Organisation von Krankenblättern - Mappei

Organisation von KrankenblätternProjektbericht: Hessenklinik - Stadtkrankenhaus Korbach gGmbH

Ein weiteres wichtiges Detail ist die farblicheKennzeichnung des Behandlungsjahrs. NachAblauf der Aufbewahrungspflicht kann dieKrankengeschichte über dieses Kriterium (Farbeund Jahr) problemlos aussortiert werden.BehandlungsjahrGeburtsdatumAufnahmenummerBarcodeVollständigkeit der Unterlagen hat. Bei wiederkehrendenPatienten wird der Vorgang nichtder alten Akte beigeheftet, sondern eine neueangelegt. Werden von der Station Altaktenangefordert, kommt an ihre Stelle ein Platzhalter,die OUT-Mappe, die den Anforderungsbelegin einer Klarsichttasche aufnimmt. Auchhier ist das Archiv also jederzeit über denVerbleib der Krankengeschichten informiert.Ambulanz-AktenIn den Ambulanz-Akten werden für alleStationen private Behandlungen, Krankenversicherungsunterlagenund Berufsgenossenschaftsfällezusammengefasst.Im Zuge der Umorganisation wurden dieAmbulanz-Akten ebenfalls auf das Ordnungssystemnach Geburtsdatum umgestellt, diefrühere Klappkartei DIN A5 quer wurde aufgelöst.Im Gegensatz zu den Krankengeschichten werdendie Ambulanz-Akten im Lose-Blatt-Verfahren geführt. Das ist für eine geringeAnzahl von Berichten unproblematisch,schneller und genauso sicher.PatientennameMonatTagRegalanlageAus Gründen der optimalen Raumnutzungwurde das Archiv mit einer fahrbaren Regalanlagebestückt. Bei stationären Regalen istpro Regal mindestens ein Verkehrsweg vorzusehen,bei Fahranlagen jedoch ist nur ein Gangnotwendig, die Raumersparnis beträgt dahermindestens 70%.1. BuchstabeNachnameBeispiel: Ablage nach GeburtsdatumTagesarbeit mit KrankengeschichtenBei Aufnahme eines neuen Patienten erhält dasArchiv grundsätzlich eine Meldung mit allenrelevanten Daten. Es wird ein Etikett gedrucktund eine Stellmappe vorbereitet. Diese Mappewird in eine Vorablage einsortiert und dort solange aufbewahrt, bis die Krankengeschichteeingeht. Die Akten werden danach in dieArchivorganisation überführt, wodurch dasArchiv automatisch die Kontrolle über die

Ralf Jordan, Leiter der Wirtschaftsabteilung undJochen Schramm, Leiter des Zentralarchivs über die Arbeit mitdem neuen Organisationssystem:• Wir hatten uns bewusst hohe Ziele gesetzt, und unsereErwartungen wurden in jedem Punkt erfüllt.• Die Umstellungsarbeiten haben unsere Arbeit nur geringfügigbeeinträchtigt.• Die tägliche Arbeit mit der neuen Organisation ist einfacherund hauptsächlich sicherer geworden.• Wir finden jede Krankengeschichte ohne Suchaufwandsofort, das Gleiche gilt für medizinisches Personal beinicht besetztem Archiv, z. B. am Wochenende.• Unsere Platzprobleme haben wir bis auf weiteres gelöst -wir sind sehr zufrieden!DeutschlandMAPPEI-Organisationsmittel GmbH & Co. KGEiserfelder Straße 31657080 SiegenTelefon +49 (0) 2 71/23 88-0Telefax +49 (0) 2 71/23 88-199Web www.mappei.deÖsterreichMAPPEI-Organisationsmittel Ges. m. b. H.Lanersbach 4646293 TuxTelefon +43 (0) 5287/86 27-0Telefax +43 (0) 5287/86 27-5Web www.mappei.atSchweizMAPPEI-Organisationsmittel AGTannholzstrasse 143052 ZollikofenTelefon +41 (0) 31/9 19 24 24Telefax +41 (0) 31/9 19 13 14Web www.mappei.chItalienLoeff System ItalianaMitterweg 1339100 Bozen/BZTelefon +39 04 71/97 54 19Telefax +39 04 71/98 02 47Web www.loeff.it57080 Siegen, Januar 2010Alle Rechte vorbehalten©MAPPEI Organisationsmittel GmbH & Co. KGDie Ausarbeitung einschließlich ihrer Teile ist urheberrechtlichgeschützt. Jede Verwertung und Weitergabe an Dritte ist ohneZustimmung der MAPPEI-Organisationsmittel GmbH & Co. KGnicht gestattet.MP/392/10