qm-handbuch - Blattfisch

Qualitätshandbuch blattfisch Version 2012

Qualitätshandbuch blattfisch Version 20121 EINLEITUNGVorweg sei festgehalten, dass die Bürophilosophie des Gründers und Betreibers, DI ClemensGumpinger, in erster Linie dem Erhalt einer lebenswerten Umwelt für den Menschen dient, die sichim fachspezifischen Grundgedanken einer „umfassenden, angewandten Gewässerökologie“ausdrückt.Nicht die monetäre Gewinnmaximierung steht im Vordergrund der Bürostrategie, sondern dieVerpflichtung gegenüber dem Menschen und seiner Lebensumwelt, die neben der umwelt- undnaturschutzfachlich begründeten Handlungsbasis auch eine pragmatische, lösungs- undkundenorientierte sowie unbürokratische Herangehensweise an alle Tätigkeiten und Projekte imBüro zum Ziel hat.1.1 Zweck und GeltungsbereichDas in diesem Handbuch beschriebene Qualitätsmanagementsystem dient der Bewahrung,Verbesserung und Nachhaltigkeit der Qualität der Strukturen und Leistungsfähigkeit unserer Firma.Es beschreibt organisatorische und technische Maßnahmen beziehungsweise Abläufe innerhalbder Firma und sichert somit hochqualitative, kundenorientierte Dienstleitung für bisherige und neueAuftraggeber und Geschäftspartner. Das Handbuch wird laufend erneuert und ein Mal im Jahrgenerell überarbeitet.Dem Qualitätshandbuch sei vorangestellt, dass innerhalb des Büros eine permanenteKommunikation zwischen allen Ebenen und Fachbereichen stattfindet, die neben einer hohensozialen Ausgewogenheit auch die effiziente Bearbeitung interdisziplinärer Projekte ermöglicht. DieKleinheit unserer Firma erlaubt eine enge Zusammenarbeit und Problemlösungen auf kurzenWegen unter Einbeziehung aller Mitarbeiter.In der Folge verwendete, personenbezogene Ausdrücke umfassen Frauen und Männergleichermaßen.www.blattfisch.at 1

Qualitätshandbuch blattfisch Version 20122 FIRMENPROFIL2.1 AllgemeinesDas Technische Büro für Gewässerökologie wurde im Jahre 1999 von DI Clemens Gumpingergegründet.Gewerberechtliche Firmenbezeichnung: Technisches Büro für Hydrobiologie und GewässerkundeSelbst gewählte Unternehmensbezeichnung: Technisches Büro für Gewässerökologie, blattfischStraße: Gabelsbergerstraße 7Plz. / Ort: 4600 WelsTelefon: +43 / 7242 / 21 15 92Telefon Mobil: +43 / 676 / 35 10 939Homepage: www.blattfisch.atE-Mail: office@blattfisch.atBankverbindung: Allgemeine Sparkasse OberösterreichIban: AT032032032100220220Bic: ASPKAT2LXXX (4020 Linz / Donau)UID-Nr: ATU 496560002.2 LeistungenDas Technische Büro für Gewässerökologie deckt folgende Leistungen ab:• Umsetzung der Wasserrahmenrichtlinie der Europäischen Union (Erfassung, Bewertung,Auswirkungsprognosen, etc.)• Flussgebietsmanagement (Kartierung, Planung, Konzeption)• Gewässerbetreuungs- und -entwicklungskonzepte (Planung, Fachbeitrag, Koordination)• Alternativer Hochwasserschutz (Machbarkeitsstudien, ökologische Detailplanung, etc.)• Ökologischer Wasserbau (Restrukturierung, Revitalisierung, Renaturierung)• Planung und Errichtung von Organismenwanderhilfen (alle gängigen Typen)• Ökologische Begleitplanung und Baubegleitung / Bauaufsicht (Straßen- und Wasserbau)www.blattfisch.at 2

