinhalt anhängen" um den bestehenden Feldinhalt mit dem Protokolleintrag zuergänzen.4.12 Datensatz-HistoryMit dieser Funktion erhalten Sie alle Aktionen, die einen Datensatz betreffen,übersichtlich in einem Fenster gelistet. So sehen Sie auf einen Blick, welcher IhrerKollegen wann auf diesem Datensatz war und welche Aktionen durchgeführt wurden.Wie etwa, ob ein Kollege einen Anruf durchgeführt oder eine eMail geschickt und denDatensatz anschließend gespeichert hat.62

Online-Dublettencheck einstellenVoraussetzung hierfür ist, dass die Statistikfunktion unter Systemverwalter >Statistik aktiviert wurde. Nur die dort ausgewählten Aktionen werden später in derDatensatz-History angezeigt und entsprechend auch nur der Zeitraum, in dem dieStatistik läuft. Wird die zugehörige Protokolldatei aus dem Unterverzeichnis "ustat"entfernt, steht die History nicht mehr zur Verfügung. Mehr Informationen zurStatistikfunktion finden Sie im Kapitel "Benutzer- und Rechteverwaltung".Um in die Datensatz-History eines bestimmten Datensatzes zu gelangen, gehen Siezuerst zu dem gewünschten Datensatz und wählen dann Extras > Datensatz-History.4.13 Online-Dublettencheck einstellenLassen Sie bereits bei der Dateneingabe prüfen, ob der betreffende Datensatz in derDatenbank schon vorhanden ist. Auf diese Weise lassen sich die lästigen doppeltenEinträge gezielt vermeiden.Damit doppelte Einträge als solche erkannt werden, müssen Sie angeben, woran sie zuerkennen sind.Über Konfiguration > Online Dublettencheck wählen Sie die Felder aus, anhandderer Dubletten erkannt werden sollen. Halten Sie sich dabei an den Grundsatz:"Sowenig wie möglich, so viele wie nötig". Weitere Informationen zurKonfigurierung der Dublettenkontrolle finden Sie unter "Doppelte Einträge".Tipp: Gestalten Sie die Eingabemaske und Darstellungsreihenfolge so, dass diePrüf-Felder gleich am Anfang der Maske stehen und bei der Eingabe zuerst diePrüf-Felder angesprungen werden.Über die Option "Online Dublettencheck für diese Datenbank aktivieren" bewirkenSie, dass bereits bei der Neueingabe von Daten geprüft wird, ob der betreffendeDatensatz bereits in der Datenbank vorhanden ist (also nicht beim Ändern einesBestehenden). Da die automatische Dublettenprüfung bei der Eingabe natürlichetwas Zeit benötigt, sollten Sie diese Option nur für solche Datenbankenaktivieren, bei denen tatsächlich häufig doppelte Eingaben vorkommen. Geprüftwird nach jedem Verlassen eines Feldes.Die Option "Bei Onlinecheck leere Datensätze ignorieren" bewirkt, dass bei derOnlineprüfung leere Datensätze nicht beachtet werden.Wird ein bereits vorhandener Eintrag in der Datenbank gefunden, erhalten Sie eineentsprechende Meldung. Sie haben dann die Möglichkeit, entweder zu dem schonvorhandenen Datensatz zu wechseln oder mit der Eingabe fortzufahren.63

Nebenadressen5. NebenadressenDer address manager ermöglicht das Verknüpfen von Datensätzen, das heißt, Siekönnen differenzieren zwischen Haupt- und Nebenadressen. Wenn Sie mehrereDatensätze einer Firma in Ihrer Datenbank haben und sich schnell zwischen diesenbewegen möchten, bietet sich eine solche Verknüpfung an.5.1 Arbeiten mit NebenadressenDie verknüpften Datensätze werden in einem Dialogfenster angezeigt. Dieser Dialog istnicht modal, d.h. Sie können diesen Dialog "stehen" lassen. Der Inhalt des Dialogesaktualisiert sich bei Datensatzwechseln. Aus diesem Grunde sollten Sie den Dialogschließen, bevor Sie eine globale Operation an der Datenbank vornehmen. In derÜbersicht wird der Dialog automatisch geschlossen.Diesen Dialog öffnen Sie über Suchen > Nebenadressen zeigen oder über eineSchaltfläche in der Eingabemaske. In der mitgelieferten Datenbank crm.dbf finden Siebei Haupt- und Nebenadressen z.B. die Schaltfläche "Weitere Asp...". DieseSchaltfläche ist nur bei Haupt- und Nebenadressen sichtbar.Es öffnet sich eine Liste mit den Datensätzen, die dem aktuellen Datensatz zugeordnetsind. Dies ist unabhängig davon, ob der aktuelle Datensatz ein Haupt- oder einNebendatensatz ist. Welche Felder in diesem Dialog angezeigt werden, bestimmen Sieüber Konfiguration > Nebenadressen > Ansicht.Doppelklicken Sie den gewünschten Datensatz oder klicken Sie auf dieSchaltfläche "Gehe zu" um zu diesem Datensatz zu wechseln. Die - Übersichtslistebleibt dabei geöffnet.64

Zuweisen einer Nebenadresse5.2 Zuweisen einer NebenadresseNebenadresse neu anlegenSie können sich beim Anlegen einer Nebenadresse Arbeit ersparen, indem Sie dieübereinstimmenden Daten aus dem Hauptdatensatz übernehmen:Gehen Sie zur Hauptadresse, zu der Sie eine neue Nebenadresse anlegenmöchten.Wählen Sie Bearbeiten > Nebenadresse neu.Im Fenster "Feldauswahl" können Sie bestimmen, welche Felder der Hauptadressein die Nebenadresse kopiert werden sollen. Nach dem Bestätigen mit OK wird dieneue Adresse erstellt und mit dem Hauptdatensatz verknüpft.Vorhandenen Datensatz als Nebenadresse zuweisenSofern die Adressen, die Sie als Haupt- bzw. Nebenadresse bestimmen möchten,schon in der Datenbank vorhanden sind, gehen Sie folgendermaßen vor:Gehen Sie zu dem Datensatz, der die Hauptadresse ist bzw. werden soll.Wählen Sie Bearbeiten > Nebenadresse zuordnen.Bewegen Sie sich nun durch die Datenbank zu dem Datensatz, der zur Nebenadressebestimmt werden soll und bestätigen Sie dann die Zuordnung.Aufheben einer VerknüpfungSollte eine Verknüpfung zwischen zwei Adressen nicht mehr notwendig sein, bewegenSie sich zu der Nebenadresse, die Sie lösen möchten.Wählen Sie Bearbeiten > Nebenadresse lösen, der Nebenadressen-Status wirddann entfernt.65

Nebenadressen5.3 Nebenadressen-KonfigurationSortierkriterium "Nebenadressen"Voraussetzung ist ein Sortierkriterium vom Typ "Nebenadressen". Sofern noch nichtvorhanden, legen Sie dieses über Organisation > Sortierung neu an. Dabei ist es nurnotwendig, die Option "Nebenadressen" zu aktivieren und eine Bezeichnungeinzugeben (z.B. "Nebenadressen". Eine Feldauswahl ist nicht möglich. WeitereInformationen zum Anlegen von Sortierkriterien finden Sie unter "Neue Sortierung /Index anlegen".Nebenadressen AnzeigeUnter Konfiguration > Nebenadressen > Ansicht bestimmen Sie Felder, die in dernicht modalen Nebenadressen Anzeige dargestellt werden.Automatisches "Vererben" von ÄnderungenDie Nebenadressen-Konfiguration ermöglicht, bei manuellen Änderungen in derHauptadresse (z.B. bei einer Adressänderung), diese Änderungen für dieNebenadressen zu übernehmen.Welche Felder „vererbt" werden sollen, bestimmen Sie unter Konfiguration >Nebenadressen > Hierarchiefelder.66

Nebenadressen-KonfigurationWenn Sie jetzt in Zukunft eine Änderung an einem Hauptdatensatz vornehmen, werdenSie automatisch gefragt, ob die Änderung auch auf den Nebendatensatz übertragenwerden soll. Sie brauchen sich also nicht um die Aktualisierung der verknüpftenDatensätze zu kümmern.Hinweis: Beim Kopieren und wieder Zusammenführen von Extrakten bzw. bei einemDatenbankabgleich besteht unter Umständen die Möglichkeit, dass dieZugehörigkeitsinformationen für die Nebenadressen verloren gehen. Der Grunddafür ist, dass bei diesen Vorgängen RECORDID und GROUPID neu gesetzt werden.Um die Informationen beim Zusammenführen in eine neue, leere Datenbank zuerhalten, brauchen Sie nur die Felder RECORDID und GROUPID mit denkorrespondierenden Feldern aus der Datenquelle zu verknüpfen.67

Suchen von Datensätzen6. Suchen von DatensätzenHier ist zu unterscheiden zwischen der Suchfunktion, bei der die gefundenen Datensätzenacheinander angezeigt werden, und einem Filter / Extrakt, bei dem allepassenden Datensätze herausgesucht und das Ergebnis anschließend alsSelektionsgruppe oder eben als "Extrakt" präsentiert wird. Weitere Informationen zuFilter / Extrakt finden Sie unter "Filtern von Datensätzen".Die Suchfunktionen lassen sich alle über das Menü Suchen aufrufen. Zusätzlich könneneinige von Ihnen über Funktionstasten oder Kontextmenüs aufgerufen werden. Dabeistehen im wesentlichen zwei Varianten zur Verfügung, die Schnellsuche und dienormale Suche.6.1 SchnellsucheDie effektivste Möglichkeit, einzelne Datensätze herauszusuchen, ist die Schnellsuche.Sie nutzt die für eine Datenbank definierten Indizes (Sortierkriterien). Das hat denVorteil, dass diese Art der Suche extrem schnell ist (auch bei 100.000 Datensätzen undmehr liegt die Suchzeit unter 1 Sekunde!). Allerdings steht Ihnen die Schnellsuche nurfür diejenigen Felder zur Verfügung, für die ein Index existiert. Sie können sich bis zu 20solcher Indizes über beliebige Felder anlegen, so dass Sie für die wichtigstenSuchfelder stets einen Index zur Verfügung haben. Weitere Informationen zum Anlegenvon Suchindizes siehe Kapitel "Sortierungen".Das macht die Schnellsuche so schnell: Sie ist eine Anfangssuche - d.h. derSuchbegriff muss mit dem Anfang des gewählten Suchfeldes übereinstimmen. Siesuchen beispielsweise im Index "FIRMA" nach "combit". Die Schnellsuche vergleichtden ersten Buchstaben des Suchbegriffes "combit" mit dem ersten Buchstaben im FeldFIRMA. Wenn dort nicht ebenfalls ein "c" steht, wird gleich im nächsten Datensatz weitergesucht.So muss in den meisten Fällen nur ein Buchstabe verglichen werden undnicht der ganze Feldinhalt - das geht natürlich schneller.Wählen Sie Suchen > Schnellsuche (STRG + S).Wählen Sie den Suchindex: Einfach anklicken oder ALT + FELDNUMMERGeben Sie den Suchbegriff ein. Es ist ausreichend, gerade so viele Zeichen desSuchbegriffes einzugeben, dass er eindeutig ist, beispielsweise "combit" für"combit GmbH".Schnellsuche in der ListenansichtBesonders einfach sucht es sich in der tabellarischen Übersicht. Hier tippen Sie einfachnur den Suchbegriff ein. Das Schnellsuch-Fenster öffnet sich dabei automatisch.68

SchnellsucheWenn Sie zusätzlich noch die Sortierung auf den Index stellen, in dem Sie suchenwollen, finden Sie alle in Frage kommenden Datensätze übersichtlich untereinandergeordnet.Phonetische SchnellsucheEine phonetische Suche bedeutet, dass nach dem Klang eines Begriffes gesucht wird,und nicht nach der Schreibweise. Das ist hilfreich, wenn Sie einen Datensatz suchen,von dem Sie nur wissen, dass der Name "Meier" lautet, aber nicht, ob dieser Meier sichnun mit "ei", mit "ay" oder mit "ai" schreibt.Um eine Schnellsuche im phonetischen Modus durchführen zu können, definieren Sieeinen Suchindex (Sortierkriterium) mit der Suchoption "phonetisch". WeitereInformationen zum Anlegen von Indizes siehe Kapitel "Sortierungen".Hinweis: Bitte beachten Sie, dass bei der Wahl eines phonetischen Sortierkriteriumsin der Schnellsuche automatisch immer eine phonetische Suche für dieses Kriteriumdurchgeführt wird. Sie können eine phonetische Suche im Feld "Name" also nicht füreine "normale" Namenssuche verwenden. Wir empfehlen daher, in diesem Fall zweiSuchindizes anzulegen.Schnellsuche mit WildcardsUm mit der Schnellsuche auch Adressen zu finden, bei denen der Suchbegriff möglicherweisenicht mit dem Anfang des Suchfeldes übereinstimmt, dient die Option"Wildcard". Wildcards sind die Zeichen "*" und "?", die als Platzhalter für andere, unbekannteZeichen stehen können. Bei Verwendung von Wildcards wird aus derAnfangssuche also die - etwas langsamere - Enthalten-Suche.Die Wildcard "*" steht für ein beliebiges Wort oder eine beliebig lange Zeichenkette ineinem Wort, z.B. "*bit" steht für alle Zeichenketten, die "bit" enthalten, also z.B. "combitGmbH". Immer dann, wenn Sie bei einer Suche nicht sicher sind, was bei dergesuchten Adresse im Suchfeld steht, sollten Sie die Wildcard-Suche mit dem Stern "*"vor dem Suchbegriff verwenden.Die Wildcard "?" steht für ein beliebiges Zeichen in einem Wort, z.B. "c??bit" steht für:alle Wörter mit 6 Zeichen, die mit "c" beginnen und auf "bit" enden.Beispiel: Im Feld NAME steht "Peter Mustermann GmbH". Im Modus "Normal" müssenSie in diesem Feld nach "Peter" suchen, um die Adresse finden zu können. Wollen Sienach "Mustermann" suchen, müssen Sie den Modus "Wildcard" und den Suchbegriff"*MUSTERMANN" verwenden. Damit finden Sie die Adresse in jedem Fall, egal ob dieFirma "Peter Mustermann" oder "Mustermann" heißt.69

Suchen von DatensätzenIn mehreren Feldern gleichzeitig suchenMit der Schnellsuche können Sie auch in mehreren Feldern gleichzeitig suchen, z.B. inden Feldern FIRMA, NAME und VORNAME. Damit können Sie beispielsweise direktden Herrn Peter Schmidt bei combit heraussuchen, anstatt nur nach "Schmidt" zusuchen und solange weiterzublättern, bis Sie den richtigen gefunden haben.Dazu benötigen Sie einen Suchindex (Sortierkriterium) über die betreffenden Felder,den Sie über Organisation > Sortierung anlegen (Weitere Informationen zum Anlegenvon Indizes siehe Kapitel "Sortierungen"). Dabei sollten Sie jedoch nicht zu viele Felderaufnehmen, denn das Sortierkriterium darf nicht länger als 240 Zeichen werden.Die Anlage von 3 Feldern sollte genügen, also z.B. die Felder FIRMA, NAME undVORNAME. Geben Sie auch eine sinnvolle Beschreibung an, aus der später jederersehen kann, welche Felder in dem Ordungskriterium enthalten sind, z. B."Firma*Name*Vorname". In diesem Sortierkriterium (Index) stehen die Inhalte direkthintereinander weg, getrennt durch ein Sonderzeichen, d.h. Sie verwenden dieWildcard "*" um die Inhalte mehrerer Felder zu verbinden.Beispiel: Sie suchen Herrn Peter Schmidt bei combitSuchindex-Felder: FIRMA NAME VORNAMEInhalt der Felder: combit GmbH Schmidt PeterInhalt des Index: combit GmbH Schmidt PeterSuche nach:combit*Schmidt*Peteroder: com*Schmidt / combit*Peter / *schmidt*peter6.2 Normale SucheIm Gegensatz zur Schnellsuche benötigt die normale Suche keinen Index, sondernläuft direkt über die Felder der Datenbank. Die normale Suche ist damitlangsamer, bietet jedoch den Vorteil, dass Sie in jedem Feld der Datenbank suchenkönnen, auch wenn für dieses Feld kein Index existiert.Bei der Normalsuche handelt es sich im Gegensatz zur Schnellsuche um eine "Enthalten"-Suche,d.h., dass Sie nicht den kompletten Suchbegriff von Anfang an eingebenmüssen, sondern nur einige Zeichen, die im gesuchten Feld enthalten sein sollen.Beispiel: Sie suchen die Firma "combit", die im Feld FIRMA unter "combit", "Firmacombit" oder "combit Software" eingetragen sein könnte. Hier geben Sie in der Normal-70

Normale Suchesuche als Suchbegriff einfach "combit" ein. Groß- und Kleinschreibung spielen hierbeikeine Rolle. Der amw sucht dann nach allen Datensätzen, bei denen im Feld FIRMAirgendwo der Text "combit" vorkommt.Wählen Sie Suchen > Suchen oder klicken Sie mit der rechten Maustaste in dasFeld in dem Sie suchen wollen und wählen Sie Suchen aus dem Kontextmenü. Siegelangen in den Suchdialog.Wählen Sie in der Feldübersicht das Feld aus, in dem Sie suchen wollen. BeiAufruf über das Kontextmenü ist das aktuelle Feld bereits automatisch ausgewählt.In der Eingabezeile "Suchkriterien" geben Sie schließlich den gesuchten Begriff ein.Wählen Sie den gewünschten Suchmodus Normal, Wildcard oder Phonetisch undstarten Sie die Suche mit OK.Das gewählte Feld wird nun nach dem Suchbegriff durchsucht und Sie springenautomatisch zum ersten gefundenen Datensatz. Wird der Suchbegriff nichtgefunden, erhalten Sie eine entsprechende Meldung.Normalsuche mit WildcardsAuch in der Normalsuche stehen Ihnen Wildcards zur Verfügung, um Adressen zufinden, bei denen Sie z.B. nur bestimmte Teile des Suchbegriffs kennen. Wildcardssind die Zeichen "*" und "?", die als Platzhalter für andere, unbekannte Zeichen stehenkönnen.71

Suchen von DatensätzenDie Wildcard "*" steht für ein beliebiges Wort oder eine beliebig lange Zeichenkette ineinem Wort, z.B. "c*GmbH" steht für alle Zeichenketten, die "c" und anschließend"GmbH" enthalten, also z.B. "combit GmbH"Die Wildcard "?" steht für ein beliebiges Zeichen in einem Wort, z.B. "c??bit" steht für:alle Wörter mit 6 Zeichen, die mit "c" beginnen und auf "bit" enden.Phonetische NormalsucheEine phonetische Suche bedeutet, dass nach dem Klang eines Begriffes gesucht wird,und nicht nach der Schreibweise. Das ist hilfreich, wenn Sie einen Datensatz suchen,von dem Sie nur wissen, dass der Name "Meier" lautet, aber nicht, ob dieser Meier sichnun mit "ei", mit "ay" oder mit "ai" schreibt.Wählen Sie im Suchdialog das Feld, in dem gesucht werden soll, und aktivieren Sie dieOption "Phonetisch".6.3 WeitersuchenSollte bei einer Normalsuche oder Schnellsuche der erste gefundene Eintrag nochnicht der gesuchte Eintrag sein, so können Sie weitersuchen, ohne den Suchbegrifferneut eingeben zu müssen. Wählen Sie dazu den Befehl Suchen > Weitersuchen oderden Kontextmenübefehl Weitersuchen. Über die Tastatur rufen Sie diese Funktion mitSTRG+W auf.6.4 Optionen für die SucheSuchart speichernStandardmäßig ist im Suchdialog die Suchart immer auf "Normal" voreingestellt. Esbesteht jedoch die Möglichkeit, die Suchart beim Verlassen des Dialogs zu speichern,sodass diese bei der nächsten Suche automatisch voreingestellt ist. Wählen Sie dazuKonfiguration > Allgemein und aktivieren Sie auf der Registerkarte "Suche/ Extrakt" dieOption "Suchart merken".Such-Dialoge für Maus optimiertSie haben die Möglichkeit, den Suchdialog für die Bedienung mit der Maus zuoptimieren. Damit springt die Einfügemarke nach dem Anklicken des Suchfeldesautomatisch in das Eingabefeld für den Suchbegriff, so dass Sie diesen direkt eingebenkönnen. Wählen Sie dazu Konfiguration > Allgemein und aktivieren Sie auf derRegisterkarte "Suche/ Extrakt" die Option "Suchdialoge für Maus optimiert".72

Verlauf (Liste der Suchtreffer)Suche bei UmlautenBei der Suche ist für Umlaute die Groß-/Kleinschreibung wichtig, während sie fürnormale Buchstaben keine Rolle spielt. Hierfür kann jedoch auch eine andereEinstellung gewählt werden, damit die Groß-/Kleinschreibung von Umlauten bei derSuche keine Rolle mehr spielt. Hierzu müssen Einträge an der Datei "combit.ini" inIhrem Windowsverzeichnis geändert werden.Weiterführende Informationen und die genauen Einstellungen finden Sie in unsererKnowledgebase unter www.combit.net/de/support/kb im Artikel "Suche und Sortierungbei Umlauten" (KBAD000388).6.5 Verlauf (Liste der Suchtreffer)Der Verlauf der Suche wird über Suchen > Verlauf aufgerufen. Neben zweiDatenbankfeldern werden bei jedem Eintrag auch die zugehörige Datenbank und dieUhrzeit angezeigt, sowie der Grund für die Aufnahme in den Verlauf. Doppelklicken Sieauf den gewünschten Datensatz in der Trefferliste, um zu den entsprechendenKontaktdaten zu gelangen.Der Verlauf nimmt die letzten 50 bei einer Suche gefundenen Datensätzedatenbankübergreifend auf. Ebenso wird der aktuelle Datensatz aufgenommen, wenndurch die Anruferkennung bei einem eingehenden Telefonanruf der Datensatzverlassen wird, durch einen Adressverweis auf einen anderen Datensatz gesprungenoder durch Suche oder Schnellsuche ein Datensatz gesucht wird.Auch Datensätze, auf denen Sie länger stehen geblieben sind, werden nach einerbestimmten Verweildauer in die Liste eingetragen. So können Sie später ganz bequemzu einem der letzten 50 Einträge in dieser Liste zurückspringen.73

Suchen von DatensätzenAngezeigt werden im Verlauf jeweils zwei Felder der betreffenden Datensätze. DieseAnzeigefelder lassen sich über Konfiguration > Allgemein > Suche/Extrakt einstellen.Dort können Sie auch die Verweildauer einstellen, nach der ein Datensatz in den Verlaufaufgenommen werden soll.6.6 Suchen & ErsetzenÜber Suchen > Suchen & Ersetzen haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Feldinhaltezu ersetzen. Die Funktion "Suchen & Ersetzen" wird nicht automatisch auf die gesamteDatenbank, sondern immer nur auf den aktuellen Extrakt angewandt. So kann einErsetzen auch nur in Teilbereichen der Datenbank durchgeführt werden.Wenn Sie den Befehl Suchen > Suchen & Ersetzen aufrufen, erhalten Sie zunächsteine Warnmeldung. Wählen Sie "Ja", wenn Sie die Funktion tatsächlich ausführenwollen.Wählen Sie das Feld aus, auf das sich der Vorgang beziehen soll.Geben Sie im Feld "Suche nach" den Text ein, nach dem in diesem Feld gesuchtund der ersetzt werden soll.In das Feld "Ersetze durch" tragen Sie den Text ein, durch den der Suchtext ersetztwerden soll. Wenn Sie das Feld "Ersetze durch" leer lassen, wird der Suchtextdurch nichts ersetzt, d.h. gelöscht. Über die Formel-Schaltfläche haben Sie auchdie Möglichkeit den Formel-Assistenten aufzurufen.Im Feld "Optionen" haben Sie die Möglichkeit anzugeben, ob beim Suchen aufGroß/Kleinschreibung geachtet werden soll, und ob das Ersetzen automatisch odernur mit Bestätigung ablaufen soll.Um den Ersetzungsvorgang zu starten, betätigen Sie die Schaltfläche "Ausführen".74

Direktsuche mit Datensatznummer6.7 Direktsuche mit DatensatznummerÜber Suchen > Gehe (STRG+G) zu haben Sie die Möglichkeit, direkt zum Datensatz mitder angegebenen physikalischen Datensatznummer oder RecordID zu springen.6.8 Telefonverzeichnis AnbindungSie können Daten aus Telefonverzeichnissen importieren und auf Telefonverzeichnisseüber eine Schnittstelle zugreifen. Damit können Sie direkt in Online Telefon- undBranchenverzeichnissen suchen (Bitte Hinweis beachten!) und Daten von den gängigenTelefon-CDs übernehmen, beziehungsweise Ihre vorhandenen Kontakte ergänzen oderkorrigieren.Hinweis: Da sich im Internet sehr schnell Strukturen und Adressen von Webseitenändern können, ist es möglich, dass vorgenannte Internet-Seiten/-Dienste ohneVorwarnung plötzlich nicht mehr angesteuert werden können! Daher erfolgen dieseAngaben ohne Gewähr und enthalten keine Zusicherung. Die Angaben stellen nurBeschreibungen dar und enthalten keine Garantie der Beschaffenheit der Produkte.Import von Daten aus Telefon-CDsAndere Formate als die angegebenen lassen sich häufig über das dBase oder ein Textformatimportieren. In diesem Fall folgen Sie auch den nachfolgenden Anweisungen,wählen dann aber aus der Liste mit den Importformaten keine Telefon-CD, sonderndBase oder ein Textformat.Mit folgenden Schritten führen Sie einen Import durch:Wählen Sie Organisation > Import, der Import-Assistent wird gestartet.Wählen Sie aus dem Verzeichnis Telefon-CDs die gewünschte CD aus.Im nächsten Fenster erhalten Sie einen Hinweis zum Export von Daten aus derentsprechenden Anwendung, da der vorherige Export Voraussetzung ist, um Datenimportieren zu können. Sofern Sie den Export schon durchgeführt haben, könnenSie mit "Weiter" bestätigen, ansonsten öffnen Sie nun die Telefon-CD-Anwendung.Dort suchen bzw. wählen Sie die gewünschten Daten aus und exportieren diesegemäß den Anweisungen des Import-Assistenten aus der Telefon-CD, bevor Siemit dem Import beginnen.Im Import-Assistenten wählen Sie als nächsten Schritt die zu importierende Dateiaus. Daraufhin erhalten Sie im unteren Feld eine Vorschau über die Daten.Nun können Sie bei manchen Telefon-CDs noch ein passendes Format wählen, einBeispiel wäre: ANSI-Zeichensatz, Semikolon-separiert, mit Titelzeile. Sie können jedochauch selbst ein Format definieren; wählen Sie dazu aus der Liste"benutzerdefiniertes Format". Dafür sollten Sie noch einen Separator wählen und75

Suchen von Datensätzenals gewünschten Zeichensatz entweder "ANSI", "ASCII" oder "Unicode" markieren.Auch hier erhalten Sie eine Vorschau, können also die Ergebnisse beiverschiedenen Einstellungen vergleichen. Bei den meisten steht das Formatjedoch fest; diese Schritte entfallen dann.Nach dem Bestätigen mit "Weiter" gelangen Sie in den Dialog zur Definition derFeldverknüpfung. Dabei können Sie entweder eine schon zuvor erstellte Verknüpfungs-Vorlagewählen oder eine neue erstellen. Näheres dazu finden Sie imKapitel "Import / Export / Abgleich".Datenaustausch über SchnittstelleDamit können Sie direkt in Telefon- und Branchenverzeichnissen suchen und Daten vonden gängigen Telefon-CDs übernehmen. Sofern Sie eine Telefon-CD einsetzenmöchten, muss diese vorher installiert worden sein und die CD muss sich im CD-Laufwerk befinden.Konfiguration76Installieren Sie ggf. die Telefon-CD.Rufen Sie Konfiguration > Allgemein auf und wählen dort das RegisterSuchmedien.Wählen Sie im Bereich "Unterstützte Telefon-CDs und Routenplaner" dieSchaltfläche "Einstellungen".Im folgenden Dialog wählen Sie im Feld "Name" das Telefonverzeichnis, das Sieeinsetzen möchten.

Telefonverzeichnis AnbindungGeben Sie bei Telefon-CDs im Feld "Pfad" den Pfad zur Telefon-CD Startdatei an.Bei manchen CDs ist diese Auswahl deaktiviert. Hier fordert das Programm selbstdie notwendige Verbindung.Je nachdem, welches Telefonverzeichnis Sie gewählt haben, werden im unterenTeil des Dialogs im Hinweisfeld die Suchmöglichkeiten angezeigt, die bei diesemVerzeichnis unterstützt werden und eventuelle Besonderheiten (z.B. ob nur nachFirma/Name oder auch nach Branche gesucht werden kann).Auf der Registerkarte "Felder" erhalten Sie eine Liste mit den Suchfeldern und denjeweils damit verknüpften Datenbankfeldern. Standardmäßig sind dabei alle gleichlautenden Felder miteinander verknüpft (Ausnahme: PLZ ist mit PLZZ verknüpft).Sollten Sie dies abändern wollen, klicken Sie auf die zu ändernde Zeile in die SpalteDatenbankfelder und dann auf die Schaltfläche "Bearbeiten", nun können Sie dieListe mit allen verfügbaren Datenbankfeldern öffnen und ein anderes Feldbestimmen.Suche in TelefonverzeichnisWählen Sie den Befehl Suchen > Telefon CD. Es wird automatisch auf dasTelefonverzeichnis zugegriffen, das zuvor definiert wurde. Nun haben Sie die Wahlzwischen zwei Varianten: Entweder Sie führen die Suche anhand des aktuellenDatensatzes durch oder Sie wählen die manuelle Übernahme.77

Suchen von DatensätzenAnhand des aktuellen DatensatzesBevor die Suche gestartet wird, erhalten Sie einen Dialog zum Einstellen derSuchparameter, also "Firma", "Name", "Ort" usw. Falls Sie alle Parameter markieren,werden dennoch nur jene berücksichtigt, die das ausgewählte Telefonverzeichnisunterstützt.Es wird nach Daten des Datensatzes gesucht, in dem Sie sich momentanbefinden. Sollten keine übereinstimmenden Daten gefunden werden, erhalten Sieeine entsprechende Meldung. Wenn der Datensatz gefunden wird, wird erangezeigt.Bei einigen Telefon-CDs öffnet sich sofort das Übernahmefenster, bei anderen erstnach einem Doppelklick auf den Treffer. Dabei haben Sie die Wahl zwischenÜbernahme und Neuanlage.▪Übernahme: Sie können den Datensatz, in dem Sie sich momentan befinden,überschreiben bzw. ergänzen.▪Neuanlage: Es wird ein neuer Datensatz angelegt. Bei den Telefon-CDs ausder Schweiz können Sie sogar mehrere Datensätze übernehmen.▪Bei Online Telefon- und Branchenverzeichnissen ist eine Übernahme nichtmöglich (evtl. über combit combit address pick-up realisierbar).Manuelle Übernahme von Telefon-CDHier können Sie jede beliebige Suche nach Firmen, Namen oder Telefonnummernstarten. Die jeweilige Anwendung führt Sie dabei durch die Suche. Bei einigen Telefon-CDs steht Ihnen dafür ein Assistent zur Verfügung.Die Treffer werden jeweils in einer Liste angezeigt und es öffnet sich (bzw. nach einemDoppelklick auf einen Treffer) auch hier das "Übernahme"-Fenster. Sie könnenwiederum wählen zwischen der Übernahme und der Neuanlage, wie zuvorbeschrieben.Sofern möglich, sollte man die Angaben für die Suche sehr genau spezifizieren, da dieSuche sonst länger als nötig dauert! Wenn Sie bspw. landesweit nach dem Namen"Müller" suchen ohne weitere Angaben, kann die Suche eventuell mehrere Minuten inAnspruch nehmen!Hinweis: Bei einigen Telefon-CDs, bei denen die Mehrfachübername möglich ist, istdie manuelle Neuanlage von Datensätzen aus der Telefon-CD Oberfläche nichtmöglich, in diesem Fall müssten Sie selbst die Daten aus der Anwendungexportieren.Bitte beachten Sie bei den Schweizer Telefon-CDs auch die so genannten Robinson-Einträge, die durch einen Stern gekennzeichnet sind. Bei diesen Robinson-Adressen78

Telefonverzeichnis Anbindungmöchten die entsprechenden Personen keine Werbebotschaften erhalten. Sie alsBenutzer sind dafür verantwortlich, die Bestimmungen der einzelnen Telefon-CDskorrekt umzusetzen.AdressanreicherungBei einigen Telefon-CDs, die den Fremd-Zugriff direkt unterstützen, gibt es auch dieMöglichkeit, mehrere Datensätze in einem Arbeitsschritt "anreichern" zu lassen. Soferndie entsprechende CD diesen Modus unterstützt, ist der Reiter "Adressanreicherung" inder Konfiguration anwählbar. Hier können Sie einstellen, welche Telefonfelderangereichert werden sollen, und bestimmte Suchoptionen setzten.▪Über Organisation > Datenanreicherung von Telefon-CD können Sie dieAdressanreicherung starten. Je nach Wichtigkeit Ihrer Datenbestände ist es häufigempfehlenswert die Anreicherung nur auf einen Extrakt der Datensätzeanzuwenden, die keine Telefonnummern beinhalten.▪ Der Anreicherungsvorgang wird in der Textdatei ENRICH.LOG imInstallationsverzeichnis protokolliert.▪ Desweiteren kann für diese Aktion ein Autoprotokoll unter Konfiguration >Allgemein Autoprotokoll aktiviert werden, welches etwaige Änderungen in einBemerkungsfeld je Datensatz protokolliert.79

Suchen von Datensätzen6.9 Routenplanung & VisualisierungÜber Suchen > Routenplanung haben Sie die Möglichkeit verschiedene Routenplanerzur Routenplanung oder Adressvisualisierung zu nutzen.KonfigurationÜber Konfiguration > Allgemein > Suchmedien > Einstellungen TelefonCDs/Routenplaner (oder Suchen > Routenplanung > Routenplanung > Konfigurieren)können Sie auf der Registerkarte "Routenplaner" auswählen, welchen Routenplaner Sieverwenden möchten. Beachten Sie dabei die Besonderheiten und Einschränkungen derjeweiligen Routenplaner.Auf der Registerkarte "Basisadresse" legen Sie eine Adresse fest, die als Startadressefür die Routenplanung dienen kann.Routenplanung zur aktuellen AdresseWenn Sie die Route zur Adresse des aktuellen Datensatzes planen möchten:Wählen Sie Suchen > Routenplanung > Routenplanung zur aktuellenAdresse.Im folgenden Dialog wählen Sie "Route planen" um den konfiguriertenRoutenplaner für die Routenplanung zur Adresse des aktuellen Datensatzes zustarten. Über die Schaltfläche "Konfiguration" können die Einstellungen fürStartadresse und Routenplaner geändert werden.80

Routenplanung & VisualisierungWegpunkte und VisualisierungJe nach konfiguriertem Routenplaner haben Sie auch die Möglichkeit, eine Route mitmehreren Wegpunkten zu planen oder Ihre Datensätze auf einer Karte zu visualisieren.Um Wegpunkte zu setzen, navigieren Sie zu den entsprechenden Datensätzen undwählen Suchen > Routenplanung > Als Startpunkt / Wegpunkt / Endpunkt setzen.Wenn ein Wegpunkt gesetzt wird, ohne dass ein Startpunkt existiert, wird dieserautomatisch zu einem Startpunkt. Wenn anschließend ein Startpunkt gesetzt wird,wird der vorherige Startpunkt automatisch ein Zielpunkt. Es sollten also generellzuerst Start und Zielpunkte gesetzt werden, bevor ein Wegpunkt gesetzt wird.Über das Setzen von Startpunkt (grün) / Wegpunkt (blau) / Endpunkt (rot) wird inder Statusleiste durch entsprechende Icons informiert.Über Suchen > Routenplanung > Alle Punkte löschen können alle gesetztenWegpunkte wieder gelöscht werden.Über Suchen > Routenplanung > Alle Datensätze im Filter als Wegpunkte setzenkönnen Sie alle Adressen der gefilterten Datensätze übernehmen. Dabei wird dererste Datensatz im Filter als Startpunkt gesetzt, der zweite Datensatz als Zielpunktund alle übrigen Datensätze als Wegpunkt.Diese Funktion ermöglicht Ihnen in Microsoft MapPoint auch die VisualisierungIhrer Daten auf der Landkarte, z.B. Jahresumsätze nach PLZ-Gebiet. Sie könnendabei den Inhalt eines Datenbankfeldes an MapPoint übergeben, indem Sie imKonfigurationsdialog über Suchen > Routenplanung > Routenplanung >Konfigurieren auf der Registerkarte "Felder" das Feld "Zusatz" entsprechendverknüpfen (z.B. mit dem Feld UMSATZ_LJ). Die Konfiguration der Darstellungerfolgt dann in MapPoint über Daten > Daten-Zuordnungsassistent. Nachdem Sie alle Wegpunkte ausgewählt haben, wählen Sie Suchen >Routenplanung > Routenplanung. Im folgenden Dialog können Sie▪über die Pfeil-Schaltflächen die Reihenfolge der Wegpunkte ändern▪▪über die Schaltfläche "Basisadresse" die hinterlegte Startadresse hinzufügenüber die Schaltfläche "Löschen" Wegpunkte aus der Liste entfernenWählen Sie "Route planen" um den konfigurierten Routenplaner für dieRoutenplanung zur Adresse des aktuellen Datensatzes zu starten.Wählen Sie "Wegpunkte anzeigen" um nur die Wegpunkte im Routenplaneranzuzeigen.81

Filtern von Datensätzen (Extrakt)7. Filtern von Datensätzen (Extrakt)Ein Filter erstellt einen Extrakt von Datensätzen, d.h. es werden nur die Datensätzeangezeigt, die den von Ihnen gewählten Kriterien entsprechen. Sie haben damit dieMöglichkeit, die gefilterten Daten zu bearbeiten oder für weitere Aktionen zuverwenden. Die Datensätze können beispielsweise gedruckt (als Etiketten, Listen,Karteikarten, Serienbrief) oder um Code-Attribute, Kategorisierungen oder Dokumenteergänzt werden. Ebenso könnte man sie komplett exportieren, etc.Dass ein Filter aktiv ist, sehen Sie am Filter-Symbol in der Statusleiste, ebenso gibt dieAngabe " Extrakt: ausgewählte Datensätze / Gesamtzahl der Datensätze" Aufschlussüber die Anzahl der momentan im Filter befindlichen Datensätze. Beachten Sie dabei,dass je nach Extraktmodus in dieser Anzeige die als gelöscht markierten Datensätze(siehe Kapitel "Löschen von Datensätzen") in der Gesamtzahl enthalten sein können.Unter Organisation > Extrakt / Filter finden Sie die verschiedenen Filter-Möglichkeitenaufgeführt. Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche"Extrakt" klicken. Damit öffnet sich ein Kontextmenü mit den verschiedenenExtraktfunktionen. Ein Klick mit der linken Maustaste aktiviert dagegen direkt dieFunktion Extrakt > Allgemein.7.1 Wann setze ich welchen Filter ein?▪▪▪▪▪▪▪▪▪Per Kontextmenü: Sofern Sie lediglich einen einfachen Extrakt nach dem Muster"Feld enthält Wert" ausführen möchten.Allgemein: Sehr flexible Methode. Sie können auf alle Felder zugreifen und dieFilterkriterien beliebig kombinieren.Index: Falls ein Extrakt möglichst schnell sein soll.Manuell: Für Datensätze ohne gemeinsame Merkmale oder zur manuellenNachbearbeitung von Extrakten. Falls schon ein Extrakt besteht, setzt die Funktionautomatisch darauf auf.Codes: Datensätze anhand von Code-Attributen auswählen. Extrakte können dabeiauch auf andere, bestehende Extrakte aufgesetzt werden.Volltext: Eignet sich dann, wenn Sie nicht sicher sind, in welchem Feld sich dieInformation befindet, nach der Sie suchen möchten.Datum: Verschiedene Bereiche von Terminfälligkeiten in Datumsfeldern prüfen.QBE (Query by Example): Eine besonders einfach durchzuführende Möglichkeit füreinen Filter. Sie füllen die gewohnte Eingabemaske wie ein Formular aus.Dubletten: Eine Möglichkeit doppelte Einträge zu filtern.82

Filter rückgängig machen7.2 Filter rückgängig machenMöchten Sie die Auswahl eines Filters wieder rückgängig machen um die gesamteDatenbank zu nutzen, wählen Sie Organisation > Extrakt / Filter > Extrakt rückgängig.Dadurch werden sämtliche Auswahlkriterien gelöscht, alle Datensätze stehen wiederzur Verfügung.7.3 Warten aufs Ergebnis....Während der Extrakt läuft, kann es so aussehen, als ob der Rechner stillsteht, da dieArbeit im Netzwerk, oder allein im Arbeitsspeicher stattfindet. Bei sehr großenDatenbanken können die Extrakte auch mal einige Minuten dauern. DieFortschrittsanzeige wird immer dann aktualisiert, wenn Datensätze gefunden werden,die der Extraktbedingung entsprechen. So kann es sein, dass sie längere Zeit auf 0%oder einem anderen Wert steht, wenn die "passenden" Datensätze ungleichmäßigverteilt sind und dann auf 100% springt. Trotzdem wird der Extrakt erstellt. Haben Siebitte Geduld!7.4 Datensatz aus Extrakt nehmenÜber Organisation > Extrakt / Filter > Datensatz aus Extrakt nehmen können Sie denjeweils aktuellen Datensatz aus dem bestehenden Extrakt entfernen, ohne dafür (imnormalen Extraktmodus) einen neuen Extrakt durchführen zu müssen. Falls derzeit keinExtrakt besteht, wird automatisch ein Extrakt angelegt, der alle Datensätze enthält bisauf den aktuellen Datensatz.Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn Sie durch einen Extrakt blättern und dabeiauf Datensätze stoßen, die Sie doch nicht mit in der Auswahl haben möchten. Bittebeachten Sie, dass für diese Funktion im schnellen Extraktmodus (siehe Kapitel"Schneller Extrakt-Modus") der Extrakt jedes Mal neu berechnet werden muss!7.5 Extrakt aus diesem Datensatz erstellenÜber Organisation > Extrakt / Filter > Extrakt genau aus diesem Datensatz erstellenkönnen Sie mit dem jeweils aktuellen Datensatz einen Extrakt erstellen. Diese Funktionist besonders hilfreich, wenn Sie schnell den aktuellen Datensatz exportieren möchten.7.6 Einfacher Extrakt per KontextmenüSofern Sie lediglich einen einfachen Extrakt nach dem Muster "Feld enthält Wert" ausführenmöchten, können Sie die Extraktfunktion in der Karteiansicht auch über dasKontextmenü aufrufen.Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste in das Feld, für das Sie eineExtraktbedingung formulieren wollen, und wählen die Option "Extrakt". Geben Sie dann83

Filtern von Datensätzen (Extrakt)den Vergleichswert für das Feld an. Um beispielsweise alle Datensätze aus dem OrtKonstanz auszuwählen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld ORT, wählendie Option "Extrakt" und geben als Vergleichswert "Konstanz" an. Mit "OK" starten Sieden Extrakt.7.7 Allgemeiner ExtraktDie Wahl von Organisation > Extrakt > Allgemein ist die flexibelste Methode, einenExtrakt zusammenzustellen. Hier können Sie auf sämtliche Felder zugreifen und anhandeinfacher oder beliebig verknüpfter Extraktbedingungen lassen sich dann diegewünschten Datensätze heraussuchen.Hinweis: Allgemeine Extrakte laufen grundsätzlich über die gesamte Datenbank. Esist daher nicht möglich, einen Allgemeinen Extrakt auf einen anderen Extraktaufzusetzen.Einfache ExtraktbedingungenWenn Sie einen Extrakt nach gemeinsamen Merkmalen durchführen wollen, müssenSie eine sogenannte "Extraktbedingung" angeben. Dabei brauchen Sie sich nicht um diegenaue Syntax von Extraktbedingungen zu kümmern, sondern füllen diesen Dialog aus84

Allgemeiner Extraktwie ein Formular. Der amw baut sich daraus automatisch den entsprechenden Extraktausdruckzusammen.Wählen Sie aus der Liste "Felder" das Feld aus, welches das gesuchte Merkmalenthalten soll.Wählen Sie aus der Liste "Verknüpfungen" den Operator aus, der für das Merkmalgelten soll. Es werden jeweils die für das selektierte Feld gültigen Verknüpfungenangezeigt.Geben Sie in das Feld "Wert" den Vergleichswert selbst an.Geben Sie an, ob die Groß/Kleinschreibung berücksichtigt werden soll.Über die Schaltfläche "Sonstiges" stehen Ihnen zwei weitere Extraktausdrücke zurVerfügung: "Ist Hauptadresse" und "Ist Nebenadresse". Diese können Sie z.B. mitIhrem Extraktausdruck verknüpfen (siehe folgender Abschnitt), um nur diejenigenDatensätze anzuzeigen, die als Hauptadresse angelegt sind. Weitere Informationenzu Haupt- und Nebenadressen finden Sie unter "Nebenadressen".Die so zusammengestellte Extraktbedingung muss noch in einen gültigenExtraktausdruck umgewandelt werden, bevor Sie den Extrakt durchführen können.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen", um die Extraktbedingungautomatisch in einen gültigen Extraktausdruck zu übertragen.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Extrakt", um den Extrakt durchzuführen. Es werdenalle Datensätze herausgesucht, auf welche die Extraktbedingung zutrifft, und alleszu einem Extrakt zusammengefasst.Beispiel: Sie wollen alle Datensätze herausfiltern, die im Ort "Konstanz" liegen:Aus der Liste "Felder" das Feld ORT auswählenAus der Liste "Verknüpfungen" den Operator "= gleich" auswählenIn das Feld "Wert" den Vergleichswert "Konstanz" eingebenAuf die Schaltfläche "Hinzufügen" klicken, um den Extraktausdruck zu bildenAuf die Schaltfläche "Extrakt" klicken, um den Extrakt auszuführenDie Datenbank zeigt nur noch diejenigen Datensätze an, bei denen im Feld ORT"Konstanz" enthalten ist.Beispiel: Sie wollen alle Datensätze herausfiltern, deren Firmenname "combit" enthältIn der Liste Felder FIRMA wählenWählen Sie den Operator "$ enthält"85

Filtern von Datensätzen (Extrakt)In das Feld "Wert" den Vergleichswert "combit" eingebenDamit werden auch Firmen wie "Software-Entwicklung combit GmbH" in denExtrakt aufgenommen.Verknüpfte ExtraktbedingungExtrakte können Sie nicht nur mit einer einzigen, sondern auch mit mehreren verknüpftenExtraktbedingungen durchführen. Verknüpfte Extraktbedingungen sind solche, dieaus mehr als einer Bedingung bestehen. Dabei werden die einzelnen Teilbedingungendurch logische Operatoren zu einer Gesamtbedingung verknüpft.Für die Verknüpfung von Extraktbedingungen stehen Ihnen die logischen OperatorenUND / ODER / NICHT zur Verfügung.▪ UND ist dabei gleichzusetzen mit "Sowohl Bedingung 1, als auch Bedingung 2"(Schnittmenge). Mit UND wird die Anzahl möglicher Treffer eingeschränkt.▪▪NICHT entspricht der Negation einer Bedingung, gesucht werden damit alsoDatensätze, auf welche die betreffende Bedingung nicht zutrifft(Komplementärmenge).ODER entspricht "Entweder Bedingung 1 oder Bedingung 2 oder beide"(Vereinigungsmenge). Mit ODER wird die Anzahl möglicher Treffer erweitert.Um eine verknüpfte Extraktbedingung zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:Wählen Sie den Befehl Organisation > Extrakt > Allgemein.Definieren Sie die erste Auswahlbedingung, indem Sie nacheinander Feld und Verknüpfungauswählen und den Vergleichswert eingeben.Wählen Sie "Hinzufügen". Daraufhin erscheint die definierte Bedingung unten in derZeile "Extraktausdruck".Ergänzen Sie nach Bedarf weitere Bedingungen, indem Sie wahlweise dieSchaltfläche "UND", "ODER" bzw. "NICHT" wählen, um eine entsprechende Verknüpfungeinzufügen und dann die Schritte (2) und (3) wiederholen. Wenn Sie eswünschen, können Sie dann in der Zeile "Extraktausdruck" noch Klammern setzen,um die Abfolge der Verknüpfungen selbst zu bestimmen.Wählen Sie die Schaltfläche "Extrakt", um die Auswahl durchführen zu lassen.Sie können nahezu beliebig viele UND/ODER/NICHT-Bedingungen miteinanderverknüpfen. Reicht der Platz in der Zeile "Extraktausdruck" nicht mehr aus, um dieBedingungen komplett anzuzeigen, können Sie die Zeile über den Lupen-Schaltflächerechts oben über dem Eingabefeld zu einem mehrzeiligen Eingabefeld erweitern. Bis zu1024 Zeichen darf ein Extraktausdruck dabei lang werden.86

Allgemeiner ExtraktMit diesem mehrzeiligen Eingabefeld arbeiten Sie ganz genauso wie mit der einzeiligenCombobox. Achten Sie jedoch darauf, keine manuellen Zeilenumbrüche einzugeben.Die Zeilen werden bei Bedarf automatisch umgebrochen.Zwischen diesen beiden Darstellungsarten für den Extraktausdruck können Sie überden Zoom-Button leicht hin und her schalten. Da sich dabei nur jeweils die Darstellungdes Extraktausdruckes ändert, nicht jedoch der Ausdruck selbst, hat dies keine Auswirkungenauf den Extrakt selbst.Tipp für Datenbankspezialisten: Wenn Sie mit der dBase - Syntax vertraut sind,können Sie das Feld Extraktausdruck auch direkt editieren und so z.B. einen komplexenExtraktausdruck erstellen z.B.: SUBSTR(KATEGORIE, 4, 1) = "K". Wenn Sie z.B.in verschiedenen Stücken drucken möchten, steht Ihnen der Ausdruck "RECNO()"(Datensatznummer) zur Verfügung. Hierdurch können Sie die Datenbank unterteilen,z.B.: (RECNO()>0) .AND. (RECNO() < 50) wählt die ersten 49 Datensätze derDatenbank aus.Extrakt mit ParameterWenn häufig sehr ähnliche Extrakte, bei denen sich lediglich der Vergleichswert ändert,durchgeführt werden, gibt es die Möglichkeit, den Vergleichswert erst zum Zeitpunktder Extraktdurchführung vom Anwender zu erfragen.Wählen Sie hierzu bei "Wert" die Option "Frage" und geben anschließend einen Vorschlagswertund den Fragetext ein. Diese Parameter-Rückfrage wird nach "Hinzufügen"automatisch in die (interne) Funktion "AskString()" umgesetzt und dann erst zumZeitpunkt der Extraktausführung vom Anwender erfragt.87

Filtern von Datensätzen (Extrakt)Beispiele zu verknüpften ExtraktenBeispiel: Wenn Sie beispielsweise alle Datensätze aus dem Postleitzahlbereich 5-7filtern möchten, können Sie dies leicht über folgende, verknüpfte Bedingung erreichen:Feld Verknüpfung WertPLZ >= größer/gleich 50000UNDPLZ < kleiner 80000UNDLAND = gleich "D "Beispiel: Sie möchten alle Datensätze aus dem Postleitzahlbereich 5-7, mit Ausnahmederer aus dem Bereich Konstanz filtern.88Feld Verknüpfung WertPLZ >= größer/gleich 50000UNDPLZ

Allgemeiner ExtraktIm zweiten Fall wird nach Datensätzen gesucht, bei denen der Name "Müller" lautet unddie Firma beliebig ist. Außerdem sucht er nach Datensätzen, bei denen der Name"Schmidt" UND die Firma "combit" lautet.Der Unterschied wird sofort offensichtlich, wenn im Extraktausdruck Klammern verwendetwerden. Geklammert sehen die beiden obigen Extraktausdrücke folgendermaßenaus:(FIRMA = "combit" UND NAME = "Müller") ODER Name = "Schmidt"bzw. NAME = "Müller" ODER (Name = "Schmidt" UND FIRMA = "combit")Da die Klammerdarstellung von vielen als übersichtlicher empfunden wird, haben Siedie Möglichkeit, in der Zeile "Extraktausdruck" selbst die gewünschten Klammern umdie einzelnen Extraktausdrücke zu setzen. Dabei können Sie Klammerebenen auchbeliebig verschachteln. Die am weitesten innen stehende Klammer wird dabei immerzuerst ausgewertet. Auf diese Weise können Sie unseren Beispielausdruck ohneweiteres ändern inFIRMA = "combit" UND (NAME = "Müller" ODER Name = "Schmidt")Mit diesem Extraktausdruck werden nun alle Datensätze gesucht, bei denen die Firmagleich "combit" ist und bei denen der Name entweder "Müller" oder "Schmidt" lautet.Extraktausdruck speichernSie haben die Möglichkeit, Extraktausdrücke zur Wiederverwendung zu speichern. Esgibt zwei Methoden, Extraktausdrücke zu speichern.Allgemeine Extrakte automatisch speichernIm Dialog Organisation > Extrakt > Allgemein werden automatisch die letzten 30Extraktausdrücke in der Dropdownliste des Feldes "Extraktausdruck" gespeichert.Über die aufklappbare Liste haben Sie Zugriff auf die 30 zuletzt gebrauchtenExtraktausdrücke.Mit einem Mausklick selektieren Sie den gewünschten Extraktausdruck. Diesererscheint dann in der Zeile "Extraktausdruck", wo Sie den Ausdruck noch manuellnachbearbeiten können. Ein Klick auf die Schaltfläche "Extrakt" startet dengewünschten Extrakt.Dies funktioniert jedoch nur in der einzeiligen Darstellung für den Extraktausdruck.Haben Sie stattdessen das mehrzeilige Eingabefeld eingeblendet, stehen Ihnen die gespeichertenExtraktausdrücke in der Combobox nicht zur Verfügung.Allgemeine Extrakte manuell speichernDarüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, bis zu 100 beliebige Extraktausdrücke untereigenen Namen zu speichern, und bei Bedarf wieder zu laden.89

Filtern von Datensätzen (Extrakt)Erstellen Sie im Dialog Organisation > Extrakt > Allgemein einen Extraktausdruckund klicken Sie auf "Speichern". Im folgenden Dialog finden Sie eine Liste aller bisher gespeichertenExtraktausdrücke. Klicken Sie in der Liste an die Position, an der Sie den neuenExtraktausdruck speichern wollen, und betätigen Sie die Schaltfläche "Eintragaufnehmen".Sie erhalten die Möglichkeit, für den Extraktausdruck noch eine aussagekräftigeBeschreibung zu vergeben. Gerade bei komplexen Extraktausdrücken, denen manIhre Funktion vielleicht nicht sofort ansieht, ist eine solche Beschreibung hilfreich.Auch den Extraktausdruck selbst können Sie hier noch bearbeiten. Klicken Siedann auf "OK", um den Extraktausdruck mit seiner Beschreibung in die Liste aufzunehmen.Um die geänderte Liste und damit den Extraktausdruck endgültig zu speichern,verlassen Sie diesen Dialog über die Schaltfläche "Speichern".Um einen gespeicherten Extraktausdruck nachträglich zu bearbeiten, selektierenSie den betreffenden Ausdruck aus der Liste und klicken auf die Schaltfläche90

Index-Extrakt"Ändern". Sie haben die Möglichkeit, sowohl die Beschreibung als auch denExtraktausdruck selbst zu bearbeiten.Um einen Extraktausdruck aus der Liste der gespeicherten Extraktausdrücke zuentfernen, selektieren Sie den zu löschenden Eintrag und klicken Sie auf dieSchaltfläche "Löschen".Extraktausdrücke öffnenUm für einen Extrakt auf einen der gespeicherten Extraktausdrücke zurückzugreifen,steht Ihnen im Dialog Organisation > Extrakt > Allgemein der Button "Laden" zuVerfügung oder schneller: STRG + E. Es erscheint eine Liste der gespeichertenExtraktausdrücke, in der Sie nur auf den gewünschten Extrakt doppelklicken müssen.Der betreffende Extrakt wird jedoch nicht sofort ausgeführt, sondern der Extraktausdruckwird zunächst in die Bearbeitungszeile "Extraktausdruck" des Dialoges "ExtraktAllgemein" eingefügt. Dort können Sie den Extraktausdruck nach Belieben abändernoder erweitern. Über die Schaltfläche "Extrakt" starten Sie den gewünschten Extrakt.7.8 Index-ExtraktEine besonders effektive Art der Selektion ist der Index-Extrakt, da Extrakte hiermit umbis zu Faktor 25 schneller werden können.91

Filtern von Datensätzen (Extrakt)▪▪▪Der Index-Extrakt steht jedoch auch "nur" für diejenigen Felder zur Verfügung, fürdie ein Index existiert; Sie können bis zu 20 solcher Indizes über beliebige Felderanlegen. Siehe Kapitel "Sortierungen".Die Erstellung des Extrakts erfolgt ansonsten analog zum Allgemeinen Extrakt.Bitte lesen Sie daher den Abschnitt für die Erstellung eines Allgemeinen Extrakts.Beachten Sie jedoch, dass Sie sich beim Index-Extrakt immer nur auf ein Feldbeziehen können und nicht auf mehrere wie beim allgemeinen Extrakt.7.9 Manueller ExtraktÜber den Menüpunkt Organisation > Extrakt > Manuell können Sie einen gewünschtenExtrakt selbst "von Hand" zusammenstellen, oder einen bereits erstelltenExtrakt manuell nachbereiten. Für manuelle Extrakte ist es nicht nötig, dass die ausgewähltenDatensätze gemeinsame, in logischen Begriffen darstellbare Eigenschaften besitzen.Nach der Wahl des Befehls Organisation > Extrakt > Manuell wird eine tabellarischeÜbersicht mit allen Datensätzen der Datenbank angezeigt. Alle ausgewähltenDatensätze sind in der Spalte "Marker" mit einem Pfeil ("===>") gekennzeichnet.Nicht im aktuellen Extrakt enthaltene Datensätze haben keinen Pfeil in der Spalte"Marker".92

Manueller ExtraktDatensätze für Extrakt auswählenEinzelne Datensätze lassen sich aus dem Extrakt herausnehmen oder hinzufügen,indem Sie auf den betreffenden Datensatz doppelklicken.Mit drei weiteren Schaltflächen können Sie die Markierung variieren:▪Alle: alle Datensätze der Datenbank werden in den Extrakt aufgenommen.▪▪Keiner: sämtliche Datensätze der Datenbank werden aus dem Extrakt ausgeschlossen,die gesetzten Markierungen werden entfernt.Invertieren: die Markierungen umkehren.Datensätze suchenWenn Sie einen bestimmten Datensatz finden wollen, können Sie die schon aus dertabellarischen Übersicht bekannten Suchfunktionen nutzen.Tippen Sie einfach den Suchbegriff direkt ein: Der Schnellsuch-Dialog öffnet sichautomatisch.Über die Schaltfläche "Suche" aktivieren Sie die Normalsuche. Hiermit können Sieunabhängig von den definierten Ordnungskriterien in allen Feldern suchen.Ist der erste Treffer für Ihren Suchbegriff noch nicht der gesuchte Datensatz, könnenSie die Suche über die Schaltfläche "Weiter" fortsetzen. Dabei wird automatischim aktuellen Suchmodus weitergesucht.Haben Sie die gewünschte Auswahl vorgenommen, wählen Sie die Schaltfläche"Extrakt", um den Extrakt durchzuführen.Tipp: Alle Extraktarten können über den Menüpunkt Organisation > Extrakt >Manuell nachbearbeitet werden. Umgekehrt ist dies nicht möglich. Extrakte solltendaher soweit möglich über Extraktbedingungen erstellt werden. Erst im letztenSchritt sollte dann die manuelle Nachbearbeitung erfolgen.Extraktübersicht konfigurierenAuch die Übersicht für manuelle Extrakte lässt sich wie gewohnt konfigurieren.Die Farben und Schriften lassen sich über die Schaltfläche "Layout" einstellen (sieheKapitel "Spaltenanordnung bestimmen").93

Filtern von Datensätzen (Extrakt)7.10 Extrakt nach CodesWenn Sie die Code-Attribute nutzen, um Ihren Datensätzen bestimmte selbst definierteKriterien zuzuordnen, haben Sie über den Befehl Organisation > Extrakt > Code dieMöglichkeit, anhand der Codes Extrakte zu erstellen.Dabei können Sie wählen, ob Sie auf einem bestehenden Extrakt aufsetzen, oderden Code-Extrakt mit der gesamten Datenbank durchführen wollen.Falls Ihre Datenbank mehrere CODE Felder enthält, werden Sie gefragt, aufwelches Feld sich der Extrakt beziehen soll. Falls Ihre Datenbank nur ein CODEFeld enthält, erscheint diese Abfrage nicht.Als nächstes werden Sie gefragt, ob Sie die Codes, die als Auswahlkriterien dienensollen, mit logischem UND, ODER, NICHT verknüpfen möchten.▪ODER: mindestens einer der gewählten Codes muss gesetzt sein, damit derDatensatz in den Extrakt aufgenommen wird.▪▪UND: mindestens alle gewählten Codes müssen gesetzt sein, damit derDatensatz in den Extrakt aufgenommen wird.NICHT: keiner der gewählten Codes darf gesetzt sein, damit der Datensatz inden Extrakt aufgenommen wird.Daraufhin erscheint die Liste der zur Verfügung stehenden Code-Attribute.Markieren Sie die Codes, die Sie für die Auswahl verwenden möchten.Wählen Sie dann die Schaltfläche "OK". Daraufhin wird automatisch der Extraktnach den gewählten Codes mit der gewählten Verknüpfung erstellt.7.11 Volltext-ExtraktMit der Funktion Volltext-Extrakt können Sie alle Felder der Datenbank nach einerbestimmten Information durchsuchen. Volltext-Extrakte laufen grundsätzlich über diegesamte Datenbank, es ist daher nicht möglich einen Volltext-Extrakt auf einen anderenExtrakt aufzusetzen.Über Organisation > Extrakt > Volltext > Feldauswahl wählen Sie die Felder derDatenbank, die durchsucht werden sollen. Je mehr Felder durchsucht werden müssen,desto länger dauert natürlich die Extraktbildung. Es lohnt sich daher in jedem Fall, dieSuche auf die Felder zu beschränken, die tatsächlich in Frage kommen.Wählen Sie "OK+Ausführen" und geben Sie den Suchbegriff ein. Die Felderwerden durchsucht und ein Extrakt mit den gefundenen Datensätzen erstellt.Über Organisation > Extrakt > Volltext > Ausführen können Sie den Volltext-Extrakt direkt starten.94

Extrakt nach Datum7.12 Extrakt nach DatumÜber den Menüpunkt Organisation > Extrakt > Datum können Sie verschiedeneBereiche von Terminfälligkeiten in Datumsfeldern der Datenbank abprüfen. Dabeisollten Sie über den Unterpunkt Organisation > Extrakt > Datum > Feldauswahl dasDatumsfeld auswählen, auf das sich der Datumsextrakt beziehen soll. Das dortselektierte Feld bleibt solange ausgewählt, bis Sie die Auswahl explizit ändern.Datums-Extrakte laufen grundsätzlich über die gesamte Datenbank. Es ist daher nichtmöglich, einen Datums-Extrakt auf einen anderen Extrakt aufzusetzen.Nun können Sie eine der folgenden Optionen aufrufen:▪Letzte Woche: Datumseinträge der vergangenen Woche.▪▪▪▪Heute: Datumseinträge mit heutigem Datum.Morgen: Datumseinträge mit morgigem Datum.Woche: Datumseinträge der aktuellen Woche.Monat: Datumseinträge des aktuellen Monats.Falls Sie Extrakte über andere als die angebotenen Zeitabschnitte bilden wollen, so bedienenSie sich der Funktion Organisation > Extrakt > Allgemein, mit der Sie beliebigeExtrakte bilden können.Beispiel: Extrakt über die letzten 20 Tage: today()-207.13 QBE - ExtraktDie Funktion QBE (Query by Example) ist eine besonders einfache Weise, Extraktedurchzuführen. Hierbei füllen Sie Ihre gewohnte Eingabemaske aus wie ein Formular.▪▪▪Ein QBE-Extrakt läuft grundsätzlich über die gesamte Datenbank. Es ist daher nichtmöglich, einen QBE-Extrakt auf einen anderen Extrakt aufzusetzen.Jeder Eintrag zählt dabei als eigene Extraktbedingung nach dem Schema"Feldinhalt = Suchtext". Sie geben in die jeweiligen Felder den gewünschtenSuchtext ein. Hierbei ist die genaue Schreibweise wichtig, auch die Groß-/Kleinschreibung wird berücksichtigt. Es reicht aus, gerade so viele Zeicheneinzugeben, dass der gesuchte Inhalt eindeutig bestimmt ist.Falls Sie mehrere Suchbegriffe auf einmal in verschiedene Felder eintragen, geltendiese als mit UND verknüpft. Die Felder können dabei auch auf verschiedenenRegisterkarten stehen. So können Sie beispielsweise alle aus dem ORT "Konstanz"UND der KATEGORIE "Software" heraussuchen lassen. Ebenso können Sie einenCode anklicken, der dann gesucht wird. So können Sie leicht alle mit dem Code95

Filtern von Datensätzen (Extrakt)▪▪"Weihnachtskarte" heraussuchen. Auch die Kombination von normalen Feldern undCodes ist zulässig, beispielsweise ORT "Konstanz" UND Code "Weihnachtskarte".Neben dieser komfortablen Möglichkeit, verknüpfte Extraktbedingungen zu bilden,stehen Ihnen auch die 3 verschiedene Extraktarten Normal, Wildcard undPhonetisch zur Verfügung. Diese Arten entsprechen den Sucharten im Kapitel"Normale Suche".Wählen Sie OK um den Extrakt auszuführenBeispiel: Angenommen, Sie wollten einen Extrakt über alle Lieferanten aus Konstanzzusammenstellen.Wählen Sie den Befehl Organisation > Extrakt > QBE.In das Feld ORT geben Sie "Konstanz" ein. Dies ist die erste Extraktbedingung.Springen Sie zum Feld KATEGORIE und geben "Lieferant" ein. Das ist die zweiteExtraktbedingung.Wählen Sie als Extraktmodus die Option "Normal" und klicken Sie auf dieSchaltfläche "OK", um den Extrakt auszuführen. Die Extraktbedingungen "ORT =Konstanz" und KATEGORIE = Lieferant" wird automatisch umgesetzt.7.14 Doppelte EinträgeNeben der Möglichkeit, mit der automatischen Dublettenkontrolle (siehe Kapitel"Automatische Dublettenkontrolle") Datensätze schon bei der Eingabe auf möglichedoppelte Einträge zu prüfen, besteht die Option, den bestehenden Datenbestandjederzeit auf mögliche doppelte Einträge zu durchforsten. Das kann beispielsweisenach dem Import von Datensätzen sinnvoll sein, von denen einige vielleicht schon inder Datenbank vorhanden waren.Zum einen kann dazu ein bestehendes Sortierkriterium ausgewählt werden, anhanddessen gleiche Einträge gefunden werden sollen. Gibt es bspw. eine Sortierunganhand einer eMail Adresse, so kann hierüber sehr schnell ein Extrakt über alle Datensätzemit gleichlautender eMail Adresse durchgeführt werden.Wenn Sie jedoch kein Sortierkriterium sondern spezielle Felder zurDublettenkennzeichnung heranziehen möchten, müssen Sie ihm angeben, welcheFeldinhalte einen Datensatz möglichst eindeutig kennzeichnen.Diese Felder geben Sie über die Schaltfläche "Konfigurieren" oder überOrganisation > Extrakt > Dubletten > Feldauswahl an. Dort können Sie auch diejeweils zu berücksichtigende Länge einstellen.96

Doppelte EinträgeSelektieren Sie das gewünschte Feld in der Liste der verfügbaren Felder, undbetätigen Sie die Schaltfläche "Einfügen".Standardmäßig werden jeweils die ersten 10 Zeichen eines Feldes auf Gleichheitüberprüft, was in den allermeisten Fällen ausreichend sein wird. Wenn Sie jedocheine andere Länge einstellen wollen, selektieren Sie das gewünschte Feld aus derListe der enthaltenen Felder, und betätigen die Schaltfläche "Länge". Daraufhinkönnen Sie die gewünschte Länge angeben. (Hinweis: Die Suche nach doppeltenEinträgen wird umso schneller vorangehen, je weniger Felder dabei zu berücksichtigenund je kürzer die jeweils eingestellten Feldlängen sind).Falls Sie ein Feld wieder aus der Liste der enthaltenen Felder entfernen wollen, soselektieren Sie es und klicken dann auf die Schaltfläche "Löschen".Die beiden Optionen unterhalb der Schaltflächen sind nur für die Online-Dublettenprüfung von Bedeutung. Im Netzwerkbetrieb können Sie nur mitSystemverwalterpasswort verändert werden.Über die Option "Online Dublettencheck für diese Datenbank aktivieren" wirdbereits bei der Neueingabe von Daten geprüft, ob der betreffende Datensatz schonin der Datenbank vorhanden ist.Bei aktivierter Option "Bei Onlinecheck leere Datensätze ignorieren" werden leereDatensätze bei der Online-Prüfung nicht berücksichtigt.Die Option "phonetisch" ermöglicht eine Überprüfung auf doppelte Einträge gemäßdem Klang („Meier", „Mayer" und „Meyer" würden so als „gleich" berücksichtigt).97