Qualitätshandbuch blattfisch Version 2012• Fischereibiologische Fragestellungen (Bewirtschaftungskonzepte, Managementpläne)• Fischereiliche Untersuchungen (Elektro-, Netz-, Reusen- und Langleinenfischerei)• Makrozoobenthos-Untersuchungen (inklusive Chironomidae; ÖNORM, CEN, Multi HabitatSampling, etc.)• Aquatische Ökotoxikologie (Schwermetallproblematik, Arzneimittel in der aquatischenUmwelt, etc.)• Naturschutz- und Artenschutzprojekte (Einzeluntersuchungen und Koordination)• Umweltverträglichkeitserklärung /-prüfung und UVE-Koordination• Öffentlichkeitsarbeit (Vorträge, Publikationen, etc.)• Fortbildungsveranstaltungen (Schulungen, Präsentationen, Fachexkursionen Schulprojekte,etc.)• Sachverständigengutachten (Allgemein beeidet und gerichtlich zertifiziert für Ökologie,Fischerei, Fischereischäden)www.blattfisch.at 3

Qualitätshandbuch blattfisch Version 20123 HIERARCHIE UND ORGANISATIONGeschäftsführung (DI C. Gumpinger)• Controlling• Akquisition gesamt• Unternehmenspolitik und -strategie• Informationsmanagement• Personaleinsatz und -entwicklung• Qualitätsmanagement• Management finanzieller Ressourcen• KundenkontaktMitarbeiter• Projektabwicklung u. -management• fachspezifische Akquisition• Kundenkontakt• Mitarbeit UnternehmensorganisationSekretariat• Verwaltung allgemein• Arbeits- und Gesundheitsmanagement• Buchhaltung• Projektmanagement allgemein4 QUALITÄTSMANAGEMENTSYSTEMDas Qualitätsmanagementsystem (QM-System) setzt sich aus der Qualitätspolitik, denQualitätszielen und deren, Umsetzung, Aufrechterhaltung, ständigen Verbesserung undDokumentation im Unternehmen zusammen. Es beschreibt und unterstützt:• die organisatorischen Abläufe• das Erkennen von Fehlern und die Einleitung von Korrekturmaßnahmen• die Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen (personelle und monetäre Mittel,Ausstattung)• die Mitarbeiter über Ziele, Aufgaben, Zuständigkeiten und Abläufe zur Erfüllung ihrerAufgaben zu informierenwww.blattfisch.at 4

Qualitätshandbuch blattfisch Version 20124.1 Ressource Personal4.1.1 Einführung neuer MitarbeiterBeim Eintritt eines neuen Mitarbeiters in das Unternehmen wird er in die unten angeführtenThemenkreise eingeführt. Diese Einführung erfolgt durch den Geschäftsführer bzw. inDetailbereichen durch die Mitarbeiter.1. Themenkreis Büro:• Büroführung• Sicherheitsunterweisung• Zeiterfassung• Allgemeine Abläufe und Zuständigkeiten (Schlüsselverwaltung, Kernzeiten, Tätigkeiten derersten bzw. letzten Person eines Tages im Büro, Lagerraum, Archive, Projektablage,Drucker, etc.)• Einrichtung des Arbeitsplatzes (Anmeldenamen, Kurzzeichen, etc.)• Telefonanlage (Abnehmen, Weiterleiten, Durchwahlnummern, etc.)• Allgemeines Laufwerk X:\ (Server), persönliches Laufwerk und diverse Ordner anlegen, E-Mailadresse anlegen, etc.2. Themenkreis Bürostandards, Bürolinie, Büroabläufe:• Verzeichnisstruktur• Berichtvorlagen, Planköpfe, AutoCAD-Vorlagen, etc.• persönliche Unterlagen• Termine, Außendienste und Urlaube in zentralen Terminverwaltungs-Kalender eintragen• Arbeitszeitaufzeichnung (Programm Produra)• Büromaterial (Stifte, Blöcke, Mappen, Ordner, etc.)• Lagerraumführung• Außendienstutensilien• Kaffeeküche, Mittagspausewww.blattfisch.at 5

Qualitätshandbuch blattfisch Version 20123. Themenkreis EDV / Programme:• MS-Office (Word, Excel, Outlook)• Zeichen- und Planungssoftware (AutoCAD, ArcGIS, ArcMap, etc.)• Diverse Berechnungs- und Statistikprogramme• Kartenprogramme (Austrian Map, ArcGIS, etc.)• Verwaltung: OrgaMax (Kostenkalkulation, Controlling, etc.), Produra (Arbeitszeitverwaltung),zentrale Terminverwaltungs-Kalender (Mozilla Sunbird)• vom Büro entwickelte Software: T.e.m.P. (permanente Temperaturmessung)4.1.2 ZuständigkeitenGrundsätzlich erfolgt die Zuweisung von Zuständigkeiten nach der Qualifizierung und Ausbildungder Mitarbeiter.Die allgemeine Aufgaben im Büro, wie etwa das Gießen von Pflanzen, die Pflege der Aquarien,Service der Messgeräte, etc. wurden unter den Mitarbeitern aufgeteilt, in eine Liste eingetragenund für alle ersichtlich auf einer Informationstafel angeschlagen.4.1.3 Unterweisungen der MitarbeiterDie Unterweisungen der Mitarbeiter erfolgen je nach Wichtigkeit und gewünschter Streuung aufunterschiedlichen Wegen:• schriftlich per eMail• in ausgedruckter Form zur Unterzeichnung durch die jeweiligen Mitarbeiter• mündlich bei Bürobesprechungen, die protokolliert werden und im allgemeinen Laufwerk imentsprechenden Ordner abgelegt werden• mündlich, persönlichDie Qualifikation der Mitarbeiter wird anhand der allgemeinen Ausbildung, Zusatzfortbildungen undunter Berücksichtigung der persönlichen Vorlieben und Wünsche durch die Geschäftsleitungermittelt. Je nach Anforderungsprofil eines Betätigungsfeldes oder Projektes werden von derGeschäftsführung die dafür am besten qualifizierten Mitarbeiter ausgewählt und mit der Aufgabebetraut.www.blattfisch.at 6

Qualitätshandbuch blattfisch Version 20124.1.4 Ausbildung/WeiterbildungAllen Mitarbeitern wird die Teilnahme an Fortbildungsveranstaltungen, Schulungen, Vorträgen,Tagungen, etc. grundsätzlich jederzeit ermöglicht. Die Bedarfsermittlung erfolgt laufend beiBürobesprechungen und persönlichen Mitarbeitergesprächen. Die neu erworbenen Informationenund Fähigkeiten werden im Zuge von Bürobesprechungen in Kurzform für die gesamteBürobelegschaft oder auch projektspezifisch wiedergegeben bzw. angewendet. EntsprechendeTeilnahmebestätigungen, Prüfbescheinigungen u. ä. werden im Sekretariat sowie digital am Serverarchiviert.4.1.5 Arbeitssicherheit und GesundheitDie Arbeitsumgebung wird regelmäßig durch die Geschäftsführung und das Sekretariat überprüft.Unterweisungen zum Thema Arbeitsschutz und Gesundheit (Unterweisung Büro-/Bildschirmarbeit,Unterweisung Mutterschutzbestimmungen, Unterweisung Autofahrten, etc.) werden einmal im Jahrausgedruckt und von allen Mitarbeitern unterzeichnet. Zusätzlich sind sie auf der Informationstafelfür alle ersichtlich angeschlagen.Das Büro durchläuft ein Programm zur Sicherheits- und Gesundheitsorganisation der AUVA.Bei Elektrobefischungen erfolgt zusätzlich vor Beginn jedes Arbeitseinsatzes eine mündlicheUnterweisung aller Mitarbeiter.4.1.6 ArbeitszeiterfassungDie Arbeitszeiterfassung erfolgt selbsttätig durch jeden Mitarbeiter digital mit Hilfe desSoftwareprogrammes Produra. In die in Abb. 1 ersichtliche Eingabemaske kann jeder Mitarbeiterseine Arbeitszeiten einem Projekt und einer Tätigkeit zuordnen. In diesem Programm werden auchdie Urlaubszeiten und Krankenstände verwaltet. Sowohl der Mitarbeiter selbst, als auch dieGeschäftsleitung und das Sekretariat können jederzeit in das Zeitkonto Einsicht nehmen.Zusätzlich zur digitalen Zeiterfassung wird eine analoge Zeiterfassung in Form einer Liste geführt.In diese Liste trägt jeder Mitarbeiter seinen Arbeitsbeginn, seine Pausen und sein Arbeitsende ein.Am Ende des Monats wird diese Aufzeichnung vom jeweiligen Mitarbeiter unterzeichnet und imSekretariat archiviert.www.blattfisch.at 7