Filtern von Datensätzen (Extrakt)Hinweis: Wenn der Dublettencheck eingeschaltet ist, darf eine Datenbank, die mitdem address manager bearbeitet wird, nicht mehr mit älteren Versionen bearbeitetwerden! Sollte dies dennoch der Fall sein, erhalten Sie die Meldung "PhysikalischerLesefehler" beim Öffnen der Datenbank und müssen diese reindizieren.Nachdem Sie die relevanten Felder angegeben haben, können Sie die Suche starten:Wählen Sie den Befehl Organisation > Extrakt > Dubletten > Ausführen.Daraufhin wird ein Extrakt mit allen mehrmals vorkommenden Datensätzen erstellt.Alle entsprechenden Datensätze, d.h. Original und Duplikate sind in diesem Extraktenthalten.Löschen Sie nun die Datensätze die Sie nicht mehr brauchen bzw. übertragen Siezuvor Informationen aus einem Datensatz in einen anderen (siehe Kapitel"Datensätze zusammenführen").7.15 Extraktergebnis speichern und ladenÜber den Befehl Organisation > Extrakt/Filter > Extrakt speichern können Sie IhreExtraktergebnisse, also den jeweils aktuellen Stand der markierten Datensätze,abspeichern. So lassen sich diese Extraktergebnisse später wiederverwenden. Hierwird nicht der Extraktausdruck, sondern die Extraktauswahl selbst gespeichert.Die gespeicherten Selektionsergebnisse können Sie dann bei Bedarf über den BefehlOrganisation > Extrakt/Filter > Extrakt laden wieder aktivieren.Hinweis: Beachten Sie, dass dieser Extrakt eventuell nicht mehr mit der damalsgewählten Extraktbildung übereinstimmt, weil Datensätze hinzugekommen oder98

Extrakt in phone managergelöscht sein können! Es empfiehlt sich daher nach umfangreicheren Änderungenan der Datenbank den Extrakt sicherheitshalber neu zu erstellen - beispielsweise indem Sie den gespeicherten Extraktausdruck laden und erneut ausführen.Tipp: Über den Dialog Organisation > Extrakt/Filter > Extrakt Allgemein (siehe Kapitel"Extraktausdruck speichern") können Sie Extraktausdrücke speichern.7.16 Extrakt in phone managerUm einen ganzen Extrakt in den phone manager zu übernehmen, wählen Sie denBefehl Organisation > Extrakt / Filter > Extrakt in phone manager. Ist kein Extrakt aktiv,so übernehmen Sie mit diesem Befehl alle Datensätze der aktuellen Datenbank.99

Datenorganisation8. DatenorganisationMit den Befehlen des Menüs Organisation lassen sich Ihre Datenbanken organisierenund auswerten. Sie können Ihre Datensätze ordnen, eine Unterauswahl treffen, Datenbankenkopieren und zusammenführen, Daten im- und exportieren, und Feldeinträge inallen ausgewählten Datensätzen auf einmal ergänzen bzw. ersetzen lassen.Für diese Funktionen ist zur Sicherheit der Daten ein exklusiver Zugriff auf dieDatenbank erforderlich. Das heißt, diese Funktionen können nur dann ausgeführtwerden, wenn sich niemand sonst in der Datenbank befindet.8.1 SortierungenÜber den Menüpunkt Organisation > Sortierung können Sie verschiedeneOrdnungskriterien, d.h. Sortierungen bzw. Schnellsuchschlüssel (Indizes) definierenund auswählen.▪▪▪Indizes sind Hilfsdateien zu einer Datenbank, die es ermöglichen, gesuchteDatensätze schneller aufzufinden.Die Ordnungskriterien werden für jede Datenbank separat vergeben.Bis zu 20 Ordnungskriterien können Sie pro Datenbank anlegen, mindestens einesmuss definiert sein.Vor der Definition sollten Sie sich folgende Punkte überlegen:▪▪▪▪Nach welchen Feldern oder Inhalten sollen die Datensätze sortiert werden können?Nach welchen Feldern oder Inhalten soll besonders schnell gesucht werdenkönnen?Benötigen Sie Nebendatensatz-Funktionalität?Benutzen Sie den phone manager zur Rufnummererkennung?100

SortierungenDie Antworten auf diese Fragen ergeben automatisch die geeigneten Ordnungskriterien.Die bestehenden Ordnungskriterien lassen sich jedoch auch ohne Weiteres imNachhinein ergänzen oder ändern.Bestehende Sortierung wählenNach dem Aufrufen des Dialoges Organisation > Sortierung können Sie in der Liste derOrdnungskriterien die gewünschte Sortierung auswählen. Alternativ doppelklicken Sieauf die Anzeige der aktiven Sortierung in der Statusleiste.Die Datensätze Ihrer Datenbank werden dann nach dem gewählten Kriterium alphanumerischsortiert, d.h. zunächst nach Zahlen (soweit vorhanden) und dann alphabetisch.Dabei stehen Leereinträge immer vor allen anderen Einträgen. Die Option "OhneSortierung" bedeutet, dass die Datensätze in der Reihenfolge der Ersteingabe sortiertsind.Neue Sortierung / Index anlegenBitte beachten: Hierbei handelt es sich um eine globale Funktion, die nur mitexklusivem Zugriff auf die Datenbank möglich ist. Über die Schaltflächen "Neu" und "Ersetzen" des Dialoges Organisation >Sortierung können Sie sich neue Ordnungs-/Sortierkriterien definieren.Im folgenden Dialog finden Sie in der Liste der verfügbaren Felder alle geeignetenDatenbankfelder aufgeführt. Um ein Feld für eine Sortierung auszuwählen, genügtes, auf das Feld in der Liste der verfügbaren Felder doppelzuklicken. Alternativkönnen Sie es auch mit einem einzelnen Klick selektieren und dann dieSchaltfläche "Einfügen" betätigen.Das gewählte Feld wird in die Liste der enthaltenen Felder übertragen. Im Eingabefeld "Bezeichnung" können Sie dem Sortierkriterium einenaussagekräftigen Namen verleihen. Wenn Sie keine eigene Bezeichnung angeben,wird stattdessen der entsprechende Indexausdruck als Name gewählt. Dieser liestsich allerdings nicht so schön, wie eine eigene Beschreibung.101

DatenorganisationOrdnungskriterien über mehrere FelderBitte beachten Sie dabei, dass ein Sortierkriterium auch über mehr als ein Feld laufenkann. Wollen Sie Ihre Datensätze beispielsweise nach Firmennamen sortieren und habenSie zu einer Firma mehrere Ansprechpartner, so kann es wünschenswert sein, innerhalbeiner Firma noch nach dem Namen zu unterscheiden.▪▪▪Eine Sortierung über die Felder FIRMA und NAME sortiert zuerst nach demFirmennamen. Für gleichlautende Firmennamen wird innerhalb einer Firma nachdem Namen sortiert.Die Reihenfolge der Felder im Sortierkriterium sollte der Rangfolge entsprechen, inder nach den Inhalten sortiert werden soll.Auch für die Schnellsuche spielt diese Reihenfolge eine Rolle. Mit der Option"normal" wird nur im ersten Feld des Sortierkriteriums gesucht. Über die Option"Wildcard" kann hingegen in mehreren Feldern des Sortierkriteriums gleichzeitiggesucht werden. Hier müssen die einzelnen Teile des Suchbegriffes in derReihenfolge angegeben werden, wie die Felder im Sortierkriterium stehen.Einschränkungen bei der Anlage von Sortierkriterien: Die maximale Länge desIndexausdruckes (Formel des Sortierkriteriums) beträgt 256 Zeichen. Die Summe derFeldlängen, über die eine Sortierung läuft, darf nicht größer als 230 sein. Dahersollten Sie nicht unnötig viele Felder in ein Sortierkriterium aufnehmen - mehr als 3sind in der Regel nicht sinnvoll. Wenn Sie sehr lange Felder (> 100 Zeichen) in102

SortierungenOrdnungskriterien verwenden, ist die kritische Grenze unter Umständen schonfrüher erreicht.Fortgeschrittene Benutzer können bestehende Indexausdrücke auch manuell erweitern.Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserer Knowledgebaseunter www.combit.net/de/support/kb im Artikel "Erweiterte Indexausdrücke"(KBAD000750).Phonetische IndizesEine Sonderstellung unter den Ordnungskriterien nehmen die phonetischen Indizes ein.Wenn Sie die Option "phonetisch" für ein Sortierkriterium aktivieren, wird die Ordnungüber den Klang der betreffenden Feldinhalte aufgebaut und nicht über derenSchreibweise. Solche phonetischen Ordnungskriterien sind notwendig, um eine phonetischeSchnell-Suche durchführen zu können.Bitte beachten Sie dabei, dass ein phonetisches Sortierkriterium nicht gleichzeitig alsnormales Sortierkriterium genutzt werden kann. Wenn Sie beispielsweise im FeldNAME zum einen nach der Schreibweise, zum anderen auch nach dem Klang suchenund sortieren können wollen, so müssen Sie für NAME, ein normales und ein phonetisches,definieren.Telefonie RufnummernerkennungWenn Sie diese Option einschalten, wird der Index zur automatischen Rufnummernerkennungüber den integrierten phone manager genutzt. In diesem Index werden nur diereinen Nummern aufgenommen, gleichgültig welche Schreibweise Sie in dem Telefonfeldverwenden. Näheres finden Sie im Kapitel "Telefonieren und Anrufliste".NebenadressenDer address manager ermöglicht das Verknüpfen von Datensätzen, das heißt, Siekönnen differenzieren zwischen Haupt- und Nebenadressen. Wenn Sie mehrereDatensätze einer Firma in Ihrer Datenbank haben und sich schnell zwischen diesenbewegen möchten, bietet sich eine solche Verknüpfung an. Weitere Informationen zuNebenadressen finden Sie unter Nebenadressen.Voraussetzung ist ein Sortierkriterium vom Typ "Nebenadressen". Sofern noch nichtvorhanden, legen Sie dieses Sortierkriterium neu an. Dabei ist es nur notwendig, dieOption "Nebenadressen" zu aktivieren und eine Bezeichnung einzugeben (z.B."Nebenadressen"). Eine Feldauswahl ist nicht möglich.Sortierung / Index löschenHierzu klicken Sie im Dialog Organisation > Sortierung auf das zu löschendeSortierkriterium und dann auf die Schaltfläche "Löschen". Bitte beachten Sie dabei,dass für jede Datenbank mindestens ein Sortierkriterium definiert sein muss!103

DatenorganisationNumerische Sortierung bei ZeichenfeldernFelder vom Feldtyp "Numerisch" werden automatisch numerisch sortiert. Bei Feldernvom Feldtyp "Zeichen, wie z.B. dem Kundennummernfeld, werden dagegen bei derSortierung nach dieser Kundennummer die Kundennummern nicht numerischfortlaufend sondern alphabetisch angeordnet werden (1, 10, 2, 200).Um auch bei Zeichenfeldern, die nur Zahlen enthalten, eine numerische Sortierung zuerreichen gehen Sie folgendermaßen vor:Legen Sie mittels Organisation > Sortierung, wie gewohnt einen Index an, der nurauf dem betreffenden Zeichenfeld basiert.Laden Sie die ".ini"-Datei des Datenbank-Verzeichnisses ineinen Editor (z.B. mittels Strg+Umschalt+F1 im address manager).Unter der Section [AMWIN] finden Sie nun eine Zeile mit dem SchlüsselExpressionX=UPPER(KUNDENNR)wobei "X" für die betr. Indexziffer und "KUNDENNR" für das Kundennummernfeldsteht. Ändern Sie diese Zeile folgendermaßen ab:ExpressionX=VAL(KUNDENNR)Speichern Sie die Datei ab und reindizieren anschließend im address manager dieDatenbank über Datei > Reparatur > Reindex.Anschließend steht Ihnen die numerische Sortierung nach der Kundennummer zuVerfügung (1, 2, 10, 200).Sortierung bei UmlautenBei Sortierungen werden in der Voreinstellung ASCII die Umlaute am Ende desAlphabets eingeordnet: ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZÄÖÜß.Hierfür kann jedoch auch eine andere Einstellungen gewählt werden, z.B. können dieUmlaute nach folgenden Schema in das Alphabet eingereiht werden:AÄBCEFGHIJKLMNOÖPQRSßTUÜVWXYZ.Hierzu müssen Einträge an der Datei "combit.ini" in Ihrem Windowsverzeichnisgeändert werden. Weiterführende Informationen und die genauen Einstellungen findenSie in unserer Knowledgebase unter www.combit.net/de/support/kb im Artikel "Sucheund Sortierung bei Umlauten" (KBAD000388).8.2 Kopieren von Datenbanken und DatensätzenMit Organisation > Kopieren oder über Datei > Speichern unter können Sie diekomplette Datenbank oder in einem Extrakt ausgewählte Datensätze in eine neueDatenbank kopieren bzw. die Datenbank unter einem neuen Namen speichern.104

Datenbanken zusammenführen▪Um lediglich einen einzelnen Datensatz in eine andere Datenbank zu übertragen,wählen Sie das im Kapitel "Kopieren von Datensätzen" beschriebene Verfahren.Falls kein Extrakt aktiv ist, wird die gesamte Datenbank mit allen Datensätzen in dieneue Datei kopiert. Sofern jedoch ein Extrakt besteht, werden nur die im aktuellenExtrakt enthaltenen Datensätze in die neue Datei kopiert. Auf diese Weise lässt sich dieAufteilung Ihrer Adressen in verschiedene Datenbanken beliebig variieren.Öffnen Sie die Datenbank und treffen Sie über Organisation > Extrakt die gewünschteAuswahl.Wählen Sie den Menüpunkt Organisation > Kopieren. Bestätigen Sie den Hinweis.Wählen Sie den Speicherort und geben Sie in das Feld "Name" den Namen derneuen Datenbank ein. Sobald Sie Ihre Eingabe bestätigen, werden dieausgewählten Datensätze in diese Datei kopiert.Es wird die Dateistruktur der ursprünglichen Datei übernommen, ebenso dieOrdnungskriterien (Sortierungen und Suchschlüssel) und die aktive Eingabemaske.8.3 Datenbanken zusammenführenDurch den Befehl Organisation > Zusammenführen werden alle Datensätze einerbestehenden Datenbank (Quelldatei) in die geöffnete Datei (Zieldatei) kopiert. DieQuelldatei bleibt dabei unverändert.▪Ein Zusammenführen ist nur für die Felder möglich, die in Quell- und Zieldatenbankgleichermaßen vorhanden sind, d.h. die in Typ und Namen übereinstimmen. Felderaus der Quelldatenbank, die in der Zieldatenbank nicht vorhanden sind, fallen weg.Wenn ein Feld der Quelldatei länger ist, als das entsprechende Feld in derZieldatei, wird der überschüssige Text abgeschnitten.▪ Bei unterschiedlichen Strukturen ist stattdessen die Funktion Organisation >Import zu verwenden. Dort können auch Felder unterschiedlicher Art verknüpftwerden.Um zwei amw Datenbanken zusammenzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:Öffnen Sie die Datenbank, die Sie mit Datensätzen aus einer anderen Datenbankergänzen wollen, d.h. die Zieldatei.Wählen Sie den Menüpunkt Organisation > Zusammenführen. Bestätigen Sie denHinweis.Wählen Sie diejenige Datenbank aus, deren Datensätze in die geöffnete Dateikopiert werden sollen, d.h. die Quelldatei und bestätigen Sie mit "OK".Besonderheiten▪Der Vorgang des Zusammenführens kann längere Zeit in Anspruch nehmen, da ersehr viele Zugriffe auf Ihr Speichermedium erfordert. Im Netzwerk kann es deshalb105

Datenorganisation▪▪bei sehr großen Datenbeständen ratsam sein, diese Operation auf einer lokalenFestplatte durchzuführen, um den Zugriff zu beschleunigen.Sollten in den Datenbanken, die zusammengeführt werden sollen, zwei Datensätzegleichen Inhalts vorhanden sein, so werden diese nicht überschrieben, sondernhinzugefügt. Es ist daher möglich, dass Einträge in der erweiterten Datei doppelteingetragen sind. Wir empfehlen Ihnen, anschließend eine Dublettenprüfungdurchzuführen.Beim Zusammenführen von Datenbanken in eine nicht-leere Datenbank besteht dieMöglichkeit, dass die Zugehörigkeits-Informationen von Nebenadressen undQuerverweisen verlorengehen. Der Grund dafür ist, dass beim ZusammenführenRECORDID und GROUPID neu gesetzt werden.8.4 Ergänzen von Feldinhalten (Wechseln)Die Funktion Organisation > Ergänzen > Feldinhalte bietet Ihnen die Möglichkeit, Feldinhaltezu überarbeiten, zu ersetzen oder zu ergänzen. Die Funktion beschränkt sichjeweils auf die im aktuellen Extrakt ausgewählten Datensätze. Wenn kein Extrakt aktivist, bezieht sie sich auf die gesamte Datenbank.Öffnen Sie die Datenbank, an der Sie Änderungen vornehmen möchten. ErstellenSie evtl. einen Extrakt.Wählen Sie Organisation > Ergänzen > Feldinhalte und bestätigen Sie dieSicherheitsabfrage.Wählen Sie dann in der Liste das Feld aus, dessen Inhalt verändert werden soll.Geben Sie den Text oder die Formel an, durch den der bisherige Feldinhalt ersetztoder ergänzt werden soll. Über die Schaltfläche "Formelassistent" haben Sie Zugriffauf alle verfügbaren Variablen und Funktionen. Eine Anleitung finden Sie in dermitgelieferten Dokumentation "List & Label - Der Designer.106

Ergänzen von Feldinhalten (Wechseln)Tipp: Um eine Checkbox (logisches Feld) über Wechseln anzukreuzen, lassen Siein das logische Feld ein "T" (TRUE) eintragen, um sie abzukreuzen ein "F" (FALSE).Wählen Sie eine der Optionen "Ersetzen" oder "Anhängen" und betätigen Sie dieSchaltfläche "Ausführen", um den Vorgang zu starten.Bitte beachten Sie: Das ausgewählte Feld und der eingegebene Text / Ausdruckmüssen vom Datenformat zusammenpassen! Z. B. können Sie ein numerisches Feldnur durch Ziffern ersetzen oder ergänzen. Bei der Option "Anhängen" kann nur sovielText angehängt werden, wie in dem gewählten Feld an freiem Platz zur Verfügungsteht. Überschüssiger Text wird abgeschnitten.Beispiel für einfaches WechselnSie möchten die Vergabe von Kategorien innerhalb einer Datenbank neu organisieren.Sie erstellen einen Extrakt der Datensätze, die eine gemeinsame Kategorie erhalten sollen,rufen die Funktion Organisation > Ergänzen > Feldinhalte auf, wählen das FeldKATEGORIE, geben die neue Kategorie ein und wählen die Option "Ersetzen". Daraufhinerhalten alle Datensätze des Extraktes im Feld KATEGORIE den gleichen, neuenEintrag.Beispiel für Wechseln nach FormelAngenommen, Sie haben Daten übernommen, bei denen Name und Vorname im selbenFeld stehen, Sie möchten aber die Vornamen in ein eigenes Feld übertragen (DerFall, dass die Person zwei gleichberechtigte Vornamen hat, sei an dieser Stelle vernachlässigt).Erstellen Sie einen Extrakt mit den betreffenden Adressen.Wählen Sie Organisation > Wechseln.Wählen Sie das Feld VORNAME.Klicken Sie auf "Formelassistent". Sie wollen vom kombinierten Namen von linksgerechnet alles bis zum ersten Leerzeichen in das Feld VORNAME übernehmen.Die entsprechenden Formel wäre:«LEFT$(NAME,if(StrPos(NAME," ") >= 0,StrPos(NAME," "),LEN(NAME))) »Bestätigen Sie die Formel mit OK.Wählen Sie die Funktion "Ersetzen" und starten Sie den Vorgang mit OK.Die Vornamen werden jetzt in das Feld VORNAME eingetragen. In einem zweitenDurchlauf müssen sie jetzt noch aus dem Feld NAME gelöscht werden.107

Datenorganisation Wählen Sie Organisation > Wechseln. Wählen Sie das Feld NAME. Klicken Sie auf "Formelassistent" und geben Sie den passenden Ausdruck ein:»if(StrPos(NAME," ") >= 0,LTRIM$(MID$(NAME, StrPos(NAME," ")+1)),"") » Bestätigen Sie die Formel mit OK. Wählen Sie die Funktion "Ersetzen" und starten Sie den Vorgang mit OK.Die Vornamen werden jetzt aus dem Feld NAME gelöscht, übrig bleibt der Nachname.Beispiel für Wechseln von CodesWenn Sie in der Feldliste ein Codefeld selektieren, können Sie für dieses Feld Code-Attribute setzen oder deaktivieren.Markieren Sie dann in der Liste der Codes die Code-Attribute, die Sie setzen oderlöschen möchten. Wählen Sie dann die entsprechende Funktion ("Löschen" oder"Setzen"). Starten Sie den Vorgang über die Schaltfläche "Ausführen". Code-Attribute,die nicht explizit gesetzt oder gelöscht werden, bleiben beim Wechseln unangetastet.8.5 Bemerkungsfeld ergänzenSie können in einem Arbeitsschritt das Bemerkungsfeld aller Datensätze in einemExtrakt ergänzen. Falls kein Extrakt aktiv ist, wird das Bemerkungsfeld bei allenDatensätzen ergänzt.Wählen Sie Organisation > Ergänzen > Bemerkungsfeld. In dem daraufhinerscheinenden Dialog können Sie den gewünschten Text eingeben. Für Leerzeilenverwenden Sie Zeilenwechsel.108

Dokumentenverwaltung9. DokumentenverwaltungMit der Dokumentenverwaltung können Sie zu einem Datensatz praktisch beliebigviele 1 Dokumente zuordnen, die mit Informationen über Autor und Inhalt in einerkonfigurierbaren Liste erscheinen. Die Zuordnung erfolgt automatisch oder durch Drag& Drop: Sie ziehen das betreffende Dokument mit der Maus in das Dokumentenfeld.Neue Dokumente können direkt aus dem Dokumenten-Container angelegt werden.Dazu können Dokumentvorlagen, Zielverzeichnis, Übernahmemasken und sogar dieDateinamen automatisch vergeben werden.Um die Dokumentenverwaltung nutzen zu können, muss in Ihrer Datenbank ein Feldvom Typ "Dokumenten-Container" vorhanden sein. Der Konfigurationsdialog für dieDokumentenverwaltung kann über das Systemverwalterpasswort geschützt werden.9.1 KonfigurationVorüberlegungenBevor Sie die Dokumentenverwaltung einrichten, sollten Sie sich ein Konzeptüberlegen, wie Sie die Dokumente organisieren wollen:▪▪▪▪Welche Dokumente sollen in welche Verzeichnisse gespeichert werden?Auf welchen Vorlagen sollen neu angelegte Dokumente basieren (z. B. Vorlagen fürBriefe, Faxe, Verträge, ... )?Welche Informationen sollen in neu angelegte Dokumente übernommen werden(z. B. eine Anschrift in einen Brief)? Welche Felder übernommen werden definierenSie in der Übernahmemasken. (siehe Kapitel "Übernahmemaske konfigurieren").Sollen die Einstellungen in der Dokumentenverwaltung für alle Datenbanken globalgelten, oder sollen die Einstellungen unterschiedlich je Datenbank sein?1 Für Dateinamen inkl. Pfad und Kommentare stehen 30.000 Zeichen zur Verfügung.110

KonfigurationNeuen Dokumenttyp anlegenDer Dialog zur Konfiguration der Dokumentenverwaltung enthält eine Liste der definiertenDokumenttypen und die entsprechenden Einstellungen. Ein Dokumenttyp wirddurch einen Namen, den Dateityp, die Vorlagendatei und den Ablagepfad bestimmt.Wählen Sie Konfiguration > Dokumentenverwaltung.Entscheiden Sie sich zunächst, ob die Einstellungen der Dokumentenverwaltungdatenbankübergreifend (Option Global) gelten, oder für die aktuell geladeneDatenbank "datenbankspezifisch" sein sollen.Wählen Sie die Schaltfläche "Neu".Geben Sie eine Bezeichnung für den Dokumenttyp an. Diese Bezeichnung wird beieinem Rechtsklick in den Dokumenten-Container im Kontextmenü "Verweisanhängen" angezeigt.Geben Sie die Datei-Endung an. Die Endung wird ohne vorangehenden Punkteingegeben und muss zur entsprechenden Anwendung passen (DOC für Word,MSG für Exchange, XLS für Excel, ...).111

DokumentenverwaltungSie haben außerdem die Möglichkeit, eine allgemeine Dateiendung zu definieren,und zwar in Form eines "*". Diese Endung definiert dann eine Ablagemöglichkeitfür Dateien mit unbekannter Endung.Tipp: Legen Sie generell einen Dokumenttyp "Unbekanntes Dokument" mitDateiendung "*" an, damit alle Dokumente abgelegt werden können.Unter Dateivorlage wählen Sie die Dokumentvorlage für den Dokumenttyp aus.Diese Dokumentvorlage kann z.B. Firmenlogo, Absenderangaben, Textmarkenusw. bereits enthalten. Mit dem Button "..." öffnen Sie einen Dateiauswahldialog.Diese Vorlage ist ein "normales" Dokument und keine Dokumentvorlage. WeitereInformationen zu Textmarken siehe unten.Geben Sie den Pfad an, in dem Dokumente dieses Typs abgelegt werden sollen.Wenn Sie ein neues Dokument oder eine Kopie eines bestehenden Dokuments imDokumenten-Container ablegen, wird die neue Datei automatisch in diesem Pfadangelegt. Dabei erden auch Felder (z.B. , wobei das Verzeichnis bereitsexistieren muss) und %AMDIR% als Platzhalter für das Programmverzeichnisunterstützt.Optional: Wählen Sie eine Übernahmemaske, wenn Sie Datenbank-Felder in dasneue Dokument übernehmen möchten, z.B. Empfängeradresse in einen Brief oderName + Faxnummer in eine Faxvorlage.Hinweis: Die Übernahmemaske darf keine zusätzliche Dokumentvorlageenthalten. Sonst starten Sie zwei Übernahmemasken!Legen Sie eine Regel für die automatische Namensgebung fest. Diese Regel giltfür alle Dokumenttypen.▪"Voreinstellung kurz" übernimmt die ersten 4 Zeichen aus dem Feld FIRMAbzw. NAME und Tag und Monat, also z. B. "comb1711.doc".▪▪"Voreinstellung lang" übernimmt den Inhalt aus den Feldern FIRMA undNAME sowie das komplette Datum mit Uhrzeit, also z. B. "combit GmbHMustermann 17_11_08 10_00.DOC".Über die Schaltfläche "Formel-Assistent" können Sie die Regeln für dieautomatische Namensgebung verändern oder neu definieren. (EineBeschreibung dieses Assistenten finden Sie in der mitgeliefertenDokumentation "List & Label - Der Designer").Schalten Sie die Option "Datei ohne Bestätigung erzeugen" ein, wenn neue Dokumentevollautomatisch im Ablagepfad angelegt werden sollen. Ist die Option ausgeschaltet,erscheint zuvor ein Dateiauswahldialog, in dem der über die Regel er-112

Bestehendes Dokument einfügen▪Der Eintrag " Dokument einfügen" erlaubt das Einfügen des Dokumentsoberhalb der markierten Zeile im Dokumenten-Container.Für das neue Dokument wird der zugehörige Verweis automatisch imDokumenten-Container angelegt, ein Dateiname gemäß der Definition erzeugt unddie verknüpfte Anwendung wird gestartet, z.B. Microsoft Word.9.4 Bestehendes Dokument einfügenÜber Drag & DropZiehen Sie das Dokument (z. B. aus dem Explorer) in das Dokumentenfeld. Dortwird ein Verweis angelegt, das Dokument selbst verbleibt an seinem Ort.Wenn Sie beim Ziehen die STRG-Taste gedrückt halten, wird im zugehörigenAblagepfad der Dokumentenverwaltung eine Kopie des Dokumentes angelegt undein Verweis auf diese Kopie in das Dokumentenfeld eingetragen. Der Name derKopie folgt der in der Dokumentenverwaltung definierten Regel. Der Zielpfad istdabei derjenige, der in der Liste für den ersten Dokumenttyp mit dieser Endungfestgelegt wurde. Existiert zu einer Endung kein Dokumenttyp, wird die Kopie derDatei im Zielpfad für die Endung "*" erzeugt.Über die ZwischenablageKlicken Sie im Explorer mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wählenSie aus dem Kontextmenü den Befehl Kopieren.Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Dokumentenfeld und wählen Sie ausdem Kontextmenü den Befehl Aus Zwischenablage einfügen.Im jeweiligen Ablagepfad wird eine Kopie des Dokumentes angelegt und einVerweis auf diese Kopie in das Dokumentenfeld eingetragen.Über KontextmenüKlicken Sie mit der rechten Maustaste in das Dokumentenfeld und wählen Sie ausdem Kontextmenü den Befehl Verweis auf Dokument anhängen > BestehendesDokument.Geben Sie im Dateiauswahldialog das Dokument an, das Sie zuordnen möchten.Im Dokumentenfeld wird ein Verweis eingetragen, das Dokument selbst verbleibtan seinem Ort. Eine Kopie im Ablagepfad wird nicht angelegt.115

DokumentenverwaltungDokument von Scanner einlesenSie können Dokumente direkt über einen am Arbeitsplatz angeschlossenen Scanner(TWAIN) einlesen. Die Dokumente werden gemäß den Regeln derDokumentenverwaltung erzeugt (Namensgebung, Speicherort).Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Dokumentenfeld und wählen SieDokumente > Von Scanner aus dem Kontextmenü.Wählen Sie "als Einzelbilder" wenn Sie nur eine Seite einscannen. Wählen Sie "alsDokument" wenn Sie mehrere Seiten einscannen und diese zu einem mehrseitigenDokument zusammengefasst werden sollen.Wählen Sie das Format aus. In diesem Format wird das eingescannte Dokumentgespeichert. Je nach gewähltem Format können noch erweiterteDokumentinformationen angegeben werden (Titel, Beschreibung,Schlüsselwörter).Hinweis: Für dieses Dateiformat muss in der Dokumentenverwaltung einDokumentyp angelegt sein, zumindest der Eintrag "Unbekanntes Dokument" mitDateiendung "*".Wählen Sie den gewünschten Scanner aus und klicken Sie auf Einscannen um denVorgang zu starten.Beenden Sie diesen Dialog nach dem Scanvorgang, damit Sie mit dem addressmanager weiterarbeiten können.116

Mit zugeordneten Dokumenten arbeitenDokumenten-Container ergänzenÜber den Menüpunkt Organisation > Ergänzen > Dokumenten-Container haben Sie dieMöglichkeit, in einem Arbeitsschritt einen Eintrag in Dokumenten-Container allerDatensätze in einem Extrakt auszuführen.Sie führen also nur einen Extrakt über die zu ergänzenden Datensätze durch und wählenden oben genannten Befehl. Geben Sie nun den Pfad für das einzufügendeDokument an und gegebenenfalls einen dazugehörigen Kommentar. Nach dem Bestätigenmit "OK" werden die Dokumenten-Container ergänzt.9.5 Mit zugeordneten Dokumenten arbeitenIm Dokumenten-Container sind alle zugehörigen Dokumenten-Verweise gelistet. Nebendem Dokumentennamen werden – sofern im Dokument als Dateiinfo verfügbar –weitere Informationen wie Dateidatum, Titel, Thema usw. angezeigt. Positionieren Sieden Mauszeiger auf einem Eintrag, erscheint ein Tooltip mit allen verfügbaren Informationenzu diesem Dokument.Um ein Dokument zu öffnen, doppelklicken Sie auf den Verweis imDokumentenfeld oder wählen Sie den Befehl Dokument anzeigen aus demKontextmenü. Das Dokument wird in der zugehörigen Anwendung geöffnet. Siekönnen es einsehen, bearbeiten oder drucken.Um einen Kommentar oder den Index zu ändern, wechseln Sie in denÄnderungsmodus (Bearbeiten > Ändern) und geben den gewünschten Text ein.Um einen Verweis zu löschen, wechseln Sie in den Änderungsmodus (Bearbeiten> Ändern) und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Verweis und wählenim Kontextmenü "Verweis auf Dokument entfernen". Entfernt wird nur der Verweis,nicht das Dokument selbst. Eine eventuell im Ablagepfad enthaltene Kopie einesDokumentes bleibt ebenfalls erhalten.Dokumentenverweise sortieren und suchenDie Verweise werden in der Reihenfolge aufgelistet, wie sie angelegt odereingefügt wurden. Über die Spalte "Index" können Sie die Position eines Eintragesnachträglich ändern. Wechseln Sie dazu in den Änderungsmodus (Bearbeiten >Ändern), klicken Sie in die Spalte "Index" und geben die gewünschte Rangfolge ein.Zusätzlich können Sie nach jeder Spalte sortieren: Rechtsklick auf den Spaltentitel> Sortieren nach...Um einen Verweis zu suchen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Titelder Spalte, in der Sie suchen möchten und wählen Sie aus dem Kontextmenü denBefehl Suchen. Geben Sie den Suchbegriff ein und wählen Sie den117

DokumentenverwaltungVergleichsmodus für den Suchbegriff. Über die Schaltflächen "Voriger" und"Nächster" blättern Sie zwischen den Treffern.Beim Vergleichsmodus "Anfang übereinstimmend" muss der Suchbegriff mit demAnfang des Feldinhaltes übereinstimmen. "Wildcard" erlaubt die Eingabe derJokerzeichen "?" (für einzelne Zeichen) und "*" (für beliebig viele Zeichen)."Enthalten" findet jeden Eintrag, in dem der Suchbegriff enthalten ist.Dokumentenverweise aktualisierenWenn Sie Ihre Ablageverzeichnisse aus der Dokumentenverwaltung umorganisieren,müssen auch die Verweise im Dokumenten-Container entsprechend angepasstwerden. Die ungültigen Verweise sind zwar noch vorhanden, aber mit einem rotenWarndreieck gekennzeichnet, da der Pfad nicht existiert oder keineZugriffsberechtigung auf diesen Pfad besteht.Intern werden die Verweise in folgender Form gespeichert:Laufwerk:\Pfad\Dateiname.Typ|Kommentaralso z. B. "S:\Dokumente\comb1203.doc|Infoanfrage Produkt 1".Nehmen wir an, die Dokumente werden jetzt aus "X:\amw\Dokumente\" in"S:\Dokumente\" verschoben. Dann können Sie den Pfad für alle Dokumente über dieFunktion "Suchen & ersetzen" ändern: Wählen Sie Suchen > Suchen & Ersetzen und bestätigen Sie dieSicherheitsabfrage mit OK.Wählen Sie das Dokumentenfeld aus, in dem Sie Verweise ändern wollen.Ersetzen Sie den alten Ablagepfad durch den neuen, also " X:\amw\Dokumente\"durch " S:\Dokumente\" und bestätigen Sie mit "Ausführen".118

eMail-Ablage aus OutlookAuf ungültige Dokumentenverweise prüfenÜber den Menüpunkt Organisation > Extrakt/Filter > Fehlende Dokumentenzuordnungenkönnen Sie einen Extrakt erstellen, der alle Datensätze enthält, welchemind. 1 Verweis auf ein Dokument besitzen, welches an der angegebenen Stellejedoch nicht gefunden werden konnte. Diese Funktion steht für Dokumente, die ineinem DMS-Archiv abgelegt sind, nicht zur Verfügung.Bitte beachten Sie, dass unter Umständen aber auch fehlende Netzwerkrechte dazuführen können, dass ein Dokument „nicht gefunden" werden kann, und derDatensatz dadurch im Extrakt erscheint.9.6 eMail-Ablage aus OutlookÜber das Outlook AddIn können eMails aus einem Outlook-Ordner (z.B. Posteingang,Gesendete Objekte) einem Datensatz zugeordnet werden, d.h. die eMail wird kopiertund ein Verweis auf diese eMail-Kopie wird im zugehörigen Dokumenten-Containerabgelegt.Die Funktionen zur Ablage und Anzeige stehen Ihnen über Schaltflächen zur Verfügung.Es können auch mehrere Nachrichten auf einmal verarbeitet werden.119

DokumentenverwaltungHinweis: Wenn in den Outlook-Einstellungen als eMail-Editor Microsoft Wordausgewählt ist, stehen Ihnen diese Schaltflächen und das Menü in einer geöffneteneMail nicht zur Verfügung.eMail zuordnen bzw. Adresse suchenÜber Zuordnen bzw. Suchen in der Outlook-Menüleiste wird die Datensatz-Suche imaddress manager anhand der eMail-Adresse des Empfängers/Absenders gestartet. Eswird in allen verfügbaren eMail-Feldern nach einer Übereinstimmung gesucht.Wenn ein oder mehrere Suchtreffer erzielt wurden, wird die eMail kopiert und einVerweis im jeweiligen Dokumenten-Container abgelegt bzw. die passenden Datensätzeangezeigt.Wenn kein Suchtreffer erzielt wurde, wird ein entsprechender Hinweisdialog angezeigt.Außerdem können Sie eine Protokolldatei anzeigen lassen die Auskunft darüber gibt,weshalb die eMail nicht zugeordnet werden konnte (z.B. "Es konnte kein passenderDatensatz gefunden werden").Tipp: Löschen Sie die Protokolldatei gelegentlich, um Speicherplatz zu sparen.Speicherort der Protokolldatei ist das address manager Benutzerverzeichnis.Zudem enthält die eMail nach der Ablage eine Markierung mit dem Datenbanknamen.VoraussetzungenUnterstützte Microsoft Outlook Versionen siehe Kapitel "Systemvoraussetzungen". Aktivieren Sie die in der Dokumentenverwaltung (Konfiguration >Dokumentenverwaltung) die "Auto-eMail-Ablage" und wählen Sie einen Ablagepfadfür die Kopie der eMail. Die Ablage in einem DMS-Archiv ist nicht möglich.KonfigurationÖffnen Sie den Konfigurationsdialog über die Schaltfläche am:Einstellungen in derOutlook-Add-Ins-Menüleiste.Wählen Sie die Datenbank aus, für die die eMail-Zuordnung aktiviert werden soll.Definieren Sie die Allgemeinen Optionen:▪eMail ohne Rückfrage ablegen: Unterdrückt den Bestätigungsdialog bei derAblage.▪▪Datensatz/Datensätze nach erfolgreicher Ablage anzeigen.Nachrichten auch an CC-Empfänger versuchen abzulegen.120

eMail-Ablage aus OutlookDefinieren Sie die Ablageoption:▪Nachricht nur bei einem eindeutig gefundenen Datensatz ablegen: Hiermit istsichergestellt, dass die Nachricht nur dann abgelegt wird, wenn ein eindeutigerSuchtreffer erzielt wurde. Wenn kein Suchtreffer oder mehrereSuchtreffer erzielt wurden, findet keine Ablage statt. Es wird ein entsprechenderEintrag in der Protokolldatei erstellt.▪▪Nachricht bei allen gefundenen Datensätzen ablegen.Bei mehr als einem gefundenen Datensatz, den Datensatz manuellauswählen: Wenn mehrere Suchtreffer erzielt werden, kann über einenDialog der gewünschte Datensatz ausgewählt werden. EineMehrfachauswahl ist nicht möglich.Eigene eMail-Adressen: Geben Sie hier Ihre eigenen eMail-Adresse(n) ein, damitbei der Suche zwischen gesendeten und empfangenen eMails unterschiedenwerden kann.121

DokumentenverwaltungVerwendung mit dem Microsoft Exchange ServerDas Outlook AddIn verwendet grundsätzlich genau die eMail-Adresse, die in der eMailphysisch eingetragen ist. Der Exchange Server leitet eMail-Adressen aber u.U. im X.400Format an den eMail Client weiter. Eine solche X.400 eMail Adresse könnte z.B.folgendermaßen aussehen: "/O=COMBIT/OU=ERSTE ADMINISTRATIVE GRUPPE/CN=RECIPIENTS/CN=MEINE.FIRMA". Tragen Sie daher diese Adresse als eigeneeMail-Adresse ein.Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserer Knowledgebaseunter www.combit.net/de/support/kb im Artikel "Verwendung des Outlook AddIns mitMS Exchange Server".(De-)Aktivieren des Outlook AddInsDas Outlook AddIn (de-)aktivieren Sie direkt über die Outlook-Einstellungen.In Outlook 2000/XP/2003 wählen Sie Extras > Optionen und wechseln auf dieRegisterkarte "Weitere". Betätigen Sie die Schaltfläche "Erweiterte Optionen" undim darauf folgenden Dialog die Schaltfläche COM-Add-Ins.In Outlook 2007/2010 wechseln Sie in den Outlook-Optionen in den Bereich "Add-Ins". Wählen Sie in der Combobox "Verwalten" den Eintrag "COM-Add-Ins" undklicken Sie auf die Schaltfläche "Gehe zu".Es werden nun alle verfügbaren AddIns angezeigt. Aktivieren oder Deaktivieren Sieden Eintrag "combit address manager eMail-Zuordnung" und bestätigen Sie denDialog mit OK. Wenn sich das AddIn mit der Bezeichnung "combit addressmanager eMail-Zuordnung" nicht in der Liste befindet, fügen Sie es über dieSchaltfläche "Hinzufügen" hinzu. Sie finden die AddIn-Datei cmoa02.dll im addressmanager Installationsverzeichnis. Starten Sie Outlook nach diesem Vorgang neu.Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie in unsererKnowledgebase im Artikel "Manuelle Installation des Outlook AddIns".9.7 Nachrichten-Ablage aus David und ThunderbirdIn Mozilla Thunderbird und Tobit David können über ein AddIn Nachrichten (eMailsbzw. in Tobit David auch Telefax und SMS) einem Datensatz zugeordnet werden, d.h.die eMail wird kopiert und ein Verweis auf diese eMail-Kopie wird im zugehörigenDokumenten-Container abgelegt.Zudem können Sie den zugehörigen Datensatz anzeigen lassen.Die Funktionen zur Ablage und Anzeige stehen Ihnen über Schaltflächen und über dasMenü "combit address manager" zur Verfügung. Es können auch mehrere Nachrichtenauf einmal verarbeitet werden.122

Nachrichten-Ablage aus David und ThunderbirdNachricht ablegen bzw. Adresse suchenÜber Nachricht(en) ablegen bzw. Adresse(n) suchen wird die Datensatz-Suche anhandder eMail-Adresse bzw. Faxnummer/SMS-Nummer des Empfängers/Absendersgestartet. Es wird in allen verfügbaren eMail-Feldern bzw. Telefon- undMobiltelefonfeldern nach einer Übereinstimmung gesucht.Wenn ein oder mehrere Suchtreffer erzielt wurden, wird die Nachricht abgelegt bzw.die passenden Datensätze angezeigt.Wenn kein Suchtreffer erzielt wurde, wird ein entsprechender Hinweisdialog angezeigt.Außerdem können Sie eine Protokolldatei anzeigen lassen die Auskunft darüber gibt,weshalb die Nachricht nicht zugeordnet werden konnte (z.B. "Es konnte kein passenderDatensatz gefunden werden").VoraussetzungenUnterstützte Tobit David und Mozilla Thunderbird Versionen siehe Kapitel"Systemvoraussetzungen". Aktivieren Sie in der Dokumentenverwaltung (Konfiguration >Dokumentenverwaltung) die "Auto-eMail-Ablage" und wählen Sie einen Ablagepfadfür die Kopie der Nachricht, z.B. C:\Programme\combit\amw\Dokumente. DieAblage in einem DMS-Archiv ist nicht möglich.Konfiguration Öffnen Sie den Konfigurationsdialog über combit address manager –Einstellungen.Registerkarte Allgemein: Geben Sie die Anmeldedaten an und wählen Sie dieDatenbank aus, für die die Nachrichten-Zuordnung aktiviert werden soll. Außerdemkönnen Sie über eine Schaltfläche die Protokolldatei anzeigen lassen.Registerkarte Optionen: Hier finden Sie die Optionen für die Nachrichten-Zuordnung.123

Dokumentenverwaltung▪▪▪Nachrichten ohne Rückfrage ablegen: Unterdrückt den Bestätigungsdialogbei der Ablage.Datensatz/Datensätze nach erfolgreicher Ablage anzeigen.Nachrichten auch an CC-Empfänger versuchen abzulegen.▪Art der Ablage:▪Nachricht nur bei einem eindeutig gefundenen Datensatz ablegen:Hiermit ist sichergestellt, dass die Nachricht nur dann abgelegt wird,wenn ein eindeutiger Suchtreffer erzielt wurde. Wenn kein Suchtrefferoder mehrere Suchtreffer erzielt wurden, findet keine Ablage statt. Eswird ein entsprechender Eintrag in der Protokolldatei erstellt.124

Nachrichten-Ablage aus David und Thunderbird▪▪Nachricht bei allen gefundenen Datensätzen ablegen.Bei mehr als einem gefundenen Datensatz, den Datensatz manuellauswählen: Wenn mehrere Suchtreffer erzielt werden, kann über einenDialog der gewünschte Datensatz ausgewählt werden. EineMehrfachauswahl ist nicht möglich.▪▪▪Nachrichtenmarkierung (wird nur von Tobit David unterstützt): Erfolgreichabgelegte Nachrichten können in David mit einer Markierung versehenwerden. Wählen Sie aus der Liste die gewünschte Markierung aus, z.B."Ablage".Eigene eMail-Adressen: Geben Sie hier Ihre eigenen eMail-Adressen ein,damit zwischen gesendeten und empfangenen eMails unterscheiden kann.Eigene Telefon-/Mobiltelefon- und Faxnummern (nur für das David AddInverfügbar): Geben Sie hier Ihre eigenen Nummern ein, damit zwischengesendeten und empfangenen SMS- und Fax-Nachrichten unterscheidenkann. Beachten Sie dabei auch die unterschiedlichen Nummern-Formate.(De-)Aktivieren des Thunderbird AddInsDas Thunderbird AddIn (de-)aktivieren Sie direkt über die Thunderbird-Einstellungen.In Thunderbird wählen Sie Extras > Add-ons. Es werden nun alle verfügbarenErweiterungen angezeigt. Selektieren Sie den Eintrag "combit address managerThunderbird Add-on" und wählen Sie die Schaltfläche "Deaktivieren" oder"Deinstallieren".Wenn sich das Add-on mit der Bezeichnung "combit address manager ThunderbirdAdd-on" nicht in der Liste befindet, fügen Sie es über die Schaltfläche Installieren hinzu.Sie finden die Add-on-Datei AMTBAddOn.xpi im Installationsverzeichnis.Hinweis: Starten Sie Thunderbird nach diesem Vorgang neu.Zur Darstellung der Schaltflächen wählen Sie in Thunderbird Ansicht > Symbolleisten> Anpassen. Die Schaltflächen können Sie dann per Drag & Drop platzieren.(De-)Aktivieren des David AddInsFalls Sie das David AddIn (de-)aktivieren möchten, führen Sie die Arbeitsplatzinstallationerneut aus und (de-)aktivieren im Installationsdialog die Option "David AddIn".Ausführliche Informationen finden Sie auch im mitgelieferten Whitepaper "tic_am.pdf"im Docu-Verzeichnis der Programminstallation.▪Zur Darstellung der Schaltflächen und Menüpunkte entpacken Sie die Datei"cmbtTICAddIn.zip" aus dem Installationsverzeichnis in das David-Verzeichnis125

Dokumentenverwaltung"David\Code\scripts" auf dem David-Server. Im Verzeichnis "scripts" gibt esanschließend ein Unterverzeichnis "combit" mit der Datei "cmbtAddIn.vbs" undeinen Unterordner "am".▪Aktivieren Sie im David.Administrator in den David-Benutzer Einstellungen dieOption "Individuelle Scripts" und geben Sie den Pfad zur Scriptdatei an, also"combit/cmbtAddIn.vbs". Weitere Informationen zur Verwendung von Scripten inDavid finden Sie auch in der Scriptdokumentation im David-Server-Scriptverzeichnis.Die Schaltflächen und das address manager-Menü können über die Registrierungdeaktiviert werden:Pfad: HKEY_CURRENT_USER\Software\combit\combit eMail AddInName: amTICInstalledWert: "T" aktiviert und "F" deaktiviert die Bedienelemente.126

Kontakt neu anlegen10. KontaktverwaltungIn der Kontaktverwaltung können Sie Einträge über Kontakte unterschiedlicher Artvornehmen, z.B. für Telefongespräche, persönliche Gespräche, eMails, Faxe undBriefe. Diese Kontakte sind übersichtlich in einer Liste angeordnet, so dass Sie beijedem Datensatz sofort die bisher geführten Kontakte, bzw. deren Art, Zeitpunkt undInhalt überblicken können. Die Sortierung der einzelnen Spalten erfolgt überRechtsklick auf den Spaltentitel.Um die Kontaktverwaltung nutzen zu können, muss in Ihrer Datenbank ein Feld vomTyp "Kontakt-Container" vorhanden sein10.1 Kontakt neu anlegenKlicken Sie mit der rechten Maustaste in das Kontaktfeld und wählen Sie aus demKontextmenü den Befehl Kontakt einfügen oder Kontakt anhängen.▪Kontakt einfügen: Kontakt wird über dem markierten Eintrag eingeschoben.▪Kontakt anhängen: Kontakt wird an das Ende der Liste gesetzt.Bei beiden Möglichkeiten öffnet sich der Dialog "Kontakt-Eintrag".▪Datum, Zeit: es werden automatisch die aktuellen Daten eingetragen, jedochkönnen Sie diese auch verändern.▪▪Typ: Sie können unterscheiden zwischen Brief, eMail, Anruf, Fax undPersönlich. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, das Feld freizulassen,falls es sich etwa um eine andere Art von Kontakt handelt.Ein- oder Ausgang: hier können Sie markieren, ob es sich um einen Eingang,Ausgang oder etwas Unbekanntes, bzw. nicht Zutreffendes handelt. Sie127

Kontaktverwaltungkönnen auf diese Art sofort erkennen, ob Ihnen beispielsweise ein Briefgeschickt wurde oder Sie einen versendet haben.▪▪▪Dauer: die Angabe über die Dauer des Kontaktes kann besonders beiTelefon- oder persönlichen Gesprächen von Nutzen sein. Genauso könntenSie hier jedoch notieren, wie viel Minuten Sie für das Erstellen eines Briefesbenötigt haben.Kommentar: dieses Feld ist dafür vorgesehen, Informationen zum Inhalt desKontaktes festzuhalten, über welche Themen gesprochen wurde zu welchemZweck das Dokument erstellt wurde, etc.Eigenschaften: es steht Ihnen noch ein Feld zur Verfügung, mit dessen HilfeSie einen Eintrag in der Kontaktliste als besonders wichtig kennzeichnenkönnen. Außerdem können Sie hier den Kontakt als unerledigt markieren.10.2 Kontakt nachträglich bearbeitenWählen Sie im Kontextmenü Kontakt bearbeiten oder doppelklicken Sie auf denKontakt, den Sie verändern möchten. Es öffnet sich wieder das Fenster Kontakteintragund Sie können dort die einzelnen Angaben anpassen.Das Löschen eines Kontaktes erreichen Sie, indem Sie mit der rechten Maustastein das Kontaktfeld klicken und dann Kontakt löschen wählen. Allerdings müssenSie sich dazu im Änderungsmodus befinden.128

Inhalt drucken10.3 Inhalt druckenÜber den Menüpunkt Ausgabe > Einzeldruck / Seriendruck > Kontaktcontainer habenSie die Möglichkeit, den Inhalt des Kontaktcontainers auszugeben. Eine anpassbareDruckvorlage "kontakte.lsc" finden Sie im Unterverzeichnis "druck".10.4 Kontakt-Container ergänzenÜber den Menüpunkt Organisation > Ergänzen > Kontakt-Container haben Sie dieMöglichkeit, in einem Arbeitsschritt einen Eintrag in den Kontakt-Containern allerDatensätze in einem Extrakt auszuführen.Erstellen Sie dazu einen Extrakt über die zu ergänzenden Datensätze und wählen denoben genannten Befehl. Der folgende Dialog gleicht dem für die Einzel-Kontakteinträge.Nach dem Bestätigen mit "OK" werden die ausgewählten Datensätze ergänzt. Genutztwerden kann diese Funktion insbesondere für Mailings, Seminare etc.10.5 Kontakttabelle konfigurierenSie können das Erscheinungsbild dieser Tabelle auch nachträglich noch verändern.Über Konfiguration > Ansicht: Eingabemaske > Erscheinungsbild gelangen Sie in denEingabemasken-Designer, mit dessen Hilfe Sie die Größe der Tabelle, deren Aussehen(ob diese z.B. in Gitterform dargestellt werden soll), die verwendete Schriftart undderen Farben festlegen können. Die Breite der Spalten und deren Reihenfolge könnenSie hier ebenfalls variieren.129

Termin- und Aufgabenverwaltung11. Termin- und AufgabenverwaltungDer time manager ermöglicht die Verwaltung von Terminen und Aufgaben, damit Sie inZukunft Ihr Zeitmanagement fest im Griff haben. Dabei ist der time manager auchteamfähig, das heißt, Sie können zum Beispiel auch Termine für Kollegen festlegen. Eingroßer Vorteil des time manager: es handelt sich um eine eigenständige Applikation,sodass die Hauptanwendung nicht aktiv sein muss.Tipp: Alternativ können Sie auch Microsoft Outlook oder das Tobit David InfoCenterzur Termin- und Aufgabenverwaltung nutzen. Auch bei Verwendung dieserAnwendungen werden die Termine mit dem entsprechenden Datensatz verknüpft.Weitere Informationen finden Sie unter Anbindung an Microsoft Outlook und TobitDavid.Wechseln Sie zur Terminverwaltung, indem Sie im Infobereich der Taskleiste aufdas Symbol für den time manager klicken oder wählen Sie Termine > Wechseln zurTerminverwaltung.130

Oberfläche11.1 OberflächeTages -, Wochen und MonatsansichtDie Kalenderansicht ist frei konfigurierbar.Wählen Sie Tagesansicht, Wochenansicht, Monatsansicht oder Termin- bzw.Aufgabenliste aus der linken Navigationsleiste.Bei der Tages- und Wochenansicht ziehen Sie die Trennlinie zwischen rechtem undlinkem Bildschirmbereich an die gewünschte Stelle. Je nach Breite des rechtenBereichs und Bildschirmgröße werden im rechten oberen Bereich 1 oder 2 Monatedargestellt. Mit Hilfe dieses Kalenders können Sie in der aktuellen Ansicht rasch zueinem bestimmten Tag wechseln.Der Kalender erlaubt Ihnen zudem einen guten Überblick über Ihre Termine; wennSie an einem Tag einen Termin haben, erscheint ein kleiner Marker beimentsprechenden Datum, bei zwei Terminen sind es zwei Marker, haben Sie dreioder mehr Termine angelegt, erscheinen drei Marker. Wenn Sie mit der Maus aufdem Tag kurz stehen bleiben, werden in einer Sprechblase Detail-Informationenzum Termin angezeigtUm die Termin- oder Aufgabenliste nach bestimmten Kriterien zu sortieren, klickenSie mit der rechten Maustaste auf den Spaltentitel und wählen "Sortiert nach...".Zu jedem Termin werden Ihnen einige Symbole angezeigt, die Ihnen zusätzlicheInformationen geben:Bei Fälligkeit des Termins werden Sie mit einem Dialog erinnert.Schlüssel: Privater TerminSerientermin131

Termin- und AufgabenverwaltungFilter für Benutzer, Termine und AufgabenSie haben verschiedene Möglichkeiten Termine und Aufgaben zu filtern.Filter über BenutzerWenn Sie im Netzwerk beispielsweise mit Kollegen arbeiten, haben Sie dieMöglichkeit, sich auch Termine anderer Benutzer anzeigen zu lassen. Voraussetzungist, der Systemverwalter hat Ihnen das entsprechende Recht eingeräumt. In derFilterleiste können Sie in der linken Auswahlliste einstellen, wessen Termine bzw. oballe Termine angezeigt werden sollen.Filter über TermineigenschaftenIn der mittleren Liste stehen Ihnen Termineigenschaften als Filtermöglichkeit zurVerfügung:▪▪▪▪Alle Termine, Heutige Termine, Morgige Termine anzeigen"Aktive Termine" sind Termine, die noch nicht fällig geworden sind."Serientermine" zeigt nur solche, die als Terminserie angelegt wurden."Private Termine" wurden beim Anlegen als privat gekennzeichnet.Über "Erweitert" gelangen Sie in einen Filter-Dialog, in dem weitere Filtermöglichkeitenzur Verfügung stehen. Wenn Sie mehrere Kriterien angeben, werden dieseBedingungen zur Auswertung mit UND verknüpft.Um die Bedingungen "Privat", "Erinnerung", "Serientermin" und "Aktiv" zu setzen, stehenIhnen ebenfalls Checkboxen zur Verfügung. Diese kennen drei verschiedene Zustände:Bedingung ist gesetztBedingung ist nicht gesetztBedingung wird ignoriert132

Termine und Aufgaben anlegen und bearbeitenBei den Eingabefeldern können Sie auch auf einen leeren Inhalt filtern, wie etwa alleTermine mit einem leeren Betreff. Markieren Sie in diesem Fall zwar die Checkbox,lassen jedoch das Feld daneben leer.Beispiel: Möchten Sie, dass die Bedingung "Privat" bei Ihrer Selektion keine Rolle spielt,wählen Sie dafür den Zustand "ignorieren". Wollen Sie jedoch einen Filter setzen, in denkeinesfalls private Termine aufgenommen werden sollen, wählen Sie die Option "nichtgesetzt".Filter über AufgabeneigenschaftenIn der rechten Liste stehen Ihnen Termineigenschaften als Filtermöglichkeit zurVerfügung:▪▪Alle Aufgaben, Unerledigte Aufgaben, Morgige Termine anzeigenFällig heute, Fällig diese Woche, Fällig diesen Monat▪ Priorität 1, Priorität 2, Priorität 3-5Über "Erweitert" gelangen Sie in einen Filter-Dialog, in dem weitere Filtermöglichkeitenzur Verfügung stehen.11.2 Termine und Aufgaben anlegen und bearbeitenDer Umgang mit Aufgaben ähnelt sehr stark der Vorgehensweise bei Terminen, daherwerden im Folgenden nur die Punkte erwähnt, die sich von Terminen grundsätzlichunterscheiden. Mit Aufgaben planen Sie im Allgemeinen längerfristige Vorgänge, umauch Ihre Arbeitszeit in die Planung einzuschließen.Termin oder Aufgabe neu anlegenUm einen neuen Termin anzulegen, haben Sie die folgenden Möglichkeiten:▪▪▪▪Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Ansicht und wählen Sie imKontextmenü "Neuer Termin" bzw. "Neue Aufgabe", sofern der Termin bzw. dieAufgabe nicht in Zusammenhang mit einer bestimmten Adresse stehen soll.Wählen Sie im address manager Termin > Neuer Termin zum Datensatz wenn derTermin mit einer bestimmten Adresse verknüpft sein soll.Wurde ein Termin aus einem Datensatz heraus angelegt, können Sie sich überTermin > Termine zum Datensatz anzeigen schnell einen Überblick über die zudiesem Kontakt zugehörigen Termine verschaffen. Um wieder in die vorherigeAnsicht zu gelangen, deaktivieren Sie diesen Filter über Ansicht > Alle Filterzurücksetzen.Wählen Sie im address manager Termin > Neue Aufgabe zum Datensatz wenn dieAufgabe mit einer bestimmten Adresse verknüpft sein soll.133

Termin- und AufgabenverwaltungTermine oder Aufgabe bearbeitenUm einen Termin zu bearbeiten, klicken Sie in der aktuellen Ansicht oder derErinnerung doppelt auf den entsprechenden Termin. Nun können Sie alle bei derErstellung festgelegten Optionen nach Bedarf ändern.▪▪▪▪▪In der Tages- und Wochenansicht haben Sie auch die Möglichkeit, einen Terminper Mausklick zu bearbeiten. Markieren Sie einen Termin und bewegen Sie denMauszeiger auf den unteren Rand des Feldes. Durch Ziehen nach unten könnenSie nun den Termin zeitlich "verlängern". Über Klick auf den oberen Rand könnenSie den ganzen Termin verschieben. Im Kontextmenü stehen Ihnen zudem diewichtigsten Befehle zum Bearbeiten eines Termins zur Verfügung.Über die Schaltfläche "Gehe zu Datensatz" (nur wenn eine Verknüpfung zu einemKontakt vorliegt) gelangen Sie direkt zum zugehörigen Datensatz.Möchten Sie einen Termin an einen Kollegen delegieren - beispielsweise an IhreVertretung – wählen Sie Bearbeiten > Delegieren.Für Aufgaben gilt dies analog.Über das Menü können Termine und Aufgaben als Karteikarte oder Liste ausgebenwerden. Die Konfiguration dieser Ausgaben erfolgt über Konfiguration > Druck.Näheres zur Konfiguration von Karteikarten und Listen finden Sie in derZusatzdokumentation "List & Label – Der Designer".Einstellungen für TermineIm Dialog "Termin" stehen Ihnen diverse Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung:▪▪▪▪Betreff: Kurze Notizen (bis zu 140 Zeichen), die mit dem Termin dargestellt werden.Ihre 20 zuletzt eingetragenen Stichworte stehen in der Auswahl zur Verfügung.Mit: Wurde der Termin direkt aus einem Datensatz angelegt, wird hier bereits dieKontaktinformation angezeigt. Auch hier stehen die 20 letzten Eintragungen zurVerfügung.Ort: Räumlichkeiten oder Ort des TerminsPrivat: Diese Termine können nur vom "Eigentümer" des Termins eingesehenwerden.In der Registerkarte Termin geben Sie Datum, Startzeit und Ende an.▪ Die Voreinstellung für die Dauer ergibt sich aus der unter Konfiguration >Allgemein gewählten Zeiteinstellung.▪Ganztägig: Soll ein Termin nicht über eine bestimmte Zeitspanne, sondern einfachden ganzen Tag andauern, brauchen Sie nur diese Option zu setzen. Diese Termine134

Termine und Aufgaben anlegen und bearbeitenwerden in der Tages- und Wochenansicht in einem gesonderten Bereich direktunterhalb der Datumsangabe angezeigt.▪Wählen Sie die Schaltfläche "Terminüberschneidung" um zu prüfen, ob für dieausgewählten Benutzer bereits Termine zu diesem Zeitpunkt existieren. Es werdendabei nur Einzeltermine und nur die Termine im aktuellen Filter geprüft. Zudemmuss der Benutzer das Recht haben, Termine anderer Benutzer zu sehen.▪Sie können festlegen, wie lange vorab Sie eine Erinnerung zu diesem Terminerhalten möchten (Minuten, Stunden, Tage).Erstellen eines SerienterminsAktivieren Sie "Serientermin", wenn ein wiederkehrendes Ereignis vorliegt, wie z.B.Geburtstage oder wöchentliche Besprechungen. In der Terminliste werden135

Termin- und AufgabenverwaltungSerientermine nur einmal aufgeführt. Nach Kennzeichnung als Serientermin erhaltenSie einen Dialog für die Einstellungen des Serientyps:Je nachdem, ob Sie täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich wählen, stehen Ihnenim rechten Bereich des Serienmusters verschiedene Einstellungsmöglichkeiten zurVerfügung.▪Täglich: Für einen Serientermin, der zum Beispiel jeden zweiten Tag ansteht,tragen Sie beim Serienmuster "Alle 2 Tage" ein.▪▪▪Wöchentlich: Genauso können Sie definieren, ob ein wöchentlicher Terminjede Woche auftritt oder nur alle 3 Wochen. Der gewünschte Wochentag(oder auch mehrere) werden durch Markieren des entsprechenden Schaltersaktiviert.Monatlich: Legen Sie fest, am wievielten Tag eines Monats ein Termin fälligwerden soll und ob er überhaupt jeden Monat benötigt wird.Jährlich: Auch hier können Sie ein bestimmtes Datum wählen, an welchemder Termin fällig werden soll, oder ihn über einen Ausdruck wie "am letztenFreitag im Monat" bestimmen.Einstellungen für AufgabenMit Aufgaben planen Sie im allgemeinen längerfristige Vorgänge, um auch IhreArbeitszeit in die Planung einzuschließen.In der Registerkarte Termin geben Sie im Unterschied zum Termin nicht einbestimmtes Start-Datum mit Uhrzeit, sondern ein Anfangsdatum und einFälligkeitsdatum an.136

Termine und Aufgaben anlegen und bearbeiten▪▪▪▪Einer Aufgabe können Sie einen bestimmten Status zuweisen: Nicht begonnen, InBearbeitung, Erledigt, Wartend, Zurückgestellt.Desweiteren können Sie eine Priorität zwischen 1 und 5 festlegen. Diese Prioritätwird in der Ansicht mit verschiedenen Farben dargestellt.Um ein Projekt besser planen zu können, tragen Sie ein, zu welchem Prozentsatzdie Aufgabe bisher erledigt wurde. Dieser Prozentsatz wirkt sich automatisch aufden Status aus, bei 100% beispielsweise gilt die Aufgabe als "Erledigt".Sie können festlegen, wie lange vorab Sie eine Erinnerung zu dieser Aufgabeerhalten möchten.Termine und Aufgaben Benutzern zuweisenAuf der Registerkarte Benutzer wählen Sie aus, ob der Termin bzw. die Aufgabe für Sieselbst (voreingestellt) oder/und für andere Benutzer gelten soll, d.h. Sie können denTermin / die Aufgabe über diese Funktion direkt delegieren.. Beachten Sie bitte, dasseine spätere Änderung an Terminen bzw. Aufgaben anderer Benutzer nur möglich ist,wenn Ihnen das entsprechende Recht über die Benutzerverwaltung zugeteilt wurde.Termine mit Aktionen verknüpfenÜber die Registerkarte "Aktionen" können Sie einen Termin mit unterschiedlichenAktionen verknüpfen. Dabei wählen Sie, ob eine Aktion automatisch oder manuell imErinnerungsdialog ausgelöst werden soll. Ob Sie auch anderen Benutzern Aktionen137

Termin- und Aufgabenverwaltungvorgeben können, hängt von den für Sie eingestellten Rechten in derSystemverwaltung ab.▪▪▪▪Telefonanruf ausführen: So lassen sich Telefonate im voraus planen. Wenn Sie denTermin direkt aus dem Kontextmenü eines Telefon- oder Mobiltelefon-Feldes (über"Telefontermin planen") angelegt haben, ist die entsprechende Telefonnummerbereits automatisch eingetragen und Sie können bei Fälligkeit des Termins direktüber Button das Telefonat starten.SMS-Nachricht versenden: Diese Aktion ermöglicht Ihnen das Versenden einerSMS-Nachricht in Verbindung mit einem Termin. Auch hier ist die Nummer bereitsvoreingestellt, sofern Sie den Termin aus dem Mobiltelefon-Feld heraus angelegthaben. Auch hier haben Sie die Wahl, ob die SMS automatisch versendet werdensoll oder manuell über den Erinnerungsdialog.Senden einer eMail Benachrichtigung: Möchten Sie als Erinnerung an einen Termineine eMail versenden, wählen Sie diese Aktion. Wird der Termin aus einem eMail-Feld heraus angelegt, wird die eMail-Adresse automatisch übernommen. AktivierenSie "Automatisch", wird die eMail später ganz automatisch versandt.Datei/Dokument ausführen bzw. öffnen: Hierdurch wird bei Auftreten einesTermins bspw. ein zugehöriges Dokument geöffnet. Es können auch automatischProgramme gestartet werden - etwa zur Datensicherung über Nacht. Aktivieren Sie"Manuell in Erinnerungsdialog", würde die Datei erst nach dem manuellen Startüber den Erinnerungsdialog geöffnet.TerminerinnerungenHaben Sie für einen Termin die Erinnerungsfunktion aktiviert, erhalten Sie zumentsprechenden Zeitpunkt einen Erinnerungsdialog angezeigt.▪Wurde über Konfiguration > Allgemein die Option "Erinnerungen in Sammeldialog"aktiviert, erhalten Sie nicht für jeden Termin separat eine Erinnerung. Stattdessenwerden diese gesammelt in einer Liste aufgeführt. Bei Bedarf können Sie hier auchmehrere Termine/Aufgaben gleichzeitig verschieben.▪Wählen Sie die Schaltfläche "Gehe zu" um den verknüpften Datensatz anzuzeigen.138

Termine und Aufgaben anlegen und bearbeiten▪Wählen Sie die Schaltfläche "Bemerkungsfeld ergänzen" um Betreff, Datum undUhrzeit des Termins in ein Bemerkungsfeld des verknüpften Datensatzes zuübernehmen.▪▪▪▪▪Möchten Sie die Terminerinnerung löschen wählen Sie die Schaltfläche"Schließen". Der eigentliche Termin wird dabei nicht gelöscht.Um den Termin zu löschen wählen Sie die Schaltfläche "Löschen".Wurde ein Termin mit einer Aktion verknüpft, können Sie die Aktion durch einenKlick auf die Schaltfläche "Ausführen" starten.Um die Erinnerung zu verschieben, geben Sie die gewünschte Zeitspanne ein undklicken auf die Schaltfläche "Verschieben". Der eigentliche Termin wird dabei nichtverschoben, sondern nur die Erinnerung.Beispiel: Sie wollen am Dienstag um 16.00 einen Bericht fertig gestellt haben undhaben sich daher um 10.00 morgens daran erinnern lassen, damit Sie rechtzeitiganfangen. Leider ist Ihnen ein längeres Telefonat dazwischengekommen, weshalbSie sich nun erst um 11.00 erneut erinnern lassen möchten. Klicken Sie dazu auf"Verschieben um 1 Stunde".Möchten Sie nicht die Erinnerung, sondern den eigentlichen Termin verschieben,wählen Sie "Verlegen" (nicht für Serientermine möglich). Bei vergangenen Terminenwird die Zeitspanne für das Verschieben ab der momentanen Uhrzeit berechnet.Ein Beispiel: Sie hatten am Montag einen Termin um 15.00, konnten diesen jedochnicht wahrnehmen, da Sie krank waren. Am Dienstagvormittag um 9.00 haben Sienun eine entsprechende Erinnerung und klicken auf "Verlegen um 1 Stunde".139

Termin- und AufgabenverwaltungAusgehend von der momentanen Uhrzeit wird der Termin dadurch auf 10.00 desheutigen Tages gesetzt.11.3 Arbeiten mit RessourcenUnter Konfiguration > Ressourcen können Sie zusätzlich zu den Benutzern auchRessourcen, wie etwa Hardware, Autos, Schulungsräume und ähnliches definieren. Siekönnen beliebig viele Ressourcen anlegen, der jeweilige Name kann bis zu 20 Zeichenlang sein. Diese Einstellungen werden in der Datei tm_res.ini (im Verzeichnis dertm.exe) gespeichert.Damit haben Sie die Möglichkeit, Termine für Ressourcen festzulegen. Bei Erstellungeines Termins stehen die Ressourcen auf der Registerkarte "Benutzer" zusätzlich zu denBenutzern zur Auswahl. Den Ressourcen ist dabei ein "@" vorangestellt. Aktivieren Siehier die gewünschte Ressource.Beispiel: Sie möchten Ihren Schulungsraum im 2. Obergeschoss für einen bestimmtenTermin reservieren. Legen Sie dazu einen Termin an und wählen als Benutzer nebensich selbst auch die entsprechende Ressource aus.Selbstverständlich können Sie die angelegten Ressourcen-Termine auch herausfiltern.Wählen Sie auch hier anstatt eines Benutzers die gewünschte Ressource in derFilterleiste aus. So sehen Sie auf einen Blick, zu welchen Terminen beispielsweise derSchulungsraum bereits belegt ist.11.4 Konfiguration des time managerIm address manager können Sie über Konfiguration > Allgemein folgendeEinstellungen vornehmen:▪▪Übernahme in Terminverwaltung: Legen Sie die Inhalte der Felder "Mit" und"Betreff" für neu angelegte Termine fest.Optionen:▪Wählen Sie die Terminverwaltung aus. Wenn Sie time manager wählen, wirddieser automatisch mit dem address manager gestartet.140

Konfiguration des time manager▪time manager verzögert starten: Diese Einstellung veranlasst, dass der timemanager etwas später als der address manager gestartet wird, wodurch Sieetwas schneller mit dem address manager arbeiten können. Sofern Sie mitAutostart-Scripten arbeiten, die den time manager benötigen, sollten Siediese zweite Option nicht einsetzen. Da sich die Funktion unter Umständenauf die Geschwindigkeitseinstellungen auswirken könnte, sollten Sie sie beileistungsschwacher Hardware eventuell vorab testen. Sollten in diesem FallProbleme auftreten, empfiehlt es sich, die Option zu deaktivieren.Im time manager können Sie über Konfiguration > Allgemein folgende Einstellungenvornehmen:▪ Erinnerungs-Dialog in Vordergrund forcieren: Dadurch schiebt sich derErinnerungsdialog bei einer Erinnerung stets in den Vordergrund, egal in welcherAnwendung Sie sich gerade befinden.▪▪▪Erinnerungen in Sammeldialog: Die Erinnerungen für alle Termine werden in einemeinzigen Dialog in Listenform dargestellt.Wochennummern in Datumsnavigator anzeigen: Hat zur Folge, dass in derKalenderübersicht auch die Wochennummern angezeigt werden.Datatips in Monatsansicht und Datumsnavigator anzeigen: Sobald Sie in derAnsicht mit der Maus auf einem bestimmten Tag stehen bleiben, erhalten Sie141

Termin- und Aufgabenverwaltung▪▪▪einen Tooltip mit den Betrefftexten und der Uhrzeit der für diesen Tag anstehendenTermine.Markiere Filter-Benutzer bei Termin/Aufgaben Neuanlage: Bei Aktivierung dieserOption wird bei Anlage eines neuen Termins im Falle eines gesetzten Benutzer-Filters automatisch der Benutzer markiert, auf den gerade gefiltert wurde.Automatisches Aktualisieren der Ansicht: In regelmäßigen Abständen werden dieTermin- und Aufgabeninformationen aktualisiert (besonders sinnvoll im Netzwerk).Versuche Reorganisation bei Start: Ist diese Option aktiviert, versucht der timemanager automatisch, beim Start eine Reorganisation der Datenbankdurchzuführen. Beim Einsatz im Netz wird die Reorganisation vorgenommen,sobald der erste Benutzer den time manager startet. Dabei werden gelöschteTermine entfernt und die Datenbank komprimiert, wodurch sie in konsistentemZustand bleibt.Voreinstellung Termine / Aufgaben: Legen Sie hierüber den Vorschlagswert für dieErinnerungsfunktion fest. Hier kann zudem definiert werden, um wieviel Minuten /Stunden ein Termin standardmäßig verschoben werden soll.Im Bereich "Benutzer" können die Farbeinstellungen für verschiedene Benutzervorgenommen werden. Besonders nützlich, wenn Sie sich die Termine aller Benutzeranzeigen lassen möchten.142

Anbindung an Microsoft Outlook und Tobit DavidUnter Tages/Wochenansicht definieren Sie, wie lange Ihr Arbeitstag in der Anzeigedargestellt wird. Unter "Zeiteinteilung" können Sie die Ansicht Ihren Anforderungenanpassen, bspw. die Wochentage von Montag bis Freitag bei beruflichem Einsatz, oderMontag bis Sonntag bei privatem Einsatz.Über Konfiguration > Akustische Signale können Sie Ihre ganz individuellenSoundeinstellungen vornehmen.Über Konfiguration > Druck haben Sie Zugriff auf bereits mitgelieferte Vorlagen für denAusdruck Ihrer Termine. Hier finden Sie unter anderem Beispiele für den Druck imFormat von Terminplanern, so dass Sie Ihre Termine auch gedruckt für Ihr Filofaxvorliegen haben. Über den List & Label Designer können Sie diese Vorlagen Ihreneigenen Anforderungen anpassen.11.5 Anbindung an Microsoft Outlook und Tobit DavidSie können alternativ zum integrierten time manager auch Microsoft Outlook oder dasTobit David InfoCenter zur Termin- und Aufgabenverwaltung einsetzen. Bitte beachtenSie, dass sich die Funktionalitäten von time manager und von Microsoft Outlook oderTobit David InfoCenter unterscheiden.Unterstützte Outlook und David-Versionen siehe "Systemvoraussetzungen" in Kapitel"Vorbereitung und Installation".Hinweis: Wenn Outlook gewählt wird, darf der Pfad+Dateiname der Datenbanknicht länger als 50 Zeichen sein, ansonsten kann nach diesem Termin nicht mehrüber "Termine zum Datensatz anzeigen" gefiltert werden.Um die Termin- und Aufgabenverwaltung zu konfigurieren, wählen SieKonfiguration > Allgemein > Termine und dann den entsprechenden Eintrag.Durch diese Einstellung wird das komplette Menü "Termine" mit Outlook oder demDavid InfoCenter verknüpft, d.h. beim Anlegen eines Termins wird dieser direkt inOutlook oder dem David InfoCenter angelegt.In den Feldern "Mit" und "Betreff" geben Sie an, welche Informationen des aktuellenDatensatzes übergeben werden sollen.Tipp: Übernehmen Sie weitere Adressinformationen (Straße, Ort, Telefon...) in denBetreff Ihres Termins. Dann stehen Ihnen diese Informationen nach einemTerminabgleich mit Ihrem PDA sofort beim Termin auf Ihrem PDA zur Verfügung.So können Sie u.U. auf einen Adressabgleich verzichten, wenn für Sie nur dieAdressdaten der aktuellen Termine notwendig sind.143

Termin- und Aufgabenverwaltung Um nun einen neuen Termin anzulegen, wählen Sie im address manager Termin >Neuer Termin zum Datensatz wenn der Termin mit einer bestimmten Adresseverknüpft sein soll. Es öffnet sich der verknüpfte Termindialog.Im Textfeld dieses Termins wird ein Verweis zum zugehörigen Datensatz imaddress manager angelegt. Durch einen Doppelklick auf diesen Verweis(tm_ref.amw) können Sie direkt zum zugehörigen Datensatz springen.Wenn Sie diesen Doppelklick das erste Mal ausführen, werden Sie u.U. in einemHinweisdialog aufgefordert dieses Element zu Speichern oder zu Öffnen. WählenSie hier "Öffnen" und entfernen Sie den Haken bei "Vor dem Öffnen diesesDateityps immer bestätigen".Import von Terminen aus OutlookMit Hilfe des mitgelieferten Scripts OL_IMP.VBS können Sie Ihre bisherigen OutlookTermine und Aufgaben in den combit time manager importieren. Das Script verwendetMicrosoft Outlook per OLE Schnittstelle. Zunächst können die Termine undanschließend die Aufgaben in den time manager importiert werden.Das Script befindet sich im address manager Unterverzeichnis "\Script". Bitte beachtenSie, dass das Script im address manager (entweder über "Extras > Scripts >Ausführen" oder über einen Scriptbutton) aufgerufen werden muss.144

eMail senden12. eMailDie technischen Voraussetzungen für den eMail-Versand sind abhängig vom Format,das Sie für die eMail wählen. Sie haben die Wahl zwischen dem Text-Format und demHTML-Format. Beim HTML-Format stehen Ihnen z.B. Formatierungen zur Verfügung.Für den Versand von eMails im Textformat stehen drei Dienste zur Verfügung:▪▪▪Simple MAPI: Die Standardschnittstelle für die meisten eMail-Programme (wie MSExchange, Outlook, Lotus Notes, Novell Groupwise o.ä.). Die eMails werden dannüber Ihr eMail-Programm versendet.Extended MAPI: Dieser Dienst nutzt eine erweiterte Funktionalität der Schnittstelleab Outlook 2000. Dadurch können eMails über Outlook versendet werden, ohnedass der Benutzer den Versand jeder eMail bestätigen muss.SMTP: Beim Versand über SMTP werden die eMails nicht über ein eMail-Programm gesendet, sondern direkt über einen SMTP-Server.Für den Versand von eMails im HTML-Format stehen zwei Dienste zur Verfügung:▪▪Extended MAPI (ab Outlook 2000): (siehe oben)SMTP (siehe oben)Weitere Informationen zur Konfiguration der Mail-Dienste finden Sie unter "Mailversand"im Kapitel "Konfiguration Allgemein".12.1 eMail sendenEinzel-eMailSie haben verschiedene Möglichkeiten eine Einzel-eMail zu versenden:Aus Feldern vom Feldtyp "eMail" können Sie per Kontextmenü direkt eMails an diebetreffende Adresse senden. Diese eMails werden immer über Ihren MAPI-Standard-Client versendet (z.B. Outlook).Der Dialog Ihres eMail-Clients für eine neue eMail öffnet sich und die zumDatensatz gehörige eMail-Adresse wird automatisch als Empfänger eingetragen.Der Versand dieser eMail wird nicht protokolliert und die eMail kann nichtautomatisch im Dokumenten-Container abgelegt werden.Wählen Sie Ausgabe > Einzel-eMail. Der Dialog für eine neue eMail öffnet sich.Geben Sie den Text ein oder öffnen Sie eine bestehende eMail-Vorlage. WeitereInformationen zu eMail-Vorlagen finden Sie im nächsten Abschnitt.Der Versand dieser eMail kann protokolliert und die eMail kann automatisch imDokumenten-Container abgelegt werden (siehe Kapitel "Dokumentenverwaltung").145

eMailSerien-eMail (Mailing)Um eine Serien-eMail zu versenden, müssen Sie zuerst einen Filter erstellen. Wirdkeine Selektion vorgenommen, wird die eMail an alle Datensätze verschickt.Informationen zum Erstellen eines Filters finden Sie unter "Filtern von Datensätzen".Wählen Sie Ausgabe > Serien-eMail. Der Dialog für eine neue eMail öffnet sich.Geben Sie den Text ein oder öffnen Sie eine bestehende eMail-Vorlage. WeitereInformationen zu eMail-Vorlagen finden Sie im nächsten Abschnitt.Aus den angegebenen Empfängerfeldern wird die erste nicht leere eMail Adresseherausgesucht und die eMails an Ihren Standard eMail-Client oder an den SMTP-Server übergeben. Datensätze, für die keine eMail Adresse gefunden werdenkonnte, werden im Anschluss an den Sendevorgang aufgelistet. Der Versanddieser eMail kann protokolliert und die eMail kann automatisch im Dokumenten-Container abgelegt werden (siehe Kapitel "Dokumentenverwaltung).12.2 Arbeiten mit eMail-VorlagenFür Serien-eMails oder immer wiederkehrende Standard-eMails bietet es sich an, imeMail-Editor vorab eine Vorlage für die eMail zu erstellen.In einer eMail-Vorlage ist der gesamte Aufbau der eMail, inkl. Betreff, Text,Feldvariablen, Formatierungen (HTML-eMails) und eventuellen Anlagen enthalten.Abgespeichert lassen sie sich immer wieder verwenden. Diese Vorlagen funktionierenähnlich wie die Dokumentvorlagen in Ihrer Textverarbeitung.Erstellen einer eMail-VorlageWählen Sie Konfiguration > eMail Vorlage. Über Datei > Öffnen können Sie einebestehende Vorlage öffnen, abändern, und über Datei > Speichern oder Speichernunter anschließend sichern.Sie können folgende Einstellungen vornehmen:▪▪▪Formatwahl: Klicken Sie im Menü "Format" auf "Text" oder "HTML". Bei Wahl desHTML-Formats stehen Ihnen zusätzliche Formatierungsmöglichkeiten zurVerfügung.Beschreibung: Geben Sie einen kurzen beschreibenden Text ein, damit Sie spätersofort erkennen, um welches Thema es in der eMail geht. Diese Beschreibungsteht als Variable "MASKENBESCHREIBUNG" in Autoprotokollen zur Verfügung(siehe auch Kapitel "Auto-Protokollfunktion").Absender: Beim Versand der eMails per SMTP haben Sie die Möglichkeit, dieAbsender-eMail-Adresse einzutragen, beziehungsweise aus bisher verwendetenauszuwählen.146

Arbeiten mit eMail-Vorlagen▪In der folgenden Auswahlliste stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung:▪Mehrere Empfänger in separaten eMails: Diese Option ist für den Versandvon personalisierten Serien-eMails. Sie können unter "An" bis zu drei Felderangeben, die eMail-Adressen enthalten. Sollte das erste Feld keine Adresseenthalten, werden beim Versand die beiden weiteren Felder auf Inhaltgeprüft und die eMail an die dort eventuell enthaltene Adresse geschickt.Datensätze, die keine eMail-Adresse enthalten, werden Ihnen nach demVersand eines Mailings aufgelistet.▪▪Mehrere Empfänger in einer eMail: In diesem Fall werden alle Empfänger als"BCC" verschickt, es handelt sich also um einen unsichtbaren Verteiler.Geeignet beispielsweise für den Versand von Newslettern, da hier keinePersonalisierung notwendig ist. Ist. Es verlässt nur eine einzelne eMail IhrHaus, und die Zielgruppe ist für die Empfänger nicht ersichtlich.Ein fester Empfänger: Möchten Sie die eMail-Adresse nicht aus derDatenbank übernehmen, sondern manuell eingeben, wählen Sie dieseOption. Anschließend tippen Sie die Adresse unter "An" ein.147

eMail▪▪CC: Hier kann ein weiterer Empfänger angegeben werden. Dabei haben Sie auchZugriff auf den Formel-Assistent um z.B. die eMail-Adresse des jeweiligenSekretariats des Empfängers anzugeben.eMail-Text und Felder einfügeneMail-Text: Wenn Sie beim eMail-Text mit Feldern und Funktionen arbeitenmöchten (z.B. für die Briefanrede), steht Ihnen der Formel-Assistent über denMenüpunkt Einfügen > Felder zur Verfügung. Durch das Einfügen von Feldernkönnen Sie Ihre Mailings persönlicher und damit ansprechender gestalten.Beispiele:Briefanrede (mit Leerzeichenoptimierung bei "Sehr geehrte Damen und Herren"):«Rtrim$(AnredeBr + " " + Name)»,Absender je nach Benutzer: ▪Anlagen hinzufügen: Über Einfügen > Anlage bzw. Rechtsklick in das Fenster"Datei" können Verweise auf Anlagen hinzugefügt werden. Da die Vorlage nur denVerweis auf eine Datei enthält, muss diese Datei zum Zeitpunkt des Versands indem angegebenen Pfad zu finden sein.Über den Kontextmenüeintrag "Neue Datei" können Sie eine beliebige Dateiauswählen. Über den Eintrag "Formel" haben Sie Zugriff auf den Formel-Assistenten, somit können Anlagen z.B. in Abhängigkeit der Datensätzeunterschiedlich ausfallen.Über Doppelklick auf einen Eintrag können die Verweise bearbeitet werden. ÜberLöschen im Kontextmenü wird der Dateiverweis aus der Vorlage entfernt.Optionen einstellen (nur für Text-eMails)Über Konfiguration > eMaileinstellungen gelangen Sie in einen Dialog, in dem Ihnenfolgende Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen:"Wandeln der Umlaute vor dem Versenden" ändert die häufig problematischendeutschen Umlaute. Aus "ä" wird "ae", aus "ü" wird "ue" etc."Mailing wird vor dem Versenden verschlüsselt": Falls die eMails über das Internetan einen Arbeitsplatz gesendet werden, an dem der Virtuelle Benutzer dieeintreffenden Mails abarbeiten soll (siehe auch Kapitel "Virtueller Benutzer"), sokönnen Sie diese eMails aus Datenschutzgründen zu verschlüsseln. In derKonfiguration des virtuellen Users muss dann dieses Passwort eingetragenwerden.Formatierungsmöglichkeiten einer HTML-eMailSofern Sie im Menü unter Format den Punkt HTML aktiviert haben, stehen Ihnen füreine eMail die folgenden Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung:148

eMail Ablage▪ Stil: Über den Menüpunkt Format > Stil stehen Ihnen verschiedeneFormatvorlagen zur Verfügung. Dabei handelt es sich z.B. um voreingestellteÜberschriften, Absätze, eine Verzeichnisliste.▪▪▪Zeichen: Wählen Sie Format > Zeichen, erhalten Sie ein Menü zur Auswahl, überdas Sie neben der Schriftart auch festlegen können, ob die Schrift bspw. fett undkursiv sein soll, links-/rechtsbündig oder zentriert. Desweiteren können Sie hierüberauch Aufzählungszeichen in Ihre eMail einfügen oder den Einzug verändern.Hintergrund: Mit Format > Hintergrund kann für eine HTML-eMail eine expliziteHintergrundfarbe eingestellt werden.Tabelle einfügen: Wählen Sie Einfügen > Tabelle > Neue Tabelle, um eine solchein Ihren eMail-Text einzufügen. Über den dann folgenden Dialog können Siedefinieren, aus wieviel Spalten und Zeilen die Tabelle bestehen soll sowie derenfarbliche Gestaltung. Nach Erstellen einer Tabelle stehen unter Einfügen > Tabelleweitere Optionen zur Verfügung, über die bspw. noch Zeilen/Spalten angehängt,oder auch verknüpft sowie gelöscht werden können.▪ Grafik einfügen: Um in die eMail ein Bild einzubinden, wählen Sie Einfügen >Grafik. Im folgenden Dialog können Sie die gewünschte Datei auswählen. DieGrafikdatei muss zum Zeitpunkt des Versendens verfügbar sein, sie wird erst zudiesem Zeitpunkt in die eMail eingefügt.▪ Hyperlink einfügen: Um einen Hyperlink einzufügen, wählen Sie Einfügen >Hyperlink. Im folgenden Dialog können Sie den Link definieren und dengewünschten Typ festlegen (http:, mailto, usw.)Import von HTML-DateienHaben Sie bereits in einem anderen Editor eine HTML-eMail erstellt oder möchten SieIhre HTML-eMails weiterhin in Ihrem gewohnten Web-Editor entwerfen, können Sieeine bereits bestehende HTML-Datei in die eMail-Vorlage bzw. den Editor einfügen.Wählen Sie hierzu als Format "HTML" und wählen dann Datei > Import.Die Mailvorlage ist eine Textdatei, in welcher HTML auch direkt per Editor kodiertwerden kann.12.3 eMail AblageSie haben die Möglichkeit, die eMails nach dem Versand automatisch in dieDokumentenverwaltung ablegen zu lassen. Die abgelegten eMails können jederzeitgeöffnet werden und ermöglichen eine lückenlose Archivierung aller versendeteneMails. Die Beschreibung der hierfür notwendigen Konfiguration finden Sie unter"eMail-Ablage aus Outlook" und "Nachrichten-Ablage aus David und Thunderbird" imKapitel "Dokumentenverwaltung".149

eMail12.4 eMail AutopilotDer eMail Autopilot kann einen Workflow starten, der durch eine eMail mit einerbestimmten Betreff-Zeile angestoßen wird.Der eMail Autopilot lässt sich im Infobereich der Taskleiste minimieren und überprüftzyklisch ein angegebenes eMail-Konto (POP3, MAPI, Extended MAPI) auf neueNachrichten. Sofern eine Nachricht mit dem gewünschten Betreff vorhanden ist, wirdein für diesen Betreff hinterlegtes Script ausgeführt, um die eMail abzuarbeiten. ImScript stehen bereits alle benötigten Objekte, wie die aktuelle Datenbank und dieaktuelle eMail, zur Verfügung.Damit können z.B. Internet-/eMail-Anfragen automatisch ausgewertet und mitDatensätzen abgeglichen oder Eintragungen in Datensätze vorgenommen werden.Sofern kein zugehöriger Datensatz gefunden wird, kann ein neuer Datensatz angelegtwerden.eMail Autopilot startenStarten Sie den eMail Autopilot über die Programmgruppe im Windows- Startmenü.▪▪150Über das Menü "Aktion" oder die entsprechenden Schaltflächen kann dieÜberprüfung gestartet, beendet und über "Pause" angehalten werden.Das Programmfenster gibt dabei Auskunft über die Statistik (Bearbeitete,gelöschte und weitergeleitete eMails), den Bearbeitungsstatus (NächsterDurchlauf, Start) und die Script-Ausgaben.

eMail Autopilot▪In der Statusleiste ist der aktuelle Status erkennbar.eMail Autopilot EinstellungenDie Einstellungen erreichen Sie über Konfiguration > Einstellungen.AllgemeinDefinieren Sie hier die allgemeinen Einstellungen.▪▪▪Programmstart: Definieren Sie hier den Verbindungsstatus bei Programmstart(Gestartet, Nicht gestartet, Angehalten) und ob der eMail Autopilot mit Windowsgestartet werden soll.Scan-Eigenschaften: Definieren Sie hier die Wartezeit in Minuten für die erneuteÜberprüfung des eMail-Kontos auf neue Nachrichten.Protokollierung: Geben Sie den Pfad zu einer Protokolldatei an, wenn Sie dieProtokollierung der Aktivitäten aktivieren.Mail-DienstWählen Sie hier den Mail-Dienst aus (POP3/SMTP, MAPI, Extended MAPI), desseneMail-Konto auf neue Nachrichten durchsucht werden soll.▪Bei Verwendung von MAPI und Extended MAPI können Sie dann dieAnmeldedaten des zu verwendenden Profils angeben (Profilname, Passwort).Zudem definieren Sie, ob alle Nachrichten im Postfach oder nur die ungelesenenNachrichten durchsucht werden sollen.151

eMail▪Bei Verwendung von POP3/SMTP geben Sie über "Konfigurieren" die Benutzer-Daten (Benutzername, Passwort) und Server-Daten (URL oder IP-Adresse desPOP3- und SMTP-Servers) an. Meist können Sie diese Daten aus dementsprechenden Konfigurationsdialog Ihres eMail-Programms übernehmen.eMail BetreffDefinieren Sie hier, nach welchem eMail-Betreff der eMail Autopilot im Postfachsuchen soll. Für jeden Betreff kann eine eMail-Weiterleitung und eine Script-Dateidefiniert werden. Über die Checkbox kann die Suche nach dem jeweiligen eMail-Betreffaktiviert werden.Über die Schaltfläche "Neu" kann die Betreffsuche konfiguriert werden:Geben Sie den eMail-Betreff an, nach dem der eMail Autopilot im Postfach suchensoll. Unter Modus stehen dabei für die Suche verschiedene Mechanismen zurVerfügung:▪ Identisch: Der Betreff der eMail muss exakt mit dem Eintragübereinstimmen. Groß/Kleinschreibung wird ignoriert.Beispiel: Lautet der Betreff einer eMail im Posteingang: "AW: Newsletter Nr.5", müssen Sie das Betreff-Suchmuster "AW: Newsletter Nr. 5" definieren,damit der Betreff erkannt wird.▪ Wildcard: Sie können bei der Definition des eMail-Betreffs die Wildcards "*"(beliebig viele Zeichen) und "?" (ein beliebiges Zeichen) verwenden.152

eMail AutopilotBeispiel: Lautet der Betreff einer eMail im Posteingang: "AW: Newsletter Nr.5", können Sie z.B. das Betreff-Suchmuster "*Newsletter*" definieren, damitder Betreff erkannt wird.▪Regulärer Ausdruck: Die Erkennung erfolgt durch eine Textanalyse des eMail-Betreffs mit Hilfe von regulären Ausdrücken.Beispiel: Lautet der Betreff einer eMail im Posteingang: "AW: Newsletter Nr.5", können Sie z.B. das Betreff-Suchmuster "(AW)|(Re)\: Newsletter Nummer[0-9]+" definieren, damit der Betreff erkannt wird. Bei diesem Suchmusterfindet er z.B. auch "AW: Newsletter Nummer 1", "Aw: Newsletter Nummer 1","AW: Newsletter Nummer 25", "Re: Newsletter Nummer 1"Definieren Sie die Aktion, die ausgeführt werden soll, wenn eine eMail mit demoben angegebenen Betreff gefunden wird.▪Wählen Sie das Script aus, das ausgeführt werden soll.▪Script-ObjekteIm Feld "Weiterleiten an" kann eine eMail-Adresse angegeben werden, an diedie eMail nach Bearbeitung weitergeleitet wird. Die Weiterleitung wird imScript initiert.Beim Start des Scripts wird bereits ein eMail-Objekt zur Verfügung gestellt, mit denenauf die jeweilige eMail zugegriffen werden kann. Somit ist es möglich, die eMail-Nachricht auszuwerten. Weitere Informationen finden Sie unter "Automatisierung mitScripten".153

eMailOptional definieren Sie über die Schaltfläche "Neu" weitere Anwendungen, die in denScripten als Objekte zur Verfügung stehen sollen (z.B. Word). Über die Checkbox kanndas Objekt aktiviert werden.Damit wäre es möglich auf den amw zuzugreifen, um z.B. einen neuen Datensatzanzulegen oder Feldinhalte zu ergänzen. Bei Auswahl von "andere Anwendung" kannder Typ (ProgID) definiert werden.Die hier definierten Script-Objekte dienen in erster Linie dem Performance-Gewinn beider Bearbeitung von mehreren eMail-Nachrichten, da das definierte Objekt lediglicheinmal angelegt und bei jedem Scriptaufruf übergeben wird. Beim Typ addressmanager steht Ihnen das Applikations-Objekt zur Verfügung.Verschlüsselung▪Im Feld "Passwort" kann ein Passwort eingegeben werden, mit dem empfangeneeMails entschlüsselt werden sollen. Dies ist für den Fall relevant, dass Sie Adress-Informationen über das Internet versenden und aus Datenschutzgründen dabeiverschlüsselt haben. Weitere Informationen finden Sie unter "Optionen einstellen(nur für Text-eMails)" in diesem Kapitel.12.5 eMail Sende-AssistentDer Sende-Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch ein Serien-eMailing unddokumentiert zudem jedes Ihrer Mailings.Um den Assistenten zu starten, wählen Sie Extras > eMailing: Sende-Assistent.154

eMail Sende-AssistentIm ersten Dialog können Sie auswählen, ob Sie ein neues Mailing durchführenoder ein bereits begonnenes jedoch nicht komplett durchgeführtes Mailingfortsetzen. Ebenso können Sie die Informationen zu einem früheren Mailingeinsehen, wenn Sie ein solches aus der Liste auswählen.Im folgenden Dialog wählen Sie über die Schaltfläche "Öffnen" die zuvor erstellteeMail-Vorlage (über Konfiguration > eMail Vorlage) aus. Über die Schaltfläche"Bearbeiten" können Sie diese zum Bearbeiten öffnen.Möchten Sie, dass das eMailing protokolliert wird, geben Sie zudem einen Namenfür eine Protokoll-Datei an oder wählen eine bestehende aus.Daraufhin listet Ihnen der Assistent die von Ihnen vorgenommenen Einstellungenübersichtlich auf, so dass Sie bei Bedarf noch Korrekturen vornehmen können.Wenn das Versenden der eMails mit einem Autoprotokoll im Bemerkungsfeld oderim Kontaktcontainer des jeweiligen Datensatzes protokolliert werden soll, müssenSie das Autoprotokoll aktivieren und dabei die Option "Fragen?" deaktivieren.Weitere Informationen zu Autoprotokollen finden Sie unter "Auto-Protokollfunktion".Im nächsten Schritt haben Sie noch die Möglichkeit, bei Bedarf eine Sortierungauszuwählen. Empfehlenswert ist jedoch, "ohne Sortierung" zu wählen, da eineventuell abgebrochenes Mailing in diesem Fall nicht einfach wiederaufgenommen werden kann.Im folgenden Dialog haben Sie zwei Möglichkeiten die Zielgruppe festzulegen.155

eMail▪▪Gespeicherten Extrakt laden: Weitere Informationen zu gespeichertenExtrakten finden Sie unter "Extraktergebnis speichern und laden".Extraktausdruck definieren: Zum definieren eines Extraktausdrucks gelangenSie über die Formel-Schaltfläche in den Dialog "Allgemeiner Filter". WeitereInformationen zum Erstellen eines Extraktausdrucks finden Sie unter"Allgemeiner Extrakt".Im folgenden Dialog können Sie einen Starttermin (Datum, Uhrzeit) festlegen,sofern das eMailing nicht sofort versendet werden soll.Sollte Ihr eMail-Provider nur eine gewisse Anzahl von eMails in Folge zulassen,können Sie zusätzlich Sendepausen einstellen, sodass das eMailing nach einerbestimmten Anzahl eMails für einen bestimmten Zeitraum unterbrochen wird.Im folgenden Dialog starten Sie den Vorgang über die Schaltfläche "Start". Nachdem Versand erhalten Sie eine Bestätigung und können außerdem die erstellteProtokolldatei einsehen.Protokollierung des eMailings beim jeweiligen DatensatzÜber Organisation > Ergänzen > Dokumenten-Container bzw. Organisation >Ergänzen > Kontakt-Container haben Sie auch die Möglichkeit, in einem Arbeitsschrittden Dokumenten- bzw. Kontakt-Container aller Datensätze des aktuellen Extrakts zuergänzen. Das Ergänzen des Dokumenten-Containers bietet Ihnen die Möglichkeit, dieversendete eMail als Verweis im Dokumenten-Container der jeweiligen Datensätzeabzulegen. Damit vermeiden Sie, dass die eMail bei jedem einzelnen Datensatzabgelegt wird (bei aktiver Auto-eMail-Ablage). Das Ergänzen des Kontaktcontainersoder des Bemerkungsfelds ist eine alternative Möglichkeit zum Autoprotokoll. WeitereInformationen finden Sie unter "Bemerkungsfeld ergänzen", "Dokumenten-Containerergänzen" und "Kontakt-Container ergänzen".12.6 eMail Rückläufer verarbeiten (eMail Scan)Sie haben die Möglichkeit, Rückläufer-Mails aus dem Posteingang automatischverarbeiten zu lassen. Voraussetzung dafür ist ein installiertes Simple MAPI fähigeseMail-Programm als Standard eMail-Client (Microsoft Outlook, Outlook Express,Thunderbird, usw.).ScaneinstellungenUm den eMail Scan zu öffnen, wählen Sie Extras > eMailing: eMail Scan.Für den Fall, dass Sie zwei Instanzen des address manager geöffnet haben, empfehlenwir Ihnen unbedingt, den nicht benötigten address manager vor dem Start des eMailScan zu schließen.156

eMail Rückläufer verarbeiten (eMail Scan)VorgehensweiseAnhand der Vorgehensweise legen Sie fest, welche eMails aus dem Posteingang fürdie spätere Nachbearbeitung gescannt werden sollen. Dazu geben Sie an, nachwelchen Texten im Betreff der eMails und/oder nach welchen Absenderadressengesucht werden soll.Wählen Sie zunächst im Feld Scannen aus, welche eMails gescannt werden sollen.Sie haben folgende Optionen:▪ungelesene eMails anhand Betreff und/oder Absender▪▪alle ungelesenen eMailsalle eMailsWenn Sie im Feld "Scannen" die Option "...anhand Betreff" gewählt haben, könnenSie im Feld Betreff entweder den Betreff eingeben oder den eines bereits über den157

eMailSende-Assistenten durchgeführten eMailings auswählen. Der eMail Scan suchtdann immer im Betreff der eMail nach dem entsprechenden Eintrag.Beispiel: Lautet eine eMail im Posteingang: "FW: Finden statt Suchen: eNews06/06", so geben Sie bei den Einstellungen unter Betreff "Finden statt Suchen:eNews 06/06" ein, sodass der Eintrag vom eMail-Scan erkannt und entsprechendweiterverarbeitet werden kann.Wenn Sie im Feld "Scannen" die Option "...anhand Absender" gewählt haben,können Sie im Feld Absender entweder den Absender eingeben oder den einesbereits über den Sende-Assistenten durchgeführten eMailings auswählen.Suche in der DatenbankWählen Sie im Feld "Schnellsuche" die Felder aus, in denen die eMail-Adresse deseMail-Rückläufers gesucht werden soll.Sofern für die eMail-Felder noch kein Sortierkriterium angelegt wurde, können Sie dieseunter Organisation > Sortierung neu erstellen.Rücksendegrund und zugehörige AktionSie können nun für verschiedene Rücksendegründe unterschiedliche Aktionenfestlegen. Folgende Rücksendegründe stehen im Feld "Bei eMail-Inhalt" zur Verfügung:▪Abwesenheitsnotiz▪▪▪▪▪Mailbox vollMögliche AntwortUnbekannter HostUnbekannter RücksendegrundUnbekannter UserHinweis: Die Erkennung von eMail-Rückläufern erfolgt durch eine Textanalyse dereMail mit Hilfe von regulären Ausdrücken. Diese sind in einer ZentralenErkennungsmuster-Datei hinterlegt und können von fortgeschrittenen Anwendernauch erweitert werden. (siehe Abschnitt "eMail-Rückläufererkennung").Sobald Sie einen Rücksendegrund ausgewählt haben, können Sie im Feld"Folgende Aktion durchführen" die gewünschten Datenbank-Aktionen festlegen.Wählen Sie dazu die Schaltfläche "Neu" und legen Sie Feldname undDatensatzänderung fest. Selbstverständlich müssen Sie die Formel für dieDatensatzänderung beziehungsweise den gewünschten Feldinhalt nicht von Hand158

eMail Rückläufer verarbeiten (eMail Scan)eingeben. Dazu steht Ihnen der Formelassistent zur Verfügung. MehrInformationen hierzu finden Sie in der Zusatzdokumentation "List & Label Designer.Beispiel: Im Fall eines unbekannten Benutzers (d.h. die angegebene eMail-Adressebzw. der Name ist nicht beim Mailprovider bekannt) soll im Bemerkungsfeld dasaktuelle Datum und der Eintrag "Mailingrückläufer: User unbekannt" vorgenommenwerden.Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, eine eMail-Aktion auszuwählen. Dabei stehenIhnen folgende Optionen zur Verfügung:▪Keine Aktion▪▪▪▪als gelesen markierenlöschenweiterleiten (z.B. an einen Kollegen).weiterleiten und löschenBei einer Weiterleitung besteht zusätzlich die Möglichkeit, eine neue Betreffzeileeinzufügen, z.B. "User unbekannt, bitte eMail prüfen".eMail Scan starten, öffnen und speichernDen eMail Scan starten Sie über die Schaltfläche "Start".Beim Einsatz von Microsoft Outlook erhalten Sie, sobald Sie den eMail Scan über"Start" aktiviert haben, eine Outlook-Sicherheitsabfrage. Möchten Sie den Scanstarten, müssen Sie diese mit "Ja" bestätigen.Die Einstellungen können Sie über Datei > Speichern unter speichern und überDatei > Öffnen wieder laden. Nach der Speicherung der Konfigurationsdateiwerden beim nächsten Start des eMail Scan die zuletzt gespeichertenEinstellungen automatisch geladen.159

eMailStandardkonfigurationÜber Einstellungen > Allgemein können Sie die Standardkonfiguration für den eMailScan vornehmen.Scan-EinstellungenStandardmäßig wird nach einem Scan-Vorgang die Verbindung zum eMail-Programmbeendet. Auf der Registerkarte "Scan-Einstellungen" können Sie einen dauerhaftenScan auf den Posteingang Ihres Simple MAPI fähigen eMail-Programms durchführen.Aktivieren Sie hierzu die Option "Dauerhafter Scan des Postfachs" und geben einenWartezeitraum (zwischen 2 und 99 Minuten) ein, damit der Scanvorgang nichtpermanent durchläuft.Ebenso besteht die Möglichkeit, bei einem fehlerhaften Versuch auf ein eMail-Programm zuzugreifen, um den Vorgang erneut durchzuführen. Dies könnte z.B.durch ein anderes Programm zustande kommen, das ebenfalls auf den eMailClient zugreift.Bitte beachten Sie, dass bei einem Zugriff bzw. Scan-Vorgang auf denPosteingang des eMail-Programms dieses ggf. gesperrt sein kann.Auch eMails, zu denen kein passender Datensatz gefunden wurde, könnenebenfalls an jemand anderes weitergeleitet werden. Markieren Sie dazu die Option"Unbearbeitete eMail weiterleiten" und geben die gewünschte eMail-Adresse an.160

Virtuelle VisitenkarteneMail-RückläufererkennungDie Erkennung von eMail-Rückläufern erfolgt durch eine Textanalyse der eMail mit Hilfevon regulären Ausdrücken. Diese sind in einer Zentralen Erkennungsmuster-Dateihinterlegt und können von fortgeschrittenen Anwendern auch erweitert werden.Über die Schaltfläche "Auf Standard zurücksetzen" auf der Registerkarte "eMail-Rückläufererkennung" können Sie die Rückläufererkennungsdatei wieder auf dieStandardeinstellungen zurücksetzen, falls diese auf Ihrem System nicht mehrvorhanden ist oder geändert wurde.Über die Schaltfläche "Zum Bearbeiten öffnen" wird die Datei cmes.cfg im amw-Hauptverzeichnis mit dem installierten Standardeditor geöffnet.▪ Der Rücksendegrund ist mit der ersten Ebene, wie z.B. (englische Bezeichnung des Rücksendegrundes)beschrieben.▪▪Als Eintrag in der Liste wird der "DisplayText" angegeben. Dieser Eintrag wirdlediglich in der ComboBox "Bei eMail-Inhalt" angezeigt und kann, wenngewünscht, ohne Probleme geändert werden, z.B. in "nicht bekannteDomain".In der Liste "RegExEntry" wird jeweils mit (dieseEinträge können beliebig sein und werden der Reihe nach abgearbeitet) derRegular Expression für die Erkennung der eMail eingetragen.Beispiel:Unbekannter Host(?i)(?:permanent (?:fatal )?error|could notbe delivered|Failed;)(?:(?m).*)\b55[04]\s.{0,100}(?:5\.1\.0|Unrouteable address)12.7 Virtuelle VisitenkartenMit einigen eMail Programmen können an eine Mail so genannte virtuelle Visitenkarten(vCards) angehängt werden. Aus diesen vCards können automatisch neue Einträge inder Datenbank erzeugt werden.161

eMailvCards in Datenbank übernehmenWenn der amw als Empfänger von vCards registriert ist und die Feldzuordnung eingerichtetist, können vCards automatisch in den amw übernommen werden.Doppelklicken Sie auf die .VCF Datei (Attachment zur eMail), oder ziehen Sie siemit der Maus auf den amw. Automatisch wird ein neuer Datensatz mit denAngaben aus der vCard angelegt.Damit vCards verarbeitet werden können, muss der amw bei Windows alsAnwendung für Dateien mit der Endung .VCF registriert sein. Diese Registrierunggeschieht bei der Installation automatisch, sofern die Option bei der Installationaktiviert wurde. von der die Installation erfolgt. Durch erneutes Ausführen derArbeitsplatz-Installation (WS_GEN.EXE) und aktivieren der Option"Dateiverknüpfungen erstellen" kann die Registrierung auch nachträglich erfolgen.vCards konfigurierenWählen Sie Konfiguration > Allgemein > vCard.Wählen Sie, welche Felder der vCard in welche Felder im amw übernommenwerden sollen.12.8 Daten per Drag & Drop übernehmenDer amw kann Daten aus vielen anderen Anwendungen per Drag & Drop übernehmen,wenn eine bestimmte Syntax eingehalten wird. Damit können Sie Ihre eigenen Anwendungenautomatisieren, um neue Datensätze leicht in den amw zu transferieren.Der amw importiert per Drag & Drop auf den amw gezogenen markierten Text, wenndieser folgenden Bedingungen entspricht:▪▪▪▪Der Anfang muss durch "Begin:Fields" gekennzeichnet werden.Einzelne Feldinhalte werden durch folgende Syntax übertragen:Feldname1:Feldinhalt_1Feldname2:Feldinhalt_2...Feldnamen:Feldinhalt_nAm Ende muss die Kennung "End:Fields" stehen.Jede Information muss in einer eigenen Zeile stehen.Beispiel: Angenommen Sie betreiben eine Internet-Seite, auf der Interessenten einFormular ausfüllen können, um Info-Material bei Ihnen anzufordern. Sie richten Ihr CGIScript so ein, dass obige Struktur genutzt wird.162

Virtueller BenutzerSie erhalten nun von Ihrer Internet-Seite z.B. eine automatisch generierte Mail, diefolgenden Text enthält:Begin:FieldsFIRMA:combit GmbHNAME:MustermannVORNAME:KarlORT:KonstanzSTRASSE:Bahnhofstr. 1TELEFON:07531/906010PLZZ:78462EMAIL:info@combit.netEnd:FieldsMarkieren Sie den obigen Text in Ihrem Maileditor und ziehen diese Markierungauf den amw.Dieser legt nun einen Datensatz mit den enthaltenen Informationen an. Die Feldbezeichnungenmüssen mit denen Ihrer Datenbank übereinstimmen.12.9 Virtueller BenutzerAls Erweiterung zur Übernahme von Adressen per Drag & Drop gibt es den virtuellenBenutzer. Sofern Sie, wie im vorigen Abschnitt beschrieben, den amw für dieÜbernahme von Adressen eingerichtet haben, können Sie auch den virtuellen Benutzeraktivieren.Dieser kann dann Internet-/eMail-Anfragen automatisch auswerten und mit demaktuellen Adressbestand abgleichen.▪▪▪Der virtuelle Benutzer untersucht ungelesene Mails des Posteingangs (per MAPI).Sofern diese einen bestimmten Betreff enthalten, bearbeitet er sie selbständig.Das heißt, er prüft, ob eine Adresse schon vorhanden ist; sollte dies der Fall sein,nimmt er dort eine Eintragung vor. Sofern die Adresse noch nicht vorhanden seinsollte, legt er einen neuen Datensatz an.Voraussetzung ist, wie im vorherigen Kapitel beschrieben, dass diese Mailsbestimmte Steuerkommandos enthalten.Sollte der virtuelle Benutzer einmal nicht weiter wissen, schickt er die Mail einfachan einen Kollegen aus Fleisch und Blut weiter.Und es gibt noch eine weitere Einsatzmöglichkeit für den virtuellen Benutzer:Falls Sie Außendienstmitarbeiter haben, kann der virtuelle Benutzer auch für einenDatenbankabgleich eingesetzt werden. Statt eine eMail von einem Internet-Formular zuerhalten, kann diese z.B. auch von einem Außendienstmitarbeiter geschickt werden.163

eMail(Am einfachsten erstellt der Mitarbeiter diese Mail mit Hilfe einer entsprechendeneMail-Vorlage). Auf diese Weise bleibt der Datenbestand stets aktuell.Konfiguration des Virtuellen BenutzersWählen Sie Extras > Virtueller Benutzer.▪Im folgenden Fenster können Sie die Mail-Betreffs einstellen, die der virtuelleBenutzer durchsuchen soll. Dabei können bis zu 10 Betreffs bestimmt werden,außerdem kann für jeden Betreff ein menschlicher Empfänger angegeben werden,an den der virtuelle Benutzer im Bedarfsfall eMails weiterschicken kann, wenn bestimmteBedingungen erfüllt sind. Das heißt, bei der Konfiguration muss im Feld"Weiterleiten an..." ein Empfänger eingetragen sein.Im Feld "Passwort" kann ein Passwort eingegeben werden, mit dem eintreffendeeMails zunächst entschlüsselt werden sollen. Dies ist für den Fall relevant, dassSie Adressen mit der Serienemailfunktion über das Internet versenden und ausDatenschutzgründen dabei verschlüsselt haben (siehe Abschnitt "Optioneneinstellen (nur für Text-eMails)").Die vom virtuellen Benutzer zu durchsuchenden Mails können folgende Anweisungenenthalten (wobei auch List & Label-Ausdrücke erlaubt sind). Beachten Sie bitte, dassdabei alles zwischen Begin:Fields und End:Fields stehen muss!!FELDNAME:InhaltSofern ein neuer Datensatz angelegt wird, wird das, was dort steht, in das entsprechendegleichlautende Feld geschrieben.SEARCHEXT:Ausdruck("Ausdruck" kann dabei entweder ein fester Text sein oder eine List & Label-Formel, dieals Ergebnis einen Text liefert). Es wird im Suchindex gesucht. Falls keinDatensatz gefunden wird, legt der virtuelle Benutzer normalerweise einen neuen164

Virtueller BenutzerDatensatz an. Beachten Sie dabei, dass der entsprechende Index, auch wenn er schonexistiert, neu angelegt werden sollte!Um für die nächsten Befehle jeweils zu erhalten, wählen Sie den Befehl "Datei> Struktur ändern" und zählen dort ab, an wievielter Stelle sich das entsprechendeFeld befindet. Addieren Sie zu dieser Zahl 6 (für die internen Felder), damit erhaltenSie .COMPARE:Ausdruck(Auch hier kann "Ausdruck" entweder fester Text sein oder eine List & Label-Formel).Alle angegebenen Felder werden verglichen, wenn eines nicht stimmt, wirdeinfach weitergesucht. Für den Fall, dass zwar Datensätze gefunden wurden, aber beikeinem die Compare-Felder stimmen, wird die eMail an den eingestellten eMail-Empfänger aus Fleisch und Blut weitergeleitet.REPLACECONT:Ausdruck(die Verwendung von "Ausdruck" entspricht dabei den obigen Beschreibungen)Bei einem von Searchext gefundenen Datensatz wird das Feld mit Index durchden Ausdruck ersetzt.ADDCONT:AusdruckBei einem von Searchext gefundenen Datensatz wird im Feld der AusdruckangehängtREJECT:0 oder 1Der Ausdruck kann dabei entweder ein fester Text mit Inhalt 0 oder 1 oder eine List &Label-Formel, die als Ergebnis 0 oder 1 liefert, sein.Bei 1 wird immer an den festgelegten eMail-Empfänger weitergeleitet. Sinnvoll istdieser Wert meist als Ergebnis einer Formel.NONEWRECORD:0 oder 1Auch hier kann der Ausdruck entweder ein fester Text mit Inhalt 0 oder 1 sein oder eineList & Label-Formel, die ein entsprechendes Ergebnis liefert. Bei 1 wird auf keinen Fallein neuer Datensatz erzeugt, selbst wenn per Searchext nichts gefunden wurde.Beispiel:BEGIN:FIELDSFIRMA:ABTEILUNG:ANREDE:VORNAME:NAME:LAND:165

eMailPLZZ:ORT:STRASSE:EMAIL:KATEGORIE:amwSEARCHEXT1:«KUNDENNUMMER»ADDCONT26: / amwREPLACECONT34:Abgleich durch VUEND:FIELDSWenn also kein Datensatz mit der gleichen Kundennummer gefunden wird, dann wirdein neuer Datensatz mit den Feldinformationen angelegt. Sollte ein bestehender Datensatzgefunden werden, (im Beispiel wird ein eindeutiger Schlüssel vorausgesetzt) dannwird beim Feld mit der Nr. 26 "/amw" hinzugefügt und Feld Nr. 34 mit "Abgleich durchVU" ersetzt.166

Einzelübernahme in andere Programme13. Ausgabe von DatenBei der Ausgabe von Daten haben Sie verschiedene Möglichkeiten:▪▪▪▪▪Einzelübernahme der Daten mit einer Übernahmemaske in eine andereAnwendung (z.B. Word). Diese Ausgabe bietet sich z.B. für individuelle Briefe an,da Sie hier den Druckinhalt vor dem Druck in der entsprechenden Anwendung (z.B.Word) verändern können. Weitere Informationen siehe Kapitel "Einzelübernahme inandere Programme".Sofern diese Dokumente automatisch im Dokumenten-Container abgelegt undverwaltet werden sollen, konfigurieren Sie diese Einzelübernahme in derDokumentenverwaltung. Weitere Informationen siehe Kapitel"Dokumentenverwaltung".Eine weitere Möglichkeit ist die direkte Ausgabe über Druckvorlagen. Dafürwerden Druckvorlagen verwendet, die im integrierten List & Label Designerangepasst werden können. Diese Ausgabe eignet sich besonders fürstandardisierte Ausgaben wie Standardbriefe, Serienbriefe, Adress-Etiketten,Namensschilder, Listen, Reports. Bei dieser Ausgabe kann der Inhalt nach derAuswahl der Druckvorlage i.d.R. nicht mehr verändert werden (Ausnahme:interaktive Benutzereingaben über die Feldfunktion AskString$).Die Ausgabe kann auf dem Drucker, aber auch in anderen Formaten wie z.B. PDF,Excel, RTF, HTML erfolgen. Weitere Informationen siehe Kapitel "Ausgabe mitDruckvorlagen".Sofern Sie Serienbriefe über die Textverarbeitung (z.B. Word) erstellen möchten,finden Sie weitere Informationen in Kapitel "Serienbrief über die Textverarbeitungdrucken". Die direkte Ausgabe über Druckvorlagen geht jedoch in der Regelschneller.Sofern Sie die Daten zur Weiterverarbeitung in eine andere Anwendung exportierenmöchten, finden Sie weitere Informationen in Kapitel "Import / Export / Abgleich".Über die Statistikfunktion können Sie Feldinhalte statistisch auswerten. WeitereInformationen siehe Kapitel "Statistikfunktion".13.1 Einzelübernahme in andere ProgrammeSie können die Feldinhalte des aktuellen Datensatzes über die Einzelübernahme mitHilfe einer Übernahmemaske in eine andere Anwendung (z. B. Word) übernehmen.Diese Ausgabe bietet sich z.B. für individuelle Briefe an, da Sie hier den Druckinhalt vordem Druck in der entsprechenden Anwendung (z.B. Word) verändern und anpassenkönnen.167

Ausgabe von DatenIn der Übernahmemaske legen Sie fest, welche Felder eines einzelnen Datensatzes aufwelche Weise in welches Zielprogramm (z.B. Word, Excel, Zwischenablage) übertragenwerden sollen.Dabei ist es auch möglich, festen Text (z.B. Absender), Formatierungen,Formatvorlagen, Bedingungen und Funktionen zu übergeben. Das Zielprogramm wirdautomatisch gestartet.Alle Datensätze Übernahmemaske DokumentDatenbankAktuellerDatensatzFeldinhalteInformationen zur Konfiguration von Übernahmemasken finden Sie unter"Übernahmemaske konfigurieren" in Kapitel "Konfiguration Allgemein".Sofern Sie bereits eine Übernahmemasken eingerichtet haben, können Sie diesefolgendermaßen ausführen:▪Die Funktion Ausgabe > Einzelübernahme dient dazu, den aktuellenDatensatz in Ihre Textverarbeitung (oder eine andere Windows-Anwendung) zuübernehmen.Der aktuelle Datensatz wird wie in der Übernahmemaske festgelegt an derPosition der Einfügemarke in der Zielanwendung eingefügt. Dabei wird die aktuelleingestellte Übernahmemaske verwendet, die in der Statuszeile angezeigt wird.Im abgebildeten Beispiel ist die Übernahmemaske "word_ww2007.xfx" eingestellt.Ein Doppelklick auf dieses Segment in der Statuszeile öffnet den Auswahldialogfür Übernahmemasken. Bei Bedarf laden Sie so eine andere Übernahmemaske.Wenn Sie mit der der rechten Maustaste auf die Schaltfläche klicken, können Sietemporär eine Übernahmemaske auswählen. Die voreingestellte Übernahmemaskeändert sich hierbei nicht!▪ Sie können die Einzelübernahme auch für die Datenübergabe in dieZwischenablage nutzen. Dazu stellen Sie als Zielprogramm "Zwischenablage" ein.Die Daten können Sie dann manuell in fast jedes Windowsprogramm einfügen.▪Für Dokumentvorlagen der Dokumentenverwaltung verwenden Sie ebenfallsÜbernahmemasken. Die Verknüpfung mit der zugehörigen Dokumentvorlage168

Ausgabe mit Druckvorlagenerfolgt aber direkt in der Konfiguration der Dokumentenverwaltung, d.h. in derÜbernahmemaske wird keine Dokumentvorlage angegeben.Tipp: Wenn Sie häufig mit verschiedenen Übernahmemasken parallel arbeiten,beispielsweise einer für Briefe und einer zweiten für Faxe, können Sie eigeneSchaltflächen für die verschiedenen Übernahmearten in Ihrer Eingabemaskeeinrichten (siehe Kapitel "Funktionsdefinitionen festlegen").13.2 Ausgabe mit DruckvorlagenFür die direkte Ausgabe von Daten werden Druckvorlagen verwendet, die imintegrierten List & Label Designer angepasst werden können.Informationen zur Konfiguration von Druckvorlagen finden Sie unter "Druckvorlagen" inKapitel "Konfiguration Allgemein".Diese Ausgabe eignet sich besonders für standardisierte Ausgaben wieStandardbriefe, Serienbriefe, Adress-Etiketten, Namensschilder, Listen, Reports. Beidieser Ausgabe kann der Inhalt nach der Auswahl der Druckvorlage i.d.R. nicht mehrverändert werden (Ausnahme: interaktive Benutzereingaben über die FeldfunktionAskString$).Es wird dabei stets zwischen Einzeldruck und Seriendruck unterschieden. BeimEinzeldruck (z.B. Standardbrief) werden stets die Daten des aktuellen Datensatzesausgegeben. Beim Seriendruck (z.B. Adressliste) werden die Daten der aktuell im Filtervorhandenen Datensätze ausgegeben. Daher sollten Sie die Datensätze vor demSeriendruck filtern, da die Ausgabe sonst für alle Datensätze erfolgt.Nachfolgend wird meistens nur auf den Seriendruck eingegangen, der Einzeldruck hatdie gleiche Funktionsweise.Hinweis: Einzel- und Serienbriefe können direkt oder über Ihre Textverarbeitungerstellt und gedruckt werden. Der direkte Druck geht jedoch in der Regel schneller.Komplexere Bedingungen wie die automatische Entscheidung zwischen PostfachundHausanschrift lassen sich in Druckvorlagen einfacher umsetzen als in derTextverarbeitung. Der Vorteil der Textverarbeitung liegt zumeist in denumfangreicheren Formatierungsmöglichkeiten.Wenn Sie nach einer Weile feststellen, dass Sie immer wieder die gleichenDruckvorlagen auswählen, ist es an der Zeit, diesen Ablauf über Funktionsdefinitionen(siehe Kapitel "Funktionsdefinitionen festlegen") zu automatisieren. Damit können Siedie Arbeitsschritte von der Auswahl der gewünschten Druckvorlage bis hin zum Druckoder der Übernahme auf einen einzigen Mausklick oder Tastendruck reduzieren.169

Ausgabe von DatenAusgabe von EtikettenÜber den Menüpunkt Ausgabe > Einzeldruck > Etikett können Sie die aktuelle Adresseauf ein Etikett oder einen Briefumschlag ausdrucken (Briefumschläge behandeln Siewie ein großes Etikett).Wählen Sie Ausgabe > Einzeldruck > EtikettWählen Sie die Druckvorlage für das Etikett (Dateiendung *.lbl). Druckvorlagenfinden Sie standardmäßig im Verzeichnis "druck" im Programmverzeichnis.Informationen zur Erstellung von Druckvorlagen finden Sie unter "Druckvorlagenanpassen" im Kapitel "Konfiguration Allgemein".Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe – Einstellungen")und legen Sie Etiketten in Ihren Drucker.Klicken Sie "Starten".Über den Menüpunkt Ausgabe > Seriendruck > Etiketten können Sie für alleDatensätze im aktuellen Filter Etiketten ausdrucken. Ist kein Filter aktiv, werden fürsämtliche Datensätze Etiketten gedruckt. Die Reihenfolge der Ausgabe der Datensätzeentspricht dabei der aktuell eingestellten Sortierung.Erstellen Sie über Organisation > Filter einen Filter.Wählen Sie Ausgabe > Seriendruck > Etiketten.Wählen Sie die Druckvorlage für das Etikett. Druckvorlagen finden Siestandardmäßig im Verzeichnis "druck" im Programmverzeichnis.Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe – Einstellungen")und legen Sie Etiketten in Ihren Drucker.Klicken Sie "Starten".Ausgabe von Listen und ReportsÜber den Menüpunkt Ausgabe > Seriendruck > Liste können Sie alle Datensätze imaktuellen Filter als Liste ausdrucken (z.B. Firmenliste inkl. aller Ansprechpartner). Istkein Filter aktiv, werden alle Datensätze ausgegeben. Die Reihenfolge der Ausgabe derDatensätze entspricht dabei der aktuell eingestellten Sortierung.Erstellen Sie über Organisation > Filter einen Filter.Wählen Sie Ausgabe > Seriendruck > ListeWählen Sie die Druckvorlage für die Liste (Dateiendung *.lst). Druckvorlagen findenSie standardmäßig im Verzeichnis "druck" im Programmverzeichnis. Informationenzur Erstellung von Druckvorlagen finden Sie unter "Druckvorlagen anpassen" imKapitel "Konfiguration Allgemein".Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe – Einstellungen").170

Ausgabe mit DruckvorlagenKlicken Sie "Starten".Ausgabe von KarteikartenAuf Karteikarten werden üblicherweise die wesentlichen Informationen vonDatensätzen ausgegeben (z.B. Personeninformationen inkl. Bemerkungsfeldeintrag).Dies ist beispielsweise für den Außendienst hilfreich, der hiermit stets alle relevantenKundeninformationen zur Verfügung hat.Wählen Sie Ausgabe > Einzeldruck > KarteikarteWählen Sie die Druckvorlage für die Karteikarte (Dateiendung *.crd). Druckvorlagenfinden Sie standardmäßig im Verzeichnis "druck" im Programmverzeichnis.Informationen zur Erstellung von Druckvorlagen für Etiketten finden Sie unter"Druckvorlagen anpassen" im Kapitel "Konfiguration Allgemein".Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe – Einstellungen").Klicken Sie "Starten".Über den Menüpunkt Ausgabe > Seriendruck > Karteikarten können Sie für alleDatensätze im aktuellen Filter eine Karteikarte ausdrucken. Ist kein Filter aktiv, werdenalle Datensätze ausgegeben. Die Reihenfolge der Ausgabe der Datensätze entsprichtdabei der aktuell eingestellten Sortierung. Die Seitennummerierung ist dabeifortlaufend.Erstellen Sie über Organisation > Filter einen Filter.Wählen Sie Ausgabe > Seriendruck > KarteikartenWählen Sie die Druckvorlage für die Karteikarte. Druckvorlagen finden Siestandardmäßig im Verzeichnis "druck" im Programmverzeichnis.Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe – Einstellungen").Klicken Sie "Starten".Ausgabe von Einzelbrief und SerienbriefEinzel- und Serienbriefe können direkt oder über Ihre Textverarbeitung erstellt undgedruckt werden. Der direkte Druck geht schneller und komplexere Bedingungen wiedie automatische Entscheidung zwischen Postfach- und Hausanschrift lassen sicheinfacher umsetzen als in der Textverarbeitung.Der direkte Druck eignet sich daher besonders für standardisierte Ausgaben wieStandardbriefe und Serienbriefe, da bei dieser Ausgabe der Inhalt nach der Auswahlder Druckvorlage i.d.R. nicht mehr verändert werden (Ausnahme: interaktiveBenutzereingaben über die Feldfunktion AskString$).Der Vorteil der Textverarbeitung liegt zumeist in den umfangreicherenFormatierungsmöglichkeiten und der Möglichkeit, die einzelnen Briefe individuell171

Ausgabe von Datennachzuarbeiten. Weitere Informationen finden sie im Kapitel "Serienbrief über dieTextverarbeitung drucken".Über den Menüpunkt Ausgabe > Einzelbrief > Direkt können Sie einen Standardbrieffür den aktuellen Datensatz ausdrucken (z.B. Produktinfo, Kataloganfrage).172Wählen Sie Ausgabe > Einzelbrief > DirektWählen Sie die Druckvorlage für den Einzelbrief (Dateiendung *.crd). Druckvorlagenfinden Sie standardmäßig im Verzeichnis "druck" im Programmverzeichnis.Informationen zur Erstellung von Druckvorlagen für Etiketten finden Sie unter"Druckvorlagen anpassen" im Kapitel "Konfiguration Allgemein".Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe – Einstellungen").Klicken Sie "Starten".Über den Menüpunkt Ausgabe > Serienbrief > Direkt können Sie für alle Datensätzeim aktuellen Filter einen Serienbrief ausdrucken. Ist kein Filter aktiv, werden alleDatensätze ausgegeben. Die Reihenfolge der Ausgabe der Datensätze entspricht dabeider aktuell eingestellten Sortierung. Die Seitennummerierung beginnt bei jedem Briefwieder von vorne.Erstellen Sie über Organisation > Filter einen Filter.Wählen Sie Ausgabe > Seriendruck > DirektWählen Sie die Druckvorlage für den Serienbrief. Druckvorlagen finden Siestandardmäßig im Verzeichnis "druck" im Programmverzeichnis.Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe – Einstellungen").Klicken Sie "Starten".Ausgabe – EinstellungenSofern Sie über den Menüpunkt Ausgabe > Einzeldruck/Seriendruck eine Druckvorlageauswählen, wird generell der Dialog für die Ausgabe-Einstellungen angezeigt. Siehaben hier verschiedene Einstellungsmöglichkeiten:In der Druckvorlage ist bereits ein Drucker voreingestellt. Über die Schaltfläche"Ändern" haben Sie die Möglichkeit, einen anderen Drucker auszuwählen.Unter "Ausgabe auf" wählen Sie das Ausgabeformat (z.B. Vorschau, Drucker, PDF,Excel).Über die Option "Vorschau" haben Sie die Möglichkeit, die Ausgabe nicht sofort aufden Drucker zu schicken, sondern zuerst am Bildschirm in der Echtdatenvorschauanzeigen zu lassen. Auf diese Weise können Sie das Ergebnis überprüfen.Über die Option "Einstellungen permanent speichern" wird der neu gewählteDrucker und das Ausgabeformat zum Standard für diese Druckvorlage.Über "Anfangsseite" legen Sie fest, mit welcher Seite der Druck beginnen soll.