Qualitätshandbuch blattfisch Version 2012Abb. 1:Eingabemaske des Softwareprogrammes Produra für die Arbeitszeiterfassung.4.1.7 ArbeitsplanungUm die Arbeitsauslastung beurteilen zu können und Überkapazitäten oder Engpässe rechtzeitig zuerkennen ist jeder Mitarbeiter angehalten eine Liste seiner aktuell zu bearbeitenden Projekte zuführen. Diese Liste liegt am Server im Verzeichnis X:\Arbeit\blattfischMonatsuebersicht2012. Indieser Liste sind alle Projekte inklusive veranschlagter Zeit und davon bereits verbrauchter Zeitenthalten. Sollte die veranschlagte Zeit für ein Projekt nicht ausreichen, ist die Geschäftsführungehestmöglich davon in Kenntnis zu setzen.4.2 Ressource InfrastrukturDie erforderlichen Büroeinrichtungen, Kommunikationseinrichtungen und Außendienstutensiliensind in den Büroräumlichkeiten und in einem angeschlossenen Lagerraum sowie in externenLagerstätten vorhanden und werden regelmäßig überprüft und bei Bedarf Wartungen durch dieMitarbeiter und/oder Geschäftsleitung oder durch befähigte Dritte (technische Abnahmen, TÜV-Überprüfungen, etc.) durchgeführt. Bei Defekten, Wartungsnotwendigkeiten oder Fehlen einzelnerEinrichtungsteile oder Gegenständen werden sie einer Reparatur zugeführt, ausgetauscht oderneu erworben. Prüfbescheinigungen und Abnahmedokumente werden im Sekretariat und/oderdigital am Server im Laufwerk X:\ archiviert.www.blattfisch.at 8

Qualitätshandbuch blattfisch Version 20124.2.1 EDVDie EDV-Standardausrüstung des Büros umfasst:• 11 Windows XP / Vista Arbeitsplätze (Office 2007), davon 3 Laptops• 1 Net-Book• 2 TB Raid-System (zentrale Server- und Speicher-Einheiten)• 2 unabhängige Sicherungsfestplatten• Internetzugang über Kabel (Standleitung)• Software: Microsoft Office, diverse Statistikprogramme, Bildbearbeitung, AutoCAD 2007,ArcGIS 9.1, etc.• Multifunktionsfarblaserdrucker (Format A3)• Flachbettscanner• im internen Netzwerk integrierter Farblaserdrucker (Format A3)• Tintenstrahldrucker (Format A3; ausgemustert; Reserve)4.2.2 BibliothekAuf dem allgemeinzugänglichen Serverlaufwerk liegt im Verzeichnis X:\Literatur eine Excel-Datenbank, die die gesamte digitale umfasst und die analoge Bibliothek seit der Bürogründungverwaltet. Die digitale Datenbank umfasst ca. 3.500 Fachartikel, die analoge etwa 2.000Schriftstücke zu allen im Büro bearbeiteten Fachbereichen.Diese Datenbank wird laufend durch Mitarbeiter aktualisiert. Jedes analoge und digitaleSchriftstück bekommt eine Buchstaben-Zahlenkombination, die sich aus dem Themenkreis, demAutor und einer fortlaufenden Nummer zusammensetzt.Eine Übersicht über die Themenkreise kann jeder Mitarbeiter am Server im VerzeichnisX:\Literatur\Archiv\Uebersicht finden.4.2.3 GeräteausstattungDie Geräteausstattung steht allen Mitarbeiten zur Verfügung. Sie wird regelmäßig gewartet, ersetztund erweitert.Aktuell umfasst sie folgendes Inventar im Büro und für Außendienstarbeiten:www.blattfisch.at 9