Ausgabe mit DruckvorlagenIn der Option "Seiten" können Sie dabei auch einen bestimmten Seitenbereich fürden Druck einstellen, ggf. durch Komma getrennt (z.B. 1, 3-4, 10-).Unter "Kopien" geben Sie die Anzahl der Exemplare an.Starten Sie den Druck über die Schaltfläche "Starten".Bei Etiketten haben Sie noch eine zusätzliche Einstellungsmöglichkeit "Anfangsposition".Über die Schaltfläche "Wählen" bestimmen Sie die Anfangsposition desDruckes auf der ersten Seite der Etikettenbögen, damit auch angefangene Blätterweiterverwendet werden können. Die ausgewählte Anfangsposition wird im Feld"Anfangsposition" angezeigt.173

Ausgabe von DatenDrucken mit der VorschauAlle Druckausgaben können mit Echtdaten in einem Vorschau-Fenster auf dem Bildschirmangesehen werden. Auf diese Weise können Sie das Layout eines Druckesüberprüfen, ohne dafür Papier verschwenden zu müssen. Die Ausgabe am Bildschirmerfolgt detailgetreu (WYSIWYG) genau so, wie sie auch beim echten Druck erfolgenwürde. Sie können nach erfolgter Layoutkontrolle den eigentlichen Druck direkt aus derVorschau starten, ohne den Druckbefehl nochmals aufrufen zu müssen.Nach Auswahl der Druckvorlage wählen Sie im Druck-Dialog unter "Ausgabe auf"die Option "Vorschau".Im Vorschaufenster werden die einzelnen Druckseiten mit den Echtdatendargestellt. Die nicht bedruckbaren Ränder einer Seite werden dabei schraffiertangezeigt.174

Ausgabe mit Druckvorlagen175

Ausgabe von DatenAn der linken Seite des Vorschaufensters befinden sich die einzelnen Druckseitennoch mal verkleinert. Das erlaubt eine sehr schnelle, direkte Navigation durch dasDokument durch Anklicken.Die in den Druckoptionen angegebene "Kopienanzahl" wird in der Vorschau nichtberücksichtigt, diese wird erst beim tatsächlichen Druck relevant.Das Vorschaufenster enthält eine Werkzeugleiste, über die die verschiedenenFunktionen der Vorschau gesteuert werden.▪Die Auswahl der aktuellen Seite können Sie über die Pfeiltasten oder dieAuswahlliste steuern.▪▪▪▪▪Die Zoom-Auswahlliste, die Lupen sowie das 1:1 Tool stellen verschiedeneZoomstufen dar, mit denen Sie auch feine Details im Ausdruck erkennbarmachen können. Daneben können Sie Details auch stufenlos zoomen, indemSie im Vorschaufenster mit der Maus bei gedrückter linker Maustaste überden Bereich ziehen, den Sie vergrößern möchten.Mit dem Präsentations-Modus können Sie die in der Vorschau angezeigtenSeiten als Präsentation mit Folienübergängen anzeigen lassen. Die Art desSeitenübergangs bestimmen Sie, indem Sie mit der rechten Maustaste aufdie Schaltfläche klicken.Über die Druck-Schaltflächen können Sie die in der Vorschau aktuellangezeigte Druckseite einzeln oder komplett wie in der Vorschau angezeigtausdrucken (Kopien werden in der Vorschau nicht berücksichtigt). Wenn Siemit der rechten Maustaste auf die Druck-Schaltfläche klicken, wird zunächstder Druckerauswahldialog angezeigt.Über Senden an kann die aktuelle Vorschaudatei (Dateiendung ..LL) per eMailan andere Personen verschickt werden. Diese können die Vorschaubetrachten, drucken oder ebenfalls verschicken. So kann eine Vorschaudateiin einer Arbeitsgruppe herumgereicht werden, ohne sie auf Papier druckenzu müssen.Über Beenden der Vorschau können Sie das Vorschaufenster verlassen undin Ihre Anwendung zurückkehrenAusgabe in andere Formate (PDF, RTF, Excel, ...)Druckausgaben können auch in andere Dateiformate ausgegeben werden. Wählen Siedazu im Druckoptionendialog das entsprechende Ausgabemedium. Bitte beachten Sie,dass - formatbedingt - das Layout nicht immer 1:1 übernommen werden kann, da esbei diesen Formaten spezifische Einschränkungen bezüglich der Umsetzung gibt.176

Ausgabe mit DruckvorlagenWenn Sie ein anderes Format als Drucker oder Vorschau gewählt haben, wählen Sie imfolgenden Dialog "Speichern unter" den Speicherort aus und geben im Feld "Dateiname"einen Namen für die zu erstellende Datei an.Zusätzlich haben Sie noch die Möglichkeit, die Datei nach der Erstellung direkt imentsprechenden Programm anzeigen zu lassen oder direkt per Mail zu versenden.Aktivieren Sie ggf. die entsprechenden Optionen.Ausgabe als PDFDas PDF-Exportmodul erzeugt Dokumente im Portable Document Format. DiesesFormat kann plattformunabhängig mit dem frei verfügbaren Adobe Reader ® angezeigtwerden. Im Druckoptionendialog stehen für das PDF- Format diverseEinstellungsmöglichkeiten zur Verfügung: Dokumentinformationen, JPEG-Generierung,Auflösung- und Blätter-Optionen usw.177

Ausgabe von DatenAusgabe als Excel-DateiDas Excel-Ausgabemodul erzeugt Dokumente im Microsoft Excel ® Format. ImDruckoptionendialog stehen für das Excel-Format diverse Einstellungsmöglichkeitenzur Verfügung. Um die Anzahl der Spalten und Zeilen auf die notwendige Anzahl zuverringern aktivieren Sie auf der Registerkarte "Ausgabe" die Option "AusschließlichDatenexport aus Tabellenobjekten".178

Ausgabe mit DruckvorlagenAusgabe als RTF-DateiDas RTF Export-Modul erzeugt Dokumente im Rich Text Format nach der SpezifikationVersion 1.5 von Microsoft.Dokumente digital signierenViele konventionelle Abläufe erfordern von Gesetzes wegen die Schriftform sowie eineeigenhändige Unterschrift, beispielsweise bei der beweiskräftigen Dokumentation vonWillenserklärungen oder für elektronisch übermittelte Rechnungen, wenn sie gemäßdem UStG zum Vorsteuerabzug herangezogen werden dürfen. Die Digitale Signaturkann außerdem bei Angebotserstellungen und -abgaben, Verträgen aller Art,abrechnungsrelevante Sales-Reports oder bei sonstigem Austausch von sensiblenInformationen zum Einsatz kommen.Um Dokumente signieren zu können, benötigen Sie eine Signiersoftware. Dieunterstützten Produkte finden Sie im Kapitel "Systemvoraussetzungen".179

Ausgabe von DatenInstallieren Sie die Signatursoftware und konfigurieren Sie die Schnittstellezwischen Signatursoftware und combit address manager.Wählen Sie im address manager über Ausgabe > Einzelbrief/Serienbrief > direktoder Ausgabe > Einzeldruck/Seriendruck > Etikett/Karteikarte/Liste diegewünschte Druckvorlage aus.Über die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten bei der Ausgabe können Siedas Ausgabeformat festlegen. Zum digitalen Signieren eignet sich besonders dasPDF-Format (möglich sind auch das TIFF- und TXT-Format).Wählen Sie im folgenden "Speichern unter"-Dialog den Speicherort und geben imFeld "Dateiname" einen Namen für die zu erstellende Datei an.Im gleichen Dialogfenster aktivieren Sie die Option "Erzeugte Dateien digitalsignieren" und klicken dann auf Speichern.Das Dokument wird erstellt und gleichzeitig von der Signatursoftware digitalsigniert.13.3 Serienbrief über die Textverarbeitung druckenEinzel- und Serienbriefe können direkt oder über Ihre Textverarbeitung erstellt undgedruckt werden. Der direkte Druck geht schneller und komplexere Bedingungen wiedie automatische Entscheidung zwischen Postfach- und Hausanschrift lassen sicheinfacher umsetzen als in der Textverarbeitung.Weitere Informationen zum direkten Druck finden sie im Kapitel "Ausgabe vonEinzelbrief und Serienbrief".Der Vorteil der Textverarbeitung liegt zumeist in den umfangreicherenFormatierungsmöglichkeiten und der Möglichkeit, die einzelnen Briefe individuellnachzuarbeiten.Wenn Sie einen Serienbrief über die Textverarbeitung ausgeben möchten,unterscheidet man zwischen dem Hauptdokument, d.h. dem eigentlichen Brieftext,und der Datenquelle, d.h. den einzelnen Adressen. Beide zusammen ergeben denSerienbrief.In der Textverarbeitung werden hierzu die Daten aus der Datenquelle jeweilsautomatisch in das Hauptdokument eingesetzt.Die Datenquelle mit den gewünschten Datensätzen für die Serienbrieferstellungkönnen Sie direkt erstellen. Die erstellte Datenquelle brauchen Sie dann in IhrerTextverarbeitung lediglich mit dem Hauptdokument zu verbinden und fertig ist derSerienbrief.180

Serienbrief über die Textverarbeitung druckenAlle DatensätzeAusgewählteDatensätzeDatenquelle(mit Empfängern)SerienbriefDatenbankFilterAusgabe >Serienbrief >TextverarbeitungHaupt-DokumentUm eine Datenquelle für den Seriendruck zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:Erstellen Sie einen Extrakt mit den zu druckenden Datensätzen.Wählen Sie den Menüpunkt Ausgabe > Serienbrief > TextverarbeitungIm Export-Assistenten wählen Sie unter "Eigene Formate > global" das Format"Serienbrief (inkl. fertiger Adresszeilen"181

Ausgabe von DatenIn diesem Exportformat sind bereits 9 Seriendruckfelder vorbereitet und Ihnenstehen zusätzlich alle Adressfelder zur Verfügung. Die Seriendruckfelder haben dieBezeichnung Adr_Zeile1-8 und Briefanrede.▪Wenn Sie die Seriendruckfelder bearbeiten möchten, wählen Sie "Weiter"▪Wenn Sie die Exportvorlage ausführen möchten, wählen Sie direkt"Ausführen".Wenn Sie im vorigen Dialog "Weiter" gewählt haben, könne Sie das Exportformatanpassen. Die vorbereiteten Adresszeilen können Sie beliebig abändern oder auchweitere Adresszeilen und Felder hinzufügen. Weitere Informationen zumBearbeiten und Speichern von Exportvorlagen finden Sie unter "Export vonDatensätzen" im Kapitel "Import / Export / Abgleich".▪Bemerkungs-, Code- und Dokumentenfelder sollten nicht ausgewähltwerden!▪Nur die hier ausgewählten Felder stehen später in der Textverarbeitung alsSeriendruckfelder zur Verfügung.Im folgenden Dialog geben Sie einen Namen und das Zielverzeichnis für dieExportdatei an. Merken Sie sich den Dateinamen und das Zielverzeichnis. WennSie in Ihrer Textverarbeitung die Datenquelle mit dem Serientext verbinden wollen,182

Statistikfunktionmüssen Sie dort den Dateinamen und das Verzeichnis der Datenquelle angeben.Daher ist es wichtig, sich diese Informationen zu merken.▪Die Steuerdatei wird als Datei mit der Endung *.DOC erstellt.▪▪Öffnen Sie Ihre Textverarbeitung (z.B. Word) und erstellen Sie denSerienbrief. Wählen Sie als Datenquelle die soeben erstellte Datenquelle (z.B.Adressen.doc).Fügen Sie die Seriendruckfelder (Adr_Zeile1-9 und Briefanrede) in dasDokument ein. Bitte entnehmen Sie das weitere Vorgehen beim Anfertigenvon Serienbriefen der jeweiligen Dokumentation desTextverarbeitungsprogramms.13.4 StatistikfunktionSie haben die Möglichkeit, die Inhalte der einzelnen Felder einer Datenbank aufeinfache Weise statistisch auszuwerten. So können Sie sich für Zeichen- undnumerische Felder auszählen lassen, welche Inhalte wie häufig vorkommen(Häufigkeitsstatistik).▪Für Zeichenfelder können dabei auch Kombinationen aus zwei Feldernberücksichtigt werden.183

Ausgabe von Daten▪Für numerische Felder ist die Auswertung nur über jeweils 1 Feld möglich.Statistische Auswertungen sind für Felder vom Typ CODE, BEMERKUNG und DATUMnicht möglichÜber Ausgabe > Statistik gelangen Sie zunächst in einen Konfigurationsdialog.Hier geben Sie an, auf welche Felder sich die Auswertung beziehen soll undwieviele Stellen der ausgewählten Felder berücksichtigt werden sollen.Unter "Wert für die kleinste Häufigkeit" können Sie angeben, wie oft einbestimmter Feldinhalt bzw. eine Kombination von zwei Feldinhalten mindestensvorkommen muss, um in der Statistik berücksichtigt zu werden. Das Ergebnis wird anschließend sowohl als Diagramm (Balken- oderTortendiagramm) und auch als reine Werteliste angezeigt. Über dieSchaltflächenleiste können Diagramm und Werte gespeichert, in dieZwischenablage kopiert oder ausgedruckt werden.184

Direktes Faxen über Druckvorlagen14. TelefaxSie haben die Möglichkeit, ohne viel Aufwand Einzel- und Serienfaxe direkt aus demProgramm zu versenden. Als Datenbasis für Einzelfaxe dient der aktuell geladeneDatensatz. Bei den Serienfaxen wird der aktuell geladene Filter als Basis verwendet.Hinweis: Voraussetzung zum Faxen ist, dass ein Faxprogramm installiert ist und derPC mit einem Faxmodem ausgestattet ist (oder mit einem Faxserver verbunden ist).Unter Windows steht "Windows-Fax und -Scan" zur Verfügung, das alle nötigenFunktionen zum Senden und Empfangen von Faxen anbietet. Unter Windows Vista/7wählen Sie "Start > Alle Programme > Windows-Fax und -Scan". WeitereInformationen zum Einrichten finden Sie unter http://windows.microsoft.com/de-DE/windows7/Set-up-your-computer-to-send-and-receive-faxes. Unter Windows XPmüssen Sie die Fax-Komponente u.U. zuerst installieren. Weitere Informationen dazufinden Sie auch unter http://support.microsoft.com/kb/306550. Alternativ können Siesich auch für ein separates Faxprogramm entscheiden, z.B. Tobit David.14.1 Direktes Faxen über DruckvorlagenBeim direkten Faxen erstellen Sie das Fax-Dokument als Druckvorlage. Druckvorlagenbieten sich besonders für Standard-Einzelfax und Serienfax an.Den Versand als Einzelfax starten Sie dann über Ausgabe > Einzelbrief > Direkt.Um ein Serienfax zu verschicken, wählen Sie zuerst über die Filterfunktionen diegewünschte Empfängergruppe aus. Starten Sie dann den Versand über Ausgabe >Serienbrief > Direkt.Faxvorlage für den Windows FaxtreiberWenn das Fax über den Windows Faxtreiber versendet werden soll, müssen dieFaxparameter in den Projekteigenschaften angegeben werden.Eine fertige, direkt verwendbare Druckvorlage für den Windows Faxtreiber wirdbereits mitgeliefert: Rufen Sie Konfiguration > Druck > Karteikarte auf und ladenSie die Datei "Fax.crd" aus dem Unterverzeichnis "druck".Diese Druckvorlage können Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen, es stehen Ihnendabei alle Datenbankfelder für eine Personalisierung zur Verfügung.In den Projekteigenschaften geben Sie in der Zeile "Empfängername" und"Empfängerfaxnummer" die jeweiligen Feldvariablen an. An dieEmpfängerfaxnummer wird das Fax versendet. Das Toolfenster"Projekteigenschaften" wird angezeigt, wenn kein Objekt im Arbeitbereichselektiert ist.185

TelefaxFaxvorlage für den Tobit David FaxtreiberWenn das Fax über den David Faxtreiber versendet werden soll, übergeben Sie dieFaxnummer (@@NUMMER) und andere Feldinformationen über sogenannte DvISEBefehle an das David InfoCenter. Dadurch wird beim Druck der Empfängerdialogunterdrückt, da alle Informationen im Dokument bereits eingebettet sind.Eine fertige, direkt verwendbare Druckvorlage wird bereits mitgeliefert: Rufen SieKonfiguration > Druck > Karteikarte auf und laden Sie die Datei "David.crd" ausdem Unterverzeichnis "druck".186

Faxen aus anderen AnwendungenDiese Druckvorlage können Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen, es stehen Ihnendabei alle Datenbankfelder für eine Personalisierung zur Verfügung. Platzieren Sieein Textobjekt, in das Sie den DvISE Befehl direkt eingeben.Eine genaue Dokumentation der DvISE Befehle entnehmen Sie bitte derentsprechenden David Dokumentation.14.2 Faxen aus anderen AnwendungenBeim Faxen aus anderen Anwendungen (z.B. Word) stehen Ihnen für Einzelfaxe diverseScripte und Titelmakros zur Verfügung. Für Serienfaxe wählen Sie den Weg über denExport der Adressen.SerienfaxStarten Sie den Export-Assistenten des address manager und exportieren Sie diegewünschten Adressen als Textdatei. Folgen Sie dabei den Anweisungen desAssistenten.Starten Sie nun Ihre Faxsoftware und importieren die eben erzeugte Textdatei.Anschließend können Sie Ihre Serienfaxe aus der Faxsoftware senden.Informationen dazu entnehmen Sie bitte der mitgelieferten Hilfe IhrerFaxanwendung.EinzelfaxDas Faxen aus einer beliebigen Anwendung erfolgt über den Druck auf den jeweiligenFax(drucker)treiber. Es öffnet sich der Dialog zur Eingabe der Empfängerdaten.Wählen Sie nun aus der als Adressbuch eingebundenen amw-Datenbank (z.B. beiVerwendung von David InfoCenter) den Empfänger aus oder übergeben Sie dieEmpfängerdaten automatisch aus dem aktuellen Datensatz per Titelmakro oder Script.Windows FaxassistentWenn Sie zum Versenden von einzelnen Faxen aus einer beliebigen Anwendung denWindows Faxassistenten einsetzten möchten, starten Sie zuvor das mitgelieferte ScriptXPFAX_DE.vbs, welches sich im \script-Unterverzeichnis befindet. Dieses Script wirdbenötigt, um feststellen zu können, wann der Fax-Assistent von Microsoft gestartetwird. Dies geschieht anhand des Fenstertitels. Der Ablauf entspricht dem beiTitelmakros.Faxen mit TitelmakrosSie können Titelmakros verwenden, um bei Einzelfaxsendungen die Maske IhresFaxprogramms auszufüllen. Ein Titelmakro ist eine Folge von Anweisungen (ähnlich wieein Script), die automatisch ausgeführt werden, sobald unter Windows ein Fenster mit187

Telefaxeinem bestimmten Titeltext aktiv wird. Da der address manager zunächst einmal beimDrucken eines Faxbriefes aus Word oder einer anderen Anwendung heraus gar nichtinvolviert ist, "lauert" er im Hintergrund auf das Erscheinen des Fax-Empfänger-Dialogs,um dann dem Anwender die Auswahl des Empfängers aus dem address managerDatenbestand zu ermöglichen. Für eine Vielzahl an Fax- Programmen (z.B. David,WinFax, Fritzfax) werden Beispielmakros mitgeliefert. Sie finden diese imUnterverzeichnis ".\Makro".Um im address manager Titelmakros nutzen zu können, muss zunächst die Option"Titelmakros einschalten" unter Konfiguration > Allgemein aktiviert werden.Anschließend sollte das entsprechende Titelmakro unter Konfiguration >Titelmakros/Faxanbindung eingeschaltet werden. Weitere Informationen zu Titelmakrosfinden Sie auch unter "Arbeiten mit Titelmakros".Angenommen, Sie haben ein Titelmakro für Ihr Faxprogramm aktiviert und möchten esnun benutzen. Folgendes wird ablaufen:Wenn Sie das Dokument, das Sie faxen möchten, auf den entsprechenden Fax-Drucker drucken (in Word z.B. über Datei > Drucken und den Eintrag "Fax..."auswählen), erscheint wie gewohnt das Fenster des Faxprogramms, in dem Sieaufgefordert werden, den Empfängernamen und die entsprechende Faxnummereinzugeben.Normalerweise würden Sie nun "von Hand" den Namen und die Faxnummer eingeben.An dieser Stelle wird das Titelmakro aktiv. Er erkennt am Fenstertitel dasFaxprogramm und ist in der Lage, die entsprechenden Eingabefelder automatischauszufüllen. Dazu werden die Inhalte des momentanen Datensatzes gelesen undals Empfänger vorgeschlagen.Geben Sie bei der Kontrollfrage "Ja" ein, werden diese Informationen eingetragenund automatisch die Schaltfläche "Senden" betätigt. Wählen Sie jedoch "Nein", weilder angezeigte Empfänger nicht der richtige ist, erscheint eine Übersicht im Kleinformat,in der Sie sich kurzerhand den richtigen Empfänger heraussuchen können.Selbstverständlich kann auch aus dem address manager heraus auf dieselbe Artund Weise gefaxt werden: Dies erfolgt über Ausgabe > Einzeldruck > Einzelbriefauf Drucker.188

Konfiguration15. Telefonieren und AnruflisteHinweis: Voraussetzung zum Telefonieren ist eine unterstützte TelefonieSchnittstelle und / oder eine entsprechende Telefonanlage. Wir empfehlen dieVerwendung der TAPI-Schnittstelle.Der phone manager bietet folgende CTI (Computer Integrated Telephony)Funktionalitäten:▪Automatische Anwahl▪▪▪▪▪▪▪Zusammenstellung von AnruflistenRasches Abtelefonieren dieser Listen (Powerdialing)Ausdruck von TelefonlistenRufnummernerkennung für eingehende AnrufeProtokollierung nicht angenommener Anrufe (ausschaltbar)Wahl des günstigsten Anbieters/Providers (Least Cost Routing, Call-by-Call)Versenden von SMS-Nachrichten (bei datenfähigem TAPI-Treiber)15.1 KonfigurationUm die Telefonie nutzen zu können, muss in Ihrer Datenbank ein Feld vom Typ"Telefon" und/oder "Mobiltelefon" vorhanden sein. Der Feldtyp "Mobiltelefon" ermöglichtzusätzlich das Versenden von SMS-Nachrichten.Felder für phone managerWählen Sie Konfiguration > Allgemein > Telefonie.Wählen Sie die Felder aus, die im phone manager zur Identifikation einer Telefonnummerangezeigt werden sollen.Protokollfunktion konfigurierenDer phone manager bietet Ihnen die Möglichkeit, Anrufe automatisch zu protokollieren.Im Bereich "Protokoll" können Sie detailliert festlegen, wie mit den Daten aus demphone manager verfahren werden soll.Als Zielfeld können Sie entweder ein Bemerkungsfeld oder einen Kontaktcontainerauswählen. In ersterem Falle können Sie eine Formel angeben, in welcher Form dieDaten in das Bemerkungsfeld übertragen werden sollen. In letzterem Falle sind keineweiteren Angaben notwendig, der address manager legt automatisch einen komplettenKontakteintrag für Sie an.189

Telefonieren und AnruflisteSchnittstelle konfigurierenÜber die Schaltfläche "Konfigurieren..." stellen Sie die Schnittstelle zwischen phonemanager und Ihrer Wähleinheit ein.Änderungen an den Einstellungen der Schnittstelle können Sie auch direkt im phonemanager vornehmen. Wählen Sie im Menü Konfiguration die entsprechende Option:▪Wahlhilfe: Art der Wahleinheit auswählen (siehe oben).▪Wahlhilfeeinstellungen: Wähleinheit auswählen (siehe oben) und bestehendeEinstellung ändern.Achtung: Bei jedem Aufruf wird die Wähleinheit neu konfiguriert. Es ist daher nichtmöglich, die aktuellen Einstellungen zu überprüfen. Falls Sie "Konfigurieren..."versehentlich aufgerufen haben, verlassen Sie den Dialog über "Abbrechen". Um ander aktiven Konfiguration etwas zu modifizieren, können Sie im phone managerunter " Konfiguration > Wahlhilfeeinstellungen" Änderungen vornehmen.Wählen Sie die Art Ihrer Wähleinheit aus. Die von uns empfohlene Wählschnittstelle istTAPI. Entsprechende Treiber sind im Lieferumfang der meisten modernenTelefonanlagen bzw. Endgeräte enthalten. Ansonsten sollten Sie sich bei IhremHersteller nach der Verfügbarkeit eines solchen Treibers erkundigen.190

KonfigurationBei TAPI wird automatisch geprüft, ob diese Schnittstellen auf Ihrem System verfügbarsind. Falls nicht, sind sie im Konfigurationsdialog nicht anwählbar. Um eine hierdeaktivierte Schnittstelle konfigurieren zu können, müssen Sie diese zuerst installieren.TAPI (Windows Telephony API)TAPI unterstützt meistens sowohl das Wählen als auch die Rufnummernerkennung.Voraussetzung zur Benutzung ist mindestens ein installiertes TAPI Gerät im Betriebssystem.Wähleinheit auswählenWenn die Wähleinheit angesprochen werden kann, werden ein oder mehrere Fensterzur Konfiguration angezeigt. Die Einstellungsmöglichkeiten hängen von der jeweiligenWähleinheit ab und können daher nicht im Detail beschrieben werden. Bitte folgen Sieden Anweisungen am Bildschirm und schlagen Sie bei Bedarf in der Dokumentation zuIhrer Wähleinheit nach.Einstellungen der TelefonanlageÜber Konfiguration > Telefonanlage im phone manager gelangen Sie in einen Dialog, indem verschiedene, telefonanlagenspezifische Einstellungen getroffen werden können,z.B. das Präfix für die Amtsholung.191

Telefonieren und AnruflisteCall by Call: Alternative Telefonanbieter einrichtenSie können für bestimmte Vorwahlen alternative Telefondienste (Call by Call) einrichtenund damit Ihre Telefonkosten optimal verringern.Wählen Sie Konfiguration > Allgemein > Telefonie und klicken Sie auf dieSchaltfläche "Konfigurieren..." im Bereich "Wahl des günstigsten Telefonanbieters"Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu", um eine neue Verbindung einzurichten.Unter "Vorwahl Anfang" geben Sie die Vorwahl oder die ersten Stellen der Vorwahlenan, für die der alternative Telefondienst genutzt werden soll. Geben Sie nur diereinen Nummern, ohne Trennzeichen an.Unter "Call by Call - Nr." geben Sie die Zugangsnummer oder Kennziffer für denalternativen Dienst an.Falls der alternative Dienst nur zu bestimmten Zeiten genutzt werden soll, gebenSie diese Zeiten unter "Von" "Bis" an.Über die Schaltfläche "Löschen" wird eine Zuordnung zwischen Vorwahl und Telefondienstwieder aufgehoben.15.2 Anrufen mit dem phone managerDer phone manager wählt automatisch die von Ihnen in einem TELEFON- oderMOBILTELEFON-Feld hinterlegte Telefonnummer. Sofern Sie für die betreffende Nummereinen alternativen Telefondienst (Call by Call) ausgewählt haben, wird automatischder entsprechende Anbieter der Rufnummer vorangestellt..192

Anrufen mit dem phone managerDirektes AnwählenUm eine Telefonnummer direkt anzuwählen, klicken Sie mit der rechten Maustastein das gewünschte Telefonfeld und wählen Telefonwahl aus dem Kontextmenü.Bei der direkten Wahl werden eventuelle Call by Call Einstellungen automatischberücksichtigt. Wenn Sie sich über die aktuelle Call-by-Call Nummer nurinformieren wollen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Telefonfeld undwählen Sie "CallByCall Nummer suchen" aus dem Kontextmenü.Wählen über AnwahllisteDer phone manager ermöglicht die Zusammenstellung einer Telefon-To-Do-Liste, d.h.einer Übersicht von Datensätzen, die Sie demnächst anrufen wollen. Damit können Sie- beispielsweise bei besetzten Leitungen - in der Datenbank weiterarbeiten, ohne sichIhren Gesprächspartner später neu heraussuchen zu müssen.Der phone manager erlaubt den direkten Sprung von einem Eintrag in der Telefonlistezum zugehörigen Datensatz in der Datenbank, um z.B. Informationen zumGesprächspartner nachzuschlagen oder eine Gesprächsnotiz anzulegen.Telefonnummern in die Anwahlliste übernehmenEs gibt zwei Möglichkeiten, Einträge aus einer Datenbank in die Anwahlliste zuübernehmen, einzeln oder als Extrakt:▪Um einzelne Einträge zu übernehmen, klicken Sie mit der rechten Maustastein das TELEFON Feld des betreffenden Eintrags in der Datenbank undwählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Aufnehmen in phone manager.▪Um einen ganzen Extrakt in den phone manager zu übernehmen, bilden Siezuerst den gewünschten Extrakt und wählen dann den Befehl Organisation >Extrakt > Extrakt in phone manager. Ist kein Extrakt aktiv, so übernehmen Siemit diesem Befehl alle Datensätze der aktuellen Datenbank.193

Telefonieren und AnruflisteOberfläche Anwahlliste▪▪▪▪▪Über den phone manager Button in der Symbolleiste können Sie jederzeit inden phone manager wechseln.In der Spalte "I/O" erkennen Sie, ob es sich um einen protokollierten eingehendenAnruf handelt (Pfeil) oder um eine von Ihnen angewählte Nummer (kein Pfeil).Die Telefonnummer entspricht der Nummer des TELEFON Feldes, aus dem derGesprächspartner in den phone manager übertragen wurde.In der Spalte "Info" werden identifizierende Informationen zum jeweiligenGesprächspartner angezeigt. Welche Informationen hierzu verwendet werdensollen, können Sie im address manager über Konfiguration > Allgemein >Telefonie selbst bestimmen.Unter "Status" wird der aktuelle Zustand der Verbindung angezeigt:▪(bereit): die aktuelle Verbindung ist bereit zur Telefonwahl▪▪Abgebrochen!: der Wählvorgang wurde abgebrochen, kann jedoch jederzeiterneut gestartet werdenVerbindung hergestellt: die Nummer wurde erfolgreich angewählt. DerEintrag kann aus der Liste entfernt oder für spätere Anrufe aufgehobenwerden▪"Letzter Versuch" zeigt das Ergebnis des letzten Anwahlversuchs, „Erster Versuch"entsprechend Uhrzeit und Ergebnis der ersten Anwahl.Gesprächspartner aus der Telefonliste anzurufen194Um einen Gesprächspartner aus der Telefonliste anzurufen, doppelklicken Sie aufden gewünschten Eintrag in der Liste. Oder Sie wählen den Befehl Anrufen ausdem Kontextmenü. Der phone manager wählt automatisch die betreffendeNummer.Sie haben die Möglichkeit, Anrufdetails im erscheinenden Dialog einzutragen.Neben der Anrufdauer werden Datum und Uhrzeit sowie Ihre Notizen zumgegenwärtigen Anruf protokolliert. Diese können Sie anschließend in denDatensatz übernehmen; in welcher Form und in welches Feld die Daten übernommenwerden, legen Sie im address manager unter Konfiguration > Allgemein> Telefonie fest.Wenn Sie dieses Fenster schließen, können Sie entscheiden ob Sie diesesProtokoll in den Datensatz übernehmen möchten. Alternativ können Sie dasProtokoll auch über die Schaltfläche "Übertrage in Datensatz" in den Datensatzübernehmen.

Anrufen mit dem phone managerOptionen in der Anwahlliste▪▪▪▪▪Über Wählen > Pause können Sie einen laufenden Wählvorgang jederzeitabbrechen. Der Eintrag erhält damit den Status "Abgebrochen!", er kann jedochjederzeit erneut angewählt werden.Über Wählen > Nächster wird automatisch der Eintrag angewählt, der auf denaktuellen Eintrag folgt. Sie erhalten dann die Möglichkeit den aktuellen Eintragentweder zu löschen (weil Sie den Anruf erledigt haben) oder ans Ende der Liste zuverschieben (weil er später noch einmal angerufen werden soll, z. B. weil geradedie Leitung besetzt ist).Über Bearbeiten > Eintrag verschieben können Sie den aktuellen Eintrag an dasEnde der Telefonliste verschieben.Über Bearbeiten > Eintrag löschen können Sie den aktuellen Eintrag aus derTelefonliste löschen.Über den Befehl Bearbeiten > Zur Anwendung wechseln (Kontextmenü: "Imaddress manager suchen") können Sie direkt von einem Eintrag im phone managerzum zugehörigen Datensatz in der Datenbank springen. Dabei wird bei Bedarf dierichtige Datenbank geladen.195

Telefonieren und AnruflisteManuell wählenAußer den in der Telefonliste enthaltenen Nummern können Sie mit dem phonemanager auch beliebige andere Nummern anwählen.Rufen Sie den Befehl Wählen > Manuell auf und geben die gewünschte Nummerein.Über die Schaltfläche "Wählen" starten Sie den Wählvorgang.PowerdialingUnter Powerdialing versteht man das „abtelefonieren" einer ganzen Liste von Gesprächen(in diesem Falle alle Gespräche in der Anrufliste) im Unterschied zu einemEinzelanruf, bei dem Sie nur einen ausgewählten Anruf aus der Liste erledigen. DieseFunktion wird häufig für Marketingaktionen bzw. Call-Center benötigt.Um die Funktion zu nutzen, sollten Sie zunächst im address manager dengewünschten Extrakt der Gesprächspartner erstellen und diesen über Organisation> Extrakt/Filter > Extrakt in phone manager übernehmen.Anschließend starten Sie die Anwahl des ersten Gesprächspartners über Wählen> Powerdialing bzw. die Schaltfläche "Powerdialing". Alle Anrufe, die in derAnrufliste als „erfolgreich" markiert sind, werden zunächst an das Ende der Listeverschoben, so dass der erste noch zu erledigende Anruf an erster Stelle steht.Es öffnet sich der gleiche Dialog wie bei der Anwahl über die Telefonliste; Siekönnen hier wie gewohnt Bemerkungen zum aktuellen Anruf eingeben und diesein den address manager übernehmen. Ist das Gespräch beendet und möchten Sieden nächsten Gesprächspartner anrufen, so klicken Sie auf die Schaltfläche"Nächster Anruf".Andernfalls können Sie über „Schließen" das Powerdialing beenden und – wenngewünscht - zu einem späteren Zeitpunkt wiederaufnehmen. Die Funktion wirdautomatisch beendet, wenn keine unerledigten Anrufe mehr in der Telefonlistevorhanden sind.AnrufsimulationÜber Extras > Anrufsimulation können Sie einen eingehenden Anruf simulieren, um dieautomatische Rufnummernerkennung (nachdem sie eingerichtet wurde) zu testen.Geben Sie hierzu eine Telefonnummer ohne jedes Trennzeichen ein.Ausdruck der TelefonlisteSie können die Telefonliste mit allen bisher erfolgten Anrufversuchen über Ausgabe >Anrufliste auf das Ausgabemedium Ihrer Wahl drucken. Es stehen Ihnen die direkteDruckerausgabe, die Ausgabe auf Vorschau, HTML oder RTF zur Verfügung.196

RufnummernerkennungDie Liste können Sie wie gewohnt im List & Label Designer konfigurieren, in den Sieüber Konfiguration > Ausgabe Anrufliste gelangen.15.3 RufnummernerkennungKonfigurationSortierkriterium einrichtenDamit der phone manager eingehende Anrufe in der aktiven Datenbank suchen kann,muss zuvor ein Sortierkriterium eingerichtet werden.Wählen Sie im amw Organisation > Sortierung.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu".Wählen Sie das Telefonfeld aus, in dem Sie suchen möchten. Es kann immer nurein Telefonfeld angegeben werden. Falls Sie in mehreren Telefonfeldern suchenmöchten, müssen Sie für jedes der Felder einen separaten Suchschlüsseldefinieren.Aktivieren Sie die Option "Telefonie-Rufnummernerkennung" und bestätigen Siemit OK.Rufnummernerkennung konfigurieren und aktivieren Aktivieren Sie die Rufnummernerkennung im phone manager über Konfiguration >Anruferkennung über die Option "Erkennung eingehender Anrufe" aktivieren.197

Telefonieren und AnruflisteRufnummer automatisch suchen lassenDer phone manager erlaubt es, bei einem eingehenden Anruf Datensätze anhand derTelefonnummer des Anrufers im address manager zu suchen. Voraussetzung ist, dassSie die entsprechende Option unter Konfiguration > Anruferkennung nicht deaktivierthaben.Erhalten Sie einen Anruf, zu dem die Rufnummer übermittelt wird, können Sie übereinen Dialog entscheiden, ob die Nummer in der aktuell geöffneten Datenbankgesucht werden soll.Sie können sich zusätzlich ein akustisches Signal auf dieses Ereignis legen, wählenSie dazu Konfiguration > Akustische SignaleWählen Sie JA, so wird die aktuelle Datenbank nach passenden Einträgendurchsucht.Dabei wird die Rufnummer unter Umständen auch reduziert, d.h. verkürzt, umAnrufe von einer anderen Nebenstelle korrekt zuzuordnen. In diesem Falle erhaltenSie eine Liste von passenden Datensätzen präsentiert und können dengewünschten Datensatz auswählen.Kann die Nummer nicht gefunden werden, haben Sie die Möglichkeit, einen neuenDatensatz zu dieser Rufnummer anzulegen. Wählen Sie dazu die Schaltfläche"Neu". Es wird ein neuer Datensatz angelegt und die Telefonnummer des Anruferseingetragen. Die übrigen Angaben zur Anschrift müssen Sie vom Anrufer erfragen.Eingehende Anrufe protokollierenWenn Sie einen Anruf nicht annehmen können, weil Sie z.B. gerade nicht am Arbeitsplatzsind, versucht der amw diesen Anruf in der Liste des phone manager zuprotokollieren. Voraussetzung ist die Übermittlung der Rufnummer des Anrufers, z. B.bei einem ISDN Telefon. Aufgezeichnet werden in diesem Fall die eingehende Rufnummer,das Datum und die Uhrzeit. Wenn Sie möchten, können Sie diese Funktion auchunter Konfiguration > Anruferkennung deaktivieren.198

SMS-Versand15.4 SMS-VersandDer phone manager erlaubt das Versenden von SMS-Nachrichten aus dem amw heraus.Klicken Sie dazu in einem Feld vom Typ MOBILTELEFON mit der rechten Maustasteund wählen Sie SMS schicken aus dem Kontextmenü.Voraussetzung ist ein datenfähiger TAPI-Treiber. Diese Voraussetzung erfüllen z.B.Modems, aber auch einige ISDN-Anlagen. Im Zweifelsfall sollten Sie beim HerstellerIhrer Telefonanlage nachfragen, ob auch Datenverbindungen über TAPI unterstütztwerden. Wenn Sie noch keine Einstellungen getroffen haben sollten, können Sie aucheine der Voreinstellungen (für Modem- bzw. ISDN-Betrieb) wählen. Der phone managerstartet in diesem Falle einen Auswahldialog.KonfigurationWählen Sie Konfiguration > SMS-Versand. Im folgenden Dialog finden Sie eine Reihe von vorkonfiguriertenMobiltelefonprovidern.Klicken Sie die Schaltfläche "Neu" um einen neuen Eintrag anzulegen und nehmenSie die Einstellungen vor:▪Providername: Name des Mobilfunkbetreibers▪▪▪▪Nummernprefix: Geben Sie durch Kommata getrennt alle die Vorwahlen ein,die für den angegebenen Betreiber reserviert sind (z.B. 0170, 0171, 0175).SMSC-Nummer: Einwahlnummer in das Short Message Service Center desjeweiligen Anbieters. Diese Nummer können Sie – sollte sie nicht schonvorkonfiguriert sein, vom Betreiber erfahren.Einige Mobilfunkbetreiber unterstützen die Angabe einer (numerischen!)Absenderkennung, d.h. Sie können eine Nummer angeben, die im Displaydes Empfängers als Absender erscheinen soll.Welches Protokoll (UCP/TAP) Ihr Mobilfunkanbieter verwendet, erfragen Siebitte vom Betreiber direkt.Hinweis: combit kann für die Einwahlnummern keine Verantwortung, insbesonderebezüglich der Erreichbarkeit, übernehmen. Dafür sind ausschließlich dieMobilfunkbetreiber zuständig. Auch ist eine erfolgreiche Rückmeldung über denSMS-Versand keine Garantie, dass die Nachricht auch den Empfänger erreicht hat,sondern bedeutet lediglich, dass die Nachricht erfolgreich an das SMSCweitergeleitet wurde, so wie es für gewöhnlich auch beim Versenden von SMS-Nachrichten per Handy der Fall ist.199

Telefonieren und AnruflisteSMS-Nachrichten im Netzwerk versendenWenn Sie nur an einem Rechner in Ihrem Netzwerk ein Modem angeschlossen haben,so können Sie diesen auch als Server zum zentralen Versand von SMS-Nachrichtenverwenden.Voraussetzung hierfür ist, dass sich beide Rechner, Client und Server, in der gleichenWorkgroup befinden. Fragen Sie hier im Zweifelsfalle bei Ihrem Netzwerkadministratornach. Auf beiden Rechnern muss Extras > Netzwerkfunktionen aktivieren gewählt sein.Klicken Sie am Client auf die Schaltfläche Auswählen um den Server auszuwählen.In diesem Falle sind die Angaben für die Provider belanglos, da die Konfigurationdes Servers verwendet wird.Protokollierung des SMS-VersandesDer phone manager legt automatisch ein Protokoll über den jeweils letzten Anwahlversuchan. Wenn Sie die SMS-Nachricht von Ihrem eigenen Rechner aus verschicken,können Sie das Protokoll über die Schaltfläche "Details" im Versendedialog einsehen.Die gleichen Informationen finden sich auch in der Datei "sms.log" imBenutzerunterverzeichnis des "Senders".200

Import von Datensätzen16. Import / Export / AbgleichMit diesen Funktionen können Sie Daten bzw. Datenbestände importieren, in andereProgramme exportieren oder einen Abgleich durchführen. Um Ihnen die einzelnenArbeitsschritte zu erleichtern, steht Ihnen jeweils ein Assistent zur Verfügung der Sieauch bei komplexen Feldzuordnungen unterstützt.Dabei stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:Import von Daten, z.B. aus anderen Anwendungen, PDAs, Datenbanken,Textdateien, Excel-Dateien usw. Die Daten werden über eine von Ihnen definierteFeldzuordnung in neue Datensätze gewandelt. Diese werden der geladenenDatenbank hinzugefügt.Export von Daten, z.B. Daten an andere Anwendungen oder PDAs übergeben,Excel-Dateien erstellen, Serienbriefsteuerdateien erstellen usw.Abgleich von Daten, dabei wird im Gegensatz zum Import für jeden Datensatz einmöglicherweise schon bestehender Datensatz gesucht und gegebenenfallsabgeglichen oder (wenn der Datensatz noch nicht besteht) importiert. Diesermöglicht Ihnen z.B. die Datensynchronisation für Außendienstmitarbeiter oderzwischen Filialen. Es werden verschieden Formen des Abgleichs beschrieben:▪Abgleich von zwei Datenbanken. Eine Datenbank fungiert dabei als Quelleund bleibt normalerweise unverändert.▪▪▪Abgleich mit Outlook-Kontakten. Der Abgleich wird in Form eines Exports mitanschließendem automatischem (Re-)Export nach Outlook durchgeführt.Abgleich-Assistent für einen vollautomatischen Abgleich inkl. Transfer derDatenbanken.Abgleich von Terminen und Aufgaben des time managers.▪ Abgleich mit Palm Pilot und kompatiblen Organizer über den HotSync -Mechanismus.▪▪Abgleich mit Windows CE bzw. Windows Mobile-PDAs und Pocket Outlooküber den ActiveSync-Mechanismus.Abgleich mit Smartphones, Organizer und anderen PDA über Outlook oderImport/Export.16.1 Import von DatensätzenÜber Organisation > Import können Sie Daten aus address manager Datenbanken undaus fremden Formaten importieren. Die Datenbank oder Datei, aus der Datensätzeimportiert werden (=Quelldatei) bleibt dabei unverändert.201

Import / Export / AbgleichHinweis: Einen Im- oder Export können Sie prinzipiell auch über das OLE-Interfacedurchführen, indem Sie den address manager als Datenbank-Server benutzen. Durchden Konfigurationsaufwand sollten Sie diesen Weg aber nur für diejenigen Fälle inBetracht ziehen, die durch den Assistenten nicht abgedeckt sind.Da die Felder der Quelldatei nicht unbedingt mit den Feldern der Zieldateiübereinstimmen, muss beim Import definiert werden, welche der Felder miteinanderverknüpft werden sollen. Die Verknüpfungen zwischen den Feldern in Quell- undZieldatenbank können automatisch oder manuell vorgenommen werden. Das durchden Assistenten eingestellte Format können Sie speichern, und ist damit unter "EigeneFormate" auswählbar und sofort ausführbar.FormatwahlHinweis: Für den Import wird ein exklusiver Zugriff auf die Datenbank benötigt.Außer dem Benutzer, der den Import durchführt, darf also kein anderer Benutzer mitdieser Datenbank arbeiten bzw. sie geöffnet haben. Hierauf ist im Netzwerkbetriebzu achten!Wählen Sie den Menüpunkt Organisation > Import um den Import-Assistenten zustarten. Eine Vielzahl verschiedener Text- und Datenbankformate können importiertwerden. Sie finden die Formate im Import-Assistenten aufgelistet, darunter auchfolgende Möglichkeiten:▪▪▪▪▪▪Direkter Excel-ImportÜber Datenbank externe Treiber > ODBC kann aus Datenquellen importiertwerden, für die ein ODBC-Treiber installiert ist (z.B. SQL Server, Oracle, SybaseSQL).Access-Import über Konfiguration der ODBC-Schnittstelle.Über "Datenbank externe Treiber" können auch installierte Microsoft WordImportfilter mitbenutzt werden, so dass Sie z.B. auch Formate wie HTML in denaddress manager importieren können, sofern die Filter auf dem System installiertsind.Beim Import von Textdateien (feste oder variable Spaltenbreiten) versucht derImport-Assistent, das Format (Spalten- und Zeilentrennzeichen sowie dieEinzelspalten) anhand der angegebenen Quelldatei selbst herauszufinden, wodurchdie Definition eines Importformates von Textdaten meist sehr erleichtert wird.Der Import von address manager–Datenbanken dient dazu, verschiedeneDatenbanken mit unterschiedlicher Datenbankstruktur in eine Datei202

Import von Datensätzenzusammenzuführen. Bei gleicher Struktur kann die Funktion Organisation >Zusammenführen verwendet werden.Wählen Sie das gewünschte Importformat oder die Applikation aus und bestätigen Siemit "Weiter>".Tipp: Wenn Sie ein Eigenes Format ausführen, können Sie dieses auch gleichanwenden (Schaltfläche "Ausführen"). Ansonsten ermöglicht Ihnen der Assistent, dieDefinition nachträglich zu verändern oder unter neuem Namen abzuspeichern.Datenquelle auswählenWählen Sie im folgenden Dialog die Quelldatenbank aus. Sie erhalten dabei bei denmeisten Formaten eine Vorschau des Inhalts.203

Import / Export / AbgleichSpezialfall: Importformat ExcelWenn Sie das Format Excel wählen, wird ein weiterer Dialog geöffnet. Über diesenDialog können Sie die Excel-Datei und ggf. den Datenbereich auswählen:204

Import von DatensätzenWählen Sie über die Schaltfläche "Öffnen" die Excel-Datei aus. Standardmäßig wirdder Datenbereich automatisch ausgelesen, d.h. es werden alle Spalten eingelesen,bei denen in der ersten Zeile ein Eintrag vorhanden ist.Über die Schaltfläche "Eigenschaften" können Sie den Datenbereich der eingelesenwerden soll, selbst bestimmen. Aktivieren Sie dafür die Option "Datenbereichexplizit selbst definieren" und geben die Excel-Koordinaten an.Wenn Sie die Option "Erste Zeile enthält Daten" aktivieren, werden die Feldinhalteder ersten Zeile nicht als Feldbezeichnungen verwendet sondern als Datenimportiert. In diesem Fall erhalten die Spalten die Bezeichnung (A, B, C, ...).Spezialfall: Importformat ODBC und AccessWenn Sie das Format ODBC oder Access wählen, wird ein weiterer Dialog geöffnet.Über diesen Dialog muss in mehreren Einzelschritten die ODBC-Datenquelle angelegtwerden.Um eine neue Datenquelle anzulegen, wählen Sie ODBC-Admin.205

Import / Export / AbgleichIm Dialog "ODBC-Datenquellen-Administrator" wählen Sie "Hinzufügen" um eineneue Datenquelle anzulegen.Wählen Sie den entsprechenden Treiber aus, z.B. Microsoft Access-Treiber.Im folgenden Dialog wählen Sie die Datenquelle aus, bei einer Access-Datenbankerfolgt dies über die Schaltfläche "Auswählen". Geben Sie zusätzlich einenDatenquellenname und eine Beschreibung an. Bestätigen Sie die Auswahl mit OKund bestätigen Sie auch den Dialog "ODBC-Datenquellen-Administrator" mit OK.206

Import von Datensätzen Zurück im Dialog "Datenquelle auswählen" klicken Sie die Schaltfläche"Aktualisieren". In der Liste der Datenbanken wird die neu angelegte Datenquellenun gelistet, in diesem Beispiel die Accessdatenbank "Adressdatenbank" und imrechten Fenster die enthaltene Tabelle "Adressen".Wählen Sie die Datenquelle aus. In einigen Fällen werden ein Username und einPasswort verlangt. Sollten Sie keines vergeben haben, so bestätigen Sie denEingabe-Dialog einfach mit OK.FeldverknüpfungDa die Felder der Quelldatei nicht unbedingt mit den Feldern der Zieldateiübereinstimmen, muss im nächsten Dialog definiert werden, welche der Felder207

Import / Export / Abgleichmiteinander verknüpft werden sollen. Die Verknüpfungen zwischen den Feldern inQuell- und Zieldatenbank können automatisch oder manuell vorgenommen werden.Meist werden sie als ersten Schritt den größten Teil der Arbeit dem Assistentenüberlassen: über die Schaltfläche "Auto-Verknüpfung" versucht der Assistent,anhand von Feldnamen die Felder der Quell- und Zieldatei automatisch zuverknüpfen. Schon vorhandenen Verknüpfungen werden dabei nichtüberschrieben. Felder, für die keine Entsprechung gefunden wird, können Sieanschließend manuell verknüpfen. Natürlich können Sie auch unerwünschteVerknüpfungen nachträglich ändern.Bei unterschiedlichen Feldtypen (Zahl, Zeichen, Datum usw.) wendet die Auto-Verknüpfung Konvertierungsformeln an – bitte kontrollieren Sie die Formeln, obdiese in Ihrem Falle Sinn machen.Für alle (noch leeren) Felder in Ihrer Datenbank, in die Sie Werte importieren möchten,müssen Sie nun die folgenden Schritte durchführen:208Markieren Sie die Zeile mit dem gewünschten Zielfeld und klicken Sie auf die dazugehörigeSpalte "Quellfeld oder –formel". Nun können Sie direkt ein Feld derQuelldatenbank aussuchen. Alternativ können Sie über den zweitobersten Eintrag "Formel..." denFormelassistenten aufrufen. Über den Formelassistenten können Sie festen Text,

Import von DatensätzenBedingungen, Feldverknüpfungen oder Teile von Feldinhalten als Inhalt definieren.Ein Beispiel dafür sind Straße und Hausnummer, die oft getrennt geführt werden.Beachten Sie, dass Verknüpfungen zwischen Feldern unterschiedlichen Typs zwarmöglich sind, jedoch im Einzelfall nicht immer zum gewünschten Ergebnis führenmüssen. So macht eine Verknüpfung eines Bemerkungsfeldes mit einem numerischenFeld wenig Sinn. Dies gilt speziell für die Typen "Zeichen", "Numerisch", "Bemerkung","Dokumente", "Kontakte", "Verweise" und "Datum". Wenn Sie die Autoverknüpfungwählen, werden die unterschiedlichen Feldtypen wenn möglich konvertiert.Wenn das Zielfeld kürzer als das Quellfeld ist, werden überschüssige Zeichen abgeschnitten.Das gilt insbesondere auch für Dezimalstellen bei numerischen Feldern. EineRundung findet dabei nicht statt! Dies können Sie aber gegebenenfalls durch eine Formelberücksichtigen.Im Datenfilter unten können Sie eine Formel eingeben, über die die zu importierendenDatensätze eingeschränkt werden können – es werden nur die Datensätze importiert,für die die Bedingung zutrifft. Wenn die Formel leer ist, bedeutet dies den Import allerDatensätze der Quelldatenbank.Namensvergabe für das FormatDas durch den Assistenten eingestellte Format können Sie speichern, und ist damitunter "Eigene Formate" auswählbar und sofort ausführbar. Im folgenden Dialog könnenSie dafür einen Namen festlegen. Falls die Vorlage nicht abgespeichert werden soll,lassen Sie das Namensfeld einfach leer.Vorlagen sind auch hilfreich, wenn Sie nur annähernd auf die beteiligten Datenbankenpassen. In der Regel ist es weniger Aufwand, eine bestehende Vorlage anzupassen, alssämtliche Verknüpfungen neu festzulegen.Die Vorlagen werden im jeweiligen Benutzerverzeichnis abgespeichert, d.h. Sie sindnur für den jeweiligen Ersteller unter "Eigene Formate" auswählbar und direktausführbar. Um eine Importvorlage allen Benutzern zur Verfügung zu stellen aktivierenSie die Option "Vorlage allen Benutzern zur Verfügung stellen". Dann wird dieentsprechende *.itp-Datei (z.B. Excel Benutzerdefiniertes Format von Donnerstag 18.August 2010 16:37.itp) in das address manager Programmverzeichnis gespeichert.Globale Vorlagen sind unter "Eigene Formate > global" auswählbar.Start des ImportsIm folgenden Dialog erhalten Sie eine Zusammenfassung. Wenn Sie diese bestätigen,startet der Import. Auf diese Seite gelangen Sie direkt, wenn Sie bei derFormatauswahl (auf der ersten Seite des Assistenten) ein von Ihnen erstelltes Formataus den "Benutzerdefinierte Formaten" markiert haben und die Schaltfläche "Ausführen"wählen.209

Import / Export / AbgleichSofern in Quelldatenbank und Zieldatenbank Datensätze gleichen Inhalts vorhandensind, so werden diese nicht überschrieben, sondern hinzugefügt. Es ist daher möglich,dass nach dem Import doppelte Einträge vorhanden sind. Wir empfehlen Ihnen,anschließend eine Dublettenprüfung (siehe Kapitel "Filtern von Datensätzen (Extrakt)")durchzuführen oder die Daten über den Abgleich einzulesen.Hinweis: Der Import größerer Dateien kann längere Zeit in Anspruch nehmen, da ersehr viele Zugriffe auf Ihr Speichermedium erfordert. Im Netzwerk kann es bei sehrgroßen Datenbeständen deshalb ratsam sein, diese Operation auf einer lokalenFestplatte durchzuführen, um den Zugriff zu beschleunigen.16.2 Export von DatensätzenÜber Organisation > Export können Sie Datensätze in ein anderes Dateiformat odereine Applikation exportieren. Besteht ein Extrakt, so werden nur die im aktuellenExtrakt ausgewählten Datensätze exportiert, besteht kein Extrakt wird die gesamteDatenbank exportiert. Für den Export wird ein exklusiver Zugriff auf die Datenbankbenötigt.FormatwahlWählen Sie den Menüpunkt Organisation > Export um den Export-Assistenten zustarten.Eine Vielzahl verschiedener Text- und Datenbankformate können exportiert werden. Siefinden die Formate im Export-Assistenten aufgelistet, darunter auch folgendeMöglichkeiten:▪▪▪▪Direkter Export nach Excel, Word, Outlook, OpenOffice, XML…Über Datenbank externe Treiber > ODBC kann in Datenquellen exportiert werden,für die ein ODBC-Treiber installiert ist (z.B. SQL Server, Oracle, Sybase SQL,Access).Beim Export in Textdateien (feste oder variable Spaltenbreiten) können Sie dasFormat (Spalten- und Zeilentrennzeichen sowie die Einzelspalten) selbst definieren.Vordefinierte Textformate für den Export in Versandsoftware, wie EASY LOG,Infopost-Manager, UPS OnLine WorldShip usw.Wählen Sie das gewünschte Exportformat oder die Applikation aus und bestätigen Siemit "Weiter>".210

Export von DatensätzenSpezialfall: TextdateiUnter "Textdatei" haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten in ein universell verwendbaresTextformat zu exportieren. Wenn Sie dieses Format wählen, folgen nun mehrereDialoge, in denen Sie das Format der Textdatei sehr flexibel bestimmen können.Konfigurierbar sind die Parameter: Spaltentrennzeichen, Spalteneinrahmungen,Zeilentrennzeichen, Datumsformat (Feldreihenfolge und Trennzeichen), Dezimalpunkt(oder -Komma), Zeichensatz (ANSI, ASCII, Unicode oder HTML 3.2), mit oder ohneKopfzeile.Feldauswahl und FeldverknüpfungAnalog zum Import muss beim Export definiert werden, welche der Felder miteinanderverknüpft werden sollen, da die Felder der Quelldatei nicht unbedingt mit den Feldernder Zieldatei übereinstimmen. Die Verknüpfungen zwischen den Feldern in Quell- undZieldatenbank können automatisch oder manuell vorgenommen werden.Über die Schaltflächen im oberen Teil des Dialogs können Sie die Spaltenreihenfolgeändern, Spalten die nicht exportiert werden sollen löschen, Spalten bearbeiten, neueSpalten anhängen (nicht beim Outlook-Export) und den Formelassistent aufrufen, mitdessen Hilfe Sie eine Formelverknüpfung definieren können. (z.B. um Felder zu211

Import / Export / Abgleichverbinden, wie Vorname und Name). Um mehrere Spalten zu selektieren halten SieUMSCHALT-Taste gedrückt.Bemerkungs- und CodefelderBitte beachten Sie, dass sich Felder vom Typ "Bemerkung" (Memofelder) sinnvoll nur inein Datenbankformat oder als benutzerdefiniertes Format mit Spalteneinrahmung UNDSpalten-Separator exportieren lassen. Dies rührt daher, dass Bemerkungsfelder Zeilenumbrücheenthalten. Solche Umbrüche werden jedoch in vielen Formaten(Textformate und viele Serienbriefsteuerdateien) als Trennzeichen zwischenDatensätzen verwendet. Wenn nun ein Bemerkungsfeld mit Umbrüchen exportiertwird, wird die Exportdatei durch die Umbrüche durcheinandergebracht.Codefelder werden als Folge von "0" und "1" in einem 160 Zeichen langen Zeichen-Feldgespeichert. In dieser Form lassen sie sich auch exportieren. Dabei stehtbeispielsweise eine "1" an der 10ten Stelle für die Information "Code Nr. 010 ist aktiv".Falls die Codebeschreibungen exportiert werden sollen, dann muss die Option"Codebeschreibung bei Druck oder Export" unter Konfiguration > Allgemein aktiviertwerden.212

Export von DatensätzenNamensvergabe für das FormatDas durch den Assistenten eingestellte Format können Sie speichern, und ist damitunter den "Eigene Formate" auswählbar und sofort ausführbar. Im folgenden Dialogkönnen Sie dafür einen Namen festlegen. Falls die Vorlage nicht abgespeichert werdensoll, lassen Sie das Namensfeld einfach leer.Vorlagen sind auch hilfreich, wenn Sie nur annähernd auf die beteiligten Datenbankenpassen. In der Regel ist es weniger Aufwand, eine bestehende Vorlage anzupassen, alssämtliche Verknüpfungen neu festzulegen.Die Vorlagen werden im jeweiligen Benutzerverzeichnis abgespeichert, d.h. Sie sindnur für den jeweiligen Ersteller unter den "Eigene Formate" auswählbar. Um eineExportvorlage allen Benutzern zur Verfügung zu stellen aktivieren Sie die Option"Vorlage allen Benutzern zur Verfügung stellen". Damit wird die entsprechende *.etp-Datei im address manager Programmverzeichnis gespeichert. Globale Vorlagen sindunter "Eigene Formate > global" auswählbar.Zieldatei auswählenIm folgenden Dialog geben Sie an, in welche Datei oder Datenbank die Daten exportiertwerden sollen.213

Import / Export / AbgleichSpezialfall: ExcelWenn Sie die Daten in eine Excel-Datei exportieren möchten, wählen Sie an dieserStelle die Schaltfläche "Durchsuchen".Im Dialog "Datenquelle auswählen" wählen Sie die Schaltfläche "Öffnen"Im folgenden Dialog "Speichern unter" wählen Sie entweder eine bestehendeExcel-Datei aus oder geben im Feld "Dateiname" einen Namen für die zuerstellende Export-Datei an (z.B. "Adressen").Im folgenden Dialog "Datenquelle auswählen" geben Sie im Feld "Arbeitsmappe"diejenige Arbeitsmappe an, in die die Daten exportiert werden sollen (z.B."Tabelle1"). Sofern Sie eine bestehende Excel-Datei ausgewählt haben, werden allevorhandenen Arbeitsmappen angezeigt und Sie können die gewünschteArbeitsmappe per Doppelklick auswählen.Zieldatei fest in Vorlage speichernAnschließend können Sie auswählen ob dieser Dateiname fest mit der Vorlagegespeichert werden soll, oder ob immer ein Auswahldialog für den Namen derExportdatei erscheinen soll.Start des ExportsIm folgenden Dialog erhalten Sie eine Zusammenfassung. Wenn Sie diese bestätigen,startet der Export. Auf diese Seite gelangen Sie direkt, wenn Sie bei derFormatauswahl (auf der ersten Seite des Assistenten) ein von Ihnen erstelltes Formataus den "Eigenen Formaten" markiert haben und die Schaltfläche "Ausführen" wählen.214

Abgleich von Datenbanken16.3 Abgleich von DatenbankenDie Abgleichfunktion Organisation > Datenbankabgleich ist hilfreich, umbeispielsweise die Datenbestände von Innen- und Außendienst oder von mehrerenFilialen eines Unternehmens in Übereinstimmung zu bringen.Beispiel: Ein Außendienstmitarbeiter erhält einen Teil des zentralen Datenbestandesmit auf seine Reise. Während er die Kunden besucht, arbeitet er mit den Daten,korrigiert Anschriften und trägt neue Notizen ein. Auch in der Zentrale wird weiter mitden Daten gearbeitet. Nach der Rückkehr des Außendienstmitarbeiters sollen seineÄnderungen und Ergänzungen in den zentralen Datenbestand übernommen werden.Die in der Zentrale vorgenommenen Änderungen sollen dabei nicht verloren gehen. DieHauptdatenbank wird also durch den Abgleich mit der Nebendatenbank aktualisiert.Beim Abgleich von Datenbanken fungiert die geladene Datenbank als Ziel (="Haupt-Datenbank"), in das die Ergebnisse des Abgleichs aufgenommen werden. Die andereDatenbank (="Neben-Datenbank") fungiert als Quelle, sie bleibt beim Abgleichnormalerweise unverändert. Die aktuelle Datenbank wird also durch den Abgleich mitder Nebendatenbank aktualisiert.Voraussetzungen für den AbgleichDa sich die bei einem Datenabgleich vorgenommenen Änderungen nicht rückgängigmachen lassen, sollten Sie zuvor unbedingt eine Sicherungskopie der Datenquellenmachen!▪▪▪Die Einträge in den verwendeten Feldern sollten die gleiche Schreibweiseaufweisen. So sollte beispielsweise die Straßenbezeichnung einheitlich sein - nichtmal "Edisonstr.", "Edisonstrasse" oder "Edisonstraße". Hier sollten die Benutzer beiBedarf über eine unternehmensweite, verbindliche Regelung zur Schreibweise vonAdressen unterstützt werden.Ein Benutzer, der einen Datenbankabgleich ausführen möchte, darf nicht über Benutzerrechteauf Satzebene eingeschränkt sein. Ansonsten kann der Abgleich nichtkorrekt ausgeführt werden.Für den Abgleich muss ein eindeutiger Schlüssel zur Verfügung stehen, über denDatensätze eindeutig identifizierbar sind. In Frage kommt hier nicht die RECORDID,da diese zwar für schon existierende Datensätze eindeutig ist, aber für neu angelegteDatensätze nicht (wenn in der Zentrale und bei dem AußendienstmitarbeiterDatensätze neu angelegt werden, sind RECORDIDs mit hoher Wahrscheinlichkeitdoppelt vorhanden!). Die Eindeutigkeit der RECORDIDs wird vom Abgleich wiederhergestellt,aber der Datensatz muss über andere Felder (Kombination von Name,Vorname, PLZZ, Straße, Kundennummer oder ähnliches) eindeutig identifizierbarsein. Weiteres zu diesem Thema folgt später unter "Schlüsselfelder".215

Import / Export / Abgleich▪ Wenn die Nebendatenbank auch eine address manager-Datenbank ist,Nebenadressenfunktionalität verwendet wird und hier auch Hierarchiefeldereingesetzt werden, dann sollte die Nebendatenbank unbedingt auch alle jeweilszugehörigen Datensätze beinhalten. Das heißt, es müssen alle Hauptdatensätzeund Nebendatensätze mitgenommen worden sein.▪▪Werden DOKUMENTE-Felder abgeglichen, werden nur die Verweise auf dieDokumente abgeglichen, nicht die Dokumente selbst!Der Abgleich mit Psion-Geräten unterliegt gewissen technischen Einschränkungen.Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie in unsererKnowledgebase unter www.combit.net/de/support/kb unter dem Stichwort "Psion".Formatwahl und Datenquelle auswählenWählen Sie den Menüpunkt Organisation > Datenbankabgleich um den Abgleich-Assistenten zu starten. Der Abgleich kann mit einer Vielzahl verschiedener Text- undDatenbankformate erfolgen. Sie finden die Formate im Abgleich-Assistentenaufgelistet. Wählen Sie das gewünschte Abgleichformat oder die Applikation aus undbestätigen Sie mit "Weiter>".Tipp: Der Abgleich mit Outlook-Kontakte kann in Form eines Vollabgleichdurchgeführt werden. Die Adressen werden also durch den Abgleich synchronisiert.Wählen Sie dazu das Abgleichformat Outlook > Outlook-Kontakte. Dabei müssen Sieu.U. eine Sicherheitsabfrage ("Eine externe Anwendung versucht auf Ihr Adressbuchzuzugreifen...") bestätigen.Der Abgleich-Assistent ist in einigen Dialogen identisch mit dem Import-Assistenten.Lesen Sie daher den Abschnitt für die Durchführung des Imports durch, dieser istVoraussetzung für den Abgleich.Extra-Felder definieren (nur Palm – Abgleich)Beim Abgleich mit Palm Pilot erhalten Sie anschließend einen zusätzlichen Dialog, indem die Bedeutung der freien Felder einstellen können, damit diese mit dem hiereingestellten Namen in allen Formeln und Zuweisungen auftauchen. Wichtig ist, dassbei einem eventuell danach durchgeführten Zurückschreiben der Daten (Re-Export)diese Einstellungen für alle Einträge gelten, die exportiert werden.216

Abgleich von DatenbankenZuordnung der SchlüsselfelderEntscheidend für den Abgleich sind die Schlüsselfelder, die zuerst definiert werdenmüssen. Es muss schließlich bestimmt werden, welchem Datensatz in der Quellewelcher Datensatz in der Hauptdatenbank entspricht. Hierzu dienen dieSchlüsselfelder. Bei der Wahl der Schlüsselfelder sollten Sie unbedingt darauf achten,die richtigen Felder auszuwählen. Entsprechend der Aufgabenstellung sollten Sie nursolche Felder wählen, die in ihrer Kombination einen Datensatz eindeutig identifizieren.Ansonsten können Dateninkonsistenzen entstehen!In den meisten Fällen müssen Sie auf eine Kombination von 2 oder mehr Feldern zurückgreifen,um einen Datensatz eindeutig zu bestimmen. Gute Kandidaten sind hierFelder wie Firma, Name, Kundennummer und Straße. Bei der Wahl der Schlüsselfeldersollten Sie zudem darauf achten, dass sich Haupt- und Nebendatenbank in diesen Feldernmöglichst nicht unterscheiden, auch nicht in der Schreibweise. Sonst können diezusammengehörigen Datensätze natürlich nicht korrekt zugeordnet werden.217

Import / Export / AbgleichTipp: In jedem Falle sollten Sie die Eindeutigkeit Ihrer Schlüsselfelder prüfen, indemSie in der Hauptdatenbank eine Dublettenkontrolle (Organisation > Extrakt >Dubletten) mit den Schlüsselfeldern durchführen. Wenn hierbei noch Dublettengefunden werden, die eigentlich keine sind, ist Ihr Schlüssel nicht eindeutig. Indiesem Falle müssen Sie entweder die betreffenden Datensätze oder den Schlüsselso ändern, dass der Schlüssel eindeutig ist!Riskant ist beispielsweise ein Schlüssel aus den Feldern FIRMA, NAME und TELEFON.Zwar ist die Telefonnummer ein guter Schlüsselkandidat, weil sie eine Person gut eindeutigbestimmt. Auf der anderen Seite ändern sich Telefonnummern häufig.Beispiel: Sie haben FIRMA, NAME und TELEFON als Schlüsselfeld gewählt. Bei Ihren4000 Datensätzen hat sich bei einem Datensatz die Telefonnummer geändert: Hr.Schmidt von der combit GmbH hat nun die Telefon-Nr. 07731/906010 anstelle der07731/906020. Wenn Sie die Datenbank mit der Datenbank der Zentrale abgleichen,wird ein neuer Datensatz für Hrn. Schmidt, combit GmbH, Telefon-Nr. 07731/906020angelegt, da sich die Schlüsselfelder unterscheiden. Der Datensatz für Hrn. Schmidt,combit GmbH, Telefon-Nr. 07731/906010 bleibt unverändert, da der Abgleich anhand218

Abgleich von Datenbankender Schlüsselfelder in der Hauptdatenbank keinen gleichen Datensatz wie in der Quellegefunden hat.Über die Schaltfläche "Neu" können Sie weitere Schlüsselfeld einfügen. Die Reihenfolgeist nicht wichtig, da alle Schlüsselfelder in den ersten bei "Länge" angegebenenZeichen übereinstimmen müssen. Der Assistent versucht beim Einfügen eines neuenSchlüsselfeldes gleich das dazu passende Feld der Nebendatenbank zu bestimmen.Die FeldverknüpfungAnalog zum Import muss beim Abgleich definiert werden, welche der Feldermiteinander verknüpft werden sollen, da die Felder der Quelldatei nicht unbedingt mitden Feldern der Zieldatei übereinstimmen. Die Verknüpfungen zwischen den Feldern inQuell- und Zieldatenbank können automatisch oder manuell vorgenommen werden.Gegenüber dem Feldverknüpfungsdialog des Imports ist eine weitere Spalte hinzugekommen:die Abgleichregel. Für jedes Abgleichfeld können Sie die Abgleichregelbestimmen. Selektieren Sie dazu das entsprechende Abgleichfeld aus der Liste undwählen Sie die Abgleichregel.Folgende Abgleichregeln stehen zur Auswahl:▪Regel.NebenDB_wennHauptDB_leer: Es werden nur Felder importiert, die in derHauptdatenbank noch nicht gefüllt sind. Diese Regel ist (abgesehen von219

Import / Export / Abgleich▪▪220Bemerkungsfeldern) die Standard-Abgleichregel. So können keinerlei Daten derHauptdatenbank "verloren" gehen und der Anwendungsfall, dass lediglich Daten"angereichert" bzw. neue Datensätze unter Vermeidung von Dubletten importiertwerden sollen, wird so direkt abgedeckt.Regel.NebenDB_wenn_nicht_leer: Werden für das Feld Unterschiede zwischenHaupt- und Nebendatenbank gefunden, so werden automatisch die Angaben ausder Nebendatenbank in die Hauptdatenbank übernommen. Einzige Ausnahme:wenn das Feld in der Nebendatenbank leer ist, wird der Inhalt in derHauptdatenbank nicht gelöscht. So können die Daten der Hauptdatenbankaktualisiert werden, ein vorhandener Wert wird aber nicht durch einen leerenFeldinhalt überschrieben.Regel.NebenDB: Werden für das Feld Unterschiede zwischen Haupt- undNebendatenbank gefunden, so werden automatisch die Angaben aus derNebendatenbank in die Hauptdatenbank übernommen.▪ Regel.HauptDB: Keine Änderung des Feldes (entspricht einem leerenRegeleintrag).▪ Regel.Additiv: In der Nebendatenbank gefundene Änderungen werdenautomatisch dem Feld in der Hauptdatenbank hinzugefügt (angehängt). Derbisherige Inhalt des Zielfeldes bleibt dabei erhalten. Ein Hinzufügen ist jedoch nursolange möglich, wie im Zielfeld noch Platz ist. Damit empfiehlt sich diese Optionvor allem für Bemerkungsfelder. Bei Feldern die mit dieser Regel abgeglichenwerden, sollten Sie vermeiden, in der Hauptdatenbank Passagen aus dembetreffenden Feld zu löschen oder neue einzufügen – neuen Text anzuhängen istaber selbstverständlich erlaubt! Beim Abgleich werden die beiden Inhalte in HauptundNebendatenbank verglichen. Ab dem ersten gefundenen Unterschied (daswäre die Stelle, an der Sie in der Hauptdatenbank etwas gelöscht haben) wird derInhalt der Nebendatenbank an den der Hauptdatenbank angehängt, so dass alleEinträge, die nach einer solchen Modifikation stehen, dann doppelt vorkämen.▪▪▪Regel.Auswahl: Bei Unterschieden in den Feldinhalten können Sie über einenDialog entscheiden, welcher Inhalt genommen wird (und das Ergebnis nochmodifizieren)Regel.Auswahl_wenn_nicht_leer: Wie "Regel.Auswahl", nur werden leere Quellfelderignoriert.Formel: Sie können auch Formeln für die Abgleichregeln definieren (dies ist auchder Grund, weshalb es Regel.HauptDB überhaupt gibt, falls Sie sich das schongefragt haben).Beispiel: "Regel.NebenDB_wenn_nicht_leer" als Formel"if(len(atrim$(FIRMA)) = 0, Regel.HauptDB, Regel.NebenDB)"

Abgleich von DatenbankenBeispiel: Entscheidung anhand Feldlänge, das längere Feld "überschreibt" daskürzere"if(len(atrim$(HauptDB.BEMERKUNG)) > len(atrim$(BEMERKUNG)),Regel.HauptDB, Regel.NebenDB)"Der Datenfilter unten im Dialog bezieht sich auf die Daten der Neben-Datenbank,folglich werden nur die Datensätze abgeglichen, auf die die Filterbedingung zutrifft.Wenn der Filterausdruck leer ist, werden alle Datensätze abgeglichen.Hinweis: Wenn Ihre Haupt-Datenbank Relationen beherrscht, die auf RECORDIDund GROUPID beruhen (also meist address manager-Datenbanken mit Hierarchiesind), müssen diese Felder mit einem Feld gleicher Bedeutung verknüpft werden,ansonsten bekommen Sie einen entsprechenden Warnhinweis, dass beim Importneuer Datensätze die Hierarchieinformation bei diesen verloren geht.Anzeigefelder auswählenIm folgenden Dialog können diejenigen Felder ausgewählt werden, die bei derAbgleichabfrage (Abgleichregel "Regel.Auswahl...") angezeigt werden sollen. Diesewerden dem Benutzer beim Abgleich zur Orientierung angezeigt. Meist bietet es sichan, hier die Schlüsselfelder auszuwählen. Aus Übersichtlichkeitsgründen empfehlensich etwa 3 Felder.Einfügen neuer DatensätzeIm folgenden Dialog können Sie entscheiden, ob Datensätze, die nur in derNebendatenbank, aber nicht in der Hauptdatenbank vorkommen, ohne Abfrageautomatisch in die Hauptdatenbank übernommen werden oder Sie die Übernahme vonjedem neuen Datensatz manuell bestätigen möchten.Abgleichsart (nur Palm & Outlook - Abgleich)Der folgende Dialog erscheint nur bei den vollabgleichfähigen Applikationen Palm Pilotund Outlook und ermöglicht Ihnen festzulegen, ob ein Vollabgleich, also ein Import mitnachfolgendem Export durchgeführt werden soll.Wenn Sie die Option "Ausführung muss noch vom Benutzer bestätigt werden"aktivieren, muss auch bei einem automatischen Abgleich die Durchführung bestätigtwerden – dies ermöglicht einen Statistiklauf (siehe später in diesem Kapitel).221

Import / Export / AbgleichFeldzuordnung für Re-Export (nur Palm Pilot & Outlook - Abgleich)Folgerichtig erscheint, sofern im vorigen Dialog auch der Export erlaubt wurde, derübliche Feldzuordnungsdialog, diesmal aber andersherum: die Nebendatenbank stelltdie Zielfelder! Besonders zu beachten ist hier der Datenfilter: er arbeitet auf denFeldern der Hauptdatenbank und beschreibt, welche Datensätze re-exportiert werden.Namensvergabe für das FormatDas durch den Assistenten eingestellte Format können Sie speichern lassen, und istdamit unter "Eigene Formate" auswählbar und sofort ausführbar. Im folgenden Dialogkönnen Sie dafür einen Namen festlegen. Falls die Vorlage nicht abgespeichert werdensoll, lassen Sie das Namensfeld einfach leer.Vorlagen sind auch hilfreich, wenn Sie nur annähernd auf die beteiligten Datenbankenpassen. In der Regel ist es weniger Aufwand, eine bestehende Vorlage anzupassen, alssämtliche Verknüpfungen neu festzulegen.Die Vorlagen werden im jeweiligen Benutzerverzeichnis abgespeichert, d.h. Sie sindnur für den jeweiligen Ersteller unter "Eigene Formate" auswählbar. Um eineAbgleichvorlage allen Benutzern zur Verfügung zu stellen aktivieren Sie die Option"Vorlage allen Benutzern zur Verfügung stellen".222

Abgleich von DatenbankenDamit wird die entsprechende *.itp-Datei in das address managerProgrammverzeichnis gespeichert. Globale Vorlagen sind unter "Eigene Formate >global" auswählbar.Sie können eine Abgleichvorlage auch direkt über eine Schaltfläche vom Typ "ScriptDirekt" starten. Als Scripttext geben Sie an: amw.synchronize ""Wichtig: Für den Palm Pilot müssen Sie hier den voreingestellten Namen "Palm Pilot(HotSync)" benutzen, denn nur ein Format mit genau diesem Namen wird durch Hot-Sync für den automatischen Abgleich verwendet!Start des Abgleichs und StatistiklaufIm folgenden Dialog erhalten Sie eine Zusammenfassung. Wenn Sie diese bestätigen,startet der Abgleich. Auf diese Seite gelangen Sie direkt, wenn Sie bei derFormatauswahl (auf der ersten Seite des Assistenten) ein von Ihnen erstelltes Formataus den "Benutzerdefinierte Formaten" markiert haben und die Schaltfläche "Ausführen"wählen.Zuvor können Sie die Genauigkeit Ihrer Eingaben überprüfen, indem Sie einenStatistiklauf durchführen lassen. Über die Schaltfläche "Statistiklauf" können Sie den223

Import / Export / AbgleichAbgleich vor dem eigentlichen Start simulieren. Als Ergebnis erhalten Sie eineAbgleichstatistik mit Anzahl der Änderungen und Unterschiede.Ein Statistiklauf ist zur Kontrolle des gewählten Schlüssels dringend zu empfehlen.Anhand der gefundenen Unterschiede können Sie überschlagen, ob das Ergebnis fürIhre Datenbanken plausibel ist.Datenbankabgleich mit manueller AuswahlSofern Sie für manche Felder als Abgleichsverfahren die manuelle Auswahl (Regel.Auswahloder Regel.Auswahl_wenn_nicht_leer) gewählt haben, werdenUnterschiede in einem Dialog angezeigt.Neben den Feldern mit den Feldinhalten aus Haupt- und Nebendatenbank findenSie jeweils eine Schaltfläche "->Resultat". Damit können Sie den jeweiligen Inhaltin das Feld "Resultat" übernehmen. Als Voreinstellung wird der Inhalt aus derHauptdatenbank genommen. Sie können das Resultat dort auch noch bearbeiten,d.h. Ergänzungen hinzufügen oder noch etwas ändern oder löschen.Bestätigen Sie das Resultat mit OK um mit dem Abgleich fortzufahren."Abbrechen" beendet den gesamten Abgleich!16.4 Abgleich und Transfer vollautomatischMit den combit Datenbank Transfer Modulen haben Sie die Möglichkeit, den Abgleichmehrerer address manager Datenbanken vollautomatisch und zeitgesteuertdurchzuführen. Voraussetzung ist ein erreichbarer Netzwerkpfad (z.B. über VPN, RAS)und dass die Datenbanken nicht verschlüsselt sind.Sie hinterlegen welche Datenbank wann abgeglichen werden soll. Diese wird dannautomatisch als ZIP-Archiv zur Zentrale kopiert. Nach erfolgreichem Abgleich wird diesevollautomatisch als ZIP-Archiv zur Nebenstelle zurückkopiert und in das ursprünglicheVerzeichnis entpackt. Der Name der Hauptdatenbank und Nebenstellen-Datenbankmuss dabei zwingend identisch sein, also z.B. crm.dbf. Optional kann die gepackteDatei für den Versand verschlüsselt werden.Die Datenbank darf für diesen Vorgang nicht geöffnet sein. Nach dem Zurückkopierenwird die alte Datenbank der Nebenstelle überschrieben, d.h. etwaige Änderungen indieser Datenbank während des Abgleichvorgangs in der Zentrale gehen verloren. Vordem ersten automatisierten Abgleich empfehlen wir Ihnen, den Transfer zunächstmanuell vorzunehmen, um die Dauer des Vorgangs zu ermitteln.224

Abgleich und Transfer vollautomatischBeispiel: Abgleich von 2 Nebenstellen-Datenbanken mit der Datenbank der Zentrale.Die Nummerierung der Schritte ist dabei eine mögliche Abfolge, denn Sie bestimmensowohl den Zeitpunkt des Kopierens zur Zentrale, als auch die Wartezeit bis zumZurückkopieren der Datenbank selbst.Nebenstelle AZentraleDatenbankNebenstelle A1. Packen 2. KopierenVerzeichnis fürNebenstelle A10. Entpacken und überschreiben9. Kopieren nach eingestellter WartezeitDatenbankNebenstelle ADatenbankZentrale8. Packen6. Abgleich4. Abgleich7. Packen3. EntpackenNebenstelle B5. EntpackenDatenbankNebenstelle B1. Packen 2. KopierenVerzeichnis fürNebenstelle B10. Entpacken und überschreiben9. Kopieren nach eingestellter WartezeitDatenbankNebenstelle B225

Import / Export / AbgleichTransfer zur/von Zentrale an Nebenstelle einrichtenFür die Einrichtung des Datenbank-Transfers von der Nebenstelle (Filiale,Außendienstmitarbeiter, Tochtergesellschaft) zur Zentrale wählen Sie den Eintrag"combit Datenbank Transfer – Nebenstelle" aus der address manager Programmgruppeim Windows-Startmenü (Datei cmxc01.exe im amw Hauptverzeichnis). Hierkonfigurieren Sie, welche Datenbank abzugleichen ist und zu welchem freigegebenenVerzeichnis der Zentrale diese kopiert werden soll. Es wird dabei nur der Transferkonfiguriert, der Abgleich erfolgt über die Zentrale.Über Konfiguration > Allgemein können Sie verschiedene Einstellungenvornehmen:▪Sie können die Datenbank vor dem Kopieren als ZIP-Archiv sichern (ohneIndexdateien). Geben Sie den gewünschten Speicherort für das ZIP-Archivan.▪Sie können das ZIP-Archiv für den Versand mit einem Passwort sichern.Wenn Sie ein Passwort vergeben, müssen Sie dieses auch zum Entpacken inder Zentrale angeben.226

Abgleich und Transfer vollautomatischIm Bereich "Eingerichtete Transfers" wählen Sie dann die Schaltfläche "Neu" umeinen Transfer einzurichten. Über die weiteren Schaltflächen lassen sicheingerichtete Transfers bearbeiten, löschen und die Reihenfolge ändern.Im folgenden Dialog wählen Sie die Datenbank aus, die zum Abgleich an dieZentrale kopiert werden soll. Geben Sie zudem an, in welches Verzeichnis derZentrale, die Datenbank gespeichert werden soll. Wenn mehrere Nebenstellen ihreDatenbanken zum Abgleich an die Zentrale senden, wählen Sie für jedeNebenstellen-Datenbank einen eigenen Ordner.Wenn der Transfer manuell erfolgen soll, können Sie den eingerichteten Transfernun über die Schaltfläche "Zu Zentrale schicken" starten. Nach erfolgtem Abgleichin der Zentrale holen Sie die aktualisierte Datenbank über "Von Zentrale holen"zurück.Wenn der Transfer automatisch zeitgesteuert starten soll, geben Sie über dieSchaltfläche "Startzeitpunkt" die Startzeit und das Wiederholungsintervall an. DieseEinstellungen erfolgen direkt im Windows-Taskplaner auf der Registerkarte"Zeitplan". Über die Schaltfläche "Erweitert" haben Sie weitere Zeitplanoptionen zurVerfügung.227

Import / Export / AbgleichZusätzlich müssen Sie unter "Wartedauer" angeben, wann die Datenbank nachdem Kopieren aus der Zentrale zurückkopiert werden soll (z.B. nach 180 Minuten).Wählen Sie eine Zeitspanne aus, die genügend Sicherheitsspielraum für dieDurchführung des Abgleichs lässt. Wenn die Datenbanken mehrerer Nebenstellenabgeglichen werden, müssen Sie diese Zeit ebenfalls mit einplanen, da dieDatenbank erst dann zur Abholung bereitgestellt wird, wenn alle Datenbankenabgeglichen wurden. Wenn der Abgleich nach Ablauf der Wartezeit noch nichterfolgt ist, wird die Datenbank nicht zurückkopiert!Der Ablauf des Transfers ist über einen Fortschrittsdialog einzusehen. Wählen SieKonfiguration > Protokoll anzeigen um diesen zu öffnen. Falls der Transfer nichterfolgt ist, wird das Protokoll automatisch angezeigt.Abgleich an Zentrale einrichtenFür die Einrichtung des Abgleichs in der Zentrale wählen Sie den Eintrag "combitDatenbank Transfer – Zentrale" aus der address manager Programmgruppe imWindows-Startmenü (Datei cmxs01.exe im amw Hauptverzeichnis). Hier konfigurierenSie Hauptdatenbank, Abgleichvorlage und Speicherort der Nebenstellen-Datenbanken.Es wird dabei nur der Abgleich konfiguriert, das Bereitstellen und Zurückkopieren derDatenbank erfolgt über die Nebenstelle.228

Abgleich und Transfer vollautomatischÜber Konfiguration > Allgemein können Sie verschiedene Einstellungenvornehmen:▪▪Wählen Sie für die Benutzeranmeldung einen Benutzer aus, der auch dasRecht zu einem Datenbankabgleich hat, und geben Sie dasBenutzerpasswort an, sofern dies für die Datenbank notwendig ist.Sie können die Datenbank vor dem Abgleich als ZIP-Archiv sichern (ohneIndexdateien). Geben Sie den gewünschten Speicherort für das ZIP-Archivan.229

Import / Export / Abgleich▪Sofern von der Nebenstelle für das ZIP-Archiv ein Passwort vergeben wurde,müssen Sie dieses Passwort zum Entpacken auch hier angeben.Im Bereich "Eingerichtete Abgleichvorgänge" wählen Sie die Schaltfläche "Neu" umeinen Abgleich einzurichten. Über die Schaltflächen lassen sich eingerichteteAbgleichvorgänge bearbeiten, löschen und die Reihenfolge ändern.Im folgenden Dialog wählen Sie zuerst die Datenbank aus, die durch den Abgleichmit den Nebenstellen-Datenbanken aktualisiert werden soll. Sofern für dieseDatenbank ein Datenbankpasswort vergeben wurde, aktivieren Sie die Option"Datenbankpasswort" und geben dieses über die zugehörige Schaltfläche"Passwort" an.Bitte beachten Sie, dass verschlüsselte Datenbanken nicht über diesenMechanismus abgeglichen werden können. Wählen Sie die Abgleichvorlage aus. Informationen zur Erstellung vonAbgleichvorlagen, Namensvergabe und Speicherort finden Sie in Kapitel "Abgleichvon Datenbanken".230Beachten Sie bei der Erstellung der Abgleichvorlage, dass keine manuellenOptionen gewählt werden ("Regel.Auswahl..." oder "Rückfrage bei Einfügen einesneuen Datensatzes"), damit der Abgleich auch tatsächlich automatisch erfolgenkann. Die Abgleichvorlage muss zwingend mit einer strukturgleichen Datenbankerstellt werden!Wählen Sie dann das Datenbank-Verzeichnis der Nebenstelle aus. In diesemVerzeichnis muss die Datenbank zum Zeitpunkt des Abgleichs als ZIP-Archivvorhanden sein. Nach erfolgtem Abgleich wird die aktualisierte Datenbank indiesem Verzeichnis als ZIP-Archiv für die Nebenstelle zur Abholung bereitgestellt.Wenn der Abgleich manuell erfolgen soll, können Sie den eingerichteten Abgleichnun über die Schaltfläche "Datenbankabgleich starten" durchführen.Wenn der Abgleich automatisch zeitgesteuert starten soll, geben Sie über dieSchaltfläche "Startzeitpunkt" die Startzeit und das Wiederholungsintervall an. DieseEinstellungen erfolgen direkt im Windows-Taskplaner auf der Registerkarte

Abgleich per eMail"Zeitplan". Über die Schaltfläche "Erweitert" haben Sie weitere Zeitplanoptionen zurVerfügung.Der Ablauf des Abgleichs ist über einen Fortschrittsdialog einzusehen. Wählen SieKonfiguration > Protokoll anzeigen um diesen zu öffnen. Falls der Abgleich nichterfolgt ist, wird das Protokoll automatisch angezeigt.16.5 Abgleich per eMailAlternativ besteht eine Alternative in Form eines Datenbankabgleichs per eMail. Dazukönnen Sie in der Zentrale den "virtuellen Benutzer" einsetzen, der vom AußendienstmitarbeitereMails erhält. Der virtuelle Benutzer wertet diese Mails automatischaus und gleicht diese mit dem aktuellen Datenbestand in der Zentrale ab. MehrInformationen dazu finden Sie unter "Virtueller Benutzer".16.6 Abgleich von Terminen und AufgabenDie Abgleichfunktion Organisation > Terminabgleich ist hilfreich, um beispielsweiseTermine und Aufgaben des time manager von Innen- und Außendienst oder vonmehreren Filialen eines Unternehmens in Übereinstimmung zu bringen. Dabei mussder der Abgleichvorgang immer auf einem Client (Notebook, Filiale, etc.) gestartetwerden.Da sich die bei einem Termin- und Aufgabenabgleich vorgenommenen Änderungennicht rückgängig machen lassen, sollten Sie zuvor unbedingt eine Sicherungskopie derDatenquellen machen! Kopieren Sie dazu den Ordner "\tm" im address manager-Hauptverzeichnis. Dieser Ordner beinhaltet alle time manager - Datenbankdateien.TM4.DBETM4.DBTTM4.NT*DatenbankBemerkungsfeldIndexdateienKonfiguration der SynchronisationÜber die Schaltfläche "Neu" können Sie einen neuen Abgleich-Dienst hinzufügen.Wählen Sie als Diensttyp Termin und im folgenden Dialog als Synchronisations-Partner den combit time manager.Klicken Sie auf Eigenschaften, um erweiterte Einstellungen vornehmen zu können.Unter Datenbank-Pfad geben Sie den Pfad der Termindatenbank an, mit der Ihrtime manager abgeglichen werden soll.Unter Benutzername geben Sie den Benutzernamen ein, unter dem sich der Synchronisationsmanagerbeim time manager anmelden soll, also normalerweise Ihraddress manager Benutzername. Der Abgleich bezieht sich auf alle Termine dieses231

Import / Export / AbgleichBenutzers. Die Konfiguration der Aufgaben-Synchronisation ist genau gleich wiedie der Termine.Optional können Sie die Termintypen einschränken, auf die sich der Abgleichbeziehen soll. Hierzu steht Ihnen der Kategoriefilter zur Verfügung. Es werden nurDaten der abzugleichenden Datenbank berücksichtigt, die der gewählten Kategorieentsprechen.NeuabgleichWenn Sie die Option "Neusynchronisation initiieren" aktivieren können Sie beimnächsten Abgleich zwischen folgenden Optionen wählen:▪▪lokale Datensätze mit Datensätzen der Abgleich-Datenbank zusammenführen(Vollabgleich)lokale Daten durch die Daten der Abgleich-Datenbank ersetzen (Die lokalen Datenwerden gelöscht und die Abgleich-Datenbank voll übernommen)Wenn Sie eine der beiden Optionen aktiviert haben, wird der Dialog beim nächstenStart des Abgleichs nicht mehr aufgerufen. Fügen Sie auf dieselbe Weise einenAufgabendienst hinzu.Aktivierung der Abgleich-DiensteZurück in der Hauptansicht aktivieren Sie die beiden hinzugefügten Abgleich-Dienste,indem Sie in die Spalte Aktiv klicken.Nun haben Sie die Konfiguration erfolgreich abgeschlossen. Sie können entweder aufdie Schaltfläche Schließen klicken um die Konfiguration zu speichern oder alternativ dieKonfiguration speichern und den Abgleich sofort durchführen indem Sie auf Ausführenklicken. Der Datenbankabgleich wird nun automatisch durchgeführt.▪Bitte beachten Sie, dass ab jetzt nun immer ein "echter" Abgleich mit der Server-Datenbank ausgeführt wird. Das heißt, wenn in der Server-Datenbank einDatensatz gelöscht wird, wird dieser auch in der lokalen Datenbank (z. B. auf dem232

Abgleich mit Windows MobileNotebook des Außendienstmitarbeiters) durch den Abgleich gelöscht undumgekehrt.▪Wird ein Abgleich durchgeführt und werden dabei Termine/Aufgaben gelöscht, sokann es an anderen Arbeitsstationen zu einer Abweichung zwischen der in derStatusleiste angezeigten Anzahl und der tatsächlich angezeigten Anzahl vonTerminen/Aufgaben kommen. Die Anzeige in der Statusleiste wird spätestens beiNeustart oder Filterwechsel aktualisiert.16.7 Abgleich mit Windows MobileDer Abgleich mit Windows Mobile-Geräten erfolgt unter Windows Vista über dasWindows Mobile-Gerätecenter (Windows Mobile Device Center) und unter WindowsXP über Microsoft ActiveSync. Sie können Adressen, Termine und Aufgaben mitOutlook Mobile bzw. Pocket Outlook abgleichen. Die Konfiguration erfolgt daher nichtim address manager, sondern direkt im Windows Mobile-Gerätecenter bzw. inMicrosoft ActiveSync.Systemvoraussetzungen siehe Kapitel "Systemvoraussetzungen".Abgleich startenKlicken Sie "Synchronisieren" im Windows Mobile-Gerätecenter bzw. in MicrosoftActiveSync.Änderungen im address manager oder im time manager werden bei aktiverActiveSync-Verbindung sofort übernommen. Änderungen auf dem PDA werdennicht automatisch mit dem PC synchronisiert. Sie müssen hierzu das Gerätzunächst trennen und neu verbinden.233

Import / Export / AbgleichInstallation unter Windows 7/Vista (Windows Mobile DeviceCenter)Gehen Sie folgendermaßen vor:1. Installation des combit ActiveSync Moduls: Der amw wird als Providervorinstalliert, sofern die Option "Windows Mobile Verbindung einrichten" bei derInstallation ausgewählt wurde.2. Trennen Sie nun die Verbindung zwischen PDA und Computer und verbinden neu.Damit wird die Software automatisch auf den PDA kopiert.Tipp: Im Windows Mobile-Gerätecenter können Sie unter Programm und Dienste> Weitere Software > Software überprüfen, ob die Software korrekt installiertwurde. Manuelle Installation über "\windows\windowsmobile\ceappmgr /registercmceols2.ini".3. Trennen Sie nun die Verbindung zwischen PDA und Computer und verbinden neu.4. Wählen Sie im Windows Mobile-Gerätecenter "Einstellungen des Mobilgeräts" >"Einstellungen für Inhaltssynchronisation ändern"5. Wählen Sie die entsprechenden Abgleichziele (z.B. address manager und timemanager), aber NICHT auf "Synchronisationseinstellungen" klicken und bestätigenSie den Dialog über "Speichern".Tipp: Wenn Sie auf "Synchronisationseinstellungen" geklickt haben (Sie erhaltendie Fehlermeldung "Für dieses Element sind keine Einstellungen verfügbar"),müssen Sie die Verbindung zwischen PDA und Computer trennen, den Computerneu starten (damit das WMDC neu gestartet wir), und dann die Verbindungzwischen PDA und Computer wiederherstellen.6. Wählen Sie "Einstellungen des Mobilgeräts" > "Einstellungen fürInhaltssynchronisation ändern".7. Klicken Sie auf "Synchronisationseinstellungen", wählen Sie Datenbank, Benutzerund Filter. Weitere Informationen siehe Abschnitt "Verbindung konfigurieren".Bestätigen Sie diesen Dialog über "Speichern".Installation unter Windows XPGehen Sie folgendermaßen vor:1. Installation des combit ActiveSync Moduls: Der amw wird als Providervorinstalliert, sofern die Option "Windows Mobile Verbindung einrichten" bei derInstallation ausgewählt wurde. Wenn ActiveSync nachträglich installiert wird,234

Abgleich mit Windows Mobileerfolgt diese Vorinstallation über ein erneutes Ausführen der Arbeitsplatz-Installation (Ausführen von ws_gen.exe) und aktivieren der entsprechendenOption.Hinweis: Für eine Update (z.B. durch ein Servicepack) müssen Sie VORHER inActiveSync unter Extras > Optionen die Provider ausschalten, und anschließenddas komplette combit ActiveSync Modul unter Extras > Software deaktivieren,damit die Module freigegeben und überschrieben werden können. Falls esdennoch Probleme gibt, so kann durch Trennen und anschließendem neuenVerbinden eine Aktualisierung der Modul-Informationen in ActiveSync forciertwerden.2. Trennen Sie nun die Verbindung zwischen PDA und Computer und verbinden neu.3. Rufen Sie nach der Installation in Microsoft ActiveSync Extras > Software auf undkreuzen Sie den "combit ActiveSync Provider" an. Auf manchen PDAs erscheintdann die Frage, wo Sie die Applikation installieren wollen. Bestätigen Sie denDialog einfach mit "OK", damit die Module in das richtige Verzeichnis kopiertwerden.▪Wenn die Frage erscheint, ob die "\Windows\pimstore.dll" mit einer älterenVersion überschrieben werden soll, antworten Sie mit "Nein", denn dann istauf Ihrem PDA schon ein solches Modul vorinstalliert.▪Sinnvollerweise sollten Sie Kontakte NICHT gleichzeitig mit dem amw undOutlook synchronisieren, gleiches gilt für Termine und Aufgaben. Es ist zwarmöglich, benötigt ggf. aber mehrere Synchronisationsläufe, um alleskomplett abzugleichen.4. Trennen Sie nun die Verbindung zwischen PDA und Computer und verbinden neu.5. Auswahl der Provider: Nun können Sie in Microsoft ActiveSync unter "Optionen"den address manager bzw. time manager als Abgleichziel für die Outlook-Datenwählen. Weitere Informationen siehe Abschnitt "Verbindung konfigurieren".DeinstallationÜber Extras > Software können Sie die Provider auch ausschalten bzw. deinstallieren.ActiveSync merkt dies aber erst beim nächsten Verbinden mit dem PDA.Sie müssen vor der Deinstallation in ActiveSync unter Extras > Optionen die Providerausschalten, und anschließend das komplette combit ActiveSync Modul unter Extras >Software deaktivieren, damit die Module freigegeben werden können. Danach trennenSie die Verbindung zwischen Pocket PC und Computer, verbinden neu und wählenunter Extras > Software die Option "Entfernen" für den "combit Active Sync Provider".Ansonsten erscheint auf dem PDA eine entsprechende Meldung, z.B. beim Entfernen:235

Import / Export / Abgleich"Das Programm wurde nicht entfernt, da die folgenden Dateien benutzt werden oderschreibgeschützt sind".Verbindung konfigurierenBevor der Abgleich der Adressdaten durchgeführt werden kann, muss noch eineVerknüpfung mit der address manager Datenbank stattfinden.Markieren Sie die Zeile "Kontakte", aktivieren Sie die Checkbox und wählen Sie"Einstellungen", um die Konfiguration durchzuführen.Im folgenden Dialog wählen Sie die Datenbank ausDann können Sie die Zuordnung der Felder vervollständigen. Leicht zuzuordnendeFelder werden automatisch verknüpft, zusätzliche Felder müssen manuellverknüpft werden.Hinweis: Wenn Sie in Windows Mobile 6 die Feldzuordnungen ändern, werden alleDatensätze auf dem PDA als unterschiedlich zu den Datensätzen in der address236

Abgleich mit Windows Mobilemanager Datenbank erkannt. In diesem Fall ist eine Neusynchronisation notwendig.Damit nach dieser Neusynchronisation die Datensätze auf dem PDA nicht doppeltvorhanden sind, löschen Sie vorher alle Datensätze auf dem PDA.Kategorie-FilterWenn Sie den Abgleich über den Kategorie-Filter beschränken wollen, müssen Sie dem"Kategorie"-Feld von Outlook Mobile (Pocket Outlook) ein amw-Feld zuordnen. Hierinwerden die Kategorien von Outlook Mobile, durch Semikolon getrennt, gespeichert.Über "Anpassen" können Sie den Namen der Kategorie, die Sie gefiltert habenmöchten, auswählen. Standard ist "Privat", aber da der Kategoriename bei OutlookMobile frei konfigurierbar ist, kann hier bei Bedarf auch ein abweichender Texteingegeben werden.Bei "nur Privatdaten" werden nur Daten des Desktops abgeglichen, die diesen Textin dem zu "Kategorien" zugeordneten Feld enthalten haben. Bitte beachten Sie,dass keine Leerzeichen, sondern nur Semikola um den Text herumstehen dürfen."Privat", "Privat;", "Nett;Privat" sind gültige Einträge, "Nett,Privat " hingegen nicht.Wenn in diesem Dialog eine Änderung stattfindet, muss eine Neusynchronisationdurchgeführt werden (die Checkbox wird automatisch markiert). Zu diesem Themaenthält das entsprechende Unterkapitel weitere Informationen.Noch zu beachten ist, dass bei ActiveSync 3.x alle Daten trotzdem auf derHauptdatenbank vorhanden sind, auch "private" Daten also immer in derHauptdatenbank gespeichert werden und somit für alle sichtbar sind. Es ist nur einMechanismus, um nur ein Teil der Daten auf dem PDA mitnehmen zu können.NeusynchronisationSollten Sie, z.B. bei Dateninkonsistenzen, unabhängig von Einstellungsänderungeneinen Vollabgleich erzwingen wollen, ohne den steinigen Weg einer neuenPartnerschaft gehen zu müssen, aktivieren Sie die Option "Neusynchronisationinitiieren". In diesem Fall steht Ihnen, beispielsweise bei erzwungenerNeusynchronisation der Kontaktdaten (natürlich auch bei der Erstsynchronisation) imSynchronisationsdialog eine weitere Verknüpfung "Elemente bestätigen" zur Verfügung.Wenn Sie diesen Eintrag wählen, werden Sie im folgenden Dialog daraufhingewiesen, dass Sie eine "direkte" Verbindung über Infrarot, COM-Port oder USB-Kabel benötigen.Beim nächsten Verbindungsaufbau über einen dieser Medien wird dann derInformationstyp neu synchronisiert, und Sie können zwischen unterschiedlichenSynchronisationsarten wählen:▪Elemente auf dem Gerät mit Elementen auf dem Desktop kombinieren.237

Import / Export / Abgleich▪▪Elemente auf dem Gerät durch die Elemente auf dem Desktop ersetzen.Diesen Informationstyp zurzeit nicht synchronisieren.Der Kombinationsabgleich versucht gegebenenfalls, Duplikate herauszufiltern, sodass möglichst wenige Datensatz-Dubletten erzeugt werden. Dies funktioniert beiKontakten nur dann optimal, wenn nur die Felder Daten enthalten, die auch eineFeldverknüpfung besitzen, ansonsten werden die Datensätze als unterschiedlicherkannt.HinweiseIn Pocket Outlook können Notizen formatiert werden. Diese Formatierungen gehenbeim Abgleich verloren. In Pocket Outlook können Aufgaben ohne Datum angelegtwerden. Die Aufgabe bekommt beim Abgleich das Datum 31.12.1900.Für die Synchronisation mit Geräten älter als Windows Mobile 5 muss möglicherweisedas passende Synchronisationsmodul neu installiert werden. Gehen Sie dabeifolgendermaßen vor:1. Bisherigen Provider in ActiveSync deinstallieren (siehe Abschnitt "Deinstallation").2. Das Synchronisationsmodul auf das Device kopieren. In ActiveSync können Sieüber das Symbol "Durchsuchen" das Datei-Verzeichnis öffnen. Kopieren Sie eineder Vorgängerdateien in ein beliebiges Verzeichnis (z.B. "cmceol_a.cab" (bisherigerStandard), "cmceol_m.cab", "cmceol_3.cab" oder "cmceol_4.cab"). Diese Dateienfinden Sie im Programmverzeichnis.3. Im Device müssen Sie die soeben kopierte CAB-Datei per Doppelklick installieren.4. Die Konfiguration in ActiveSync durchführen (siehe unten).16.8 Abgleich mit PalmAbgleich mit Palm konfigurierenDer amw ist automatisch als Client für die "HotSync" Software (ab Version 2.0) desPalm eingerichtet, sofern diese Option bei der Installation ausgewählt wurde.Der amw kann aber auch nachträglich an HotSync angemeldet werden:238Starten Sie das Programm "WS_GEN.EXE" aus dem amw Programmverzeichnis.Wählen Sie (mindestens) die Option "PalmPilot Verbindung einrichten".Abgleich mit dem Palm startenLaden Sie die gewünschte Datenbank.Rufen Sie auf dem PalmPilot das Programm "HotSync Manager" auf.Drücken Sie den "Sync"-Button auf Ihrer PalmPilot Docking-Station.

Abgleich mit PalmWenn Sie die Abgleichvorlage "Palm Pilot (HotSync)" bereits konfiguriert haben,können Sie sofort abgleichen, ansonsten hilft Ihnen der Abgleich-Assistent, dieAbgleichvorlage "Palm Pilot (HotSync)" zu konfigurieren.Der Abgleich der Termine und Aufgaben läuft ohne weitere Konfiguration ab,beachten Sie hierzu den Abschnitt später in diesem Kapitel.Trennung von Privat – und GeschäftsadressenUm nur Geschäftsadressen mit dem Palm Pilot abzugleichen, geht manfolgendermaßen vor:Bestimmen Sie im address manager ein Feld, das private von geschäftlichenAdressen trennt (Beispiel: ZUSATZ1 enthält "X" bei geschäftlichen Adressen).Bestimmen Sie im Palm Pilot ein Feld für denselben Zweck (Beispiel: Definiert_1enthält "X" bei geschäftlichen Adressen). Als Datenfilter für den Import geben Sie ein:"left$(Definiert_1,1) = "X" (ohne Anführungszeichen außen) – dadurch werden nurgeschäftliche Datensätze des Palm Pilots für den Abgleich verwendet, und auchnur diese vor dem Re-Export entfernt.Sinnvollerweise definieren Sie auch als Feldzuordnung für das Feld ZUSATZ1 dasFeld "Definiert_1".Für den Re-Export stellen Sie als Datenfilter "left$(HauptDB.ZUSATZ1,1) = "X" ein,damit nur die geschäftlichen Adressen an den Palm Pilot gesendet werden. Ordnen Sie hier auch dem Feld Definiert_1 das Haupt-Datenbankfeld"HauptDB.ZUSATZ1" zu.Dadurch läuft der Abgleich folgendermaßen:Alle Datensätze aus dem Palm Pilot, die ein "X" in "Definiert_1" enthalten, werdenabgeglichen und ggf. neu angelegt.Nach dem Abgleichdurchgang werden alle diese Datensätze aus dem Palm Pilotentfernt (die privaten Adressen bleiben erhalten, da ein Import-Datenfilter aktiv ist).Und anschließend werden die geschäftlichen Adressen (der zuvor definierte Re-Export-Filter ist für die Hauptdatenbank zuständig) des amw in den Palm Pilotüberspielt.Termin- und Aufgabenabgleich mit dem PalmSie haben die Möglichkeit, die Termine und Aufgaben des time manager mit denen desPalm zu synchronisieren. Hierzu wird bei der Installation – wenn Sie die Option gewählthaben – der Termin- und Aufgabenabgleich mit dem time manager conduit verknüpft.Im Kontextmenü des HotSync-Managers haben Sie unter "Benutzerdefiniert..." die239

Import / Export / AbgleichMöglichkeit, die gewünschte Abgleichsaktion zu wählen. Hierbei kann eine derDatenbanken die jeweils andere überschreiben, oder es wird ein Abgleich gestartet.Den Abgleich starten Sie wie üblich durch das Auslösen des HotSync-Mechanismus.Hinweis: Beachten Sie, dass für jede Abgleichsart aus technischen Gründen inbeiden Datenbanken (PalmPilot und time manager) mindestens ein Datensatzenthalten sein muss, ansonsten wird kein Abgleich durchgeführt.Besonderheiten beim Termin- und AufgabenabgleichDer Palm unterstützt keine Informationen über den Ort und den Kontakt zu einemTermin. Diese Informationen werden im Betreff des Palm-Termins mit übernommenund bei Änderung auch synchronisiert. Nicht alle (Serien-)Terminarten sind auf beidenPlattformen verfügbar. Sollte einer Ihrer Termine nicht korrekt umgesetzt werdenkönnen, so informiert Sie der HotSync-Manager darüber. Termine, für die im Palmkeine Uhrzeit vergeben wurde, werden im time manager auf die Zeit zwischen 08.00Uhr und 08.01 Uhr gelegt.Die Kategorien von Aufgaben bleiben im time manager unberücksichtigt. Aufgabenohne Datum werden im time manager auf das größte im Palm verfügbare Datum, den31.12.2031 gelegt. Der Palm unterstützt im Gegensatz zum time manager keineErinnerungen für Aufgaben.16.9 Abgleich mit MobiltelefonAbgleich über OutlookDie meisten Mobiltelefone können einen automatischen Abgleich mit den Kontaktenvon Outlook vornehmen, so dass über diesen Weg des doppelten Abgleichs, desMobiltelefons mit Outlook und Outlook mit dem address manager bzw. umgekehrt, dieDaten abgeglichen werden können.Abgleich über WinFonieDie Software WinFonie Mobile bietet die Synchronisation von Kontaktdaten, Aufgabenund Terminen zwischen Mobiltelefon und dem address manager an. WeiterführendeInformationen zu diesem Thema finden Sie in unserer Knowledgebase unterwww.combit.net/de/support/kb im Artikel "Mobiltelefon Synchronisation mit WinFonieMobile 2".Abgleich via Export/ImportDer Austausch kann auch über die Import-/Export Schnittstelle erfolgen. Das gebräuchlichsteFormat hierfür ist dBase IV.240

Allgemeine Einstellungen17. Konfiguration AllgemeinIm Menü Konfiguration können Sie viele verschiedene Einstellungen vornehmen. Einigedieser Einstellungen werden in den entsprechenden Kapiteln des Handbuchsausführlich beschrieben. Daher werden an dieser Stelle nur diejenigen Dialogebeschrieben, die nicht bereits an anderer Stelle erklärt werden.17.1 Allgemeine EinstellungenÜber den Menüpunkt Konfiguration > Allgemein können Sie eine Reihe von Einstellungenvornehmen, mit denen Sie das allgemeine Verhalten und Erscheinungsbildbestimmen.AllgemeinÜber die Registerkarte "Allgemein" können Sie verschiedene Optionen beeinflussen, diefür den gesamten address manager gelten sollen. Diese Einstellungen sindbenutzerspezifisch.▪Land -> Landesvorwahl: Aktivieren Sie diese Option, wenn bei der Angabe einesLänderkennzeichens in das LAND-Feld automatisch die jeweiligen Landesvorwahlenin die TELEFON-Felder (nicht MOBILTELEFON) eingetragen werdensollen. Weitere Informationen finden Sie unter "Landesvorwahl-Automatik"..241

Konfiguration Allgemein▪▪Pfade in Dialogen merken: Die verschiedenen Dateiauswahldialoge merken sichauf Wunsch das Verzeichnis, aus dem die letzte Datei geladen wurde. Beimnächsten Aufruf des betreffenden Dialogs wird automatisch das zuletzt benutzteVerzeichnis angezeigt.Titelmakros einschalten: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie die erweiterteMakrosprache z.B. für die Anbindung an Ihr Faxprogramm nutzen möchten. Sieheauch Kapitel "Arbeiten mit Titelmakros".▪ Übernahmemasken DB spezifisch: Aktivieren Sie diese Option, wennÜbernahmemasken individuell für jede einzelne Datenbank gespeichert werdensollen. Ist diese Option ausgeschaltet, so gilt die eingestellte Übernahmemaske alsVoreinstellung für alle Datenbanken. Diese Funktion ist nur imKompatibilitätsmodus verfügbar.▪▪▪▪Neue Instanz für jede über Explorer geladene Datenbank: Sie können amwDatenbanken auch öffnen, in dem Sie im Explorer auf die entsprechende Datei.DBX doppelklicken. Diese Option legt fest, ob in diesem Fall eineneue Instanz des amw geöffnet werden soll (Option aktiviert), oder ob dieDatenbank mit der bestehenden Instanz geöffnet werden soll (Option deaktiviert).Codebeschreibungen bei Druck und Textexport: Ist diese Option aktiviert, werdenCodebeschreibungen beim Drucken und Textexport im Klartext ausgegeben, z. B."Weihnachtskarte". Ist die Option ausgeschaltet, werden nur die Codenummernanstelle der Klartexte ausgegeben, z. B. "003".Powermanagement unterstützen: Diese Option soll Ihren PC dabei unterstützen,ungestört die Powermanagement-Funktion zu nutzen. Sofern auf Ihrem PCPowermanagement eingerichtet ist, fährt er nach einer bestimmten Zeit, in der erzwar eingeschaltet, aber nicht genutzt wurde, in eine Art Sleep-Modus, um Stromzu sparen. Im normalen Fall würde dieser Sleep-Modus durch die Checks des amwauf fällige Termine unterbrochen werden. Falls Sie nun in der Konfiguration dieseOption aktivieren, werden Termine sozusagen unterdrückt, sobald dasPowermanagement aktiv ist. Diese zurückgehaltenen Termine "melden" sich dannsofort bei Ihnen, sobald ihr PC sich nicht mehr im Sleep-Modus befindet. BeachtenSie bitte, dass deshalb diese Option bei Netzwerken nicht sinnvoll einsetzbar ist.Assistent für combit Hinweise starten: Der combit Hinweise Assistent liefert imInfobereich der Taskleiste kontextsensitive Informationen über ein dynamischerscheinendes Fenster.Suche / ExtraktÜber die Registerkarte "Suche / Extrakt" können Sie Optionen für die Such- undExtraktfunktionen einstellen. Diese Einstellungen sind datenbankspezifisch.242

Allgemeine EinstellungenSchneller Extrakt-ModusBei der Extraktfunktion gibt es zwei unterschiedliche Varianten, wie die Extraktedurchgeführt werden können.▪▪Schnelle Extrakte: Der schnelle Modus hat bei größeren Datenbanken (ab 5000 Datensätze)den Vorteil, dass Sie sich innerhalb des Extraktes deutlich schnellerbewegen (beispielsweise blättern) können. Dafür dauert jedoch das Erstellen desExtraktes in diesem Fall etwas länger. Außerdem muss beim Wechseln derSortierung ein Teil des Extraktes neu aufgebaut werden.Normale Extrakte: Im normalen Modus werden Extrakte etwas schneller erstellt,und die Sortierung kann jederzeit geändert werden, ohne den Extrakt neu aufbauenzu müssen. Dafür dauert jedoch bei großen Datenbanken (ab 5000 Sätzen) dasBewegen im Extrakt spürbar länger, wenn nur wenige Datensätze im Extraktenthalten sind.Grundsätzlich kann man sagen, dass der schnelle Modus sich vor allem in den Fällenempfiehlt, wo Sie viel in diesem Extrakt arbeiten, d.h. sich von Datensatz zu Datensatzbewegen und diese bearbeiten. In Fällen, in denen Sie nur einen Extrakt zusammenstellen,der dann beispielsweise exportiert oder in eine Serienbriefsteuerdateiübertragen wird, empfiehlt sich der normale Extraktmodus.Schalten Sie die Option "Schneller Extrakt Modus" ein, wenn Sie wollen, dass alleExtrakte automatisch immer in diesem Modus ausgeführt werden sollen.243

Konfiguration AllgemeinSuch-Dialoge für Maus optimiertSchalten Sie diese Option ein, wenn Sie die Dialoge für Schnell- und Normalsuche fürdie Bedienung mit der Maus optimieren wollen. Nach dem Anklicken des Suchfeldesspringt die Einfügemarke automatisch in das Eingabefeld für den Suchbegriff, so dassSie diesen direkt eingeben können.Ist die Option ausgeschaltet, müssen Sie zwischen Suchfeld und Suchbegriff mit derTabulator Taste wechseln.Suchart merkenSchalten Sie diese Option ein, wenn die Suchart "Normal", "Wildcard", oder "Phonetisch"im Suchdialog gemerkt werden soll. Ist die Option ausgeschaltet, wird die Option"Normal" bei jedem Aufruf des Dialogs voreingestellt.Optionen für Verlauf und NebenadressenHier können Sie die Felder auswählen, die zur Identifikation der Suchtreffer in der Trefferlisteangezeigt werden sollen. Zusätzlich können Sie die Verweildauer einstellen,nach der ein Datensatz in die Suchtrefferliste aufgenommen werden soll. WeitereInformationen siehe Kapitel "Verlauf (Liste der Suchtreffer)".MailversandÜber die Registerkarte "Mailversand" können Sie verschiedene Optionen für dieAnbindung an Ihr MAPI-fähiges eMail-Programm sowie des Mailproviders vornehmen.Die feldspezifischen Einstellungen sind datenbankspezifisch.eMail-VersandHier können Sie den grundlegenden Maildienst für eMails wählen. Bei textbasierteneMails haben Sie die Wahl zwischen:▪▪▪Simple MAPI: Die Standardschnittstelle für die meisten eMail-Clients.Extended MAPI (nur Outlook 2000-2010): nutzt eine erweiterte Funktionalität derMAPI Schnittstelle von Microsoft 2000-2010. Dadurch ist es möglich, trotzSicherheitseinschränkungen in Outlook eMails zu versenden, ohne dass derVersand jeder eMail jeweils manuell durch den Anwender nochmals bestätigtwerden muss.SMTP: Bei dieser Einstellung werden die eMails nicht über Ihr bestehendes eMail-Programm gesendet, sondern direkt über Ihren Mailprovider. Die Kommunikationerfolgt also direkt mit dem SMTP-Server.244

Allgemeine EinstellungenSMTP konfigurierenWählen Sie die Schaltfläche "SMTP konfigurieren...".Geben Sie die URL oder IP-Adresse Ihres SMTP-Servers an.Geben Sie auf der Registerkarte "SMTP-Benutzeroptionen" Ihre üblichen BenutzerundAbsenderdaten ein. Meist können Sie die entsprechenden Daten aus analogenKonfigurationsdialogen Ihres eMail-Programms übernehmen. Benutzername undPasswort sind nur notwenig, wenn der SMTP-Server eineAnmeldeauthentifizierung verlangt.Voreinstellung MAPI-DiensteSofern Sie MAPI oder Extended MAPI als Dienst gewählt haben, sind diese Optionenrelevant: Sofern "Externes Nameresolving" gewählt ist, belässt der amw die eMail-Felder ohne z.B. noch automatisch ein "SMTP:" hinzuzufügen.▪▪Hier können Sie angeben, welcher Fax- oder E-Mail Dienst als Voreinstellungverwendet werden soll, wenn der Dienst nicht direkt aus dem Eintrag in derDatenbank hervorgeht.Es wird geprüft, ob die Einträge in den Feldern für Fax und E-Mail der Konvention:: folgen. Dabei steht für den Namen des Mail-Dienstes und für die Mail-Adresse. Diese beiden Komponentenwerden durch einen doppelten Doppelpunkt "::" getrennt.245

Konfiguration AllgemeinPOV PostleitzahlverzeichnisÜber die Registerkarte "POV" des Befehls Konfiguration > Allgemein können Sie dieOptionen für das/die Postleitzahl- und Vorwahlverzeichnis/se des address managereinstellen. Diese Einstellungen sind benutzerspezifisch.▪▪Landeskürzel: Stellen Sie hier ein, welche Postleitzahldatenbank aufgerufenwerden soll, wenn das Feld LAND leer ist.Vorwahl-Trennstrich: Bei der Benutzung der Einfüge-Automatik (PLZ-Datenbank) inFeldern vom Typ TELEFON wird in diese Felder automatisch die Vorwahl und einTrennstrich vor der individuellen Rufnummer eingetragen. Hier lässt sichdefinieren, welches Zeichen als Trennstrich benutzt werden soll, also z.B. einSchrägstrich oder ein Gedankenstrich.SymbolleistenÜber die Registerkarte "Ansicht" des Befehls Konfiguration > Allgemein können Sie diebeiden Symbolleisten konfigurieren. Diese Einstellungen sind benutzerspezifisch.Über die Schaltfläche "Konfigurieren" öffnen Sie den Konfigurationsdialog. Darinkönnen Sie festlegen, welche Schaltflächen mit welchen Befehlen / Funktionenverbunden werden.246

Allgemeine Einstellungen▪▪Links in der Rubrik "Einträge" finden Sie die bisher für die Symbolleiste definiertenEinträge. Wenn Sie eine neue Symbolleiste definieren, ist diese Liste zunächst leer.Ein Eintrag in der Symbolleiste setzt sich zusammen aus einem Symbol und einerAktion, die beim Klick auf das Symbol ausgeführt werden sollen: Eintrag = Symbol+ AktionNach dieser einfachen Gleichung können Sie sich leicht Ihre eigenen Einträge für dieSymbolleiste definieren.Neue Einträge einfügenWählen Sie in der linken Liste die Position, an welcher der neue Button eingefügtwerden soll.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Einfügen", um einen neuen Eintrag anzulegen. Derneue Button wird oberhalb der markierten Position eingefügt. Über dieSchaltfläche "Separator einfügen" können Separatoren (Leerräume) zur Abgrenzungvon den übrigen Einträgen anlegen.Wählen Sie das gewünschte Symbol für den neuen Eintrag, in dem Sie in der Symbollistedarauf doppelklicken.Wählen Sie per Doppelklick die gewünschte Aktion für den Eintrag aus.▪Menü: In der Aktionsliste werden sämtliche Menübefehle in einerübersichtlichen Baumstruktur angezeigt.247

Konfiguration Allgemein▪ Funktion: Verschiedene Funktionsdefinitionen (Programmaufrufe,Tastaturmakros, Übernahmemasken, eMail-Vorlagen oder Titelmakros)werden angezeigt (siehe Kapitel "Funktionsdefinitionen festlegen").▪Script: Geben Sie eine Scriptdatei an, die bei Betätigung der Schaltflächeausgeführt werden soll (siehe Kapitel "Automatisierung mit Scripten").Doppelklicken Sie in der Aktionsliste auf die Aktion, die Sie mit dem Eintrag in derSymbolleiste verbinden möchten.Im Feld "Text" wird automatisch ein passender Beschreibungstext für den Eintragvorgeschlagen. Mit diesem Text erscheint der Eintrag in der Symbolleiste, wennSie die Anzeigeoption "Mit Text" einschalten.Ebenso wird automatisch ein Tool-Tip (Quick-Info, Bubble Help) vorgeschlagen.Dieser wird als Erläuterung angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger einenAugenblick über dem Symbol verharren. Die Vorschläge für Beschreibungstext undTooltip können Sie selbst nach Belieben abändern.Ganz bequem geht das Einfügen neuer Einträge auch per Drag & Drop mit der Maus.Dabei gehen Sie ähnlich vor:Wählen Sie in der Aktionsliste die Aktion, die Sie in die Symbolleiste aufnehmenwollen.Ziehen Sie die Aktion mit der Maus an die Position, an der sie eingefügt werdensoll.Wählen Sie per Doppelklick ein Symbol für den neuen Eintrag.Einträge bearbeiten▪▪▪▪▪Selektieren Sie den Eintrag, den Sie bearbeiten wollen. Sie können diesem Eintragein anderes Symbol oder eine andere Aktion zuweisen, in dem Sie daraufdoppelklicken.Wollen Sie einen Eintrag in der Symbolleiste an eine andere Position verschieben,geht dies per Drag & Drop: Ziehen Sie den Eintrag mit der Maus an diegewünschte Position.Um einen Eintrag aus der Symbolleiste zu löschen, selektieren Sie den Eintrag inder Liste und betätigen die Schaltfläche "Löschen". Alternativ können Sie denEintrag auch mit der Maus auf das Papierkorbsymbol ziehen.Haben Sie sich bei der Konfiguration der Symbolleiste einmal vertan, können Siedie letzten Aktionen über die Schaltfläche "Rückg." ungeschehen machen.Über die Schaltfläche "OK" bestätigen Sie Ihre Änderungen und speichern dieKonfiguration ab.248

Allgemeine EinstellungenBitte beachten Sie: Standardmäßig sind in der Symbolleiste 1 Schaltflächen für denphone manager und die OLE Verbindung zu Exchange/Internetexplorer enthalten.Diese Schaltflächen werden jedoch nur angezeigt, wenn diese Programme aktivsind. Sie sollten diese Schaltflächen nach Möglichkeit nicht löschen, weil Sie sonstnicht zu diesen Programmen wechseln können.Farbe der Oberfläche (Skinning)Im Bereich "Optik" können Sie verschiedene Darstellungsoptionen für dieProgrammoberfläche und die Dialoge einstellen.▪ Über die Schaltfläche "Farbwahl" können Sie die Farbe derProgrammoberfläche (Skinning) frei bestimmen. Wählen Sie dabei ausergonomischen Gründen eine helle Farbe aus, damit die Symbole deutlicherkennbar bleiben. Windows-Systemdialoge (Datei öffnen, Druckerwahl, Farbwahl)und einige wenige Programm-Toolbars (z.B. phone manager, eMail-Vorlage)werden nicht geskinnt.▪▪▪Über die Schaltfläche "Originalfarbe combit" können Sie die Farbeinstellungauf die Standardfarbe einstellen, die sich an der Farbe der Titelleiste orientiert undsomit gut zu anderen Anwendungen passt.Dialoge Windows Standard: Wenn Sie diese Option aktivieren, werden alle Dialogein der Windows-Standardfarbe angezeigt.Keine Bitmap-Buttons: Wenn Sie diese Option aktivieren (nur bei Dialoge WindowsStandard möglich), werden in den Windows-Standard-Schaltflächen zusätzlicheBitmaps angezeigt.Tooltips aktivierenSie können über diese Option festlegen, ob Tooltips angezeigt werden sollen. Das sindkleine Beschreibungstexte, die automatisch am Bildschirm erscheinen, wenn Sie mitder Maus einen Augenblick über einem bestimmten Bedienungselement,beispielsweise einem Button verharren. Viele Bedienungselemente verfügen übersolche Tooltips. Markieren Sie die Option Tooltips aktiv, um sie in Zukunft angezeigt zubekommen. Sie haben außerdem die Möglichkeit, für viele Objekte selbstdefinierteTooltips anzeigen zu lassen. Definieren können Sie diese beim Bearbeiten der Eingabemaskeüber die jeweiligen Objekteigenschaften.249

Konfiguration Allgemeinaddress manager HauptfensterÜber die Registerkarte "Ansicht" des Befehls Konfiguration > Allgemein finden Sie aucheinen Dialog zur Einstellung der Größe des Hauptfensters. Dabei stehen Ihnenfolgende drei Möglichkeiten zur Verfügung:▪▪▪Eingabedialog ohne automatische Anpassung: In diesem Fall erscheint die Maskezum Eingeben der Daten immer in der Größe, die im Eingabemaskendesignerfestgelegt wurde.Eingabedialog anpassen: Diese Option bewirkt, dass der Eingabedialog immer andie von Ihnen vorgegebene Fenstergröße angepasst wird. Das bedeutet, auchwenn Sie Ihr Fenster verkleinern würden, hätten Sie immer den komplettenEingabebereich sichtbar.address manager Fenster anpassen: Hier wird das address manager Fenster an dieGröße der Eingabemaske angepasst.Auto-ProtokollfunktionMit Hilfe der Auto-Protokollfunktion können Sie viel Zeit ersparen, indem Sie Einträge,die Sie bisher von Hand erledigten, automatisch protokollieren lassen, z.B. einenEintrag ins Bemerkungsfeld oder den Kontakt-Container.250

Übernahmemaske konfigurierenAuf der Registerkarte Auto-Protokoll bestimmen Sie, zu welchen Aktivitäten Einträgevorgenommen werden sollen. Zur Verfügung stehen die Einzelübernahme, eMail,Etikett, Karteikarte (Serienbrief/Einzelbrief), Export, Termin und Anreichern.Zunächst bestimmen Sie den Autoprotokoll-Text. Hierbei haben Sie über Formelnauch Zugriff auf Datenfelder und zusätzliche Informationen (bspw. DRUCKUSER,MASKENNAME, MASKENBESCHREIBUNG), die so im Protokolleintrag verwendetwerden können. Die "Maskenbeschreibung" können Sie bei jeder Druckvorlageangeben. Beim Autoprotokoll für den Export enthalten "Maskenbeschreibung" und"Maskenname" jeweils die Beschreibung.Diesen Eintrag können Sie mit Hilfe des Formel-Assistenten variieren.(Weitere Informationen zu Formeln finden Sie in der List & Label DesignerDokumentation)Nun legen Sie das Zielfeld fest, in das der Eintrag vorgenommen werden soll.Dabei kann es sich entweder um ein Bemerkungsfeld oder einen Kontaktcontainerhandeln.Zur Aktivierung des Auto-Protokolls markieren Sie die Checkbox "Aktiv?".Wenn Sie zusätzlich "Fragen?" ankreuzen, haben Sie die Möglichkeit, von Fall zuFall zu entscheiden, ob ein Eintrag vorgenommen wird. Dabei werden Sie nach Beendigungder entsprechenden Aktivität gefragt, ob protokolliert werden soll. WennSie das Autoprotokoll für den Versand von eMails aktiviert haben, sollten Sie vordem Versand von Serien-eMails die Option "Fragen?" deaktivieren. Ansonstenmüssen Sie jede eMail einzeln bestätigen.Bestätigen Sie mit OK; in Zukunft werden die aktivierten Einträge automatischvorgenommen.Hinweis: Bei der Einzelübernahme mit der rechten Maustaste ist die Auto-Protokollfunktion außer Funktion!Eine Alternative Protokollmethode finden Sie auch im Kapitel "Benutzerstatistik".17.2 Übernahmemaske konfigurierenSie können Daten mit einer Übernahmemaske in eine andere Anwendung (z.B. Word)übernehmen. Diese Ausgabe bietet sich z.B. für individuelle Briefe an, da Sie hier denDruckinhalt vor dem Druck in der entsprechenden Anwendung (z.B. Word) verändernkönnen.Sofern diese Dokumente automatisch im Dokumenten-Container abgelegt undverwaltet werden sollen, konfigurieren Sie diese Übernahmemaske mit einer251

Konfiguration AllgemeinDokumentvorlage in der Dokumentenverwaltung. Weitere Informationen siehe Kapitel"Dokumentenverwaltung".In Übernahmemasken legen Sie fest, welche Felder eines einzelnen Datensatzes aufwelche Weise in welches Zielprogramm übertragen werden sollen. Zusätzlich habenSie die Möglichkeit, festen Text, wie beispielsweise eine Absenderzeile, undFormatierungen zu übergeben oder über Bedingungen und Funktionen flexibel aufunterschiedliche Feldinhalte zu reagieren. Das Zielprogramm kann automatischgestartet werden.Eine Übernahmemaske wird über Konfiguration > Einzelübernahme > Auswählenaktiviert.Um die Einzelübernahme mit der aktivierten Übernahmemaske auszuführen,wählen Sie Ausgabe > Einzelübernahme.Um eine Übernahmemaske zu erstellen oder zu ändern gehen Sie folgendermaßen vor:Wählen Sie Konfiguration > Einzelübernahme > Bearbeiten.Die zuletzt ausgewählte Übernahmemaske wird geöffnet.Wenn Sie eine bestehende Übernahmemaske anpassen möchten, wählen Siediese über Datei > Öffnen aus. Übernahmemasken haben immer den Dateityp*.XFX. Im Unterverzeichnis "ueberna" und "docverwa" finden Sie einige Beispiele,die Sie an Ihre Anforderungen anpassen können. n. Wenn Sie eine neue Übernahmemaske erstellen möchten, wählen Sie Datei >Neu.Kompatibilität ÜbernahmemaskeSofern Sie Übernahmemasken mit dem address manager in Version 2003 oder frühererstellt haben und konfigurieren möchten, steht Ihnen mit der Option "addressmanager 2003 kompatible Übernahme" unter Konfiguration > Systemverwalter >Allgemein das bisherige Übernahmemodul zur Verfügung.Bitte beachten Sie, dass im Kompatibilitätsmodus die Anbindung an ein DMS nichtunterstützt wird.Sofern Sie eine Übernahmemasken mit dem address manager Version 2003 oderfrüher erstellt haben (Dateiendung *.xfr) können Sie diese für das neueÜbernahmemodul in das Format .xfx konvertieren. Wählen Sie Konfiguration >Einzelübernahme > Bearbeiten und dann Datei > Öffnen. Im Dialog "Vorlage öffnen"ändern Sie den Dateityp auf "Import-Übernahmemasken (.xfr)", damit Ihnen auchÜbernahmemasken im Format *.xfr zur Auswahl stehen. Öffnen Sie dann dieÜbernahmemaske um diese in das neue Übernahmemodul zu importieren. ÜberprüfenSie die Übernahmezeilen und passen Sie diese gegebenenfalls an. Speichern Sie dieÜbernahmemaske ab.252

Übernahmemaske konfigurierenAllgemeine AngabenGeben Sie eine Beschreibung für die Übernahmemaske an. Diese Beschreibungsteht Ihnen als Variable "MASKENBESCHREIBUNG" für Autoprotokolle zurVerfügung.Wählen Sie das Zielprogramm für die Übernahme aus. Bei der Wahl desProgramms ist unbedingt auf die Auswahl der korrekten Version zu achten. Überdie Schaltfläche "Programmpfad einstellen" kann das Programm gestartet werden,wenn es nicht gefunden wurde.Sollten Sie das gewünschte Programm nicht in der Liste finden, können Sie dasZielprogramm "Zwischenablage" einstellen. Die Daten können Sie dann manuell infast jedes Windowsprogramm einfügen.Für eine Übernahme in Word und Excel können Sie im Feld "Dokumentvorlage"eine Dokumentvorlage für das Zielprogramm auswählen. Diese Dokumentvorlagenkönnen z.B. Firmenlogo und Absenderangaben bereits enthalten.253

Konfiguration Allgemein▪▪▪▪▪Um die Felder an bestimmte Stellen in Word- oder Excel-Dokumenten zuplatzieren, können in diesen Vorlagen auch Textmarken enthalten werden.Diese Textmarken werden dann denn einzelnen Übernahmezeilenzugeordnet. Weitere Informationen zu Textmarken siehe unten.Im Feld "Dokumentvorlage" stehen Ihnen dabei nur die Benutzervorlagen vonWord bzw. Excel zur Auswahl. Den Speicherort der Benutzervorlagen zeigtIhnen Word 2000/XP/2003 unter Extras > Optionen > Speicherort für Dateienund Word 2007/2010 über die Schaltfläche "Dateispeicherorte" unter Word-Optionen > Erweitert.Desweiteren kann im Dialogfeld Dokumentvorlage auch eine Vorlage ausdem Arbeitsgruppenverzeichnis angegeben werden, schreiben Sie dazu denDateinamen einfach in das Feld. Word sucht eine Vorlage automatisch imVerzeichnis der Arbeitsgruppenvorlagen, wenn die angegebene Vorlage nichtim Verzeichnis der Benutzervorlagen vorhanden ist.Alternativ kann im Dialogfeld Dokumentvorlage auch der kompletteDokumentenpfad angegeben werden (z.B. F:\Vorlagen\brief.dot).Wenn Sie eine Übernahmemaske für die Dokumentenverwaltung erstellen,wählen Sie an dieser Stelle keine Dokumentvorlage aus, da dieÜbernahmemaske direkt bei der Konfiguration der Dokumentenverwaltungangegeben wird.ÜbernahmezeilenDer Dialog enthält eine Listbox, in der die einzelnen Zeilen der Übernahmemaskeangezeigt werden, sowie verschiedene Optionen. Wenn Sie eine neueÜbernahmemaske erstellen, ist diese Listbox zunächst leer.Übernahmemasken werden Zeile für Zeile aufgebaut. Jede Zeile wird dabeiautomatisch mit einem Zeilenumbruch abgeschlossen. Jede Zeile kann Felder, festenText und Funktionen enthalten. Dabei können auch mehrere Felder oder Texte in einerZeile stehen. Die einzelnen Zeilen einer Übernahmemaske werden in der Listbox desÜbernahmemaskendialoges untereinander angezeigt.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu" um eine Zeile einzufügen. ImKontextmenü wählen Sie "Text". Die neue Zeile wird vor der Markierung eingefügt,d.h. die zuvor markierte Zeile rutscht nach unten.Wenn Sie statt Text eine Makroanweisung übernehmen möchten, wählen Sie andieser Stelle "Makroanweisung" und geben den zugehörigen Makronamen an.254

Übernahmemaske konfigurierenFalls Sie eine bestehende Zeile wieder entfernen möchten, selektieren Sie diebetreffende Zeile und klicken Sie auf "Löschen".Um eine leere Zeile mit Inhalt zu füllen oder einen bestehenden Zeileninhalt zuändern, doppelklicken Sie auf die betreffende Zeile.Sie gelangen in den Dialog zur Zeilenbearbeitung und können hier entweder festenText (wie etwa Ihren Absender) und / oder die benötigten Variablen eingeben.Doppelklicken Sie z.B. auf die Registerkarte "Variablen und Funktionen" auf dieVariable ANREDE. Da diese Zeile mehrere Variablen enthalten soll, geben Sie jetztein Leerzeichen über die Tastatur ein. Wählen Sie dann die zweite VariableVORNAME. Auf die gleiche Weise fügen Sie als dritte Variable zuletzt NAME ein.Zur Unterscheidung von normalem Text, der über die Tastatur eingegeben werdenkann, sind Variablen von spitzen Klammern "< >" umgeben. Weitere Informationenzum Formel-Editor finden Sie unten.Verfahren Sie mit den weiteren Übernahmezeilen auf die gleiche Weise.ZeileneigenschaftenIm linken Bereich können Sie jeder Übernahmezeile Eigenschaften zuweisen.LeerzeichenoptimierungÜber die Leerzeichen-Optimierung können unerwünschte Leerzeichen (führende,eingeschlossene und übriggebliebene Leerzeichen) aus Zeilen von Übernahmemaskenentfernt werden.Stellen Sie sich vor, Sie drucken in einem Briefkopf eine Zeile mit den Variablen , wobei die einzelnen Variablen jeweils durchLeerzeichen getrennt werden.Falls zu einem Datensatz keine Anrede existiert, bleibt diese Variable leer, das folgendeLeerzeichen würde jedoch gedruckt. Vorname und Name erschienen um eine Stelleeingerückt (führendes Leerzeichen).Angenommen, die Variable "Vorname" wäre leer. Zwischen "Anrede" und "Name"stünden dann zwei Leerzeichen (eingeschlossene Leerzeichen), was im Druck wenigprofessionell aussieht. Wenn nun alle drei Variablen ohne Inhalt wären, so blieben dochdie beiden Leerzeichen stehen (übriggebliebene Leerzeichen). Diese Zeile wäre damitnicht leer und würde folglich auch nicht automatisch unterdrückt.Mit der Leerzeichen-Optimierung werden nun mehrfach vorkommendeeingeschlossene Leerzeichen automatisch auf ein einzelnes Leerzeichen zurückgesetzt.255

Konfiguration AllgemeinUnlöschbarDiese Option ist standardmäßig nicht aktiv, daher werden Leerzeilen standardmäßignicht ausgegeben. Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie eine Leerzeile ausgebenmöchten, z.B. zwischen Ort und Land.Manueller ZeilenwechselBei Aktivieren dieser Option wird eine Zeile nicht über einen Textumbruch beendet.Stattdessen wird sie mit einem manuellen Zeilenwechsel abgeschlossen. Eine etwaigeAbsatzformatierung wird ggf. überschrieben.Kein UmbruchBei Aktivieren dieser Option wird eine Zeile nicht über einen Textumbruch beendet.Eine etwaige Absatzformatierung bleibt erhalten.Sie können auch alle zu übernehmenden Informationen in einer Zeile derÜbernahmemaske platzieren. Dort, wo ein Zeilenumbruch erfolgen soll, fügen Sieeinfach einen Umbruch ein. Alternativ können Sie im Zieldokument die Stellen, andenen Informationen eingefügt werden sollen, durch Textmarken kennzeichnen, diedirekt eingebbar sind.TextmarkenÜblicherweise wird eine Adresse, die Sie aus dem address manager in IhreTextverarbeitung übernehmen, als Block an der aktuellen Cursorposition eingefügt. InZusammenarbeit mit Word und Excel ist es jedoch auch möglich, Felder an beliebigenStellen im Dokument einzufügen, unabhängig von der aktuellen Cursorposition. Damitlassen sich beispielsweise auch Formulare, Tabellen oder Briefvordrucke ausfüllen.Diese so genannte Textmarke markiert also eine Textstelle in einem Excel- oder Word-Dokument, die Sie festlegen und benennen. Sie können mit einer Textmarke z.B. dieStelle markieren, an die der Briefkopf oder das Datum platziert werden soll. Dabeigenügt es, lediglich die erste Zeile einer Textmarke zuzuweisen (z.B. das Feld "Firma"),die Folgezeilen werden automatisch angehängt.Wenn Sie in Word eine Textmarke in einen Positionsrahmen einfügen, um z.B. dieAdressfelder in einen Positionsrahmen zu übernehmen ist es zwingend erforderlich,dass der entsprechende Absatz in Word durch eine Formatvorlage(Absatzformatierung) formatiert ist, in der dieser Positionsrahmen definiert ist (eineeinfache Formatierung reicht nicht!). Diese definierte Formatvorlage (z.B. "Adressfeld")weisen Sie dann allen Übernahmezeilen zu, die in diesen Positionsrahmenübernommen werden sollen.Um in Word eine Textmarke einzufügen, klicken Sie in Word an der Stelle, an derSie eine Textmarke einfügen möchten und klicken im Menü Einfügen auf256

Übernahmemaske konfigurierenTextmarke. Geben Sie unter Name der Textmarke einen Namen ein und klicken Sieauf Hinzufügen.Um Textmarken als graue I-Balken anzuzeigen, aktivieren Sie die Option"Textmarken" bzw. "Textmarken anzeigen" in Word 2000/XP/2003 über Extras >Optionen > Ansicht und in Word 2007/2010 über Word Optionen > Erweitert >Dokumentinhalt anzeigen. Im Dialog "Textmarke einfügen" können Sie erkennen,welche Textmarke welchen Namen hat, wenn Sie die Liste nach Ort sortieren.Speichern Sie das Dokument und lassen Sie das Word- bzw. Excel-Dokument imHintergrund geöffnet. Diese Textmarken stehen Ihnen nun in derÜbernahmemaske im Bereich "Zeileneigenschaften" in der Combobox "Textmarke"zur Verfügung und können den Zeilen zugewiesen werden. Sie können den Namender Textmarke aber auch direkt eingeben.Bitte beachten Sie, dass Sie nur Textmarken zuweisen dürfen, die in derDokumentvorlage auch definiert sind. Wenn Sie eine Textmarke zuweisen, die im257

Konfiguration AllgemeinZieldokument nicht definiert ist, erhalten Sie bei der Übernahme dieFehlermeldung "Das angeforderte Element ist nicht in der Sammlung vorhanden". Um in Excel eine Textmarke einzufügen, wählen Sie Einfügen > Name >Definieren. Sie haben aber auch die Möglichkeit, in der Übernahmemaske direktSheet (z.B. "1"), Reihe und Spalte anzugeben.Weitere OptionenIm unteren Bereich des Dialogs stehen Ihnen je nach Zielprogramm noch allgemeineOptionen zur Verfügung.Automatisch EinfügenDie Option "Automatisch Einfügen" bewirkt, dass die zu übernehmenden Daten imZielprogramm automatisch übernommen werden. Ist die Option ausgeschaltet,verbleiben die Daten zunächst in der Zwischenablage und müssen im Zielprogrammmanuell eingefügt werden.FensterautomatikDie Option "Fensterautomatik" bewirkt, dass das Fenster des Zielprogramms nach derÜbernahme automatisch in den Vordergrund rückt.Datei speichernÜber "Datei speichern" können Sie angeben, ob die im Zielprogramm erstellte Dateianschließend abgespeichert werden soll. Über den Formelassistenten legen Sie fest,wie der Name der Datei generiert werden soll (bspw. der Anfang des Firmennamens).Als Dokumentfelder definierenÜber eine Auswahlliste können Sie "Dokumentfelder" definieren. Die selektierten Felderstehen in Word als Textmarken (Feldname Ref) zur Verfügung und können dort in eineDokumentvorlage eingefügt werden. Nachdem eine Textmarke durch dasDokumentfeld definiert ist, lässt sie sich sehr einfach über ein REF-Feld auslesen.Gehen Sie folgendermaßen vor:258In der Übernahmemaske selektieren Sie alle Felder, die als Dokumentfelder anWord übergeben werden sollen.