Qualitätshandbuch blattfisch Version 20124.2.3.1 Büro• 11 Windows XP / Vista Arbeitsplätze (Office 2007), davon 3 Laptops• Net-Book• 2 TB Raid-System• 2 Unabhängige Sicherungsfestplatten• Internetzugang über Kabel (Standleitung)• Software: Microsoft Office, diverse Statistikprogramme, Bildbearbeitung, AutoCAD 2011,ArcGIS 9.1, etc.• Multifunktionsfarblaserdrucker (Format A3)• Flachbettscanner• im internen Netzwerk integrierter Farblaserdrucker (Format A3)• Tintenstrahldrucker (Format A3; ausgemustert; Reserve)• Diverse Binde- und Laminiergeräte• Diaprojektor• zwei Binokulare, diverse Mikroskope• Diktiergerät4.2.3.2 Außendienst• Geländegängiger Pick-up Nissan Navara• Nissan Primera Combi• Pkw-Anhänger• Großes Schlauchboot (40 PS Außenbordmotor) inkl. Trailer• Kleines Schlauchboot• Elektroantrieb und Außenbordmotor (15 PS) für kleines Schlauchboot• Verschiedene Anoden- und Kathodenausstattungen für Bootselektrobefischungen• Drei Rückenelektrofangaggregate (1,3 KW, 2,2 KW und 3,4 KW)• Standelektrofangaggregat (7,5 KW)• Zwei dynamische Fischwehre unterschiedlicher Größe (Paneellängen 3 m und 5 m; inkl.größenveränderbarer Reusenkästen)• Zugnetz (30 m x 3 m; Maschenweite 2 cm)• diverse Kleinnetze und Fischreusen• diverse Langleinen (je 50 m Länge)• Hälterkäfige verschiedenster Typen• Wathosen und –stiefel in diversen Größen, Gummistiefel• sonstiges Fischereizubehör (Waagen, Messrinnen, etc.)• Farbmarkierausrüstungen (Alcianblau; Elastomerfarbstoffe)www.blattfisch.at 10

Qualitätshandbuch blattfisch Version 2012• Individuelles Markiersystem (Visible Implant-Tags)• Sauerstoffversorgung für Befischungen• Schaugläser• Krebs- und Kleinfischreusen• Surbersampler (für Makrozoobenthosbeprobung)• Ekman-Greifer (für Makrozoobenthosbeprobung).• Benthosnetz (für Multi-Habitat-Sampling)• drei GPS-Geräte (Garmin)• Wasserchemie-Multiparameter-Messausrüstung (Hach-Lange)• Redoxpotenzial-Messsonde• Te.M.P. (im Büro entwickeltes Permanent-Temperaturmesssystem (i-button))• mobiles akustisches digitales Strömungsmessgerät (ott adc)• Entfernungsmessgerät (Laser 1200 long range)• vier Digitalkameras (inkl. Unterwassergehäuse)• Freilandmikroskop• Fischtransportbehälter mit Membranpumpen bzw. Sauerstoffversorgung• Umfangreiche Probenahmen- und Kleinmaterialienausrüstung4.2.4 DatensicherheitRaid-System und wöchentliche Sicherungskopie4.3 Interne KommunikationDurch die Kleinheit der Firma findet eine ständige Kommunikation zwischen den Mitarbeitern undder Geschäftsleitung statt. Zusätzlich findet aber eine „förmliche“ Kommunikation aufunterschiedlichen von der Geschäftsleitung vorgegeben oder veranlassten Wegen statt, die in derFolge etwas detaillierter beschrieben werden.4.3.1 BürobesprechungenBürobesprechungen finden mindestens einmal im Monat statt. An dieser Besprechung nehmenalle Mitarbeiter und die Geschäftsleitung teil. Jede Person berichtet kurz über ihre laufendenProjekte, um die gesamte Belegschaft zumindest grob über die aktuellen Tätigkeitsfelder undlaufenden Projekte zu informieren. Zusätzlich werden anfallende Probleme, nötige oder möglicheVeränderungen, u. ä. besprochen. Über die Bürobesprechungen werden Protokolle geführt, die amwww.blattfisch.at 11