Übernahmemaske konfigurieren▪▪▪▪Klicken Sie auf ein Feld um dieses zu selektieren.Um mehrere Felder zu selektieren halten Sie die STRG-Taste gedrückt.Um selektierte Felder zu deselektieren, halten Sie die STRG-Taste gedrücktund klicken erneut auf ein selektiertes Feld.Feldbezeichnungen dürfen keine Punkte enthalten.Öffnen Sie Ihre Dokumentvorlage in Word und fügen Sie an die entsprechendenStellen die Feldfunktion {Ref } ein.Beispiel: Aktivieren Sie das Dokumentfeld "Betreuer". In Word fügen Sie dieFeldfunktion {Ref Betreuer} ein. An dieser Stelle wird dann der Inhalt von Feld"Betreuer" ausgegeben.Die übergebenen Dokumentfelder müssen nach der Übergabe im Dokument nochaktualisiert werden. Markieren Sie dazu den gesamten Inhalt mit STRG+A unddrücken dann die Funktionstaste F9.SchriftartenDiese Optionen beziehen sich hauptsächlich auf Word. Sie haben die Möglichkeit, jedeZeile der Übernahmemaske zu formatieren. Wählen Sie dazu die gewünschte Schriftund Schriftgröße oder – noch einfacher – eine Formatvorlage aus der Liste aus. WennSie keine Formatierung angeben, wird diese aus dem Absatz im Zieldokumentübernommen, in das die Daten eingefügt werden.▪▪▪Wollen Sie, dass die in das Zielprogramm übernommenen Daten immer imgleichen Schriftbild wie das übrige Dokument erscheinen, verzichten Sie darauf,Schriften für die Übernahme einzustellen. Die übernommenen Informationenpassen sich dann automatisch den Absatzformatierungen der Dokumentvorlagean, in die sie eingefügt werden.Sie können Formatvorlagen, Schriftbezeichnungen und Schriftgrößen auch direkt indas Dialogfeld eingeben.Bitte beachten Sie, dass Sie nur Formatvorlagen angeben dürfen, die in derDokumentvorlage auch definiert sind. Wenn Sie in einer Übernahmemaske eineFormatvorlage angeben, die im Zieldokument nicht definiert ist, erhalten Sie bei derÜbernahme eine Fehlermeldung.259

Konfiguration AllgemeinFormel-Editor verwendenEinfügen von FunktionenMit Hilfe des Formelassistenten können Sie ebenso Funktionen in die aktuellbearbeitete Zeile einfügen. Mit diesen Funktionen lassen sich String- (Text-), ZahlenundDatumsmanipulationen ausführen. Auf der entsprechenden Registerkarte erhaltenSie eine Liste der verfügbaren Funktionen. Hier stehen links die jeweiligenFunktionsnamen und in Klammern Anzahl und Wertetyp der Argumente der Funktion.Rechts steht der Typ des Rückgabewertes (Ergebnis) der Funktion.260Doppelklicken Sie auf die gewünschte Funktion, um Sie einzufügen. Ergänzen Siedie Argumente, wo nötig. Dies können entweder Variablen oder manuelleingegebene Werte sein.Innerhalb von Funktionen gelten besondere Regeln für die Schreibweise, die imAbschnitt "Hinweise zu Syntaxregeln" später in diesem Kapitel beschrieben sind.Hinweis: Da Berechnungen in Übernahmemasken eher der Ausnahmefall sind,werden alle Variablen automatisch in den Wertetyp "String" (Text) konvertiert. FallsSie unbedingt mit "Datums" oder "Zahl" Werten rechnen wollen, müssen Sie diesezuerst mit den entsprechenden Funktionen in den gewünschten Wertetypumwandeln. Eine Erläuterung der verfügbaren Funktionen finden Sie in derZusatzdokumentation "List & Label Designer".Bedingungen einfügenÜber die Registerkarte "Cond()" können Sie beliebige "WENN-DANN-SONST"-Bedingungen in die aktuell bearbeitete Zeile der Übernahmemaske einfügen. Dieserfolgt über einen übersichtlichen Dialog.In das erste Eingabefeld geben Sie den gewünschten Bedingungsausdruck ein.Dieser Ausdruck muss ein logischer Ausdruck sein, d.h. bei der Auswertungentweder den Wert WAHR oder FALSCH ergeben. Dies ist das "WENN"-Argumentder Bedingung.In das zweite Eingabefeld geben Sie ein, was bei der Übernahme geschriebenwerden soll, wenn der Ausdruck im "Wenn"-Argument WAHR ist. Dies ist das"DANN"-Argument der Bedingung.In das dritte Eingabefeld legen Sie fest, was bei der Übernahme geschriebenwerden soll, wenn der Ausdruck im "Wenn"-Argument FALSCH ist. Dies ist das"SONST"-Argument der Bedingung.In den Ausdrücken für die WENN-, DANN- und SONST-Argumente der Bedingungkönnen Sie nach Belieben Variablen, Funktionen und Verknüpfungsoperatoreneinsetzen, indem Sie diese von Hand eingeben oder sich über die Schaltflächen

Übernahmemaske konfiguriereneinfügen lassen. Falls bei manchen Argumenten nichts geschrieben werden soll, gebenSie für die betreffenden "DANN" oder "SONST" Argumente einfach zweiAnführungszeichen ein. Innerhalb von Bedingungen gelten besondere Regeln für dieSchreibweise, die gleich im Anschluss beschrieben sind.Beispiel: Im Feld "Land" sei das Länderkennzeichen ("D", "CH", "A", etc.) gespeichert. Beider Übernahme in einen Briefkopf soll das Land ausgeschrieben unter der Ortsangabeausgegeben werden – jedoch nur, wenn kein "D" im Feld LAND steht.Hinweis: Eine Erläuterung der verfügbaren Verknüpfungen finden Sie in derZusatzdokumentation "List & Label Designer". Vergleichswerte müssen dabei immerin Anführungszeichen gesetzt werden. Ein Paar Anführungszeichen mit Leerstelledazwischen steht dabei für eine Leerstelle.Hinweise zu SyntaxregelnSpitze Doppelklammern (« »)Innerhalb von Ausdrücken, d.h. Bedingungen und Funktionen, gelten besondere Regelnfür die Schreibweise. Solche Ausdrücke müssen immer in spitzen Doppelklammern («261

Konfiguration Allgemein») erscheinen. Bitte beachten Sie, dass pro Ausdruck (Bedingung oder Funktion) immernur ein Paar von spitzen Doppelklammern (« ») vorkommen darf.Variablen in AusdrückenAußerhalb von Ausdrücken stehen Variablen in spitzen Klammern (),innerhalb ohne spitze Klammern (VARIABLE).Ausdrücke und Fester TextVon Hand eingegebener Text muss innerhalb von Ausdrücken immer inAnführungszeichen ("TEXT") eingeschlossen werden.▪Wenn Sie festen Text zusammen mit Variablen verwenden wollen, müssen festerText und Variable stets über den Verknüpfungsoperator "+"verbunden werden.▪Beispiel: «"FESTER TEXT "+VARIABLE»Außerhalb von Ausdrücken sind für festen Text keine Hochkommata undVerknüpfungsoperatoren erforderlich.Beispiel: FESTER TEXT Ausdrücke und Umbruch, Datum, Tabulator, SonderzeichenUmbrüche oder Datumsangaben dürfen nicht innerhalb von Ausdrücken, d.h. nichtinnerhalb der spitzen Doppelklammern (« ») vorkommen.▪▪▪Über die Schaltfläche "Umbruch" auf der Registerkarte "Text" können Sie beliebigviele Umbrüche in die aktuell bearbeitete Zeile der Übernahmemaske einfügen.Umbrüche werden dabei durch das Zeichen "" dargestellt. Jeder dieserUmbrüche bewirkt einen Textumbruch.Über die Registerkarte "Datum" können Sie das aktuelle Datum per Doppelklick ineine Zeile einfügen.Über Einfügen des Steuerzeichens «chr$(9)» können Sie einen Tabulator erzeugen.▪Beispiel: Name: «Chr$(9)» Über Einfügen des Steuerzeichens «chr$(149)» können Sie einen Punkt erzeugen,oder beliebige andere Sonderzeichen. Geben Sie dazu in der Klammer den ANSI-Code des Zeichens ein.262Beispiel: «Chr$ (149)» «Chr$ (149)» 17.3 Druckvorlagen anpassenFür die direkte Ausgabe von Daten werden Druckvorlagen verwendet, die imintegrierten List & Label Designer angepasst werden können.

Druckvorlagen anpassenDiese Ausgabe eignet sich besonders für standardisierte Ausgaben wieStandardbriefe, Serienbriefe, Adress-Etiketten, Namensschilder und Listen.Informationen zur Ausgabe mit Druckvorlagen finden Sie unter "Ausgabe mitDruckvorlagen" in Kapitel "Ausgabe von Daten".Hinweis: Es handelt sich hier nur um eine kurze Einführung in dieses Thema –ausführliche Informationen zum Erstellen von Druckvorlagen finden Sie in derZusatzdokumentation List & Label Designer. Dort werden alle Möglichkeiten undFunktionalitäten ausführlich beschrieben.AllgemeinUm eine Druckvorlage zu erstellen oder zu ändern gehen Sie folgendermaßen vor:‣ Wählen Sie Konfiguration > Druck und dann die gewünschte Ausgabeform:Etiketten, Karteikarten, Listen oder Direkter Einzel-/Serienbrief.‣ Wenn Sie eine bestehende Vorlage anpassen möchten, wählen Sie diese aus. Siefinden im Unterverzeichnis "druck" für alle Ausgabeformen Druckvorlagenbeispiele,die Sie an Ihre Anforderungen anpassen können.‣ Wenn Sie eine neue Vorlage erstellen möchten, geben Sie im Feld Dateinameeinen Namen für die neue Druckvorlage an und wählen "Öffnen". Die263

Konfiguration Allgemeinverschiedenen Ausgabeformen haben unterschiedliche Dateiendungen: *.lbl(Etikett), *.crd (Karteikarte, Brief), *.lst (Liste).‣ Der List & Label Designer wird zur Bearbeitung der Druckvorlage geöffnet.Seitenlayout festlegenZuallererst sollte in einem neuen Projekt das gewünschte Seitenlayout eingerichtetwerden. Wählen Sie Projekt > Seitenlayout um Eigenschaften wie Druckerauswahl,Papiergröße und Ausrichtung festzulegen. Je nach Projektmodus (Etikett oder Liste)bestehen unterschiedliche Layout-Optionen.Bei mehrseitigen Projekten kann es sinnvoll sein, für die verschiedenen Seiten(Bereiche) jeweils unterschiedliche Layout-Einstellungen (Drucker, Seitengröße,Ausrichtung, Papierschacht) zu wählen.Über die Druckereinstellungen können Sie für jeden Bereich die Einstellungen fürDrucker, Seitengröße, Ausrichtung, Duplexdruck, Anzahl Exemplare, Exemplaresortieren und Papierschacht (z.B. erste Seite Papier auf Geschäftspapier und für dieFolgeseiten Normalpapier) vornehmen.264

Druckvorlagen anpassenAusführliche Informationen zu den Eigenschaften finden Sie in derZusatzdokumentation List & Label Designer.AusgabemedienAuf der Registerkarte "Ausgabemedien" können Sie über die beiden Schaltflächenrechts ein selektiertes Ausgabeformat als Voreinstellung für den späteren Druckfestlegen und die Optionen für dieses Format bestimmen.Es stehen Ihnen zwei Schaltflächen zur Verfügung:Vorlagen für EtikettenformateIm Seitenlayout für Etiketten können Sie über die Registerkarte "Vorlagen" unter zahlreichenvordefinierten Etikettenformaten verschiedener Hersteller auswählen. Damitwird automatisch festgelegt, wie groß die einzelnen Etiketten sind und wie viele sichdavon wie auf dem Blatt verteilen.Etikettenformate selbst definierenSie können Etikettenformate auch selbst definieren, falls sich das gewünschte Layoutnicht unter den Vorlagen befinden sollte. Über die Bereich-Eigenschaft"Layoutdefinition" können Sie die erforderlichen Einstellungen vornehmen, dafür stehtauch ein Dialog zur Verfügung:Ausführliche Informationen zu den Eigenschaften finden Sie in derZusatzdokumentation List & Label Designer.ProjektbausteineSofern Sie ähnliche Projekte verwenden, bietet es sich an immer wiederkehrendeElemente nicht jedes Mal neu in jedem Projekt zu erstellen, sondern andere Projekteals "Bausteine" einzubinden. Auf diese Art und Weise kann z.B. ein Briefkopf sehreinfach eingebunden werden und Änderungen können zentral an einer Stelle erfolgen,sollte z.B. das Design angepasst werden. Eine Adressänderung der eigenen Firma kannso z.B. an einem einzelnen Projekt erfolgen, anstatt, dass hunderte von Einzelprojektengeändert werden müssen.Über Projekt > Bausteine können Sie andere Projekte projekttyp-übergreifend alsBausteine hinzufügen. Die Objekte dieser Projekte werden sichtbar, können in diesemProjekt jedoch nicht verändert werden.Etikett erstellen und ändernWenn Sie ein neues Etikett über den Projekt-Assistenten erstellt haben, sind dienotwendigen Objekte bereits auf der Arbeitsfläche platziert.265

Konfiguration Allgemein‣ Um weitere Objekte zu platzieren, wählen Sie aus der Werkzeugleiste links dasentsprechende Werkzeug aus, z.B. "Text/Variableninhalt". Ziehen Sie auf demArbeitsbereich ein Textobjekt auf (erscheint als rechteckiger Rahmen).‣ Klicken Sie doppelt auf das erzeugte Textobjekt. Klicken Sie im folgenden Dialogauf die Schaltfläche "Neu" um eine neue Zeile im Etikett anzulegen. Definieren Sieanschließend die einzelnen Zeilen des Etikettes.‣ Die Zeilen des Etiketts sollen beispielsweise die Variablen für die Anschriftenthalten. Wählen Sie im Formel-Editor die gewünschte Variable aus und klickenSie auf "Einfügen", um sie in die Zeile zu übernehmen. Noch schneller geht es,wenn Sie auf die Variable doppelklicken. Bestätigen Sie die Zeile mit OK. Bauen Sieauf diese Weise Zeile für Zeile das gewünschte Etikett auf.266

Druckvorlagen anpassen‣ Sie können übrigens jede der Zeilen formatieren, indem Sie die Zeile anklicken unddann im rechten Bereich die gewünschte Schriftart, die Zeilenausrichtung undweitere Eigenschaften einstellen.267

Konfiguration AllgemeinWenn Sie Leerzeilen eingefügt haben, sollten Sie für diese unbedingt dieEigenschaft "Unlöschbar” einschalten. Sonst werden die Leerzeilen beim Druckenautomatisch unterdrückt.Wenn Sie Sonderzeichen einfügen möchten, z.B. einen Punkt zwischen denFeldern des Absenders, so können Sie dies über die Funktion chr$() erreichen.Geben Sie in der Klammer den ANSI-Code des Zeichens an und setzen Sie diesenAusdruck in spitze Doppelklammern (Chevrons).Beispiel: combit GmbH «Chr$ (149)» Untere Laube 30 «Chr$ (149)» 78462 KonstanzGeben Sie in den Projekteigenschaften (im Toolfenster Eigenschaften wenn keinObjekt im Arbeitsbereich selektiert ist) eine Projektbeschreibung an. Diese Angabesteht Ihnen im Druckvorlage-Öffnen-Dialog und in Autoprotokollen als Variable"MASKENBESCHREIBUNG" zur Verfügung.‣ Speichern Sie die Etikettendefinition mit Datei > Speichern und schließen Sie denList & Label Designer mit Datei > Beenden.Hinweis: Ausführliche Informationen zum Erstellen von Druckvorlagen finden Sie inder Zusatzdokumentation List & Label Designer.Einzel- und Serienbriefe erstellen und ändernEinzel- und Serienbriefe können direkt oder über Ihre Textverarbeitung erstellt undgedruckt werden. Der direkte Druck geht schneller und komplexere Bedingungen wiedie automatische Entscheidung zwischen Postfach- und Hausanschrift lassen sich268

Druckvorlagen anpasseneinfacher umsetzen als in der Textverarbeitung. Der Vorteil der Textverarbeitung liegtzumeist in den umfangreicheren Formatierungsmöglichkeiten.Wählen Sie Konfiguration > Druck > Direkter Einzel-/Serienbrief.Geben Sie einen Namen für die Datei an oder öffnen Sie die Beispielvorlage"serbrief.crd" aus dem Verzeichnis "druck" und ändern diese ab.‣ Die einzelnen Bestandteile (Anschrift, Absender, Logo und Text) werden wie beieinem Etikett jeweils als Objekte auf der Arbeitsfläche platziert.‣ Doppelklicken Sie auf das Objekt "Formatierter Text" um den eigentlichen Brieftexteinzugeben. Sie können diesen auch aus einem bestehenden Brief (über dieZwischenablage) aus ihrer Textverarbeitung kopieren.269

Konfiguration Allgemein Auch die Ausgabe mehrseitiger Briefe ist möglich. Gehen Sie dabeifolgendermaßen vor:▪Über Rechtsklick > Ebene zuweisen werden die Objekte Anschrift,Absender, Absender Logo und Datum der Ebene "Erste Seite" zugewiesen.Dadurch werden diese nur auf der ersten Seite ausgegeben.▪Alternative 1 (siehe mitgelieferte Vorlage "serbrief.crd"): Damit der Brieftextauf der Folgeseite am oberen Blattrand beginnt, wurde die Position (oben,Höhe) des Objekts "Brieftext" mit einer Bedingung gesetzt, die auf denFolgeseiten das Textfeld nach oben verschiebt und in der Höhe vergrößert.▪Alternative 2 (siehe mitgelieferte Vorlage "serbr2.crd"): Damit der Brieftext aufder Folgeseite am oberen Blattrand beginnt, wird ein Dummyrechteck alsObjekt positioniert und mit dem Brieftext vertikal (relativ zu Ende/invers)verkettet. Dieses Dummyrechteck beginnt dort, wo auf der Folgeseite derBrieftext beginnen soll. Die Höhe des Dummyrechtecks bestimmt den Wert,270

Druckvorlagen anpassenum den auf den Folgeseiten der Brieftext nach oben verschoben und in derHöhe vergrößert wird.Hinweis: Ausführliche Informationen zum Erstellen von Druckvorlagen finden Sie inder Zusatzdokumentation List & Label Designer.Karteikarte erstellen und ändernKarteikarten (Dateiendung *.crd) sind vom Aufbau her nichts anderes, als etwaskomplexer aufgebaute Etiketten. Auch bei Karteikarten können mehrere Datensätze aufeiner Seite ausgegeben werden, d.h. auch die Seitennummerierung ist fortlaufend.Daher wird hier nur auf die Unterschiede eingegangen.Bei Karteikarten gelten dabei einige Besonderheiten:‣ Karteikarten enthalten in der Regel mehrere Textobjekte. Um sich das Ausrichtenvon Feldbeschreibungen und Feldinhalten zu erleichtern, baut man eine Karteikarteam besten so auf, dass in einem Textobjekt nur die Feldbeschreibungen und einemzweiten Textobjekt daneben die zugehörigen Inhalte stehen.‣ Bei den Inhalten sollten Sie alle Zeilen des Textobjektes unbedingt mit derEigenschaft "unlöschbar" versehen. Sonst verrutschen eventuell die Inhaltegegenüber den Feldbeschreibungen, wenn Felder leer sind.‣ Wenn Sie Checkboxen ausgeben möchten, verwenden Sie eine Formel mitBedingung.Beispiel: «Cond(,"Ja","Nein")»‣ Wenn Sie Bemerkungsfelder auf der Karteikarte ausgeben möchten, kann es beilangen Bemerkungen passieren, dass der Inhalt nicht genügend Platz hat. Soll dasBemerkungsfeld bei Bedarf auf einer neuen Seite fortgesetzt werden, setzen Sie inden "Eigenschaften" die Option "Seitenumbruch" auf "Ja".Bitte beachten Sie, dass für jede neue Seite, die für das Bemerkungsfeldbegonnen wird, auch alle übrigen Textobjekte der Karteikarte auf der neuen Seitewiederholt werden. Falls das nicht gewünscht ist, können Sie über verschiedeneDarstellungsebenen und Objektverkettungen unterschiedliche Seitenlayouts für dieErste und die Folgeseiten definieren, ein Beispiel hierzu finden Sie bei denmitgelieferten Druckbeispielen.271

Konfiguration AllgemeinListe erstellen mit dem Listen-AssistentenMit Hilfe des Assistenten wird es Ihnen wesentlich erleichtert, eine Liste zu erstellen;vor allem ungeübte Benutzer werden sich über diese Möglichkeit freuen. Gehen Siedazu folgendermaßen vor:Wählen Sie Konfiguration > Druck > Listen-Assistent.Im folgenden Dialog markieren Sie nun die Felder, die in der Liste erscheinensollen und übertragen diese mit den Pfeiltasten in das rechte Feld. Mit den Pfeil-Schaltflächen oberhalb des Feldes lässt sich der selektierte Eintrag nach obenbzw. unten verschieben. Außerdem können Sie noch festlegen, obSpaltenüberschriften erzeugt werden und eine Zusammenfassung angezeigtwerden soll.Im folgenden Dialog können Sie eine Gruppierung bestimmen, falls Sie die Liste inmehrere Gruppen mit Zwischenüberschriften unterteilen möchten. Denkbar wärez.B. eine Aufteilung nach Firmensitz bzw. Ort. Eine weitere Möglichkeit wäre dieGruppierung nach Firmenname, die dann besonders sinnvoll wäre, wenn Sie beivielen Firmen Nebenadressen angelegt haben. Somit hätten Sie alleAnsprechpartner eines Unternehmens übersichtlich zusammengefasst. Gehen Siezum Erstellen einer Gruppierung folgendermaßen vor:Markieren Sie zuerst das gewünschte Gruppierungsfeld, in den oben genanntenBeispielen wäre das ORT bzw. FIRMA.272

Druckvorlagen anpassenLegen Sie nun das Gruppierungskriterium fest, also bspw. das gesamte Feld, oderauch nur den ersten, die beiden ersten Buchstaben usw. (bis 5 Buchstaben). EinBeispiel für den ersten Buchstaben als Gruppierungskriterium wäre eine Liste mitalphabetischem Register. Nun können Sie noch festlegen, ob die Datenzeile eingerücktwerden soll, oder ob alle Zeilen linksbündig sein sollen.Der Eintrag bei der Gruppenzeile wird entsprechend dieser Angaben automatischvorgenommen. Im Falle einer alphabetischen Gruppierung nach dem erstenBuchstaben der Variablen NAME müsste der Eintrag folgendermaßen aussehen:. Indem Sie die Formel-Schaltfläche betätigen, haben Sieaber auch die Möglichkeit, die Formel für die Gruppenzeile mit Hilfe desFormelassistenten zu definieren. Falls Sie möchten, dass in der Gruppenzeile dieFirma und deren Adresse in einer Reihe stehen, müssten Sie nur folgenden Eintragvornehmen: (weitere Informationen zuFormeln finden Sie in der List & Label Designer Dokumentation).Im folgenden Dialog sollte noch eine Sortierung bestimmt werden. Wenn Sie dieListe später drucken, achten Sie darauf, dass die Sortierung zuvor passendgewählt wird. Wenn Sie also z.B. eine Liste ausgeben, die nach FIRMA gruppiertist, sollten Sie die Datenbank alphabetisch nach FIRMA ordnen. Der Assistentschlägt Ihnen eine passende Sortierung vor.Im nächsten Dialog können Sie die Einträge für die Kopf- und Fußzeile definieren.Beide Zeilen sind in drei Bereiche aufgeteilt, und zwar Links, Mitte und Rechts, wobeiSie jeweils eine der folgenden Eintragungen vornehmen lassen können:Benutzer, Datenbank, Datum, Seitenzahl oder Uhrzeit. Falls Sie einen Titel über der273

Konfiguration AllgemeinListe wünschen, können Sie diesen auch mit Hilfe des Formelassistentendefinieren.Nachdem Sie mit "Weiter" bestätigt haben, können Sie nun noch die Papiergrößewählen und entscheiden, ob die Liste Hoch- oder Querformat haben soll.274

Druckvorlagen anpassenZuletzt bestimmen Sie Dateiname und eine Beschreibung. Diese Beschreibungsteht Ihnen im Druckvorlage-Öffnen-Dialog und in Autoprotokollen als Variable"MASKENBESCHREIBUNG" zur Verfügung.Selbstverständlich können Sie bei der Listenerstellung auch ganz ohne den Assistentenarbeiten und die Liste direkt im Designer einrichten. Dadurch werden Ihnen noch mehrMöglichkeiten eröffnet; mehr Informationen dazu im nächsten Abschnitt.Listen erstellen und ändernWählen Sie Konfiguration > Druck > Listen. Wählen Sie eine bestehende Liste ausoder geben Sie einen neuen Dateinamen ein.Klicken Sie auf das Tabellenwerkzeug und ziehen Sie eine Tabelle auf demArbeitsbereich auf.Doppelklicken Sie mit der rechten Maustaste in das selektierte Tabellenobjekt umden Eigenschaftsdialog zu öffnen. Dieser bietet Ihnen alle Möglichkeiten, Ihre Listezu gestalten.275

Konfiguration AllgemeinDie Tabellenzeilen sind spaltenorientiert, d.h. jede Zeilendefinition kann vieleSpalten enthalten und jede Spalte kann für sich bearbeitet und formatiert werden.Jede Spalte des Tabellenobjekts wird durch eine Zeile in der Liste repräsentiert.Es stehen Ihnen 5 Zeilenarten zur Verfügung:▪Kopfzeilen: Enthalten die Spaltenüberschriften der Liste.▪▪▪▪Datenzeilen: Enthalten die eigentlichen Inhalte der Liste, beispielsweiseFirmen, Ansprechpartner und Telefonverbindungen.Fußzeilen: Enthalten zusätzliche Informationen am Ende (=Fuß) der Liste,beispielsweise die Anzahl aller in der Liste ausgedruckten Datensätze.Gruppenkopfzeilen: Enthalten Zwischenüberschriften für Gruppen vonDatenzeilen, beispielsweise den Buchstaben "C" für die Gruppe aller Firmen,die mit "C" anfangen.Gruppenfußzeilen: Enthalten Zusammenfassungen der Gruppen, z.B. Anzahlder DatensätzeAusführliche Informationen zum Erstellen von Tabellenobjekten finden Sie in dermitgelieferten Dokumentation "List & Label: Der Designer".276

Druckvorlagen anpassenBeispiel: Firmenliste mit AnsprechpartnernIn der Regel wird für jeden Ansprechpartner ein eigener Datensatz geführt. Dasbedeutet, wenn Sie bei der combit 3 Ansprechpartner haben, haben Sie 3 Datensätzeerstellt. Stellen Sie sich vor, Sie wollen eine Liste aller Firmen mit IhrenAnsprechpartnern und deren Telefonverbindungen erstellen. Dabei soll die Firmajedoch nur einmal gedruckt, unter darunter alle Ansprechpartner gelistet werden.Auch hier helfen die Gruppenzeilen. Betrachten Sie jede Firma als eine Gruppe. In derGruppe gibt es mindestens einen, vielleicht aber auch mehrere Ansprechpartner. DieFirmenanschrift erscheint einmal für alle Ansprechpartner in der Gruppenzeile. Daruntererscheinen die einzelnen Ansprechpartner mit Ihren Telefonverbindungen.So wird’s gemacht:Am besten fangen Sie mit den Datenzeilen an. Von dort können Sie dann dasSpaltenlayout für die anderen Zeilentypen einfach übernehmen, ohne es neudefinieren zu müssen.In der Datenzeile brauchen in diesem Falle nur der Ansprechpartner (erste Spalte)und die Telefonnummer erscheinen. Die Firmenanschrift steht ja schon in derGruppenzeile (siehe unten). Die Datenzeilen sollen nun die Variablen für ANREDE, -NAME, VORNAME und TELEFON der Ansprechpartner enthalten.Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu" um eine leere Spalte einzufügen.Doppelklicken Sie auf die Registerkarte "Variablen und Funktionen" auf die VariableANREDE.Unsere Spalte soll mehrere Variablen enthalten. Anstatt gleich mit OK die Spalte zuschließen, geben Sie jetzt ein Leerzeichen über die Tastatur ein. Wählen Sie danndie zweite Variable VORNAME. Auf die gleiche Weise fügen Sie als dritte Variablezuletzt NAME ein. Jetzt schließen Sie die Spalte mit OK.Um die Breite der einzelnen Spalten anzupassen, klicken Sie bei denSpalteneigenschaften auf "Breite" und stellen Sie die gewünschte Breite ein.Nun definieren wir die Kopfzeile:Klicken Sie auf die Registerkarte "Kopfzeile". Sie können nun das Spaltenlayout derDatenzeile übernehmen. Seien Sie bequem und bestätigen Sie mit OK.277

Konfiguration AllgemeinDer erste Feldname jeder Datenspalte wird als Titelbezeichnung in die Kopfzeileübernommen. Die Kopfzeile stellt die Spaltenüberschrift für die Liste dar.Doppelklicken Sie auf die Spaltenbeschriftung um diese zu ändern.Nun definieren wir die Gruppenzeile:Klicken Sie auf die Registerkarte "Gruppenkopf". Sie können nun das Spaltenlayoutder Datenzeile übernehmen Seien Sie bequem und bestätigen Sie mit OK.Hier in der Gruppenzeile soll nun die Firmenanschrift stehen. Weil Firmenbezeichnung,Strasse und Postleitzahl und Ort jeweils in einer eigenen Zeile stehen sollen,wurden die einzelnen Variablen FIRMA, STRASSE, sowie PLZZ und ORT durchZeilenumbrüche getrennt. Die Variablen wurden über die Registerkarte "Variablenund Funktionen" eingefügt. Die Zeilenumbrüche lassen sich über die Karte "Text"des Eigenschaftsdialogs einfügen.278

Funktionsdefinitionen festlegenJetzt müssen Sie noch festlegen, wann die Gruppenzeile erscheinen soll. Dazuüberwacht der Druckvorlagendesigner einen Ausdruck. Immer wenn sich dasErgebnis des Ausdrucks beim Übergang von einem Datensatz zum nächstenändert, wird die Gruppenzeile eingefügt. Selektieren Sie dazu die jeweiligeZeilendefinition und geben Sie den Ausdruck im Feld "Gruppieren nach" an.Im Beispiel soll die Gruppenzeile nur einmal für jede Firma erscheinen. Der zuüberwachende Ausdruck besteht in diesem Fall einfach aus der VariableUpper$(FIRMA)Speichern Sie die neue Liste und kehren Sie in den address manager zurück. BevorSie nun Ihre Adressen mit der neuen Liste drucken, sollten Sie noch nach derGruppe, in diesem Fall also nach der FIRMA, sortieren. Sonst stehen dieverschiedenen Ansprechpartner einer Firma nicht beisammen, sondern eventuellkreuz und quer über die Liste verstreut.17.4 Funktionsdefinitionen festlegenÜber Konfiguration > Funktionsdefinitionen können Sie Programme, Tastaturmakros,Übernahmemasken, Titelmakros, Druckvorlagen und eMail-Vorlagen bestimmtenVariablennamen zuordnen. Über diese Variablennamen können Verknüpfungen mit279

Konfiguration AllgemeinFunktionstasten oder selbstdefinierten Schaltflächen hergestellt werden. Damit ist esmöglich, Routineabläufe bei der täglichen Arbeit weitgehend zu automatisieren.Beim Drucken von Etiketten werden Sie beispielsweise immer die gleichenDruckvorlagen zum Etikettendruck auswählen. Anstatt nun jedes Mal mit Ausgabe >Seriendruck > Etiketten den Druckvorlagen-Auswahldialog aufzurufen, darin diegewünschte Druckvorlage zu wählen und auf OK zu klicken, können Sie den ganzenAblauf über ein Tastaturmakro auf einen Mausklick oder Tastendruck reduzieren. Oderstellen Sie sich vor, Sie übernehmen häufig einzelne Adressen sowohl in Faxformulareals auch in Briefe oder Belege. Hier müssten Sie jedes Mal zuerst die geeignete Übernahmemaskeaktivieren, bevor Sie die Übernahme ausführen können. Mit Hilfe derFunktionsdefinitionen definieren Sie eine Übernahmemaske für jeden dieser Zwecke,die Sie direkt über einen selbstdefinierten Button oder eine Funktionstaste aktivierenkönnen. Ob nun die Adresse in einen Brief oder ein Fax übernommen werden soll - einKlick genügt.Die Verknüpfung einer Funktion mit einem Button oder einer Funktionstaste erfolgt inzwei Schritten:Die gewünschte Funktion wird über Konfiguration > Funktionsdefinitionen einerder verfügbaren Variablen zugeordnet (=definiert).Die betreffende Variablendefinition wird mit einer Funktionstaste oder einemButton verknüpft.280

Funktionsdefinitionen festlegenProgramme zuordnenÜber die Registerkarte "Programme" können Sie bis zu 25 verschiedene Programmeden Variablen "Programm1" bis "Programm25" zuordnen.Klicken Sie auf die Variable, für die Sie eine Zuordnung vornehmen wollen.Geben Sie dann im Eingabefeld "Programmname" Pfad und Programmnamen dergewünschten Anwendung an. Sie können auch über die Schaltfläche"Durchsuchen" nach der gewünschten Anwendung suchen.Tastaturmakros zuordnenÜber die Registerkarte "Tastaturmakro" können Sie bis zu 25 Tastaturmakros definierenund den Variablen "Tastaturmakro1" bis "Tastaturmakro25" zuordnen.Ein Tastaturmakro ist nichts anderes als eine Abfolge von Tastendrücken, die Sie ausführen,um eine bestimmte Funktion auszuführen. Diese Abfolge von Tastendrückenkönnen Sie als Makro speichern und dann in Zukunft mit einem einzigen Tastendruckoder Buttonklick ablaufen lassen.Bevor Sie daran gehen, ein Tastaturmakro zu definieren, empfehlen wir Ihnen, sich dieeinzelnen Schritte der Abfolge zu notieren. Sie müssen diese nämlich direkt eingeben.Gehen Sie dann wie folgt vor:Klicken Sie auf die Tastaturmakro Variable, der Sie ein Tastaturmakro zuordnenwollen.In die Eingabezeile "Makrotext" geben Sie das gewünschte Tastaturmakro ein.▪Sondertasten und Steuerzeichen, soweit Sie nicht direkt über die Tastatureingegeben werden, können Sie über die Schaltflächen unterhalb derEingabezeile in das Makro aufnehmen. Um beispielsweise die Taste ALT inein Tastaturmakro aufzunehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Alt". An derEinfügemarke wird das Zeichen "%" eingefügt, das intern als Taste altverstanden wird.▪▪Um eine Wartezeit zwischen zwei Tastendrücken einzufügen, kann derBefehl {sleep xxx} verwendet werden, wobei xxx die Wartezeit inMillisekunden angibt.Pro Tastaturmakro sind bis zu 1024 Zeichen zulässig. Beachten Sie dabeijedoch, dass manche Zeichen intern mehr Stellen benötigen, als in derAnzeige.Ein Beispiel: Das Makro %dfc:\programme\combit\daten\test3.dbf{ENTER} lädt dieDatenbank "Test3.dbf". Hierzu wird zuerst der Dialog Datei > Öffnen aufgerufen(Tastenkombination ALT+D+F; im Makro "%df"). Dann wird der gewünschte281

Konfiguration AllgemeinDateiname mitsamt dem Pfad angegeben (im Makro"c:\programme\combit\daten\test3.dbf"). Zuletzt wird der Dialog mit der Taste ENTERbestätigt (im Makro "{enter}").Bitte beachten Sie, dass jedes Tastaturmakro von einem bestimmten Startpunkt(Kontext) ausgeht, ab dem die betreffende Tastenfolge gilt. Rufen SieTastaturmakros nicht aus anderen Kontexten auf, da die Tastenfolge dann zuunvorhersehbaren Ergebnissen führen kann.Übernahmemasken zuordnenÜber die Registerkarte "Übernahme" können Sie bis zu 25 Übernahmemasken denVariablen "Maske1" bis "Maske25" zuordnen.282Klicken Sie auf die Übernahmemasken-Variable, der Sie eine Übernahmemaske zuordnenwollen.Im Eingabefeld "Name" geben Sie Pfad und Dateiname der gewünschten Übernahmemaskeein. Sie können die Maske auch über die Schaltfläche "Durchsuchen"zuordnen.Titelmakros zuordnenÜber die Registerkarte "Titelmakros" können Sie bis zu 25 Titelmakros den Variablen"Titelmakro1" bis "Titelmakro 25" zuordnen.Klicken Sie auf die Titelmakro Variable, für die Sie eine Zuordnung vornehmen wollen.Geben Sie im Eingabefeld Pfad und Namen des gewünschten Titelmakros an. Siekönnen das Titelmakro auch über die Schaltfläche "Durchsuchen" laden.Über die Schaltfläche "Makro bearbeiten" können Sie das zugeordnete Titelmakrodirekt editieren. Näheres zu Titelmakros finden Sie im Kapitel "Arbeiten mitTitelmakros" und im PDF-Dokument "Titelmakros" im Programmmenü"Dokumentationen".Einzeldruckvorlagen zuordnenÜber die Registerkarte "Einzeldruck" können Sie bis zu 25 Druckvorlagen für Etikettenoder Karteikarten (Einzelbrief, Serienbrief) für den Einzeldruck den Variablen"Einzeldruck1" bis "Einzeldruck25" zuordnen.Klicken Sie auf die Einzeldruck Variable, für die Sie eine Zuordnung vornehmenwollen.Geben Sie im Eingabefeld Pfad und Namen der gewünschten Druckvorlage an. Siekönnen die Druckvorlage auch über die Schaltfläche "Durchsuchen" laden.

Funktions- und Kurztasten einstelleneMail Vorlagen zuordnenÜber die Registerkarte "Einzelmail" können Sie bis zu 25 Vorlagen für Einzel-eMails denVariablen "Mail1" bis "Mail25" zuordnen.Klicken Sie auf die Mail Variable, für die Sie eine Zuordnung vornehmen wollen.Geben Sie im Eingabefeld Pfad und Namen der gewünschten eMail-Vorlage an. Siekönnen die Vorlagen auch über die Schaltfläche "Datei auswählen" laden.Über die Schaltfläche "Mail bearbeiten" können Sie die geladene eMail Vorlageeditieren und bei Bedarf direkt neue Vorlagen definieren. Näheres zu eMailVorlagen finden Sie unter "Arbeiten mit eMail-Vorlagen".Zugeordnete Funktionen auf Schaltflächen legenUm eine zugeordnete Funktion (Programmaufruf, Tastaturmakro, Übernahmemaskeoder Titelmakro) mit einer Schaltfläche zu verknüpfen, gibt es zwei Möglichkeiten.Die Funktion mit einer Schaltfläche aus den Symbolleisten verbinden. EineAnleitung zur Konfiguration der Symbolleisten finden Sie unter "Symbolleisten".Die Funktion mit einer Schaltfläche in der Eingabemaske verbinden. Eine Anleitungzum Einfügen von Schaltflächen in die Eingabemaske finden Sie unter"Eingabemasken" und "Schaltflächen".17.5 Funktions- und Kurztasten einstellenFunktions- und Kurztasten können Sie über Konfiguration > Funktionstasten belegen.Über die Funktionstasten F2 bis F12 können Sie bestimmte Funktionen im addressmanager ausführen (z.B. Neuen Termin anlegen, Datensatz speichern usw.)."Kurztasten" bezeichnen spezielle Tastenkombinationen, über die Textbausteine inbeliebige Felder eingefügt werden können.Um eine Funktionstaste mit einer Funktion zu belegen, selektieren Sie die betreffendeTaste in der Liste und wählen aus der Listbox "Funktionsauswahl..." diegewünschte Funktion aus.Die Kurztastenbelegung nehmen Sie über die Registerkarte "Kurztasten" vor.Selektieren Sie die Tastenkombination, für die Sie einen Textbaustein ablegen wollen,und geben Sie in die Eingabezeile den gewünschten Text ein.Wenn Sie den Textbaustein einfügen wollen, drücken Sie die entsprechendeTastenkombination. Der Textbaustein wird an der aktuellen Position derEinfügemarke eingefügt. Beachten Sie dabei, dass Sie nicht mehr Text in ein Feldeinfügen können, als die eingestellte Feldlänge erlaubt. Überschüssiger Text wirdabgeschnitten.283

Konfiguration Allgemein17.6 Arbeiten mit TitelmakrosEin Titelmakro ist eine Folge von Anweisungen, die auf zwei Weisen ausgeführtwerden kann.Zum einen lässt sich ein solches Makro automatisch ausführen, sobald unterWindows ein bestimmter Fenstertitel erscheint. Daher auch der Name "Titelmakro".Diese Art vom Makros ist vor allem zur Steuerung anderer Programme, z. B. Faxanwendungen,geeignet (weitere Informationen zum Faxen mit Titelmakros findenSie auch unter "Faxen aus anderen Anwendungen"). Die Voraussetzung für dasAusführen eines Titelmakros über einen Fenstertitel ist, dass das Titelmakroaktiviert ist. Dabei ist es unerheblich, ob der amw als Fenster im Hintergrund oderals Icon (Symbol) aktiv ist.Zum zweiten lassen sich Titelmakros aber auch auf Knopfdruck (Button oderFunktionstaste) ausführen. Damit sind sie auch zur Automatisierung beliebigerRoutineabläufe geeignet. Hierbei müssen die Titelmakros auch nicht zuvor aktiviertworden sein.Es können beliebig viele Titelmakros definiert werden, wobei jedes Titelmakro in einereigenen Datei mit der Kennung .SVM gespeichert ist. Bitte beachten Sie, dass jedochnicht mehr als 20 Titelmakros gleichzeitig aktiviert werden können.284

Arbeiten mit TitelmakrosTitelmakro aktivierenÜber Fenstertitel aktivierenUm ein Titelmakro über Fenstertitel zu aktivieren, sind zwei Schritte erforderlich:Wählen Sie den Befehl Konfiguration > Allgemein > Allgemein, und aktivieren Siedie Option "Titelmakros einschalten".Wählen Sie den Befehl Konfiguration > Titelmakros/Faxanbindung, und richten Siedie gewünschten Titelmakros ein.In der Liste des Konfigurationsdialogs finden Sie alle derzeit geladenen Titelmakros.Beachten Sie, dass hierfür nur solche Titelmakros in Frage kommen, die mit der Anweisung"WINDOWTITLE" beginnen, d.h. die auf Fenstertitel reagieren. Titelmakros ohnedie Anweisung "WINDOWTITLE" können nur über die Verknüpfung mit einer Funktionstasteoder einem Button aufgerufen werden.Um für eine bestimmte Zeile ein Titelmakro zu laden, selektieren Sie diebetreffende Zeile und klicken auf die Schaltfläche "Ändern". Sie gelangen in einender windowsüblichen Dateiauswahldialoge, in dem Sie die gewünschteMakrodatei (Kennung .SVM) auswählen.Ein geladenes Titelmakro ist aber noch nicht automatisch aktiv. Um es zuaktivieren, selektieren Sie die entsprechende Zeile und betätigen die Schaltfläche"De/Aktiv". Falls das Titelmakro bisher deaktiviert war, wird es aktiviert und in derSpalte "Aktiv" erscheint das Zeichen "J". War es bereits aktiv, wird es durch dieSchaltfläche deaktiviert, und in der Zeile "Aktiv" erscheint "N".Wenn Sie ein geladenes Titelmakro wieder aus der Liste entfernen möchten,selektieren Sie es in der Liste und betätigen die Schaltfläche "Löschen".285

Konfiguration AllgemeinÜber die Schaltfläche "OK" bestätigen Sie alle vorgenommenen Einstellungen undspeichern die aktuelle Makrokonfiguration. Alle aktivierten Makros sind jetzt "scharfgemacht", d.h. das Programm wartet ständig auf das Auftauchen eines der in denaktiven Titelmakros bezeichneten Fenstertitel, um dann das Makro auszuführen.Titelmakros erstellen/bearbeitenWie Sie Anpassungen an bestehenden Makros vornehmen oder neue Makros erstellen,lesen Sie bitte im Dokument "TITELM.PDF" im Docu-Verzeichnis derProgramminstallation nach.Über Verknüpfung aktivierenDie zweite Möglichkeit, ein Titelmakro zu aktivieren, ist die Verknüpfung des bestehendenMakros mit einer Funktionstaste oder einem selbstdefinierten Button in derEingabemaske. Bitte beachten Sie, dass hierfür nur solche Titelmakros in Frage kommen,die nicht die Anweisung "WINDOWTITLE" enthalten, da diese Makros mit derweiteren Ausführung auf das Erscheinen eines bestimmten Fenstertitels warten undsich somit nicht sinnvoll "von Hand" benutzen lassen.Wie Sie ein Titelmakro mit einer Funktionstaste oder einem Button verknüpfen,erfahren Sie im Kapitel "Funktionsdefinitionen festlegen" bzw. "Zugeordnete Funktionenauf Schaltflächen legen".17.7 Textbausteine definierenÜber Konfiguration > Textbausteine haben Sie die Möglichkeit, jeweils bis zu 255Zeichen lange Textbausteine zu definieren. Diese können in fast alle Felder eingefügtwerden.Über die Schaltfläche "Neu" wird ein neuer Textbaustein am Ende angefügt.Über "Ändern" wird der Text eines bestehenden Textbausteines geändert.Mit "Löschen" wird ein Textbaustein aus der Liste entfernt.Um einen Textbaustein zu verwenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste in einFeld und rufen über den Kontextmenübefehl "Einfügen von Textbausteinen" dieListe der Textbausteine auf.17.8 Tabellarische Übersicht konfigurierenIm Menüpunkt Konfiguration > Ansicht: Übersicht lässt sich das Erscheinungsbild derÜbersicht, d.h. der tabellarischen Darstellung der Datensätze, bestimmen. DieseÜbersichten sind datenbank- und benutzerspezifisch.286

Tabellarische Übersicht konfigurierenSpaltenanordnung bestimmenÜber Konfiguration > Ansicht: Übersicht > Erscheinungsbild können Sie dieSpaltenanordnung konfigurieren.Mit den Pfeilen oberhalb des Feldes lässt sich die selektierte Spalte nach obenbzw. nach unten verschieben. Sie können die selektierte Spalte auch direkt mitgedrückter linker Maustaste verschieben.Um eine Spalte aus der Übersicht auszublenden, selektieren Sie es in der Liste dersichtbaren Spalten und wählen "Ausblenden".Um eine Spalte in die Übersicht einzufügen, selektieren Sie es in der Liste derausgeblendeten Spalten und wählen "Einfügen".Farben, Schriften und Effekte bestimmenUnter der Registerkarte "Darstellung" können Sie verschiedene Darstellungsoptionenfür die Übersicht einstellen.Im Feld "Farben" können Sie verschiedene Farbeinstellungen für die Übersichtvornehmen. Es erscheint eine Liste mit den verschiedenen Elementen derÜbersicht. Selektieren Sie mit der Maus das Element, dessen Farbe Sie verändernmöchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Ändern".287

Konfiguration AllgemeinÜber den Schieberegler "Zebramuster" stellen Sie die Intensität des Zebramustersein, über die Schaltfläche "Farbe" die entsprechende Farbe.Im Feld "Optik" bestimmen Sie die Schriftattribute und den Darstellungseffekt.Horizontales BlätternÜber die Registerkarte "Optionen" kann eingestellt werden, wie das horizontale Blätternerfolgen soll.Wählen Sie beim Horizontalen Blättern zwischen Spaltenweise, Distanz in Pixeloder Prozent des sichtbaren Bildausschnittes. Eine Scroll-Weite von 50% bedeutet,dass immer ein halber Bildausschnitt geblättert wird.Die Option "Signalton" signalisiert Ihnen das Erreichen der DatensatzgrenzeSpaltenbreite bestimmenDie Breite der Spalten in der Übersicht wird nicht über einen Konfigurationsdialog,sondern in der Übersicht direkt durch Ziehen mit der Maus eingestellt.Bewegen Sie den Mauszeiger dazu auf die Spaltenüberschriften, genau auf dieSpaltentrennlinie, die Sie verschieben möchten.Drücken Sie die linke Maustaste und ziehen Sie die Trennlinie an die gewünschteStelle.Übersichten speichernWenn Sie mit verschiedenen Übersichtskonfigurationen arbeiten möchten, können Siejede dieser Übersichten in einer eigenen benutzerspezifischen Konfigurationsdatei abspeichern.Zum Speichern wählen Sie Konfiguration > Ansicht: Übersicht > Speichern. Siehaben dann die Wahl, die aktuelle Übersicht als neuen Standard, oder als eigeneKonfiguration unter neuem Namen zu speichern. Zum Laden einer Übersicht wählen Sie Konfiguration > Ansicht: Übersicht >Laden und dann eine der gespeicherten Übersichtskonfigurationen (.SV5 oder.LSX).17.9 Internet-Verzeichnisdienste einsetzenSie können direkt Internet-Verzeichnisdienste nutzen, wie zum Beispiel Bigfoot oderYahoo. In diesen Verzeichnisdiensten können Sie nach Personen, Unternehmensuchen, bzw. deren Adresse, Telefonnummer oder eMail-Adresse. Hierbei wird dasLDAP(Light Weight Directory Access Protocol) – Protokoll verwendet.288

WAP-AnbindungWählen Sie Konfiguration > Allgemein und dort die Registerkarte "Suchmedien".Über die Schaltfläche "Einstellungen" für Internet-Verzeichnisdienste öffnet sich derentsprechende Konfigurations-Dialog.Wählen Sie den Befehl Suchen > Internet-Verzeichnisdienste > Anhand Nameoder Anhand eMail. Die Verbindung mit dem entsprechenden Server wirdaufgenommen und die Suche gestartet. Sofern die Suche erfolgreich war, könnendie Daten gemäß den von Ihnen konfigurierten Feldverknüpfungen übernehmenlassen.17.10 WAP-AnbindungSie können Ihre Datenbanken per WAP (Wireless Application Protocol) von einem WAPfähigenEndgerät aus abzufragen. Technische Voraussetzung ist ein Microsoft InternetInformation Server (IIS), auf dem der address manager läuft. Der Assistent erstellt dazuActive Server Pages (ASP).Um eine Datenbank zu veröffentlichen, müssen Sie zunächst über Extras > WAPAssistent.eine entsprechende WML-Datei (Wireless Markup Language) auf denServer kopieren. Durch Aufruf dieser Seite wird das Endgerät dann in die Lageversetzt, die gewünschten Daten aus dem address manager zu erhalten.17.11 Anbindung an GroupwareEs stehen diverse Anbindungen an Groupware-Applikationen zur Verfügung.Microsoft Outlook XP und höherAb Outlook XP ist die Einbindung des amw als Adressbuch über das LDAP-Protokollmöglich. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "combit LDAP-Server".Alternativ zur integrierten Termin- und Aufgabenverwaltung kann der Outlook-Kalenderaktiviert werden. Dies erfolgt benutzerspezifisch unter Konfiguration > Allgemein >Termine.Beim direkten eMail-Versand über das Menü "Ausgabe" erfolgt der Versand überOutlook, wenn Sie unter Konfiguration > Allgemein > Mailversand als Maildienst"Extended MAPI" wählen.Sie haben die Möglichkeit eMails einem Datensatz im address manager zuzuordnen.Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie unter "eMail-Ablage ausOutlook" im Kapitel "Dokumentenverwaltung".Tobit David 8 und höherSie haben die Möglichkeit, eine address manager Datenbank direkt als Adressbuch imDavid InfoCenter einzubinden. Die Datensätze werden dann in einem sog. Archive289

Konfiguration Allgemeinangezeigt. Über die Schaltflächen im Vorschau-Fenster können Sie nun direkt z.B. eineeMail senden. Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie in unsererKnowledgebase unter www.combit.net/de/support/kb im Artikel "Anbindung an TobitDavid 10".Alternativ zur integrierten Termin- und Aufgabenverwaltung kann der David InfoCenter-Kalender aktiviert werden. Dies erfolgt benutzerspezifisch unter Konfiguration >Allgemein > Termine.Beim direkten eMail-Versand über das Menü "Ausgabe" erfolgt der Versand über David,wenn Sie im amw in den SMTP-Einstellungen für den Mailversand den David-Serverkonfigurieren.Sie haben die Möglichkeit, Nachrichten (eMails, Telefax, SMS) aus einem David-Archiveinem Datensatz im address manager zuzuordnen. Weiterführende Informationen zudiesem Thema finden Sie unter "Nachrichten-Ablage aus David und Thunderbird" imKapitel "Dokumentenverwaltung".Ausführliche Informationen zum Thema "Telefax versenden über David" finden Sie imKapitel "Telefax".17.12 combit LDAP-ServerDer combit LDAP-Server ermöglicht Ihnen einen Zugriff auf die address managerDatenbanken von jedem Ort der Welt. Die Daten können über das Internet / Intranetaber auch lokal abgefragt werden.290

combit LDAP-ServerBeim ersten Start des LDAP-Servers wird bereits die Datenbank "crm.dbf"vorkonfiguriert. Nach dem Starten des Servers über Aktion > Server starten könnenSie direkt von einem Client auf die Daten zugreifen.Allgemeine EinstellungenÜber Datei > Einstellungen nehmen Sie die grundlegenden Einstellungen des LDAP-Servers vor.Port: Hier wird auf dem eingestellten Port auf Suchanfragen gewartet. Standardmäßigist der LDAP-Port laut RFC 2255 auf 389 definiert worden. Aus diesem Grund ist eineÄnderung des Ports nicht zu empfehlen.Status: Der Status gibt an, in welchem Modus der LDAP-Server nach dem Startgeschaltet werden soll. Dabei gibt es drei verschiedene Modi:▪Gestartet: Der Server "wartet" gleich nach dem Start auf Suchanfragen▪▪Angehalten: Der Server öffnet den angegebenen Port, aber lässt noch keineSuchanfragen zu. Dieser Modus ist von Vorteil, wenn man gleich nach demProgrammstart den Port reservieren möchte, aber noch keine Suchanfragenzulassen will.Gestoppt: Es wird noch kein Port geöffnet. Suchanfragen können nichtbearbeitet werden.LDAP-Server beim Start von Windows öffnen: Ist diese Option gesetzt, so wird beijedem Starten des Betriebssystems der LDAP-Server gestartet. Dieses Feature ist eine291

Konfiguration AllgemeinErleichterung für den Benutzer, da der LDAP-Server nicht nach jedem Systemstartmanuell gestartet werden muss.SucheÜber die Registerkarte "Suche" konfigurieren Sie die Suchoptionen.Max Verbindungen: Hier können Sie die maximale Anzahl an Verbindungen angeben,die gleichzeitig zum Server aufgebaut werden dürfen. Sollte die Anzahl überschrittenwerden, so bekommt der Client eine entsprechende Fehlermeldung zurück. Bittebeachten Sie hierbei, dass eine zu hohe Anzahl Performanceprobleme hervorrufenkann. Sie sollten deswegen je nach verfügbaren Ressourcen nicht mehr als 10Verbindungen erlauben.Datenquelle: Ist diese Option aktiviert, so können Sie in den unteren Optionsfelderneine Standard Datenquelle angeben. Diese wird verwendet, wenn der Client bei derSuche keine explizite Applikation angibt. Bitte beachten Sie hier, dass jeweils nur dieApplikation zur Auswahl steht, die auf Ihrem System installiert ist.Wurden alle Einstellungen vorgenommen, so können Sie den Dialog mit OKbeenden. Etwaige Einstellungen werden erst nach einem Neustart des Serversübernommen.292

combit LDAP-ServerKonfiguration des ServersDatenbanken bearbeitenBereits konfigurierte Datenbanken bearbeiten Sie über Datenquelle > Bearbeiten. Diesist beispielsweise notwendig, wenn die Verknüpfungen der Felder mit den LDAP-Attributen verändert werden oder neue Attribute aufgenommen werden müssen.Datenbanken löschenMöchten Sie eine bereits konfigurierte Datenbank löschen, markieren Sie dieDatenbank und wählen Datenquelle > Löschen. Bitte beachten Sie, dass beim Löscheneiner Datenbank eventuell eine momentane Suche auf diese Datenbank nicht mehrerfolgreich fortgesetzt werden kann und es somit beim Client zu Fehlern kommenkann.Datenbank hinzufügenUm weitere Datenbanken für den Zugriff des LDAP-Servers zu konfigurieren, wählenSie Datenquelle > Hinzufügen.LDAP-Attribute bearbeitenSelektieren Sie die Datenbank in der Baumstruktur und wählen Sie Datenquelle >Bearbeiten.Im Bereich "Feldzuordnung" können Sie die LDAP-Attribute bearbeiten, neue Attributehinzufügen und vorhandene löschen.293

Konfiguration AllgemeinSollten Ihnen die vorgegebenen Attribute nicht ausreichen, können Sie über dieSchaltfläche "Neu" neue Attribute definieren.▪▪Geben Sie das LDAP-Attribut an.Geben Sie eine Beschreibung zu diesem Attribut an. Dies kann Ihnen helfen,den schwer verständlichen Namen des Attributs auch noch zu einem späterenZeitpunkt schnell zu verstehen.Über die Schaltfläche "Eigenschaften" können Sie definierte Attribute ändern.Über "Löschen" können Sie Attribute aus der Liste entfernen. Bitte beachten Siedass die Attribute „CN“, „SN“ und „OBJECTCLASS“ für den korrektenDatenaustausch notwendig sind. Aus diesem Grund können diese nicht gelöschtwerden und müssen einem Feld zugeordnet werden.Beim Aktivieren der Option "Anmeldungen ohne Benutzerinformationen verwendendie Benutzerinformationen des Server" können Sie festlegen, dass in dieserDatenquelle auch ohne explizite Anmeldung des Clients gesucht werden darf.Sollte ein Client sich doch mit Benutzername anmelden, so wird dieser verwendet.Die Option "Ansicht als Standard für den address manager definieren" setzt dieangegebene Datenquelle als Standard. Gibt ein Client keine explizite Datenquellean, so wird diese verwendet.Wurden alle Angaben korrekt eingetragen, beenden Sie den Dialog mit OK. Die geradeangelegte Datenquelle wird nun in der Baumansicht des Hauptfensters angezeigt..Server-Status setzenIn der Symbolleiste des Hauptfensters kann man den Status der LDAP-Applikationsetzen:▪▪▪Start: Startet den Server und wartet auf Suchanfragen.Pause: Schaltet den Server in den Ruhemodus. Aktuelle Verbindungen zu LDAP-Clients werden gehalten aber keine neuen akzeptiert.Stop: Beendet sofort alle Verbindungen und gibt den Port wieder frei.ZugriffsberechtigungMit der Zugriffsberechtigung über Datenquelle > Zugriffberechtigung haben Sie dieMöglichkeit, eine Datenbank mit einem beliebigen address manager Benutzer zuöffnen. Konnte in der Hauptansicht eine Datenbank nicht korrekt geöffnet / angezeigtwerden, so hat der eingestellte Benutzer wahrscheinlich keine Rechte auf dieDatenbank. Stellen Sie bei einem solchen Fall die Benutzerdaten in diesem Dialog um.Hinweis: Ist die Option „Anmeldungen ohne Benutzerinformationen verwenden dieBenutzerinformationen des Servers" aktiviert, so wird für den LDAP-Client dieser294

combit LDAP-ServerBenutzer verwendet und es ist in Outlook keine weitere Benutzeranmeldungnotwendig.Starten einer Suchanfrage von einem LDAP-ClientWurde der Server gestartet und alle Einstellungen vorgenommen, kann eineSuchanfrage von jedem LDAP-Client aus gestartet werden. Damit der Server dieEingaben korrekt interpretieren kann, muss folgendes Format eingehalten werden:LDAP:///???Parameter und zugehörige Funktionen:▪▪Servername: Versucht zu diesem LDAP-Server eine Verbindung aufzubauen(Normalerweise IP-Adresse des LDAP-Servers).Basis: Hier werden die Grundinformationen angegeben. Die Basis wird bei jederweiteren Suche der Verbindung verwendet. Argumente werden durch Kommagetrennt angegeben.▪app: Gibt an, welche Anwendung gestartet werden soll. Wert: amw (combitaddress manager).▪▪dbname: Eine Datenbank, welche am Server konfiguriert ist (z.B.: crm.dbf).uid: Bei Angabe der UID (UniqueIdentifier) wird der Datensatz mit dieser IDgesucht und zurückgegeben. Dieses Feld ist mit der RECORDID der addressmanager Datenbank verknüpft.▪Filter: Hier wird nach den eigentlichen Datensätzen gesucht.Beispiel: Alle Datensätze zeigen, die als Name "Mustermann" oder als e-Mail Adresse"mustermann@combit.net" enthalten.LDAP://localhost/app=amw, dbname=crm.dbf???(|(surname=Mustermann)(mail=mustermann@combit.net))▪Zeichen "|" steht für "oder", das Zeichen "&" für "und"Sollten Sie nicht den vollständigen Namen der gesuchten Person kennen, so bietetIhnen der combit LDAP-Server eine Wildcard-Suche an.▪▪Wildcard "*" steht für eine beliebig lange Zeichenkette.Wildcard "?" steht für ein beliebiges Zeichen.Beispiel: Alle Datensätze auf dem lokalen Rechner in der Datenbank "crm.dbf" zeigen,die im Feld Firma "combit" enthalten.LDAP://localhost/app=amw, dbname=crm.dbf???o=*combit*295

Konfiguration AllgemeinAdressbuch in Outlook einrichtenMicrosoft Outlook XP und höher bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem LDAP-Verzeichnis nach Adressdaten zu suchen. Dies ist von Vorteil da mit Hilfe des combitLDAP-Servers nun ein direkter Zugriff von Outlook auf address manager-Datenbankenmöglich ist. Möchten Sie den combit LDAP-Server als Datenquelle im OutlookAdressbuch zur Verfügung haben, gehen Sie folgendermaßen vor. Wählen Sie in Outlook den Menüpunkt Extras > Kontoeinstellungen bzw. Extras >E-Mail-Konten bzw. Datei > Informationen.In Outlook XP/2003 selektieren Sie den Eintrag "Ein neues Verzeichnis oderAdressbuch hinzufügen" und bestätigen mit "Weiter". In Outlook 2007/2010wechseln Sie auf die Registerkarte "Adressbücher" und wählen "Neu". Wählen Sie als Verzeichnis- oder Adressbuchtyp den Eintrag"Internetverzeichnisdienst (LDAP)" und klicken "Weiter".Geben Sie den Namen oder die IP-Adresse des combit LDAP-Servers an. Optionalgeben Sie die Anmeldeinformationen an. Klicken Sie auf die Schaltfläche "WeitereEinstellungen".Geben Sie im Feld "Servername" den Namen oder die IP-Adresse des Computersan, auf dem der combit LDAP-Server installiert ist.296

combit LDAP-ServerOptional können Sie die Anmeldeinformationen angeben, die Sie u.U. überDatenquelle > Zugriffberechtigung vergeben haben.Wählen Sie die Schaltfläche "Weitere Einstellungen".Geben Sie in diesem Dialog den Servernamen an. Dieser Name wird im Outlook-Adressbuch unter "Namen anzeigen aus" angezeigt.Der angegebene Anschluss unter Verbindungsdetails, muss dem Port des LDAP-Servers entsprechen (siehe Abschnitt "Konfiguration des Servers").Auf der Registerkarte "Suche" geben Sie die Suchbasis an. Diese wird bei derSuche im Adressbuch verwendet. Die Basis wird bei jeder Suche der Verbindungverwendet. Argumente werden durch Komma getrennt angegeben.297

Konfiguration Allgemein▪▪app: Gibt an, welche Anwendung gestartet werden soll, z.B. amw für combitaddress manager.dbname: Eine Datenbank, welche am Server konfiguriert ist, z.B. crm.dbf.Schließen Sie die Konfiguration ab, nach einem Neustart von Outlook steht Ihnennun der combit LDAP-Server im Adressbuch zur Verfügung.17.13 SystemverwaltungFirmenstammdatenÜber den Menüpunkt Konfiguration > Systemverwalter > Firmenstammdaten könnenzentral Zusatzinformationen hinterlegt werden, wie z.B. Firmenbezeichnung, Anschrift,Steuer-Nr. und Firmenlogo. Diese Informationen stehen für den Druck als Variablen zurVerfügung und können beispielsweise in Mailings oder Standardschreiben platziertwerden.Kunden-Nr.Der amw ergänzt in der Karteikarte auf Wunsch automatisch eine Kundennummer. ImMenüpunkt Konfiguration > Systemverwalter > Kunden-Nr. können Sie festlegen,welche Nummer als nächste vergeben werden soll. Es können nur Zahlen verwendetwerden, Buchstaben sind nicht zulässig.298

Sichern von Datenbanken18. Arbeiten mit einer DatenbankIn diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie Datenbanken sichern, neu anlegen oder bestehendeDatenbanken ändern können.18.1 Sichern von DatenbankenDa es sich bei den verwalteten Daten um für den Geschäftsbetrieb vitale Datenhandelt, empfehlen wir, diese täglich, bei intensiver Nutzung auch öfter, zu sichern.Denken Sie bei der Sicherung u.a. an folgende Daten:▪▪▪▪Sichern Sie das gesamte Programmverzeichnis inkl. Aller Unterverzeichnisse (z.B.C:\Programme\combit\amw\).Sichern Sie die Datenbankdateien. Diese befinden sich standardmäßig imUnterverzeichnis "DATEN". Bitte beachten Sie, dass sich einige dieser Dateien auchin anderen Verzeichnissen befinden können, falls sie von Ihnen dort gespeichertwurden. Den Speicherort sehen Sie im address manager in der Titelzeile.Speichern Sie dabei alle Datenbankdateien: *dbf, *dbt, *dbx, *dli, *.ini.Sichern Sie alle sonstigen Dateien, die nicht im Programmverzeichnis gespeichertwurden.Wir empfehlen zudem eine regelmäßige Komplettsicherung Ihrer Systeme (Serverund Clients).Eine Beschreibung für die Sicherung einer Datenbank per Buttonklick finden Sie inunserer Knowledgebase unter www.combit.net/de/support/kb im Artikel "Sicherungeiner Datenbank per Buttonklick " (KBAD000806).18.2 Reparatur von DatenbankenSollte während der Arbeit mit dem amw eine Fehlermeldung erscheinen, so liegt diesmeist an einer beschädigten bzw. nicht mehr aktuellen Indexdatei. Bei der Arbeit mitDatenbanken werden Indexdateien laufend verändert, aktualisiert und teilweise neugeschrieben.Durch die vielen Schreib- und Lesezugriffe unterliegen Indexdateien daher einer besonderenBeanspruchung. Da auf der anderen Seite schon kleine Inkonsistenzen inIndexdateien weitgehende Auswirkungen haben können, kann es gelegentlich erforderlichsein, eine Indexdatei komplett neu zu erstellen, um einen einwandfreien undaktuellen Zustand wiederherzustellen.Bitte beachten Sie, dass Sie für Indexoperationen einen exklusiven Zugriff auf dieDatenbank benötigen.299

Arbeiten mit einer DatenbankHauptdatenbank Reindex300Wählen Sie den Befehl Datei > Reparatur > Reindex.Wählen Sie die Datenbank aus, mit der Sie Probleme hatten, und drücken Sie dieReturn-Taste.Die Indexdateien (siehe Kapitel "Sortierungen") der ausgewählten Datenbank werdendaraufhin neu aufgebaut. Mit dem neuen Index ist der Schaden in der Regel behoben,und Sie können wie gewohnt weiterarbeiten.POV-ReindexSollte beim Arbeiten mit der Postleitzahlen-Datenbank ein Fehler auftreten, so wählenSie den Menüpunkt Datei > Reparatur > POV-Reindex. Daraufhin wird der Index für diebetreffende Datenbank neu aufgebaut.Korrektur VerknüpfungsfeldÜber Datei > Reparatur > Korrektur Verknüpfungsfeld wird das Feld RECORDID (dieeindeutige Datensatznummer) in aufsteigender Folge geordnet und gegebenenfallskorrigiert falls Inkonsistenzen entstanden ist.Termin-ReindexWählen Sie im time manager den Menüpunkt Datei > Reparatur > Reindex. DieTermin-Datenbank wird dann reorganisiert und der Index neu aufgebaut.18.3 Neuanlegen oder Ändern einer DatenbankDas Neuanlegen und Ändern einer Datenbank erfolgt in mehreren Schritten, durchwelche Sie der Assistent zur Datenbankerstellung führt.Um für eine bestehende Datenbank die Struktur (Anzahl, Typ und/oder Längen derFelder) zu ändern, legen Sie ebenfalls eine neue Datenbank an. Als Vorlage wählen Siedann bei der Erstellung "Struktur einer bestehenden Datenbank". Über Organisation >Zusammenführen importieren Sie dann die Datensätze in die neue Datenbank.WICHTIG: Bitte bedenken Sie die Konsequenzen von Strukturänderungen in derDatenbank! Bestehende felder werden u.U. in Übernahmemasken, Druckvorlagen,Eingabemasken, Export/Importvorlagaen usw. verwendet.Der Assistent führt Sie durch folgende Schritte:Dateinamen vergebenNeue Datenbank erstellen oder bestehende Datenbank zum Bearbeiten auswählenVerschlüsselung aktivieren