Qualitätshandbuch blattfisch Version 2012Serverlaufwerk im Ordner X:\BueroVerwaltung\Arbeit\Buerobesprechungsprotokolle abgelegtwerden und für jeden Mitarbeiter jeder Zeit einsehbar sind.4.3.2 Persönliche MitarbeitergesprächeZusätzlich zu den Bürobesprechungen steht die Büroleitung jeden Montag- und Freitagvormittagfür Vier-Augengespräche zur Verfügung. Bei diesen Gesprächen können die Mitarbeiter sowohlprojektbezogene als auch persönliche Anliegen mit der Geschäftsleitung besprechen. Über dieseGespräche werden nur im Anlassfall Protokolle geführt.4.3.3 ArbeitsgruppenbesprechungenZahlreiche Projekte erfordern eine fachübergreifende, interdisziplinäre Bearbeitung und werdenvon mehreren Mitarbeitern betreut, wobei in einer Vorbesprechung zwischen der Geschäftsleitungund dem projektabhängig am geeignetsten erscheinenden Mitarbeiter ein Hauptbearbeiter bzw.Hauptverantwortlicher festgelegt wird. Anlassbezogen werden hier Arbeitsgruppenbesprechungeneinberufen, bei der Ergebnisse und die weitere Vorgehensweise besprochen werden. ImNormallfall nimmt die Geschäftsleitung an derartigen Besprechungen teil. Über dieseBesprechungen werden bei Notwendigkeit Protokolle geführt.4.4 Projektabwicklung4.4.1 Projektordner-Aufbau (Produra und normaler Projektordner)Alle Projekte liegen am Server im Verzeichnis X:\Projekte und sind nach Fluss-Einzugs- oderBearbeitungsgebiet (z.B. Bundesland) bzw. thematisch (z.B. bundeslandweite Artenschutzprojekte,Gerichtsgutachten) geordnet. Jedes Projekt erhält dadurch eine unverwechselbareBuchstabenkombination als Bezeichnung, die sich aus dem Kürzel des bearbeiteten Flusssystems,dem Fluss und dem Projekttitel zusammensetzt. Jeder Ordner enthält eine gleichbleibendeVerzeichnisstruktur, die im Bedarfsfall erweitert wird:• Bericht• Daten• Fotos• Grundlagen• Planwww.blattfisch.at 12

Qualitätshandbuch blattfisch Version 2012• VerwaltungZusätzlich wird für jedes neue Projekt auch im Arbeitszeitaufzeichnungsprogramm Produra einProjektordner angelegt. Die Ordnerstruktur im Produra ist ident mit der Ordnerstruktur X:\Projekte.4.4.2 Bürolinie für Berichte und PläneUm einerseits eine hohen öffentlichen Wiedererkennungswert zu garantieren, andererseits dieQualität auf hohem Niveau halten zu können wird eine einheitliche Linie, die inhaltlicheGrobgliederung als auch die Formatierung betreffend, für alle internen und externen Schriftstücke(Berichte, Pläne, Briefe, etc.) beibehalten, deren Vorlagen am Server im VerzeichnisX:\BueroVerwaltung\Vorlagen zur Verwendung abgelegt sind. Folgende Vorlagen stehen zurVerfügung:• AutoCAD (Blöcke, Planköpfe, Beschriftungsstil, Bilddarstellungen, etc. )• Bericht klein• Bericht groß• Brief• CD/DVD-Cover und -Label• Berechnungen (Hydraulik von Fischaufstiegshilfen, Fischbestandserhebungen, etc. )• Poster• Power-Point-Präsentationen4.4.3 Kundenbezogene ProzesseIn kundenbezogene Prozesse sind die Geschäftsleitung und alle Mitarbeiter eingebunden. Dabeisind folgende Grundprinzipien unbedingt einzuhalten:• Termintreue• qualitätsgerechte Lieferung• Kompetenz• Aufbau und Pflege einer VertrauensbasisAußerdem ist für jedes Projekt ein digitales Projektmanagement- und -tagebuch im OrdnerVerwaltung anzulegen, das alle wichtigen Termine, Vereinbarungen, Abläufe, Telefonnummern,www.blattfisch.at 13