Neuanlegen oder Ändern einer DatenbankStruktur der Datenbank wählenSortierung für Datenbank wählenEingabemaske für Datenbank definierenDateiname für neue Datenbank anlegenUm eine neue Datenbank anzulegen, wählen Sie den Befehl Datei > Neu.Es öffnet sich der Assistent zur Erstellung einer neuen Datenbank, der Ihnen jedenSchritt genau beschreibt. Geben Sie zuerst den Dateinamen incl. Pfad für die neueDatenbank ein. Die Endung ".dbf" ist fest vorgegeben und darf nicht verändertwerden. Sonderzeichen wie z.B. "*" und Leerzeichen sind in Datenbanknamen nichterlaubt. Über die Öffnen-Schaltfläche können Sie bestimmen, wo die neueDatenbank angelegt werden soll.Struktur der Datenbank wählenSie haben beim Erstellen einer neuen Datenbank verschiedene Struktur-Optionen.StandardstrukturDamit wird automatisch eine neue Datenbank mit einer Struktur angelegt, die wir fürSie zusammengestellt haben und die sich für das Gros der Benutzer bewährt hat. Andieser Struktur sind Änderungen nur noch beschränkt möglich, so können beispielsweisekeine Felder hinzugefügt oder gelöscht werden.301

Arbeiten mit einer DatenbankBenutzern, die sich noch unsicher fühlen, was Datenbankstrukturen und deren Konsequenzenbetrifft, empfehlen wir, zunächst die Standardstruktur zu verwenden. Einweiterer Vorteil ist, dass die mitgelieferten Beispielmasken (Übernahmemasken, List &Label-Formulare etc.) zum großen Teil auf diese Struktur beziehen. Eine genaue Beschreibungder Standardstruktur finden Sie im Anhang dieses Handbuches.Struktur einer bestehenden DatenbankHiermit übernehmen Sie die Struktur und Eingabemaske von einer bestehenden Datenbank.Im Gegensatz zur Standardstruktur können übernommene Strukturen beliebigverändert werden. So können beispielsweise Felder hinzugefügt, gelöscht, umbenanntoder mit einer anderen Feldlänge bzw. einem anderen Feldtyp versehen werden. DieVerfahren für das Ändern der Struktur sind die gleichen wie beim Anlegen einer neuenStruktur. Wenn Sie also lediglich Felder hinzufügen möchten, wählen Sie diese Option.Wählen Sie im Auswahldialog die Datenbank aus, deren Struktur Sie übernehmen wollen.Neue StrukturÜber diese Option können Sie eine ganz neue Struktur anlegen, Sie fangen bei Null an.Wie dies funktioniert, erfahren Sie im folgenden Kapitel.Exkurs: Was ist eine Datenbankstruktur?Sie können sich eine Datenbank vorstellen als eine Tabelle mit Spalten und Zeilen:Feldname302Feld1(z.B. Name)Feld2(z.B. Vorname)Feld3(z.B. PLZ)Feld4(z.B. Ort)

Neuanlegen oder Ändern einer Datenbank▪▪▪▪▪▪Datensatz 1: Mahlzahn Herta 66666 DrachenfeldDatensatz 2: Knopf Joachim 13131 LukasfeldDatensatz 3: Lokomotive Lukas 08150 Lummerland... ... ... ... ...Die Spalten der Tabelle sind die Felder der Datenbank.Die einzelnen Spaltenüberschriften entsprechen den Feldnamen.Es sind verschiedene Typen von Feldern zulässig: "Zeichen", "Numerisch", "Datum","Grafik", "Code", "Bemerkung" sowie einige Spezialtypen. Diese Feldtypencharakterisieren besondere Eigenschaften des betreffenden Feldes.Jedes Feld, d.h. jede Spalte der Tabelle, hat eine bestimmte feste Feldlänge (d.h.Spaltenbreite).Jede Zeile einer solchen Tabelle stellt einen Datensatz, z.B. eine Adresse, dar.Die Struktur einer Datenbank ist die Definition, welche Felder von welchem Feldtyp,mit welcher Feldlänge und welchen Feldnamen in der Datenbank vorhanden seinsollen.ANSI-Zeichensatz und Datenbank verschlüsselnIm nächsten Schritt müssen Sie festlegen , ob der ANSI Zeichensatz (nicht voll xBasekompatibel) verwendet werden soll.Das Programm verwendet das xBase Format, für das der ASCII Zeichensatz üblich ist.Mit fremden, z.B. osteuropäischen Sprachen kann es bei ASCII vorkommen, dass303

Arbeiten mit einer Datenbankmanche Zeichen auf dem Bildschirm oder beim Druck nicht korrekt dargestellt werdenkönnen oder gar beim Speichern verändert werden. In diesem Fall kann stattdessender ANSI Zeichensatz verwendet werden.Bitte beachten Sie: Der ANSI Zeichensatz kann Probleme mit fremdenSonderzeichen nur in der Bildschirmdarstellung und beim Druck vermeiden helfen.Beim Datenaustausch (Im-/Export, Kopieren, Zusammenführen) müssen die Dateneventuell automatisch in das ASCII Format umgesetzt werden, wobei mancheSonderzeichen verloren gehen können. In den Dialogen (z.B. Suchdialog) werden dieüblichen ASCII Zeichen verwendet. Außerdem bleibt in jedem Falle dieTermindatenbank im ASCII Format, da sie datenbankübergreifend arbeiten muss.Wird außerdem der factura manager im Unternehmen eingesetzt, so ist von derAktivierung dieser Option ebenfalls abzuraten, da der factura manager ebenfalls aufreinen ASCII Datenbanken arbeitet. Wir empfehlen daher, die Option "ANSI" nur zuverwenden, wenn Sie keinen deutschen oder englischen Zeichensatz verwenden.Ebenso können Sie wählen, ob Sie die Datenbank verschlüsseln möchten. Sofern Siediese Option aktivieren, werden Sie später in dem Assistenten nach einem Passwortgefragt. Die Verschlüsselung erfolgt per Blowfish-Algorithmus und einerVerschlüsselungstiefe von 448 Bit (kürzere Passwörter werden entsprechend "aufgefüllt").Weitere Informationen finden Sie auch unter "Datenbanken verschlüsseln".Bitte beachten Sie, dass im Falle einer Verschlüsselung keine anderen Programmemehr auf die Datenbanken zugreifen können. Bei einem Verlust des Passworts sinddie Daten nicht wieder herstellbar.Felder anlegen und löschenIm Dialog zur Strukturanpassung öffnet sich eine Tabelle für die Felddefinitionen. Linksbefindet sich eine Spalte mit den vergebenen Feldern. Diese Spalte ist beim Erstelleneiner neuen Struktur zunächst leer. Falls Sie eine bestehende Struktur übernommenhaben, sind dort die Felder der Quell-Struktur aufgelistet.Bitte beachten Sie: Es sind maximal 220 Felder pro Datenbank möglich!304Beim Betätigen des Schaltflächen "Neu" wird ein neues Feld mit dem Namen FELDund einer fortlaufenden Nummer eingefügt. Das Einfügen erfolgt immer unterhalbdes Feldes, das in der Feldliste gerade selektiert ist. Das neue Feld ist automatischselektiert. Bevor Sie weitere Felder definieren, sollten Sie dem neuen Feld seineEigenschaften (Name, Typ, Länge) zuweisen.Selektieren Sie das betreffende Feld in der Feldliste und klicken Sie auf dieSchaltfläche "Löschen" ,um es aus der Struktur zu entfernen. Bitte beachten Sie,dass Sie Felder nur löschen können, während Sie die betreffende Struktur neu

Neuanlegen oder Ändern einer Datenbankanlegen. Bei bereits bestehenden Strukturen können Sie weder Felder hinzufügennoch Felder löschen. Um diese zu ändern müssen Sie eine neue Datenbankanlegen und übernehmen dabei die Struktur einer bestehenden Datenbank.Über die Pfeil-Schaltfläche können Sie die Eigenschaften von Feldern, die Siegeändert haben, wieder auf die alten Eigenschaften vor der Änderungzurücksetzen.Code-Attribute definierenÜber die Schaltfläche "Codes" werden die Beschreibungen für dieeinzelnen Code-Attribute festgelegt. Eine genaue Anleitung hierzu finden Sie unter"Code-Attribute definieren".Feldname festlegen oder umbenennenBetätigen Sie die Schaltfläche "Neu" oder doppelklicken Sie in die Spalte "Feldnameneu" und geben Sie den gewünschten Feldnamen ein.▪Beachten Sie bitte, dass Feldnamen eindeutig sein müssen und dass sie nurBuchstaben und Zahlen enthalten dürfen.▪▪Maximal 10 Zeichen sind erlaubt; Leerzeichen, Umlaute oder Sonderzeichen(Komma, Bindestrich,...) dürfen nicht darin vorkommen (Ausnahme: "_").Zahlen an erster Stelle sind ebenfalls nicht erlaubt.In der Eingabemaske können Sie später anstelle dieser Feldnamen auchandere, längere Beschreibungen der Felder verwenden.305

Arbeiten mit einer Datenbank▪Wenn Sie Codefelder umbenennen gehen alle Codedefinitionen verloren.Feldlänge festlegenBitte beachten Sie dabei, dass einige der Feldtypen automatisch eine bestimmte Feldlängehaben (Bemerkungsfeld, Logisch...), so dass Sie in der Wahl der Feldlänge u.U.nicht mehr frei sind.Feldtypen festlegenFelder eines bestimmten Typs haben ganz bestimmte Eigenschaften, die sie fürmanche Zwecke besonders gut und für andere weniger geeignet machen. Feldtypenbeeinflussen die Sortierung, Vergleichsoperatoren bei Extrakten bis hin zu denmöglichen Inhalten, die eingegeben werden können. Nach der Selektion desbetreffenden Feldes und einem zweimaligen Klick in die Spalte "Typ" öffnet sich dieAuswahlliste. Wählen Sie dort den gewünschten Feldtyp aus.Feldtyp "Zeichen"Inhalt:Länge:Anzahl:Sortierung:Bemerkung:Beispiel:beliebige Zeichenketten, die Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichenenthalten können1 bis 255 Zeichenbeliebig vielealphabetischDieser Feldtyp sollte immer gewählt werden, wenn es sich bei denInhalten um Texteinträge handelt oder um Zahlen, bei denenSortierungen und Vergleichsoperationen keine Rolle spielen bzw.wenn keiner der übrigen Feldtypen zutrifft.FIRMA, NAME, VORNAMEFeldtyp "Numerisch"Inhalt:Länge:Anzahl:Sortierung:Bemerkung:Beispiel:Ziffern 0, 1,..., 9; Komma; Vorzeichen1 bis 19 Stellen, inkl. Nachkommastellenbeliebig vielenumerischDieser Feldtyp sollte immer gewählt werden, wenn es sich bei denInhalten um reine Zahlen handelt, die bei Sortierungen oderVergleichsoperationen auch wie Zahlen behandelt werden sollen.Unter "Nachkomma" kann angegeben werden, wieviel von derFeldlänge des betreffenden Feldes für die Nachkommastellenreserviert werden soll.BEITRAG, MENGEFeldtyp "Datum"Inhalt:Dati im Format TT.MM.JJJJ306

Neuanlegen oder Ändern einer DatenbankLänge:Anzahl:Sortierung:Bemerkung:Beispiel:8 Zeichen (feste Länge; Separatoren werden automat. ergänzt)beliebig vielenach Jahr, Monat, TagDieser Feldtyp sollte immer gewählt werden, wenn es sich bei denInhalten um reine Datumswerte handelt, die in Sortierungen oderVergleichsoperatoren verwendet werden sollen.Datumsfelder werden in der Eingabemaske mit einemKalenderbutton angezeigt. Ein Klick mit der linken Maustaste öffneteinen Kalender, ein Klick mit der rechten Maustaste fügt dasaktuelle Datum ein.GEBTAG, TERMIN, KAUFDATFeldtyp "Bemerkung"Inhalt:Länge:Anzahl:Sortierung:Bemerkung:Beispiel:beliebige Zeichenketten, die Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichenenthalten könnenbis zu 30000 Zeichen (in Struktur nur 10 Zeichen angezeigt)maximal 5 BEMERKUNGsfelder pro DatenbankkeineDieser Feldtyp sollte immer gewählt werden, wenn es sich bei denInhalten um ausführliche Notizen, unstrukturierte Kontaktprotokolleoder sonstige Ausführungen handelt.BEMERKUNGFeldtyp "Code"Inhalt:Länge:Anzahl:Sortierung:Bemerkung:Beispiel:Code-Attribute, d.h hinterlegte Merkmale, die einem Datensatz zurKlassifizierung zugewiesen werden können.160 Zeichen (feste Länge)beliebig vielekeineDieses Feld ist besonders gut für Auswertungen geeignet.Dabei sollten Sie nun aber nicht gleich unnötig viele CODE Felderanlegen, mehr als 2 werden Sie kaum jemals brauchen!K_CODE, PROD_CODEFeldtyp "Grafik"Inhalt:Länge:Anzahl:Sortierung:Bemerkung:Pfad und Dateiname einer Grafikdateiwie ZeichenAchtung! Bei zu kurz gewählter Länge wird ggf. Dateipfad dadurchabgeschnitten und Grafik dann nicht angezeigt.beliebig vielealphabetischDiesen Feldtyp sollten Sie immer wählen, wenn es sich bei dem307

Arbeiten mit einer DatenbankBeispiel:Inhalt um Grafiken handelt, die auch im amw angezeigt oderausgedruckt werden sollen.Unterstützte Bildformate: JPG, PCD, WMF, BMP, DIB, RLE, PCX, TIFGRAFIK1;GRAFIK2Feldtyp "Telefon"Inhalt:Länge:Anzahl:Sortierung:Bemerkung:Beispiel:wie Zeichenwie Zeichenmaximal 20 TELEFON oder MOBILTELEFON Felder pro Datenbankwie ZeichenTELEFON Felder erlauben die automatische Telefonwahl und denAufruf der Ortsvorwahl-Automatik.TELEFON; TELEFAXFeldtyp "MobiltelefonInhalt:Länge:Anzahl:Sortierung:Bemerkung:Beispiel:wie Zeichenwie Zeichenmaximal 20 MOBILTELEFON oder TELEFON Felder pro Datenbankwie ZeichenMOBILTELEFON Felder erlauben die automatische Telefonwahl unddas Versenden von SMS-Nachrichten. Allerdings gibt es imGegensatz zum Telefon-Feld keinen Aufruf der Ortsvorwahl-Automatik.MOBILTEL; TELEFONFeldtyp "Strasse"Inhalt:Länge:AnzahlSortierung:Bemerkung:Beispiel:wie Zeichenwie Zeichenein STRASSEnfeld pro Datenbankwie Zeichenerlaubt den Aufruf des Strassen- und Postfachverzeichnisses.Dieser Feldtyp sollte für das Feld gewählt werden, in dem dieStraßenanschrift gespeichert werden soll.STRASSEFeldtyp "PLZZ"Inhalt:Länge:Anzahl:Sortierung:Bemerkung:wie Zeichenwie Zeichenein PLZZ Feld pro Datenbankwie Zeichenerlaubt den Aufruf des Postleitzahl- und Vorwahlverzeichnisses.308

Neuanlegen oder Ändern einer DatenbankBeispiel:Dieser Feldtyp sollte für das Feld gewählt werden, in dem diePostleitzahl zur Straßenanschrift gespeichert werden soll.PLZZFeldtyp "Ort"Inhalt:Länge:Anzahl:Sortierung:Bemerkung:Beispiel:wie Zeichenwie Zeichenein ORT Feld pro Datenbankwie Zeichenerlaubt den Aufruf des Postleitzahl- und Vorwahlverzeichnisses.Dieser Feldtyp sollte für das Feld gewählt werden, in dem der Ortgespeichert werden soll.ORTFeldtyp "Land"Inhalt:Länge:Anzahl:Sortierung:Bemerkung:Beispiel:wie Zeichenwie Zeichenein LAND Feld pro Datenbankwie ZeichenErlaubt den Aufruf der Landesvorwahl-Automatik und dieDarstellung der Länderflaggen in der Listenansicht bei Verwendungfestgelegter Länderkürzel.In der Übernahmemaske kann der ausgeschriebene Name mit derFunktion «GetInfoFromCountry(Land)» übergeben werden.LANDFeldtyp "Postleitzahl Postfach"Inhalt:Länge:Anzahl:Sortierung:Bemerkung:Beispiel:wie Zeichenwie Zeichenein POSTLEITZAHL POSTFACH Feld pro Datenbankwie Zeichenerlaubt den Aufruf des Strassen- und Postfachverzeichnisses.Dieser Feldtyp sollte für das Feld gewählt werden, in dem diePostleitzahl zur Postfachanschrift der gespeichert werden soll.PLZPFeldtyp "Postfach"Inhalt:Länge:Anzahl:Sortierung:wie Zeichenwie Zeichenein POSTFACHfeld pro Datenbankwie Zeichen309

Arbeiten mit einer DatenbankBemerkung:Beispiel:Dieser Feldtyp sollte für das Feld gewählt werden, in dem diePostfachnummer zur Postfachanschrift gespeichert werden soll.POSTFACHFeldtyp "Kundennummer"Inhalt:Länge:Anzahl:Sortierung:Bemerkung:Beispiel:wie Zeichenwie Zeichenein KUNDENNRfeld pro Datenbankwie Zeichenerlaubt die halbautomatische Vergabe einer fortlaufenden,datenbankübergreifenden Nummer (Kundennummer)KUNDENNRFeldtyp "Barcode"Inhalt:Länge:Anzahl:Sortierung:Bemerkung:Beispiel:wie Zeichenwie Zeichenbeliebig vielewie ZeichenInhalte können als Barcode ausgedruckt werden.PREIS; ARTIKELNRFeldtyp "eMail"Inhalt:Länge:Anzahl:Sortierung:Bemerkung:Beispiel:wie Zeichenwie Zeichenbeliebig vielewie Zeichenwie Zeichen, erlaubt zusätzlich die automatische Anwahl von eMail-Adressen..EMAIL1, EMAIL2Feldtyp "Internet"Inhalt:Länge:Anzahl:Sortierung:Bemerkung:Beispiel:wie Zeichenwie Zeichenbeliebig vielewie Zeichenwie Zeichen, erlaubt zusätzlich die automatische Anwahl vonInternet Adressen.INTERNETFeldtyp "Logisch"Inhalt:Markierung für JA/NEIN310

Neuanlegen oder Ändern einer DatenbankLänge:Anzahl:Sortierung:Bemerkung:Beispiel:1 Zeichenbeliebig vielekeineAnkreuzfelder (Checkboxen) die nur den Zustand WAHR/FALSCHkennen.ISTKUNDEFeldtyp "Dokumenten-Container"Inhalt:Länge:Anzahl:Sortierung:Bemerkung:Beispiel:Verknüpfungen mit Dokumenten (Datum, Dateiname, Kommentar,etc.)bis zu 30000 Zeichen (in Struktur nur 10 Zeichen angezeigt)maximal zweikeineErlaubt die automatische und manuelle Zuordnung vonDokumenten. Diese werden als Verweise bzw. Links imDokumenten-Container abgespeichert. Neue Dokumente könnenaußerdem direkt über das Dokumentenfeld angelegt werden.DOKUMENTEFeldtyp "Kontakt-Container"Inhalt:Länge:Anzahl:Sortierung:Bemerkung:Beispiel:Auflistung von verschiedenen Kontakten und deren Inhalt.bis zu 30000 Zeichen (in Struktur nur 10 Zeichen angezeigt)maximal zweikeineErmöglicht Überblick aller Kontakte zu einem Datensatz.KONTAKTEFeldtyp "Verweis-Container"Inhalt:Länge:Anzahl:Sortierung:Bemerkung:Beispiel:Verknüpfungen zu anderen Datensätzenbis zu 30000 Zeichen (in Struktur nur 10 Zeichen angezeigt)maximal zweikeineErmöglicht das direkte Springen zwischen verknüpften Datensätzen,auch zwischen unterschiedlichen Datenbanken.VERWEISEInterne Standardfelder bei jeder Datenbank# Feld Typ Länge Erläuterung:1 ERFDAT D 8 Das Erfassungsdatum des Datensatzes2 ERFUSER C 8 Der Benutzername des Benutzers, der den311

Arbeiten mit einer DatenbankDatensatz erfasst hat.3 L_DAT D 8 Das Datum der letzten Änderung an demDatensatz.4 L_USER C 8 Der Benutzername des Benutzers, der denDatensatz zuletzt geändert hat5 RECORDID C 10 Eine eindeutige Datensatznummer.6 GROUPID C 10 bei Nebenadressen: RECORDID derHauptadresseSortierung wählenNachdem Sie eine neue Struktur angelegt haben, gelangen Sie mit "Weiter"automatisch in den Dialog für die Definition von Sortierungen. Mindestens eineSortierung müssen Sie für eine neue Datenbank festlegen (siehe Kapitel"Sortierungen").Nach dem Festlegen der Sortierung erhalten Sie eine Bestätigung über die abgeschlosseneDefinition der neuen Datenbank. Sofern in diesem Fenster "Eingabemaskebearbeiten" markiert ist, können Sie direkt mit der Definition der Eingabemaske fortfahren.Eingabemaske definierenEs wird Ihnen automatisch eine Eingabemaske für die neue Datenbank vorgeschlagen.Die vorgeschlagene Maske hängt davon ab, mit welcher Option Sie die neueDatenbank erzeugt haben.Haben Sie bei der Neuanlage die Standardstruktur gewählt, so erhalten Sieautomatisch die Standard-Eingabemaske.Haben Sie die Struktur einer anderen Datenbank übernommen, so wird auch dieEingabemaske von dieser Datenbank übernommen. Sie erhalten die Möglichkeit,die übernommene Maske im Eingabemasken-Designer zu bearbeiten.Haben Sie die Datenbankstruktur neu erstellt, ohne auf Vorlagen zurückzugreifen,wird automatisch eine temporäre Eingabemaske erstellt.Im Eingabemasken-Designer können Sie wie im Kapitel "Eingabemasken-Designer"beschrieben die vorgeschlagene Eingabemaske anpassen, eine bestehendeEingabemaske als Vorlage laden, oder auch eine geeignete Eingabemaske vonGrund auf neu erstellen.18.4 Bestehende Struktur ändernAn einer bereits bestehenden Datenbankstruktur können nur die Feldnamen und einigeFeldtypen geändert werden, nicht aber Anzahl, oder Länge der Felder.312

Code-Attribute definierenWählen Sie Befehl Datei > Struktur ändern.Selektieren Sie das betreffende Feld und geben dann in das Eingabefeld"Feldname" den neuen Namen ein.Nachträglich eingestellt werden können die Feldtypen ZEICHEN, TELEFON,KUNDENNUMMER, BARCODE, GRAFIK, STRASSE, POSTLEITZAHL, ORT, LAND,POSTLEITZAHL POSTFACH, EMAIL und INTERNET. Bitte beachten Sie dabei, dassdie Typen STRASSE, POSTLEITZAHL, ORT, LAND, und POSTLEITZAHL POSTFACHjeweils nur einmal in der Datenbank vorkommen dürfen!Wenn Sie weitergehende Änderungen vornehmen möchten, erstellen Sie eine neueDatenbank und wählen als Vorlage "Struktur einer bestehenden Datenbank".WICHTIG: Bitte bedenken Sie die Konsequenzen von Strukturänderungen in derDatenbank! Auf die Struktur der Datenbank nehmen Sie an vielen Stellen Bezug.Sowohl in Eingabemasken, als auch bei Übernahmemasken und Druckvorlagen(Listen, Etiketten und Karteikarten) und in Titelmakros werden Festlegungengetroffen, welche Felder einer Datenbank wo angezeigt, übernommen odergedruckt werden sollen. Außerdem wird in Ordnungskriterien (Sortierungen undSchnellsuchschlüssel) und in Eingabemasken auf die Struktur Bezug genommen.Wenn Sie die Struktur einer bestehenden Datenbank ändern, stimmen diese Bezügeeventuell nicht mehr. Denken Sie an den Fall, dass Sie ein Feld FIRMA3 in Ihrer Datenbanklöschen. In den Definitionen Ihrer Druckvorlagen steht jedoch nach wie vor dasFeld FIRMA3. Wenn Sie in einem solchen Fall beispielsweise ein Adressetikettausdrucken wollten, in dem als zu druckende Felder definiert ist, so kann der für denDruck zuständige Programmteil das Feld FIRMA3 in der Datenbank nicht mehr finden.Er wird dann den Text "" drucken, da er nicht wissen kann, welches Feldstattdessen gedruckt werden soll.18.5 Code-Attribute definierenÜber den Dialog Datei > Struktur ändern können Sie auch Code-Attribute definierenoder bestehende Definitionen ändern. Voraussetzung ist, dass Sie mindestens ein Feldvom Typ CODE in Ihrer Datenbankstruktur haben.Über die Schaltfläche "Codes" gelangen Sie in den Dialog zur Vergabevon Code-Beschreibungen.Wählen Sie dasjenige Code-Feld aus, das Sie bearbeiten möchten.313

Arbeiten mit einer DatenbankDaraufhin werden alle 160 Code-Attribute des selektierten Feldes angezeigt. Fallsnoch keine Codes vergeben wurden, besteht die Liste nur aus den Code-Nummernvon 1 bis 160. Ansonsten werden Nummer und zugehörige Beschreibung angezeigt.Um für einen Code eine Beschreibung zu vergeben oder eine bestehendeBeschreibung zu ändern, selektieren Sie den Code und geben unter "CodeText" diegewünschte Beschreibung ein.Wiederholen Sie dies für alle zu ändernden Code-Attribute.Tipp: Es empfiehlt sich, zwischen inhaltlich zusammengehörigen Blöcken von Code-Attributen einige Code-Nummern frei zulassen. Auf diese Weise können Sie späterneue Code-Definitionen in die Liste einfügen!Eine andere Möglichkeit, inhaltlich zusammengehörige Codes zu gruppieren, bestehtdarin, allen Codes einer Gruppe dieselbe Nummer voranzustellen, z. B. "02 Weihnachtskarte","02 Geburtstagsgruß", etc. Wenn Sie für die Anzeige im Codefeld dieOption "Sortiert" wählen, erscheinen alle Codes eines Nummernkreises als Gruppe,gleichgültig in welcher Reihenfolge sie definiert wurden.Vorsicht ist beim nachträglichen Ändern von Codes geboten, wenn diese Codesbereits Datensätzen zugeordnet wurden. Wenn Sie beispielsweise für den Code Nr.1 die Beschreibung von "Kunde" zu "Lieferant" ändern, werden alle Datensätze, diebisher durch den Code Nr. 1 als Kunde gekennzeichnet werden, zu Lieferanten!Eine genaue Anleitung, wie die so definierten Code-Attribute den einzelnen Datensätzenzugeordnet werden, finden Sie im Kapitel "Codes vergeben".314

Datenbankdefinition drucken18.6 Datenbankdefinition druckenAusdrucken der FelddefinitionenÜber den Menüpunkt Ausgabe > Datenbankdefinition > Feldstruktur können Sie sichzur Übersicht eine Liste aller in Ihrer Datenbank definierten Felder ausdrucken lassen.Gestaltet werden kann der Ausdruck über Konfiguration > Druck > Datenbankdefinition> Feldstruktur.Ausdrucken der CodedefinitionÜber den Menüpunkt Ausgabe > Datenbankdefinition > Codedefinitionen können Siesich zur Übersicht eine Liste aller für Ihre Datenbank definierten Code-Attribute (sieheKapitel "Codes vergeben") ausdrucken lassen. Dabei wird automatisch für jedesCodefeld eine solche Liste gedruckt, ohne dass Sie diese extra auswählen müssen.Gestaltet werden kann der Ausdruck über Konfiguration > Druck > Datenbankdefinition> Codedefinitionen.315

Eingabemasken-Designer19. Eingabemasken-DesignerMit dem Eingabemasken Designer haben Sie die Möglichkeit, eine benutzerspezifischeEingabemaske zu gestalten. So können Sie eine ganz individuelle Software-Oberflächeerstellen, die auf Ihre Wünsche und Bedürfnisse ausgelegt ist.Jede Eingabemaske kann aus mehreren hintereinander stehenden Registerkartenbestehen. Dabei ist jede Registerkarte mit einer Lasche versehen, über die sie in denVordergrund geholt werden kann (die ersten 9 Hauptregisterkarten auch über ALT-1 –ALT-9). Die gewünschten Felder, Schaltflächen usw. werden ganz nach Bedarf auf deneinzelnen Registerkarten verteilt.Eingabemasken werden stets mit der Endung .DLI gespeichert.19.1 Eingabemasken laden und speichernEingabemasken ladenÜber Konfiguration > Ansicht: Eingabemaske > Laden können Sie eine Eingabemaskefür Ihre Datenbank aktivieren. Noch schneller geht es per Doppelklick auf denEingabemaskennamen in der Statuszeile (rechtes Segment). Hier sehen Sie auch stetsauf einen Blick, welche Eingabemaske im Moment geladen ist.In der mitgelieferten Datenbank crm.dbf finden Sie zusätzlich unten rechts eineSchaltfläche "Anderes Design". Über diese Schaltfläche werden alle imDatenbankverzeichnis vorhandenen Eingabemasken der Reihe nach geladen..Tipp: Wenn Sie mit mehreren Datenbanken arbeiten, die alle die gleiche Strukturaufweisen, können Sie für alle dieselbe Eingabemaske nutzen. Bei Änderungenmüssen Sie dann lediglich diese eine Maske anpassen.Beim Laden einer Datenbank wird in der Regel die Eingabemaske geladen, mit der Siezuletzt gearbeitet haben. Für den Fall, dass diese Maske nicht gefunden werden kann:▪▪wird geprüft, ob für Sie eine Benutzerkopie der Standard Eingabemaske in IhremBenutzerverzeichnis existiert. Sofern vorhanden, wird diese geladen.Existiert keine Benutzerkopie, wird im Datenbankverzeichnis nach der sog.Standard-Eingabemaske gesucht und diese geladen.316

Eingabemaske bearbeiten▪Sollte beides nicht möglich sein, wird eine so genannte Temporärmaske erzeugt. Inder Temporärmaske werden die verschiedenen Felder der Datenbankhintereinander weg angezeigt.Eingabemasken speichernEingabemasken werden in Dateien mit der Endung .DLI gespeichert.Bei den Eingabemasken ist zu beachten, dass diese für verschiedene Benutzer unterschiedlich,d.h. benutzerspezifisch sein können. Das hat den Vorteil, dass sich jederBenutzer seine eigene, auf seine Bedürfnisse optimal zugeschnittene Eingabemaskeeinrichten kann. Dadurch können jedoch auf Ihrem System mehrere verschiedene .DLIDateien existieren:Standard-EingabemaskeWird eine Datenbank neu angelegt und eine passende Eingabemaske erzeugt oderübernommen, so wird die neue Eingabemaske zunächst als Standard-Eingabemaske zudieser Datenbank gespeichert. Diese Standard-Eingabemaske trägt den gleichenNamen wie die Datenbank und wird automatisch im gleichen Verzeichnis gespeichert.Sie wird in der Statuszeile als ".DLI" angezeigt.BenutzerkopieWenn ein Benutzer eine Standard-Eingabemaske bearbeiten möchte, kann eine Benutzerkopieder Standard-Eingabemaske über Eingabemaske > Speichern Als imjeweiligen Benutzerverzeichnis (.dbu) erstellt werden. Alle Änderungenwerden an dieser Kopie ausgeführt und gespeichert. Im amw wird für diesen Benutzerzukünftig seine individuelle Benutzerkopie der Eingabemaske geladen, alle übrigenBenutzer arbeiten weiter mit der Standard-Eingabemaske. Eine Benutzerkopie wird inder Statuszeile als ".DLI (Benutzer)" angezeigt.19.2 Eingabemaske bearbeitenIm Folgenden finden Sie eine Beschreibung, wie Sie Eingabemasken bearbeiten odervon Grund auf neu erstellen und die gewünschten Felder und Schaltflächen einfügen.Sofern Sie noch nicht dem Eingabemasken-Designer vertraut sind, empfehlen wirIhnen, vor dem Entwurf einer Eingabemaske dieses Kapitel zu lesen.▪Bei neuen Eingabemasken richtet sich die vorgeschlagene Größe für dieRegisterkarten nach der derzeit für das Hauptfenster zur Verfügung stehendenBildschirmfläche. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, in den Vollbildmoduszu gehen, wenn Sie den Eingabemasken-Designer aufrufen.▪ Um eine bestehende Eingabemaske zu ändern, wählen Sie Konfiguration >Ansicht: Eingabemaske > Erscheinungsbild (STRG+J) um in den Eingabemasken-Designer zu gelangen.317

Eingabemasken-Designer▪Um eine andere Eingabemaske zur Bearbeitung zu laden, wählen Sie im Eingabemasken-DesignerEingabemaske > Bearbeiten. Sie können diese Eingabemaskebearbeiten, ohne dass sich hierdurch Ihre aktuell für die Datenbank geladeneMaske verändert. Über die Option Eingabemaske > aktive Maske können Sie diebearbeitete Eingabemaske jedoch auch zur aktiven Maske für Ihre Datenbankmachen.Bitte beachten Sie: Das Layout anderer Eingabemasken können Sie auf dieseWeise völlig unabhängig von der aktiven Datenbank bearbeiten. Wenn Sie jedochFelder in die Eingabemaske einfügen wollen, stehen Ihnen hierfür nur die Felderder gerade aktiven Datenbank zur Verfügung. In diesem Fall ist es sinnvoller,zuerst die Datenbank zu öffnen, zu der die Eingabemaske gehört, und dann dieMaske zu bearbeiten.▪▪Meist ist es einfacher, eine bestehende Eingabemaske von einer Datenbank zuübernehmen, als eine Maske von Grund auf neu zu erstellen. Gehen Sie dazu imEingabemasken-Designer auf den Befehl Eingabemaske > Übernehmen ausanderer Eingabemaskendatei. Wählen Sie dabei ob Sie die gesamte Eingabemaskeoder nur die Feldfunktionalitäten (Folgeverknüpfungen, Combobox-Auswahlmöglichkeiten, Groß-Kleinschreibungskorrektur, Autokorrektur...)übernehmen möchten. Wählen Sie dann die Eingabemaskendatei aus.Über den Befehl Eingabemaske > Speichern können Sie die Eingabemaske unterihrem bisherigen Namen abspeichern. Über den Befehl Eingabemaske >Speichern als können Sie die Eingabemaske unter einem neuen Namen und/oder318

Arbeitsbereich und Werkzeuge▪an einem anderen Ort abspeichern. Auf diese Weise können Sie auch eine Kopieeiner bestehenden Eingabemaske erstellen oder eine Benutzerkopie als Standard-Eingabemaske speichern.Um eine Eingabemasken neu zu erstellen wählen Sie Eingabemaske > Neu.19.3 Arbeitsbereich und WerkzeugeDas Fenster des Eingabemasken-Designers ist in verschiedene Bereiche unterteilt,deren Funktionen nachfolgend erläutert werden.▪ Oberfläche anpassen: Sie können die Werkzeugfenster (Registerkarten,Feldauswahl, Reihenfolge) sowie die Toolbars beliebig im Eingabemasken-Designer platzieren, und damit auch die Größe Ihres Arbeitsbereiches festlegen.▪▪▪▪▪Arbeitsbereich: Der Arbeitsbereich ist der Bereich des Eingabemasken-Designers,in dem Sie die Eingabemaske erstellen. Die verfügbare Größe entspricht dabei deraktuellen Größe des Anwendungs-Hauptfensters. Der Arbeitsbereich stellt immerdie Oberfläche genau einer Registerkarte der Eingabemaske dar. WelcheRegisterkarte gerade bearbeitet wird, können Sie in der Registerkarten-Übersichtsehen. Wenn Sie eine Eingabemaske komplett neu anlegen, ist der Arbeitsbereichdes Eingabemasken-Designers zunächst leer.Registerkarten-Übersicht: Hier sind alle bereits definierten Registerkarten gelistet.Durch Anklicken in der Liste wird die ausgewählte Karte auf dem Arbeitsbereichdargestellt. Hier können Sie auch verschiedene Einstellungen für die Registerkartenvornehmen. Eine Sonderstellung nimmt die Seite "(Dialog)" ein. Hiermit nehmen SieEinfluss auf die allgemeine Größe der einzelnen Registerkarten. Zudem können Siedort Objekte (Felder oder Schaltflächen) außerhalb der eigentlichen Registerkartenplatzieren.Feldauswahl: Über diese Liste wählen Sie die Art des Objekts aus, das in eineRegisterkarte eingefügt werden soll. Bei jedem Objekttyp sind in der Feinauswahldie verschiedenen Einfügemöglichkeiten gelistet, z.B. Datenbankfelder oderFunktionen. Die Auswahl erfolgt ganz leicht per Drag & Drop, und das Feld oder dieFunktion muss dann nur an der gewünschten Stelle auf der Registerkarte platziertwerden.Reihenfolge: Hier sind alle bereits auf der aktuellen Registerkarte eingefügtenFelder aufgelistet und können von hier aus auch bearbeitet werden. Bei Klick aufein gelistetes Feld wird dieses automatisch in der Arbeitsfläche bzw. in derentsprechenden Registerkarte markiert.Statuszeile: In der Statuszeile erhalten Sie Informationen über die aktuelle Positiondes Mauszeigers oder über das gerade selektierte Objekt (Feld).Im linken Teil derStatuszeile wird die Position des Mauszeigers in "Dialogeinheiten" angezeigt. DerWert vor dem Komma gibt dabei die Entfernung vom linken Rand des319

Eingabemasken-DesignerArbeitsbereiches, der Wert nach dem Komma die Entfernung vom oberen Bereichdes Arbeitsbereiches an. Im rechten Teil der Statuszeile finden Sie nähereInformationen zu den ausgewählten Objekten. Von links nach rechts finden Siedort Objekttyp, Objektname, Objektkoordinaten und Objektgröße angezeigt. Sindmehrere Objekte selektiert, finden Sie dort die Anzahl der selektierten Objektesowie die Koordinaten und die Größe des Rahmens, der diese Objekte gemeinsamumschließt.19.4 RegisterkartenUm mehr Übersicht in Ihrer Eingabemaske zu bekommen, können Sie mehrereRegisterkarten anlegen, z.B. für Kontakte, Chancen, Vertrieb und private Informationen.Die Haupt-Registerkarten werden im Toolfenster "Registerkarte" verwaltet. Jede Haupt-Registerkarte kann zusätzlich noch Objekte vom Typ "Registerkarte" enthalten. WeitereInformationen zu Registerkartenobjekten finden Sie unter "Registerkarten".Alle Felder und Schaltflächen, deren Funktionen unabhängig von den einzelnenRegisterkarten sein sollen (z.B. die Stammdaten) können außerhalb der Registerkartenplatziert werden (Eintrag "(Eingabemaske)" im Toolfenster "Registerkarte"). Auchaußerhalb der Haupt-Registerkarten können Objekte vom Typ "Registerkarte" platziertwerden.Allgemeines LayoutBestimmen Sie zunächst die Größe und Position der Haupt-Registerkarten. Der für dieEingabemaske verfügbare Bildschirmbereich entspricht dem im Eingabemasken-Designer zur Verfügung stehenden Arbeitsbereich.Bei neuen Eingabemasken richtet sich die vorgeschlagene Größe für die Eingabemaskenach der aktuell für das Hauptfenster zur Verfügung stehenden Bildschirmfläche. Ausdiesem Grund ist es empfehlenswert, in den Vollbildmodus zu gehen, wenn Sie denEingabemasken Designer aufrufen. Beachten Sie dabei jedoch die an anderenArbeitsplätzen vorhandenen Bildschirmauflösungen, die mitgelieferte Eingabemaske istfür die Bildschirmauflösung 1024x768 optimiert.Um die Größe der Haupt-Registerkarten zu bestimmen, selektieren Sie das "Haupt-Register" im Arbeitsbereich. Über den Selektionsrahmen können Sie die Größe undPosition der Seitenvorlage bestimmen.Tipp: Um das Layout der Eingabemaske zu bestimmen, doppelklicken Sie imToolfenster "Registerkarten" den Eintrag "(Eingabemaske)".320

Registerkarten▪▪▪▪Neue Registerkarte einfügen: Über Klick auf das Symbol "Neue Seite anlegen" inder Registerkarten-Übersicht können Sie eine neue Registerkarte anlegen. Neuangelegte Seiten tragen zunächst den Namen "Seite" und eine fortlaufendeNummer.Registerkarte verschieben: Die eingefügten Registerkarten erscheinen in derEingabemaske in einer bestimmten Abfolge hintereinander. Diese Abfolgeentspricht der Reihenfolge in der Registerkartenübersicht. Um eine Registerkartean eine andere Position innerhalb der Abfolge zu verschieben, klicken Sie in derRegisterkarten-Übersicht auf die entsprechende Registerkarte und verschieben Siediese über die beiden Pfeile in demselben Fenster an die gewünschte Stelle.Registerkarte löschen: Selektieren Sie die Registerkarte in der Registerkarten-Übersicht und wählen Sie dann die Schaltfläche "Löschen".Registerkarten auf Registerkarten platzieren: Um Registerkarten auf Haupt-Registerkarten oder in der Eingabemaske mehrere Registerkarten nebeneinanderzu platzieren, verwenden Sie das Objekt "Registerkarte". Weitere Informationensiehe Kapitel "Registerkarten".Eigenschaften der RegisterkarteNach Doppelklick auf die entsprechende Haupt-Registerkarte im Toolfenster"Registerkarten" gelangen Sie in den Eigenschaftsdialog.▪Lasche: Geben Sie eine Bezeichnung für die Registerkartenlasche ein.▪▪Wenn dieses Feld leer ist, wird keine Registerkartenlasche angezeigt.Wenn Sie als erstes Zeichen ein "+" eingeben, wird diese Registerkarte unddie folgenden Registerkarten eine Ebene nach oben versetzt. Dadurchverringert sich der zur Verfügung stehende Platz auf den Registerkarten.321

Eingabemasken-Designer▪Damit der zur Verfügung stehende Platz angezeigt wird, müssen Sie denEingabemasken Designer beenden und erneut öffnen.Um die Oberfläche übersichtlicher zu gestalten, können Sie für die Laschender Registerkarten unterschiedliche Farben und Icons definieren.▪▪Im Feld "Farbe" stehen verschiedene Farben zur Auswahl, über denuntersten Eintrag "..." können Sie eine Farbe selbst definieren.Im Feld "Icon" stehen verschiedene Bilder zur Auswahl, über den Eintrag"Feste Datei" können Sie eine Bilddatei auswählen. Dabei werden auchdie Platzhalter %PRJDIR% und %APPDIR% unterstützt.▪Auch den Hintergrund können Sie ganz nach Wunsch verändern. Dabei haben Sieverschiedene Möglichkeiten:▪▪Ein Bild einfügen oder einbetten.Die Intensität einstellen (funktioniert nicht mit allen Dateiarten).322

Arbeiten mit Objekten▪▪▪Platzierung: geben Sie an, wo das Bild eingefügt werden soll: Auf Eingabemaskenseitegestreckt, Eingabemaskenseite füllen (Bild ggf. kacheln),links/rechts bzw. oben/unten.Füllung: Sie können einen Verlauf mit bis zu drei Farben hinterlegen oder denSystem-Standard wählen.Sie haben zudem die Möglichkeit, eine Bedingung festzulegen, unter der eineRegisterkarte sichtbar ist. So kann beispielsweise eine Registerkarte nur für einebestimmte Benutzergruppe oder in Abhängigkeit von anderen Feldinhalten sichtbarsein. Diese Funktion ersetzt jedoch nicht die Rechteverwaltung.19.5 Arbeiten mit ObjektenIm Eingabemasken-Designer haben Objekte immer eine rechteckige Form und sind voneinem Rahmen umgeben, über den ihre Größe und Position verändert werden kann.Dieser Rahmen bezeichnet den Platz, den das Objekt auf dem Arbeitsbereich einnimmtund damit auch die maximale Ausdehnung, die der jeweilige Inhalt eines Objektesannehmen kann.Objekte dürfen sich ganz oder teilweise überlagern, wobei das überlagerte Objekt unterUmständen verdeckt werden kann.Voreinstellungen zu ObjektenFür jeden Objekttyp können Sie bestimmte Voreinstellungen festlegen, die beimEinfügen eines solchen Objektes wirksam werden. Durch die Wahl geeigneterVoreinstellungen können Sie sich beim Einfügen und Konfigurieren von Objekten einigeArbeit ersparen.Bei den Einstellungen für Objekte gibt es drei hierarchische Stufen:Stufe 1 - Globale Schriftarteinstellung: Gilt für alle Objekte. Als globale Voreinstellungfür alle Objekte sind nur Schrifteinstellungen möglich, da nicht alle Objekte die gleichenFarb- oder Darstellungseigenschaften haben. Die globale Schrifteinstellung lässt sichüber den Befehl Optionen > Schriftartvoreinstellung wählen.Stufe 2 - Objekttyp-spezifische Einstellungen: Gilt für alle Objekte eines bestimmtenTyps projektspezifisch und benutzerübergreifend. Diesen Dialog rufen Sie über denBefehl Objekt > Voreinstellungen auf. Für jeden Objekttyp ist eine Karte vorhanden.Um die Voreinstellungen für einen bestimmten Objekttyp vorzunehmen, klicken Sie aufden Reiter der gewünschten Registerkarte.Stufe 3 - Objekt-Eigenschaften: Gilt nur für das eine, gerade selektierte Objekt(Bearbeiten > Objekt bearbeiten)323

Eingabemasken-DesignerVoreinstellungen als FormatvorlagenDie Stufen 1 und 2 lassen sich dabei wie Formatvorlagen nutzen. Solange Sie nicht aufStufe 3 individuelle Eigenschaften für Objekte festgelegt haben, können Sie dieEigenschaften sämtlicher Objekte bequem im Nachhinein ändern, in dem Sie diebetreffenden Voreinstellungen auf Stufe 2 oder Stufe 1 ändern.Um diese Möglichkeit effizient zu nutzen, empfiehlt es sich, sich vorab folgendes zuüberlegen:▪▪▪324Welche Schriftoptionen sollen im allgemeinen für Objekte verwendet werden?Diese Schriftoptionen sollten Sie dann über Optionen > Schriftartvoreinstellung alsVoreinstellung der Stufe 1 festlegen.Welche Einstellungen sollen jeweils für die Mehrheit der einzelnen Objekttypengelten? Diese Einstellungen sollten Sie dann über Objekt > Voreinstellungen fürjeden Objekttyp festlegen.Individuelle, nur für einzelne Objekte gültige Einstellungen brauchen und sollten Sienur noch dort vornehmen, wo ein einzelnes Objekt von diesen Voreinstellungenabweicht. Wenn Sie sich im Nachhinein entschließen sollten, allen Textobjektendoch lieber eine andere Schriftart zuzuweisen, brauchen Sie nicht sämtlicheTextobjekte einzeln zu selektieren und ihre Eigenschaften zu ändern. Es genügt indiesem Fall, über Objekt > Voreinstellungen die Schriftart für Textobjekte

Arbeiten mit Objektenallgemein zu ändern, und alle Ihre einzelnen Textobjekte erhalten automatisch dieneue Schriftart.Eigenschaften fixierenNicht immer, wenn Sie im Nachhinein etwas an den Voreinstellungen ändern, wird eswünschenswert sein, dadurch automatisch alle Objekte zu aktualisieren. Darum ist esmöglich, einzelne Objekte durch Fixieren ihrer Eigenschaften gegen eine Aktualisierungzu sperren. Selektieren Sie hierzu zunächst die Objekte, bei denen Sie Eigenschaftengegen eine Aktualisierung durch geänderte Voreinstellungen sperren wollen. WählenSie dann den Befehl Objekt > Eigenschaften fixieren. Sie haben nun die Wahl, ob Siedie Schriftart oder den Hintergrund (oder beide) fixieren möchten.Objekte einfügenObjekte können auf verschiedene Weisen auf dem Arbeitsbereich eingefügt werden:über das Menü Objekte > Einfügen, über die Toolleiste oder per Drag & Drop aus derFeldauswahlliste. Textobjekte fügen Sie am bequemsten und zugleich effizientestenper Drag & Drop aus der Variablenliste ein. Wählen Sie einfach die gewünschte Variableaus und ziehen Sie diese auf einen leeren Teil des Arbeitsbereichs. Alle anderenObjekttypen fügen Sie am einfachsten über die Toolleiste mit der Maus ein.Wählen Sie den gewünschten Objekt-Typ. Der Mauszeiger verwandelt sich in einKreuz.Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf den Punkt, an dem eine Ecke des Objektesbeginnen soll. Am besten wählen Sie hierzu die linke obere Ecke des geplantenObjekts.Drücken Sie den linken Mausbutton und ziehen Sie – bei gedrücktem Mausbutton– den Mauszeiger zur diagonal gegenüberliegenden Ecke des geplanten Objektes.Haben Sie mit der linken oberen Ecke begonnen, ziehen Sie den Mauszeiger zurrechten unteren Ecke des geplanten Objekts.Während Sie ziehen, erscheint ein gestrichelter Rahmen von der Größe, die dasObjekt annehmen würde, wenn Sie jetzt die Maustaste loslassen würden.Lassen Sie den Mausbutton los, wenn das Objekt (der gestrichelte Rahmen) diegewünschte Größe hat.Anschließend die gewünschten Eigenschaften für das eingefügte Feld festlegen.Objekte bearbeitenSelektieren Sie das Objekt, das Sie bearbeiten möchten. Das Objekt wird durch denSelektionsrahmen hervorgehoben. Sie können nun:▪▪Die Größe des Objektes ändern.Das Objekt verschieben.325

Eingabemasken-Designer▪▪326Die genaue Position eines Objektes auf dem Arbeitsbereich über denPositionsdialog auf 1/10 mm genau bestimmen.Die Inhalte (Eigenschaften) des Objektes bearbeiten. Eine detaillierte Beschreibungder Eigenschaften von Objekten finden Sie in den jeweiligen Unterkapiteln.▪ Darstellungsbedingungen für das Objekt definieren. Mit einer Darstellungsbedingunglegen Sie fest, unter welchen Bedingungen das Objekt in derEingabemaske erscheinen soll.▪▪▪Falls Sie mehr als ein Objekt selektiert haben, können Sie die selektierten Objekterelativ zu einander anordnen und in der Größe aneinander ausrichten.Bis zu 10 Bearbeitungsschritte im Eingabemasken Designer lassen sich über denBefehl Bearbeiten > Rückgängig ungeschehen machen. Die Bearbeitungsschrittebeziehen sich jeweils auf eine einzelne Registerkarte, was bedeutet, dass Sie fürjede Registerkarte eine eigene Rückgängig-Funktion haben.Auch die Zwischenablage steht Ihnen im Eingabemasken Designer zur Bearbeitungvon Objekten zur Verfügung. Über die Zwischenablage können Sie selektierteObjekte ausschneiden, kopieren und wieder einfügen. Auf diese Weise könnenObjekte auch von einer Registerkarte in eine andere übertragen werden. Auch derAustausch von Objekten zwischen verschiedenen Eingabemasken ist damitmöglich. Die entsprechenden Befehle für die Arbeit mit der Zwischenablage(Ausschneiden, Kopieren, Einfügen) finden Sie im Menü Bearbeiten.Die genannten Bearbeitungsmöglichkeiten werden nachfolgend beschrieben.Objekte selektierenDamit ein Objekt selektiert werden kann, müssen Sie sich im Selektionsmodusbefinden.Um in den Selektionsmodus zu wechseln, klicken Sie die Schaltfläche "Selektion"in der Toolleiste.▪▪▪Um im Selektionsmodus ein Objekt zu selektieren, klicken Sie mit der linkenMaustaste in das Objekt. Klicken Sie dagegen mit der rechten Maustaste, wird dasObjekt selektiert und gleichzeitig ein Kontextmenü mit Befehlen zur Objektbearbeitungangezeigt.Ebenso kann ein Objekt selektiert werden, indem Sie den Mauszeiger drücken undbei gedrückter linker Maustaste über das zu selektierende Objekt ziehen. Dabeierscheint ein dünner Rahmen. Lassen Sie die Maustaste los, wenn das zu selektierendeObjekt vollständig von dem Rahmen umschlossen ist. Hierbei werden allein dem Rahmen befindlichen Objekte selektiert.Um mehrere Objekte zu selektieren, drücken Sie die UMSCHALT-Taste und klickenSie mit der linken Maustaste in die zu selektierenden Objekte.

Arbeiten mit Objekten▪Außerdem können Sie alle Objekte auch über das Toolfenster "Reihenfolge"selektieren. Per Doppelklick gelangen Sie direkt zum Dialog "Eigenschaften" fürdieses Objekt.Beim Aufruf des Menüs Objekt > Selektieren öffnet sich ein Untermenü, in dem Sieverschiedene Selektionsoptionen einstellen können.▪▪▪▪Wählen Sie Alle Selektieren oder drücken Sie STRG+A, wenn Sie alle Objekte aufdem Arbeitsbereich selektieren möchten.Wählen Sie Selektion invertieren oder drücken Sie STRG+Y, um alle Objekte, dieselektiert sind, zu deselektieren sowie alle Objekte die nicht selektiert sind, zuselektieren.Wählen Sie Nächstes Objekt oder drücken Sie die PLUS-Taste im numerischenTastenfeld, um das Objekt zu selektieren, das nach dem momentan selektiertenObjekt erstellt wurde. Diese Funktion ist hilfreich, wenn ein Objekt so nahe aneinem anderen Objekt liegt, dass es mit der Maus nur schwer zu selektieren ist.Die Reihenfolge, in der Objekte erstellt wurden, ist für diesen Menüpunkt wichtig:.Wählen Sie Voriges Objekt oder drücken Sie die MINUS-Taste im numerischenTastenfeld, um das Objekt zu selektieren, das vor dem momentan selektiertenObjekt erstellt wurde.Größe und PositionSie können jedes selektierte Objekt verschieben oder in der Größe verändern. Wennmehrere Objekte selektiert sind, können diese wie ein einzelnes Objekt verändertwerden.Selektieren Sie das Objekt.Größe verändern: Wenn der Mauszeiger sich über dem Selektionsrahmen befindet,ändert sich der Mauszeiger zu einem bidirektionalen Pfeil. Ziehen Sie den Rahmenin einer der beiden Pfeilrichtungen. Um das Objekt gleichzeitig sowohl horizontalals auch vertikal zu verändern, muss sich der Mauszeiger auf einer Ecke desRahmens befinden. Während Sie ziehen, folgt dem Mauszeiger ein gestrichelterRahmen, der die neue Größe des Objektes widerspiegelt.Verschieben: Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie das Objekt an diegewünschte Position. Darüber hinaus können Sie selektierte Objekte mit denPFEIL-Tasten auch über die Tastatur verschieben. Ein Tastendruck verschiebt dabeium jeweils eine Dialogeinheit in Pfeilrichtung. Wenn Sie beim Betätigen der PFEIL -Tasten noch die UMSCHALT-Taste gedrückt halten, lassen sich die Objekte jeweilsum 10 Dialogeinheiten verschieben.327

Eingabemasken-DesignerAusrichten von ObjektenÜber den Menüpunkt Objekt > Anordnen > Ausrichten bzw. die entsprechendeMenüleiste können Sie mehrere Objekte aneinander ausrichten. Es müssenmindestens 2 Objekte markiert sein, damit die Funktionen anwählbar sind.▪▪328Links, rechts, oben, unten: Die selektierten Objekte werden an der gemeinsamenRahmenkante ausgerichtet.Größenanpassung: Die selektierten Objekte werden in der jeweiligen Dimension(horizontal oder vertikal) auf die gemeinsame Rahmengröße gezogen.Hilfsgitter verwendenSie haben die Möglichkeit, sich ein Gitter mit Hilfslinien über den Arbeitsbereich zulegen. Objekte lassen sich dann nicht mehr beliebig, sondern nur noch entlang dieserHilfslinien auf dem Arbeitsbereich platzieren.Wählen Sie den Befehl Optionen > Gitter > Einrichten. Es erscheint ein Dialog, indem Sie die gewünschten Abstände für die Gitternetzlinien angeben können. Diehorizontalen und vertikalen Gitterabstände lassen sich dabei getrennt festlegenoder über die Option "Synchron" auf gleiche Werte setzen.Über die Option "aktiv" können Sie das Hilfsgitter aktivieren oder deaktivieren. Imaktivierten Zustand lassen sich Objekte auf dem Arbeitsbereich nur noch entlangder unsichtbaren Hilfslinien positionieren. Im deaktivieren Zustand lassen sichObjekte beliebig positionieren, ohne dass das Gitter dadurch verloren geht. DasHilfsgitter können Sie auch über den Befehl Optionen > Gitter > Aktiv ein- undausschalten.DarstellungsreihenfolgeMit der Reihenfolge, in der Objekte auf dem Arbeitsbereich platziert werden, wird auchdie Abfolge bestimmt, in der sich die Einfügemarke durch die Felder der Eingabemaskebewegt, wenn Sie später bei der Eingabe die Taste TAB oder ENTER betätigen.Zudem wird mit der Darstellungsreihenfolge der initielle Focus festgelegt, wenn einDatensatz neu angelegt wird.Eine wichtige Rolle spielt die Darstellungsreihenfolge auch dann, wenn sich Objekteganz oder teilweise überlagern. Objekte, die in der Reihenfolge früher kommen, tretenin den Hintergrund. Objekte, die in der Reihenfolge später kommen, treten in denVordergrund und können andere Objekte überlagern oder verdecken.Sie können die Darstellungsreichenfolge jederzeit manuell neu bestimmen:Wählen Sie Objekt > Anordnen > Reihenfolge oder den entsprechenden Button inder Symbolleiste.

Gemeinsame ObjekteigenschaftenAlle Objekte auf dem aktuellen Arbeitsbereich werden als rechteckige Rahmen miteiner Nummer dargestellt. Diese Nummer steht für die aktuelle Position diesesObjektes in der Darstellungsreihenfolge.Klicken Sie die Objekte in der Reihenfolge an, in der Sie dargestellt werden sollen.Das erste Objekt, das Sie anklicken, erhält Rang 1 in der Darstellungsfolge, daszweite Rang 2 und so fort.Speichern Sie die Reihenfolge, in dem Sie Objekt > Anordnen > Reihenfolge einzweites Mal anwählen, oder irgendwo außerhalb der Felder in den Arbeitsbereichklicken. Wenn Sie alle Objekte einer Registerkarte angeklickt haben, wird dieReihenfolge automatisch gespeichert.Mit dem Menüpunkt Objekt > Anordnen > In Vordergrund bzw. In Hintergrundkönnen Sie Objekte von einer Ebene in die oberste (d.h. der auf jeden Fallsichtbaren) bzw. hintersten (untersten) Ebene verschieben. Selektieren Siezunächst die Objekte, die Sie auf dem Arbeitsbereich anordnen wollen. Wählen Siedann eine der nachfolgend beschriebenen Optionen (alternativ: STRG+POS1bzw.STRG+ENDE).19.6 Gemeinsame ObjekteigenschaftenÜber Doppelklick auf ein Objekt oder Auswahl von Eigenschaften im Kontextmenügelangen Sie zu einem mehrseitigen Bearbeitungsdialog, der je nach Objekttypunterschiedlich aufgebaut ist.329

Eingabemasken-DesignerDie Anzeigeformatierung und die Registerkarten "Erweitert", "Tooltip", "Darstellung","Voreinstellung", "Autotext", "Folgeverknüpfung", "Programm", und "Eingaberegel" stehenbei mehreren Objekten zur Verfügung.Anzeigeformatierung von EingabefeldernFür alle Eingabefelder, Comboboxen und Statischen Texte steht einFormatierungsdialog zur Verfügung. Die Formatierung bezieht sich dabei auf dasErgebnis des gesamten Ausdrucks.Öffnen Sie den Dialog über die Schaltfläche "Formatierung einstellen" auf derRegisterkarte "Eigenschaften".Über den Format-Editor legen Sie die Formatierung für Zahl, Währung, Datum, Zeit,Prozent und Winkel fest. Standardmäßig wird die jeweilige Systemeinstellungverwendet.330

Gemeinsame ObjekteigenschaftenTipp: Möchten Sie nur Teilbereiche eines Ausdrucks per Folgeverknüpfungformatieren (z.B. bei Text und Zahl innerhalb eines Ausdrucks) verwenden Sie dieFunktionen Date$() und FStr$() im Formel-Dialog.VoreinstellungÜber die Registerkarte "Voreinst." können Sie einen Wert bestimmen, der beim Anlegenjedes neuen Datensatzes automatisch eingetragen wird. Wenn Sie z.B. überwiegenddeutsche Kunden und Interessenten haben, könnten Sie festlegen, dass unter "Land"bei jedem neuen Datensatz "D" eingetragen wird.Darstellungsbedingung (Erweitert)Auf der Registerkarte "Erweitert" können Sie mit Hilfe des Formelassistenten eineBedingung für die Sichtbarkeit und die Bearbeitbarkeit eines Objekts festlegen.Wenn Sie die Bedingung für mehrere Objekte festlegen möchten, können Sie dieEinstellungen auch über Rechtsklick und Auswahl von "Darstellungsbedingung" imKontextmenü definieren.331

Eingabemasken-DesignerTooltipBei einigen Objekten können Sie auf der Registerkarte "Tooltip" einen Hinweistextdefinieren. Sobald man sich dann mit der Maus auf das entsprechende Feld bewegt,öffnet sich ein Hinweisfeld mit diesem von Ihnen vordefinierten Text.Der darin enthaltene Kommentar soll als Eingabehilfe dienen, damit Sie sofort wissen,welche Eingabevarianten möglich sind, bzw. in welcher Form etwas eingegebenwerden soll. Dabei können Sie auch Formeln verwenden.DarstellungAuf der Registerkarte "Darstellung" können Sie neben der Einstellungsoption für die zuverwendende Schrift und Schriftfarbe auch eine Hintergrundfarbe für das Objektwählen. Über den Button "Voreinst" können Sie jeweils die unter Objekt >Voreinstellungen festgelegten Optionen übernehmen.Wenn Sie die Darstellung für mehrere Objekten festlegen möchten, können Sie dieEinstellungen auch über Rechtsklick und Auswahl von "Darstellung" im Kontextmenüdefinieren.AutotextAuf der Registerkarte "Autotext" können Sie für jedes Eingabefeld Textbausteinedefinieren. Wenn Sie bei der Dateneingabe das jeweilige Kürzel eingeben, wird derAutotext automatisch eingetragen. Bei der Dateneingabe beschränkt sich IhreTipparbeit somit auf ein paar Kürzel.Hinweis: Bitte beachten Sie, dass bei der Dateneingabe die Autotext-Funktion erstwirksam wird, wenn Sie nach dem Kürzel des Textbausteins ein Leerzeicheneinfügen oder in das nächste Feld wechseln.Autotext kann auch als automatische Tippfehlerkorrektur verwendet werden: GebenSie als Schlüssel einen Ihrer üblichen Tippfehler ein und als Text für den Textbausteindie korrekte Schreibweise.So definieren Sie einen Autotext:‣ Klicken Sie auf die Schaltfläche "Einen Ausdruck einfügen".‣ Geben Sie in das "Ersetze"-Feld das Kürzel an.‣ Geben Sie in das "Durch"-Feld den Text für den Textbaustein ein, der bei Eingabedes Kürzels automatisch eingefügt werden soll. Wenn Sie eine Formel eingebenmöchten, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche rechts neben demEingabefeld.332

Gemeinsame ObjekteigenschaftenWenn Sie in der Autotext-Liste einen Eintrag selektieren (z.B. durch Anklicken), wird derbetreffende Eintrag in den "Ersetze" - "Durch" Eingabefeldern dargestellt, wo er auchnoch nachträglich bearbeitet werden kann.Per Drag & Drop können Sie Ihre Einträge auch an eine bestimmte Position in der Listeplatzieren, um diese bspw. alphabetisch zu ordnen.Folgeverknüpfung definierenAuf der Registerkarte "Folgeverkn." können Folgeverknüpfungen für alle Eingabefelder,Comboboxen und Checkboxen definiert werden. Über eine Folgeverknüpfung lässt sicheinem oder mehreren Eingabefeldern, den sog. Zielfeldern, in Abhängigkeit desEintrags im Quellfeld automatisch ein bestimmter Inhalt zuweisen.So können Sie z.B. bestimmen, dass immer, wenn in das Feld Anrede der Text "Herrn"eingetragen wird, automatisch der Eintrag "Sehr geehrter Herr" in das Feld "AnredeBr"gesetzt wird.333

Eingabemasken-DesignerDabei sind Sie nicht auf eine Verknüpfung zwischen zwei Feldern begrenzt; Sie habenauch die Möglichkeit, ein Feld mit mehreren Folgeverknüpfungen zu belegen.So definieren Sie eine Folgeverknüpfung:Wählen Sie ein Zielfeld, indem Sie die Schaltfläche "Neu" betätigen und IhreAuswahl treffen. Über die Schaltfläche "Löschen" können Sie ein Feld wieder ausder Liste entfernen.‣ Nun haben Sie die Wahl zwischen folgenden Optionen:▪▪Inhalt des Quellfelds direkt übernehmen: Jede Eingabe in das Quellfeld wirdautomatisch in das Zielfeld eingefügt.Definieren Sie eine Formel. Beachten Sie dabei, dass das Ergebnis der Formelimmer vom Datentyp "String" sein muss. Daher ist in vielen Fällen eineKonvertierung, z.B. mit Str$() oder Date$() notwendig.334

Gemeinsame Objekteigenschaften▪Beispiele:12 Monate zum aktuellen Datum hinzuaddieren:«Date$(AddMonths(Now(),12))»7 Tage zu einem Datum im Feld "Wiedervorlagedatum" hinzuaddieren:«Date$(AddMonths(Date(Wiedervorlagedatum),7))»Zwei numerische Werte voneinander abziehen (z.B. für die Gesamtkilometer):«Str$ (Kilometerstand_Ende-Kilometerstand_Start,0,0)»Zwei Zeichen-Werte voneinander abziehen:«Str$ (Val(Kilometerstand_Ende)-Val(Kilometerstand_Start),0,0)»Zwei Datumswerte voneinander abziehen (z.B. für die Reisedauer):«CStr$(DateToJulian(Date(Rückreisedatum))-DateToJulian(Date(Anreisedatum)), "%.0f")»Umwandlung selektiver Ausdrücke: Erlaubt in Abhängigkeit bestimmterEinträge im Quellfeld automatisch einen beliebigen Text in das Zielfeldeinzutragen. Die "WENN-DANN"-Bedingung definieren Sie über dieentsprechenden Eingabefelder. Eine neue Bedingung legen Sie über dieSchaltfläche "Neu" an. Beim "DANN"-Feld haben Sie außerdem dieMöglichkeit, eine Formel zu definieren.Um eine Checkbox (logisches Feld) per Folgeverknüpfung anzukreuzen, lassenSie in das logische Feld ein "T" (TRUE) eintragen, um sie abzukreuzen,entsprechend ein "F" (FALSE).‣ Über die Option "Keine Folgeverknüpfung wenn Feld vorbelegt wird" können Siefestlegen, ob der Eintrag im Zielfeld eingefügt werden soll, wenn dieses mit einemEintrag aus der Registerkarte "Voreinstellung" vorbelegt ist.‣ Über die Option "Keine Folgeverknüpfung wenn Zielfeld nicht leer ist" können Siebestimmen, ob der verknüpfte Eintrag im Zielfeld nur eingefügt werden soll, wenndieses leer ist, damit ein evtl. vorhandener Eintrag nicht überschrieben wird.Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Folgeverknüpfungen bei der Eingabe erst wirksamwerden, wenn das Quellfeld verlassen wird.Eingaberegel (Validierung) definierenHier können Sie eine Eingaberegel für ein Feld definieren und eine entsprechende Meldungfestlegen, die dann erscheint, wenn die Eingabe ungültig war.335

Eingabemasken-DesignerSo definieren Sie eine Eingaberegel:‣ Zuerst entscheiden Sie, ob die korrekte Eingabe erzwungen werden oder ob nurein Hinweis bei falscher Eingabe erfolgen soll.‣ Über die Schaltfläche "Neu" können Sie in den jeweiligen Feldern eine Bedingungund Meldung angeben. Bei der Gültigkeitsbedingung können Sie eine Formeldefinieren.Hinweis: Beachten Sie bitte, dass diese Definitionen keinen 100%-igen Schutzdarstellen, sondern nur Eingabehilfen sind. Bei einigen speziellen Funktionen, wieDrag & Drop, Suchen und Ersetzen oder auch beim Zugriff durch Module per OLEsind die Eingaberegeln nicht wirksam.336

ObjekteExterne Programme aufrufenAuf der Registerkarte "Programm" können Programmaufrufe definiert werden. Dieseexternen Programme, beispielsweise eine Tabellenkalkulation oder einGrafikprogramm, können dann direkt von dem betreffenden Feld über den Eintrag"Programmaufruf" im Kontextmenü aufgerufen werden.So definieren Sie einen Programmaufruf:‣ Wählen Sie über die Schaltfläche "Dateiauswahl" im Feld "Programmname" dasProgramm aus.‣ Im Eingabefeld "Programmparameter" können Sie Ihrem externen ProgrammParameter mitgeben, um beispielsweise das externe Programm gleich mit einembestimmten Dokument zu starten.Über den Parameter "%s" können Sie festlegen, dass der jeweilige Feldinhalt alsParameter übergeben werden soll. Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Sie in demFeld den Pfad mit Dateinamen hinterlegen, um diese Datei beim Programmaufrufautomatisch zu laden.Über den Parameter "%env()" können Sie beim Programmaufruf alsParameter auch den Inhalt einer Umgebungsvariablen übergeben. "" stehtdabei für den jeweiligen Namen der Umgebungsvariablen (Näheres zuUmgebungsvariablen finden Sie in Ihrem Handbuch zum Betriebssystem).Neben diesen beiden Parametern können Sie in der Eingabezeile"Programmparameter" jedoch auch alle übrigen, für das aufzurufende Programmzulässigen Parameter angeben.‣ Programmstart über automatische Verknüpfungen erlaubt: Ist diese Optioneingeschaltet, wird anhand des Dokumenttyps (z. B. ".XLS") die zugehörigeAnwendung ermittelt. Ein Eintrag unter "Programmname" ist nicht mehrerforderlich, da Pfad, Dateiname und Typ dabei automatisch aus dem Feldinhaltermittelt werden. Ein Eintrag unter "Programmparameter" ist dann ebenfalls nichtmehr erforderlich. So können aus einem Feld unterschiedliche Dateien undAnwendungen aufgerufen werden (z. B. Texte, Spreadsheets und Bilder, etc.).Eine automatische Verknüpfung kann nur dann funktionieren, wenn die Applikationdie zu ihr gehörige Dateinamen-Erweiterung korrekt im System eingetragen hat.19.7 ObjekteAuf die Anzeigeformatierung und die Registerkarten "Programm", "Tooltip", "Autotext","Folgeverknüpfung" und "Eingaberegel" (Validierung), die bei mehreren Objekten zurVerfügung stehen, wird im Kapitel "Gemeinsame Objekteigenschaften" nähereingegangen.337