Qualitätshandbuch blattfisch Version 2012Adressen, etc. enthält. Zusätzlich sind die projektrelevanten Telefonnummern und Adressen in dieAdressliste im Verzeichnisordner X:\BueroVerwaltung\Vorlagen\Post\Adressen\Adressliste.xlseinzugeben.4.4.4 AußendienstFür Termine außerhalb des Büros stehen den Mitarbeitern zwei Dienstautos zur Verfügung und dieunter 4.2.3.2 genannten Außendienstutensilien.Für Kartierungen, Befischungen, Probenahmen, etc. stehen am Server im VerzeichnisX:\BueroVerwaltung\Vorlagen\Erfassungsboegen alle notwendigen Erfassungsbögen zurVerfügung.4.4.5 Projektabrechnung (Software: Produra, Orga-Max)Die Abrechnung von Projekten erfolgt grundsätzlich nach dem Vier-Augen-Prinzip. Dazu arbeitenentweder das Sekretariat und der jeweils projektbearbeitende Mitarbeiter oder/ und dieGeschäftsleitung, Mitarbeiter und Sekretariat zusammen. Die Projekte werden mittels derArbeitszeitaufzeichnungen und der sonstigen Aufwendungen (Neuanschaffungen, LeistungenDritter, etc.) einer Kostenrechnung unterzogen und je nach Auftragsart aufwandsbezogen oderpauschal abgerechnet.Das Mahnwesen, das schriftliche Zahlungserinnerungen und ab der zweiten schriftlichenErinnerung den Aufschlag der Verwaltungskosten vorsieht, kommt nur sehr selten zur Anwendung.In der Regel erfolgt die Einmahnung ausstehender Beträge über den persönlichen Kontakt derGeschäftsführung mit dem jeweilig Säumigen.4.5 ProduktvertriebDas Technische Büro für Gewässerökologie hat in Zusammenarbeit mit der HTL-Steyr einTemperatur-Mess-Paket (Te.M.P.) entwickelt. Das aus handelsüblichen Komponentenzusammengestellte System wurde derart konzipiert, dass es für gewässerökologischeUntersuchungen optimal geeignet ist. Dafür wurden ein wasserfestes Gehäuse und eineanwenderfreundliche Auslesesoftware entwickelt.www.blattfisch.at 14

Qualitätshandbuch blattfisch Version 2012Über dieses Te.M.P.-System kann sich der Kunde entweder im Internet auf der Homepagewww.blattfisch.at informieren oder telefonisch mit uns Kontakt aufnehmen. Die Bestellung erfolgtentweder mittels Online-Bestellformular (Abb. 2) oder telefonisch bei einem Mitarbeiter.Abb. 2:Online-Bestellformular für das Te.M.P.-System.www.blattfisch.at 15