Eingabemasken-DesignerFolgende Objekttypen stehen zur Verfügung:Statischer Text: zur Beschreibung von Feldern in der Eingabemaske.Eingabefeld: Standardfeld zur Dateneingabe.Combobox: zur Vorbelegung von Feldern mit bestimmten Einträgen.Listbox: zur Anzeige von Codefeldern.Checkbox: zur Anzeige von logischen Feldern.Bild: zur Anzeige von Grafiken.Gruppierung: zur Gruppierung von Feldern über Rahmen oderHintergrundflächen (mit oder ohne Text).Registerkarte: Zur Platzierung einer Registerkarte auf einer Haupt-Registerkarte.Schaltfläche: gestaltbare Schaltfläche (Button), die mit Funktionen belegtwerden kann.Statischer TextStatische Texte werden in der Eingabemaske angezeigt und können nicht verändertwerden. Statische Texte eignen sich besonders zur Beschreibung von Feldern undanderen Objekten in der Eingabemaske, oder für Aufforderungen und Hinweise an denBenutzer.In der Feldauswahlliste stehen bei dieser Objektart sämtliche Felder zur Verfügung.Eine besondere Stellung nimmt hier der Eintrag "(fester Text oder Formel)" ein. DieseOption entspricht keinem Feld, sondern erlaubt es, selbstdefinierten Text auf demArbeitsbereich zu platzieren.EigenschaftenWenn das Feld über einen Eintrag "" aus der Feldauswahl eingefügtwurde, ist der Text durch den jeweiligen Feldinhalt bestimmt und kann nicht verändertwerden. Auf der Registerkarte "Text" können Sie aber bestimmen, ob der aktuelleFeldinhalt (also z.B. "combit Software GmbH") oder der Feldalias bzw. Feldname (wennFeldalias leer) angezeigt wird (also z.B. "Firma").338

ObjekteWenn das Feld über den Eintrag "(fester Text oder Formel)" aus der Feldauswahleingefügt wurde, kann der Text im Feld "Statischer Text" verändert werden. Im Felddarunter haben Sie alternativ die Möglichkeit, den Feldinhalt über eine Formel zudefinieren.Beachten Sie bei Formeln und Ausdrücken, dass das Ergebnis immer vom Datentyp"String" sein muss. Daher ist in vielen Fällen eine Konvertierung, z.B. mit Str$() oderDate$() notwendig.Beispiele:Zwei numerische Werte voneinander abziehen (z.B. für die Gesamtkilometer):«Str$ (Kilometerstand_Ende-Kilometerstand_Start,0,0)»Zwei Zeichen-Werte voneinander abziehen:«Str$ (Val(Kilometerstand_Ende)-Val(Kilometerstand_Start),0,0)»Zwei Datumswerte voneinander abziehen (z.B. für die Reisedauer):«CStr$(DateToJulian(Date(Rückreise))-DateToJulian(Date(Anreise)),"%.0f")»Zwei Feldinhalte mit einem Zeilenumbruch trennen:«Chr$(13)» 339

Eingabemasken-DesignerÜber die Registerkarte "Eigenschaften" können Sie die Ausrichtung des Textesbestimmen (Links, Zentriert, Rechts). Außerdem können Sie festlegen ob Wortumbrucherlaubt ist und das Feld einen "3D-Rahmen" erhalten soll.EingabefeldEingabefelder sind die klassischen Objekte in Eingabemasken und eignen sich zurEingabe und Darstellung von Daten. Bei Eingabefeldern steht Ihnen (im Gegensatz zumTextfeld) zudem ein Kontextmenü mit den klassischen Bearbeitungsfunktionen zurVerfügung (Kopieren, Einfügen, Ausschneiden).EigenschaftenÜber die Registerkarte "Eigenschaften" können Sie die Ausrichtung des Textesbestimmen (Links, Zentriert, Rechts). Außerdem können Sie festlegen ob Wortumbrucherlaubt ist und das Feld einen "3D-Rahmen" erhalten soll.Über die Registerkarte "Optionen" kann die Option "Großschreibung" aktiviert werden,somit wird der Feldinhalt automatisch in Großbuchstaben umgewandelt. Durch"Umschalt-Korrektur" können Sie jene häufigen Tippfehler ausgleichen, die dadurchentstehen, dass die Umschalt-Taste zu lang gehalten wird und so nicht nur der erste,sondern die ersten beiden Buchstaben großgeschrieben werden. Ist die Optioneingeschaltet, wird der zweite Buchstabe jedes eingegebenen Wortes automatisch zueinem Kleinbuchstaben, auch wenn er versehentlich groß eingegeben wurde. Diesjedoch nur, wenn der dritte Buchstabe nicht ebenfalls ein Großbuchstabe ist.ComboboxCombobox-Objekte erlauben es, Felder mit Listen von vordefinierten Inhalten zubelegen. Combobox-Objekte bestehen aus einer Eingabezeile mit einem Button rechtsdaneben. Unterhalb der Eingabezeile gibt ein gestrichelter Rahmen den Bereich ein,der für die ausklappbare Liste mit den vordefinierten Inhalten zur Verfügung stehensoll. Die Breite der aufklappbaren Liste wird automatisch an die Einträge angepasst.Wichtig: Beim Einfügen von Combobox-Objekten sollten Sie immer darauf achten,dass unterhalb der Eingabezeile noch mindestens eine Zeile, besser jedoch mehrereZeilen Raum für die ausklappbare Liste zur Verfügung steht. Der Bereich desCombobox-Objektes unterhalb der Eingabezeile darf dabei ruhig andere Objekte aufdem Arbeitsbereich überlagern.▪Mit Combobox-Objekten können Sie beispielsweise für das Anrede-Feld die Inhalte"Frau", "Herrn", "Firma" usw. vordefinieren. Anstatt später in der Eingabemaskediese Inhalte immer wieder neu eingeben zu müssen, können sie bequem miteinem Mausklick oder Tastendruck aus einer Liste ausgewählt werden.340

Objekte▪Über einen automatischen Vervollständigungsmechanismus wird, während Sietippen, bereits der erste "passende" Eintrag der Combobox gesucht und kann direktmit der "Pfeil Nach-unten"-Taste ausgewählt werden.EigenschaftenAuf der Registerkarte "Einträge" werden die Combobox-Inhalte definiert.▪▪Neuen Eintrag festlegen: Über die Schaltfläche "Neu" kann ein neuer, leerer Eintragoberhalb des aktuellen Eintrags in die Liste eingefügt werden. Die Einfügemarkespringt automatisch in die Eingabezeile unter der Liste, in der Sie nun dengewünschten Text für den Eintrag eingeben können.Eintrag kopieren: Über die Schaltfläche "Kopieren" kann der aktuelle Eintrag alsKopie an das Ende der Liste angefügt werden. Diese Funktion ist hilfreich, wennSie mehrere Einträge in jeweils nur leicht abgewandelter Form eingeben.341

Eingabemasken-Designer▪▪Reihenfolge der Einträge: Über die Pfeil-Schaltflächen oder per Drag & Drop lässtsich die Sortierung der .Einträge ändern.Darstellungsbedingung für einen Eintrag: Nur wenn die hinterlegte Bedingung"wahr" ist, wird der Eintrag in der Auswahlliste angezeigt. Hierdurch lassen sichAuswahllisten erheblich übersichtlicher gestalte.Auf der Registerkarte "Eigenschaften" stehen Ihnen noch diverse Optionen zurVerfügung:▪▪▪Über die Option "Sortierte Liste" bestimmen, ob die Listeneinträge alphabetischsortiert erscheinen sollen.Über die Option "Erweitertes Interface" ist die Combobox auch mittels derPfeiltasten (und nicht nur mit der Maus) zu öffnen.Außerdem können Sie über die Option "Text veränderbar" erlauben, dass auchdirekte Eingaben in das Feld erlaubt sind.Listbox (Codefeld)Listboxobjekte dienen der Darstellung von "Code"-Feldern. Die gesetzten bzw.verfügbaren Codes erscheinen dabei in einer vertikalen Liste.Damit in der Feldauswahlliste eine Listbox zur Verfügung steht, müssen Sie vorab einFeld mit dem internen Feldtyp "Code" definieren. Informationen zur Definition vonCode-Einträgen finden Sie unter "Code-Attribute definieren".EigenschaftenAuf der Registerkarte "Eigenschaften" stehen Ihnen diverse Optionen zur Verfügung:▪▪▪Mit der Option "Sortiert" werden die Codes alphabetisch sortiert angezeigt.Bei gesetzter Option "Nur selektierte Einträge" werden im Anzeige-Modus nur dieselektierten Einträge angezeigt. Wird diese Option deaktiviert, werden sämtlicheverfügbaren Codes aufgelistet werden und die selektierten Codes dabei farblichunterlegt. Im Änderungsmodus werden jedoch alle Codes angezeigt.Bei gesetzter Option "Auch im Bearbeiten-Modus sofern das Control den Fokusnicht hat" werden selbst im Änderungsmodus nur die selektierten Einträgeangezeigt. Erst wenn in das Codefeld geklickt wird, werden alle Codeeinträgeangezeigt und können ausgewählt werden.Über die Option "Nur nicht-leere Einträge" können Sie bestimmen, dass von denverfügbaren Codes nur die aufgeführt werden, für die auch eine Beschreibungvergeben wurde. Leere Codes ohne Beschreibung werden nicht angezeigt. DieseOption gilt auch, wenn der Datensatz bearbeitet wird.342

ObjekteCheckboxenCheckboxen (logische Felder) bestehen aus einem Kästchen zum Abhaken und einemBeschreibungstext. Damit in der Feldauswahlliste eine Listbox zur Verfügung steht,müssen Sie vorab ein Feld mit dem internen Feldtyp "Logisch" definieren.Auf der Registerkarte "Text" geben Sie die Beschriftung für die Checkbox an.BildBildobjekte erlauben die Darstellung von Bildern. Es lassen sich diverse Grafikformateanzeigen.▪▪In der Feldauswahlliste stehen bei dieser Objektart sämtliche Felder mit deminternen Feldtyp "Grafik" und "Eingebettete Grafik" zur Verfügung.Eine besondere Stellung nimmt hier der Eintrag "(feste Datei)" ein. Diese Optionentspricht keinem Feld, sondern erlaubt es, externe Grafikdateien auf demArbeitsbereich zu platzieren.EigenschaftenAuf der Registerkarte "Eigenschaften" stehen Ihnen diverse Optionen zur Verfügung:▪▪▪▪Wenn das Bildobjekt über den Eintrag "(fester Text)" aus der Feldauswahl eingefügtwurde, kann die Bilddatei über die Öffnen-Schaltfläche ausgewählt werden.Wurde als Bildobjekt ein Feld platziert, wird das Bild durch den späteren Feldinhaltbestimmt und kann hier nicht gewählt werden.Über die Option "Platzierung" stehen kann die Ausrichtung festgelegt werden. Bei"flächenfüllend" passt sich die eingefügte Grafik exakt an die Seitenverhältnisse desGrafikobjektes an. Bei allen anderen Möglichkeiten, werden die Proportionenerhalten, d.h. das Verhältnis von Breite zu Höhe bleibt erhalten.Die Registerkarte "Programm" ist nur wählbar, wenn das Bild als Feld eingefügtwurde.GruppierungGruppierungen bestehen aus einem rechteckigen Rahmen oder Bereich, der in deroberen linken Ecke einen Text enthalten kann. Sie dienen in erster Linie dazu,zusammengehörige Felder in der Eingabemaske auch optisch zu einer Gruppezusammenzufassen. Dabei können Gruppierungsobjekte auch als Hintergrundflächeneingesetzt werden, auf der andere Objekt platziert werden.Wichtig bei der Arbeit mit Gruppierungsobjekten ist die Darstellungsreihenfolge (sieheAbschnitt "Darstellungsreihenfolge"). Das Gruppierungsobjekt sollte in derDarstellungsreihenfolge unbedingt vor den auf ihm platzierten anderen Objektenstehen, bzw. zuerst eingefügt werden. Andernfalls wird es nicht zum Hinter-, sondern343

Eingabemasken-Designerzum Vordergrund und verdeckt enthaltene Objekte! Zudem darf dasGruppierungsobjekt nicht um bzw. hinter das Registerkartenobjekt gelegt werden.▪▪In der Feldauswahlliste stehen bei dieser Objektart sämtliche Felder zur Verfügung.Eine besondere Stellung nimmt hier der Eintrag "(fester Text oder Formel)" ein.Diese Option entspricht keinem Feld, sondern erlaubt es, selbstdefinierten Text zudefinieren.EigenschaftenWenn die Gruppierung über einen Eintrag "" aus der Feldauswahleingefügt wurde, ist der Text durch den jeweiligen Feldinhalt bestimmt und kann nichtverändert werden.Wenn das Feld über den Eintrag "(fester Text oder Formel)" aus der Feldauswahleingefügt wurde, kann der Text im Feld "Gruppierungstext" verändert werden. Im Felddarunter haben Sie alternativ die Möglichkeit, den Feldinhalt über eine Formel zudefinieren. Die Darstellung beginnt immer an der linken oberen Ecke des Rahmens undläuft dann die Oberkante des Rahmens entlang. Danach wird die Darstellungabgeschnitten.Auf der Registerkarte "Rahmen" können Sie die Rahmen-Art (Rahmen, ErhöhtesRechteck, Vertieftes Rechteck) bestimmen, wenn der Gruppierungstext leer ist.RegisterkartenSowohl die Eingabemaske als auch die Haupt-Registerkarten können mehrereRegisterkarten enthalten.Somit können Daten noch übersichtlicher angeordnet werden. Die Haupt-Registerkarten erstellen Sie über das Toolfenster "Registerkarten". Alle weiterenRegisterkarten werden über das Objekt "Registerkarte" platziert.So platzieren Sie ein Registerkarten-Objekt:344Wählen Sie in der Toolleiste den Objekt-Typ "Registerkarte". Der Mauszeigerverwandelt sich in ein Kreuz.Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf den Punkt, an dem die linke obere Ecke derRegisterkarte beginnen soll.

ObjekteDrücken Sie den linken Mausbutton und ziehen Sie – bei gedrücktem Mausbutton– den Mauszeiger zur diagonal gegenüberliegenden Ecke des geplanten Objektes.Lassen Sie den Mausbutton los, wenn das Objekt (der gestrichelte Rahmen) diegewünschte Größe hat. Die Registerkarte wird damit auch im Toolfenster"Registerkarten" angezeigt.Die Eigenschaften können per Doppelklick auf die jeweilige Registerkarte definiertwerden. Der Dialog entspricht dem der Haupt-Registerkarten (siehe Abschnitt"Registerkarten").Dokumenten-, Kontakt- und Verweis-ContainerBei den Eigenschaften dieser 3 Objekte können Sie jeweils die folgenden Einstellungenvornehmen:▪▪▪▪Mit "Gitter" wird bestimmt, dass die Spalten und Zeilen der Liste durch Liniengetrennt werden.Über "Erste Spalte fest" können Sie festlegen, ob die erste Spalte (z.B. mit demNamen des Dokumentes) beim horizontalen Blättern in der Liste fixiert bleiben soll.Über die Funktion "Große Icons" wird die Größe der Icons bei den Listen-Einträgenbestimmt."Mit Datatips" zeigt alle Informationen zu einem Eintrag in einem Tooltip an, ohnedass Sie in der Liste blättern müssen.SchaltflächenSchaltflächen lassen sich mit nahezu jeder Funktion verknüpfen. In derFeldauswahlliste sehen Sie beim Objekttyp Schaltfläche alle verfügbaren Funktionen.Der Schaltflächentext und die Schaltflächengröße sind frei bestimmbar.345

Eingabemasken-Designer▪▪▪Im Eingabefeld "Text" in der Registerkarte Eigenschaften können Sie bestimmen,welcher Text in der Schaltfläche erscheinen soll. Sie können den Text jedoch auchweglassen, indem Sie das Eingabefeld "Text" leer lassen.Ein Icon können Sie entweder aus der vorhandenen Liste wählen oder stattdesseneine Datei angeben. Über die Registerkarte Tooltip haben Sie die Möglichkeit,Schaltflächen mit Tooltips zu versehen.Um ein Script auf eine Schaltfläche zu legen, wählen Sie in der Feldauswahllisteeine Schaltfläche vom Typ "Fkt_ScriptDatei" oder "Fkt_SkriptDirekt". Dadurchkönnen Sie im Button-Eigenschaftsdialog anschließend eine Scriptdatei oder direktein Script selbst angeben, das beim Buttonklick ausgeführt werden soll. Optionalkönnen Sie angeben, ob ein Rechtsklick auf die Schaltfläche ebenfalls erlaubt seinsoll und dadurch ggf. innerhalb des Scripts speziell ausgewertet werden könnte.346

ObjekteBeispiel 1: Senden einer Einzel-eMail-Vorlage mit vorgeschaltetem Dialog.Es ist möglich, die Einzel-eMail-Funktionalität (Ausgabe > Einzel-eMail) in Scripten zuverwenden.set amwDB = amw.CurrentDatabaseamwDB.SendSingleMail "", False,Trueset amwDB = nothingDie Methode erwartet als ersten Parameter (STRING) die zu verwendende eMail-Vorlage. Der zweite Parameter (BOOL) gibt an, ob vom Benutzer eine Bestätigungangefordert werden soll, bevor die eMail versendet wird. Über den dritten Parameterwird gesteuert, ob vor dem Versand noch der eMail-Editor mit der Vorlage aufgerufenwird.Beispiel 2: Dokument per Button anlegen.Um ein in der Dokumentenverwaltung eingerichtetes Dokument statt über Menü oderKontextmenü über einen Button anzulegen, können Sie das folgende Scriptverwenden:amw.InvokeMenu 4602, FalseDie Zahl 4602 kennzeichnet dabei die Menü-ID. Wie die benötigte Menü-ID ermitteltwerden können, erfahren Sie unter "Verändern der Menüstruktur" im Anhang.Beispiel 3: Karteikarten-Druckvorlage per Button drucken.set amwDB = amw.CurrentDataBaseamwDB.PrintCard "PRN", "%AMDIR%\druck\prod1inf.crd", TRUE, FALSE, ""set amwDB = nothingBeispiel 4: Listen-Druckvorlage per Button drucken.set amwDB = amw.CurrentDataBaseamwDB.PrintReport "PRN", "%AMDIR%\druck\prod1inf.crd", TRUE, ""set amwDB = nothing347

Benutzer- und Rechteverwaltung20. Benutzer- und RechteverwaltungÜber den Menüpunkt Konfiguration > Systemverwalter > Benutzer gelangen Sie in dieBenutzer- und Rechteverwaltung. Diese Einstellungen werden in den meisten Fällenvom Systemadministrator vorgenommen. Legen Sie hier die verschiedenen Benutzerfest und definieren Sie die jeweiligen Rechte.20.1 Passwortschutz und DatensicherheitSystemverwalterpasswort aktivierenDie Einstellungsmöglichkeiten für den Systemverwalter können und sollten durch einSystemverwalter-Passwort geschützt werden. Es macht wenig Sinn, für bestimmte Datenbankenund/oder Benutzer besondere Rechte zu vergeben, und gleichzeitig jedemBenutzer die Möglichkeit offen zu lassen, diese Einstellungen nach Belieben zu ändern.Als Systemverwalter sollten Sie daher umgehend das Systemverwalterpasswort unterKonfiguration > Systemverwalter > Allgemein aktivieren. Markieren Sie dort die Option"Systemverwalterpasswort aktiviert", geben Sie ein Passwort an (max. 10 Zeichen) undbestätigen Sie dieses. Über das Systemverwalterpasswort werden die verschiedenenSicherheitsstufen aktiviert und die Systemverwalterfunktionen vor unbefugtem Zugriffgeschützt. Diese Stufe sollte immer aktiviert sein!Dieses Passwort wird immer beim Aufruf des Befehls Konfiguration > Systemverwalterabgefragt. Vergessen Sie es nicht! Ohne das Systemverwalter-Passwort besteht keine Möglichkeit, es wieder zu deaktivieren!348

Passwortschutz und DatensicherheitBenutzer-Passwort aktivierenEine weitere Voraussetzung für eine sinnvolle Benutzerverwaltung ist, dass für jedenBenutzer (bzw. auf dessen Arbeitsstation) bei der Installation ein Benutzernameangelegt wurde. Der Benutzername (User) wird in die Registry geschrieben. WeitereInformationen finden Sie im Kapitel "Vorbereitung und Installation". Wenn die Stufe"Benutzerpasswort" aktiviert ist, wird Start des address manager vom Benutzer seinBenutzer-Passwort abgefragt - sofern ein solches vergeben wurde. Durch die Vergabevon Benutzer-Passworten für alle eingerichteten Benutzer kann ein unbefugter Zugriffverhindert werden.Benutzer-Passwort ändernÜber die Option Konfiguration > Systemverwalter > Benutzerpasswort kann einBenutzer - sofern er vom Systemverwalter dazu berechtigt wurde - seinBenutzerpasswort ändern. Als Systemverwalter können Sie hingegen jedes beliebigeBenutzer-Passwort über den Menüpunkt Konfiguration > Systemverwalter > Benutzerändern.Anmelden mit BenutzernameDas Zusatzprogramm AMLOGIN ermöglicht Ihnen das gezielte Anmelden mit einembestimmten Benutzernamen. Ihnen stehen dabei alle eingerichteten Benutzernamenzur Verfügung. Weiterführende Informationen zu diesem Thema und das zugehörigeProgramm finden Sie in unserer Knowledgebase unter www.combit.net/de/support/kbim Artikel "Benutzer-Login für den address manager" (KBAD000815).Datenbank-Passwort aktivierenWenn "Datenbank-Passwort" aktiviert ist, wird beim Aufruf von Datenbanken, für die einPasswort vergeben wurde, dieses Passwort abgefragt. Durch die Vergabe vonDatenbankpassworten lassen sich einzelne Datenbanken vor unbefugtem Zugriffschützen.Datenbank-Passwort vergebenÜber den Menüpunkt Konfiguration > Systemverwalter > Datenbank können Sie füreinzelne Datenbanken Passwörter vergeben, um sie vor unbefugtem Zugriff zuschützen. Damit wird jeder Benutzer, der die betreffende Datenbank öffnen möchte,zuerst nach diesem Datenbank-Passwort gefragt.Die vergebenen Datenbank-Passworte werden nur wirksam, wenn die entsprechendeSicherheitsstufe im Dialog Konfiguration > Systemverwalter >Allgemein aktiviert ist!349

Benutzer- und RechteverwaltungDieses Passwort hat nichts mit dem Passwort zu tun, mit welchem Sie optional bei derDatenbank-Neuanlage verschlüsselte Datenbanken erzeugen können. Wenn Sie mitverschlüsselten Datenbanken arbeiten, können Sie auf o.g. Datenbank-Passwörterverzichten.Datenbanken verschlüsselnZusätzlich kann die Datenbank bei der Neuanlage verschlüsselt werden. Wenn dieDatenbank verschlüsselt ist, wird beim Aufruf der Datenbank ein Passwort abgefragt.Dieses Passwort wird intern solange gespeichert, bis der address manager und alleModule (time manager, combit address pick-up ) beendet werden, d.h. diesesPasswort muss nicht bei jedem Aufruf der Datenbank angegeben werden. WeitereInformationen finden Sie unter ANSI-Zeichensatz und Datenbank verschlüsseln imKapitel "Arbeiten mit einer Datenbank".Die Verschlüsselung erfolgt per Blowfish-Algorithmus und einer Verschlüsselungstiefevon 448 Bit (kürzere Passwörter werden entsprechend "aufgefüllt"). Bitte beachten Sie,dass im Falle einer Verschlüsselung keine anderen Programme mehr auf dieDatenbanken zugreifen können. Bei einem Verlust des Passworts sind die Daten nichtwieder herstellbar.Der Vorteil einer verschlüsselten Datenbank liegt darin, dass die zugrunde liegendedBase-Datenbank nicht mit einem anderen Programm gelesen werden kann. Wenn Siemit verschlüsselten Datenbanken arbeiten, können Sie auf Datenbank-Passwörterverzichten.20.2 BenutzerverwaltungÜber den Menüpunkt Konfiguration > Systemverwalter > Benutzer können Benutzereingerichtet und entfernt werden. Für jeden Benutzer können individuelle allgemeine,aber auch datenbankbezogene Rechte vergeben werden. Darüber hinaus können proBenutzer und Datenbank Rechte auf Feld- und Satzebene festgelegt werden.Die Einstellungen in diesem Dialog können nicht abgebrochen werden! Dievorgenommenen Einstellungen werden jeweils sofort gespeichert. Die Einstellungensollten nur durch den Systemverwalter vorgenommen werden und nicht, solangeder entsprechende Benutzer im amw arbeitet!▪Über die Benutzerliste und die zugehörigen Schaltflächen werden Benutzerangelegt und entfernt sowie Benutzerpassworte vergeben. Über Selektionen in derBenutzerliste wird darüber hinaus festgelegt, auf welchen Benutzer sich die überdie Registerkarten eingestellten Rechte beziehen sollen.350

BenutzerverwaltungBenutzer verwaltenIn der Liste "Benutzer" finden Sie alle eingerichteten Benutzernamen angezeigt.Zumindest der Benutzername "DEFAULT" ist immer in der Liste enthalten.▪Benutzer anlegen und löschen: Über die beiden Schaltflächen "Neu" und "Löschen"können Sie neue Benutzer anlegen, oder bestehende Benutzer wieder aus demSystem löschen. Wenn Sie einen neuen Benutzer anlegen, erhält der neueBenutzer automatisch alle Rechte des Benutzers, der gerade in der Liste markiertist. Auf diese Weise lassen sich neue Benutzer auf der Basis bestehender Benutzeranlegen und deren Rechtezusammenstellung übernehmen.Tipp: Wenn Sie mehrere neue Benutzer einrichten wollen, für die noch keingeeigneter Musterbenutzer existiert, können Sie sich erhebliche Mühe sparen,wenn Sie zunächst einen Benutzer mit den gewünschten Rechten anlegen unddiesen dann als Vorlage für weitere Benutzer verwenden.▪Benutzer-Passwort vergeben: Über die Schaltfläche "Passwort" können Sie für denselektierten Benutzer ein Passwort vergeben. Bitte beachten Sie, dass die Vergabe351

Benutzer- und Rechteverwaltung▪▪▪▪von Benutzer-Passworten nur sinnvoll ist, wenn die betreffende Sicherheitsstufe imDialog Konfiguration > Systemverwalter > Allgemein aktiviert wurde!Über die Registerkarte "Allgemeine Rechte" werden die datenbank- und feldübergreifendenRechte für jeden Benutzer festgelegt.Über die Registerkarte "Datenbankrechte" werden pro Benutzer datenbankspezifischeRechte vergeben.Über die Registerkarte "Feldrechte" wird pro Benutzer und Datenbank festgelegt,welche Rechte der Benutzer für die einzelnen Felder der Datenbank haben soll.Über die Registerkarte "Satzrechte" kann pro Benutzer und Datenbank der Zugriffauf Datensätze eingeschränkt werden.▪ Über die Registerkarte "Stammdaten" können Sie bei jedem BenutzerZusatzinformationen eintragen. Diese Informationen stehen für den Druck alsVariablen zur Verfügung und können beispielsweise in Mailings oderStandardschreiben platziert werden.BenutzerlizenzenLizenzerweiterung (Lizenzupgrade)Die Lizenzanzahl finden Sie im Menü "?" > Über. Sofern Sie Ihren Lizenzumfangerweitern möchten, wählen Sie im Menü "?" den Eintrag "Lizenzerweiterung" und folgenSie den Anweisungen des Upgrade-Assistenten.Hinweis: Eine Netzwerklizenz darf nur einmal installiert werden. Für die zusätzlicheNutzung auf dem Notebook ist eine zusätzliche Notebook-Lizenz erforderlich.BenutzerstatistikDamit können Sie für alle Benutzer eine übersichtliche Statistik der verschiedenstenVorgänge führen. Um die Auswertungen automatisch nutzen zu können, bzw. um dieAuswertung zu erstellen, benötigen Sie eine Microsoft Excel-Installation auf Ihrem PC.Sofern Sie nicht über eine Microsoft Excel-Installation verfügen, können Sie dieerstellte Protokolldatei meist direkt in eine beliebige Tabellenkalkulation oderTextverarbeitung laden. Die Protokolldatei finden Sie im Unterverzeichnis "ustat" IhrerInstallation. Alle Benutzer benötigen dort mindestens Schreibrechte, damit ihreAktionen protokolliert werden können.Festlegen der zu protokollierenden AktionenÜber Konfiguration > Systemverwalter > Statistik > Aktionen wählen gelangen Sie(nach Eingabe des Systemverwalter-Passworts) in den Dialog "Benutzerstatistik". Hierkönnen Sie per Mausklick festlegen, welche Aktionen protokolliert werden sollen. Nach352

RechteverwaltungVerlassen des Dialogs über OK werden die ausgewählten Aktionen für dieBenutzerstatistik festgehalten, und zwar für alle Anwender.Starten der AuswertungWenn Sie die Auswertung starten möchten, wählen Sie Konfiguration >Systemverwalter > Statistik > Auswertung (auch hier nur nach Eingabe desSystemverwalter-Passworts).Es wird automatisch Microsoft Excel gestartet und eine Pivot-Tabelle erzeugt. In diesersind alle Benutzer und die verschiedenen Aktionen bzw. die Anzahl der durchgeführtenAktionen gelistet. So ist zum Beispiel sofort ersichtlich, wie oft und von wem eineglobale Funktion wie das Ergänzen des Dokumenten-Containers durchgeführt wurde.U.a. kann diese Information auch dazu genutzt werden, um z.B. zu erfahren, welcherBenutzer an welchem Datensatz wann eine Änderung vorgenommen hat.20.3 RechteverwaltungAllgemeine Benutzerrechte vergebenÜber die Registerkarte "Allgemeine Rechte" können für den selektierten Benutzer datenbankübergreifendeRechte vergeben werden. Um die allgemeinen Rechte zuvergeben, klicken Sie in der betreffenden Registerkarte auf die gewünschten Rechte.Die jeweils aktivierten Rechte werden hervorgehoben dargestellt.Benutzer darf sein Passwort ändern: Der Benutzer kann sein Benutzerpasswortjederzeit selbst ändern. (Hinweis: Diese Option ist nur wirksam, wenn derSystemverwalter unter Konfiguration > Systemverwaltung > Allgemein die Abfragevon Benutzerpasswörtern eingeschaltet hat).Konfiguration Allgemein: betrifft folgende Dialoge/Optionen:▪die meisten Feldauswahldialoge▪▪▪▪▪▪▪Konfiguration > TitelmakrosKonfiguration > FunktionsdefinitionenKonfiguration > FunktionstastenKonfiguration > Ansicht: ÜbersichtKonfiguration > TextmakrosKonfiguration > AllgemeinKonfiguration > Online-DublettencheckKonfiguration > Drucken: neue Druckvorlagen anlegen und bestehende Druckvorlagenändern. Das betrifft die Optionen:353

Benutzer- und Rechteverwaltung▪▪▪▪▪Konfiguration > Druck > EtikettenKonfiguration > Druck > Listen(-Assistent)Konfiguration > Druck > KarteikartenKonfiguration > Druck > Direkter Einzel-/SerienbriefKonfiguration > Druck > DatenbankdefinitionSystemeinstellung: Alles Neue erlaubt: Voller Zugriff auf alle Datenbanken, für diekeine datenbankspezifischen Rechte vergeben wurden. Ist dieses Recht ausgeschaltet,hat der Benutzer nur Zugriff auf die bei den Datenbankrechten speziell angegebenenDatenbanken. Für alle übrigen Datenbanken besteht keinerlei Zugriff.Neuanlegen Datenbank: Selbst neue Datenbanken anlegen. Dieses Recht ist nursinnvoll, wenn auch das Recht "Systemeinstellung: Alles neue erlaubt" vergeben wurde.Benutzer darf anderen Termine setzen.Benutzer darf Termine anderer einsehen: Ist dieses Recht ausgeschaltet, kann derBenutzer nur seine eigenen Termine sehen.Konfiguration > Eingabemaske: Ist dieses Recht ausgeschaltet, kann der Benutzerkeine Änderungen an den Eingabemasken vornehmen.Konfiguration Übernahmemaske / Titelmakros: Der Benutzer darf neue Übernahmemaskenoder Titelmakros anlegen und/oder aktivieren und bestehendeÜbernahmemasken oder Titelmakros ändern.Konfiguration > Ansicht: Übersicht: Ist dieses Recht ausgeschaltet, kann der Benutzerkeine Änderungen an den Übersichten vornehmen.Benutzer darf Scripte ausführen: Legt fest, ob der Benutzer grundsätzliche Scriptsausführen darf.Benutzer darf Autostart-Scripte ausführen: Scripts im globalen oder BenutzerspezifischenAutorun-Ordner werden beim Start ausgeführt. Benötigt zusätzlich dasRechte „Benutzer darf Scripte ausführen".Benutzer darf Termine anderer mit Aktionen verknüpfen: Beim Anlegen eines Terminsfür einen anderen Benutzer kann mit diesem Recht verhindert werden, dass der Terminauch mit einer Aktion verknüpft werden darf.Benutzer darf Termine anderer ändern/löschen: Legt fest, ob ein Benutzer Termineanderer Benutzer ändern oder löschen darf.Extras eMailing Assistenten: Legt fest, ob der Benutzer die eMailing-AssistentenSende-Assistent und eMail-Scan ausführen darf.354

RechteverwaltungDatenbankspezifische Rechte vergebenNeben den allgemeinen Benutzerrechten besteht die Möglichkeit, dem markiertenBenutzer datenbankspezifische Rechte zu vergeben. Die datenbankspezifischen Rechtewerden über die Registerkarte "Datenbankrechte" vergeben. Hier muss zuerst in derListe "Benutzer-Datenbanken" die Datenbank ausgewählt werden, für welche dieRechte vergeben werden sollen. Über die Schaltflächen "Hinzufügen" und "Entfernen"können weitere Datenbanken in diese Liste aufgenommen oder aus ihr entferntwerden. Doppelte Einträge in der Liste "Benutzer-Datenbanken" sollten vermiedenwerden.Hinweis: In Netzwerken ist unbedingt auf gleiche Pfadkonvention zu achten.Nachdem die Datenbank ausgewählt wurde, können über die Liste "Rechte in derDatenbank" die gewünschten Datenbankrechte vergeben werden. Klicken Sie aufdiejenigen Rechte, die Sie vergeben wollen. Die jeweils aktivierten Rechte werdenhervorgehoben dargestellt.Bearbeiten Ändern/Neu: Bestehende Datensätze ändern und neue anlegen.Organisation Zusammenführen: Verschiedene Datenbanken mit dieser Datenbank zueiner gemeinsamen Datenbank zusammenführen. Organisation > ZusammenführenDatenbank gelöschte Datensätze wiederherstellen: Befehl Datei > Löschen >Gelöschte Sätze wiederherstellen.Datei einzelne Sätze löschen: Befehl Datei > Löschen > Einzelne Datensätze löschen.Datei gesamten Extrakt löschen: Befehl Datei > Löschen > Gesamten Extrakt löschen.Organisation Import: In diese Datenbank Daten aus anderen Datenbanken importieren.Befehl Organisation > Import.Organisation Kopieren: Teile (Extrakte) oder gesamte Datenbank in andereDatenbanken kopieren. Befehl: Organisation > Kopieren und Datei > Speichern unter.Neue Sortierung anlegen/ersetzen/löschen: Befehl Organisation > Sortierung > Neu /Löschen / Ersetzen.Organisation Suchen/Ersetzen und Wechseln: Der Benutzer darf die Inhalte von Feldernglobal (für die ganze Datenbank oder einen Extrakt) ändern oder löschen (BefehlOrganisation > Ergänzen > Feldinhalte und Suchen > Suchen & Ersetzen). Das schließtauch das Feld für die Dokumentenverwaltung ein.Organisation Bemerkung: Die Inhalte von Bemerkungsfeldern global (für die ganzeDatenbank oder einen Extrakt) ergänzen (Befehl Organisation > Ergänzen > Bemerkungsfeld).Organisation Export/Serienbrief/Seriendruck/Serien-eMail: Der Benutzer darf dieentsprechenden Serienfunktionen ausführen.355

Benutzer- und RechteverwaltungComboboxeinträge über Kontextmenü erweitern: Der Benutzer darf bei Combobox-Feldern direkt in der Eingabemaske per Kontextmenü neue Einträge definieren.Datensatz-History: Befehl Extras > Datensatz-History.Feldspezifische Rechte vergebenFür jedes einzelne Feld einer Datenbank kann festgelegt werden, ob ein ausgewählterBenutzer das Feld überhaupt angezeigt bekommt und wenn ja, ob er es bearbeitendarf.Bevor Sie feldspezifische Rechte vergeben können, müssen Sie zunächst aus der Liste"Datenbank" die Datenbank auswählen, auf die sich die Feldrechte beziehen sollen. Indieser Liste finden Sie alle Benutzerdatenbanken aufgelistet, für die in derRegisterkarte "Datenbankrechte" besondere Rechte vergeben wurden.Nun können Sie die Felder auswählen, für die bestimmte Feldrechte vergeben werdensollen. Dabei können Sie mit Hilfe von STRG- oder Umschalt-Taste mehrere Felder aufeinmal selektieren und ihnen dann ein bestimmtes Feldrecht zuweisen.Nachdem Sie ein oder mehrere Felder ausgewählt haben, können Sie der Feldauswahleines von drei Feldrechten zuweisen: Kein Zugriff, Nur Lesen, Lesen & Schreiben.Satzspezifische Rechte vergebenFür jeden einzelnen Datensatz einer Datenbank kann festgelegt werden, ob ein ausgewählterBenutzer diesen Datensatz überhaupt angezeigt bekommt und wenn ja, ob erihn bearbeiten darf.Bevor Sie satzspezifische Rechte vergeben können, müssen Sie zunächst aus der Liste"Datenbank" die Datenbank auswählen, auf die sich die Satzrechte beziehen sollen. Indieser Liste finden Sie alle Benutzerdatenbanken aufgelistet, für die in derRegisterkarte "Datenbankrechte" besondere Rechte vergeben wurden.Für die Satzrechte wird ein Feld des Datensatzes auf einen bestimmten Inhalt geprüft.Trifft die Prüfbedingung zu, wird der betreffende Datensatz für diesen Benutzer garnicht, oder nur im "Lesen" Modus angezeigt. Das Ändern solcher Datensätze ist fürdiesen Benutzer nicht möglich.356

Rechteverwaltung21. Automatisierung mit ScriptenDer address manager verfügt über ein mächtiges Objektmodell, das Zugriff auf dieDatenbank, die Telefonie, das Terminmanagement und vieles mehr erlaubt. Mit Hilfevon sogenannten Scripten lässt sich dieses Objektmodell ansprechen. Auf diese Weiselassen sich viele Routineaufgaben komfortabel automatisieren und eventuell nicht vorhandeneSpezialfunktionen leicht selbst integrieren. Darüber hinaus können Scripteandere Programme ansprechen und deren Funktionalitäten nutzen, sofern diese eineentsprechende Schnittstelle anbieten.Grundsätzlich werden alle Scriptsprachen des Windows Scripting Host unterstützt.Stark verbreitet sind VBScript und JScript, die direkt vom Hersteller Microsoftangeboten werden.Die Integration von Scripts ist an den folgenden Punkten möglich:▪Schaltflächen innerhalb der Eingabemaske▪▪Schaltflächen innerhalb einer der beiden SymbolleistenAufruf über FunktionstastenEine Beschreibung, wie die Scripts dort konkret hinterlegt werden, finden Sie innerhalbder zugehörigen Kapitel dieses Handbuches. Sie können dabei jeweils entscheiden, obSie das Script direkt eingeben ("ScriptDirekt") oder in Form einer externen Textdateihinterlegen ("ScriptDatei") möchten. Insbesondere bei größeren Scripts ist letzteres diebessere Wahl, da diese eine leichte Wiederverwertbarkeit an anderer Stelle erlaubt.Neben diesen drei expliziten Integrationsarten gibt es noch eine vierte implizite. Hierbeiist es möglich, Scripts direkt beim Start des Programms auszuführen, ohne dass eineBenutzerinteraktion notwendig wäre.Das komplette Objektmodell und einige Beispiele finden Sie in derZusatzdokumentation "Objekt-Referenz". Sie finden diese PDF-Datei in derProgrammgruppe im Ordner "Dokumentationen" bzw. "Docu".357

Anhang22. Anhang22.1 Übersicht der KonfigurationsdateienIn der folgenden Übersichtstabelle sind die wichtigsten Konfigurations-Dateitypen desamw aufgelistet. Dabei wird davon ausgegangen, dass der amw mit derStandardkonfiguration installiert wurde. Wenn Sie die Konfiguration auf Ihrem Systemgeändert haben, müssen Sie die Informationen der Tabelle entsprechend übertragen.Verzeichnis Datei Ext. ErläuterungWindows combit .INI Generelle Einstellungen: Fensterpositionen,Straßenpfad, Einstellungen desList & Label-Designers, Dialogstile, Übernahmemasken:Die momentan eingestellteMaske. Konvertierprogramm:Pfadangabe der "nummer.dbe" der vorigenamw Version. Einige in diesem Handbuchbeschriebene Winword Makros legen hierihre Vorgabewerte ab.amw amwin .INI Start-Kundennummer, Einstellungen zurTermin-Datenbank, Einstellungen zurDokumentenverwaltung.enrich .LOG Protokolldatei der Telefon-CDAnreicherungcmbtl800 .inf Vorlagen zur Etikettendefinition .$$$ temporäre Datei für den Index beimExtrakt Doppelte Einträge .INI zuletzt geladene Datenbank, allgemeineKonfiguration..rbi weitere benutzerspezifische Einstellungen..sta Statistikausgaben.mar Abgespeicherter Extrakt.sv5 Standard-Übersichtskonfiguration (für alleUser) .xfx Beispiele für die Dokumentenverwaltung.doc Beispiele für die Dokumentenverwaltung .mtp EMail-Vorlagendatei .lsX BenutzerdefinierteÜbersichtskonfiguration: Hauptübersichts-Konfiguration; Konfigurationen derUnterübersichtenpov_ .pov Postleitzahldatenbanken358

Übersicht der Konfigurationsdateien.nt? Indexdateien zur Postleitzahldatenbankcountry .ini Landeinstellungen und Ländervorwahlenfür die Länderautomatikcodelist .loc Druckdefinition für den Codelistendruckfldlist .loc Druckdefinition für den Feldstrukturdruck .etp Exportvorlage (global) .itp Importvorlage (global)* .smc Terminabgleich Aktualitätsinformationen.\TM tm .* Termindatenbanken.\daten .ini Datenbank/Benutzerspezifische Einstellungen:Letzter Datensatz, letzte Sortiereinstellung,letzte Eingabemaske, Vorbelegungder Feldauswahl-Dialoge, Vorbelegungder Suchkriterien, letzte und gespeicherteExtraktausdrücke..dbf Adressdatenbank selbst, mit allen Feldernaußer Bemerkungsfeld..dbt Bemerkungsfelder (inkl. Dokumenten-Container, Verweis-Container und Kontakt-Container)..nt? Indexdateien zur Datenbank (Clipper-Format).ini Datenbankspezifische Einstellungen: Indexausdrücke,Sortierreihenfolge.dbx Erfassung der Spezialfelder, Codebeschreibungen.dli Allgemeine Eingabemaskendatei. DieseDatei ist die Standard-Eingabemaskendatei für alle Benutzer.Benutzereigene Masken finden sich im.DBU-Verzeichnis.dl~ Sicherungsdatei der Eingabemaskendateivor Änderung der Maske.NTZ Dublettencheck-Index.\makro .svm Titelmakrodateien.\ustat info .log Protokolldatei für Benutzerstatistik.\textver .dot Makrovorlagen für Textverarbeitung.\druck .lbl Etikettendefinitionsdatei.lbv Preview-Bitmap der Etikettendefinitionsdatei .crd Karteikartendefinitionsdatei359

Anhang.crv Preview-Bitmap derKarteikartendefinitionsdatei .lst Listendefinitionsdatei.lsv Preview-Bitmap der Listendefinitionsdatei.\druck\TM .ltd Listendefinitionsdatei für Termindruck.ltv Preview-Bitmap der Listendefinitionsdatei .lad Listendefinitionsdatei für Aufgabendruck.lav Preview-Bitmap der Listendefinitionsdatei .ctd Karteidefinitionsdatei für Termindruck.ctv Preview-Bitmap der Karteidefinitionsdatei .cad Karteidefinitionsdatei für Aufgabendruck.cav Preview-Bitmap der Karteidefinitionsdatei.\ueberna .xfx Übernahmemaskendefinitionsdateien .xfr Übernahmemaskendefinitionsdateien bisProgrammversion 2003.\SCRIPT .vbs.js.\AUTORUN .vbs.js.DBUScriptdateien (andere Endungen ebenfallsmöglich)Scriptdateien (andere Endungen ebenfallsmöglich), die beim Start des amwautomatisch ausgeführt werden (sieheKapitel "Automatisierung mit Scripten").user .ini Benutzerspezifische Einstellungen: LetztePfade der Dialogfenster, Liste der zuletztgeöffneten Datenbanken, Einstellungenvon Konfig. > Automatik >Voreinstellungen, Plz-Anzeige-Auswahl,aktivierte Titelmakros, Konfiguration derSymbolleisten, Funktionsdefinitionenuser .DLC Funktionstasten-Konfiguration, Standardeinstellungenfür den Eingabemaskendesigner .dli Benutzerdefinierte Eingabemasken..SV5 Standard - Übersichtskonfigurationen (Benutzerspezifisch).ini Datenbank/Benutzerspezifische Einstellungen:Letzter Datensatz, letzte Sortiereinstellung,letzte Eingabemaske, Vorbelegungder Feldauswahl-Dialoge, Vorbelegungder Suchkriterien, letzte und gespeicherteExtraktausdrücke.savelist .inf Suchtrefferliste (Verlauf)360

Verändern der Menüstruktur.DBU\Favor.DBU\AUTORUNcmma .cfg Konfiguration Tobit AddIn .ll Druckervorschaudatei für Etiketten.lbp Benutzerspezifische Druckerinformationenzum Etikettendruck .ll Druckervorschaudatei für Karteikarten.crp Benutzerspezifische Druckerinformationenzum Karteikartendruck .ll Druckervorschaudatei für Listen.lsp Benutzerspezifische Druckerinformationenzum Listendruck .etp Exportvorlage (benutzerspezifisch) .itp Importvorlage (benutzerspezifisch)ST .TBS Textbausteindatei (ein Textbaustein proZeile) .amw BenutzerspezifischeAdressverweisdateien, die als Favoritenunter "Extras > Favoriten" gespeichertwerden..vbs.jsScriptdateien (andere Endungen ebenfallsmöglich), die beim Start des amwautomatisch ausgeführt werden (sieheKapitel "Automatisierung mit Scripten").Registry-EinträgeFarbeinstellung der Oberfläche (Skinning): HKEY_CURRENT_USER\Software\combit\CMBTCTL\skins;Name:combit2006.ColorBase;Wert:Benutzername und -verzeichnis: HKEY_CURRENT_USER\Software\combit\addressmanagerKonfiguration address pickup: HKEY_CURRENT_USER\Software\combit\Address ParserKonfiguration Outlook-AddIn: HKEY_CURRENT_USER\Software\combit\cmoaKonfiguration David-AddIn: HKEY_CURRENT_USER\Software\combit\cmoc22.2 Verändern der MenüstrukturÜber Konfigurationsdateien lassen sich die Menüs benutzerspezifisch erweitern. Desweiterenkönnen ungewollte Menüpunkte über diese Methode auch entfernt werden.Eine Veränderung der Menüs wird dadurch erreicht, dass sich im Benutzerunterverzeichnis() des Benutzers, für den die Modifikationgewünscht wird, eine Datei MENU.INI befindet, in der bestimmte Veränderungsanweisungenstehen. Bitte beachten Sie, dass diese Datei nur beim Programmstart361

Anhangeinmalig ausgelesen wird, sich nachträgliche Änderungen also erst beim nächstenProgramm-Neustart auswirken.Hinweis für Netzwerk: Bitte beachten Sie, dass die Datei MENU.INI als Vorlage beimAnlegen eines neuen Benutzers von dem vorher selektierten Benutzer kopiert wird.Die Datei muss folgendermaßen aufgebaut sein:▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪362Für jede gewünschte Veränderung muss eine sog. Section mit einer fortlaufendenaufsteigenden Nummer in die Datei geschrieben werden. Die erste Section heißt:[ExtendMenu1], die nächste [ExtendMenu2] usw.Unterhalb dieser Sections befinden sich nachfolgend die jeweiligen Kommandos,sog. Schlüssel, zur Veränderung. Entweder: "Command=insert" um ein neuesMenü zu erzeugen, oder "Command=delete" um ein bestehendes Menü zuentfernenSofern ein Menü entfernt werden soll, muss dieses spezifiziert werden. Hierzu istein weiterer Schlüssel nötig: z.B. "ID=11". Diese ID Nummern können Sie mit Hilfedes "Dialogspion für Titelmakros" herausbekommen. Sie finden den Dialog-Spion inder amw Programmgruppe in der Untergruppe "Tools". Dieses Programm zeigt ineinem Tooltip die ID an, wenn sich der Mauszeiger über dem gewünschten Eintragbefindet. Beachten Sie, dass das Programm die IDs des phone manager nichtanzeigen kann. Eine Reihe von dort häufig verwendeten Menüeinträgen samt IDfinden Sie in der Zusatzdokumentation „Objekt-Referenz“ im Docu-Verzeichnis.Obiges Beispiel würde das "Datei > Öffnen" Menü entfernen.Sofern ein komplettes Hauptmenu entfernt werden soll, muss ein weitererSchlüssel angegeben werden: "Column=" legt das zu entfernende Hauptmenüfest, beginnend mit 1 für "Datei".Sofern ein Menü hinzugefügt werden soll, müssen weitere Informationen(Schlüssel) eingetragen werden: "Text=" bezeichnet den neuen Menütext"Column=" legt den Hauptmenüpunkt fest, in den das Menü eingefügt werden soll,beginnend mit 1 für "Datei"."Line=" legt den Untermenüpunkt fest (Zählweise beginnend mit 1), nach der derMenüpunkt erscheinen soll. Wenn Line=0 eingetragen wird, wird einHauptmenüpunkt an der Stelle Column eingefügt."Icon=" Hier kann eine Zahl angegeben werden, um dem Menü eine Bitmapvorzustellen. Die ID entspricht dabei der Reihenfolge der Bitmaps, wie sie imEingabemaskendesigner als Button-Bitmaps gewählt werden können.Script=Die Scriptdatei, die ausgeführtwerden soll, wenn der Menüpunkt betätigt wurde.Beachten Sie, dass ein Hauptmenüpunkt immer Untermenüpunkte benötigt, für denHauptmenüpunkt selbst kann kein Script hinterlegt werden.

Verändern der MenüstrukturAuf diese Art lässt sich die Menüstruktur sehr einfach und flexibel verändern.Beispiel:[ExtendMenu1]Command=deleteid=11[ExtendMenu2]Command=insertText=VertriebColumn=6Line=0[ExtendMenu3]Command=insertText=Account-Statistik...Column=6Line=1Icon=99Script=c:\programme\combit\amw\script\statistik.vbs[ExtendMenu4]Command=deleteColumn=8Die erste Gruppe entfernt das Menü "Datei > Öffnen", die 2. Gruppe erzeugt ein neuesHauptmenü an Position 6. Die 3. Gruppe erzeugt darunter ein Menü "Account-Statistik...", welches beim Anwählen das Script n:\programme\amw\script\statistik.vbsausführt. Die 4. Gruppe entfernt das "?" Menü.363

AnhangThe OpenLDAP Public LicenseVersion 2.8, 17 August 2003Redistribution and use of this software and associated documentation ("Software"), with orwithout modification, are permitted provided that the following conditions are met:1. Redistributions in source form must retain copyright statements and notices,2. Redistributions in binary form must reproduce applicable copyright statements and notices,this list of conditions, and the following disclaimer in the documentation and/or other materialsprovided with the distribution, and3. Redistributions must contain a verbatim copy of this document.The OpenLDAP Foundation may revise this license from time to time. Each revision isdistinguished by a version number. You may use this Software under terms of this licenserevision or under the terms of any subsequent revision of the license.THIS SOFTWARE IS PROVIDED BY THE OPENLDAP FOUNDATION AND ITS CONTRIBUTORS"AS IS" AND ANY EXPRESSED OR IMPLIED WARRANTIES, INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO,THE IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A PARTICULARPURPOSE ARE DISCLAIMED. IN NO EVENT SHALL THE OPENLDAP FOUNDATION, ITSCONTRIBUTORS, OR THE AUTHOR(S) OR OWNER(S) OF THE SOFTWARE BE LIABLE FORANY DIRECT, INDIRECT, INCIDENTAL, SPECIAL, EXEMPLARY, OR CONSEQUENTIALDAMAGES (INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO, PROCUREMENT OF SUBSTITUTE GOODS ORSERVICES; LOSS OF USE, DATA, OR PROFITS; OR BUSINESS INTERRUPTION) HOWEVERCAUSED AND ON ANY THEORY OF LIABILITY, WHETHER IN CONTRACT, STRICT LIABILITY,OR TORT (INCLUDING NEGLIGENCE OR OTHERWISE) ARISING IN ANY WAY OUT OF THEUSE OF THIS SOFTWARE, EVEN IF ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGE.The names of the authors and copyright holders must not be used in advertising or otherwiseto promote the sale, use or other dealing in this Software without specific, written priorpermission. Title to copyright in this Software shall at all times remain with copyright holders.OpenLDAP is a registered trademark of the OpenLDAP Foundation.Copyright 1999-2003 The OpenLDAP Foundation, Redwood City,California, USA. All Rights Reserved.Permission to copy and distribute verbatim copies of this document is granted.364

Index23. IndexAbgleich 215Datenbank-Transfer 224Mobiltelefon 240Outlook Mobile 233Palm OS 238Per Mail 231Per Schaltfläche 223Termine und Aufgaben 231Vollautomatisch 224Windows CE 233Windows Mobile 233ActiveSync 233AddIn 149David AddIn 122Outlook AddIn 119Thunderbird AddIn 122address pick-up 50Addressbuch 244Adressanreicherung 79Adressbuch 289Adressverweise 54Adressvisualisierung 80Aktive Eingabemaske 318AnsichtFarbauswahl (Skinning) 249Karteikarte 27Übersicht 28Arbeitsbereich 25AskString (Extrakt) 87ASP 289AssistentFormel 260Import/Export/Abgleich 201Listenerstellung 272Aufgaben Siehe Termine & AufgabenAufruf externer Programme 43AusgabeAnpassen 262Briefumschlag 170Digital signieren 179Druckoptionen 172, 176Druckvorlagen anpassen 262Einzelbrief 110, 171Etiketten 170, 282Formate (PDF, Excel...) 176Karteikarte 171, 282Serienbrief 110, 171, 180Serienbrief in Textverarbeitung 180Telefax 185Vorschau 174Ausgabemedien 265Außendienst 224AuswahlSiehe ExtraktAutomatismen 38Autopilot 150eMail-Verarbeitung 150Auto-Protokoll 250Bankleitzahlenverzeichnis 44Basisadresse 80BemerkungsfeldBenutzung 36Ergänzen 355Typ 307Zoomen 45BenutzerAllgemeine Rechte 353Benutzernamen 351Benutzer-Passwort 351Datenbankspezifische Rechte 355Einrichten 350Feldspezifische Rechte 356Satzspezifische Rechte 356Benutzerstatistik 352Benutzerverwaltung 348BLZ-Verzeichnis 44BriefBriefumschlag 170Dokumentenverwaltung 110365

IndexEinzelbrief 171, 180Serienbrief 171, 180Textverarbeitung 180Übernahmemaske 280Buttons 283Funktionsdefinitionen 280, 283CodesAktivieren 47Beschreibungen drucken 242Code Felder 307Code-Attribute 32, 46Definieren 46, 305, 313Drucken 315Export 212Extrakte 47, 94, 95Setzen 108Wechseln 108combit Hinweise 25country.ini 41CTISiehe TelefonieDarstellungsbedingung 331, 332Darstellungsreihenfolge 328Dateitypen 358DatenbankAbgleich 215Export 210Felder ändern 312Feldtypen 306Import 201Interne Standardfelder 311Kopieren 104Laden 26Löschen 50Reindex 299Reparatur 299Speichern 26Speichern unter 104Struktur 302Struktur ändern 312Transfer 224Verschlüsseln 303Virtueller Benutzer 163Zusammenführen 105Datenquelle 180DatensätzeBearbeiten 38Kopieren 47, 48Löschen 49Neu anlegen 38Organisieren 106Verschlüsseln 303Verweis senden an 54Zusammenführen 59Datensatz-History 62Datumsfelder 40DavidAnbindungen 289Nachrichten-Ablage 122Termine & Aufgaben 143Digital signieren 179Dokumenten Management SystemDocuWare 16ELOoffice 16Systemvoraussetzungen 16Dokumentenmanagementsystem 113Dokumentenverwaltung 110Auto-eMail-Ablage 113David Nachrichten-Ablage 122DMS-Anbindung 113Dokument neu erstellen 114Dokumente anzeigen 117Dokumente zuordnen 115Dokumenttypen 110Ergänzen 117Felder einrichten 110Konfigurieren 110Outlook eMail-Ablage 119Outlook-eMail-Ablage 149Verweise auf Dokumente 117Verweise organisieren 118Verweise prüfen 119Verweise sortieren 117366

IndexVerweise suchen 117Von Scanner einlesen 116Drag & Drop 325Drucken 169Druckerwahl 264Druckoptionen 172Druckvorlagen 169Formate 176Papierformat 264P-Datei 264Präsentations-Modus 176Dubletten 63Dublettenprüfung 44, 96Extrakt Doppelte Einträge 96Online Dublettencheck 63Zusammenführen 59EchtdatenvorschauPräsentations-Modus 176EigenschaftenEingaberegel 335Folgeverknüpfung 333Eingabefelder 340Eingabehilfen 38EingabemaskeArbeitsbereich 319Bearbeiten 317Benutzerkopie 317Darstellungsreihenfolge 328DLI Dateien 317Formatierung 330Gruppierung 343Hilfsgitter 328Objekte 338Registerkarten 316, 320Speicherung 317Standard-Eingabemaske 317Tooltip 332Eingaberegel 335Einstellungen Siehe KonfigurationEinzelbriefAusgabe 171Erstellen und Ändern 268Konfiguration 268eMailAdressbuch 289Adressen übernehmen 162Adressverweise 54Autopilot 150Buttons einrichten 248David eMail-Ablage 122Dienste 245Einzel-eMail 145, 283eMail-Scan 156Empfangs-Assistent 156Exchange 122, 244Felder einrichten 310Formatierungsmöglichkeiten 148Funktionsdefinitionen 283HTML 148Konfiguration 244MAPI-Schnittstelle 289Outlook eMail-Ablage 119Outlook-eMail-Ablage 149Rückläufer verarbeiten 156Schnittstelle konfigurieren 244Sende-Assistent 154Senden 145Serien-eMail 154Thunderbird eMail-Ablage 122Virtuelle Visitenkarten 161Virtueller Benutzer 163Vorlagen 146ErgänzenDokumenten-Container 109Feldinhalte 106Kontakt-Container 109Ersetzen 74EtikettenAnpassen 265Drucken 170Excel-Format 178Exchange-Anbindung 122, 244367

IndexExemplare 264Export 210Extended MAPI 244Extrakt 82Allgemein 84aus diesem Datensatz 83Codes 94Datensatz aus Extrakt nehmen 83Datum 95Dubletten 96Extraktausdruck 84Extrakt-Möglichkeiten 82In phone manager 99Index 91Konfigurieren 242Laden 91, 98Manuelle Extrakte 92Nachbearbeiten 92Normaler Modus 243QBE 95Rückgängig 83Schneller Modus 243Speichern 90, 98Vergleichswert erfragen 87Verknüpfte Bedingungen 86Volltext 94Farbe der Oberfläche 249Favoriten 57Fehler 299Feldstrukturändern 312Drucken 315Feldtypen 306ändern 312, 313Filiale 224FilterSiehe ExtraktFirmenstammdaten 298Folgeverknüpfung 39, 333Formatierung 330Formelassistent 260Syntaxregeln 261Funktionsdefinitionen 279Funktionstasten 46, 283Gewusst wie! 30Grafikfelder 307Grafikobjekte 343Groupware-Anbindungen 289Hauptadresse Siehe NebenadressenHilfe & Support 25Hilfsgitter 328Hinweise 25HotSync 238HTML-eMail 148IBAN Unterstützung 45Import 201IndexIndex-Extrakt 91Indexfehler 299POV Datenbank 300Reindex 299Reparatur 299Schnellsuche 68Sortierung 100Termine 300Installation 15Arbeitsstation 20Benutzerlogin 349Citrix MetaFrame 23Einzelplatz 18Erstinstallation 16Notebook 19Rechte im Netz 21Systemvoraussetzungen 15Terminalserver 23Vorbereitung 15Webclient 23Internet 244Adressen übernehmen 162Internet Felder 310Internet-Mail 245Internet-Verzeichnisdienste 288JScript 357368

IndexKampagne 146KarteikartenAnpassen 271Ansicht 27Drucken 171Kompatibilitätsmodus 252Konfiguration 241Allgemeine Einstellungen 241Einstellungen 241Einzelbrief 268Etiketten 265Extraktmodus 243Funktionsdefinitionen 279Karteikarten 271Kundennummer-Automatik 298Landesvorwahl 241Listen 272POV-Datenbank 246Serienbrief 268Such-Dialoge 244TAPI Schnittstelle 190Tastenbelegung 283Telefonie (CTI) 190Textbausteine 283, 286time manager 140Titelmakros 284Titelmakros einschalten 242Tooltip 249Übernahmemaske 242Übersicht 286Vorwahl-Trennstrich 246Konfigurationsdateien 358Kontaktverwaltung 127Kontextmenü 38Kontonummer Prüfung 45Kopieren 104Datenbank 104DatensätzeInnerhalb Datenbank 47Zwischen Datenbanken 48Extrakt 104Zwischen Datenbanken 104Kundennummer 43, 298Kurztasten 283LadenDatenbank 26Extrakt 91Übersicht 288Land 309Länderflaggen 309Länderkürzel 41Ländernamen 41Landesvorwahl 41, 241LDAP 288, 290List & Label 262Listboxen 342ListenAssistent 272Erstellen und Ändern 272Konfiguration 272Lizenzerweiterung 352Logische Felder 311Löschen 49Datenbank 50Datensätze 49Endgültig löschen 50Extrakt 50Finalisieren 50Wiederherstellen 50MailSiehe eMailManueller Extrakt 92MAPIAdressbuch 289Konfigurieren 244Menüstruktur verändern 361Mobiltelefon 289Modem 190MozillaThunderbird Nachrichten-Ablage122Thunderbird-AddIn 122Nebenadressen 64369

IndexAnzeigen 66Konfigurieren 66Neu anlegen 65Sortierkriterium 66Vererbung 66Zuweisen 65Netzwerk Siehe BenutzerverwaltungBenutzer-Passwort 349, 351Benutzerverwaltung 350Datenbank verschlüsseln 303Datenbank-Passwort 349Tuningtipps 23Neues Programmfenster 57Normalsuche 70Objekte 338bearbeiten 325Darstellungsreihenfolge 328Eingabefeld 340Eingabemaske 323Felder und Schaltflächen 323Gruppierung 343Listbox 342Zeichnung 343Objekte bearbeiten 325Objektmodell 357ODBC 202, 210Optik 249Ordnungskriterien Siehe SortierungOrganisation 100Ergänzen Siehe ErgänzenKopieren 104Wechseln 106Zusammenführen 105, 201OutlookAdressbuch 289Anbindungen 289eMail-Ablage 119Mailversand 244Outlook Sicherheitsmeldung 244Outlook-AddIn 119Outlook-eMail-Ablage 149Termine & Aufgaben 143Termine importieren 144Palm OS Abgleich 238Papierformat 264Passwort 349Benutzer 349, 351Datenbank 349Datenbank verschlüsseln 303PDADatenaustausch 240Palm 238P-Datei 264PDF-Format 177phone manager Siehe TelefoniePhonetische Suche 69, 72PLZ-Datenbank Siehe POV-DatenbankPostfachverzeichnis 42Postleitzahlen Siehe POV-DatenbankPOV-Datenbank 41, 246, 308Powermanagement 242Präsentationsmodus 176Programmaufruf 43, 281ProjektSeitenlayout 264Protokoll 352PrüfroutinenKontonummer 45VAT-ID 45Querverweis 55Rechte Siehe BenutzerverwaltungRechte im Netz 21Registry 358ReindexSiehe ReparaturReorganisation 299Reparatur 299POV-Reindex 300Reindex 300Reindex time manager 300Verknüpfungsfeld 300Ressourcen 140Routenplanung 80370

IndexRTF-Format 179Scanneransteuerung 116Schnellsuche 68SchnittstellenExport 210Import 201Seitenlayout 264SelektionSiehe ExtraktSerienbrief 180Ausgabe 171Erstellen und Ändern 268Konfiguration 268Serien-eMail 154Serientermin 135Signieren 179Skinning 249Skype 16SMS-Nachrichten 43, 138, 189konfigurieren 199Sortierung 30, 100, 243, 312Anlegen/Ändern 101Bezeichnung 101Löschen 103Nebenadressen 66Numerische Sortierung 104Phonetisch 103Rufnummernerkennung 103Schnellsuche 68Über mehrere Felder 102Umlaute 104Wählen 28, 69, 101Standardfelder der Datenbank 311Statistik 183Statuszeile 319Straßenverzeichnis 42Struktur 302ändern 312Suchebei Umlauten 73Dialoge optimieren 244in Telefon CD 77in Telefonverzeichnis 77Konfigurieren 242Mit Datensatznummer 75Normalsuche 70Phonetisch suchen 69, 72Routenplanung 80Schnellsuche 68Suchart speichern 72Such-Dialoge für Maus optimiert 72Suchen & Ersetzen 74Trefferliste 73Verlauf 73Weitersuchen 72Wildcard 69, 72Suchen & Ersetzen 74Supportkonzept 26Symbolleisten 25Button definieren 283Konfigurieren 246Syntaxregeln 261SystemverwaltungBenutzer-Passwort 349, 351Benutzerverwaltung 350Datenbank-Passwort 349Firmenstammdaten 298Systemvoraussetzungen 15Tabellenform 27TAPI Schnittstelle 191Tastaturmakros 281TastenbelegungFunktionstasten 283Kurztasten 283Tastenkombinationen 29TelefaxDavid Telefax-Ablage 122MAPI Voreinstellung 244Titelmakros 187Telefon-CD 75Telefonie 42Anrufprotokoll 195Automatisch Wählen 193371

IndexFelder einrichten 189Landesvorwahl ergänzen 241Mobiltelefon-Felder 308phone manager 189Powerdialing 196Protokoll 189Rufnummernerkennung 103, 197Schnittstelle konfigurieren 190SMS-Versand 199Telefon-Felder 308Termin 138Vorwahl-Trennzeichen 246Telefonverzeichnis 75Suche in 77Termine & AufgabenAnbindung an David 143Anbindung an Outlook 143Aufgaben 136Bearbeiten 134Delegieren 134Erinnerung 138Erinnerung verschieben 139Import von Outlook 144Mit Aktion verknüpfen 137Private Termine 134Serientermin 135Terminüberschneidung 135Verlegen 139Textbausteine 39, 283, 286Abrufen 283AutoText 36, 39Kurztasten 36, 39, 46, 283Textmarke 256ThunderbirdeMail-Ablage 122time manager 130Aktionen 137Aufgabenliste 131Erinnerung 138Erinnerung verschieben 139Konfiguration 140Monatsansicht 131Private Termine 134Reindex 300Ressourcen 140Serientermin 135Tagesansicht 131Termine & Aufgaben 133Terminliste 131Terminüberschneidung 135Wochenansicht 131Titelmakros 282, 284Aktivieren 285Bearbeiten 286Einschalten 242Funktionsdefinitionen 282TobitAnbindung 289David Nachrichten-Ablage 122David-AddIn 122Tooltip 249, 332Transfer Datenbank 224Tuningtipps 23ÜbernahmemaskeDokumentfelder 258Dokumentvorlage 253Einstellungen 242Formelassistent 260Optionen 255Textmarke 256Zwischenablage 168, 253Übersicht 28, 286, 358Ansicht 28Erscheinungsbild 287Farbe 249Konfigurieren 286Laden 288Optik 249Sortierung 28Spaltenbreite 288Speichern 288Zebramuster 288372

IndexUmsatzsteuer-ID Prüfung 45Umschläge 170Update 17User Siehe BenutzerverwaltungValidierung 335VAT-ID Prüfung 45VBScript 357vCards 161VCF 162VerknüpfungDokumente 117Favoriten 57Nebenadresse 64Querverweis 55Verschlüsselung 303Verzeichnisstruktur 358Virtueller Benutzer 163Visualisierung 80Volltext-Extrakt 94WAP-Anbindung 289Webclient 23Wechseln 106Weitersuchen 72Wildcard 69, 72Windows Mobile - Abgleich 233Windows Scripting Host 357Zebramuster 288Zentrale 224Zoom 45Zusammenführen 59, 105, 201373