Qualitätshandbuch blattfisch Version 20124.6 Öffentlicher Auftritt4.6.1 HomepageDas Technische Büro für Gewässerökologie verfügt über eine sehr umfangreiche Homepage (Abb.3). Hier kann sich der Kunde virtuell durch das Büro begeben und umfassend informieren.Folgende Rubriken stehen zur Verfügung:Rubrik „das büro“Hier finden sich Informationen zum Standort, zu den Mitarbeitern, zur Ausrüstung und zu denMitgliedschaften bei diversen Fachorganisationen.• Standort• Team• Ausrüstung• MitgliedschaftenRubrik „leistungen“Diese Rubrik gibt einen Gesamtüberblick aller Leitungen, die vom Technischen Büro abgedecktwerden können.Rubrik „referenzen“Diese Rubrik beinhaltet eine Liste aller bis dato durchgeführten Projekte, aller Veröffentlichungenund ermöglicht auch den Download einiger Veröffentlichungen.• Projekte• Downloads• VeröffentlichungenRubrik „projektpartner“Hier ist eine Liste vieler Projektpartner zu finden.Rubrik „news“Unter dieser Rubrik werden aktuelle Themen rund um das Büro behandelt.Rubrik „kontakt“Hier finden sich Angaben zur Kontaktaufnahme mit unserem Büro.Rubrik „impressum“www.blattfisch.at 16

Qualitätshandbuch blattfisch Version 2012In diese Rubrik findet der Homepage-Besucher das Impressum, die allgemeinenGeschäftsbedingungen und allgemeine Informationen zur Organisation des Büros.Rubrik „online-projekte“Diese Rubrik beinhaltet Projekte, bei der die aktive Mitarbeit des Homepage-Besuchers gefragt ist.Abb. 3:Startseite der Homepage www.blattfisch.at.Das Büro betreibt auch noch eine zweite, projektbezogene Homepage unter dem Namenwww.flusssperlmuschel.at.4.6.2 VisitenkartenJeder Mitarbeiter verfügt über eine Visitenkarte, die seinen Namen, die Büroadresse, seineFestnetznummer mit Durchwahl, seine Mobiltelefonnummer, seine E-Mailadresse und dieInternetadresse des Büros enthält.www.blattfisch.at 17

Qualitätshandbuch blattfisch Version 20124.6.3 Vorträge, VeranstaltungGeschäftsführung und Mitarbeiter versuchen das in den Projekten gesammelte Wissen ingeeigneter Weise an die Öffentlichkeit zu bringen.Dies erfolgt einerseits durch Vorträge vor Ort. Dies ist ein besonders wichtiger Aspekt derÖffentlichkeitsarbeit, weil nur mit der Information der betroffenen Menschen in einem Projektgebietauch eine gewisse Akzeptanz, im besten Fall sogar die Mitarbeit der Bevölkerung ermöglicht wird.Diesem Grundsatz entsprechend werden jährlich zahlreiche Vorträge bei Interessenvertretern(Fischereivereine, etc.), aber auch bei öffentlichen Veranstaltungen und Projektpräsentationen,etwa in Gemeinden, gehalten. Thematisch sind diese Vorträge in der Regel einem konkretenProjekt und einem Bearbeitungsgebiet zuordenbar.Die Weitergabe des im Zuge von Projekten erworbenen Wissens erfolgt aber auch bei nationalenund internationalen Tagungen und Kongressen. Da nach Überzeugung des Bürogründers nur derpermanente informations- und Wissensaustausch mit Fachkollegen, aber auch interdisziplinär eineständige Weiterentwicklung garantiert, wird ein beachtlicher Teil des Bürobudgets für die teilnaheman solchen Veranstaltungen, aber auch für Publikationen aufgewändet. Publiziert wird zielorientiertunterschiedlich, entweder in lokalen Fachmedien, wobei auf die lokale Situation Bezug genommenwird. Internationale Publikationen, die in der Regel in englischer Sprache verfasst werden müssenund einem Review-Verfahren unterliegen, befassen sich eher mit methodischen undfachspezifischen Themenkreisen.Ein dritter Aspekt der Öffentlichkeitsarbeit des Büros umfasst die Teilnahme an bzw. das Abhaltenvon Fortbildungsveranstaltungen, etwa Vorlesungen an Universitäten, Fachhochschulen, Schulenund in der Erwachsenenfortbildung.www.blattfisch.at 18